Penerapan Metode 5R di Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya - Widya Mandala Catholic University Surabaya Repository

(1)

SKRIPSI

PENERAPAN METODE 5R

DI TATA USAHA FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA

Wo. INOUiC : I Ii' _I

21' /'"

_~

Cy

.

,

f! 6· c~,·:':j

'f (,'

~. _~;~~'.'.A.

i

_U

'~~

----,,10. BUICe!

I

....

'~~-

j---I

Disusun Oleh :

LlOYA STEPHANIE TUNGGAL

NRP. 5303005010

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYAMANDALA

SURABAYA

(2)

LEMBARPENGESAHAN

Skripsi dengan judul "Penerapan Metode 5R di Tata Usaha Fakultas Teknik

Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya" yang disusun oleh:

Nama : Lidya Stephanie Tunggal

NRP : 5303005010

Tanggal ujian : 13 Januari 2009

Dinyatakan telah memenuhi sebagian persyaratan kurikulum Jurusan Teknik

Industri guna memperoleh gelar Sarjana Teknik bidang Teknik Industri.

Ig. Joko Mulyono, STP, MT

NIK. 531.98.0325

Ketua

&t1.

Julius Mulyono, ST, MT

NIK. 53l.97.0299

. M, ST., MMT., MSc.

NIK. 53l.03.0564

Surabaya, 20 Januari 2009

~

Martmus Edy S, ST, MT

NIK. 531.98.0305

Dewan Penguji,

Sekretaris

~

Martinus Edy S, ST, MT

NIK.53l.98.0305

(3)

KATAPENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yesus Kristus atas berkat, rahmat, dan cinta

kasih-Nya yang begitu besar, sehingga penyusunan tugas akhir ini telah terselesaikan dengan

baik.

Pada kesernpatan kali 1m penulis rnengucapkan terirna kasih yang

sebesar-besamya kepada :

1. Tuhan Yesus Kristus, yang telah rnernberikan kekuatan, kesehatan serta berkat

yang rnelirnpah, sehingga pernbuatan skripsi ini dapat berjalan dengan lancar

2. Papa, Mama, serta adik-adikku yang tersayang, yang telah rnernberikan sernangat

dan dorongan yang tak henti-hentinya dalam pengerjaan skripsi ini, baik berupa

rnateri rnaupun spiritual

3. Ir. Yohanes S., MT selaku Dekan Fakultas Teknik yang telah rnernberikan

kesernpatan untuk rnelakukan skripsi.

4. Bapak Julius Mulyono, ST.MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri sekaligus

dosen wali.

5. Bapak Joko Mulyono, ST.MT selaku Dosen Pernbirnbing I, atas birnbingan dan

pengarahan yang diberikan.

6. Bapak Martinus Edy Sianto, ST.MT, selaku Dosen Pernbirnbing II, atas

birnbingan dan pengarahan yang diberikan

7. Sernua dosen Teknik Indusri yang telah rnernbantu rnernberikan bantuan dan

sernangat dalam penyelesaian skripsi ini

8. Sernua Karyawan dan Staff Tata Usaha Fakultas Teknik yang telah rnernberikan

birnbingan dan bantuan kepada penulis

9. Sahabatku Melany dan Dewi Rosa yang banyak rnernberikan dukungan pada saat

suka dan duka. Kalian adalah ternan terbaik yang kurniliki

10. Orang yang spesial, Evan yang sudah rnernberikan banyak dukungan, dan

rnotivasi untukku

11. Sernua ternan-ternan rnahasiswa yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Terima

kasih atas kebersarnaan dan perternanan yang selama ini telah terjalin.

(4)

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari

kekurangan, oleh karena itu diharapkan saran dan kritik yang bermanfaat bagi semua

pihak.

Akhir kata, semoga skripsi Inl dapat bermafaat bagi semua pihak yang

membacanya

Surabaya, Januari 2008

Lidya Stephanie Tungga/

(5)

ABSTRAKSI

T lIta Usaba Fakllltas T einik Universitas Katolik WJdya Mandaia Surabaya merupakan fungsi

~ yang sangat peming daHam haf pdayanan akademik _pun ~ baik kepada

-namswa,

daD 00-, Ma~ }"'lIDg ~ ~semJ!kin ~ ~.

-aID

sempit dengan

ba--.ambahl'lYu hUl'lmg-hul'lUlg Iii r"..uilg I=ja. scrtu v."lIkfu ~n arsip yung rclatif bnru;. Penclitim dllakukan dengan melOOe 5R CRingku. Rapi,

Resik.

.Rawat. Rajin) yang diadopsi ti&ri b&bua Jepang. 55

{Sejri, Seiloo, Seiso, Seiketsu, Sbitsuke}, yang rnerupabn salah sa1u metode unluk mempedalwkan tempat

keIja secarn: benar. Hal yang diIa\rnk .... mu!ai dari peringhsan rwmg arsip, peiapfan kembali, pembuatan

~)'O'.:.'tke!ja ~!leru,. ~ se!iwA 2fee ~ 5R, ~ pe"''''.we. p-JoSt« Ift!Wk ~

memtudayakan 5R di i~ngan Ua:ja Tata Usabll. Prose;. pembuaum layout dilaklibn dengan

menggl'nabn metcde CORE.LAP (Computerized Relationship Layout Planning,), deupn

memperIimbangbn ,jarak dan kedebtan antM bqjan. Setdab itn dilalmbn IlIIIllisis prsbimdingan kondiBi

nmk,

se«a k~m ~lan rip mtau ~ ~apbn 5tt tAn setdlh ~pbn 5tt det!pn ~ dna ope.awe, y,.;:" saffTata L'saha dan non t~ T ... L'saha ~ ~i oomg

barn di Tata Usaba memahami dan mengetahui leutk barang-barang serta arsip yang dK:ari mclaIDi

~ walmt ~ hingga ~lIan ~. K~ &it. ~ impt(Qmtw 5R ~

rerlihat I01pi" befsih dim IUa!I8 keIja tensa lebih lebar. Efuiensi W'lIk1u yang diapai setebh

sa

~ «Ii

am !5% untuk staffTe.ta USILltadandi

are.s

2G% untuk rem teru!ga Te.ta Usaha, sehlngga pelayarum trepada

matoaslswa lTtlitipiID 4:.sen dapat febih cep-at. setUi staff ylUtg bar .. dapat ber~ dei-.gan cepat lcirena

(6)

DAFTARISl

P.alan-.8n

Iudul ...... i

lfu1aman Persetujuan ... ii

Ka:ta. Pengantar ________________________________________________________________________________________________________________ iii AbstIak ... v

J)aflar lsi" ... ' ... "" ... " ... " .... " .... " .. " " ... » •.. " . . . " . " . . . . " " . VI Daftar Tabe1 ... x

Daftar Gambar ... xU BAH 1. PENUAHULUAN 1.1. LataT Belabng ... 1

1.2. Perumu..'l8Il Ma..<:a!ah ... 1

1.3. Tujuan Penelit."an ... 2

1.4. Magan Magaiab ... 2

1.5 Sjstematika Pembabasan ... 2

BAB II. LANDASA..l.f TEORI

2. 1. 1 IJeftnisi 5R ... 4

2.1.2 Sasaran penerapan 5R ... 10

2.1.3 Tujuan ~5R ... _ ... J]

2.104 Ke>Jntt.>ngaft

~n

5R ... 1 ]

2.

f.5

TatJaPi:Ul

dahun SR ......

I

f 1. 1.6 fiambatan daiam Penempan SR ... 13

2_2_ CORE.LAP ... _. __ ._._ ... _ ... _ ... __ ... __ . ____ ._ ... __ ... _. __ .13 2.2.1 l)eftnisi ... 16

2.2.2 La.~langkah AlgoriunaCORELAP ... 16

StandaId Operational Procedure (SOP) ... 17

2.3.1 .Definisi ... 17

2.3.2 Mant8al ... ] 7

(7)

BAB III

METODOLOGI

PENEUTlAN

3.1. Sosialisasi ... " ... 18

3' P

_{. -.} _engwnpwan

' - .

_{LJaIa ...}₁₉

3.3. Pengolahan Data ... 20

3.3.J. MeJakukan Tahap Ringkas ... 2 j 33.2. ~{clakubn tahap

RaP ...

22

... ".., M·L •

bt

fuh ... R! 'k 23 :1.::0.::0. { ll;laK'U

r.n ....

~ est ... . 3.3.4. Melakukan t.abap Rawat ... 24

3.3.5. Melakukan tahap Rajin ... 24

3.3.6. Mengukur wa.trtu pencarian arsip seteilLlt implementasi SR ... 25

3.4.

.Al'..a1isis dan

Pesnbahasan ... 25

3.4. Kesimpulan dan

SaT'"dll ••••••••••••••••••••••..•••.•..••.•.•.•.•••••••••••••••••••••••••••••••.••••...•••.•

25

BAB IV. PENGUMPULANDATA 4.1. Sooiansasi ... 26

4.2. Merekam Keadaan A waI ... 26

4.2.1 Wawanca.ra awal ... 26

4.2.2 Menggambac iayout ruang kerja dan ruang arsip Tata Usaba ... 27

4.2.3 Mengambil gambar

ruang

kerja serra

ruang

arsip Tata Usaha ... 30

4.2.4 Mengnkur 'Wakm pencarian

amp

sebelmn imp1ememasi SR ... 42

4.3. A."J11lisa A \!\-'111 ... 44

BAH V. PENGOLAHAN DATA 5. L Melakukan tabap Riogkas ... 46

5.1.1 Mering1ats bawah tangga ... 46

5.1.2 Merir.gkas ruang

amp

hu1tai

sam ...

48

5.1.3 Melingkas 18k form dan lemari hlsip jurooL. ... 50

5.1.4 Meringbs ruang ketja staffT-.ua Usaba. ... 53

5.1.5 EvaIuasi RingkBs ... 54

5.2. Me1akukan tahap Rapi ... 55

(8)

5.2. t Merapikan. ... 55

5.2.2 Membuat label dan penunjuk tempat penyimpanan ... 57

5.2.3 Membuat Layout Ruang kerja yang barn ... 61

.5.2.4 Evaluasi Rapi ... , ... 69

5.3. Mclakukan tabap Resik ... 69

5.3.1 ~.{enyiapkan peralatan

kebef'Sihan ...

69

5.3.2 Mernbersitlkan ... 69

5.3.3 Evaluasi Resik ... 71

5.4. Melaknkan mhapRawat ... 71

5.4.1 Pembuatan Standard Opemtional Procedure ... 12

5.4.2 Pembuatanjadwal piket ... 76

5.5. Melakukan 1ahap Rajin ... 76

5.6. Menguirur wak1:u pencarian arsip setdah implementasi SR ... 78

BAH VI. ANALISIS DAN PEMBAHASA.N 6.1. A."lalisa Ringkas ... 80

6.2. AIialisaRapi ... 81

6.3. Anaiisa Resik. ... 85

6.4. Analisa Rawat. ... 87

6.5. Analisa Rajn ... 87

6.6. Pengbittmgan \\'8.ktu pencarian

amp

setclah 5R ... 88

6.7. Foto keadaan setelah implenentasi SR ... 90

BAR VII. KESIMPULAN DAN SARAN 7. J. Kesimpulan ... 96

[)aftar

Pustaka ...

98

Lampiran I : Daftar Peketjaan Tata Usaba Fakultas Tekmll

Lampirnn 2: POOlbagian Tugas Pe~ Tata Usa-Ita Fakultas Teknik

(9)

Lamp"'iran 3: Struktur ~ Tata Usaha Fakultas Telmik

LampiTan

4; Hasil Rekap Wa\\'1mCaIa Awal

Dengan

StaffTata Usaha

Lampiran 5: Wawancara basil evaluasi Ringkas

Lampiran 6: Wawancara basil evaluasi Ra:pi

r ... 7 0 tU L...:I b 0.R

or

~ ... Jan . 0 ""a~ JJiDfI eva! ~ esJ __

Lampirnn 8: Wawancam basIl evaluasi Rawat

Lampimn 9: WawdOOml serefah imptementasi 5R

(10)

DAFfAR TABEL

T abel 2.1 Versi 5R di Berbagai Negam ... 5

Tabe13.1 Tabel Pertanyaan a\V8l ... 19

TabeJ 3.2 Ta!:le! Pernmyzm evaJuasi ringkas ... 22

Tabet 3.3 Tabcl Pettanyaan C\'llluasi rapi ... 23

Tabel3A Tabel

Pertanyaan

ev1lluasi u;sik ... 24

Tabe13.5 Tabel Pertanyaan evaluasi mwat ... 24

Tabe14.1 Tobel bagian di Tata Usaba ... 28

Tabet 4.2 Taret perltjtunganjal'llk sebclum SR ... 29

Tabef 4.3 Tabef pen"6ukuran waktu staffTata Usaha

sebe1um

implementasi 5R ... 43

Tabe14.4 Tabel pengukUFoiD waktu onmg bam

di

Tala Usaba sebelum imp1ementasi.. 44

T abel 5.1 T abel bagian di tam usaba ... 61

Tabe15.2 Tabel hubuiigan kedehtan antat bagtan ... 61

Tabel 5.3 Tabel TCR ... 62

Tabcl 5.4 TabeJ ~ bagi8n ll ... 62

Tabel

5.S

Tabel pe:rfu-'tungan ahematiflobsi bagian I ... 63

T abel 5.6 Tabel aiokasi bagian I ... 63

Tabel'S.7 Tabel perhitungan altematiflobsl bagIan III ... 64

Tabe! 5.8 Tabel alokasi bagian IlL ... 64

Tabel 5.9 Tabel perhitu."1gml altematiflokasi bagian IV ... 65

Tabe15.10 Tabel alokasi bagian

N ...

...

65

T abel 5.11 T abel pedUtungan altematiflokasi bagian V ... 66

T abel 5.12 T abel alokasi bagi8n V ... 66

Tabel 5.13 Tabel perlDtungan janIt serelab 5R ... 68

T abel 5.J4 JadVlo'itJ piket pagL ... 76

Tabei 5.15 Jadwal piket sore ...•..•••.•...••...•...••...••...•.... 76

Tabel5.16 Tabel waktu pencarian

amp

staffTata Usaha

seteiah

5R. ... 78

Tabel 5.17 Tare! waktu pencarian lUStp non

renaga

Tata Usaba setclah 5R ... 78

Tabel 6.1 Tabel perbitunga..tl jara..lc antM begiansebelum 5R ... 83

(11)

Tabel 6.2 Tabel perhit>.mgat't jarak antar begUm. setelah 5R ... 84

Tabel 6.3 Tabel

peIbandingan

waktu pencarian

arsip

staff Tam Usaha ... gg

Tabel 6.4 T abel perllllndingan waktu pencarian arsip non tenaga T ata Usaha ... 89

(12)

Gantbar 2.1 Lingkaran atau siJdus SR ... 5

Gambar 3.1 FIo\vcbart MetodoIogi Penelitian ... 18

Olunbar 3.2 Fjo~ Pengohthan I>ata ... 20

Ga:nhar 4.1 Gamba ... RU8ft'~ Kerja Tata Lfsaha Fakultas Teknik. ... 27

GambaT 4.2 G-.anbaT kooIdinat setiap bagian sebefum 5R ... 29

Gatnbar 4.3 Ruang

amp

Lantai Sam Tata Usaha Fakuitas T eknik. ... 30

Gambar 4 A Gambar tangga ruang alSip Tata Usaba ... 30

Gambar 4.5 Samping tangga latltai

sam

fUlLt1g arsip Tata Usaha. ... 31

Gamber 4.6 Tumpukan file lantal satu ruang arsip Tata Usaha .••...•.•...•... 32

GambaT 4.7 Pojok dalam sebelah kill lamai satu ruang arsip Tam Usaha ... 32

Gambar 4.8 Pojak dalam sebeIab kanan Jantai satu ruang arsip T ata Usaha ... 33

Gambar 4.9 Gambar langit-laiigit Iantai

sam

ruang arslp Tata Usaba ... 33

Gambar 4.10 Meja Bagian ~..emahasiswaan

m

Ruang Tata Usaha ... 33

C-ambar 4.1 I :Meja dan bawab meja Bagian .Kemabasis~-aan di Ruang Tata Usa.Im. ... 34

GambaT 4.12 Mejadan Iemari amp&gian Akademik di Rwmg Tata Usaha ... 35

Gatnbar 4.13 Meja kefja Bagian intern jurusan di Ruang Tata Usaha ... 35

Gambar 4.14 Meja ketja KepaJa Tata Usaba ... 36

Gamba!- 4. 15 Meja keIja Bagtan Sura! Menyt..mlt di Ruang Tata Usaha ... 31

Gambar 4. 16 Meja keIja Bagian Keunngan di Ruang Tata Usaha ... 38

Gambar 4.17 Meja di tengah Ruang T&1a Usaha ... 39

Gambar 4.18 Rak amp (k.aca) di Ruang Tata Usaha ... 39

Gambar 4.1 9 Rak form-fonn di Ruang Tata Usaba ... 40

Gambar 4.20 Leman arsip ju.msan di Rmmg Tata Usaha ... 40

Gambar 4.2) &wab meja tempat absen di Ruang Tata USi'lha ... 4J Garnbar 4.22 Suasana terja di Ruang Tata Usaha. ... .42

GaInbat'

5.1

Gambar

tutnpukan barang di. bawah tangga ... 46

Gambar 5.2 Gambar PfOSt!S Ringkas bawah tangga ... 47

Gamba!- 5.3 Gamba!- proses Ringbs

lernan

aluminium ... .48

(13)

Gatr..bar 5A Gambar harang-barang lemari aluminium

ruang

amip ... 49

GambaT 5.5 GambaT banmg tJii..,.j1 proses Rt-'ngkas Jantai

sam

mang arsip ... 49

Gambar 5.6 Gambar basil proses Ringkas Jantai

saw

ruang

amp ...

50

Gambar 5.7 Gambar barang-barang rak: fonn ruang kega Tata Usaha ... 51

GambaT 5.S GambaT proses Rjngbs Jak fmm ruang kefja Tata usaha ... 51

Gamba! 5.9 Gamba! proses Ringbs lema.-i arsip keeH ruang kerja Tata usa.~

...

52

G--.anbar 5.

to

Gambar

bawiih

Iueja Kepala Tata Usaha ... 53

Gamba.r 5.11 Gamba.r proses Rlngkas

mqa

Bagian Akademii<: ... 54

Ga.mba.r 5.12 Ga.mbar proses Rapt

rat

fOnn ... 55

Gamba!- 5.13 Gamba!-proses }t..api

reman

a..rsip ... 56

Ga.-nbar 5. 14 Gambar proses Rapi

lemari

mventaris ...•... 57

(}-d.Tnbar 5.16 Ganlbar label penunjuk lola mahasiswa ... 58

Gambar 5.17 Gambar label penunjuk jam operasional ... 59

Gamhar 5.18 Gamhar label ~uk lemari aIat tulis ka.ntor ... 60

Gambar 5.19 Gambar labcl ~uk lemari

pernJatan

Fakultas ... 60

G&mba.r 5.20 uml1bi'1r r.mng 1re!ja Tata Usaba setclab 5R ....... m . . . 67

Gambar 5.21 Gambar koontinat semua bagian setelah

m ...

68

Gambac 5.22 Gambac proses Resik bawah tangga ... 70

Gambar 5.23 Gambar proses Resik ... 70

Gamba!' S .24 Gamba!' prostldur surnt ma.."Uk ... 72

Gambar 5.25 Gambar prosedur sunU kcluar ... 73

Gamba! 5.26 Gambar prosedur ijin Kerja PTaktek ... 74

Gambar 5.27 Gambar prosedur peminjatuan kendaman f mang ... 75

Ganlbar 5.28 Ganlbar poster SR ...... 77

Gambar 6. ~ Gambar pelbandingan 5R seteJab tahap Ringta~ ... m . . . m . m • • m m • • • • • go C-ambaT 62 Gambar peroandinga."l 5R setdah tahap Rapj ... 8J Gambar 6.3 Gambar 1ay001 ruang kefja sebetOTfi SR ... 82

Galnbar

6.4

Gambar

layout ruang kega

seteiah

5R ... 82

Gambar 6.5 Gambar layout rnang

amp

sebelnm 5R ... 84

Gamba!' 6.6 Gambar layout ruang a..rsip.~ SR ... 8S

(14)

Gatnbar 6.7 Gambar perbandingan 5R setelah tahap Resik ... 86

GaIllbar 6.8 GaIllbar1abap Rajin ... 88

Grunbar 6.9 Ganlbar m~ absen dan ienlpat kertas ... 90

Gambar 6.10 Gambar arsip Fakultas ... 90

Oanlbar 6.1 J Gambar

np

Keuanga..11 ... 9J Gamhar 6.12 Gambar tempat sampah Pak RusmiadL. ... 91

GmnbaT

6.13 Garrlbar poster 5R ... 92

Gambar 6.14 Gambar arsip KHS dan KRS ... 92

Gambar 6.15 Gambar Iemari

a1at

tuHs kant« ... 93

Ga..rnbar 6.16 Gambar I3mpu penenmgan rua.fJg amp ... 93

Gambar 6.17 Gambar le:nari mventaris kertas ... 94

(}-d.ffiW 6.18 (J<-d.ffiW bawah

1a.ngga

lan1ai

sam ...

94

Gambar 6.19 Gambar penunjuk: layanan mahasiswa ... 94

Gambar 6.20 Gambar ruang Jrerja Tata Usaba setelah impIementasi SR. ... 9S