iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Tugas Akhir Diploma III
Semester Genap tahun 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELOLAAN MATERIAL PADA PT. MENTARI CYBER MEDIA
Tri Joko Sutrisno 0700689840 Ario Afdalie 0700690256
Kelas : 07PWA
Abstrak
PT. Mentari Cyber Media merupakan perusahaan jasa nasional yang bisnis intinya bergerak dalam bidang pelayanan jasa multimedia interaktif, dalam kegiatan pengelolaan persediaan material membutuhkan suatu bentuk penyajian informasi dan laporan yang dapat diakses dengan cepat dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan.
Metode penelitian yang dilakukan yaitu metode analisis untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengelolaan persediaan dengan cara melakukan survey ke perusahaan dan mewawancarai pihak-pihak yang bersangkutan, metode penelitian kepustakaan dengan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti serta metode perancangan untuk merancang sistem informasi yang baru dengan menggunakan activity diagram, class diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan masukan dan rancangan keluaran.
Hasil yang dicapai dari hasil penelitian berupa suatu rancangan sistem informasi pengelolaan persediaan yang dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan.
Simpulan penulisan menunjukan bahwa dengan adanya sistem informasi yang baru, kelemahan – kelemahan dalam sistem lama dapat diatasi dan memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
v
K A T A P E N G A N T A R
Puji Syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya kepada kami, serta bimbingan dan pengarahan dari semua pihak sehingga kami dapat menyelesaikan Tugas akhir ini tepat pada waktunya dengan judul “Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Material Pada PT. Mentari Cyber Media”.
Pada kesempatan ini kami ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara materil maupun moril didalam menyelesaikan Tugas Akhir ini terutama kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M. App. SC, Selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
2. Ibu Yanti S.Kom., MM, selaku ketua program studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara.
3. Ibu Noerlina S.Kom., MM, selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan dukungan, bimbingan, nasehat, pengarahan, serta petunjuk kepada penulis dalam penyusunan kerja praktek ini.
4. Ibu Eva Amelia selaku Direktur Utama PT. Mentari Cyber Media yang telah memberikan kesempatan untuk dapat menyusun Tugas Akhir di perusahaan ini.
vi
6. Kedua orang tua kami yang telah memberikan segalanya hingga detik ini serta memberikan inspirasi juga motivasi kepada kami untuk tetap terus berusaha, berupaya, berjuang dan berkarya tanpa henti.
7. Semua teman-teman kami yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.
Kami sadar sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, baik secara ilmiah maupun secara teknik, maka dari itu penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun.
Jakarta, Maret 2007
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LUAR ...i
HALAMAN JUDUL DALAM ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
ABSTRAK ...iv
KATA PENGANTAR...v
DAFTAR ISI……… ... vii
DAFTAR GAMBAR... xii
DAFTAR TABEL ...xv
DAFTAR LAMPIRAN ...xvi
BAB 1 : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Ruang Lingkup Penelitian...3
1.2.1 Perumusan Masalah...3
1.2.2 Pembatasan Masalah ...4
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ...5
1.3.1 Tujuan Penelitian...5
1.3.2 Manfaat Penelitian...5
1.4 Metodologi Penelitian ...6
1.5 Sistematika Penulisan ...7
BAB 2 : LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi...9
viii
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ...9
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ...10
2.2 Analisa dan Perancangan Sistem ...12
2.2.1 Definisi Analisis Sistem...12
2.2.2 Definisi Perancangan Sistem ...13
2.2.3 Alat Bantu Perancangan Sistem ...14
2.2.3.1 UML (Unified Modeling Language)...14
2.2.3.2 Definisi Activity Diagram...14
2.2.3.3 Definisi Detailed Activity Diagram...14
2.2.3.4 Definisi Overview Diagram...14
2.2.3.5 Definisi Class Diagram...15
2.2.3.6 Definisi Use Case Diagram...15
2.2.3.7 Navigation Diagram...15
2.2.4 Dokumen dan Formulir ...16
2.2.4.1 Pengertian Dokumen dan Formulir ...16
2.2.4.2 Ciri-ciri dokumen yang baik...16
2.2.4.3 Manfaat dokumen ...16
2.3 Pengertian Pengelolaan ...17
2.4 Pengertian Persediaan ...18
2.4.1 Fungsi Persediaan ...18
2.4.2 Minimum Stock...19
2.4.3 Jaringan prosedur yang membentuk sistem persediaan penolong ...19
2.4.4 Dokumen yang digunakan dalam persediaan...21
ix
2.4.4.2 Prosedur pencatatan HP persediaan yang dikembalikan ke pemasok ...21
2.4.4.3 Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang ...22
2.4.4.4 Prosedur pengembalian barang gudang...22
2.4.4.5 Sistem perhitungan fisik persediaan ...22
2.4.5 Fungsi-fungsi yang terkait ...22
2.5 Sistem Pengendalian Internal...23
2.5.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal...23
2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal ...24
2.5.3 Unsur pengendalian internal ...25
2.5.3.1 Organisasi ...25
2.5.3.2 Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ...25
2.5.3.3 Praktik yang sehat...26
2.5.4 Resiko dan ancaman Sistem Pengendalian Intern...26
BAB 3 : SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah PT. Mentari Cyber Media ...29
3.1.1 Visi dan Misi PT. Mentari Cyber Media...30
3.1.1.1 Visi PT. Mentari Cyber Media ...30
3.1.1.2 Misi PT. Mentari Cyber Media ...30
3.2 Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang...30
3.2.1 Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media ...30
3.2.2 Jabatan Tugas dan Wewenang ...32
3.2.3 Kegiatan Usaha PT. Mentari Cyber Media...40
3.2.3.1 Produk dan Layanan ...40
x
3.2.3.3 Jenis Material yang digunakan untuk kegiatan operasional ...44
3.3 Tata Laksana Sistem yang sedang berjalan...45
3.3.1 Tata Laksana Pengelolaan Material pada PT. Mentari Cyber Media ...45
3.3.2 Identifikasi Event...47
3.3.3 Formulir dan Laporan yang digunakan sistem yang berjalan ...49
3.3.3.1 Formulir yang digunakan sistem yang berjalan...49
3.3.3.2 Laporan yang digunakan sistem yang berjalan...50
3.3.4 Workflow Table...51
3.3.5 Overview Activity Diagram...54
3.4 Analisis Hasil Temuan Survey...57
3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi ...61
BAB 4 : RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur Usulan ...62
4.2 Activity Diagram...65
4.2.1 Overview Activity Diagram...65
4.2.2 Detailed Activity Diagram...68
4.3 Class Diagram...73
4.4 Use Case Diagram...74
4.5 Rancangan Database...75
4.6 Rancangan Formulir...78
4.7 Rancangan Layar Masukan...82
4.8 Navigation Diagram...94
4.9 Rancangan Laporan...95
xi
4.10.1 Jadwal Pengolahan Data ...101
4.10.2 Distribusi Laporan...101
BAB 5 : PENUTUP 5.1 Simpulan……… ...102
5.2 Saran ……. ...103
DAFTAR PUSTAKA...104
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media ... 31
Gambar 3.2 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material ... 54
Gambar 3.3 : Overview Activity Pengeluaran & Pengembalian Material ... 55
Gambar 3.4 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur ... 56
Gambar 4.1 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material (Usulan) ... 65
Gambar 4.2 : Overview Activity Pengeluaran & Pengembalian Material (Usulan) ... 66
Gambar 4.3 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur (Usulan) ... 67
Gambar 4.4 : Detailed Activity Mengajukan Permintaan Pembelian ... 68
Gambar 4.5 : Detailed Activity Order Material ke Supplier ... 69
Gambar 4.6 : Detailed Activity Menerima Material ... 69
Gambar 4.7 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan ... 70
Gambar 4.8 : Detailed Activity Mengeluarkan Material ... 70
Gambar 4.9 : Detailed Activity Menerima Pengembalian Material ... 71
Gambar 4.10 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan ... 71
Gambar 4.11 : Detailed Activity Melakukan retur ... 72
Gambar 4.12 : Detailed Activity Menerima Material ... 72
Gambar 4.13 : Class Diagram ... 73
Gambar 4.14 : Use Case Diagram ... 74
Gambar 4.15 : Rancangan Formulir Surat Pesanan Barang ... 78
Gambar 4.16 : Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Barang ... 79
Gambar 4.17 : Rancangan Formulir Form Peminjaman Barang ... 80
xiii
Gambar 4.19 : Rancangan Layar Menu (sebelum login) ... 82
Gambar 4.20 : Rancangan Layar Login ... 82
Gambar 4.21 : Rancangan Layar Menu (sesudah login) ... 83
Gambar 4.22 : Rancangan Layar Menu File Master ... 84
Gambar 4.23 : Rancangan Layar Add User ... 84
Gambar 4.24 : Rancangan Layar Data Supplier ... 85
Gambar 4.25 : Rancangan Layar Data Barang ... 85
Gambar 4.26 : Rancangan Layar Menu File Transaksi ... 86
Gambar 4.27 : Rancangan Layar Input Surat Pesanan Barang (Cetak SPB) ... 87
Gambar 4.28 : Rancangan Layar Input Nota Pembelian (Cetak BPB) ... 88
Gambar 4.29 : Rancangan Layar Input Form Peminjaman Barang (Cetak BKB) ... 89
Gambar 4.30 : Rancangan Layar Input Berita Acara ... 89
Gambar 4.31 : Rancangan Layar Menu Cetak Laporan ... 90
Gambar 4.32 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Penerimaan Material ... 90
Gambar 4.33 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Penerimaan Material ... 91
Gambar 4.34 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Pengeluaran Material ... 91
Gambar 4.35 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Pengeluaran Material .. 92
Gambar 4.36 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Stock Material ... 92
Gambar 4.37 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Titik Minimum ... 93
Gambar 4.38 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status SPB ... 93
Gambar 4.39 : Navigation Diagram ... 94
Gambar 4.40 : Rancangan Laporan Penerimaan Material ... 95
xiv
Gambar 4.42 : Rancangan Laporan Pengeluaran Material ... 97
Gambar 4.43 : Rancangan Laporan Status Pengeluaran Material ... 98
Gambar 4.44 : Rancangan Laporan Stock Material ... 99
Gambar 4.45 : Rancangan Laporan Status SPB ... 99
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan ... 28
Tabel 3.1 : Daftar Material yang digunakan untuk operasional ... 44
Tabel 3.2 : Event Table Permintaan & Penerimaan Material ... 47
Tabel 3.3 : Event Table Pengeluaran & Pengembalian Material ... 48
Tabel 3.4 : Event Table Pengeluaran Material untuk Retur ... 49
Tabel 3.5 : Work Flow Table Permintaan & Penerimaan Material ... 51
Tabel 3.6 : Work Flow Table Pengeluaran & Pengembalian Material ... 52
Tabel 3.7 : Work Flow Table Pengeluaran Material untuk Retur ... 53
Tabel 4.1 : Rancangan Database Ms_Barang ... 75
Tabel 4.2 : Rancangan Database Ms_Supplier ... 75
Tabel 4.3 : Rancangan Database Ms_User ... 75
Tabel 4.4 : Rancangan Database FPB_Header ... 75
Tabel 4.5 : Rancangan Database FPB_Detil ... 76
Tabel 4.6 : Rancangan Database BKB_Header ... 76
Tabel 4.7 : Rancangan Database BA_Header ... 76
Tabel 4.8 : Rancangan Database BA_Detil ... 76
Tabel 4.9 : Rancangan Database SPB_Header ... 76
Tabel 4.10 : Rancangan Database SPB_Detil ... 77
Tabel 4.11 : Rancangan Database BPB_Header ... 77
Tabel 4.12 : Rancangan Database BPB_Detil ... 77
Tabel 4.13 : Jadwal Pengolahan Data ... 101
xvi
