TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA PT. MULTI RAYA ARTTECH
Oleh: ALFI SYUKRI
092102026
PROGRAM DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : ALFI SYUKRI
NIM : 092102026
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL
BIAYA OPERASIONAL PADA PT. MULTI RAYA ARTTECH
Tanggal : ... 2012 Dosen Pembimbing Tugas Akhir,
Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak NIP. 19550914 198103 1 005
Tanggal : ... 2012 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi,
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal : ... 2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU,
FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ALFI SYUKRI
NIM : 092102026
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL
BIAYA OPERASIONAL PADA PT. MULTI RAYA ARTTECH
Medan, 12 April 2012
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada allah SWT atas limpahan rahmat
dankarunia-Nya sehingga skripsi minor ini dapat diselesaikan dengan baik.
Skripsi minor ini diajukan untuk melengkapi salah satu syarat dalam
menyelesaikan pendidikan pada proram Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Adapun judul skripsi minor penulis ini adalah
“Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional Pada PT. Multi Raya Arttech”
Pada penyelesaian skripsi minor ini penulis banuyak menerima motivasi,
bimbingan, bantuan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua yang sangat saya sayangi yang senantiasa memberi
dukungan, materi, kasih sayaing, tenaga dan doanya. Kalian adalah pemacu
bagi semangat saya.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatra Utara.
3. Bapak Drs. Rustam, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma Akuntasi
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.si, Ak selaku Sekretaris Program Studi
Diploma Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, Sekaligus Dosen
Pembimbing penulis yang telah memberikan waktu, bimbingan, pengarahan
dalam penyelesaian skripsi minor ini.
5. Bapak Mhd. Simba Sembiring, SE, M.Si selaku Kepala Bagian Fakultas
6. Bapak Surya Ramadhan dan Daniel Sugianto yang telah memberikan
kesempatan bagi saya untuk melakukan riset dan data-data yang diperlukan
dalam menyelesaikan skripsi minor ini.
7. Kepada kakakku Eka Fitria, Dialah orang yang berperan besar dalam
membantu saya dalam mengerjakan skripsi minor ini.
8. Kepada teman-temanku : Sandi, Musriyadi, Ayu, Fadli, Bima, Koko dan
Isnan. Terima kasih atas dukungan dan motivasi selama ini.
9. Kepada teman-teman D-III Akuntansi stambuk 2009 khususnya Group A,
terima kasih untuk dukungan dan kebersamaannya selama ini. Doakan
penulis ya agar cepat mendapat pekerjaan dan sukses di kemudian hari.
Mudah-mudahan Allah SWT membalas atas semua kebaikan yang
diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir
ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga kita selalu dijalan
yang diridhoi oleh Allah SWT,Amin ya Robbal Alamin.
Medan, 12 April 2012
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……… i
DAFTAR ISI ……… iii
DAFTAR TABEL ………... iv
DAFTAR GAMBAR ………. v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang …..……… 1
B. Permasalahan ………. 3
C. Manfaat dan Tujuan ………... 4
1. Manfaat Penelitian ………...…. 4
2. Tujuan Penelitian …... 4
D. Rencana penulisan ………... 5
1. Jadwal survei/ Observasi ………..…….………... 5
2. Sistematika Penulisan ………...… 7
BAB II PT. MULTI RAYA ARTTECH A. Sejarah Ringkas Perusahaan ... 9
B. Visi, Misi, Motto, Nilai- nilai perusahaan, dan Makna logo... 10
1. Visi ... 10
2. Misi ... 10
3. Moto ... 10
4. Nilai-nilai perusahaan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Job Description ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini ... 15
F. Rencana Kegiatan ... 16
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional …..………….. 17
1. Pengertian biaya operasional …….………..………. 17
2. Klasifikasi biaya operasional …...……..….………... 18
B. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasion …....…….……. 20
C. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional ………..……….... 21
D. Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional ..………... 23
E. Merancang/ Mendesain Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional ………..……….... 28
F. Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional…... 35
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Survei dan Penulisan Tugas Akhir ………….6
Nomor Judul Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam menjalankan aktivitasnya, setiap perusahaan memiliki tujuan dan
sasaran yang hendak dicapai. Secara umum setiap perusahaan mempunyai tujuan
untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, perkembangan
perusahaan dan juga untuk mencapai laba dengan mengolah sumber- sumber
daya dan biaya menjadi keluaran sumber ekonomi lain yang bermanfaat.
Semakin besar perusahaan maka semakin kompleks biaya yang terdapat di
perusahaan.
Masalah yang sering dihadapi oleh perusahan adalah bagaimana
perusahaan dapat beroperasi seefesien mungkin sehingga dapat mencapai
keuntungan yang maksimal. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan tersebut
maka, diperlukan sistem pengawasan internal yang baik. Sistem pengawasan
internal tersebut harus dirancang secara teliti, penuh dengan pertimbangan,
serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan perusahaan pada saat itu.
Cara yang dilakukan dengan sistem pengawasan internal yaitu, membandingkan
segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya,
melakukan penilaian atau evaluasi, serta melakukan perbaikan- perbaikan
bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan sistem pengawasan internal,
perusahan dapat mengukur seberapa jauh efektivitas hasil yang telah dicapai
Biaya operasi adalah semua pengeluaran yang langsung digunakan untuk
produksi atau pembelian barang atau jasa yang diperdagangkan termasuk di
dalamnya biaya umum, biaya penjualan, biaya administrasi dan bunga pinjaman.
Pada perusahaan jasa ini, biaya operasi terdiri dari biaya operasi langsung dan
biaya operasi tidak langsung. Biaya ini harus dapat dikendalikan oleh perusahaan
karena biaya timbul akibat perusahaan yang secara sadar dan terencana
mengeluarkan biaya untuk pencapaian tujuannya. Jika suatu sistem pengawasan
biaya operasional dikatakan bagus, maka biaya operasi tersebut harus bisa
berjalan sesuai yang telah ditetapkan. Manajemen berperan penting dalam
melaksanakan pengendalian tersebut. Khususnya dalam mengendalikan biaya
operasi agar sesuai dengan anggaran biaya yang telah ditetapkan, karena pada
perusahaan jasa ini anggaran biaya operasi kadang tidak sesuai dengan
realisasinya atau pelaksanaan yang terjadi dilapangan. Hal inilah yang
menyebabkan perlu dilakukannya pengawasan.
Pada PT. Multi Raya Arttech, untuk melaksanakan kegiatan operasional
nya terlebih dahulu merancang sebuah sistem pengawasan internal terhadap
beban- beban yang mungkin terjadi di lapangan, yang ditujukan pada masing-
masing bagian yang akan menggunakan beban tersebut. Sistem pengawasan ini
dirancang dimulai dengan mengambil keputusan apa yang disajikan dan dibutuh
kan oleh tiap bagian dalam perusahan yang dilakukan dengan mengumpulkan
data- data perusahaan mengenai situasi dan kondisi dimasa yang akan datang
dengan melihat hasil operasional tahun lalu.
Sistem Pengawasan terhadap beban operasional sangat diperlukan agar
pada PT. Multi Raya Arttech sesuai dengan yang diharapkan, serta
dapat membandingkan kegiatan operasional dan prestasi yang dicapai
dengan rencana yang telah ditetapkan apakah dapat ditemukan efisiensi
biaya operasional dan kinerja perusahaan.
PT. Multi Raya Arttech Binjai Menggunakan anggaran dimana pada
awal periode ditentukan jenis anggaran beban operasional untuk setiap jenis
beban yang kemudian didistribusikan untuk setiap jenis bagian yang fungsional.
Dalam hal ini, PT. Multi Raya Arttech Binjai Melakukan pengawasan melalui
prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengawasan harta kekayaan dari
catatan-catatan financial lainnya. Kadang kala terjadi selisih atau salah
pencatatan transaksi yang menyebabkan terjadinya penyimpangan biaya
operasional.
Berdasarkan uraian diatas, terlihat jelas betapa pentingnya sistem
pengawasan atas biaya operasional bagi perusahaan. Maka dari itu penulis
tertarik untuk membahas dan menyusunnya dalam skripsi minor dengan judul “
Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional Pada PT. Multi Raya Arttech”
B. Permasalahan
Untuk membuat suatu perencanaan riset guna mencapai, hasil yang baik
dan terarah, perlu ditetapkan apa yang menjadi objek penelitian. Oleh karena itu
dalam pembahasan lebih lanjut penulis merumuskan permasalahan yang akan
pengendalian yang baik?”
C. Manfaat dan Tujuan
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
penulis adalah:
1. Untuk Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang
sistem pengawasan internal terhadap biaya operasional pada PT. Multi Raya
Arttech.
2. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai sistem pengawasan biaya
operasional yang diterapkan pada perusahaan
3. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal biaya operasional yang
dilakukan dapat meningkatkan efisiensi perusahaan.
4. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi perusahaan
agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih
bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran perusahaan dalam
mencapai tujuannya.
5. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian
tersebut.
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis
Adalah :
1. Bagi penulis dapat menambah pengetahuan tentang perusahaan dan
aktivitasnya secara kongkret.
2. Bagi perusahaan dapat digunakan bahan pertimbangan dalam mengambil
perusahaan pada masa yang akan datang sehingga dapat meningkatkan
efisiensi dan efektivitas perusahaan guna mendukung kemajuan perusahaan.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal survei/ Observasi
Tempat : PT. Multi Raya Arttech Binjai
Waktu : Tanggal 5 Maret 2012 sampai dengan 14 April 2012
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO
MINGGU KE
I II III IV
1 Menerima surat persetujuan judul tugas
akhir dari Dosen Pembimbing
2 Menerima data mengenai profil PT.
Multi Raya Arttech
3 Menerima data mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan masalah yang diteliti
yaitu mengenai Sistem Internal Control
dan anggaran PT. Multi Raya Arttech
4 Melengkapi data-data yang telah
diperoleh sebelumnya dengan meminta
penjelasan atas hal-hal yang belum
dimengerti.
2. Sistematika penulisan
Penulis membahas tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana
masing-masing bab terdiri dari sub-sub bab yabg sesuai dengan kebutuhannya
agar memperoleh pemahaman yang lebih mendalam dan sistematis serta
tidak menimbulkan pengertian yang lain. Secara garis besar luas pokok
pembahasanya adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai latar belakang,
perumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian dan rencana
penelitian yang terdiri dari jadwal survei/ observasi dan sistematika
penulisan.
BAB II : PT. MULTI RAYA ARTTECH
Pada bab ini penulis memaparkan tentang gambaran umum perusahaan
meliputi; sejarah ringkas perusahaan, visi, misi, motto, nilai-nilai
perusahaan, dam makna logo, struktur organisasi, job description, kinerja
usaha terkini, serta rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menganalisa data yang diperoleh dari
penelitian berdasarkan teori yang disertai evaluasi hasil analisa yang
diuraikan, yaitu tentang pengertian dan klasifikasi biaya operasional,
perencanaan dan anggaran biaya operasional, prosedur penyusunan
biaya operasional, merancang/ mendesain sistem pengawasan internal
biaya operasional, serta evaluasi sistem pengawasan internal biaya
operasional.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini, penulis mencoba menyimpulkan hasil penelitian yang
didapat dengan menganalisa data yang tersedia serta memberikan saran
yang dianggap penting untuk perbaikan dimasa yang akan datang bagi
BAB II
PT. MULTI RAYA ARTTECH
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT. Multi Raya Arttech berdiri pada bulan November 2007 di Binjai,
Sumatera Utara.Sebagai sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri untuk
bergerak di bidang kontraktor, General Contractor dan Leveransier, yang
didukung oleh tenaga-tenaga profesional yang berpengalaman, dinamis dan
berdedikasi serta manajemen yang telah terorganisir dengan baik.Perusahaan ini
juga mempunyai bidang usaha, yaitu : pertanian, perkebunan, peternakan,
pertambakan dan serta memperdagangkan hasil-hasil lainnya.
Satu komitmen dari PT. Multi raya Arttech adalah memberikan pelayanan
yang terbaik dan membuat hubungan yang baik dengan semua pelanggan/partner.
Sistem manajemen perusahaan perusahaan ini sudah diterapkan sejak waktu
berdiri, kini dan masa yang akan datang. Didukung oleh personil yang cukup
berpengalaman, serta kerjasama/ dukungan yang cukup responsif dengan
prinsipal, Maka keinginan perusahaan untuk berkonsentrasi pada produk dan
pemasarannya sangat didukung penuh, baik dari segi kualitas produk maupun
pelayanannya.Kami mampu menawarkan produk dan jasa berkualitas dimana
harga, waktu dan mutu yang dihasilkan tetap menjadi perhatian.Hal utama dari
produk dan jasa yang kami hasilkan adalah kepuasan klien terhadap hasil kerja
kami.Oleh karena itu, kami selalu bersama-sama dengan klien membahas solusi
terbaik yang dapat dilakukan untuk menjawab semua keinginan klien.
sebuah perusahaan, oleh karena itu, kami sangat menghargai setiap individu
sebagai asset yang sangat penting untuk perusahaan kami.
B. Visi, Misi, Motto, Nilai-nilai perusahaan, dan Makna logo 1. Visi
Menjadi sebuah perusahaan yang berdaya saing tinggi dan mampu
tumbuh dan berkembang secara sehat serta dikenal secara luas sebagai
perusahaan yang bertanggungjawab.
2. Misi
Kami berada dalam bidang usaha kontraktor, general contractor,
leveransier, dan dalam bidang pertanian, perkebunan, peternakan dan
pertambakan melalui pengembangan dan pemusatan sumber daya
manusia.
Menyediakan barang dan jasa dengan kualitas yang sedemikian rupa
untuk menciptakan kepuasan pelanggan.Mendorong dan
mengoptimalkan pertumbuhan perusahaan untuk meningkatkan nilai
perusahaan guna memenuhi kepentingan dan kepuasan
klien.Menghasilkan laba yang pantas untuk mendukung pengembangan
perusahaan serta menghasilkan deviden yang
memuaskanbagipemegangsaham.
3. Motto
PT Multi Raya Arttech memiliki motto “Kepuasan Anda Semangat
Bagi Kami”.Dengan motto tersebut PT. Multi Raya Arttech berharap
perusahaan.
4. Nilai- nilai perusahaan
Membangun budaya perusahaan dengan berasaskan pada 5 nilai :
Keterbukaan, kejujuran dan integritas, kompetensi dan kemitraan,
kerjakeras dan pengembang berkelanjutan.
5. Makna logo
.
Segitiga melambangkan bahwa PT. Multi Raya Arttech menjadi
terorganisasi dengan sempurna dan melambangkan kekuatan yang besar.
Warna merah menggambarkan semangat yang menyala-nyala.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan
posisi dalam suatu organisasi.Struktur berkaitan dengan hubungan yang terdpat
diantara pekerja-pekerja pada organisasi. Hubungan tersebut timbul akibat adanya
proses pengambilan keputusan dalam organisasi yang menyangkut masalah
pembagian kerja, masalahh depatemenlisasi, masalah rentang kendali dan masalah
delegasi kekuasaan. Kebaikan struktur organisasi adalah para tenaga kerja
memiliki gambaran tentang bagaimana organisasi dioperasikan. Tujuan dari
struktur organisasiadalah mengendalikan, menyalurkan dan mengarahkan
perilaku untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi. Struktur organisasi
membantu secara positif kinerja organisasi.
Struktur sebuah organisasi berhubungan erat dengan tercapainya keefektifan
organisasi.Ciri khusus struktur organisasi adalah sifat keteraturannya yang telah
dipolakan. Struktur organisasi yang lebih sederhana memungkinkan para
pimpinan untuk memberi tanggapan lebih cepat terhadap perubahan lingkungan
karena informasi dan perintah akan mengalir lewat lapisan yang lebih sedikit.
Untuk memperlihatkan struktur organisasi, pimpinan biasanya menyusun badan
organisasi, departemen atau jabatan dalam organisasi dan memperlihatkan
hubungan satu sama lainnya. Dari bagan tampak apakah pimpinan mengendalikan
orang terlalu banyak dan apakah terdapat kesimpangsiuran dalam
mengelompokkan tugas-tugas.Demikian pula bagi para pegawai, bagan tersebut
berguna sekali untuk mengetahui tugas-tugasnya.
Adapun bagan struktur organisasi PT. Multi Raya Arttech dapat dilihat pada
STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI RAYA ARTTECH
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Multi Raya Arttech Sumber : PT. Multi Raya Arttech
D. Job Description
Berikut adalah struktur organisasi PT. Multi Raya Arttech serta
pembagian-pembagian tugas-tugasnya :
1. Direktur
a. Direktur bertanggung jawab penuh terhadap kelangsungan perusahaan
DIREKTUR
MANAJER PROYEK
MANAJER PERENCANAAN
MANAJER KEUANGAN
STAF STAF STAF
MANAJER PERSONALIA
TATA LINGKUNGAN
ARSITEKTUR TEKNIK SIPIL
mempertanggungjawabkan kepada dewan komisaris.
b. Sebagai pemegang puncak pimpinan dalam kegiatan perusahaan yang
bertanggung jawab keluar maupun ke dalam perusahaan yangberfungsi
sebagai pelaksana harian untuk menjalankan roda perusahaan.
c. Bertindak sebagi penerima pegawaidan memperhatikan kesejahteraan
pegawai.
2. Mendekoordinasikan hubungan antara karyawan dengan karyawan. Manager
operasional
a. Bertugas mengurusi operasional perusahaan.
b. Bertanggung jawab kepada direktur.
3. Manager Perencanaan
a. Mengepalai tiga bidang yang terdiri dan tata lingkungan, teknik sipil dan
arsitektur.
b. Mengatur dan membuat perencanaan bagi ketiga bidang tersebut diatas.
4. Manager Keuangan
a. Memimpin dan mengawasi atas kegiatan menagih, menerima,
menyimpan dan mengeluarkan uang serta surat-surat berharga, mencatat
membukukan dan menyusun laporan transaksi keuangan (perubahan
harta kekayaan dan hutang perusahaan).
b. Mengkoordinir penyusunan atas laporan keuangan.
c. Meneliti kebenaran atas laporan keuangan.
5. Manager Personalia
Kepegawaian.
b. Mengatur hubungan perusahaan dengan pihak ekstern sekaligus
brtanggung jawab atas hubungan yang mengatur urusan-urusan yang
menyangkut perusahaan dengan pihak ekstern.
c. Bertanggung jawab menjalin hubungan dengan konsumen agar
pelayanan yang diberikan dapat optimal.
6. Tata Lingkungan
a. Menganalisa mengenai dampak terhadap lingkungan.
b. Penerapan teknik lingkungan.
c. Melakukan pengembangan terhadap kota dan wilayah.
7. Teknik Sipil
a. Merancang prasarana keairan.
b. Merancang prasarana keairan.
c. Menganalisa struktur bangunan, telekomunikasi, dll.
8. Arsitektur
a. Merancang bangunan telekomunikasi, gedung dll.
b. Mengawasi sub bidang arsitektur lainnya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Untukmencapaimisiperusahaan, perusahaan berfokus
padakeunggulanproduk dan jasa, dan pengembanganberkesinambungan terhadap
modal sumber dayamanusianya. Perusahaan akan mengembangkan bidang usaha
yaitu produk dan jasa serta kegiatannya untuk mempertahankan nilai
1. Strategi pengembangan pasar dengan membuka geografis baru
(ekspansi regional) melalui pengembangan jaringan dengan tujuan untuk
meningkatkan kekuatan dan peluang, mengurangi kelemahan dan ancaman
resiko melalui mencari usaha-usaha baru yang produk, pasar, saluran
distribusi, teknologi dan kebutuhan sumber dayanya sehingga bersinergi.
2. Strategi differensiasi sumber daya manusia dan pelayanan, dengan tujuan
menciptakan kesan yang baik yang berbeda dengan pesaing baik dari aspek
SDM dan pelayanan guna menciptakan kepuasan pelanggan.
3. Strategi inovasi terutama dalam sistem informasi manajemen dan teknologi
komunikasi.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan PT. Multi Raya Arttech terkini adalah meningkatkan
fokus perusahaan di bidang pertanian, perkebunan, peternakan, pertambakan dan
menjalin kerja sama dengan instansi-instansi dan memberikan pelayanan yang
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional 1. Pengertian biaya operasional
Biaya dapat diartikan sebagai harga perolehan, harga pokok dan
dapat pula diartikan sebagai semua pengorbanan mulai dari bahan baku
sampai barang tersebut dijual. Pengertian cost ini akan kabur lagi apabila
dibandingkan dengan expenses (beban), dimana kedua istilah ini sering
digunakan secara rancu.
MenurutNafarin (2004 : 105) :“Beban usaha (operating
expenses)adalah beban kegiatan pokok perusahaan yang tidak
terjadi di pabrik, selain harga pokok penjualan (cost of sales)”.
Sedangkan menurut Mulyadi (2003 : 14):“Biaya operasi merupakan biaya-biaya yang terjadi untuk mengolah bahan baku menjadi produk jadi siap untuk dijual”.
Dari pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa
unsur-unsur yang terdapat dalam biaya adalah :
a. Biaya merupakan pengorbanan ekonomis.
b. Dapat diukur dalam satuan unit moneter.
c. Sifatnya yang telah terjadi maupun yang potensial akan terjadi.
Istilah biaya operasi sering pula disebut dengan biaya komersil,
2. Klasifikasi biaya operasional
Dalam mengelola perusahaan baik perusahaan besar maupun
kecil, perusahaan swasta ataupun perusahaan pemerintah setiap harinya
selalu berkaitan dengan biaya yang harus dan akan dikeluarkan. Begitu
pula halnya pada PT. Multi Raya Arttech yang bergerak dibidang jasa,
untuk melakukan kegiatan penjualan jasanya diharapkan diperoleh
pendapatan yang dialokasikan untuk menutupi biaya-biaya yang telah
dikeluarkan sehingga diperoleh laba bersih.
Anggaranbiayaoperasionaladalahanggaranatautaksiransemuabiay
a yang
dikeluarkandanpadahakekatnyadianggaphabisdalammasatahunbuku.
MenurutAdisaputro (2003:289), yang termasuk di dalambiaya
anggaranoperasional yaitu :
a.Anggaranbiayatetap
Anggaranbiayatetapadalahanggaranbiaya yang jumlahnyatetap, tidak berubahmeskipun volume produkberubahsampaidenganmenganalisisbiayatetap.
b. Anggaranbiayavariabel
Anggaranbiaya variable adalahanggaranbiaya yang
jumlahnyaberubah-ubahsecaraproporsionalsesuaidenganperubahan volume produksi.
Iniberartijikaterjadipeningkatanaktivitasperusahaanmakaj umlahbiaya variable meningkat pula danjuga sebaliknya. c. Anggaranbiaya semi variabel
Anggaranbiaya semi variable
adalahanggaranbiaya-biaya yang sebagiantetapdansebagianlagibersifatvariabel.Contohnyase
perti: biayapemeliharaangedung, biayapemeliharaanmesin/alat-alatkantor,
upahdangajikaryawan.
Supriyono (2002 :233) mengelompokkan biaya operasi kedalam
“Biaya pemasaran adalah biaya-biaya dalam rangka penjualanproduk sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas.Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum”.
Masalah biaya suatu perusahan hanya dapat dipecahkan secara
meluas bila perusahan tersebut mengetahui biaya yang berkaitan dengan
kegiatan produksinya.Biaya pada PT. Multi Raya Artech ini dibuat
kedalam dua perkiraan yaitu biaya operasional dan biaya administrasi
dan umum.Dalam hal ini dibedakan antara penjualan atau biaya
administrasi dan umum.Seluruh biaya yang terjadi dikategorikan
kedalam biaya operasi.
Biaya operasi pada PT. Multi Raya Arttech merupakan
keseluruhan pengeluaran yang dibebankan pada periode berjalan dalam
operasi perusahan. Biayaoperasi pada perusahaan dikelompokkan
kedalam 9 jenis biaya operasi, yaitu:
a. Biaya pegawai
b. Biaya bahan
c. Biaya pemeliharaan
d. Biaya penyusutan
e. Biaya amortisasi
f. Biaya asuransi
g. Biaya sewa
i. Biaya umum
B. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional
Suatu perusahaan sebelum melakukan aktivitasnya maka perusahaan
tersebut akan membuat atau merencanakan suatu anggaran, terutama anggaran
biaya operasi. Sedangkan biaya sendiri adalah pengorbanan ekonomis yang diukur
dalam satuan uang untuk suatu tujuan yang dicapai.Untuk menekan biaya yang
dikeluarkan, diperlukan suatu perencanaan berupa anggaran atau budget yang
bertujuan untuk mengarahkan kegiatan perusahaan agar mencapai tujuan yang
ditetapkan. Hal tersebut diperjelas dengan pernyataan M. Munandar
dalambukunya Budgeting (2001:1) adalah sebagai berikut:
“Budget adalah suatu rencana yang disusun sistematis, yang meliputi
seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu periode tertentu yang akan datang”.
Anggaran merupakan pedoman manajemen untuk menentukan kegiatan
apa yang akan dilakukan. Sasaran yang ingin dituju, bagaimana pengaturan
sumber daya yang tersedia serta melihat sejauh mana hasil yang telah dicapai
sesuai dengan yang direncanakan. Dengan adanya suatu anggaran dari perusahaan maka biaya operasi akan bisa berjalan sesuai yang direncanakan.
Sedangkan Anggaran Biaya Operasi menurut pernyataan Warren, Reef dan
Fees dalam bukunya Accounting Principles (2000:948)yang dialih bahasakan
oleh
“Anggaran biaya operasi terbentuk dari perkiraan biaya penjualan dan biaya administrasi. Anggaran ini biasanya menyajikan biaya berdasarkan sifatatau tipe pengeluaran, seperti gaji, sewa, asuransi, dan iklan”.
Selain berfungsi sebagai perencanaan anggaran juga merupakan alat pengendalian. Salah satu tujuan dari pengendalian adalah untuk memotivasi para
manajer agar lebih efektif dan efisien di dalam mencapai tujuan perusahaan.
Efisiensi dan efektivitas merupakan kriteria yang biasa digunakan untuk menilai
prestasi kerja dari suatu pertanggungjawaban tersebut.
Dari penjelasan diatas terlihat bahwa anggaran biaya operasional
merupakan alat bantu manajer yang bertanggungjawab dalam pengendalian biaya
operasional dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan
hubungannya dengan biaya operasional.
Dengan adanya anggaran biaya maka akan dapat dihindari terjadinya
pemborosan biaya dan akan mengakibatkan semakin efektifnya pengendalian
biaya yang dilakukan. Dari kesimpulan di atas menunjukan bahwa anggaran biaya
operasional sangat membantu pihak manajemen dalam pengendalian biaya
operasional untuk pengeluaran - pengeluaran yang spesifik karena dengan
demikian pengeluaran dapat dibatasi dan diarahkan kesaluran yang memberikan
banyak harapan.
C. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Angaran Biaya Operasional
Prosedur penyusunan anggaran biaya operasional dalam suatu organisasi
Anggaran biaya operasional harus dapat membedakan bagian-bagian yang dapat
dikendalikan dan anggaran tersebut harus dilihat secara rinci setiap periode. Pada
saat membuat ataumengembangkan anggaran biaya operasional untuk setiap
pusat.
Menurut Harahap (2001:83)Menyatakan bahwa :
“Proses penyusunananggaran adalah tahapan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan anggaran sehingga tersusun dan menjadi pegangan manajemen dalam kegiatan operasional”.
Pada dasarnya prosedur penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan tiga cara :
1. Otoriter (top down)
Dalam metode ini anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh
pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa
keterlibatan bawahan dalam penyusunannya.Bawahan tidak diminta keikut
sertaannya dalam menyusun anggaran.
2. Demokrasi (bottom up)
Dalam metode ini anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan
karyawan. Penyusunan anggaran yang akan dicapai dimasa yang akan datang
sepenuhnya diserahkan pada para karyawan.
3. Campuran (top down dan bottom up)
Dalam metode ini perusahaan menyusun anggaran yang dimulai dari
atasan yang kemudian selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan
bawahan.
operasional secara umum adalah sebagai berikut :
Pertama, Menganalisa informasi masa lalu dan lingkungan eksternal yang diantisipasi untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesimpulan dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan, kedua menyusun perencanaan yang trategis dan program-program kerja untuk menentukan tujuan perusahaan
dan ketiga mengkomunikasikan tujuan organisasi jangka panjang khususnyadalam hal biaya operasional, strategi dan program-program kerja. Pada umumnya prosedur penyusunan anggaran terdiri dari empat tahapan, yaitu Tahapan penentuan pedoman anggaran, Tahapan persiapan anggaran, Tahapan penentuan anggaran danTahapan pelaksanaan anggaran.
D. Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional
Salah satu fungsi manajemen yang sngat penting dalam pelaksanaan
aktivitas perusahaan adalah pengawasan atau pengendalian.Fungsi pengendalian
dalam perusahaan bertugas untuk mengendalikan semua pegawai perusahaan
untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan sesuai dengan rencana, apabila
terjadi penyimpangan diadakan tindakan perbaikan.
Handoko (2003: 359)Mengatakan bahwa :
“Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan”. (berdaya guna) dan efektif (berhasil guna) secara maksimal”.
Sedangkan menurutKadarman dan Udaya (2003 : 159).
digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi di atas dapat dikemukakan bahwa pengawasan merupakan
proses umpan balik yang bertujuan agar setiap bagian organisasi berfungsi dengan
efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dan dapat dilakukan
penyempurnaan tujuan, rencana dan pelaksanaan. Menurut Mulyadi (2003 : 183)
tujuan pengawasan atau pengendalian adalah sebagai berikut :
“Menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”
Pada pelaksanaannya biaya operasional, dapat digunakan teknik sebagai berikut:
1. Pengawasan biaya operasional dengan menggunakan angaran
Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasional,
maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap bagian
departemen yang merupakan kegiatan fungsional.
2. Pengawasan dengan menggunakan standar
Tujuan pemakaian standar adalah untuk meningkatkan efisiensi
kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya
yang terjadi. Untuk mengetahui apakah ada penyimpangan khususnya
penyimpangan biaya, maka diperlukan suatu tolak ukur, yaitu dengan
membandingkan biaya standar dengan biaya aktual.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, diusahakan pada
masing-masingbagian dalam perusahaanuntuk menjalankan rencana yangtelah disusun
perusahaan tidak berbeda atau bahkan menyimpang dari rencana semula untuk
mencapai suatu sasaran perusahaan. Oleh sebab itu, untuk memastikan apakah
kegiatan operasional itu sesuai apa yang direncanakan, dilakukan pengawasan
baik pada saat kegiatan sedang dilakukan ( stering control) maupun setelah
kegiatan berlangsung (past control).
Pengawasan pada biaya operasional dilakukan perusahaan untuk
mengetahui apakah penggunaa biaya alam pelaksanaan kegiatan sesuai dengan
yang telah direncanakan dala bentuk anggaran. Jika menyimpang, maka dilakukan
perbaikan terhadap faktor-faktor penyebab perbedaannya dan diusahakan agar
penggunaan biaya tersebut tetap efektif dan efesien.
Pengawasan biaya operasional pada PT. Multi Raya Arttech dilaksanakan
oleh satuan pengawasan intern perusahaan aspek pengawasan yaitu :
1. Pengawasan operasional
Dilakukan pimpinan melalui kegiatan (operasi)
perusahaan.Pengawasan ini dilakukan pada saat kegiatan operasional
berlangsung.Biasanya, pimpinan melakukan pengawasan terhadap
penggunaan biaya operasi sehari-hari atau pada kurun waktu tertentu.
2. Pengawasan akuntansi
Pengawasan yang dilakukan melalui prosedur-prosedut akuntansi dan
pencatatan yang sesuai dengan PSAK. Karena sasaran pokok tertuju pada
pengelompokan biaya, maka perhatian yang lebih besar akan tertuju pada
pengawasan akuntansi. Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan
suatu sistem peranggungjawaban baya-biaya dan arus pekerjaan serta
denganpengawasan dan laporan statistik untuk mengetahui perkembangan
orang-
orang yang bertanggungjawab atas biaya yang telah ditetapkan atau tidak.
Disamping itu, pengawasan akuntansi juga dibutuhkan untuk
meyakinkan pimpinan, serta perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan
teknologi dengan cepat misalnya,Penggunaan komputer untuk mengerjakan
catatan-catatan dari kegiatan perusahaan, mengelompokkan biaya dan
penyusunan laporan keuangan dengan cepat dan tepat.
Sistem akuntansi yang baik akan dapat menyajikan data keuangan yang
dapat dipercaya dan juga akan memperkuat pengawasan intern karena dengan
sistem akuntansi akan terdapat suatu pengawasan yang bekerja dengan sendirinya
(built in), dalam hal ini melalui suatu sistem tertentu hasil suatu bagian akan
diawasi oleh bagian yang lain melaui berbagai laporan yang sampai ke tangan
manajemen. Akan tetapi sistem yang baik saja belumlah cukup.Ia harus didukung
oleh unsur-unsur lain seperti rencana organisasi yang dapat memisahkan fungsi
dan tanggung jawab secara tepat, praktek-praktek yang sehat dan harus diikuti dan
ditaati dalam melaksanakan tugas, personalia yang mutunya seimbang dengan
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Semua unsur tersebut sama
pentingnya, merupakan dasar dari suatu pengawasan intern yang baik
Di samping pengawasan operasional dan akuntansi, diperlukan juga sistem
akuntansi yang kuat dan pengawasan intern. Sistem pengawasan intern meliputi
rencan organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi
dan sampai seberapa jauh data akuntansi yang dapat dipercayai, menggalakkan
efesiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah
digariskan.
Kedua aspek pengawasan tersebut diterapkan pada kedua golongan biaya
atau beban perusahaan ini, yaitu, biaya administrasi umum dan
biayapemasaran.Sehubungan dengan pengawasan biaya maka terlebih dahulu
perlu diketahui sangat sukar bagi kita untuk memberikan penegertian atas apa
biaya yang dimaksud, sehingga biaya dapat di golongkan ke dalam beberapa
penegertian sesuai dengan tujuan penggunaan dan biaya tersebut.
1. Pengawasan anggaran biaya penjualan
Langkah pertama yang sangat umum untuk pengawasan biaya
penjualan adalah pengelompokan baya menurut fungsi atau aktivitas. Adapun
langkah-langkah yang disusun adalah sebagai berikut :
a. Penyusunan anggaran biaya penjualan berdasarkan estimasi jumlah
proyek
b. Pembebanan biaya pada setiap fungsi
c. Analisa penyimpangan
Pengawasan yang dilakukan PT. Multi Raya Arttech adalah:
1) Pimpinan ikut terlibat dalam penyusunan anggaran
2) Membandingkan jumlah proyek dan nilai proyek dengan nilai
proyek dengan biaya penjualan yang terjadi
2. Pengawasan anggaran biaya administrasi dan umum
administrasi dan umum adalah :
a. Membuat anggaran biaya administrasi dan umum pada awal periode
b. Mengalokasikannya secara tepat
c. Memeriksa bukti-bukti atau kwitansi-kwitansi yang terjadi
3. Pengawasan anggaran biaya overhead
a. Membuat angaran biaya overhead dengan memperhatikan nilai proyek
b. Memperkirakan biaya pemeliharaan mesin dan menganalisanya
c. Menghitung penyusutan mesin
Pada akhir periode akuntansi, biasanya akhir tahun dilaksanakan suatu
evaluasi atas pekerjaan yang dilakukan apakah sesuai dengan perencanaan yang
telah ditetapkan dari instruksi-instruksiyang telah dikeluarkan.Evaluasi ini
dilaksanakan secara langsung di setiap bagian dalam perusahaan serta melihat
laporan laba-rugi perusahaan pada akhir periode. Hal ini ditunjukkan untuk
melihat koofesienprogram yang ada karena hasil tersebut juga dijadikan dasar
bagi penyusunan anggaran periode masa yang akan datang.
E. Merancang / Mendesain Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional
Fungsi pengendalian merupakan fungsi yang penting dalam suatu kegiatan
bisnis, sehingga harus dilakukan sebaik mungkin.Pada umumnya perusahaan
melakukan pengawasan biaya agar biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan bisnis
dapat digunakan secara efektif dan efisien.
Menurut Mulyadi (2001:501), untuk melakukan pengendalian biaya di
dalam perusahaan tergantung besar kecilnya perusahaan tersebut, dan telah
1. Pengendalian dengan pengawasan fisik
Dalam perusahaan kecil, biasanya pimpinan sekaligus pemilikperusahaan, perencanaan dan pengendalian terhadap
pelaksana rencana dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan memiliki kemampuan yang memadai untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya. 2. Pengendalian biaya dengan menggunakan akutansi historis
Jika perusahaan berkembang, maka pimpinan perusahaan tidak lagi dapat mengamati secara fisik, tetapi memerlukan catatan historis untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya dari periode ke periode.Untuk tingkat perkembangan tertentu pimpinan perusahaan cukup melakukan perencanaan dan pengendalian dengan membandingkan catatan dari tahun ke tahun.
3. Pengendalian biaya dengan menggunakan anggaran statis dan biaya standar
Jika perusahaan semakin berkembang, pimpinan perusahaan tidak lagi menghadapi masalah bagaimana pelaksanaan kegiatan pada tahun berjalan dengan apa yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya, tetapi bagaimana pelaksanaan pada tahun berjalan jika dibandingkan dengan yang seharusnya dilaksanakan pada tahun tersebut. Pada tingkat perkembangan ini, pimpinan memerlukan anggaran dan standar sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya.Pimpinan perusahaan mulai memperbaiki sistem perencanaan dan pengendalian kegiatannya dengan membuat anggaran statis dan biaya yang sederhana.
4. Pengendalian biaya dengan menggunakan anggaran fleksibel dengan biaya standar
Dalam kenyataannya, kapasitas yang direalisasikan seringkali menyimpang dari kapasitas yang direncanakan. Maka, cara perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan kemudian diperbaiki dengan mengembangkan anggaran fleksibel dengan biaya standar. Anggaran fleksibel disusun untuk berbagai tingkat kapasitas yang direncanakan, sehingga anggaran ini menyediakan tolak ukur prestasi yang mendekati kapasitas sesungguhnya yang dicapai.
5. Pengendalian biaya dengan pembuatanpusat-pusat pertanggungjawaban dan penerapan sistem akuntansi pertanggungjawaban.
Dalam perusahaan besar, kegiatannya telah dibagi menjadi pusat-pusat beberapa pertanggungjawaban.Perencanaan dan pengendaliankegiatan perusahaan dilaksanakan dengan mengembangkan anggaran untuk setiap pusat pertanggungjawaban.
Suatu Sistem Pengendalian Intern yang baik haruslah bersifat cepat, murah
dan aman, sehingga perusahaan dapatmenjalankan operasinya dengan lancar,
terjamin keamanannya dan biaya pengawasan yang dibutuhkan relatif tidak mahal
dan memenuhi unsur-unsur pengendalian.
Selanjutnya akan dibahas satu persatu unsur-unsur pengendalian intern
tersebut.
1. Struktur organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu alat bagi manajemen atau
pimpinan perusahaan untuk mengendalikan kegiatannya. Proses
pembentukannyadimulai dengan menetapkan kegiatan-kegiatan yang
harusdilaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan yang
telahditetapkan.Setiap kegiatan akan dibagi kedalam unit-unitkegiatan yang
lebih kecil, dengan disertai perincian tugasdari masing-masing karyawan
yang menjalankan tugasnya.Selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan
ditentukan bagian-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugasatau
kelompok tugas tertentu.
2. Sistem wewenang dan Prosedur pembukuan.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuandalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemenuntuk mengadakan pengawasan terhadap
operasi dantransaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan
data akuntansi dengan tepat. Klasifikasidata akuntansi ini
dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar yang biasanya diberi
penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening.
Pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas,sistem ini dapat
memberikan jaminan bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran yang
dilakukan benar-benar terjadi dan juga merupakan penerimaan dan
pengeluaranyang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan prosedur yang
dapat dirumuskan sebagai tata cara yang harus diikutidan ditaati dalam
melaksanakan sesuatu aktivitas.
Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapatdilakukan
melalui prosedur yang ditetapkan lebihdahulu dan
prosedur-prosedur yang akan disusun untuk seluruh kegiatan yang ada dalam
perusahaan.Prosedur yang baik adalah prosedur yangmencapai tujuannya
dengan cara yang sederhana, membagi pekerjaan secara logis dan mudah
dipahami sehingga bakatkaryawan apat dimanfaatkan sebaik mungkin.
Sedangkan prosedur yang efektif adalah prosedur yang dapatmemaksakan
kepatuhan.Kalau prosedur dirumuskan sebagai tata caramengerjakan sesuatu,
maka prosedur pembukuan dapatdirumuskan sebagai tata cara pencatatan,
pelaporan atasoperasi-operasi yang ada dalam perusahaan.
Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan
merupakan suatu tata cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan
operasi-operasi dan transaksi-transaksi perusahaan yang sedemikian rupa sehingga
adanya terciptake absahan dan ketelitian pencatatan harta,hutang, modal,
penghasilan dan biaya-biaya perusahaan.Dalam pelaksanaan
pengawasan akuntansi terhadap operasi-operasi dantransaksi-transaksi yang
ada dalam perusahaan serta alatuntuk mengklasifikasikan data dalam struktur
rekeningyang formal.Alat-alat yang digunakan untuk pengawasanakuntansi
terhadap operasi-operasi dan transaksi-transaksi,diciptakan melalui
perancangan catatan-catatan danformulir-formulir yang tepat, serta melalui
perencanaanarus prosedur yang logis dalam melakukan pencatatan dan
prosedur otorisasi di antara departemen-departemen danseksi-seksi dalam
departemen.Ada beberapa prinsip yang harus diikuti dalam pemakaian
formulirmenurut Yunus (1997 : 25)yaitu :
Pertama, harus membantu suatu fungsi yang bergunadidalam hubungannya prosedur-prosedur yangtelah dirancang dalam rangka melaksanakantujuan manajemen, kedua harus cukup sederhana sehingga dapat dipahamidengan jelas oleh mereka yang akanmenggunakannya, mempermudah dalammelakukan pencatatan data dengan cepat, teliti,dan dengan biaya yang rendah, dan ketiga harus dirancang untuk semua kemungkinan penggunaan, sehingga jumlah berbagai formulir itu dapat ditekan dalam jumlah minimum.(formulir)Harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapatdikerjakan dengan benar, sesuai dengan prosedur-prosedur pengawasan yang telahditetapkan.
3. Praktek-praktek yang sehat
Setelah struktur organisasi dan sistemwewenang serta prosedur
pembukuan disusun dengan baik,maka diperlukan adanya praktek-praktek
yang sehat untuk menjalankannya. Praktek-praktek yang sehat tersebut
akandi bahas lebih lanjut dalam sub bagian tersendiri.
3. Pegawai yang cukup cakap
Pegawai yangcukupcakap adalah pegawai yang mampu melaksanakan
tugas, tanggungjawab, dan wewenang yang dibebankan
pegawai dengan cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai
yang tingkat pendidikannya tinggi, sehingga gajinya juga besar
tetapimungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup, yang penting
adalah latar belakang pendidikannya cukupmemadai untuk pekerjaan-
pekerjaan yang dilakukannya.Hal ini perlu dipertimbangkan agar dapat
diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.Untuk
memperoleh pegawai yang cukup cakapsesuai dengan kebutuhan perusahaan,
diperlukan adanyausaha-usaha yang tepat. Secara umum usaha ini
akanmencakup tiga proses :Dimulai semenjak penerimaan pegawai
dilanjutkan dengan peningkatan keterampilan melalui program pendidikan
danlatihan yang berkesinambungan dan diakhiri dengan penilaian atas
pelaksanaan pekerjaan dari pegawai.
Ketiga proses ini berlangsung terus menerus, mengingat usaha
mendapatkan pegawai yang cukup cakap merupakan usahayang selalu
berkesinambungan.Proses penerimaan tenaga kerja merupakan proses yang sangat
penting serta menuntut penelitian yangmendalam dan teliti terutama mengenai
kemampuan darisemua calon pegawai. Dari sini akan diperoleh bibit-bibityang
baik untuk menempati jabatan didalam perusahaandan sebaliknya dari kesalahan
penerimaan tenaga kerjaakan membawa kegagalan bagi perusahaan.
Dengan perencanaan yang memadai, akan memudahkan perusahaanmengetahui
beberapaorang karyawan, dan dimana posisinya serta persyaratan apa yang
dibutuhkan perusahaan.Proses peningkatan keterampilan melalui program
penting dalam setiap usahamendapatkan pegawai yang cukup cakap.
Pengawasan internal memiliki berbagai karakteristik, Auditor internal
dapat mengevaluasi untuk menetukan kesesuaiannya dengan kriteria yang
ditetapkan seperti berikut ini:
1. Tepat waktu
Pengendalian seharusnya mendeteksi penyimpangan actual atau
potensial sejak awal untuk menghindari tindakan perbaikan yang memakan
biaya.
2. Ekonomis
Pengendalian harus memberikan keyakinan yang wajardalam dalam
mencapai hasil yang diinginkan dengan biaya minimum dengan efek samping
yang paling rendah.
3. Akuntanbilitas
Pengendalianharus membantu karyawan yang
mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan .
4. Fleksibelitas
Keadaan yang bisa berubah-rubah sewakti-waktu.
5. Menentukan penyebab
Tindakan korektif yang diambil segera biasa dilakukan bila
pengendalian tidak hanya mengidentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya.
6. Kelayakan
Pengendalian harus memenuhi kebutuhan manajemen.Pengendalian
pencapaian tujuan dan rencana manajemen dan juga harus sesuai dengan
karyawan dan struktur organisasi dari nonperasi.
Berdasarkan uraian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
karakteristik penendalian yang dianut oleh perusahaan PT Multi Raya Arttech
adalah karakteristik fleksibelitas, artinya keadaan bisa berubah-rubah.
Pengendalian yang akan mengakomodasi perubahan seperti ini harus lebih disukai
untuk menghindari kebutuhan akan adanya perubahan.
F. Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional
Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapatdilakukan
melalui prosedur-prosedur yang ditetapkan lebihdahulu dan prosedur-prosedur
yang akan disusun untuk seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan.Prosedur
yang baik adalah prosedur yangmencapai tujuannya dengan cara yang sederhana,
membagi pekerjaan secara logis dan mudah dipahami sehingga bakatkaryawan
apat dimanfaatkan sebaik mungkin. Sedangkan prosedur yang efektif adalah
prosedur yang dapatmemaksakan kepatuhan.Kalau prosedur dirumuskan sebagai
tata caramengerjakan sesuatu, maka prosedur pembukuan dapatdirumuskan
sebagai tata cara pencatatan, pelaporan atasoperasi-operasi yang ada dalam
perusahaan.
Pengawasan merupakan tindakan-tindakan perbaikan dalam pelaksanaan
kerja agar supaya segala kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
petunjuk-petunjuk dari instruksi-instruksi, sehingga tujuan yang ditentukan dapat
Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan
organisasi. Informasi yang diberi melalui anggaran biaya operasi ditujukan kepada
pimpinan perusahaan dalam bentuk laporan perbandingan yang disusun
sedemikian rupa.
Perbandingan antara hasil realisasi (actual) dengan rencana dan sasaran
anggaran dianggap merupakan tahap pengawasan yang sangat penting. Pada
setiap laporan realiasasi bulanan biasanya disajikan kedua hal tersebut, sehingga
dapat menggambarkan terjadinya penyimpangan-penyimpangan biaya operasional,
serta mencegahatau membatasi pemborosan juga biaya dapatditekan sesuai dengan
yang direncanakan dan mengatasi penyelewengan.
Dengan membandingkan anggaran itu dengan aktual maka dapat dilihat
seberapa jauh yang telah direncanakan tersebut menyimpang.Jika banyak
penyimpangan maka hendaknya diarahkan agar kegiatan selanjutnya tidak
menyimpang dan dicari letak atau penyebab penyimpangannya. Hal ini sesuai
dengan yang dikatakan oleh Harahap (2003:14):
“Untuk mengetahui penyimpangan dari rencana maka harus dilakukan perbandingan antara realisasi dengan anggaran ”.
Dalam rangka untuk tindakan perbaikan pada masa yang akan datang
penyimpangan tersebut perlu dianalisa sehinggadapat ditetapkanapa yang
menyebabkan terjadinya penyimpangan tersebut. Dengan diketahui penyebabnya
maka akan dapat pula diputuskan apa yang harus diperbaiki. Penyimpangan itu
sendiri ada yang menguntungkan perusahaan dan ada pula yang merugikan
“Dalam hal biaya, maka jika biaya realisasi pada lebih besar dari anggaran dianggap tidak menguntungkan (unfavorable).Sebaliknya jika realisasi lebih rendah dari anggaran maka dianggap menguntungkan
(favorable)”.
Dalam penerapan anggaran yang efektif maka kedua jenis penyimpangan
tersebut akan dianalisis. Favorable dianalisis untuk dicontoh sedangkan
unfavorable dianalisis untuk menghidarinya dimasa yang akan datang dan
sekaligus dimanfaatkan untuk menilai siapa yang akan diberikanrewardatau
yang tidak diberikan atau ditindak.
Dan adanya ciri- ciri yang menjadi tolak ukur pengawasan yang baik
1. Adanya praktek-praktek yang sehat
2. Adanya pedoman, prosedur, kegiatan, kebijakan yang dibuat perusahaan
3. Adanya catatan pebukuan yang memadai/ up to date
4. Adanya SDM yang cukup dan bertanggung jawab
5. Adanya auditor independen untuk mengecek kegiatan
6. Terdapat sistem anggaran terdapat pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi,
penyimpanan dan otorisasi
7. Terdapat sistem otorisasi untuk sistem kegiatan/transaksi
8. Adanya laporan keuangan yang andal
Evaluasi terhadap sistem pengawasan internal pada PT. Multi Raya
Arttech dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan untuk mengetahui
kelemahan-kelemahan atau kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan. Apabila ada
evaluasi ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode.Evaluasi atas
BAB IV PENUTUP
Dalam bab ini penulis mencoba menarik jesimpulan dan membeikan
saran-saran yang bisa dijadikan bahan dalam mengatasi permasalhan yang timbul.
Dari analisis yang penulis lakukan terhadap sistem pengawasan internal biaya
operasional pada PT Multi Raya Arttech, Kesimpulan yang dapat ditarik adalah
sebagai berikut :
A. Kesimpulan
Setelah membahas mengenai sistem pengawasan internal mengenai biaya
operasional, maka penulis mendapatkan beberapakesimpulan atas penelitian pada
PT Multi Raya Arttech dan pembahasan yang telah dilakukan. Berikut merupakan
kesimpulan mengenai sistem pengawasan biaya operasional tersebut:
1. PT Multi Raya Arttech dalam penyusunan anggaran menggunakan metode
bottom up yaitu penyajian dan pelaporan anggaran besarta kelengkapannya
disajikan setelah mendapat persetujuan dari manajer proyek yang kemudian
diteruskan ke pimpinan perusahaan.
2. Perusahaan menggunakan anggaran biaya material sebagai alat pengendalian
biaya material dengan membandingkan antara anggaran dan realisasi pada
setiap proyek yang diselesaikan.
3. Perusahaan sudah memiliki sistem pengendalian biaya operasional yang
lumayanbaik sehingga biaya yang dikeluarkan efisien, dimana perusahaan
sudah memenuhi 8 (delapan) yarat pengawasan yang baik yaitu :
