SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PADA SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO
KERJA PRAKTEK
Nama : Luis Henrira NIM : 10.41010.0008 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
ABSTRAK
Sistem Informasi penggajian di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo merupakan sarana yang dibutuhkan oleh sebuah sekolah untuk melakukan proses penggajian secara cepat dan akurat dan secara otomatisasi memberikan kemudahan untuk bagian bendahara dalam mengelola gaji untuk setiap guru, dalam proses ini sudah di lakukan survey terlebih dahulu dan wawancara kepada bagian bendahara yang diberi ijin oleh pihak wakil kepala sekolah SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo. Didapatkan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak bendahara masih menggunakan proses manual yaitu melakukan pencatatan berupa pembukuan untuk menghitung total gaji yang di peroleh untuk setiap guru. Dan penghitungan ini mengalami kendala bila File hilang atau lupa dalam memberikan pencatatan, terkadang sering juga absensi yang tidak akurat dalam pencatatanya.
Dari permasalahan di atas, maka dibuatlah sistem Informasi penggajian yang terintegrasi dengan sistem absensi yang dimana dalam sistem Informasi penggajian ini mencakup tentang berapa banyak total gaji yang akan di peroleh setiap guru, perolehan THR, Tunjangan dan laporan untuk memberikan Informasi di setiap bulanya. Dengan adanya sistem informasi penggajian ini diharapkan kinerja dari bagian keuangan bisa lebih meningkat. Proses manual bisa di gantikan dengan proses komputerisasi.
Dengan dibuatnya sistem informasi penggajian tersebut, diharapkan dapat memberikan kemudahan serta menangani masalah yang ada di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo yang sebelumnya masih menggunakan proses manual. Dan beberapa tunjangan serta kompensasi penggajian dapat terintegrasi dengan baik. Selain itu dengan adanya Sistem informasi penggajian ini SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo dapat membuat laporan untuk pihak untuk mengetahui perkembangan yang terjadi dan analisis, serta memberikan evaluasi untuk membentuk sistem informasi penggajian yang lebih baik.
Kata kunci : Sistem Informasi ,Penggajian.
STIKOM
DAFTAR ISI
ABSTRAK... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... 1 BAB IPENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... Error! Bookmark not defined.
2.1 Sejarah Singkat SMA HANG TUAH 2 SidoarjoError! Bookmark not defined. 2.2 Logo Instansi ... Error! Bookmark not defined.
2.3 Visi dan Misi SMA HANG TUAH 2 SidoarjoError! Bookmark not defined. 2.3.1 Visi SMA HANG TUAH 2 SidoarjoError! Bookmark not defined. 2.3.2 Misi SMA HANG TUAH 2 SidoarjoError! Bookmark not defined. 2.4 Struktur Organisasi ... Error! Bookmark not defined. 2.5 Deskripsi Tugas ... Error! Bookmark not defined. BAB IIILANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined. 3.1 Konsep Dasar Sistem informasi ... Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Sistem ... Error! Bookmark not defined. 3.1.2 Informasi ... 13
3.1.3 Sistem informasi ... Error! Bookmark not defined. 3.2 Absensi ... Error! Bookmark not defined.
STIKOM
3.3 Hitung total gaji ... Error! Bookmark not defined. 3.4 Konsep Dasar Basis Data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.1 Sistem Basis Data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.2 Database ... Error! Bookmark not defined. 3.4.3 Database Management System .. Error! Bookmark not defined. BAB IVDESKRIPSI SISTEM ... Error! Bookmark not defined. 4.1 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.2 Desain Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.2.1 Document Flow ... Error! Bookmark not defined. 4.2.2 System Flow ... Error! Bookmark not defined. 4.2.3 Data Flow Diagram ... Error! Bookmark not defined. 4.2.4 Entity Relationship Diagram ... Error! Bookmark not defined. 4.2.5 Struktur Tabel ... Error! Bookmark not defined. 4.2.6 Desain Input dan Output ... Error! Bookmark not defined. BAB VUJI COBA DAN IMPLEMENTASI ... Error! Bookmark not defined. 5.1 Form Menu ... Error! Bookmark not defined. 5.2 Form Login... Error! Bookmark not defined. 5.3 Form Master ... Error! Bookmark not defined. 5.4 Form Transaksi ... Error! Bookmark not defined. 5.5 Form Laporan ... Error! Bookmark not defined. BAB VIPENUTUP ... Error! Bookmark not defined. 6. 1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined. 6.2 Saran... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.
STIKOM
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam kemajuan teknologi pada saat ini sebuah organisasi harus mampu
mengembangkan teknologi khususnya teknologi informasi, dari teknologi informasi tersebut dapat memberikan dampak yang sangat besar yaitu meringkas sebuah perkerjaan yang biasanya di lakukan secara manual, kemampuan yang di
miliki oleh teknologi informasi mampu memberikan informasi yang lebih akurat dibandingkan dengan proses manual dan mampu melakukan evaluasi data lebih
mudah.
Dengan adanya perkembangan teknologi tersebut, maka penulis melakukan kerja praktek di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo. Untuk mempermudah
kegiatan di bagian keuangan terutama dalam melakukan perhitungan gaji guru maka penulis membangun Sistem informasi Penggajian. Perhitungan gaji secara
manual ini dirasakan sangat tidak efisien, karena selain membutuhkan banyak waktu, juga dibutuhkan ketelitian dalam menghitung nilai. Dengan sistem yang ada nantinya diharapkan dapat mengurangi sistem kerja manual agar lebih cepat dan
efisien.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan
masalah sebagai berikut :
STIKOM
2
1. Bagaimana merancang sistem INFORMASI penggajian yang dapat mengatasi
masalah perhitungan gaji guru yang masih manual di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo?
2. Bagaimana membuat perhitungan gaji pokok berdasarkan absensi dan tunjangan di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo?
1.3 Batasan Masalah
Untuk menyelesaikan persoalan yang ada maka dibuat batasan masalah pada sistem informasi penggajian di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo sebagai berikut
:
1. Sistem yang dibangun hanya digunakan untuk SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
dan disesuaikan dengan prosedur yang ada di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo. 2. Sistem Informasi penggajian berjalan pada jaringan lokal, tidak melalui
jaringan internet atau berbasis desktop application.
3. Sistem yang dibangun meliputi absensi dan perhitungan total gaji yang akan ditererima oleh setiap guru berdasarkan kehadiran guru (absensi), tunjangan,
potongan gaji pokok berdasarkan jumlah bolos , dan lembur.
4. Laporan yang dihasilkan sistem informasi ini berupa laporan penggajian di
akhir bulan.
1.4 Tujuan
Berdasarkan uraian dalam batasan masalah di atas, tujuan pada kerja
praktek ini adalah membuat sistem informasi penggajian yang meliputi proses absensi dan proses penghitungan total gaji yang akan di berikan untuk setiap guru, di mana sistem informasi penggajian ini memberikan kemudahan serta
STIKOM
3
mempercepat kinerja dalam menghitungan jumlah total gaji yang akan di terima
untuk setiap guru di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo, serta mengurangi beberapa kesalahan manual dan mampu memberikan laporan periodik di setiap bulannya di
SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas mengenai hal–hal yang menjadi latar belakang,
perumusan masalah, batasan masalah dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan yang ingin dicapai,
serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini. BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Pada bab ini membahas tentang kilas sejarah instansi, visi dan misi,
departemen yang ada, dan profil instansi meliputi struktur organisasi, visi , misi dan deskripsi tugas.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas secara singkat tentang teori – teori yang digunakan sebagai landasan dalam melakukan desain dan
implementasi. Di antaranya adalah teori penghitungan total gaji, sistem informasi, dan sistem
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
STIKOM
4
Bab ini menuliskan hasil dari kerja praktek, mulai dari alur dokumen
manual pada instansi (document flow), alur dokumen yang diperbaharui (system flow) , Entity Relationship Diagram (ERD) yang meliputi
desain Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang berisi perancangan sistem yang dibuat sampai dengan desain Input dan output dan implementasi program.
BAB V UJI COBA DAN IMPLEMENTASI
Bab ini membahas tentang uji coba dari sistem penggajian dan proses
Implementasi. Disesuaikan dengan fungsi sistem yang ada di
sistem informasi penggajian
BAB VI PENUTUP
Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari pembuatan sistem informasi penggajian yang terkait dengan tujuan dan permasalahan
yang ada, serta saran untuk ke depannya.
STIKOM
5
STIKOM
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
1.
1.1 Sejarah Singkat SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo didirikan oleh Yayasan Hang Tuah
Jalasenastri Cabang Surabaya pada tanggal 18 Juli 1988, yang berlokasi di Jl. Kutilang No. 9 -11 Surabaya.
Mulai tahun pelajaran 1988 – 1990 SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
dipimpin oleh Drs. Abdur Rachman Hurry.
Pada tahun pelajaran 1990 - 1991 SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
dipimpin oleh Drs. Suharyono.
Pada tahun pelajaran 1991 – 2006 SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
dipimpin oleh Drs. Suwito.
Pada tahun pelajaran 1998 – 1999 gedung SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
pindah lokasi dari Jl. Kutilang No. 9 – 11 Surabaya ke Jl. KRI Ratulangi No. 1 Gedangan – Sidoarjo (gedung milik sendiri).
Pada tahun pelajaran 2006 – 2013 SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
dipimpin oleh Drs. Sumantri, MM
Pada tahun pelajaran 2013 – sekarang SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
dipimpin oleh Siti Aisyah, S.Pd, MM
STIKOM
2
1.2 Logo Instansi
Berikut adalah logo SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo yang merupakan lambang dari sekolah Hang Tuah 2 :
Gambar 1.1 Logo SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
1.3 Visi dan Misi SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
1.3.1 Visi SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
Unggul dalam prestasi akademis berdasarkan IMTAQ, IPTEK, kedisplinan yang tinggi dan terbinanya wawasan bahari.
1.3.2 Misi SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
1. Mempersiapkan para peserta didik yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berakhlak mulia.
2. Meningkatkan mutu pendidikan berdasar kurikulum sekolah yang berorientasi pada ketrampilan hidup sesuai dengan tuntutan masyarakat dan perkembangan IPTEK sehingga warga sekolah mampu bersaing secara
global.
STIKOM
3
3. Menumbuh kembangkan kesadaran peserta didik, guru dan karyawan untuk berbuat disiplin dan mempunyai dedikasi yang tinggi dalam melaksanakan
kewajiban.
4. Mengembangkan sekolah dengan menggunakan proses pembelajaran berdasarkan ketentuan sekolah sehingga guru dan siswa dapat mewujudkan
suasana pembelajaran aktif, kreatif, efektif, menyenangkan dan mencerahkan.
5. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan bahari agar mampu meningkatkan wawasan kebaharian.
6. Menghasilkan tamatan sekolah yang memiliki motivasi, komitmen, ketrampilan, kreatifitas untuk mandiri, kepekasaan sosial dan
kepemimpinan.
7. Memberikan dukungan fasilitas yang memadai agar kegiatan belajar mengajar berjalan dengan lancar, tertib, efektif dan efisien guna menunjang
keberhasilan peserta didik untuk melanjutkan ke perguruan tinggi.
1.4 Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi yang ada di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo yaitu :
STIKOM
4
Gambar 1.2 Struktur Organisasi SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo
1.5 Deskripsi Tugas
Berdasarkan gambar struktur organisasi di atas, maka dapat dijelaskan deskripsi tugas dari masing – masing bagian, yakni :
STIKOM
5
KEPALA SEKOLAH
1. Menyusun Pembagian tugas Wakil Kepala Sekolah dan rencana kerja tahunan
sekolah.
2. Bersama wakasek menyusun RAPBS.
3. Menyusun Kalender Pendidikan sekolah. 4. Memimpin rapat Koordinasi.
5. Melaksanakan kegiatan Pembinaan Porsenil, Supervisi dan Kegiatan Evaluasi.
6. Mengadakan penilaian terhadap pelaku pendidikan.
7. Menyusun dan menetapkan perangkat pembantu Kepala Sekolah.
8. Memanage dan mengontrol penggunaan dana Sekolah. 9. Bertanggung jawab kepada Yayasan dan wali murid.
WAKA KURIKULUM
1. Mengatur Pembagian tugas mengajar.
2. Menyusun jadwal pelajaran, Wali Kelas pada setiap awal tahun ajaran dan anggaran Kurikuler.
3. Mengkoordinir program pengajaran.
4. Menyusun rencana ulangan semester, ulangan tengah semester, ujian Praktika dan UAN.
5. Merencanakan/mempersiapkan pembagian rapor/pembagian STTB.
6. Mengatur jadwal tambahan pelajaran serta pelaksanaan matrikulasi untuk kelas
I.
7. Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah.
STIKOM
6
GURU
1. Bertanggung jawab terhadap penilaian siswa untuk menghasilkan nilai yang
dapat disajikan lewat Aplikasi Raport Online, yang di tunjukan kepada siswa dan orang tua siswa.
2. Mengajar sesuai mata pelajaran yang diambil. Melaksanakan proses tepat waktu sesuai yang dijadwalkan
STIKOM
7
STIKOM
BAB III LANDASAN TEORI
1.
1.1 Konsep Dasar Sistem informasi
Menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis (Jogiyanto, 2001), “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu kegiatan organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan”.
1.2 Sistem
Sistem adalah salah satu bagian dari istilah sistem informasi di mana sistem berperan penting dalam sebuah instansi. Untuk lebih memahami definisi dari
sistem, Murdick (1991:27) mengatakan bahwa sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan
yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang. Sistem itu sendiri memiliki beberapa karateristik
atau sifat–sifat tertentu. Menurut Hartono (2005:3) sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni :
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk
STIKOM
menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan. 2. Batasan sistem.
Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem.
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkunagn luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu
kalangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (Input) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem. masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance Input), dan masukan sinyal
(signal Input). Maintenance Input adalah energi yang dimasukan supaya
STIKOM
tersebut dapat beroperasi.signal Input adalah energi yang diproses untuk
didapatkan keluaran. sebagai contoh didalam komputernya dan data adalah signal Input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. misalnya
untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan. 7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah
masukan menjadi keluaran. suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang
jadi.
8. Sasaran Sistem
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil
apabila mencapai/mengenai sasaran atau pun tujuan
1.2.1 Informasi
Informasi adalah suatu kumpulan data di mana hasil dari kumpulan
tersebut dapat dijadikan sebagai sebuah informasi yang berguna bagi instansi itu sendiri. Untuk lebih memahami definisi informasi, menurut Hartono (1999: 692), “informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu
STIKOM
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”
1.2.2 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan gabungan dari definisi sistem dan definisi informasi di mana sistem informasi merupakan kumpulan dari beberapa sistem dan
informasi yang sudah diolah dan menjadi satu yang menghasilkan sebuah informasi yang sangat berguna bagi instansi itu. Untuk lebih memahami definisi sistem informasi, O’Brien (2005:5) mengatakan bahwa sistem informasi adalah suatu
kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras),
software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan
komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi
1.2.3 Penggajian (Payroll)
Menurut Alimansyah (2003), Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan Manajer, Pegawai Administrasi, Supervisor dan lain-lain, dan pada umumnya gaji dibayarkan secara tetap tiap bulan.
Menurut Amir Abadi Yusuf (2000), Penggajian (Payroll) adalah sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat,
menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajemen.
STIKOM
1.3 Absensi
Fungsi absensi sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan
berpengaruh dalam menghitung total gaji, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses menghitung total gaji berasal dari kegiatan absensi. Karena output yang akan
di keluarkan dari proses absensi merupakan penghitungan untuk total gaji agar dapat di jumlahkan.
1.4 Menghitung total gaji
Fungsi Menghitung total gaji ini merupakan suatu fungsi yang baru untuk
menggantikan sebuah proses atau cara yang ada sebelumnya yang telah ada di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo, walaupun sudah terkomputerisasi tapi masih menggunakan microsoft excel yang dimana kesalahan masih sering terjadi karena
kesalahan Inputan absensi yang dilakukan berulang-ulang di setiap harinya. Oleh karena itu fungsi hitung total gaji memperbaiki fungsi yang ada. Dengan
memberikan Inputan berupa berapa jumlah bolos maka dihitung berapa potongan yang akan di berikan kepada guru yaitu gaji pokok di kurangi total potongan, dan
penambahan diberikan saat Inputan lembur yang disesuaikan dengan berapa jam guru tersebut melakukan lembur setelah semua dihitung, gaji pokok di kurangi total potongan dan penambahan jumlah lembur akan menghasilkan total gaji.
1.5 Konsep Dasar Basis Data
1.5.1 Bagian Alir Dokumen
Menurut Basuki (2003) Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan
arus pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimaana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya
STIKOM
dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang
melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem.
1.5.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem yang
menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/instansi sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak), Pengelola Basis Data
(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
1.5.3 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah File.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/instansi yang diorganisasi/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu
menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
STIKOM
1.5.4 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan File yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri
dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah : 1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam File khusus yang
disebut data dictionary/directory. 2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
STIKOM
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
STIKOM
STIKOM
BAB IV
DESKRIPSI SISTEM
1.
1.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMA HANG
TUAH 2 Sidoarjo, sistem untuk menghitung gaji yang digunakan masih manual dan tidak terintegrasi yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel dengan cara pengInputan data secara manual.
Dengan sistem yang manual tersebut, menyebabkan beberapa masalah, yaitu, adanya kesalahan pengInputan data pada saat Input jumlah lembur , Input jumlah hadir atau bahkan Input hasil tunjangan karena proses yang terjadi di SMA
HANG TUAH 2 Sidoarjo dilakukan setiap hari. Untuk mengatasi beberapa masalah yang muncul tersebut, maka dibuatlah perbaikan sistem penggajian yang saling
terintegrasi sehingga kinerja di sekolah SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo dapat lebih efektif dan efisien.
1.2 Desain Sistem
Dari analisis yang dilakukan di atas, maka dibuatlah sistem informasi penggajian yang saling terintegrasi sehingga dapat mengatasi beberapa masalah yang ada. Dalam melakukan desain sistem tersebut, melalui beberapa tahapan yaitu
pembuatan system flow, data flow diagram, entity relationship diagram (ERD) yang meliputi conceptual data model (CDM), physical data model (PDM),
STIKOM
1.2.1 Document Flow
Document flow memuat hasil proses perhitungan yang sudah ada pada
SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo. Dalam proses perhitungan total gaji yang ada pada SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo, terdapat 3 proses yaitu proses hitung gaji lembur,
hitung tunjangan, dan hitung total gaji. Berikut ini akan dijelaskan lebih detail dari masing-masing proses.
1. Document Flow Menghitung Gaji Lembur
Proses Hitung gaji lembur dilakukan oleh guru yang mengisikan Form lembur yang disesuaikan dengan absensi selama 1 bulan dan catatan tentang berapa banyak
seorang guru melakukan lembur, Guru mencetak laporan tentang lembur sebanyak 3 arsip untuk rekap data dan 2 arsip Form lembur akan di serahkan kepada bagian
TU dan bagian keuangan untuk di catat dalam total gaji guru perbulan.
Document Flow Menghitung Gaji Lembur TU Guru Keuangan P ha se Start Mengisi form lembur
Form lembur Form lembur
Form lembur Menghitu ng gaji lembur Perhitungan gaji lembur End
Gambar 4. 1 Document flow Menghitung Gaji Lembur
STIKOM
2. Document Flow Menghitung Tunjangan
Proses Hitung tunjangan dilakukan pada bagian TU yang mendapat Data absensi tiap guru yang akan di berikan pada bagian keuangan yang dimana
bagian keuangan menghitung seberapa banyak guru yang telat, bila guru yang terdaftar terlat maka tidak diberikan uang makan, untuk proses yang kedua adalah perhitungan untuk tunjangan yang diberikan berdasarkan bulan dan
tahun yang meliputi tunjangan hari raya.
Document Flow Menghitung Tunjangan
TU Keuangan
Ph
as
e
Sta rt
Data abs ensi guru
Data abs ensi guru Menghitung tunjangan maka n Hasil perhitungan tunjangan makan Mengecek bulan dan tahun
Bulan hari raya idul fitri ?
Menghitung tunjangan hari raya End Y Y Hasil perhitungan tunjangan hari raya T
Gambar 4. 2 Document flow Menghitung Tunjangan
STIKOM
3. Document Flow Menghitung total gaji
Proses hitung total gaji di mulau dari bagian TU yang mengambil daftar absensi guru yang akan di berikan pada bagian keuangan yang mengelola gaji
guru di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo, proses pertama yang di lakukan penghitungan gaji per hari lewat absensi. Selanjutnya melakukan proses penghitungan tunjangan dan penghitungan gaji lembur.
Document Flow Menghitung Total Gaji
TU Keuangan P ha se Start Daftar absensi guru Daftar absensi guru Perhitungan gaji lembur Menghitung
gaji per hari lewat absen
Gaji pokok guru
Menghitung gaji per hari lewat absen Hasil perhitungan tunjangan makan Hasil perhitungan tunjangan hari raya Hasil perhitungan total gaji guru Hasil perhitungan
total gaji guru
[image:30.595.45.551.165.710.2]End
Gambar 4. 3 Documen flow Menghitung Total Gaji
STIKOM
1.2.1.1 System Flow
System flow merupakan perbaikan sistem perhitungan gaji yang sudah ada.
Dalam system flow pada SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo, terdapat 3 proses yaitu proses Hitung Gaji Lembur, Hitung Tunjangan, dan Hitung Total Gaji. Berikut ini
akan dijelaskan lebih detail dari masing-masing proses. 1. System Flow Menghitung Gaji Lembur
Pada sistem Hitung Gaji Lembur yang baru ini, proses perhitungan pertama dimulai dengan menentukan banyak nya lembur yang akan dicatat oleh guru di bagian keuangan yang mengambil Form lembur dan di isi sesuai absensi guru
yang melakukan lembur dan di berikan ke bagian TU untuk di Inputkan kedalam data lembur yang akan di jumlah ke dalam total gaji. Dijelaskan pada
Gambar 4.4 System Flow Menghitung Gaji Lembur. 2. System Flow Menghitung Tunjangan
Pada sistem Menghitung Tunjangan yang baru ini, proses Hitung tunjangan
pertama dimulai dengan menentukan besar nya tunjangan untuk setiap guru dan menentukan tanggal sesuai dengan pemberian tunjangan atau di sesuaikan
dengan hari raya. Dijelaskan pada Gambar 4.5 System Flow Menghitung Tunjangan.
3. System Flow Menghitung total gaji
Pada sistem Menghitung Total Gaji yang baru ini, proses perhitungan pertama di mulai dengan menentukan id guru yang di jumlah total gaji nya, lalu
dapat di lihat berdasarkan beberapa tabel data seperti absensi, tunjangan, lembur, dan jabatan. Yang di proses langsung memberikan nilai total gaji yang
di peroleh guru tersebut dan hasil dari perhitungan ini tentu saja langsung di
STIKOM
simpan kedalam tabel penggajian. Hasil dari penggajian ini dapat di cetak yang
nantinya di berikan kepada bagian atas atau kepala sekola SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo. Dijelaskan pada Gambar 4.6 System Flow Menghitung Total Gaji.
System Flow Menghitung Gaji Lembur
TU Guru Keuangan P h a se Start Form lembur yang terisi Form lembur yang terisi End Mengisi form lembur
Input form gaji lembur dan melakukan perhitungan lembur Meminta form lembur Form lembur Form lembur Mencetak hasil perhitungan gaji lembur Hasil perhitungan gaji lembur Hasil perhitungan gaji lembur Input data form gaji
[image:32.595.60.548.165.684.2]lembur
Gambar 4. 4 System flow Menghitung Gaji lembur
STIKOM
System Flow Menghitung Tunjangan
TU Keuangan P h a s e Start Data absensi guru Data absensi guruBulan hari raya idul fitri ?
End Y T Hitung jumlah potongan absensi Input data absensi
guru
absensi
[image:33.595.73.554.85.684.2]Cek hari raya idul fitri Detail THR Hitung tunjangan hari raya tunjangan
Gambar 4. 5 System flow Menghitung Tunjangan
STIKOM
Sistem Flow Menghitung Total Gaji
TU Keuangan
P
h
a
se
Start
Hasil perhitungan total gaji guru Hasil perhitungan
total gaji guru
End
Menghitung total gaji
tunjangan
lembur
jabatan absensi
Input data total gaji guru
Simpan hasil perhitungan gaji
guru
penggajian
Mencetak hasil perhitungan gaji
[image:34.595.51.546.79.685.2]guru
Gambar 4. 6 Menghitung Total Gaji
STIKOM
1.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di
dalam sistem yang dirancang, sehingga dengan dibuatnya DFD ini agar terlihat arus data yang mengalir dalam sistem secara jelas.
1. Context Diagram
Context Diagram menggambarkan asal data dan menunjukan aliran dari data
tersebut. Context diagram pada sistem informasi penggajian yang terintegrasi tersebut memiliki 3 external entity yaitu keuangan, Guru, dan TU. Aliran data yang keluar dari eksternal entity tersebut menunjukan bahwa data tersebut
berasal dari eksternal entity tersebut dan aliran data yang masuk menunjukan bahwa data tersebut ditujukan untuk eksternal entity tersebut.
Gambar 4. 7 Context diagram
STIKOM
2. Diagram level 0
Gambar 4. 8 Diagram level 0
1.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem informasi penggajian yang
terintegrasi tersebut terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
Model (PDM). Berikut ini akan dijelaskan lebih detail.
1. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model pada sistem Informasi peggajian tersebut pada SMA
HANG TUAH 2 Sidoarjo memliki 9 tabel di mana terdiri dari 7 tabel Master dan 2 tabel transaksi. Dijelaskan pada Gambar 4.9 Conceptual Data Model (CDM).
2. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model merupakan hasil representasi dari tabel-tabel yang
digunakan di dalam sistem informasi penggajian yang terintegrasi tersebut
STIKOM
beserta dengan tipe datanya.dan struktur tabel, serta desain Input dan output
[image:37.595.44.549.178.696.2]sistem. Berikut ini akan dijelaskan secara detail tahapan-tahapan yang akan dilakukan. Dijelaskan pada Gambar 4.10 Physical Data Model (PDM).
Gambar 4. 9 Conceptual Data Model (CDM)
lembur_pegawai tunjangan pegawai Absensi absensi_nominal nominal_lembur Relationship_8 pegawai Agama pegawai # o o o o o o nip nama_pegawai alamat tmpt_lahir tgl_lahir JK tgl_masuk
Variable characters (5) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50) Date
Variable characters (1) Date lembur # o o id_lembur tgl_lembur waktu_lembur
Variable characters (5) Date Integer jabatan # o o kode_jabatan nama_jabatan gaji_pokok2
Variable characters (5) Variable characters (100) Decimal (18,0) nominal # o o o kode_nominal nama_nominal harga_nominal batas_min
Variable characters (5) Variable characters (100) Decimal (18,0) Integer absensi # o o o id_presensi tgl_presensi jumlah_bolos harga_potongan
Variable characters (5) Date Integer Decimal (18,0) tunjangan # o o id_tunjangan nama_tunjangan harga_tunjangan
Variable characters (5) Variable characters (100) Decimal (18,0) detail_THR o o tahun bulan Integer Integer penggajian # # # o o o o o o id_gaji bulan2 tahun2 gaji_pokok gaji_lembur tunjangan_makan tunjangan_hari_raya total_potongan total_gaji
Variable characters (5) Integer Integer Decimal (18,0) Decimal (18,0) Decimal (18,0) Decimal (18,0) Decimal (18,0) Decimal (18,0) masa_kerja o o o batas_bawah batas_atas tambahan_gaji Integer Integer Decimal (18,0) LOGIN o o nama password
Variable characters (100) Variable characters (100)
agama #
o kode_agama nama_agama
Variable characters (5) Variable characters (50)
STIKOM
1.2.4 Struktur Tabel
Struktur tabel ini nantinya digunakan untuk mendesain database dalam
sistem informasi penggajian yang terintegrasi. Berikut ini dijelaskan lebih detail dari tiap tabel.
1. Nama tabel : Tabel Lembur
Primary Key : Id lembur
Foreign Key : kode nominal, NIP
Fungsi : Menyimpan Detail Data Lembur Guru Tabel 4. 1 Tabel Lembur
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_LEMBUR Varchar(5) Primary Key ID_LEMBUR
2 KODE_NOMINAL Varchar(5) Foreign Key Kode_nominal
3 NIP Varchar(5) Foreign Key Nip
4 TGL_LEMBUR Date - Tgl_lembur
5 WAKTU_LEMBUR Integer - Waktu_lembur
2. Nama tabel : Tunjangan
Primary Key : Id Customer,id tunjangan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Tunjangan
Tabel 4. 2Tabel Tunjangan
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_TUNJANGAN Varchar (5) Primary key Id tunjangan
2 NAMA_TUNJANGAN Varchar (100) - Nama tunjangan
3 HARGA_TUNJANGAN Decimal (18,0) - Harga tunjangan
4 NIP Varchar (5) - Nip
5 ID_TUNJANGAN Varchar (5) Primary key Id tunjangan
6 TAHUN Integer - Tahun
7 BULAN Integer - Bulan
3. Nama tabel : Nominal
STIKOM
Primary Key : kode nominal Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Nominal
Tabel 4. 3 Nominal
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 KODE_NOMINAL Varchar(5) Primary Key Kode nominal
2 NAMA_NOMINAL Varchar(100) - Nama nominal
3 HARGA_NOMINAL Decimal(18,0) - Alamat
Customer
4 BATAS MIN integer - Telpon
Customer
4. Nama tabel : Pegawai
Primary Key : NIP
Foreign Key : kode agama, kode jabatan
Fungsi : Menyimpan Data Guru
Tabel 4. 4 Tabel Pegawai
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 NIP Varchar(5) Primary
Key Nip
2 KODE_AGAMA Varchar(5) Foreign
Key Kode agama
3 KODE_JABATAN Varchar(5) Foreign
Key Kode jabatan
4 NAMA_PEGAWAI Varchar(100) - Nama
pegawai
5 ALAMAT Varchar(100) - Alamat
6 TMPT_LAHIR Varchar(50) - Tempat lahir
7 TGL_LAHIR date - Tanggal lahir
8 JK Varchar(1) - Jenis kelamin
9 TGL_MASUK date - Tanggal
masuk
5. Nama tabel : Absensi
Primary Key : Id presensi
Foreign Key : Kode Nominal,NIP
STIKOM
Fungsi : Menyimpan Data Absensi
Tabel 4. 5 Tabel Absensi
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_PRESENSI Varchar(5) Primary
Key Id presensi
2 KODE_NOMINAL Varchar(5) Foreign
Key Kode nominal
3 NIP Varchar(5) Foreign
Key
Nomer induk pegawai
4 TGL_PRESENSI Date - Tangal presensi
5 JUMLAH_BOLOS Integer - Jumlah bolos
6 HARGA_POTONGAN Decimal
(18,0) - Harga potongan
6. Nama tabel : Penggajian
Primary Key : Id gaji,bulan2,tahun2 Foreign Key : nip
Fungsi : Menyimpan Data Penggajian
Tabel 4. 6 Tabel Penggajian
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_GAJI Varchar(5) Primary key Id gaji
2 BULAN2 Integer Primary key Bulan2
3 TAHUN2 Integer Primary key Tahun2
4 NIP Varchar(5) Foreign key Nip
5 GAJI_POKOK Decimal (18,0) - Gaji pokok
6 GAJI_LEMBUR Decimal (18,0) - Gaji lembur
7 TUNJANGAN_MAKAN Decimal (18,0) - Tunjangan
makan
8 TUNJANGAN_HARI_R
AYA Decimal (18,0) -
Tunjangan hari raya
9 TOTAL_POTONGAN Decimal (18,0) - Total potongan
10 TOTAL_GAJI Decimal (18,0) - Total gaji
7. Nama tabel : Jabatan
Primary Key : Id Jabatan
STIKOM
Foreign Key : -
[image:42.595.57.552.161.762.2]Fungsi : Menyimpan Data Jabatan
Tabel 4. 7 Tabel Jabatan
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 KODE_JABATAN Varchar(5) Primary Key Kode jabatan
2 NAMA_JABATAN Varchar(100) - Nama jabatan
3 GAJI_POKOK2 Decimal (18,0) - Gaji pokok 2
8. Nama tabel : Agama
Primary Key : kode agama Foreign Key : -
Fungsi : Mencatat Data Agama
Tabel 4. 8 Tabel Agama
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 KODE_AGAMA Varchar (5) Primary Key Kode agama
2 NAMA_AGAMA Varchar(50) - Nama agama
9. Nama tabel : Masa kerja
Primary Key : - Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Masa Kerja
Tabel 4. 9 Tabel masa kerja
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 BATAS_BAWAH Integer - Batah bawah
masa kerja
2 BATAS_ATAS Integer - Batas atas
masa kerja
3 TAMBAHAN_GAJI Decimal (18,0) - Tambahan gaji
STIKOM
1.2.5 Desain Input dan Output
Desain Input/output merupakan rancangan Input/output berupa
Form-Form untuk memasukkan data Master dan transaksi dan mencetak hasil output
berupa laporan-laporan. Desain Input/output ini nantinya akan dibuat sebagai acuan
dalam membuat aplikasi dalam merancang aplikasi sistem informasi penggajian yang terintegrasi.
Desain Input
Desain Input merupakan rancangan Form-Form yang digunakan untuk
memasukkan data Master dan data transaksi. Desain Input dalam rancangan aplikasi ini terdiri dari desain Form menu, Form Master, dan Form transaksi.
1. Form menu
Sistem penggajian
Laporan Master
File About Logout
Input lembur
Input Absensi
Pegawai
Jabatan
Tunjangan
Nominal
Detail THR Masa Kerja
Agama
Tentang program
Total Gaji Keluar menu
Gambar 4. 11 Form Desain Menu Sistem Informasi Penggajian 2. Form Master
STIKOM
Form Master di dalam sistem informasi penggajian ini memiliki 7 tabel Master yaitu Master pegawai, Master jabatan, Master Tunjangan, Master
Nominal, Master Masa Kerja, Master Detail THR, dan Master Agama.
Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan di bawah ini : 1. Form Master Pegawai
Master pegawai berisi data-data yang berhubungan dengan seluruh
pegawai atau guru di SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO, sebagian besar tentang identitas , jabatan guru dan tanggal masuk guru.
Tabel pegawai
Kode jabatan
Nama jabatan
Nama pegawai
Alamat
Tempat lahir
Tanggal lahir
Jenis kelamin
Kode agama
Agama
Tanggal masuk
Insert Update Delete
Gambar 4. 12 Form Desain Table Pegawai
STIKOM
2. Form Master Jabatan
Master jabatan berisi data-data yang berhubungan dengan jabatan
dan gaji pokok, dan untuk Master jabatan bisa di tambahkan dengan
jabatan baru.
Table Jabatan
Nama Jabatan
Gaji pokok
Insert Update Delete
Gambar 4. 13 Form Desain Table Jabatan 3. Form Master Tunjangan
Master Tunjangan berisi data-data yang berhubungan dengan Nama
tunjangan dan Harga untuk setiap tunjangan.
Tabel Tunjangan
Nama Tunjangan
Harga Tunjungan
[image:45.595.40.548.167.717.2]Insert Update Delete
Gambar 4. 14 Form Desain Tabel Tunjangan
STIKOM
4. Form Master Nominal
Master Nominal berisi data-data yang berhubungan dengan nominal
gaji yang akan di tambahkan apa bila guru melakukan lembur dan
data absensi.
Tabel Nominal
Nama nominal
Harga nominal
Batas Minimal
Insert Update Delete
Gambar 4. 15 Form Desain Tabel Nominal
5. Form Master Masa Kerja
Form Master Masa Kerja berisi data-data yang berhubungan dengan
lama kerja guru yang akan di tambahkan apabila seorang guru sudah melewati atas maka akan diberikan tambahan gaji.
Masa Kerja
Batas atas
Batas Bawah
Tambahan
[image:46.595.52.549.167.738.2]Insert Update Delete
Gambar 4. 16 Form Desain Tabel Masa Kerja
STIKOM
6. Form Master Detail THR
Master Detail THR berisi data-data yang berhubungan dengan tahun
dan bulan yang sudah di sesuaikan dengan Hari Raya.
Tabel detail THR
Tahun
Bulan
Insert update Delete
Gambar 4. 17 Form Desain Tabel Detail THR
7. Form Master Agama
Master Agama berisi data-data yang berhubungan dengan Agama
yang ada di SMA HANG TUAH 2 SIDOARJO.
Table agama
Nama Agama
[image:47.595.47.554.165.718.2]Insert Update Delete
Gambar 4. 18 Form Desain Tabel Agama
STIKOM
3. Form transaksi
1. Form Transaksi Lembur
Form Lembur digunakan untuk mengisikan jumlah lembur yang di
lakukan oleh guru.
Input Lembur
NIP
Submit Nama
Gambar 4. 19 Desain Form transaksi Lembur 2. Form Transaksi Absensi
Form Absensi digunakan untuk mengisikan berapa kali jumlah
bolos yang di lakukan oleh setiap guru.
Input absensi
NIP
Nama
Submit
Gambar 4. 20 Desain Form transaksi Absensi
STIKOM
Desain Output
1. Laporan Penggajian
Form penggajian digunakan untuk melihat total gaji yang akan
diberikan untuk setiap guru berdasarkan NIP (Nomor Induk Pegawai).
Dengan diberikan detail untuk tambahan gaji lembur, tunjangan dan juga potongan.
Gambar 4. 21 Form Desain Tabel Penggajian
STIKOM
STIKOM
BAB V
UJI COBA DAN IMPLEMENTASI
1.
Implementasi sistem merupakan hasil perancangan dan desain dari sistem informasi penggajian yang telah dibuat di atas. Di dalam implementasi sistem ini
nantinya juga akan dijelaskan langkah-langkah penggunaan dari tiap-tiap menu yang ada pada aplikasi sistem informasi penggajian yang terintegrasi tersebut. Di dalam implementasi tersebut terdiri dari Form menu, Form Master, Form transaksi,
dan Form laporan.
1.1.1 Form Menu
Form menu merupakan tampilan utama dari aplikasi sistem
informasi penggajian yang saling terintegrasi. Di dalam Form menu tersebut
[image:51.595.45.499.406.685.2]terdapat 3 menu utama dalam bar yaitu menu File, Master, dan Laporan. Serta 2 menu pendukung untuk detail program dan keluar dari program.
Gambar 5. 1 Form Menu Sistem Informasi Penggajian
STIKOM
Di dalam Form menu tersebut terdapat menu File yang memiliki
fungsi untuk memberikan Inputan jumlah lembur dan absensi. Menu Master terdapat 7 pilihan pegawai, jabatan, tunjangan, nominal, masa kerja, detail THR,
dan agama. Dan untuk menu laporan digunakan untuk melihat laporan-laporan yang sudah ada berdasarkan periodik perbulan nya.
1.1.2 Form Login
Form login digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap username dan
password yang telah ada pada sistem informasi penggajian tersebut.
Gambar 5. 2 Form Login
STIKOM
Apabila login berhasil, maka akan muncul messagebox “Login success!!”
seperti dibawah ini :
Gambar 5. 3 Message Box Login succes
Apabila login gagal, maka akan muncul messagebox “Login Failed” seperti
dibawah ini :
Gambar 5. 4 Message Box Login Failed 1.1.3 Form Master
Form Master pada sistem informasi penggajian tersebut digunakan untuk
mengInputkan dan mengUpdate data-data yang berhubungan dengan data Master
pada perhitungan total gaji. Terdapat 7 Form Master di dalam sistem informasi penggajian tersebut yaitu Form Master pegawai, Form Master jabatan, Form
STIKOM
Master tunjangan, Form Master nominal, Form Master masa kerja, Form Master
detail THR dan Form Master agama.
Form Master pegawai
Form Master pegawai pada sistem informasi penggajian tersebut digunakan
untuk mengInputkan dan mengUpdate data-data yang berhubungan dengan pegawai atau guru di SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo. Langkah-langkah untuk
menyimpan data pegawai baru adalah sebagai berikut :
1. Pilih nama jabatan, jenis kelamin, agama , dan tanggal masuk.
2. Input nama pegawai , alamat , dan tempat lahir.
3. Lalu tekan tombol “Insert”.
4. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data yang akan di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk
mengubah data.
[image:54.595.37.550.175.692.2]5. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus lalu tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
Gambar 5. 5 Insert Pegawai Baru
STIKOM
Gambar 5. 6 Delete Pegawai
Gambar 5. 7 Form Master Pegawai
STIKOM
Form Master Jabatan
Form Master jabatan pada sistem informasi penggajian tersebut digunakan
untuk penambahan jabatan baru atau mengubah jabatan yang sudah ada di SMA
HANG TUAH 2 Sidoarjo. Langkah-langkah untuk menyimpan data jabatan baru adalah sebagai berikut :
1. Input nama jabatan baru.
2. Tentukan gaji pokok sesuai jabatan baru. 3. Lalu tekan tombol “Insert”.
4. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data yang akan di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk
mengubah data.
[image:56.595.33.551.172.712.2]5. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus lalu tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
Gambar 5. 8 Form Master Jabatan Insert Data
STIKOM
Gambar 5. 9 Form Master Jabatan Update Data
Gambar 5. 10 Form Master Jabatan Delete Data
STIKOM
Gambar 5. 11 Form Master Jabatan
Form Master Tunjangan
Form Master tunjangan pada sistem informasi penggajian tersebut
digunakan untuk penambahan beberapa tunjangan atau kebijakan yang akan di berikan oleh pihak atas. Biasanya tunjangan yang selalu ada adalah tunjangan makan dan hari raya. Langkah-langkah untuk menyimpan data tunjangan baru
adalah sebagai berikut :
1. Input Nama tunjangan baru
2. Input harga nominal untuk tunjangan baru
3. Lalu tekan tombol “Insert”.
STIKOM
4. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data
yang akan di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk mengubah data.
5. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus lalu tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
Gambar 5. 12 Form Master Tunjangan Insert Data
STIKOM
Gambar 5. 13 Form Master Tunjangan Update Data
Gambar 5. 14 Form Master Tunjangan Delete Data
STIKOM
Gambar 5. 15 Form Master Tunjangan
Form Master Nominal
Form Master Nominal pada sistem informasi penggajian tersebut
digunakan untuk membuat nominal baru dan juga untuk mengubah data nominal yang sudah ada. Langkah-langkah untuk menyimpan data tunjangan baru adalah
sebagai berikut :
1. Input nama nominal.
2. Input Harga nominal.
3. Input Batas nominal.
4. Lalu tekan tombol “Insert”.
5. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data yang akan di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk mengubah data.
6. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus lalu tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
STIKOM
Gambar 5. 16 Form Master Nominal Insert Data
Gambar 5. 17 Form Master Nominal Insert Data
STIKOM
Gambar 5. 18 Form Master Nominal Update Data
Gambar 5. 19 Form Master Nominal Delete Data
STIKOM
Gambar 5. 20 Form Master Nominal
Form Master Masa kerja
Form Master Masa Kerja pada sistem informasi penggajian tersebut
digunakan untuk membuat batas atas dan batas bawah untuk memperoleh tambahan gaji, yang dimana lebih dari batas 3 maka gaji akan di tambahkan. Langkah-langkah untuk menyimpan data Masa kerja adalah sebagai berikut :
1. Input batas bawah dan batas atas
2. Lalu Inputkan tambahan gaji
3. Lalu tekan tombol “Insert”.
4. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data yang akan di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk mengubah data.
STIKOM
5. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus
lalu tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
[image:65.595.43.556.132.698.2]Gambar 5. 21Form Master Masa Kerja Insert Data
Gambar 5. 22 Form Master Masa Kerja Update Data
STIKOM
Gambar 5. 23 Form Master Delete Data
Gambar 5. 24 Form Master Masa Kerja
STIKOM
Form Master Detail THR
Form Master Detail THR pada sistem informasi penggajian tersebut
digunakan untuk menentukan di bulan berapa dalam setiap tahun nya THR itu akan
di peroleh di sesuaikan dengan Hari raya. Langkah-langkah untuk menyimpan data Detail THR adalah sebagai berikut :
1. Input dataTahun yang di inginkan.
2. Input data Bulan yang di inginkan.
3. Lalu tekan tombol “Insert”.
4. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data yang akan di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk
mengubah data.
[image:67.595.43.544.175.701.2]5. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus lalu tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
Gambar 5. 25 Form Master Detail THR Insert Data
STIKOM
Gambar 5. 26 Form Master Detail THR Update Data
Gambar 5. 27 Form Master Detail THR Delete Data
STIKOM
Gambar 5. 28 Form Master Detail THR
Form Master Agama
Form Master Agama pada sistem informasi penggajian tersebut digunakan
untuk menambahkan Nama agama yang di mungkin kan adanya pertambahan
kepercayaan atau bisa juga mengubah data agama yang sudah ada sebelumnya. Langkah-langkah untuk menyimpan data Agama adalah sebagai berikut :
a. Input data nama Agama baru.
b. Lalu tekan tombol “Insert”.
c. Bila ada kesalahan dalam proses Input data baru maka pilih data yang akan
di perbaharui lalu tekan tombol “Update” untuk mengubah data.
d. Bila ada data yang ingin di hapus maka pilih data yang akan di hapus lalu
tekan tombol “Delete” untuk menghapus data.
STIKOM
Gambar 5. 29 Form Agama Insert Data
Gambar 5. 30 Form Agama Update data
STIKOM
Gambar 5. 31 Form Agama Delete Data
Gambar 5. 32 Form Agama
STIKOM
1.1.4 Form Transaksi
Form transaksi pada sistem informasi penggajian tersebut digunakan
untuk mengInputkan dan mengUpdate data-data yang berhubungan dengan data absensi sehari-harinya pada sistem penggajian. Terdapat 2 Form transaksi di dalam
sistem informasi penggajian tersebut yaitu Form transaksi untuk Input lembur dan
Form transaksi untuk Input absensi.
A. Form Transaksi
Transaksi Lembur digunakan untuk Input lembur dengan memasukan data para guru yang melakukakan kegiatan lembur. Berdasarkan Inputan awal yaitu NIY (Nomor Induk Yayasan), lalu bagian keuangan langsung memberikan Inputan
waktu yang disesuaikan dengan berapa lama guru itu melakukan lembur. Untuk langkah selanjutnya klik tombol simpan, maka data lembur sesuai dengan NIP
(Nomor Induk Pegawai) sudah di simpan. 1. Form Transaksi Lembur
Gambar 5. 33 Form Transaksi Lembur Insert Data
STIKOM
Gambar 5. 34 Form Transaksi Lembur Insert Waktu Lembur
Gambar 5. 35 Form Transaksi Lembur Insert data
STIKOM
2.
Form Transaksi AbsensiTransaksi Absensi digunakan untuk Input data absensi dengan memasukan data para guru yang disesuaikan dengan jumlah bolos yang di lakukan. Untuk
langkah selanjutnya klik tombol simpan, maka data Absensi sesuai dengan NIP (Nomor Induk Pegawai) sudah di simpan.
[image:74.595.47.535.190.715.2]Gambar 5. 36 Form Transaksi Absensi
Gambar 5. 37 Form Transaksi Absensi Simpan
STIKOM
Gambar 5. 38 Form Transaksi Absensi Update Data 1.1.5 Form Laporan
Form laporan pada sistem informasi penggajian tersebut merupakan hasil
output dari semua transaksi yang terjadi baik dari transaksi Lembur, Tunjangan dan Absensi . Laporan yang dihasilkan tersebut nantinya digunakan oleh intansi untuk
membantu dalam menganalisi data dan membantu dalam mengambil keputusan untuk ke depannya. Di dalam sistem informasi penggajian tersebut di dapatkan
laporan total gaji yang akan diperoleh, dari perhitungan gaji pokok, Gaji lembur, Tunjangan , maupun potongan.
1. Laporan Gaji Guru
Laporan Gaji Guru merupakan laporan yang berisi rangkuman dari data transaksi Input lembur dan Input absensi. Di dalam laporan ini dapat
dilihat berdasarkan NIP (Nomor Induk Pegawai) . Berikut adalah langkah-langkah untuk dapat melihat laporan Gaji guru :
1. Pilih menu laporan yang ada di Form menu. 2. Pilih menu Laporan Penggajian.
STIKOM
3. Inputkan Bulan dan Tahun.
4. Lalu klik Submit. 5. Selesai.
Gambar 5. 39 Form Input Laporan Penggajian
[image:76.595.43.544.76.713.2]Berikut adalah gambar laporan penggajian yang dilakukan Inputan bulan 12 di tahun 2012 :
Gambar 5. 40 Laporan Gaji Pokok
STIKOM
Berikut adalah gambar laporan total gaji yang dilakukan Inputan bulan 12
di tahun 2012 :
2. Laporan Total Gaji
Gambar 5. 41 Laporan Total Gaji
3. Laporan Crystal report
[image:77.595.38.554.146.698.2]Laporan ini di gunakan untuk di cetak berdasarkan periode perbulan.
Gambar 5. 42 Laporan Total Gaji Crystal Report
STIKOM
STIKOM
BAB VI PENUTUP 6. 1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi penggajian yang terintegrasi pada SMA HANG TUAH 2 Sidoarjo adalah sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Penggajian mampu memberikan penghitungan untuk tunjangan yang
akan di berikan kepada guru yaitu tunjangan hari raya (THR).
2. Mempermudah bagian keuangan dalam mengakses dan mengelola data gaji guru di SMA
HANG TUAH 2 Sidoarjo, Dimana sistem penggajian ini sudah termasuk absensi guru. 3. Dengan adanya Sistem Informasi Penggajian dapat mempercepat dalam pengambilan
keputusan. Serta mampu memberikan informasi secara akurat dalam penggajian di SMA
HANG TUAH 2 Sidoarjo yaitu berupa laporan di setiap bulanya dengan rincian gaji pokok, total potongan dan penambahan gaji berdasarkan lembur.
6.2 Saran
Berdasarkan penjelasan sistem yang telah dibuat di atas, dapat diberikan saran untuk
pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi Penggajian bisa digunakan langsung secara mobile atau bisa digunakan
dalam gadget.
Aplikasi mampu memberikan perubahan data, mengambil data atau Update data dengan menggunakan jaringan internet.
STIKOM
DAFTAR PUSTAKA
Alimansyah dan Padji. 2003. Kamus Istilah Akuntansi. Bandung: Yrama Widya
Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.
Hartono,Jogiyanto, 1999, Analisis dan Desain informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Hartono, Jogiyanto, 2005, Sistem Teknologi informasi, Andi, Yogyakarta.
Jusuf, A. Abadi. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Murdick, Robert G, 1991, Sistem informasi Untuk Manajemen Modern, Erlangga, Jakarta.
O’brein, James A., 2005, Pengantar Sistem informasi, Salemba 4, Jakarta.
