RENCANA MANAJEMEN PROYEK
MEMBANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) BERBASIS WEB
PERUSAHAAN X JL. X
Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi
Dosen: Ir. Ratnaningsih Asmara Wulan, M.B.A
Nama
: Fransiscus Xaverius Eko Budi Kristanto
NIM
: 1111600126
Konsentrasi : Teknologi Sistem Informasi
MAGISTER ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BUDI LUHUR
JAKARTA
2012
Disclaimer: Dokumen ini hanya ditujukan untuk kepentingan pendidikan
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN ... 2
2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ... 3
3. CAKUPAN PROYEK ... 3
4. DAFTAR MILESTONE ... 5
5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE ... 6
6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ... 6
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ... 7
8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ... 8
9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ... 8
10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK ... 8
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL ... 8
12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ... 10
13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO ... 10
14. DAFTAR RESIKO ... 11
15. RENCANA MANAJEMEN SDM ... 11
16. KALENDER SUMBER DAYA ... 13
17. BASELINE BIAYA ... 13
18. BASELINE MUTU ... 14
19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) ... 15
LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE ... 16
LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ... 20
LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ... 22
LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU ... 24
LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ... 25
1. PENDAHULUAN
Project Charter
Nama Proyek : Membangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) Perusahaan X Berbasis Web Tanggal Mulai Proyek : 21 September 2012
Tanggal Selesai Proyek : 23 Januari 2013
Manager Proyek : FX. Eko Budi Kristanto, http://fxekobudi.net
Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem berbasis web yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian yang meliputi perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi PERUSAHAAN X maupun guru/karyawannya. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistem berjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML, perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, sampai implementasi dan pemasangan aplikasi di server. Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan dengan estimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 62.120.000.
Faktor Penentu Keberhasilan:
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu: • Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
• Komitmen dan dukungan dari tim proyek.
• Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).
• Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. • Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. Manfaat yang Diharapkan:
Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini, diantaranya adalah:
Dari sisi yayasan dan sekolah:
• Lebih mudah untuk melihat data kepegawaian secara keseluruhan.
• Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap riwayat kepegawaian.
• Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas sekolah-sekolah dan PERUSAHAAN X.
• Pertanggungjawaban yayasan terhadap guru/karyawan akan lebih mudah. Dari sisi guru/karyawan:
• Memperoleh informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya.
• Lebih mudah dalam mengetahui informasi kepegawaian terkini dari Biro Personalia.
2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK
Pendekatan Proyek Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian berbasis web yang dapat menyediakan data kepegawaian terintegrasi serta meningkatkan kecepatan layanan informasi kepegawaian.
Tahapan pendekatan proyek:
1) Analisis kebutuhan pengguna, hardware dan software yang akan diimplementasikan.
2) Perancangan antarmuka aplikasi web, navigasi, input dan output, dan perancangan database. 3) Pengembangan sistem dan melakukan upload database.
4) Ujicoba website secara offline dan online.
5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.
3. CAKUPAN PROYEK
Proyek membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian berbasis web di Perusahaan X Jakarta. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Modul informasi kepegawaian yang dibuat meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
Dari hasil analisis kebutuhan PERUSAHAAN X dan pengguna aplikasi, dibutuhkan suatu sistem informasi berbasis web yang multiuser. Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem yang dibutuhkan berdasarkan level pengguna (administrator, pejabat fungsional, dan guru/karyawan).
a. Pengguna: Administrator
Nama Fungsi Deskripsi
Perekrutan Untuk mengelola data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan yang dapat ditambah, diedit atau dihapus
Data Induk Untuk mengelola data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus
Promosi Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)
Asuransi Untuk mengelola daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut sertakan dalam asuransi
Penghargaan Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak
Pensiun Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP)
Formasi Untuk mengelola penyebaran formasi kepegawaian
Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.
guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun
Account Untuk mengelola akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan
b. Pengguna: Pejabat Fungsional
Nama Fungsi Deskripsi
Perekrutan Untuk melihat data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan Data Induk Untuk melihat data induk guru/karyawan
Promosi Untuk melihat daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)
Asuransi Untuk melihat daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut sertakan dalam asuransi
Penghargaan Untuk melihat daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak
Pensiun Untuk melihat daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP)
Formasi Untuk melihat penyebaran formasi kepegawaian
Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.
Laporan Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun
Account Untuk mengelola password sendiri
c. Pengguna: Guru dan Karyawan
Nama Fungsi Deskripsi
Data
Kepegawaian
Digunakan untuk melihat informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya sendiri.
Riwayat Kepegawaian
Digunakan untuk melihat informasi data keluarga, riwayat mutasi yang berkaitan dengan dirinya
Statistik Digunakan untuk melihat data statistik dalam bentuk grafis: jenis kelamin, unit sekolah, jenjang pendidikan, status kepegawaian
Password Untuk mengelola password sendiri
Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional
Berikut ini adalah daftar kebutuhan non fungsional sistem:
No Kebutuhan Non Fungsional
1 Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia.
2 Sistem seharus mudah digunakan dan mudah dipelajari. 3 Sistem seharusnya cepat diakses.
4 Sistem seharusnya memiliki tampilan menarik. 5 Sistem seharusnya aman digunakan.
7 Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan. Ruang Lingkup Deskripsi Ruang Lingkup Proyek:
Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:
• Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data sistem kepegawaian berbasis file excel yang ada di Biro Personalia PERUSAHAAN X.
• Modul yang dikembangkan meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
• Aplikasi dibuat berbasis web, sehingga dapat diakses dari semua komputer dengan sistem operasi Windows dan Linux dengan menggunakan web browser dari mana saja dan kapan saja.
Penyampaian Proyek:
Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem kepegawaian ini terdiri dari laporan Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun yang dapat dieskpor ke Excel, PDF atau dicetak langsung.
Kriteria Penerimaan Proyek:
Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak PERUSAHAAN X dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak PERUSAHAAN X.
Batasan:
• Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman YII Framework dan database MySQL.
• Aplikasi diinstal di server dengan sistem operasi Linux Ubuntu Server LTS.
• Masalah terpenting adalah jika tidak ada koneksi internet maka seluruh aktivitas sistem kepegawaian yang online tidak dapat berjalan 100%.
4. DAFTAR MILESTONE
Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) PERUSAHAAN X berbasis web:
Milestone Tanggal
Mulai proyek 21/9/2012
Project charter ditandatangani 2/10/2012
Proposal disetujui 11/10/2012
Hasil analisa sistem disetujui 9/11/2012 Struktur database ditetapkan 16/11/2012 Desain antarmuka sistem disetujui 27/11/2012 Program selesai dibuat 28/12/2012 Dokumentasi sistem selesai dibuat 4/1/2013 Dokumen manual sistem selesai dibuat 10/1/2013 Sistem terimplementasi 16/1/2013
Pelatihan selesai 17/1/2013
Proyek selesai 23/1/2013
Proyek selesai 23/1/2013
5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE
Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini diperlukan waktu 89 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 4 bulan atau 112 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL.
6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).
Prosedur Kontrol Perubahan:
• Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
• Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja.
• Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
Pengajuan Perubahan:
• Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
• Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan.
• Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2). Monitor Perubahan:
• Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
• Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
• Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.
Persiapan Pertemuan
• Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
• Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
• Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
• Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
• Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
• Meeting paling sedikit membahas topik berikut: • Kemajuan proyek
• Aktivitas yang akan segera dilakukan
• Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)
Direktori Tim Proyek
Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:
Nama Posisi E-mail No. HP
FX. Eko Budi Kristanto Project Manager fxekobudi@gmail.com 0813145627xx
Budi Sistem Analis budi@gmail.com 0813145627xx
Cintya Database Designer cyntya@gmail.com 0813145627xx
Eko Interface Designer eko@gmail.com 0813145627xx
Faizal Programmer faizal@gmail.com 0813145627xx
Garry Dokumentasi Sistem garry@gmail.com 0813145627xx Hanny Quality Assurance hanny@gmail.com 0813145627xx
Indah Help Desk indah@gmail.com 0813145627xx
Joshua Trainer joshua@gmail.com 0813145627xx
Kuntoro Teknisi Komputer kentari@gmail.com 0813145627xx
8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA
Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian 8. BASELINE BIAYA.
9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN
Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan hardware/software, sehingga tidak melakukan Rencana Manajemen Pembelian. Cakupan Proyek adalah pada pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web saja.
10.RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK
Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek membangun sistem informasi kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK.
11.RENCANA MANAJEMEN JADWAL
Jadwal Proyek
No. Kegiatan Sept Okto Nov Des Jan
3.3 Desain Antarmuka sistem 3.4 Koding dan Testing 3.5 Dokumentasi Sistem 3.5 Pembuatan Manual Sistem
4. Implementasi 5. Penutupan Proyek
Milestone Report
Resource Calendar
12.RENCANA MANAJEMEN MUTU
Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu. ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU.
13.RENCANA MANAJEMEN RESIKO
Kategori Resiko berdasrkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian, yaitu seperti pada tabel dibawah ini:
Tabel Analisis SWOT
Faktor Internal
Eksternal Opportunity (O) Threat (T)
Strenght (S)
1. Sudah ada sistem kepegawaian dengan berbasis file
2. Jaringan intranet dan internet sudah tersedia 3. Kemudahan menggunakan
aplikasi online bagi orang sibuk
1. Perkembangan kemajuan teknologi sangat cepat 2. Adanya serangan dari
hacker dan cracker 3. Bencana alam yang dapat
menghilangkan data dan dokumen penting
Strenght (S) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT
1. Memiliki sistem search berdasarkan kriteria produk
2. Memiliki pengelola web sendiri
3. Ada sistem security yang menjaga keamanan data kepegawaian
S-O
1. Melakukan sosialisasi dan pelatihan
2. Merekrut developer aplikasi web yang handal dan berkualitas
3. Melakukan promosi pada jejaring sosial
facebook/twitter
S-T
1. Memberikan pelayanan yang memuaskan, cepat, aman dan nyaman
2. Menjamin kualitas barang dan garansi untuk
meningkatkan kepercayaan 4. Membuat backup data
center di beberapa lokasi yang aman dari bencana
Weakness (W) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS
1. Belum dikenal oleh guru/karyawan
2. URL belum masuk urutan
W-O
1. Bekerja sama dengan pimpinan sekolah agar sistem cepat dikenal
W-T
1. Meningkatkan kualitas sdm baik karyawan maupun pengelola SIMPEG
halaman pertama dalam pencarian di search engine 3. Infrastruktur internet di
Sekolah belum merata
2. Banyak melakukan sosialisasi tentang kenyamanan
menggunakan SIMPEG 3. Mengadakan panduan
penggunaan SIMPEG
2. Mengembangkan fitur dan arsitektur aplikasi SIMPEG 3. Selalu uptodate terhadap
perkembangan teknologi dan fitur
14.DAFTAR RESIKO
Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO.
15.RENCANA MANAJEMEN SDM
Rencana manajemen SDM atau tim proyek dapat diidentifikasi seperti di bawah ini: Identifikasi Stakeholder
Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini terdiri dari tim proyek, pihak Yayasan dan Sekolah, dan pengguna akhir aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yaitu:
A. Tim Proyek terdiri dari: 1. Project Manager 2. Sistem Analis 3. Database Designer 4. Interface Designer 5. Programmer
6. Dokumentasi Sistem 7. Quality Assurance 8. Helpdesk
9. Trainer
10.Teknisi Komputer B. Pihak Yayasan dan Sekolah:
1. Dewan Paroki 2. Ketua Yayasan
3. Kepala Biro Personalia 4. Pimpinan Biro
5. Pimpinan Sekolah C. Pengguna akhir:
1. Administrator 2. Pejabat Fungsional 3. Guru/karyawan
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Berikut ini adalah Struktur Organisasi Proyek Membangun Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X.
Deskripsi Tugas
Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut:
Nama Jabatan/Peran Tanggungjawab & Wewenang
X Menyediakan dana proyek
X Mengawasi proyek
X Menyediakan data kepegawaian
X Mengawasi Project Manager
X Mengawasi Project Manager
FX. Eko Budi Kristanto
Project Manager Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi proyek
Budi Sistem Analis Menganalisis proses bisnis dan membuat pemodelan
Cintya Database Designer Merancang dan mengelola database
Eko Interface Designer Merancang tampilan aplikasi dan input/output sistem
Faizal Programmer Membuat kode program
Garry Dokumentasi
Sistem
Membuat dokumentasi sistem Hanny Quality Assurance Menguji kualitas sistem
Indah Helpdesk Melakukan perawatan sistem
Joshua Trainer Memberikan pelatihan kepada pengguna Kuntoro Teknisi Komputer Melakukan maintenance komputer
16.KALENDER SUMBER DAYA
17.BASELINE BIAYA
Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan didasarkan. Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek.
Fase Proyek Total Biaya Keterangan
1. Mulai proyek
Rp14.480.000 Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer.
2. Perencanaan
Rp8.680.000 Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer.
3. Pelaksanaan
Rp34.640.000
Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer, programmer, dokumentasi sistem, interface designer, quality assurance, help desk
3.1.Analisa Sistem
Rp10.400.000 Honor untuk dokumentasi sistem, project manager, sistem analis.
3.2.Desain Database
Sistem Rp2.600.000 Honor untuk database designer. 3.3.Desain Antarmuka
sistem Rp2.800.000 Honor untuk interface designer
3.4.Koding dan Testing Rp14.520.000 Honor untuk programmer dan quality assurance 3.5.Dokumentasi Sistem Rp2.400.000 Honor untuk dokumentasi sistem.
3.6.Pembuatan Manual
Sistem Rp1.920.000 Honor helpdesk dan dokumentasi sistem. 4. Implementasi Rp1.440.000 Honor untuk trainer dan teknisi komputer. 5. Penutupan Proyek Rp2.880.000 Honor untuk project manager.
Total Biaya Proyek Rp62.120.000
18.BASELINE MUTU
Mutu aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat:
• Diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. • Dilakukan maintenance selama 24 jam/7 hari. • Memiliki konten yang tertata rapi.
• Menggunakan bahasa Indonesia.
• Mudah digunakan dan mudah dipelajari. • Cepat diakses.
• Memiliki tampilan menarik. • Aman digunakan.
• Menyediakan panduan penggunaan.
Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat diuji seperti terlihat pada tabel berikut:
Nama Fungsi Level Pengujian Deskripsi
Perekrutan 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan yang dapat ditambah, diedit atau dihapus
Data Induk 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus Promosi 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang
akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)
dalam asuransi
Penghargaan 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak
Pensiun 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP)
Formasi 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan penyebaran formasi kepegawaian
Statistik 100 % dapat berjalan dengan baik Melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.
Laporan 100 % dapat berjalan dengan baik Melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun
Account 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan
19.PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN)
Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan:
<Nama PPK> Tanggal:
<Jabatan PPK>
LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE
1. Baseline Jadwal
2. Work Breakdown Structure
No. Level WBS Code Activity Duration (hari) Predesesor
1 1 1 Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X 89 hari
2 2 1.1 Mulai Proyek 8 hari
3 3 1.1.1 Kick off meeting 3 hari
4 3 1.1.2 Membuat project charter 5 hari 3
5 3 1.1.3 Project charter ditandatangani 0 hari 4
6 2 1.2 Perencanaan 7 hari
7 3 1.2.1 Membuat proposal proyek 5 hari 5
8 3 1.2.2 Finalisasi proposal proyek 2 hari 7
9 3 1.2.3 Proposal disetujui 0 hari 8
10 2 1.3 Pelaksanaan 65 hari
11 3 1.3.1 Analisa sistem 21 hari
12 4 1.3.1.1 Survei dan interview dengan stakeholder 4 hari 9
13 4 1.3.1.2 Pengumpulan data primer dan sekunder 3 hari 12
14 4 1.3.1.3 Analisa sistem berjalan 7 hari 13
15 4 1.3.1.4 Pemodelan proses bisnis 3 hari 14
16 4 1.3.1.5 Review hasil analisis dengan stakeholder 1 day 15
17 4 1.3.1.6 Perbaikan analisis 2 hari 16
18 4 1.3.1.7 Review hasil perbaikan analisis 1 day 17
19 4 1.3.1.8 Hasil analisa sistem disetujui 0 hari 18
20 3 1.3.2 Desain database sistem 5 hari
21 4 1.3.2.1 Perancangan database 3 hari 19
22 4 1.3.2.2 Pengujian struktur database 1 day 21
23 4 1.3.2.3 Perbaikan rancangan database 1 day 22
24 4 1.3.2.4 Struktur database ditetapkan 0 hari 23
25 3 1.3.3 Desain antarmuka sistem 7 hari
26 4 1.3.3.1 Pengembangan antarmuka sistem 5 hari 24
27 4 1.3.3.2 Review rancangan antarmuka dengan stakeholder 1 day 26
28 4 1.3.3.3 Perbaikan rancangan antarmuka 1 day 27
29 4 1.3.3.4 Desain antarmuka sistem disetujui 0 hari 28
30 3 1.3.4 Koding dan Testing 23 hari
31 4 1.3.4.1 Melakukan pengkodingan 21 hari 29
32 4 1.3.4.2 Review koding (test unit) 2 hari 31
33 4 1.3.4.3 Program selesai dibuat 0 hari 32
34 3 1.3.5 Dokumentasi sistem 5 hari
35 4 1.3.5.1 Penyusunan dokumentasi sistem 5 hari 33
36 4 1.3.5.2 Dokumentasi sistem selesai dibuat 0 hari 35
37 3 1.3.6 Pembuatan manual sistem 4 hari
38 4 1.3.6.1 Penyusunan manual sistem 4 hari 36
39 4 1.3.6.2 Dokumen manual sistem selesai dibuat 0 hari 38
40 2 1.4 Implementasi 5 hari
41 3 1.4.1 Instalasi software 2 hari 39
42 3 1.4.2 Instalasi sistem ke server 1 hari 41
43 3 1.4.3 Setting sistem dan database 1 hari 42
44 3 1.4.4 Sistem terimplementasi 0 hari 43
45 3 1.4.5 Pelatihan operator dan admin 1 hari
46 4 1.4.5.1 Menyelenggarakan pelatihan 1 hari 43
47 4 1.4.5.2 Pelatihan selesai 0 hari 46
48 2 1.5 Penutupan proyek 4 hari
49 3 1.5.1 Penyusunan laporan akhir 1 hari 47
50 3 1.5.2 Penyusunan dokumen proyek internal 1 hari 49
51 3 1.5.3 Mendapatkan persetujuan stakeholder 1 hari 50
52 3 1.5.4 Pembagian dokumen proyek internal 1 hari 51
53 3 1.5.5 Proyek selesai 0 hari 52
LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir : Nama Proyek : Manajer Proyek :
Bidang :
Nama Pengusul : Tanggal :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan: Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan
Diajukan oleh:
Tanggal:
Disetujui oleh:
Tanggal:
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek : Manajer Proyek :
Bidang :
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal
Persetujuan
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yang diterima saja.
LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI
1. Pertemuan/Rapat (Meeting)
Jenis Pertemuan
Agenda Waktu Penanggungjawab Partisipan Masukan Keluaran
Pertemuan Pembukaan
- Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek (Project Management Plan)
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek
- Rencana Manajemen Proyek - Catatan Pertemuan
- Membahas/review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Rencana Manajemen Proyek - Membahas rencana kerja berikutnya
dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek
- Memantau & Mengontrol perubahan yang terjadi
- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan
Regular Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek
- Rencana Manajemen Proyek - Laporan Kemajuan Kerja
(Project Progress Report) & kelengkapannya:
o Form/Catatan Permintaan Perubahan
- Transfer Pengetahuan
- Membahas serah terima proyek
Sekali menjelang penutupan proyek
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek
- Rencana Kerja
- Laporan Kemajauan Kerja
- MoM & Rencana Kerja - Rencana Kerja
yang
diperbaharui
2. Pelaporan (Reporting)
Jenis Pelaporan Item Waktu Penanggungjawab Distribusi Masukan Keluaran
Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report)
- Status
- Work Progress Detail/Achievement - Deliverable & Milestone - Daftar permintaan
Perubahan
Mingguan, setiap hari Senin
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek
- Tim Rapat - Form Permintaan
Perubahan
- Daftar Permintaan Perubahan
- Undangan Pertemuan - Usulan Acara/Agenda - Pekerjaan yang belum
Diselesaikan dan Permintaan Perubahan
- Laporan status aktivitas
Mingguan,
Manajer Proyek Seluruh anggota tim - Rencana Kerja, tanggal
target
Setiap pertemuan (regular, adhoc)
Manajer Proyek & Tim
Pihak-pihak terkait & peserta
pertemuan/rapat
- Pertemuan/Rapat Catatan Rapat (MoM) & Rencana Kerja
LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU
No Deskripsi Proyek Cek Mutu
1 Analisis Sistem
2 Survei dan interview dengan stakeholder - 3 Pengumpulan data primer dan sekunder -
4 Analisa sistem berjalan √
5 Pemodelan proses bisnis √
6 Review hasil analisis dengan stakeholder √
7 Perbaikan analisis √
8 Review hasil perbaikan analisis √ 9 Desain Database Sistem
10 Perancangan database √
11 Pengujian struktur database √
12 Perbaikan rancangan database √
13 Desain antarmuka sistem
14 Pengembangan antarmuka sistem √
15 Review rancangan antarmuka dengan stakeholder √
16 Perbaikan rancangan antarmuka √
17 Koding dan Testing
18 Melakukan pengkodingan √
19 Review koding (test unit) √
20 Dokumentasi sistem √
21 Penyusunan dokumentasi sistem √
22 Pembuatan manual sistem √
23 Penyusunan manual sistem √
24 Implementasi
25 Instalasi software √
26 Instalasi sistem ke server √
27 Setting sistem dan database √
28 Instalasi software √
29 Pelatihan operator dan admin √
30 Penutupan proyek
31 Penyusunan laporan akhir √
32 Penyusunan dokumen proyek internal √
33 Mendapatkan persetujuan stakeholder √
34 Pembagian dokumen proyek internal √
35 Penutupan proyek √
36 Penyusunan laporan akhir √
LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO
No Lingkup Proyek Deskripsi Kontrol Resiko
1 Deskripsi produk Produk yang berbasis pada teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan
Resiko kecil, karena sistem berbasis web dan sudah teruji teknologinya.
2 Rencana proyek: - Work breakdown
structure
Pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail.
Resiko kecil, karena WBS dibuat secara detail yaitu sampai level 5.
- Estimasi biaya dan waktu
Estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek
Resiko kecil, karena
pembuatan web e-commerce sudah sering dikerjakan oleh tim proyek, sehingga sudah berpengalaman mengenai adanya resiko.
- Penempatan SDM Setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir
Resiko kecil, karena hampir setiap tim memiliki multiple skill yang dapat merangkap pekerjaan lain.
- Perekrutan dan sub-kontraktor
Pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek
Resiko kecil, karena kontrak proyek berlangsung sekitar 3 bulan lebih, sehingga tidak akan terjadi fluktuasi kontrak.
3 Informasi historis: hal-hal yang pernah terjadi di masa lalu, dan berkaitan dengan proyek dapat dilihat dari:
- File-file proyek sejenis dari perusahaan
Resiko besar, karena belum pernah dilakukan proyek sejenis.
- Database komersial Contohnya: Internet knowledge-bases
Resiko kecil, karena database bersifat umum. - Ilmu dan pengalaman
dari tim kerja, dikenal juga dengan sebutan: tacit knowledge
Resiko kecil, karena tim sudah berpengalaman.
