Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen. Konsep Sistem Informasi (TIF 1205)

(1)

Gambaran Umum Sistem Informasi

Manajemen

(2)

Gambaran Umum SIM

• Pengertian SIM

• Komponen pembangun SIM

• Manajemen

Informasi

sebagai

sumber

daya

yang

dibutuhkan perusahaan

• Subsistem dari SIM

• Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

• Hubungan SIM dengan disiplin ilmu lain

(3)

Konsep Dasar SIM

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

ditinjau menurut 3 frase:

3 

Sistem



Informasi

(4)

• Definisi Sistem

Ada 2 pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

1. Pendekatan yang menekankan pada prosedur

• Mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari

prosedur

–

prosedur

yang

saling

berhubungan,

berkumpul bersama

–

sama untuk melakukan kegiatan

atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

• Prosedur: urutan

–

urutan yang tepat dari tahapan

–

tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang

harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya,

kapan

(when)

dikerjakan,

dan

bagaimana

(how)

mengerjakannya (Fitzgerald, dalam Jogiyanto: 2005)

4

(5)

5 Konsep Dasar Sistem (2)

2. Pendekatan yang menekankan pada elemen dan komponen

sistem

• Sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Cushing, Davis, Murdick, Fuller, Ross, etc).

• Sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2004).

• Sistem dapat dilihat dari beberapa kata kunci:

• Ada elemen (bagian/komponen/subsistem, contoh: alat, manusia, peraturan, dll)

• Ada interaksi (hubungan)

• Terintegrasi (satu kesatuan)

(6)

6 Karakteristik Suatu Sistem

(7)

7 Karakteristik Suatu Sistem (2)

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu

seperti elemen-elemen (terdiri dari beberapa subsistem), batas

sistem (boundary), memiliki tujuan tertentu (goals), adanya

proses transformasi, memiliki input

–

output , adanya saling

ketergantungan (adanya interaksi melalui interface), adanya

mekanisme pengendalian, dan lingkungan sistem (enviroments).

(8)

8

• Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem

(benda, aturan, manusia).

• Batas sistem (boundary) : daerah yang membatasi antara satu

sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

• Lingkungan luar sistem (environment) : apapun diluar batas

sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

• Penghubung sistem (interface) : media penghubung antara

satu subsistem dengan subsistem lainnya.

Melalui interface,

• Sumberdaya mengalir dari suatu sistem ke sistem lainnya,

• Output satu sistem menjadi input bagi lainnya,

• Satu subsistem berintegrasi dengan lainnya membentuk satu kesatuan.

• Masukan sistem (input) : sesuatu yang digunakan sebagai

bahan untuk diolah lebih lanjut.

(9)

9

• Pengolahan sistem (processing) : Kegiatan memproses bahan

masukan menjadi hasil keluaran.

• Keluaran sistem (output) : berbagai macam bentuk yang

dihasilkan melalui pengolahan.

• Sasaran (objective) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka

pendek dan atau panjang

• Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam

waktu yang panjang

• Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai

rencana dan tujuannya

• Umpan Balik (feedback) :mengukur operasional proses sistem

(mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar)

(10)

10 Klasifikasi Sistem

• Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

• Abstract system : sistem yg berisi gagasan atau konsep (sistem teologi)

• Physical System : sistem yg secara fisik dapat dilihat (sistem komputer, sistem transportasi)

• Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

• Sistem alamiah : terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia (sistem tata surya)

• Sistem buatan : sistem yg dirancang manusia (sistem informasi)

• Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

• Sistem tertentu : sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepat (social network dan software dari beberapa vendor)

• Sistem tak tentu : sistem yg tidak bisa diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas (ramalan cuaca, stok barang)

(11)

11 Klasifikasi Sistem (2)

• Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

• Closed system : sistem yg mandiri dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya (reaksi kimia dalam tabung tertutup)

• Open system : sistem yg berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya (sistem keorganisasian, sistem penawaran)

• Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

• Sistem Sederhana : terdiri dari sedikit elemen, interaksinya tidak rumit, sifatnya langsung

• Sistem Kompleks : memiliki banyak elemen yg sangat erat kaitannya dan saling berhubungan

• Sistem Stabil dan Sistem Dinamis

• Sistem Stabil : Jika perubahan yg terjadi di lingkungan memberi pengaruh sangat kecil atau tidak sama sekali thd sistem (perusahaan mainan dari kayu)

• Sistem Dinamis : sistem yg terus berubah dengan cepat seiring perubahan yg terjadi pada lingkungannya (perusahaan manufaktur komputer)

(12)

12 Klasifikasi Sistem (3)

• Sistem Permanen dan Sistem Temporer

• Sistem Permanen : sistem yg memiliki eksistensi jangka panjang, umumnya lebih dari 10 tahun

• Sistem Temporer : sistem yg eksistensinya jangka pendek (kemitraan)

• Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

• Sistem Fisik: terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik (sistem bisnis)

• Sistem Konseptual: sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual, umumnya berupa data dan informasi untuk mewakili suatu sistem fisik

• Subsistem dan Supersistem

• Subsistem: sebuah sistem di dalam suatu sistem yg lebih besar

• Supersistem: sistem yang lebih besar dan terdiri dari subsistem – subsistem

• Contoh: pemerintah propinsi merupakan supersistem dari pemerintah kota, namun merupakan subsistem dari pemerintahan nasional

(13)

13 Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down.

(14)

14 Siklus Hidup Sistem (2)

Beberapa tahapan atau fase-fase dari Siklus Hidup Sistem yaitu : a) Mengenali adanya kebutuhan

Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan diri organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan tersebut harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya.

b) Pembangunan sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

c) Pemasangan sistem

Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem akan dipasang. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem. Di dalam peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi tahap pemasangan sistem yang sebenarnya merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

(15)

15 Siklus Hidup Sistem (3)

d) Pengoperasian sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tersebut. Sistem selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan peraturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan tersebut sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.

e) Sistem menjadi usang

Kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Secara ekonomis dan teknik, sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan yang muncul. Sistem beradaptasi terhadap perubahan-perubahan lingkungan yang dinamis. Kemudian sampai pada kondisi di mana sistem tersebut tidak dapat beradaptasi dan harus dibangun sistem yang baru.

(16)

16 Konsep Dasar Informasi

• Definisi Informasi

• Hasil pengolahan data yang sudah menjadi bentuk yang

memiliki arti tertentu.

• Data: sekumpulan fakta yang menjadi bahan pengolahan

lebih lanjut.

• Atau representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek

seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan,

peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk

angka,

huruf,

simbol,

teks,

gambar,

bunyi

atau

kombinasinya.

• Contoh:

• Informasi kependudukan

• Data : Biodata penduduk (nama,jenis kelamin,TTL,pekerjaan)

• Informasi : Jumlah penduduk, penduduk miskin, DPT

• Informasi Akademik

• Data : Biodata mahasiswa, Nilai, Aktifitas

(17)

17

(18)

18 Konsep Dasar Informasi (3)

• Siklus Informasi

1. Input (data) yang diolah melalui suatu model (process)

menjadi output (informasi)

2. Diterima oleh penerima informasi (recipient) kemudian

dibuat keputusan (decision) dan melakukan tindakan

(action)

3. Hasil tindakan tersebut (result) akan kembali menjadi data

yang akan ditangkap (captured) sebagai input dan diproses

kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu

siklus

4. Siklus tersebut disebut sebagai information cycle atau data

processing cycle

(19)

19 Konsep Dasar Informasi (4)

• Kualitas Informasi

• Akurat

informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi:

• Completeness, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

• Correctness, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.

• Security, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.

(20)

20 Konsep Dasar Informasi (5)

• Tepat waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal.

• Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda mengingat kebutuhannya.

• Waktu respon

Berkaitan dengan kecepatan informasi yang diberikan sesuai dengan tuntutan pengguna.

• Lengkap

(21)

21 Konsep Dasar Sistem Informasi

• Definisi Sistem Informasi

Kumpulan dari subsistem apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna (Azhar Susanto, 2004).

Susunan dari orang-orang, kegiatan, data, jaringan, dan teknologi yang diintegrasikan sedemikian rupa dengan tujuan untuk mendukung dan memperbaiki operasi sehari-hari perusahaan serta untuk memenuhi kebutuhan informasi baik untuk pengambilan keputusan maupun pemecahan masalah (Whitten, 2004).

Jadi sistem informasi berfungsi menghasilkan informasi untuk

memenuhi kebutuhan aktivitas organisasi. Informasi yang

bernilai tinggi dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang efektif

dan

efisien.

Sistem

informasi

yang

efektif

dan

efisien

menghendaki intervensi menajemen secara tepat.

(22)

22 Alat Pengolah dalam Sistem Informasi

(Azhar Susanto, 2004)

• Otak

Sangat berperan dalam mengolah rangsangan yang tertangkap oleh indranya. Mengolah rangsangan / menginterpretasikan / mempersepsikan akan menghasilkan suatu fakta.

• Manual

Alat bantu manual (untuk mengolah & mengingat sesuatu), mulai dari menulis di batu, sampai kemudian ditemukannya pena & kertas, dsb

(23)

23 Alat Pengolah dalam Sistem Informasi (2)

• Mekanik

Muncul dari kebutuhan untuk membuat sesuatu dengan lebih cepat & rapi (mesin tik, mesin penjumlah mekanik)

• Elektrik

Hampir sama dengan mekanik, yang berbeda adalah tenaga penggeraknya menggunakan listrik (telegraph)

• Elektronik

Pengembangan peralatan elektrik dengan kelebihan lebih efisien & efektif. Pengolahan datanya disebut sebagai electronic data

(24)

24 Komponen Sistem Informasi

• SI dapat digambarkan sebagai sistem yg terdiri dari berbagai komponen. Komponen ini dapat dianalogikan sebagai blok bangunan (building block), yg terdiri dari:

• Blok masukan (Input)

• Blok model (Model)

• Blok keluaran (Output)

• Blok teknologi (Technology)

• Blok basisdata (Database)

• Blok kendali (Control)

Saling berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran

(25)

25 Komponen Sistem Informasi (2)

• Blok masukan

Mewakili sejumlah data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

• Blok model

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

• Blok keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi dan dokumentasi yang berkualitas yang dapat digunakan untuk semua tingkatan manajemen dan semua pemakai sistem.

(26)

26 Komponen Sistem Informasi (3)

• Blok teknologi

merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membatu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

• Blok basis data

Merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

• Blok kendali

Pengendalian dirancang dan diterapkan untuk memelihara sistem dari hal-hal yang dapat merusaknya, seperti faktor-faktor alamiah (api, air, debu, dsb), virus, dan sebagainya.

(27)

27 Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer

Pada dasarnya pemrosesan data dalam sistem informasi berbasis komputer terdiri dari 5 komponen, yaitu:

• Hardware, menggambarkan mesin, alat, dan peralatan yang berkaitan dengan pengolahan data. Digunakan untuk menunjukkan fungsi penyiapan data, input data, perhitungan, penyimpanan, dan menampilkan keluaran.

• Software, fungsi software: mengelola sumber daya komputer, menyediakan sarana bagi pengguna untuk memanfaat sumberdaya tsb, dan sebagai perantara antara informasi yang disimpan dengan penggunanya.

• Brainware, para spesialis (information specialist) yang bertanggung jawab dalam menerapkan dan menjalankan sistem informasi. Para spesialis yaitu: System Anayst, Database Administrator, Network Specialist, Programmer, Operator.

(28)

28 Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer (2)

• Procedures, serangkaian peraturan – peraturan yang menentukan operasi sistem komputer. Dapat juga diartikan sebagai kebijakan perusahaan yang mengendalikan operasi sistem komputer.

Contoh: Standar Operating Procedures (SOP) yang terdapat pada perusahaan yang menjelaskan aktivitas normal harian dan penanganan hal – hal yang sifatnya darurat bila terjadi kesalahan/kerusakan hardware ataupun software.

• Database, kumpulan file – file yang berisi data yang saling berhubungan dan terorganisir, terpadu, diatur dan disimpan menurut suatu cara tertentu yang memudahkan proses pengambilan kembali.

(29)

29 Konsep Dasar Manajemen

• Definisi Manajemen

• Proses pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian usaha-usaha para anggota organisasi dan pengguna sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner, 1992).

• Manajemen terdiri atas proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer pada organisasi, mereka: merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai, dan mengendalikan operasi (Murdik, 1984).

• Kegiatan dalam manajemen

• Perencanaan, pengendalian, pengawasan, pengambilan keputusan.

• Sumberdaya

• Manusia, material, modal

(30)

30 Proses Manajemen

Tingkatan Kegiatan Manajemen dan Jenis Pembuatan

Keputusan

(31)

31 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

• Definisi Sistem Informasi Manajemen

• Terminologi frase : Kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok unsur dalam sebuah organisasi yang saling terkait dalam usaha memecahkan suatu masalah dengan memanfaatkan sumberdaya manajemen sehingga sampai pada sebuah pemberian informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

• James Alter (1992) buku Information System : A Management Perspective : Kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

(32)

32 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (2)

• Definisi Sistem Informasi Manajemen

• Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna (Bodnar dan Hopwood, 1993. buku Accounting Information System).

• Turban, McLean, dan Waterbe (1999) buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

(33)

33 Sistem Informasi Manajemen

• Tujuan Utama Sistem Informasi Manajemen

• Tujuan utama SIM adalah membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat.

• Tantangan SIM dalam mencapai tujuan utama SIM

(sistem informasi yang efisien)

• Kemampuan memberikan macam & jumlah informasi yang benar-benar dibutuhkan.

• Menyampaikan informasi yang memenuhi persyaratan & mudah dimengerti oleh pimpinan.