BAB 3 : Fungsi dan
struktur organisasi TI
Peran dan tanggung jawab Manajemen
dalam mengatur Sistem Informasi, dapat
digolongkan ke dalam 4 kategori (Ron
Weber ) yaitu :
1.
Planning:
2.
Organizing
3.
Actuating
Planning: menentukan sasaran dari Sistem Informasi
yang harus sejalan dengan sasaran bisnis dan dapat
mendukung keberhasilan bisnis.
Bertanggungjawab dalam penyusunan rencana
yang meliputi 3 hal :
-
mengetahui kesempatan & masalah dalam
organisasi
-
mengidentifikasi sumberdaya yang diperlukan
untuk menyediakan teknologi dan informasi
Jenis perencanaan dibedakan menjadi :
- Strategic plan (bersifat jangka panjang)
- Operational plan (bersifat jangka pendek 1-3 tahun)
Strategic plan berisi :
1. Penilaian terhadap kondisi teknologi saat ini 2. Tujuan dan arah jangka panjang
3. Strategi pengembangan, visi di bidang TI, aplikasi masa depan, kebutuhan dana
Operational Plan berisi :
1. Progress report : keberhasilan dan kegagalan pencapaian rencana
2. Keterangan pengembangan & perubahan sistem,
Komite Pengarah (steering
committee) dibentuk untuk
Penilaian atas Sistem yang
berjalan
Sebelum mengembangkan atau
Penilaian atas Sistem yang
berjalan
Penilai Sistem Informasi yang ada berkaitan dengan : derajat tingkat dari otomasi bisnis,
kemampuan stabilitas,
kompleksitas, biaya-biaya,
kekuatan-kekuatan, dan kelemahan-kelemahan,
untuk menentukan tingkat derajat kepada yang mana sistem yang berjalan mendukung
Peran Pengaudit di dalam Mengevaluasi
Proses Perencanaan
Auditor bertugas untuk
mengumpulkan dan mengevaluasi
bukti, untuk meyakinkan manajemen
dalam proses perencanaan yang
Auditor harus dapat mengidentifikasi
:
Kegagalan-kegagalan IT yang
menyebabkan tidak tercapainya misi
dan sasaran organisasi.
Kegagalan-kegagalan IT yang
menyebabkan kehilangan biaya dan
waktu
Kehilangan peluang bisnis
Kehilangan peluang IT
2. Organizing : menemukan, alokasi, dan mendapatkan sumberdaya informasi yang diperlukan (hardware, software, jaringan, fasilitas, manusia dan data)
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada proses perencanaan.
Pada tahap ini, top management perlu mendapatkan dan mengelola staff informasi dengan alasan :
1. Efektivitas fungsi sistem informasi tergantung pada kualitas staf
2. Jumlah teknisi sistem informasi yang bermutu tinggi masih terbatas
Lokasi atau penempatan fungsi /bagian
sistem informasi pada struktur organisasi
memiliki dampak yang cukup besar
terhadap efektivitas kerja.
Struktur organisasi pusat komputer terdiri
dari :
1.
Bagian Aplikasi : para programmer dan
sistem analis
2.
Bagian Produksi : para operator yang
menjalankan operasional komputer
Organizational Structure
A.
Small Firm
Analysts
Programmers
Data Entry
Clerks
Organizational Structure
B.
Organisasi Menengah
Sebuah organisasi berukuran menengah
dengan lebih banyak sumber daya untuk IS
kantor mungkin perlu untuk mempekerjakan
lebih banyak orang untuk menjaga tepi atas
pesaingnya.
Ideal IS kantor untuk menengah organisasi
dapat dibentuk seperti yang ditunjukkan
Organizational Structure
Organisasi Menengah
Analysts
System
Development
Supervisor
Programmers
Programming
Supervisor
Data Entry Clerks
and
Organizational Structure
C.
Organization Besar
•
organisasi besar yang melayani kelompok besar
dan lebih kompleks dari klien mungkin
memerlukan layanan informasi yang lebih efisien
yang memungkinkan untuk mengamankan
informasi yang diperlukan pada waktu sesingkat
mungkin
Kebutuhan sistem informasi sumber daya yang
efisien tersebut juga mungkin memerlukan
Organizational Structure
C.
Large Organization
Quality Assurance Specialist Data Communication Specialist Technical Services Director Data Entry Clerk Data Entry and Auxillary Operations Supervisor Computer Operators Librarian Maintenance Personnel Computer Operations Supervisor Operations Director Database Administrator Analysts Programmers Systems and Programming Manager Systems Development Director Vice President for
Sentralisasi - Desentralisasi
Alasan Sentralisasi : Top management
mengendalikan fungsi SI, penyediaan
hardware, software, dan personil
lebih ekonomis.
Alasan Desentralisasi : peningkatan
kapasitas organisasi untuk
3. Actuating : Pimpinan memberikan pengarahan,
perhatian, pembinaan, mendorong motivasi, memberi kesempatan pelatihan, sehingga personil dapat
bekerja sebaik-baiknya.
Personil komputer adalah knowledge worker, yaitu pegawai profesional yang mempunyai keahlian
teknis, karena itu perlu mendapat perlakuan yang berbeda dalam hal karier, otoritas dan lingkungan kerja.
Manajer di bidang SI harus memiliki karakter :
sadar hasil yang timbul dari tindakannya, simpati, dapat menganalisa secara objektif,
Kebijakan dan Prosedur SDM yang
berhubungan dengan SI
Personnel Recruitment and Promotion
Promotion of personnel
Personnel Training
Cross-Training or staff Backup
Employee Job Performance Evaluation
Job Change and Termination
Mengapa perlu Outsourcing ?
Untuk mengurangi dan mengendalikan biaya
operasi
Untuk memperbaiki fokus dari organisasi
Untuk mendapatkan akses kemampuan
kelas dunia
Ketiadaan sumber daya internal
Untuk mempercepat manfaat dari
rancang-bangun ulang
Fungsi yang sulit untuk mengatur /kontrol
ke luar
Untuk membuat dana investasi yang
tersedia
Untuk berbagi resiko
Fungsi SI yang akan
di-outsourced
Data entry
Design and development of new
applications,
Maintenance of new applications
Conversion of legacy applications to
new platforms
Help desk or call center
4. Controlling : pimpinan melakukan pengawasan
apakah kinerja atau realisasi pelaksanaan kegiatan unit tersebut sudah sesuai rencana atau terjadi
penyimpangan.
(besarnya dana yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan SI)
Evaluasi terhadap kontrol fungsi SI : 1. Evaluasi terhadap fungsi unit SI
2. Evaluasi penyebaran TI 3. Evaluasi aktivitas SI
Monitoring dan Mengevaluasi
Perencanaan TI
Manajemen itu perlu menetapkan
proses-proses untuk menangkap dan melaporkan
umpan balik dari pemilik-pemilik proses bisnis
dan para pemakai, mengenai mutu dan
kegunaan dari rencana-rencana jangka
panjang dan jangka pendek. Umpan balik
diperoleh harus dievaluasi dan
Kendali Manajemen Pengembangan
Sistem
Tujuan Pengendalian Pengembangan Sistem
adalah agar semua staf TI memahami pentingnya metodologi pengembangan sistem dan
pengendalian, dan sistem dokumentasi.
Hal penting dalam kendali pengembangan sistem : Pengembangan sistem harus melibatkan pemakai,
manajemen, dan auditor (quality assurance) Adanya standar, pedoman, prosedur
Melaksanakan pengujian sistem dan konversi dengan cermat
Manajemen pengembangan sistem mencakup hal-hal dan kebijakan mengenai :
1. Analisa : Identifikasi masalah dengan
mengevaluasi kerja sistem yang telah ada, agar dapat mengusulkan rancangan yang baru yang lebih baik.
2. Desain : user interface, data-relasi, proses-program dan prosedur
3. Testing & Implementasi : memastikan bahwa seluruh instruksi dalam program sudah sesuai dengan spesifikasi.
Pengujian keberhasilan Sistem
1. Pengujian program ; pengujian terhadap akurasi, kelengkapan dan efisiensi.
2. Pengujian sistem ; pengujian terhadap akurasi
berbagai program, media, inteface dan subsistem . 3. Pengujian pengguna ; pengujian terhadap
keseluruhan sistem, meliputi struktur organisasi, perancangan pekerjaan, system interface,
program dan prosedur.
Standar Kegiatan Pengembangan Aplikasi
Jenis Standar Keterangan
Standar Metode Pedoman atau prosedur yang harus diikuti : bagaimana melakukan analisa, desain, pemrograman dan bagaimana sistem dioperasikan
Standar Kinerja Pedoman tentang sumberdaya dan hasil yang dicapai.
Misal : Acuan response time suatu online systems, waktu untuk test
Standar Dokumentasi Dokumentasi kegiatan system.
Misal : format spesifikasi program, pedoman kerja operator
PROFESI DI BIDANG
TEKNOLOGI
Gambaran Umum Pekerjaan di Bidang
Teknologi Informasi
Secara umum, pekerjaan di bidang
teknologi informasi setidaknya terbagi
dalam 3 kelompok sesuai bidangnya.
a.
Kelompok pertama
,
adalah mereka yang bergelut di
dunia perangkat lunak (software), baik mereka yang
Pada lingkungan kelompok ini, terdapat
pekerjaan-pekerjaan seperti :
Sistem
analis,
merupakan
orang
yang
bertugas
menganalisa sistem yang akan diimplementasikan, mulai
dari
menganalisa
sistem
yang
ada,
kelebihan
dan
kekurangannya, sampai studi kelayakan dan desain sistem
yang akan
•
Programer,
merupakan orang yang bertugas
mengimplementasikan rancangan sistem analis, yaitu
membuat program (baik aplikasi maupun sistem
Web designer, merupakan orang yang melakukan kegiatan perencanaan, termasuk studi kelayakan, analisis dan desain terhadap suatu proyek
pembuatan aplikasi berbasis web.
Web Programmer, merupakan orang yang bertugas mengimplementasikan rancangan web designer,
yaitu membuat program berbasis web sesuai desain yang telah dirancang sebelumnya.
b. Kelompok kedua, adalah mereka yang bergelut di bidang perangkat keras (hardware).
Pada lingkungan kelompok ini, terdapat pekerjaan-pekerjaan seperti:
Networking
Engineer
,
adalah
orang
yang
berkecimpung dalam bidang teknis jaringan komputer
dari maintenance sampai pada troubleshooting-nya
c. Kelompok ketiga, adalah mereka yang berkecimpung dalam operasional sistem informasi.
Pada lingkungan kelompok ini, terdapat pekerjaan-pekerjaan seperti :
System Administrator, merupakan orang yang bertugas melakukan administrasi terhadap sistem, melakukan pemeliharaan sistem, memiliki kewenangan mengatur hak akses terhadap sistem, serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan pengaturan operasional sebuah sistem
Profesi di Bidang TI Sebagai Profesi
Untuk mengatakan apakah suatu pekerjaan
termasuk profesi atau bukan, kriteria
pekerjaan tersebut harus diuji.
Sebagai contoh, Pekerjaan sebagai
staf
operator komputer
(sekedar mengoperasikan),
tidak masuk dalam golongan profesi jika untuk
bekerja sebagai staf operator tersebut tidak
Adapun seorang
software engineer
dapat dikatakan sebagai sebuah profesi
karena seseorang yang bekerja sebagai
software engineer haruslah
berpengetahuan dan memiliki
Julius Hermawan (2003), mencatat dua
karakteristik yang dimiliki oleh
software
engineer
sehingga pekerjaan tersebut
layak disebut sebuah profesi, yaitu:
1.
Kompetensi
Kompetensi yang dimaksud yaitu sifat yang selalu
menuntut profesional software engineer untuk
memperdalam dan memperbaharui pengetahuan dan
2.
Tanggung jawab pribadi
Yang dimaksud yaitu kesadaran untuk membebankan
Agar dapat melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya secara baik dan benar,
seorang
software engineer perlu terus
mengembangkan bidang ilmu dalam
pengembangan perangkat lunak, seperti :
a. Bidang ilmu metodologi pengembangan perangkat
lunak
b. Manajemen sumber daya
c. Mengelola kelompok kerja
Pekerjaan di Bidang TI Standar
Pemerintah
Mengingat pentingnya teknologi informasi
bagi pembangunan bangsa maka pemerintah
pun
merasa
perlu
membuat
standardisasi
pekerjaan di bidang teknologi informasi bagi
pegawainya.
a. Pengangkatan Pejabat Pranata
Komputer
Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam
jabatan Pranata Komputer ditetapkan oleh
Menteri,
Jaksa
Agung,
Pimpinan
Kesekretariatan
Lembaga
Tertinggi/Tinggi
Negara,
Pimpinan
Lembaga
Pemerintah
Nondepartemen dan Gubernur Kepala Daerah
b. Syarat-Syarat Jabatan Pranata
Komputer
Bekerja pada satuan organisasi instansi pemerintah
dan bertugas pokok membuat, memelihara dan
mengembangkan
sistem
dan
atau
program
pengolahan dengan komputer.
b. Syarat-Syarat Jabatan Pranata
Komputer
Memiliki pendidikan dan atau latihan dalam
bidang
komputer
dan
pengalaman
melakukan kegiatan di bidang komputer
Memiliki pengetahuan dan atau pengalaman
dalam bidang tertentu yang berhubungan
dengan bidang komputer
NO Jabatan Pranata Komputer Pangkat Gol/ Ruang
1 Asisten Pranata Komputer Madya
Pengatur Muda Tingkat I II/b
2 Asisten Pranata Komputer Pengatur II/c
3 Ajun Pranata Komputer Muda Pengatur Tingkat I II/d
4 Ajun Pranata Komputer Madya Penata Muda III/a
5 Ajun Pranata Komputer Penata Muda Tingkat I III/b
6 Ahli Pranata Komputer Pratama Penata III/c
7 Ahli Pranata Komputer Muda Penata Tingkat I III/d
8 Ahli Pranata Komputer Madya Pembina IV/a
9 Ahli Pranata Komputer Utama Pratama
Pembina Tingkat I IV/b
10 Ahli Pranata Komputer Utama Pembina Utama Muda IV/c
Standarisasi Profesi TI menurut
SRIG-PS SEARCC
Adalagi jenis pengelompokan lain untuk pekerja di kalangan teknologi informasi.
Yang sering digunakan adalah pengklasifikasian standarisasi profesi di bidang teknologi informasi menurut SRIG-PS
SEARCC.
SEARCC (South East Asia Regional Computer Confideration)
merupakan suatu forum atau badan yang beranggotakan
himpunan profesional IT (Information Technology-Teknologi Informasi) yang terdiri dari 13 negara.
SEARCC dibentuk pada Februari 1978, di Singapura oleh 6 ikatan komputer dari negara-negara tetangga seperti
Indonesia sebagai anggota SEARCC telah aktif turut serta dalam berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh SEARCC.
Salah satunya adalah SRIG-PS (Special Regional
Interest Group on Professional Standarisation) yang
mencoba merumuskan standarisasi pekerjaan dalam dunia teknologi informasi.
Model SEARCC untuk pembagian job dalam lingkungan TI merupakan model 2 dimensi yang
Beberapa kriteria menjadi pertimbangan dalam
mengembangkan klasifikasi job ini, yaitu:
a.
Cross Country, cross-enterprise applicability
Ini berarti bahwa job yang diidentifikasi tersebut harus
relevan dengan kondisi region dan setiap negara pada
region tersebut, serta memiliki kesamaan pemahaman
b.
Function Oriented bukan tittle oriented
Klasifikasi pekerjaan berorientasi pada fungsi,
yang berarti bahwa gelar atau titel yang diberikan
dapat saja berbeda, tapi yang penting fungsi yang
diberikan pada pekerjaan tersebut sama. Gelar
atau titel dapat berbeda pada negara yang
c.
Testable/certificable
Klasifikasi pekerjaan harus bersifat testable,
yaitu bahwa fungsi yang didefinisikan dapat
diukur/diuji.
d.
Applicable
fungsi yang didefinisikan harus dapat
diterakan pada mayoritas Profesional TI
Setiap jenis pekerjaan dari skema di atas masing – masing memiliki 3 tingkatan, yaitu:
1.Supervised (terbimbing)
Tingkatan awal dengan 0-2 tahun pengalaman, membutukan pengawasan dan petunjuk dalam pelaksanaan tugasnya.
2.Moderately supervised (madya)
Tugas kecil dapat dikerjakan oleh mereka, tetapi tetap membutuhkan bimbingan untuk tugas yang lebih besar, 3-5 tahun pengalaman.
