LKP : Sistem Informasi Rekrutmen Pada PT. PAL Indonesia ( Persero ).

(1)

Oleh :

Arlince Silitonga 05410100019

Bastian Hadiwirawan 05410100314

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

(2)

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar belakang masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PT PAL INDONESIA (Persero) ... 6

2.1 Sejarah ... 6

2.2 Visi dan Misi ... 7

2.3 Tugas Pokok PT. PAL INDONESIA (Persero) ... 8

2.4 Struktur Organisasi dan Penjelasan tugas PT. PAL INDONESIA (Persero) ... 8

2.4.1 Divisi Pemasaran dan Penjualan ... 9

2.4.2 Divisi Teknologi ... 10

2.4.3 Divisi Pengadaan & Pergudangan ... 10

2.4.4 Divisi Kapal Perang ... 11

2.4.5. Divisi Kapal Niaga ... 11

(3)

2.4.7. Divisi Pemeliharaan dan Perbaikan ... 12

2.4.8. Divisi Perbendaharaan ... 13

2.4.9. Divisi Akuntansi ... 14

2.4.10.Divisi Pembinaan Organisasi dan SDM ... 14

2.4.11 Divisi Kawasan Perusahaan ... 15

2.4.12 Satuaan Pengawasan Intern ... 15

2.4.13 Divisi Kualitas & Standarisasi... 16

2.4.14 Sekretaris Perusahaan ... 16

BAB III LANDASAN TEORI ... 18

3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ... 18

3.2 Analisis dan Perancangan Sistem ... 20

3.3 Dokumen Flow dan Sistem Flow ... 21

3.4 Hirarki Input Proses Output dan Data Flow Diagram ... 23

3.5 Entity Relationship Diagram ... 24

3.6 Visual Basic .NET ... 25

3.7 Oracle 9i Release 2 ... 26

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 28

4.1 Analisa dan Perancangan Sistem ... 28

4.2 Dokumen Flow ... 29

4.3 Sistem Flow ... 31

4.4 HIPO dan Data Flow Diagram ... 36

4.4.1 HIPO ... 36

4.4.2 Data Flow Diagram ... 37

(4)

4.6 Desain Input Output ... 43

BAB V PENUTUP ... 57

DAFTAR PUSTAKA ... 59

(5)

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. PAL INDONESIA (Persero) ... 9

Gambar 3.1 Diagram proses rekrutmen ... 20

Gambar 4.1 Dokumen flow rekrutmen umum ... 29

Gambar 4.2 Dokumen flow rekrutmen detail ... 30

Gambar 4.3 Sistem flow permintaan rekrutmen ... 31

Gambar 4.4 Sistem flow seleksi 1 ... 33

Gambar 4.7 Diagram HIPO... 36

Gambar 4.8 Diagram Konteks... 37

Gambar 4.9 Digram Level 1... 38

Gambar 4.10 Diagram level 2 ... 39

Gambar 4.11 CDM ... 40

Gambar 4.12 PDM ... 42

Gambar 4.13 Login ... 43

Gambar 4.14 Master User ... 43

Gambar 4.15 Master Propinsi ... 44

Gambar 4.16 Master Kota ... 45

Gambar 4.17 Master Divisi ... 45

Gambar 4.18 Master Lowongan ... 46

Gambar 4.19 Master Jenis Tes ... 47

(6)

Gambar 4.21 Master Nilai Teori Praktek dan Psikologi ... 48

Gambar 4.22 Master Nilai Kesehatan ... 48

Gambar 4.23 Form permintaan ... 49

Gambar 4.24 Form pelamar ... 50

Gambar 4.25 Form jadwal tes ... 50

Gambar 4.26 Surat panggilan ... 51

Gambar 4.27 Form penilaian tes teori praktek dan wawancara ... 52

Gambar 4.28 Form penilaian tes psikologi ... 53

Gambar 4.29 Form penilaian tes kesehatan ... 53

Gambar 4.30 Form daftar peserta... 54

Gambar 4.31 Form cetak kontrak... 54

Gambar 4.32 Surat kontrak ... 55

(7)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Semakin berkembangnya teknologi informasi dalam berbagai bidang kehidupan yang begitu pesat, mendorong manusia untuk berlomba-lomba memanfaatkan teknologi informasi sebagai usaha untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang sedang dilakukan. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi tentunya disesuaikan dengan sifat kebutuhan serta tingkat kebutuhan dari sistem tersebut. Pengelolaan data yang dikerjakan secara manual, sudah tidak cocok dan efisien lagi untuk dipertahankan.

Suatu organisasi akan tertinggal jauh apabila tidak memiliki sistem informasi yang akurat dan tepat dalam waktu yang singkat. Teknologi informasi sangat unggul untuk kecepatan dalam menyampaikan informasi yang dibutuhkan tanpa dipengaruhi oleh jarak dan tempat maupun batas. Banyak Negara maju menerapkan teknologi informasi sebagai sesuatu yang luar biasa dalam pencapaian efisiensi waktu dan biaya sehingga suatu organisasi yang menggunakan teknologi informasi dapat berkembang dengan pesat.

(8)

Seperti yang telah diungkapkan diatas bahwa makin banyak segi kehidupan dalam perusahaan yang mempergunakan teknologi informasi sebagai alat bantu proses. Tidak terkecuali pada bagian PSDM (Pemberdayaan Sumber Daya Manusia) atau mungkin disebut juga HRD (Human Resource Department). Banyak sistem informasi yang berinteraksi dalam salah satu bagian perusahaan yang fital ini meliputi : rekrutment pegawai, penilaian tenaga kerja dan jenjang karier dalam perusahaan.

Perusahaan secara berkala merekrut untuk menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan sumber daya manusia (Simamora,1997). PT. PAL INDONESIA (Persero) sebagai perusahaan besar yang memiliki banyak divisi tentunya memiliki banyak kriteria pegawai yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang ada. Sebelum perusahaan dapat mengisi posisi atau lowongan pekerjaan yang ada maka perusahaan tersebut haruslah mencari orang-orang yang tidak hanya mampu atau memenuhi syarat yang ditentukan namun haruslah memiliki keinginan untuk posisi tersebut. Pada setiap perusahaan memiliki proses rekrutmen sendiri sesuai dengan proses yang berlaku. Pada prosesnya rekrutmen membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit baik untuk melakukan pengumuman, proses seleksi dan pendataan para pelamar yang tidak sedikit jumlahnya serta harus selektif dalam melakukan penyaringan.

(9)

lampau dapat diakses sebagai masukkan untuk proses rekrutmen yang akan dilakukan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan: Bagaimana merancang dan membagun sistem informasi rekrutmen pada PT. PAL INDONESIA (Persero) dengan menggunakan sistem terkomputerisasi.

1.3. Batasan Masalah

Dalam permasalahan ini terdapat beberapa hal yang jelas menuangkan ruang penyelesaian masalah dalam analisa program ini. Hal – hal tersebut dapat dilihat pada batasan masalah berikut :

1. Sistem informasi rekrutmen ini mencakup rekrutmen tenaga kerja dari luar bukan interen perusahaan (jenjang karier).

2. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh pihak PSDM pada saat pelamar memasukkan surat lamarannya ke PT. PAL INDONESIA (Persero).

3. Semua data pada proses seleksi administrasi, tes kompetensi, tes psikologi dan tes kesehatan dilakukan secara manual oleh pihak perusahaan dimana hasilnya akan menjadi inputan yang diolah pada komputer yang telah terinstal program ini.

4. Sistem akan memberikan informasi kepada pihak PSDM hasil dari tes yang memenuhi persyaratan.

(10)

1.4. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. PAL INDONESIA (Persero) adalah untuk memudahkan pihak manajemen perusahaan menentukan pelamar yang memiliki standar yang telah ditentukan.

Sedangkan manfaat yang ingin diambil oleh PT. PAL INDONESIA (Persero) dari pengembangan sistem informasi ini adalah :

1. Keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan menjadi lebih meningkat, karena waktu yang digunakan untuk proses sistem rekrutmen tidak terlalu lama dibanding dengan sistem manual. Sehingga pemenuhan karyawan yang dibutuhkan dapat terpenuhi lebih cepat.

2. Dapat meminimalkan biaya dan waktu dalam melakukan proses rekrutmen seleksi dari awal hingga akhir proses rekrutmen.

3. Memudahkan mendokumentasikan data calon karyawan agar lebih mudah dalam memodifikasi, menyeleleksi serta menyediakan informasi yang akurat bagi PSDM.

1.5. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah dari pembuatan sistem informasi akademik, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan laporan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

(11)

organisasi dan penjelasan tugas PT. PAL INDONESIA (Persero) dan penjelasan tiap divisi yang ada.

BAB III LANDASAN TEORI

Berisi penjelasan teori-teori yang digunakan dalam membantu proses analisa dan desain sistem, yaitu manajemen sumber daya manusia, analisa dan perancangan sistem, dokumen flow dan sistem flow, hirarki input proses output dan data flow diagram, entity relationship diagram, visual basic.net dan oracle 9i release2.

BAB IV PENJELASAN PEKERJAAN

Berisi penjelasan tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek. Berisi Dokumen flow perusahaan, Sistem flow, Hirarki input proses output, Data flow diagram, Entity relationship diagram dan desain input output.

BAB V PENUTUP

(12)

BAB II

GAMBARAN UMUMPT. PAL INDONESIA(Persero)

2.1 Sejarah

Untuk memenuhi kebutuhan pembangunan di sektor Industri Maritim maka dalam hal ini pemerintah membuka perusahaan galangan kapal yaitu PT. PAL INDONESIA (Persero). Perusahaan ini disamping tugas utamanya membangun kapal baru juga ikut serta membangun dan memajukan Teknologi dan Industri kemaritiman yang ada di Indonesia.

Terbentuknya perusahaan PT. PAL INDONESIA (Persero) merupakan kelanjutan dari Marine Establishment (ME) yang didirikan oleh pernerintah Hindia Belanda. ME diresmikan dengan lembar nomer 22/1939 pada tahun 1939 yang mempunyai tugas dan fungsi untuk melakukan perawatan dan perbaikan kapal-kapal laut yang digunakan sebagai armada Angkatan Laut Belanda yang menjaga kepentingan-kepentingan daerah kolonialnya. Pada dasarnya ME sendiri merupakan kelanjutan dari "PAL" artinya Penataran Angkatan Laut yang didirikan Hindia Belanda pada tahun 1848.

(13)

Pada masa Perang Kemerdekaan setelah Republik Indonesia diproklamasikan namanya dirubah menjadi PAL (Penataran Angkatan Laut), hanya saja penyerahan ME oleh Pemerintah Hindia Belanda berkesan setengah hati dan sering terjadi sabotase.

Dengan bcrdasarkan keputusan Presiden RI nomer 370/61 tahun 1961, Penataran Angkatan Laut dilebur kedalam Departemen Angkatan Laut dan namanya dirubah menjadi Komando Angkatan Laut (Konatal). Sejak tahun 1961 Konatal tidak lagi berstatus sebagai Perusahaan Negara. dan bertugas untuk memelihara, memperbaiki dan membangun kapal-kapal Angkatan Laut.

Perkernbangan selanjutnya adalah perubahan status Konatal menjadi Perusahaan Umum Negara berdasarkan Peraturan Pemerintah nomer 4 tahun 1978. Perusahaan negara ini dikenal dengan nama Perusahaan Umum Dok dan Galangan Kapal (Perumpal). Akhirnya dengan lembaran Negara RI nomer 8 tahun 1980 dan akte pendirian nomer 12 tahun 1980 tanggal 15 April 1980 Perumpal diubah statusnya menjadi Perseroan dengan nama PT. PAL INDONESIA (Persero) dan sampai dengan saat ini telah diadakan perubahan yang terakhir dengan akte pendirian Nomer I tanggal 4 Nopember 2002.

2.2 Visi dan Misi

Visi

Menjadi perusahaan perkapalan dan rekayasa berkelas dunia yang dihormati

Misi

(14)

2. Menjadi bagian penting dalam mendukung pertahanan dan keamanan nasional.

2.3 Tugas Pokok PT. PAL INDONESIA (Persero)

PT. PAL INDONESIA (Persero) memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1. Melaksanakan rancang hangun kapal maupun non kapal.

2. Memproduksi kapal-kapal (jenis niaga maupun perang).

3. Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan kapal maupun non kapal.

4. Melaksanakan penelitian dan pengembangan produk-produk yang merupakan peluang usaha.

2.4 Struktur Organisasi dan Penjelasan tugas PT. PAL INDONESIA

(Persero)

Menurut Surat Keputusan Direktur Utama PT. PAL INDONESIA (Persero) nomor : SKEP/038.a/10000/XII/2007, tanggal 22 Januari 2008, Struktur Organisasi PT. PAL INDONESIA (Persero) terdiri dari 6 (enam) Direksi yaitu : 1. Direktur Utama

2. Direktur Pengembangan Usaha 3. Direktur Pembangunan Kapal

4. Direktur Rekayasa Umum & Pemeliharaan 5. Direktur Keuangan

6. Direktur SDM & Umum

(15)

Direktur Utam a

Kepala Satuan Pengawasan I ntern

Kepala Divisi Jaminan Kualitas & Standarisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. PAL INDONESIA (Persero) Adapun penjelasan dari tugas masing-masing Divisi beserta bagan struktur Organisasi PT. PAL INDONESIA (Persero) (gambar 2.1) sebagai berikut:

2.4.1 Divisi Pemasaran dan Penjualan

Adapun tugas dari divisi pemasaran dan penjualan adalah sebagai berikut : 1. Melaksanakan perencanaan pemasaran jangka panjang dan jangka pendek

produk kapal maupun non kapal.

2. Melaksanakan riset pasar, segmentasi pasar dan studi kelayakan terhadap produk kapal dan non kapal.

3. Melaksanakan pemasaran dan penjualan produk kapal dan non kapal.

4. Melaksanakan pengembangan produk dan pengembangan pasar untuk mendukung produk baru.

(16)

2.4.2 Divisi Teknologi

Adapun tugas dari divisi teknologi adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan perencanaan desain dan engineering untuk proyek-proyek yang sedang diproduksi.

2. Melaksanakan penelitian dan pengembangan dibidang rancang bangun dan proses produksi.

3. Merencanakan dan mengembangkan sistem informasi untuk menunjang kegiatan yang berhubungan dengan rancang bangun dan penelitian.

4. Melaksanakan strategi dibidang teknologi, penelitian dan pengembangan maupun bidang-bidang lainnya sesuai dengan pengarahan dan ketentuan Direksi.

5. Melaksanakan kegiatan integrated logistic support untuk kapal-kapal yang diproduksi.

2.4.3 Divisi Pengadaan & Pergudangan

Adapun tugas dari divisi pengadaan dan pergudangan adalah sebagai berikut :

1. Merencanakan kebutuhan Material baik untuk mendukung proyek maupun operasional.

2. Mengkoordinir pelaksanaan pengadaan material sesuai kebutuhan material. 3. Mengkoordinir pengelolaan material pada lokasi penyimpanan.

(17)

2.4.4 Divisi Kapal Perang

Adapun tugas dari divisi kapal perang adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan perencanaan pembangunan kapal-kapal perang maupun selain kapal perang sesuai kebijakan Direktur Pembangunan Kapal.

2. Melaksanakan pemasaran dan penjualan untuk produk dan jasa bagi fasilitas idle capacity

3. Merinci IPP (Instruksi Pelaksanaan Proyek) yang telah dibuat oleh Direktorat Pembangunan Kapal menjadi jadwal pelaksanaan proyek dan nilai biaya proyek yang terperinci.

4. Melaksanakan pembangunan proyek-proyek kapal secara efektif dan efisien. Sesuai aspek QCD.

5. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek-proyek agar mendapatkan hasil pekerjaan yang memenuhi standar kualitas dengan menggunakan biaya, tenaga, material, peralatan keselamatan kerja dan waktu seefektif mungkin.

2.4.5. Divisi Kapal Niaga

Adapun tugas dari divisi kapal niaga adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan perencanaan pembangunan kapal-kapal niaga sesuai kebijakan Direktur Pembangunan Kapal.

(18)

2.4.6. Divisi General Engineering

Adapun tugas dari divisi general engineering adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan perencanaan pembangunan produk-produk rekayasa umum sesuai kebijakan Direktur Pemeliharaan dan Rekayasa Umum.

3. Merinci IPP (Instruksi Pelaksanaan Proyek) yang telah dibuat oleh Direktorat Pemeliharaan dan Rekayasa Umum menjadi jadwal pelaksanaan proyek dan nilai biaya proyek yang terperinci.

2.4.7. Divisi Pemeliharaan dan Perbaikan

(19)

1. Melaksanakan perencanaan pemeliharaan dan perbaikan kapl maupun non kapal sesuai kebijakan Direktur Pemeliharaan dan Rekayasa Umum.

3. Merinci IPP (Instruksi Pelaksanaan Proyek) yang telah dibuat oleh Direktorat Pemeliharaan dan Rekayasa Umum menjadi jadwal pelaksanaan proyek dan nilai biaya proyek yang terperinci.

2.4.8. Divisi Perbendaharaan

Adapun tugas dari divisi perbendaharaan adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan kebijakan pendanaan perusahaan sesuai dengan prinsip pengelolaan pendanaan dan perbankan yang berlaku.

2. Melaksanakan strategi optimalisasi return kinerja keuangan dan likuiditas perusahaan.

3. Melaksanakan analisa pasar keuangan sebagai dasar pengambilan kcputusan dalarn rangka mengurangi resiko pasar keuangan.

(20)

5. Melaksanakan pengelolaan invoicing dan penagihannya, untuk menunjang optirnalisasi Cash Flow perusahaan.

2.4.9. Divisi Akuntansi

Adapun tugas dari divisi akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijakan akuntansi perusahaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.

2. Melaksanakan perencanaan dan pengendalian serta pengawasan atas biaya-biaya perusahaan dan investasi perusahaan.

3. Menyusun rencana kerja jangka pendek, menengah maupun jangka panjang dalam bidang akuntansi dan keuangan untuk rnendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan perusahaan.

4. Melaksanakan evaluasi dan analisa terhadap pengelolaan asset liabilities serta kinerja dari anak perusahaan dan kerja sama usaha lainnya.

5. Melaksanakan implementasi dan pengembangan software aplikasi bisnis perusahaan.

2.4.10. Divisi Pembinaan Organisasi dan SDM

Adapun tugas dari divisi pembinaan organisasi dan SDM adalah sebagai berikut :

1. Merencanakan dan mengevaluasi organisasi sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan.

2. Merencanakan kebutuhan SDM baik jangka pendek maupun jangka panjang beserta pengembangannya.

(21)

4. Merencanakan, mengelola dan mengembangkan sistern pelatihan baik dari dalarn maupun dari luar perusahaan.

5. Merencanakan dan mengembangkan sistem informasi untuk menunjang kegiatan yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangan SDM.

2.4.11 Divisi Kawasan Perusahaan

Adapun tugas dari divisi kawasan perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Merencanakan dan mengendalikan terhadap pengelolaan dan pemeliharaan bangunan infrastrukturnya beserta anggarannya.

2. Merencanakan dan mengendalikan terhadap pengelolaan dan pemeliharaan utilitas dan lingkungan hidup.

3. Merencanakan dan mengendalikan terhadap pengelolaan keselamatan kerja. 4. Merencanakan dan mengendalikan terhadap pengelolaan keamanan dan

ketertiban.

5. Membina pengelolaan asset perusahaan.

2.4.12 Satuaan Pengawasan Intern

Adapun tugas dari divisi satuan pengawasan intern adalah sebagai berikut : 1. Menyelenggarakan pengawasan, pengamatan, analisa dan evaluasi terhadap

penyelenggaraan operasional dan pengelolaan keuangan perusahaan.

2. Mencegah kemungkinan penyimpangan operasional perusahaan melalui pembinaan sumber daya dan sumber dana.

(22)

4. Menyusun dan menentukan standar ekonomi, teknis, hukum dan manajemen sebagai tolok ukur dalam penilaian atas pelaksanaan tugas pokok disetiap lini perusahaan.

2.4.13 Divisi Kualitas & Standarisasi

Adapun tugas dari divisi kualitas dan standarisasi adalah sebagai berikut : 1. Melaksanakan perencanaan pemeriksaan dan pengujian proyek-proyek yang

sedang diproduksi.

2. Melaksanakan pemeriksaan dan pengujian guna pengendalian dan jaminan mutu seluruh hasil produksi perusahaan.

3. Mengkoordinir kegiatan purna jual hasil produksi perusahaan selama masa garansi.

4. Menganalisa dan mengevaluasi hasil pencapaian mutu produksi perusahaan. 5. Melaksanakan pengujian baik merusak maupun tidak merusak untuk material

dan hasil proses produksi.

2.4.14 Sekretaris Pcrusahaan

Adapun tugas dari divisi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pembinaan, pengelolaan dan penyempurnaan sistem administrasi yang ada dengan mengacu kepada prinsip manajemen keadministrasian.

(23)

(24)

BAB III

LANDASAN TEORI

Landasan teori merupakan dasar-dasar yang digunakan dalam pembuatan kerja praktek ini. Sebagai langkah awal menyusun Laporan Kerja Praktek perlu dipahami terlebih dahulu mengenai Manajemen sumber daya manusia termasuk rekrutmen sumber daya manusia dan konsep dasar sistem informasi yang berbasis komputer yang diperlukan sebagai dasar pengembangan suatu sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi.

3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Dalam sebuah organisasi dibutuhkan manajemen terhadap semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan yang diinginkan organisasi. Manusia adalah salah satu sumber daya yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan. Dewasa ini peran personalia dan sumber daya manusia kian menunjukkan peran strategik manusia dalam organisasi, oleh karenanya dibutuhkan manajemen sumber daya manusia yang baik dalam perusahaan guna menunjang proses bisnis yang ada. Manajemen sumber daya manusia adalah proses serta upaya untuk merekrut, mengembangkan, memotivasi serta mengevaluasi keseluruhan sumber daya manusia yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dapat dikatakan Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian (Veithzal, 2004).

(25)

produksi, uang dan lingkungan kerja saja, tetapi juga menyangkut karyawan (Sumber Daya Manusia) yang mengelola faktor –faktor produksi lainnya. Sumber Daya Manusia yang ada pada mulanya adalah karyawan baru yang belum mengenal perusahaan ataupun memiliki keterampilan dan keahlian yang kemudian dilatih, sehingga menjadi karyawan yang terampil dan ahli. Apabila karyawan tersebut dilatih sehingga menjadi karyawan yang ahli dan terampil maka akan menjadi karyawan yang matang, pengelolahan sumber daya manusia inilah yang disebut manajemen SDM.

Makin besar suatu perusahaan, makin banyak karyawan yang bekerja di dalamnya sehingga dibutuhkan manajemen sumber daya yang tepat tidak hanya sumber daya alam yang digunkan ataupun alat – alat produksi yang harus dijadwalakan dan diatur semaksimal mungkin namun sumber daya manusia juga harus diatur sebaik mungkin.

(26)

Gambar 3.1 diagram proses rekrutmen

3.2 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem pengambilan keputusan yang menyeluruh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Komponen dari sistem peramalan adalah sebagai berikut :

1. Perancangan input atau masukan, dibuat karena merupakan bagian sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, dimana tujuan rancangan ini untuk mengefektifkan pemasukan data untuk mencapai keakuratan yang





Seleksi Surat Lamaran



(27)

tinggi serta menjamin data yang dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna program (user friendly).

2. Perancangan output atau keluaran, dapat digunakan atau dimanfaatkan oleh pihak yang memerlukan. Proses output masih dalam bentuk rancangan dasar yang dapat dikembangkan sesuai dengan rencana dan kebutuhannya.

3.3 Dokumen Flow dan Sistem Flow

Dalam melakukan analisis sistem pada perusahaan terlebih dahulu analis harus mengerti mengenai aliran data yang terjadi pada perusahaan tersebut. Biasanya perusahaan menggunakan dokumentasi proses aliran data yang ada menggunakan dokumen flow. Dokumen flow merupakan gambaran asli proses data yang terjadi pada perusahaan yang terjadi secara manual sebelum sistem baru dirancang. Saat sistem baru dibangun maka analis akan menggambarakan secara umum proses yang akan dibangun menggunakan sistem flow, dimana pada sistem flow ini terdapat beberapa simbol yang tidak ada pada dokumen flow seperti simbol database dan prose – proses bukan manual lainnya (input, output, dan proses terkomputerisasi).

Berikut ini simbol – simbol yang digunakan dalam dokumen flow dan sistem flow.

1. Manual Operation

(28)

2. Dokument

Digunakan untuk menggambarkan dokumen dari sistem. 3. Proses

Digunakan untuk menggambarkan proses yang dilakukan oleh komputer. 4. Data storage

Digunakan untuk menggambarkan penyimpanan data pada disk. 5. Manual input

Digunakan untuk menggambarkan input data secara manual (keyboard). 6. Input/output

Digunakan untuk input atau output dari proses komputer. 7. Konektor

(29)

3.4 Hirarki Input Proses Output dan Data Flow Diagram

HIPO adalah suatu hirarki yang menggambarkan level proses dari suatu sistem. HIPO menggambarakan alur proses dari induk (konteks diagram) sampai pada diagram level 1 dan seterusnya. Dengan HIPO maka user dapat mengetahui hirarki input ataupun output proses yang akan terjadi pada sistem.

Data flow diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan arus data dalam suatu sistem dengan jelas dan terstruktur. Data flow diagram (DFD) merupakan metode pengembangan yang terstuktur, penggunaan notasi – notasi dalam DFD membantu untuk memahami suatu sistem pada semua proses.

Dalam bukunya Analisis dan Perancangan Sistem jilid 1 Kendall dan Kendall menuliskan kelebihan utama dari data flow diagram/diagram alir adalah :

1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu dengan yang lainnya dalam

sistem dan subsistem.

3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan user melalui data flow diagram/diagram alir.

4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data – data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

(30)

Suatu entitas yang dapat mengirim data atau menerima data dalam sistem. Entitas tersebut harus diberikan nama benda. Meskipun berinteraksi dengan sistem namun dianggap diluar batas batas sistem.

2. Proses

Digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi. Proses – proses tersebut selalu menunjukkan sebuah perubahan dalam perubahan data.

3. Aliran Data

Menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala anak panah mengarah kearah tujuan data.

4. Penyimpanan Data

Menunjukkan penyimpanan data yang terjadi pada sistem.

3.5 Entity Relationship Diagram

(31)

1. Entitas, adalah sesuatu yang dapat diidentifikasikan di dalam lingkup pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dari sistem yang akan dikembangkan.

2. Atribut, entitas memiliki atribut yang berfungsi untuk menjelaskan karakteristik dari entitas.

3. Identifikasi, data-data entitas memiliki nama yang berfungsi untuk mengidentifikasikan mereka. Sebuah identifikasi dapat bersifat unik atau tidak unik. (Kendall & Kendall, 2002:46)

Hubungan atau relasi berfungsi untuk menunjukkan hubungan satu entitas dengan entitas yang lain. Hubungan ini boleh memiliki atribut. Banyaknya entitas dalam suatu relasi menunjukkan tingkat dari relasi yang bersangkutan, namun yang banyak digunakan dalam aplikasi-aplikasi adalah model yang menggunakan relasi tingkat dua atau yang disebut dengan hubungan biner. Hubungan biner ini memiliki tipe yaitu hubungan biner satu ke satu, hubungan biner satu ke banyak, hubungan biner banyak ke banyak dan hubungan biner banyak ke satu (Kendall & Kendall, 2002:52).

3.6 Visual Basic .NET

(32)

ADO.Net adalah sebuah evolusi panjang dari model pengaksesan data yang terdapat pada VB.Net. Berikut keunggulan yang ada pada ADO.Net :

1. Dikembangkan untuk Aplikasi data terputus

ADO.Net dikembangkan untuk bekerja dengan data terputus menggunakan XML. Dimana dengan format XML tersebut maka memudahkan dalam berkomunikasi dengan aplikasi yang tidak berbasiskan windows.

2. ADO.Net berada dalam .NET Framnework

Dengan adanya komponen ADO.Net didalam .Net Framework maka programmer dapat mendapatkan keuntungan yang ada pada .Net Framework, salah satunya adalah kemudahan dalam membangun aplikasi dengan bahasa pemograman yang berbeda-beda.

3.7 Oracle 9i Release 2

(33)

(34)

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berikut adalah rencana kerja yang menjadi landasan dan acuan dalam proyek Sisem Informasi Rekrutmen pada PT. PAL INDONESIA (Persero).

4.1. Analisa dan Perancangan Sistem

(35)

4.2. Dokumen flow

Gambar 4.1 Dokumen flow rekrutmen umum Divisi Pengguna ( User)

DOKUMEN FLOW REKRUTMEN UMUM

DIVISI BIN ORG & SDM PEKERJA PKWT

Pengajuan

Serah Terima / Penempatan

(36)

Dep, MSDM Dep. PSDM Unit Kerja Kesehatan Direksi Direksi

4B > Wawancara Direksi

Laporan hasil Persetujuan direksi

DOKUMEN FLOW REKRUTMEN DETAIL

Gugur

Gambar 4.2 Dokumen flow rekrutmen detail

(37)

penerimaan tenaga kerja yang oleh bagian PSDM akan mengolahnya menjadi proses seleksi dan pengumuman lowongan kerja baik melalui media cetak ataupun lainnya. Dimana pelamar akan melakukan proses seleksi dimulai dengan seleksi administrasi, tes kompetensi, tes psikologi, tes kesehatan dan wawancara. Kesemua tes tersebut dilakukan di PT. PAL INDONESIA (Persero) dimana alir dokumen dapat dilihat pada gambar 4.1 dan 4.2.

4.3 Sistem Flow

(38)

Pada bagan Gambar 4.3 sistem akan memulai dengan mencatat memorandum yang diterima dari divisi peminta dan menyimpannya pada database Tb_Permintaan yang nantinya akan menjadi dasar dalam memberikan laporan kepada divisi yang meminta. Setiap permintaan yang ada pada memorandum akan disimpan pada Tb_Detail_Permintaan yang berisi jumlah dari pegawai yang dibutuhkan yang kesemuanya ada pada memorandum yang diajukan divisi bersangkutan. Jumlah dan spesifikasi lowongan yang dimanta nantinya akan menjadi acuan dalam pembuatan iklan atau pengumuman oleh bagian PSDM.

(39)

(40)

Gambar 4.5 Sistem flow seleksi 2

(41)

digunakan pelamar setiap melaksanakan tes yang ada, sistem gugur telah di lakukan mulai dari seleksi adiministrasi, tes akademik yaitu teori dan praktek, tes psikologi, tes kesehatan dan wawancara. Dimana ketetapan kelulusan semua tes yang ada sesuai dengan kebijakan perusahaan.

(42)

Setelah proses seleksi terselesaikan maka pelamar akan diajukan kontrak yang berlaku selama 1 (satu) tahun dan pelamar akan menjadi pegawai pada perusahaan. Penulis tidak sampai pada penyimpanan pelamar yang lulus kepada database pegawai karena struktur dan database yang digunakan untuk rekrutmen dan data pegawai berbeda. Alur pada proses kontrak dapat dilihat pada gambar 4.6 sebelumnya.

4.4 HIPO dan Data Flow Diagram

4.4.1 HIPO

Gambar 4.7 Diagram HIPO

(43)

4.4.2 Data Flow Diagram

Data flow diagram ini terbagi menjadi data flow diagram kontes (gambar 4.11), data flow diagram level 1 (gambar 4.9), dan data flow diagram level 2 (gambar 4.10) dimana kesemuanya akan diuraikan sebagai berikut :

Proses dimulai oleh entity divisi pengguna berdasarkan memorandum terAcc yang akan diproses pada diagram konteks gambar 4.8 dibawah ini. Proses seluruhnya secara detail akan di jelaskan berdasarkan level yang ada. Dimana output akhir dari sistem ini adalah memberikan laporan hasil rekrutmen kepada divisi pengguna, pelamar akan mendapatkan iklan baik media cetak ataupun media lainnya, surat panggilan ataupun pengumuman lulus seleksi. Inputan yang diberikan pelamar berupa dokumen pelamar dan surat panggilan yang telah terAcc dari perusahaan. Bagian perusahaan akan mengisikan standar kelulusan setiap tes pada sistem, dan penginputan hasil tes selama seleksi.

Laporan Hasil Rekruitmen

Surat Pemberitahuan Lulus Seleksi

Hasil Test Kesehatan Pengumuman Hasil Tes Psikologi

Hasil Tes Psikologi Pengumuman Hasil Tes Kompetensi

Hasil Tes Kompetensi

Sistem Informasi Rekruitmen PT PAL

(44)

Pada diagram level 1 (gambar 4.9) detail dari proses rekrutmen dimana memorandum menjadi acuan dalam sistem rekrutmen, yang akan diproses menjadi pengumuman/ iklan oleh PSDM dan akan melakukan proses seleksi yang semuanya akan tergambar pada diagran level 2 (gambar 4.10) dimana setiap tes akan dilakukan dengan sistem gugur dan akan menyimpan semua peserta yang lulus pada database. Ketentuan kelulusan peserta telah dicover oleh sistem dengan mencocokkan melalui database nilai standar yang ada pada setiap tes yang mana jika memenuhi maka dianggap lulus dan berhak melanjutkan tes berikutnya. Proses terakhir adalah melakukan cetak kontrak pegawai.

Gambar 4.9 Digram Level 1

Laporan Hasil Rekruitmen

Surat Panggilan Acc

Surat Pemberitahuan Lulus Seleksi

Hasil Test Kesehatan

Pengumuman Hasil Tes Psikologi

Hasil Tes Psikologi

Pengumuman Hasil Tes Kompetensi

(45)

(46)

4.5 Entity Relationship Diagram

CDM (Conceptual Data Model)

Gambar 4.11 CDM(Conceptual Data Model)

Pada sistem yang akan dibangun pertama data harus tersedia bila user ingin menggunakannya. Kedua data harus akurat dan konsisten makanya dibutuhkan rancangan basis data, dimana nantinya pada sistem informasi bagaimana mengolah data yang menjadi informasi yang dibutuhkan perusahaan adalah nilai dan tujuan dari merancang basis data yang baik dan benar. Pada basis data ini

(47)

(48)

ID_TEST = ID_TEST

(49)

4.6 Desain Input Output

User Melakukan Login Terlebih dahulu sebagai : ADMIN atau USER dapat dilihat pada gambar 4.13 dibawah ini

Gambar 4.13 Login

Sebagai ADMIN, tugas yang dilakukan adalah memasukkan data data yang diperlukan dalam sistem atau pun standart standart yang akan digunakan oleh sistem nantinya dalam perhitungan. yang ada. Berikut ini form yang akan di akses oleh admin :

(50)

Berikut penjelasan dari gambar 4.14 user name nantinya digunakan pada saat akan login pada sistem, password baru untuk melakukan perubahan password, status login adalah status dari user tersebut berupa admin atau user dan status adalah keberadaan user tersebut aktif atau tidak. Jika user aktif maka dapat mengakses sistem. Jika tidak maka user tidak berhak mengakses sistem.

2. Data Master Propinsi

Gambar 4.15 Master propinsi

(51)

3. Data Master Kota

Gambar 4.16 Master kota

Master kota digunakan sesuai dengan master propinsi untuk mendata kota kota yang ada pada propinsi yang telah disimpan di database. User memilih combobox nama propinsi yang ada dan kode kota akan secara otomatis tambah saat user mengkilk baru. Jika terjadi kesalah maka user dapat melakukan ubah pada teks box yang ada (nama kota) dengan mengkilik terlebih dahulu daftar yang ingin dihapus. Tampilan form dapat dilihat pada gambar 4.16.

4. Data Master Divisi

(52)

Cara kerja master divisi sama dengan master yang lain namun pada master divisi user memasukkan sendiri kode divisi yang ada mengingat terjadi beberapa perubahan divisi pada perusahaan sehingga dengan analisa yang telah dilakukan maka pengisian kode divisi sesuai dengan ketentuan perusahaan (user). Tampilan form dapat dilihat pada gambar 4.17.

5. Data Master Lowongan

Gambar 4.18 Master lowongan

(53)

6. Data Master Jenis

Gambar 4.19 Master jenis tes

Terdapat 4 tahapan tes namun pada tes kompetensi terbagi menjadi dua yaitu teori dan praktek, tes wawancara, tes kesehatan dan tes psikologi. Kode yang ada dapat dirubah dengan mengklik daftar id tes dan megklik ubah. Tampilan form dapat dilihat pada gambar 4.19.

7. Data Master Nilai Wawancara

(54)

8. Data Master Nilai Teori Praktek dan Psikologi

Gambar 4.21 Master nilai teori praktek dan psikologi 9. Data Master Nilai Kesehatan

Gambar 4.22 Master nilai kesehatan

(55)

Sebagai USER maka form yang akan digunakan adalah penginputan data - data rekrutmen yang ada form yang ada meliputi :

10.Form Permintaan

Gambar 4.23 Form permintaan

(56)

11.Form Pelamar

Gambar 4.24 Form pelamar

Form ini diakses oleh user saaat akan mengiinputkan data - data pelamar yang telah lulus seleksi administrasi (manual). Terdapat pula fasilitas pencarian data pelamar jika terjadi kesalahan dalam penulisan dengan menginputkan no tes pelamar. Tampilan form dapat dilihat pada gambar 4.24.

12.Form Penentuan Jadwal Tes

(57)

Form jadwal tes ini yang ditunjukkan oleh gambar 4.25 digunakan untuk menjadwal tes awal yaitu tes kompetensi yang sekaligus digunakan untuk mencetak undangan. User memasukkan nomor memorandum dengan cara memilih dalam combobox yang ada. Jumlah peserta yang akan dikirimi surat panggilan adalah sebanyak jumlah peserta yang akan mengikuti tes tersebut diambil dari database. Bentuk laporan undangan dapat dilihata sebagai berikut (gambar 4.26) :

(58)

Laporan ini berisi nama peserta, alamat peserta dan tanggal panggilan yang telah di pilih pada form penentuan jadwal tes seperti yang terlihat pada gambar 4.25 diatas. Surat panggilan ini yang nantinya akan digunakan oleh peserta sebagai tanda mengikuti tes yang ada.

Setelah proses awal diatas dilakukan maka user dapat memasukkan data data saat pelamar melakukan tes - tes yang ada, yaitu dengan memasukkan hasil dari tes yang telah dilakukan oleh pelamar bersangkutan. Form yang berkaitan dengan itu terdapat pada menu seleksi :

13.Form Penilaian tes kompetensi

yang meliputi Hasil tes teori praktek dan wawancara. Tampilan form dapat dilihat pada gambar 4.27.

(59)

14.Form Penilaian Tes Psikologi

Gambar 4.28 Form penilaian tes psikologi 15.Form Penilaian Tes Kesehatan

Gambar 4.29 Form penilaian tes kesehatan

Pada form penilaian tes psikologi dan form penilaian tes kesehatan memiliki fungsi dan cara kerja yang sama dengan penilaian sebelumnya. Tampilan form dapat dilihat pada gambar 4.28 dan gambar 4.29 secara berurutan.

(60)

16.Daftar Peserta Tes

Gambar 4.30 Form daftar peserta

Form pada gambar 4.30 ini adalah form cetak untuk pengumuman peserta yang melakukan tes. Dipilih berdasarkan no surat yang ada pada combobox.

17.Cetak Kontrak

(61)

Laporan akan berupa :

Gambar 4.32 Surat kontrak

Pada Gambar 4.31 dan Gambar 4.32 dapat dilihat hasil akhir dari rekrutmen yaitu mencetak surat kontrak bagi peserta yang lulus semua tes yang ada. User akan memasukkan data-data yang diperlukan seperti yang tertera pada Gambar 4.31 dimana user memasukkan nama kepala divisi SDM bersangkutan dan jumlah gaji yang disetujui guna mencetak surat kontrak seperti Gambar 4.32.

(62)

Gambar 4.33 Laporan rekrutmen divisi

(63)

Bab V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan apliksi sistem informasi Sumber Daya Manusia ini diantaranya sebagai berikut :

1. Dapat merancang dan membangun sistem informasi rekrutmen pada PT. PAL INDONESIA (Persero).

2. Dapat melaksanakan rekrutmen dan seleksi karyawan dengan lebih efektif dan efisien dimana dapat lebih mudah dalam melakukan seleksi terhadap pelamar sehingga mendapatkan calon karyawan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

3. Memberikan waktu yang lebih efisien dibanding dengan proses rekrutmen manual sebelumnya sehingga dapat meminimalkan waktu dan biaya serta mempercepat pemenuhan kebutuhan karyawan dengan efisensi waktu yang terjadi pada proses yang telah terkomputerisasi.

4. Dapat melakukan dokumentasi data calon karyawan yang pernah melamar sehingga jika dibutuhkan sewaktu – waktu dapat diakses melalui database yang ada.

5.2 Saran

Sebagai penutup penulis memberikan beberapa saran untuk pengembangan aplikasi ini pada masa mendatang, antara lain :

(64)

(65)