Sistem Informasi Kepegawaian
PT. Multi Area Conindo
Project Charter
I. Pendahuluan
1. Latar Belakang (Kebutuhan Bisnis)
Perusahaan saat ini mengalami kesulitan dalam melihat cashflow keuangan yang berkaitan dengan penggajian serta mengalami kesulitan dalam melakukan monitor/pengawasan kinerja karyawan. Oleh karena itu otomatisasi sistem ini perlu direalisasikan. Untuk selanjutnya disebut dengan proyek Sistem informasi Kepegawaian.
2. Tujuan
Tujuan proyek adalah membangun sistem yang didapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawai.
3. Metode atau Pendekatan Pendekatan :
a. Melakukan pertemuan langsung dengan klient untuk mendapatkan requierement.
b. Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek.
c. Melakukan riset perangkat lunak SIK.
4.Key Performance Indicator Faktor penentu keberhasilan
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu: a. Komitmen dan dukungan pihak manajemen
b. Komitmen dan dukungan dari tim proyek
c. Ketersedian sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing d. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing e. Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)
f. Disiplin pelaksanaan proyek tanpa ada interupsi g. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
II. Pembahasan
Frame Work Realita Pekerjaan Deliverable
Informasi 1. Absensi karyawan masih menggunakan
format tulis tangan
2. Daftar gaji pegawai masih dilakukan perhitungan dengan Excel
3. Laporan data absensi sering terlambat 4. Perhitungan gaji karyawan sering terlambat
karena masih berupa form yang ditulis dengan tangan
1. Pengembangan format absensi karyawan
2. Pengembangan format daftar gaji pegawai
3. Pengembangan Laporan data absensi karwan
Laporan sistem informasi kepegawaian meliputi: daftar absensi dan daftar gaji pegawai
Teknologi Absensi karyawan Absensi karyawan masih
menggunakan format tulis tangan
Membuat aplikasi dekstop untuk absensi dan penggajian
Melakukan absensi dengan fingerprint yang terkoneksi dengan aplikasi
Proses 1. Sistem pengolahan data karyawan
sudah sudah tersedia namun belum dilakukan secara optimal
2. Sistem pengolahan data absensi karyawan sudah sudah tersedia namun belum dilakukan secara optimal 3. Sistem pengolahan data penggajian
sudah sudah tersedia namun belum dilakukan secara optimal
Bagian SDM dan keungan berkewajiban mengirimkan laporan absesni dan laporan penggajian secara periodik
1. Absensi karyawan menggunakan fingerprint yang terkoneksi ke aplikasi sistem informasi kepegawaian
2. Penyajian laporan absensi karyawan melalui aplikasi sistem informasi kepegawaian
3. Penyajian laporan penggajian karyawan melalui aplikasi sistem
Frame Work Realita Pekerjaan Deliverable 4. Staff harus lembur untuk
menggerjakan laporan penggajian karyawan
informasi kepegawaian
Staff User sudah biasa menggunakan aplikasi
windows dan aplikasi excel untuk pengelolaan data karyawan, absensi karyawan, laporan absensi karyawan dan laporan penggajian karyawan
Diadakan pelatihan penggunakan aplikasi sistem informasi kepegawaian
Staff yang terlatih untuk pemggunaan aplikasi sistem informasi kepegawaian
Manajemen Melakukan kerjasama dari bagian SDM
dan bagian Keuangan
Dukungan dari bagian SDM dan bagian Keuangan berupa kerjasama
1. Lingkup Pekerjaan
Proyek Sistem Informasi Kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian disebuah perusahaan produsen alat edukatif PT. Multi Area Conindo.
Fungsi sistem informasi yang akan dibuat:
a. Mengeluarkan daftar gaji pegawai b. Mencetak slip gaji pegawai c. Mencetak data induk pegawai d. Absensi karyawan otomatis
e. Mengeluarkan daftar absensi jumlah pegawai beserta jumlah jam kerjanya
f. Mencetak absensi tiap pegawai yang akan digunakan sebagai laporan ke bagian SDM
2. Perkiraan Jadwal & budget
Tanggal Mulai Proyek : 15 Mei 2008
Tanggal Akhir Proyek : 02 September 2008
Informasi Anggaran : PT. Multi Area Conindo menganggarkan Rp. 75.000.000
3. Peran & tanggung jawab (organisasi: WP, task, Who, How muchtime) Peranan Tanggung Jawab :
Nama Peranan Posisi
Otto dinaya Direktur Direktur
Rudi Firman Project owner Project owner
Dhema Yunautama Project Manager Project Manager Anggeila Meisesari Sistem analyst Sistem analyst
Andy Prasetyo Desainer Desainer
Andriyas Hardinata Programer Programer
Yahya Fitriansyah Programer Programer
Sandy sultan Programer Programer
Zaenal arifin Programer Programer
Andy victor Tester Tester
Nining yulainingsih Documentator Documentator
Serli marlina Administrator Administrator
4.Asumsi (cth : diasumsikan perangkat keras sudah tersedia)
Keuntungan yang diharapkan 1. Dari sisi perusahaan
a. Lebih mudah melihat cash flow keuangan terutama yang berhubungan dengan penggajian b. Lebih mudah melakukan monitoring kinerja pegawai
d. Pertanggung jawaban perusahaan terhadap pegawai lebih mudah 2. Dari sisi pegawai
a. Lebih mudah mengejek gaji
b. Lebih nyaman, karena sistem mencetak semua slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan
c. Lebih mudah melakukan absensi
Scope Of Work
I Scope of Work: Menjelaskan pekerjaan menjadi lebih detail.
Spesifikasi hardware dan software yang terlibat serta karakteristik dari
suatu pekerjaan.
II. Location of Work: Menjelaskan dimana pekerjaan harus
dilaksanakan.. spesifikasi lokasi hardware and software dan dimana
orang harus mengerjakannya.
III. Period of Performance: Menentukan kapan pekerjaan akan dimulai
dan berakhir, jam kerja, jumlah jam yang dibayar per minggu, dimana
tempat melakukan pekerjaan, dan berhubungan dengan informasi
jadwal.Pilihan penggantian bagian.
IV. Deliverables Schedule: Daftar khusus hasil yang disampaikan,
menjelaskan lebih detail,dan spesifikasi kapan disampaikan kepada
customer.
V. Applicable Standards: Menentukan perusahaan atau standar indutsri
khusus yang relevan untuk melakukan pekerjaan.
VI. Acceptance Criteria: Menjelaskan bagaimana organisasi yang
membeli akan menentukan apakah hasil pekerjaan diterima.
VII. Special Requirements: Menetapkan persyaratan khusus seperti
sertifikasi hardware atau, minimum lulusan atau tingkat pengalaman
personal, persyaratan perjalanan, dokumentasi, testing, support, and
sebagainya.
Contoh
:
I Scope of Work:
1. Spesifikasi hardware
a. Processor minimum 3, 5 Hetz. b. VGA minimum 256 MB c. RAM minimum 2 GB. d. Hardisk minimum 200 GB. 2. Spesifikasi software
Sistem Operasi yang dipakai yaitu Microsoft windows XP, untuk pembuatan aplikasi Microsoft Visual Basic.
II. Location of Work:
OMG IT & Management Consultan Menara BRI Lantai 13 Jl Asia Afrika Bandung 40262
III. Period of Performance:
Tanggal Mulai Proyek: 15 Mei 2008 dan Tanggal Akhir Proyek : 02 September 2008. Untuk mengerjakan proyek diperlukan waktu kerja 80 hari kerja (untuk membangun sistem), ditamnah 20 hari jam kerja ( untuk maintence/perawatan sytem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting).Total waktu yang disedikan untuk pembuatan proyek ini dari mulai pembukaan sampai penutupan proyek adalah 115 hari kerja.
IV. Deliverables Schedule:
Laporan kemajuan proyek dilaporkan setiap minggu, Agenda pertemuan dilakukan setiap bulan, setiap pertemuan dibuat dokumentasinya.
V. Applicable Standards:
Standar perusahaan OMG IT & Management Consultan sudah berstandar ISSO
VI. Acceptance Criteria:
OMG IT & Management Consultan sudah mengerjakan proyek yang sudah berstandarisasi.
VII. Special Requirements:
Menetapkan persyaratan khusus minimum lulusan untuk programmer adalah S1 dan sudah bekerja mimal satu tahun
Sistem Informasi Kepegawaian
PT. Area Multi Conindo
WBS (Work Breakdown Structure)
1.0 Analisa & Desain Sistem
1.1. Menganalisa kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk membuat statement of purpose, Event List dan Contex diagram
1.2. Membuat DFD Levelled 1.3. Membuat Kamus data
1.4. Membuat process specification 1.5. Membuat ERD
1.6. Dokumentasi Analisa dan Desain sytem
2.0 Desain aplikasi
2.1 Desain menu aplikasi + form entri 2.2 Membuat desain report + form report 2.3 Dokumentasi aplikasi
3.0 Programming
3.1 Programming (Back End & front end)
3.2 Dokumentasi program (Front End & Back End)
4. Testing program
4.1 Melakukan test terhadap program 4.2 Memberikan catatan list perbaikan 4.3 Dokumentasi testing program
5.0 Instalasi Program
5.1 Setting infrastruktur dan software pendukung 5.2 Instalasi program ke komputer user
6.0 Training usr/ SDM
6.1 Melakukan pelatihan kepada user
7.0 Dokumentasi
7.1 Desain spek Sistem 7.2 Dokumentasi SOP
7.3 Dokumentasi Admisitrasi Proyek
7.4 User & Admin Manual+Dokumen Program 7.5 Dokumen manajemen proyek
8.0 Maintenance
8.1Pemeliharaan & Perbaikan Sistem
9.0 Administrasi
