Manajemen Proyek (3)

(1)

SURAT TUGAS

No. 01/ST/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Ambungan

NIP : 15012012

Jabatan : Direktur

Alamat : Jalan Wengga Metropolitan No 64 Menugaskan kepada:

1. Nama : Nandang Gunawan

NIP :

Jabatan : Pemilik Proyek

Alamat : Jalan Sariasih no 54 Bandung

2. Nama : Joko Afandi

NIP : 1134067

Jabatan : Manajer Proyek

Alamat : Jalan Sarimanis 1 no 2A

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web tahun 2015 Proyek akan dilaksanakan bertempat di Bandung

Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

(2)

Bandung, 25 Januari 2015

Direktur

Ambungan

NIP 15012012

DAFTAR ISI

(3)

(4)

DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal Penulis Versi Referensi

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Nandang Gunawan TW,

(5)

INFO GLOBAL

Nama Proyek : Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik POS Indonesia Berbasis WEB

Pemilik Proyek : Nandang Gunawan

Manajer Proyek : Joko Afandi

Global Proyek

 Deskripsi Singkat : Aplikasi absensi bagi anggota BEM dan informasi kegiatan BEM menggunakan website

 Predecessor : -

(6)

A. Permasalahan

Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis.

B. Deskripsi Produk / Servis

Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis.

Apliakasi akan mempermudah absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa dan

mempermudah mahasiswa mengetahui kegiatan terdekat yang akan diselenggarakan

ole Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik POS Indonesia

Kurangnya minat mahasiswa untuk mencari tahu mengenai informasi kegiatan

dikampus Politeknik POS Indonesia yang di selenggarakan Badan Eksekutif

Mahasiswa maupun organisasi mahasiswa atau unit kegiatan mahasiswa. Hal tersebut

mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi penunjang permasalahan.

(7)

C. Faktor Penentu Keberhasilan

Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga faktor-faktor yang

bisa menghambat proyek.

D. Keuntungan yang Diharapkan

Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.

E. Teknologi

Faktor penentu keberhasilan proyek yaitu ialah dukungan dari semua pihak antara

lain anggota Badan Eksekutif Mahasiswa terlebih yaitu pelaksana proyek agar

menyiapkan segala kebutuhan perancangan proyek dan tim yang sudah berkompeten

dibidangnya, support software dan hardware yang memadai tentunya akan

menentukan keberhasilan serta berjalan lancarnya proyek ini.

Faktor yang akan menghambat keberhasilan salah satunya faktor kesehatan dari

pelaksana proyek atau juga salah satu anggota tim pelaksana proyek dan bahkan

hardware yang digunakan untuk membangun sistem mengalami errror atau rusak.

Keuntungan yang diharapkan dari pelaksanaan pembuatan proyek ini yaitu :



Anggota akan lebih mudah dalam melakukan absensi dalam kegiatan rapat

maupun kegiatan program kerja



Presiden mahasiswa akan sangat terbantu dalam pengontrolan keaktivan

anggotanya

(8)

Deskripsikan tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek.

F. Deskripsi Proyek

Berikan deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:



Maksud dan Tujuan Proyek

Teknologi yang dipergunakan yaitu :



Komputer server



Bahasa Pemrograman



Komputer uji

Spesifikasi Teknologi yang digunakan :

Software

Adapun spesifikasi perangkat lunak (

software

) yang dibutuhkan dalam pembuatan

sistem adalah sebagai berikut :

1)

Sistem operasi

: Microsoft windows 7 ultimate;

2)

Bahasa pemrograman : PHP;

3)

Database

: My SQL;

4)

Program editor

: Notepad++;

5)

Editor grafis

: Mirosoft visio diagram;

Hardware

Adapun spesifikasi perangkat keras (

hardware

) yang dibutuhkan dalam

pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut :

1)

Prosesor

: Intel Core i3;

2)

Memori

: 2,00 GB;

(9)

Proyek ini ditujukan agar dapat menunjang kegiatan kemahasiswaan khususnya salah satu organisasi mahasiswa

yang ada di kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa dalam hal absensi dan penyebaran informasi kegiatan dari Badan

Eksekutif Mahasiswa itu sendiri



Hasil yang Diinginkan

Hasil yang diharapkan, mahasiswa lebih tanggap akan informasi kegiatan BEM dan mahasiswa tidak menjadi

mahasiswa yang cenderung pasif, dengan adanya aplikasi ini dapat menunjang bebarapa aspek yaitu :



Lebih efisien waktu



Mahasiswa lebih aktif



Presiden Mahasiswa terbantu oleh aplikasi ini



Jadual & Milestones (Penanda Pekerjaan)

Waktu

Agenda

Milestone

Minggu I

Minggu II

Minggu III

Minggu IV

Observasi Lapangan

Merancang Sistem

Implementasi Sistem

Menguji Sistem

Analisis Sistem

Kerangka Sistem

Aplikasi Sistem

Rancangan sistem siap

digunakan



Estimasi / Perkiraan Biaya

(10)

4 Lain-lain

350.000

350.000 Total

17.050.000 

Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan

No Posisi

Qty Keterangan

System Analyst

System Design

Programmer

Quality and Assurance

Control

Memimpin proyek

Meneliti lapangan

Merancang Sistem

Mengimplementasi Sistem

Memeriksa dan Menjamin Keberhasilan

Sistem

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas

yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja.

No. Aktivitas

Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya

Milestone

1 Observasi lapangan

7

350.000 Proses Bisnis

2 Merancang Sistem

7

400.000 Kerangka

Sistem

3 Implementasi Sistem

30 30.000.000 Aplikasi

(11)

No. Aktivitas

Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya

Milestone

4 Menguji Sistem

1

300.000 Jaminan

Sistem

5 Instalasi Sistem

1

300.000 Jaminan

Kualitas

6 Dokumentasi

30 5.000.000 Dokumentasi

7 Training

2 2.000.000 Paltihan

8 Pemeliharaan

15 2.500.000 Jaminan

Kualitas

9 Meeting + Lembur

10 5.000.000 TIM

TOTAL

103

55.850.000 H. Risiko

Deskripsikan risiko proyek.

Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope proyek, tidak membahas risiko-risiko proyek secara keseluruhan

(seperti: risiko kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).

I. Batasan

Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum.

Dalam pelaksanaan proyek ini resiko terbesar yang dihadapi ialah kondisi pelaksana

proyek yang tidak bisa diprediksi, serta kondisi bangunan yang ditempati oleh pelaksana

proyek apabila terjadi kebakaran akibat sambungan arus pendek listrik dan juga

konsleting pada terminal kabel yang digunakan untuk menghubungkan daya listrik ke

mesin komputer yang sedang digunakan

(12)

J. Asumsi

Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum.

Absensi anggota BEM sudah diterapkan namun proses ini masih manual dan

terkadang anggota BEM lupa melakukan tanda tangan absenis, jadi dengan adanya

aplikasi ini maka anggota bem akan secara wajib melakukan absensi terlebih dahulu

sebelum menjalankan aktivitas pada hari tersebut.

(13)

(14)

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web

Manajer Proyek : Joko Afandi

Bidang : Sistem Absensi

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Fase A : Pengumpulan Data

1.1. Hasil (Deliverable) A.1 Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan Eksekutif mahasiswa (wawancara)

2. Fase B : Proses Pembangunan Aplikasi

2.1. Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem yang Akan dibangun 2.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi

2.1.1.1. Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware ) 2.1.1.2. Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software ) 2.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem

2.1.2.1. Paket Pekerjaan B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang dibangun 2.1.2.2. Paket Pekerjaan B.1.2.2 Perancangan Database

3. Fase C : Perancangan Pendukung Aplikasi 3.1. Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu

3.2. Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface 4. Fase D : Coding Aplikasi

5. Fase E : Implementasi dan Pengujian

5.1 Hasil (Deliverable) E.1 Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager Proyek disaksikan Pemilik Proyek

Dibuat Oleh Disetujui oleh

(15)

Nama : Joko Afandi Nama : Nandang Gunawan

TW, S.Si.,MT

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : Tanggal :

PENUGASAN TIM PROYEK

Proyek : Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif

Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web

Bidang : Sistem Absensi

(16)

CIO (Chief Information Officer) / Direktur Proyek

CIO (Chief Information Officer) atau disebut direktur proyek yang secara langsung bertanggung jawab atas IT (information Technology), IS(information

System) dan permasalahan apapun

selama berjalan nya proyek

Fauzi Nurrohman

Senior IT Management

Bertanggung jawab serta mengatur bidang IT yang berjalan didalam pelaksanaan proyek

Ulya Fitriana

Project Manager

Project Manager merupakan pimpinan dalam sebuah proyek perusahaan di lapangan. Tugas utama pada jabatan Project Manager yaitu sebagai pemimpin, serta merencanakan dan membuat laporan mengenai kinerja para tim dalam mencapai target proyek sesuai dengan perencanaan sebelumnya.

Joko Afandi

Bussines Analyst

Bussines Analyst bertanggung jawab dalam menerima serta mengumpulkan informasi kebutuhan proyek dan permasalahan proyek, setelah itu melakukan analisa dan kemudian menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikasi yang kemudian disetujui oleh pihak client dan bisa dimengerti oleh para programmernya.

Vellya Anggraini

System Analyst

System Analyst bertanggung jawab atas

penelitian, perencanaan,

pengkoordinasian, dan

merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan

(17)

Proggramer

Programmer bertugas dalam hal rincian implementasi, pengemasan, dan modifikasi algoritma serta struktur data, dituliskan dalam sebuah bahasa pemrograman tertentu sehingga menjadikan system/aplikasi yang diinginkan

Susi Susanti

Web Designer

web designer bertanggung jawab atas elemen visual dan multimedia dalam sebuah sistem/aplikasi yang di bangun. Bekerja sama dengan programer, mereka bertugas merancang sistem/aplikasi dari segi isi maupun grafis.

Rully Hafna Ayudia

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Nama : Joko Afandi Nama :

Nandang Gunawan TW.,S.Si.,MT

(18)

(19)

JADUAL PROYEK

Nama Proyek : Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa

Politenik POS Indonesia Berbasis Web Manajer Proyek : Joko Afandi

Dibuat oleh: Joko Afandi Tanggal:

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Hari

Tanggal Mulai

Tanggal

Selesai Predecessor

1. Fase A : Pengumpulan Data 7

1.1

Hasil (Deliverable) A.1

Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan Eksekutif mahasiswa (wawancara)

7 1 Februari 8 Februari

2. Fase B : Proses

Pembangunan Aplikasi 37

2.1 Hasil (Deliverable) B.1 Analisis

Sistem yang Akan dibangun 3 8 Februari 11 Februari

2.1.1 Hasil (Deliverable) B.1.1

Analisis Kebutuhan Aplikasi 3 11 Februari 14 Februari

2.1.1.1

Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware )

(20)

Tanggal

2.1.1.2

Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software )

Perancangan Sistem 15 20 Februari 7 Maret

2.1.2.1

Hasil (Deliverable) B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang Dibangun

7 7 Maret 14 maret

2.1.2.2 Hasil (Deliverable B.1.2.2

Perancangan Database 3 14 Maret 17 Maret

3. Fase C : Perancangan

Pendukung Aplikasi 14

3.1 Paket Pekerjaan C.1

Perancangan Struktur Menu 7 17 Maret 24 maret

3.2

Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface

Hasil (Deliverable) E.1

Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager Proyek disaksikan Pemilik Proyek

10 20 April 30 April

(21)

Nandang Gunawan TW., S.Si.,MT

(22)

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web

Manajer Proyek : Joko Afandi

Dibuat oleh : Joko Afandi Tanggal : 25 Januari 2015

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam

56 jam @350 rb 1 350 rb - 350 rb

(23)

Aplikasi Jam

2.1 Analisis Sistem yang Akan

dibangun 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.2 Analisis Kebutuhan

Aplikasi 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.3 Analisis Perangkat Keras (

hardware ) 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.4 Analisis Perangkat Lunak (

software ) 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.5 Perancangan Sistem 210 _Jam @51 rb/hari 1 765 rb - 765 rb

2.6 Perancangan Kerja Sistem

yang Dibangun 98 Jam @51 rb/hari 1 357 rb - 357 rb 2.7 Perancangan Database 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

3. Perancangan

Pendukung Aplikasi

196

Jam @51 rb/hari

3.1 Perancangan Struktur

Menu 98 Jam @51 rb/hari 1 357 rb - 357 rb

(24)

Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager Proyek disaksikan Pemilik Proyek & Instalasi Sistem

8 jam @600 rb 1 600 rb - 600 rb

Sub-Total: 1.226

Jam 17.948.000-, 16 org 17.948.000-,

PERENCANAAN TOTAL 1.226

(25)

Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT

Tanggal : Tanggal :

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JENIS PERTEMUAN

AGENDA WAKTU PENAGGUNG

JAWAB

(26)

JAWAB

PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

Manajemen

Pertemuan Pembukaan

- Membahas rencana kerja sesuai dengan perencanaan Manajemen Proyek (Project managemenet Plant)

- Penjelasan mengenai proyek yang akan dibangun

- Pembagian job proyek kepada tim

Pembukaan rapat

Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek

- Perencanaan Manajemen

Pertemuan Tim Proyek

- Pembahasan tentang analisis aplikasi dan perancangan system yang akan dibangun

- Membahas/ review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Perancanaan Manajemen Proyek

- Membahas progress berikutnya dengan mengacu kepada Perancanaan Manajemen Proyek

- Melakukan pengontrolan pengerjaan proyek dan perubahan yang terjadi dalam pelaksanaan proyek

- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan

Umum Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek

- Perencanaan Manajemen Proyek

- Laporan Kemajuan Kerja (Project Progress Kerja yang disetujui

Pertemuan Penutupan

- Sharing pengetahuan

- Membahas serah terima proyek

- Pengujian aplikasi yang telah dibuat

penutupan proyek

- Rencana Kerja

- Laporan Progres Kerja

- Rencana Kerja

(27)

(28)

2. PELAPORAN (REPORTING)

JENIS PELAPORAN

ITEM WAKTU PENANGGUNG

JAWAB

DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

Laporan

Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

- Status

- Work Progress Detail / Achievement

- Deliverable & Milestone

- Daftar permintaan perubahan

Weekly

Meeting, Senin Pagi

Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek proyek (Project

Progress Report)

Status Acara / Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda)

- Undangan Pertemuan

- Usulan Acara / Agenda

- Pekerjan yang belum

diselesaikan dan Permintaan perubahan

- Laporan status aktivitas

Weekly

Meeting, Senin Pagi

(undangan dikirim minimal sehari sebelum pertemuan tim proyek)

- Tim rapat

- Form / catatan permintaan perubahan

Status acara pertemuan (Stat meeting Agenda)

Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting)

- Agenda

- Isu yang dibahas

- Rencana kerja, tanggal target

Setiap pertemuan

Manajer dan Tim Proyek

Pihak-pihak terkait dan peserta pertemuan / rapat

- Pertemuan / rapat

(29)

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS

Indonesia Berbasis Web

(30)

Penulis

: Joko Afandi

Tanggal

: 25 Januari 2015

Revisi Terakhir

: -

Referensi Dokumen

: -

(31)

DAFTAR ISI

DOKUMEN KONTROL

RUANG LINGKUP (SCOPE)

Ruang Lingkup Proyek

TUJUAN

Tujuan Proyek

JADWAL PROYEK

Jadwal Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Peran dan Tanggung Jawab

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

(Communication Plan)

Persiapan Pertemuan

(Meeeting)

MANAJEMEN PERUBAHAN

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. Pertemuan / Rapat

(Meeting)

(32)

LAMPIRAN B:

1. Form Permintaan Perubahan

(Changes Request Form)

2. Catatan Permintaan Perubahan

(Changes Request Log)

LAMPIRAN C:

1. Struktur Rincian Pekerjaan

(Work Breakdown Structure)

2. Penugasan Tim Proyek

(Project Team Assignment)

(33)

DOKUMEN KONTROL

Perubahan Isi

Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan

Mengetahui

(34)

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Laporan ini meliputi Sistem aplikasi absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa berdasarkan Project Report

Presiden Mahasiswa Politeknik POS Indonesia dengan batasan sebagai berikut.

1)

Laporan ini akan membahas model aplikasi absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa

2)

Membahas Jadwal Proyek

3)

Membahas Manajemen Komunikasi dan Manajemen Perubahan

TUJUAN PROYEK

Tujuan

Proyek ini ditujukan agar dapat menunjang kegiatan kemahasiswaan khususnya salah satu organisasi mahasiswa

yang ada di kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa dalam hal absensi dan penyebaran informasi kegiatan dari Badan

Eksekutif Mahasiswa itu sendiri

Faktor Penentu Keberhasilan

Dalam Sistem Aplikasi Absensi anggota Badan Eksekutif Mahasiswa ini terdapat beberapa faktor pendukung agar

proyek ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu, antara lain :

Adapun faktor Pendukung berhasilnya Pembuatan Sistem aplikasi ini

,

adalah sebagai berikut :

1. Dukungan antar anggota dalam tim proyek;

(35)

4. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap;

5. pembiayaan, jumlah biaya yang dikeluarkan lebih kecil atau sama dengan target biaya yang disepakati.

6. Dukungan dari pihak Badan Eksekutif Mahasiwa Politeknik Pos Indonesia

Adapun faktor Penghambat berhasilnya Sistem aplikasi absensi anggota BEM, adalah sebagai berikut :

1 . Kurangnya kerjasama antar anggota tim .

2. Pemahaman yang kurang terhadap aplikasi yang akan dibuat.

3. Dana yang disediakan tidak sesuai dengan kebutuhan.

4. Faktor pendukung (

software

dan

hardware

) tidak sesuai dengan kebutuhan aplikasi yang dibuat.

5. Faktor kesehatan anggota tim proyek

Keuntungan yang diharapkan

Keuntungan yang diharapkan dari pelaksanaan pembuatan proyek ini yaitu :



Anggota akan lebih mudah dalam melakukan absensi dalam kegiatan rapat maupun kegiatan program kerja



Presiden mahasiswa akan sangat terbantu dalam pengontrolan keaktivan anggotanya

(36)

JADWAL PROYEK

Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.

Tanggal

1.1

2.1.1.1

2.1.1.2

2.1.2.1

Hasil (Deliverable) B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang Dibangun

(37)

Tanggal

3.2

7 24 Maret 31 Maret

4. Fase D : Coding Aplikasi 20 31 Maret 20 April

5. Fase E : Implementasi dan

Pengujian 10

5.1

(38)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

CIO

(Chief Information Officer) Fauzi Nurrohman

Senior IT Management Ulya Fitriana

Project Manager Joko Afandi

Business Analyst Vellya Anggraini

System Analyst Devi Natalia

Programmer Susi Susanti

(39)

Peran dan Tanggung Jawab

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

CIO (Chief Information Officer) atau disebut direktur proyek yang secara langsung bertanggung jawab atas IT (information Technology), IS(information System) dan permasalahan apapun selama berjalan nya proyek

Fauzi Nurrohman

Senior IT Management Bertanggung jawab serta mengatur bidang IT yang

berjalan didalam pelaksanaan proyek Ulya Fitriana

Project Manager

Project Manager merupakan pimpinan dalam sebuah proyek perusahaan di lapangan. Tugas utama pada jabatan Project Manager yaitu sebagai pemimpin, serta merencanakan dan membuat laporan mengenai kinerja para tim dalam mencapai target proyek sesuai dengan perencanaan sebelumnya.

Joko Afandi

Bussines Analyst

Bussines Analyst bertanggung jawab dalam menerima serta mengumpulkan informasi kebutuhan proyek dan permasalahan proyek, setelah itu melakukan analisa dan kemudian menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikasi yang kemudian disetujui oleh pihak client dan bisa dimengerti oleh para programmernya.

Vellya Anggraini

System Analyst

System Analyst bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan

Devi Natalia

Proggramer

Programmer bertugas dalam hal rincian implementasi, pengemasan, dan modifikasi algoritma serta struktur data, dituliskan dalam sebuah bahasa pemrograman tertentu sehingga menjadikan system/aplikasi yang diinginkan

(40)

Web Designer

web designer bertanggung jawab atas elemen visual dan multimedia dalam sebuah sistem/aplikasi yang di bangun. Bekerja sama dengan programer, mereka bertugas merancang sistem/aplikasi dari segi isi maupun grafis.

Rully Hafna Ayudia

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi menjabarkan komunikasi antar anggota tim yang akan terlibat dalam proses pengerjaan

Sistem Aplikasi Absensi anggota Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pos Indonesia. Bentuk komunikasi disini tidak

dilakukan secara formal saja, akan tetapi juga dilakukan secara terbuka agar adanya keterbukaan terhadap masing-masing

anggota tim proyek dan memudahkan adanya

sharing

ilmu untuk memudahkan dalam pengerjaan proyek.

Persiapan Pertemuan

(Meeting)

1. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam

meeting

.

2. Mendistribusikan agenda

meeting

, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan

kepentingan, dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan estimasi waktu.

3. Mendistribusikan materi

meeting

, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.

4. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan

meeting

dapat berjalan pada jalurnya dengan efektif, sehingga tujuan

meeting

dapat dicapai.

5. Pemimpin

meeting

akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi

meeting

.

6. Meeting paling sedikit membahas topik berikut :

(41)



Program Kerja yang akan segera dilakukan



Pembahasan ulang control perubahan

(change control review)

MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut,

maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur

Kontrol Perubahan

(Chages Control Procedure)

A. Prosedur Kontrol Perubahan

(Chages Control Procedure) :

Setiap perubahan yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur

berikut :



Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim, terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi

jadwal dan ruang lingkup kerja.



Persetujuan pada

Form

Permintaan Perubahan / Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap

perubahan pada jadwal.

B. Pengajuan Perubahan



Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui surat format yang melampirkan apa saja yang perlu

dirubah

(42)

C. Monitor Perubahan



Apabila

form

Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.



Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah

disetujui dan mempresentasikannya dalam

meeting

kemajuan proyek untuk disetujui.



Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam

meeting

proyek. Project Manager harus menanda

tangani

Form

Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.



Daftar Permintaan Perubahan dan di-

review

pada

meeting

proyek untuk mengecek perubahan-perubahan yang

belum diselesaikan.

Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan bisa dilihat pada lampiran-B :

B-1. Form Permintaan Perubahan

(Change Request Form).

B-2. Daftar Permintaan Perubahan

(Change Request Log).

LAMPIRAN A:

PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JAWAB

PARTISIPA N

MASUKAN KELUARAN

Manajemen

Pertemuan Pembukaan

- Membahas rencana kerja sesuai dengan perencanaan

Pembukaan rapat

Manajer Proyek Seluruh anggota tim

- Perencan aan

(43)

JAWAB

PARTISIPA N

MASUKAN KELUARAN

Manajemen Proyek (Project

managemenet Plant)

- Penjelasan mengenai proyek yang akan dibangun

- Pembagian job proyek kepada tim

proyek Manajem

en Tim Proyek

- Pembahasan tentang analisis aplikasi dan perancangan system yang akan dibangun

- Membahas/ review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Perancanaan Manajemen Proyek

- Membahas progress

berikutnya dengan mengacu

kepada Perancanaan

Manajemen Proyek

- Melakukan pengontrolan pengerjaan proyek dan perubahan yang terjadi dalam pelaksanaan proyek

- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan

Umum Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek Kerja yang disetujui

Pertemuan Penutupan

- Sharing pengetahuan

- Membahas serah terima proyek

- Pengujian aplikasi yang telah dibuat

penutupan proyek

(44)

2. PELAPORAN (REPORTING)

JENIS PELAPORAN

ITEM WAKTU PENANGGUNG

JAWAB

DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

Laporan

Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

- Status

- Work Progress Detail / Achievement

- Deliverable & Milestone

- Daftar permintaan perubahan

Weekly

Meeting, Senin Pagi

Laporan kemajuan proyek (Project

Progress Report)

Status Acara / Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda)

- Undangan Pertemuan

- Usulan Acara / Agenda

- Pekerjan yang belum

diselesaikan dan Permintaan perubahan

- Laporan status aktivitas

Weekly

Meeting, Senin Pagi

(undangan dikirim minimal sehari sebelum pertemuan tim proyek)

- Tim rapat

- Form / catatan permintaan perubahan

Status acara pertemuan (Status meeting Agenda)

Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting)

- Agenda

- Isu yang dibahas

- Rencana kerja, tanggal target

Setiap pertemuan

Manajer dan Tim Proyek

Pihak-pihak terkait dan peserta pertemuan / rapat

- Pertemuan / rapat

(45)

LAMPIRAN B:

1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

Nama Pengusul : Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

…………

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan ...

Diajukan oleh :

Tanggal:

Disetujui oleh:

(46)

2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan

(47)

LAMPIRAN C:

1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Fase A : Pengumpulan Data

1.1. Hasil (Deliverable) A.1 Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan Eksekutif mahasiswa (wawancara)

2. Fase B : Proses Pembangunan Aplikasi

2.1. Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem yang Akan dibangun 2.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi

2.1.1.1. Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware ) 2.1.1.2. Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software ) 2.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem

2.1.2.1. Paket Pekerjaan B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang dibangun 2.1.2.2. Paket Pekerjaan B.1.2.2 Perancangan Database

3. Fase C : Perancangan Pendukung Aplikasi 3.1. Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu

3.2. Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface 4. Fase D : Coding Aplikasi

5. Fase E : Implementasi dan Pengujian

5.1 Hasil (Deliverable) E.1 Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager Proyek disaksikan Pemilik Proyek

Nama : Joko Adandi Nama : Nandang Gunawan

T.W, S.Si.,MT.

(48)

2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK

Nama Proyek : Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif _{Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web} Manajer Proyek : Joko Afandi

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

CIO (Chief Information Officer) atau disebut direktur proyek yang secara langsung bertanggung jawab atas IT (information Technology), IS(information

System) dan permasalahan apapun

selama berjalan nya proyek

Fauzi Nurrohman

Senior IT Management

Bertanggung jawab serta mengatur bidang IT yang berjalan didalam pelaksanaan proyek

Ulya Fitriana

Project Manager

Project Manager merupakan pimpinan dalam sebuah proyek perusahaan di lapangan. Tugas utama pada jabatan Project Manager yaitu sebagai pemimpin, serta merencanakan dan membuat laporan mengenai kinerja para tim dalam mencapai target proyek sesuai dengan perencanaan sebelumnya.

Joko Afandi

Bussines Analyst

Bussines Analyst bertanggung jawab dalam menerima serta mengumpulkan informasi kebutuhan proyek dan permasalahan proyek, setelah itu melakukan analisa dan kemudian menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikasi yang kemudian disetujui oleh pihak client dan bisa dimengerti oleh para programmernya.

Vellya Anggraini

System Analyst

System Analyst bertanggung jawab atas

penelitian, perencanaan,

pengkoordinasian, dan

merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan

Devi Natalia

Proggramer

Programmer bertugas dalam hal rincian implementasi, pengemasan, dan modifikasi algoritma serta struktur data, dituliskan dalam sebuah bahasa pemrograman tertentu sehingga menjadikan system/aplikasi yang diinginkan

Susi Susanti

Web Designer

web designer bertanggung jawab atas elemen visual dan multimedia dalam sebuah sistem/aplikasi yang di bangun. Bekerja sama dengan programer, mereka bertugas merancang sistem/aplikasi dari segi isi maupun grafis.

(49)

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Nandang Gunawan T.W, S.Si.,MT

Tanggal : Tanggal :

3. JADWAL PROYEK:

JADUAL PROYEK

Dibuat oleh: Joko Afandi

Tanggal: 25 Januari 2015

Tanggal

1.1

2.1.1.1

2.1.1.2

2.1.2.1 Hasil (Deliverable) B.1.2.1

(50)

Tanggal

yang Dibangun

3.2

7 24 Maret 31 Maret

4. Fase D : Coding Aplikasi 20 31 Maret 20 April

5. Fase E : Implementasi dan

Pengujian 10

5.1

10 20 April 30 April

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

:

Nandang

Gunawan T.W.,

S.Si.,MT

Jabatan

: Manajer proyek

Jabatan

: Pemilik Proyek

(51)

3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Dibuat oleh : Joko Afandi

Tanggal : 25 Januari 2015

Jam

56 jam @350 rb 1 350 rb - 350 rb

2. Proses Pembangunan

Aplikasi

518

Jam @51 rb/hari

2.1 Analisis Sistem yang Akan

dibangun 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.2 Analisis Kebutuhan

Aplikasi 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.3 Analisis Perangkat Keras (

hardware ) 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.4 Analisis Perangkat Lunak (

software ) 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

2.5 Perancangan Sistem 210

Jam @51 rb/hari 1 765 rb - 765 rb

2.6 Perancangan Kerja Sistem

yang Dibangun 98 Jam @51 rb/hari 1 357 rb - 357 rb 2.7 Perancangan Database 42 Jam @51 rb/hari 1 153 rb - 153 rb

3. Perancangan

Pendukung Aplikasi

196

Jam @51 rb/hari

3.1 Perancangan Struktur

Menu 98 Jam @51 rb/hari 1 357 rb - 357 rb

3.2 Perancangan Antar

Muka/Interface 98 Jam @51 rb/hari 1 357 rb - 357 rb

4. Pengujian Aplikasi Oleh

(52)

Proyek disaksikan Pemilik Proyek & Instalasi Sistem

5. Dokumentasi 240

Sub-Total: 1.226

Jam 17.948.000-, 16 org 17.948.000-,

PERENCANAAN TOTAL 1.226

jam 17.948 jt 16 org 17.948 jt - 17.948 jt

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

:

Nandang Gunawan _{TW, S.Si., MT.}

Jabatan

: Manajer proyek

Jabatan

: Pemilik Proyek

(53)

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek

:

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan

Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia

Berbasis Web

Manajer Proyek : Joko Afandi

Bidang

: Sistem Absensi

Dibuat oleh : Joko Afandi Tanggal : 25 Januari 2015

Hasil #1 Sesuai dengan scope & jadual

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Hasil #2 Sesuai dengan scope & jadual

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadual

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Ya

(54)

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK

No.01/LPP/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Joko Afandi

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : JL. Sarimanis 1 no 2a Blok 13

Selaku Pelaksana ProyekAplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web dengan spesifikasi berdasarkan Surat Penugasan Nomor : No. 01/ST/01A/2015. Tanggal 30 bulan April tahun 2015 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Bandung, 30 April 2015

Pelaksana Proyek

Joko Afandi

(55)

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK

No. 01/LPP/02A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Nandang Gunawan TW, S.Si., MT. Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Bandung

Selaku Pengawas Pelaksana Proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web dengan spesifikasi dengan spesifikasi yang

tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek”

(terlampir).

Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek nomor

No. 01/LPP/02A/2015 tanggal

30 April

2015 dari Manajer Proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa penyelesaian proyek

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pos

Indonesia Berbasis WEB

berdasarkan Surat Penugasan Nomor: No. 01/ST/01A/2015

tanggal 25 januari 2015 telah diselesaikan dengan baik.

Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 30 April 2015

Pengawas Pelaksana Proyek

Nandang Gunawan TW, S.Si., MT.

(56)

BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK

No. 01/BAPP/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)

Alamat : Bandung

Selanjutnya disebut : Pengawas Proyek 2. Nama : Joko Afandi

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : JL. Sarimanis 1 no 2A Blok 13 Selanjutnya disebut : Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1.

Proyek :

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web

2.

Nomor Surat Tugas / tanggal : No. 01/ST/01A/2015 tanggal 25 Januari 2015 telah selesai dikerjakan.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 30 April 2015

Pelaksana Proyek Pengawas Proyek

Joko Afandi Nandang Gunawan TW, S.Si., MT.

(57)

BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK

No. 01/BASTP/01A/2015

Pada hari ini 30 April 2015 kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. Nama : Nandang Gunawan TW, S.Si., MT

Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)

Alamat : Bandung

2. Nama : Joko Afandi

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : JL. Sarimanis 1 no 2A blok 13 Menerangkan sebagai berikut:

1.

Proyek :

(58)

3.

Pelaksanaan Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek Nomor: No. 01/BASTP/01A/2015 tanggal 25 Januari 2015 dan Laporan Penyelesaian Proyek nomor: .../…/.../... tanggal... bulan... tahun...

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

PELAKSANA PENGAWAS PELAKSANA

Joko Afandi Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT