[11]
Penentuan Rencana Stratejik Teknologi Informasi
dalam Bisnis
A An Arief Jusuf
11)
Prodi Akuntansi, Universitas Widya Kartika, Surabaya
Email. aanjusuf@gmail.com
ABSTRAK
Dalam era globalisasi perlu mempertimbangkan kemajuan teknologi dalam penentuan strategi organisasi. Peran serta semua bagian dari organisasi memiliki peran yang vital dalam mendefinisikan rencana stratejik teknologi informasi. Tiga tingkatan manajemen secara vertikal membutuhkan keterampilan, dan memiliki peran yang berbeda dalam manajemen sistem informasi. CEO merupakan pimpinan dalam suatu organisasi, sedangkan CIO bertanggung jawab atas kelompok teknologi informasi dari suatu organisasi. Information Resources Assessment meliputi penilaian persediaan dan evaluasi kritis mengenai aspek teknis dan sumber daya manusia dalam kesesuaiannya dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan misi sistem informasi. Rangkaian kegiatan ini perlu dilakukan dalam tahap awal penentuan rencana. Tingkat kedewasaan teknologi informasi menentukan nilai bisnis stratejik dari suatu organisasi.
Kata kunci: CEO, CIO, information resources assessment, tingkat kedewasaan teknologi informasi
Pendahuluan
Dalam penentuan strategi bisnis oleh manajemen puncak dari suatu organisasi diperlukan partisipasi dari semua bagian organisasi. Perkembangan teknologi yang sangat cepat akan dapat mempengaruhi perilaku kerja, sistem kerja, dan hubungan antar pekerja. Pertimbangan semua aspek manajemen mutlak diperlukan dalam penyusunan strategi. Dampak dari perencanaan stratejik akan dialami dalam kurun waktu yang panjang. Para direktur seringkali diharapkan memiliki wawasan yang tidak hanya sekedar mencukupi, melainkan harus melampaui ekspektasi para manajer ataupun staf. Kemampuan konseptual yang disesuaikan dengan sumber daya yang telah dan akan diperoleh disertai peran serta semua bagian organisasi akan menghasilkan sinergi dalam bisnis.
Era globalisasi yang ditandai dengan kemajuan teknologi yang sangat cepat perlu menjadi perhatian semua organisasi. Organisasi yang berorientasi pada laba ataupun nirlaba perlu menentukan strategi dengan mempertimbangkan kemajuan teknologi. Kemajuan teknologi yang tidak terantisipasi dengan baik dapat menjadi kelemahan bagi organisasi di tengah persaingan yang sangat kompetitif. Perencanaan dengan mempertimbangkan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat diabaikan.
Pembahasan
Deskripsi Proses
Perencanaan stratejik teknologi informasi diperlukan untuk mengatur dan mengarahkan semua sumber daya teknologi informasi supaya sejalan dengan strategi bisnis dan prioritas. Fungsi teknologi informasi dan para pemangku kepentingan adalah bertanggung-jawab dalam memastikan nilai optimal direalisasikan dari proyek dan portofolio jasa. Rencana stratejik meningkatkan pemahaman para stakeholder mengenai peluang dan keterbatasan teknologi informasi, memperkirakan performa terkini, mengidentifikasi kapasitas dan kebutuhan sumber daya manusia, dan menjelaskan tingkat investasi yang diperlukan.
Peran setiap bagian terbagi secara sistematis pada Tabel RACI. Mulai dari Direktur Utama (Chief
Executive Officer) sampai bagian audit memiliki peran yang vital dalam mendefinisikan rencana stratejik teknologi informasi. Berikut adalah penjelasan dari istilah khusus berdasarkan Tabel RACI:
CEO = Chief Executive Officer (merupakan pimpinan dalam suatu organisasi)
CFO = Chief Financial Officer (bertanggung jawab atas risiko keuangan dari suatu organisasi)
CIO = Chief Information Officer (bertanggung jawab atas kelompok teknologi informasi dari
suatu organisasi)
PMO = Project Management Officer (bertanggung jawab atas implementasi inisiatif spesifik untuk
[12]
Sumber: Cobit 4.1 (2007: 31)
Gambar 1. Management Guidelines: RACI Chart
Struktur organisasi antar perusahaan dapat berbeda, namun secara umum dapat dibagi menjadi tiga tingkatan vertikal dalam manajemen perusahaan. Tiga tingkatan tersebut adalah manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama. Keterampilan-keterampilan yang diperlukan untuk mengatur suatu departemen atau organisasi dapat dikelompokkan dalam tiga kategori, yaitu konseptual, interpersonal, dan teknis.
Berikut adalah pengertian ketiga keterampilan yang dibutuhkan (Daft, 2010: 11-12):
1. Keterampilan konseptual adalah kemampuan kognitif untuk melihat organisasi sebagai suatu sistem
utuh, dan hubungan antar bagiannya. Keterampilan konseptual meliputi pemikiran, pemrosesan informasi, dan kemampuan perencanaan manajer. Keterampilan ini juga meliputi pengetahuan mengenai posisi suatu departemen di organisasi dan posisi organisasi di dunia industri, masyarakat, serta lingkungan bisnis dan sosial yang lebih luas. Hal ini berarti kemampuan untuk berpikir strategis, memiliki pandangan secara luas dan berjangka panjang, serta untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memecahkan berbagai persoalan rumit.
2. Keterampilan interpersonal adalah kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang
lain, serta bekerja secara efektif sebagai anggota tim. Keterampilan ini tercermin lewat kemampuan manajer untuk berhubungan dengan orang lain, termasuk kemampuan memotivasi, memfasilitasi, mengkoordinasi, memimpin, mengkomunikasikan, dan menyelesaikan konflik.
3. Kemampuan teknis adalah pemahaman dan penguasaan dalam melaksanakan tugas tertentu.
Keterampilan ini meliputi penguasaan metode, teknik, dan peralatan yang digunakan dalam fungsi-fungsi tertentu seperti rekayasa, manufaktur, atau keuangan. Keterampilan ini juga meliputi pengetahuan khusus, kemampuan analisis, serta kompetensi penggunaan alat dan teknik untuk menyelesaikan masalah dalam disiplin tertentu.
Sumber: Daft (2010: 11)
Gambar 2. Hubungan Keterampilan Konseptual, Interpersonal, dan Teknis dengan Manajemen
Jika dihubungkan dengan perencanaan yang dibuat, maka tujuan jangka panjang dari organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh manajemen puncak. Gambar 3 merupakan penjabaran umum dari pembagian pembuatan rencana oleh setiap tingkatan manajemen. Organisasi membutuhkan suatu rencana untuk mengembangkan sumber daya informasi karena dalam beberapa perusahaan tata kelola berbagai aplikasi tidak diorganisasi oleh satu orang. Kebanyakan perusahaan ingin berbagi informasi di antara berbagai bagian perusahaan untuk mencapai keunggulan stratejik ataupun operasional. Diskusi dan persetujuan arsitektur teknologi informasi pada umumnya dapat menyebarkan pemahaman di antara profesional sistem informasi dan manajer bisnis mengenai bagaimana penggunaan terbaik dari sumber daya informasi.
[13]
Sumber: O'Brien (1996: 357)
Gambar 3. Tingkatan Manajemen The Output of The Direction-Setting Process
Para manager sistem informasi telah mengembangkan rencana proyek dan anggaran. Namun, tugas formal untuk mengembangkan dan mengkomunikasikan rencana sumber daya informasi secara keseluruhan dengan visi informasi yang eksplisit dan arsitektur merupakan hal yang relatif baru untuk beberapa organisasi (Brown et al., 2009: 564).
Information Resources Assessment
Penilaian Sumber Daya Informasi meliputi penilaian persediaan dan evaluasi kritis mengenai aspek teknis dan sumber daya manusia dalam kesesuaiannya dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan misi sistem informasi. Perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan komponen data dari sistem sumber daya informasi merupakan hal yang menjadi perhatian. Porsi penilaian aset manusia meliputi peninjauan kuantitas, dan tingkat atau pengalaman dari pengguna dan tenaga kerja sistem informasi.
Sumber: Brown et al., 2009: 566
Gambar 4. Proses Perencanaan Sumber Daya Informasi
[14] Information Vision and Architecture
Visi dan arsitektur informasi merupakan hal yang relatif baru bagi para manajer bisnis dan profesional sistem informasi.Visi informasi adalah ekspresi tertulis dari bagaimana penggunaan informasi dan tata kelola yang diinginkan organisasi pada masa depan. Arsitektur teknologi informasi menggambarkan cara penyebaran informasi organisasi untuk mencapai visi informasi. Seperti desain pesawat yang komplek atau gedung pencakar langit, suatu visi informasi dan arsitektur teknologi informasi bersamaan menterjemahkan gambaran mental dari penggunaan informasi yang dinyatakan dan menyediakan panduan tertulis, kebijakan-kebijakan, gambar-gambar atau amanat yang akan dilaksanakan dalam organisasi dan dalam pembuatan keputusan.
Information Resources Plans
Proses perencanaan sumber daya informasi sebaiknya menghasilkan dua keluaran rencana utama, yaitu rencana stratejik sistem informasi dan rencana operasional sistem informasi. Rencana stratejik sistem informasi memuat kumpulan tujuan jangka panjang yang merepresentasikan pergerakan terukur untuk visi informasi, arsitektur teknologi informasi dan kumpulan inisiatif utama yang perlu diambil untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Rencana operasional adalah kumpulan sasaran jangka pendek yang tepat dan berhubungan dengan portofolio proyek yang akan dilaksanakan departemen sistem informasi dan para manajer sistem informasi dalam mendukung rencana stratejik sistem informasi. Sampai saat ini, banyak sistem informasi di organisasi tidak memiliki perencanaan yang terprogram dengan baik seiring dengan perencanaan bisnis untuk masa yang akan datang. Seringkali pimpinan dari sistem informasi menerima suatu rencana bisnis yang lengkap dengan sedikit penjelasan atau peluang untuk masukan. Pendekatan
bottom-up diperlukan, dan dilaksanakan dalam perencanaan sistem informasi.
Assessing Current Information Resources
Proses perencanaan sumber daya sebaiknya dimulai dengan penilaian penggunaan informasi dan teknologi informasi dalam organisasi secara menyeluruh dan suatu penilaian dari organisasi sistem informasi itu sendiri. Penilaian biasanya dilakukan oleh panitia dari para manajer (bisnis) dan profesional sistem informasi, kemungkinan dengan bantuan pakar dari luar organisasi. Fasilitator luar dapat memberikan objektivitas dan pengalaman yang diperlukan, tetapi perlu disesuaikan dengan tambahan biaya yang terjadi (Brown et al., 2009: 568).
Pengukuran Kegunaan dan Sikap Sistem Informasi
Dalam melakukan pengukuran diperlukan standar yang mengacu pada kinerja masa lalu organisasi, tolok ukur teknikal, norma industri, dan estimasi kondisi terbaik yang diperoleh dari perusahaan lain. Untuk menggunakan pengukuran, sikap dari pengguna dan staf sistem informasi organisasi merupakan hal yang penting. Pendapat-pendapat mengenai performa dari organisasi sistem informasi berhubungan dengan kebutuhan dan pengarahan dari bisnis harus dapat diukur.
Beberapa poin penting yang dapat dijadikan acuan:
Keberadaan platform sistem informasi yang standar;
Keberadaan kesenjangan yang signifikan dalam mengotomatisasi proses-proses penciptaan nilai
tambah dalam perusahaan;
Ada atau tidaknya persepsi yang konsisten di antara para pengguna bisnis yang tidak didukung oleh
respon departemen sistem informasi;
Pencapaian tingkat pelatihan pengguna yang berada di tingkat yang di atas atau di bawah
kebutuhan dan ekspektasi.
Peninjauan Ulang Misi Organisasional Sistem Informasi
Dengan melibatkan para manajer bisnis dalam pelaksanaan penilaian adalah suatu cara untuk memastikan pernyataan misi sistem informasi menegaskan peran yang paling sesuai bagi departemen sistem informasi. Keterlibatan para manajer bisnis memungkinkan adanya pemahaman perlunya pernyataan misi dan rencana stratejik dari departemen sistem informasi.
Beberapa poin pertanyaan yang dapat dijadikan acuan:
Apa dampak dari teknologi informasi terhadap posisi keunggulan kompetitif perusahaan?
Sudahkah peluang-peluang teknologi saat ini dan yang akan datang dipertimbangkan secara serius?
Akankah dengan mengubah kapabilitas dan skala ekonomis mengubah cara pengoperasian bisnis
dan tata kelola di masa mendatang?
Sudah tercapaikah keseimbangan antara inovasi teknologi informasi dengan biaya pengelolaan
[15] Penilaian Performa dengan Sasaran
Penilaian sistem informasi tahunan sebaiknya memasukkan data aktual dari performa. Biasanya dilakukan perbandingan performa dengan sasaran yang telah ditetapkan. Area pencapaian yang dapat dibandingkan antara performa dengan sasaran adalah sebagai berikut:
Kepuasan pelanggan internal dengan jasa pengembangan aplikasi;
Pembelian perlengkapan departemental yang berhubungan dengan aktivitas komputer yang telah
sesuai dengan standar yang didukung;
Ketersediaan jaringan yang terjadwal untuk pelanggan internal;
Biaya per transaksi pada sistem secara umum (semakin rendah berarti semakin tinggi performa);
Perputaran tenaga kerja departemen sistem informasi (semakin rendah berarti semakin tinggi
performa).
Designing The IT Architecture
Arsitektur sistem informasi memberikan spesifikasi bagaimana aset teknologi dan sumber daya manusia diatur sedemikian rupa di masa mendatang untuk mewujudkan visi informasi. Elemen dari arsitektur teknologi informasi:
1. Elemen Teknologi
Perangkar keras dan sistem operasi
Aplikasi perangkat lunak
Jaringan
Data.
Pelayanan teknologi informasi yang sebaiknya dipertimbangkan dalam mendesain arsitektur teknologi informasi:
External Customer Channel Management
Communication Management
Data Management
Application Infrastructure Management
Data Center Facilities.
2. Elemen Manusia
Personalia
Nilai-nilai/ budaya
Sistem Manajemen.
Sumber:
Ross et al., 2006 dalam Brown (2009: 572)
Gambar 5. Nilai Bisnis pada Berbagai Tingkat dari Kedewasaan Arsitektur Teknologi Informasi
Para peneliti mengajukan empat tahapan kedewasaan arsitektur teknologi informasi berdasarkan kemampuan untuk mendukung model operasi bisnis, dan karena nilai teknologi informasi yang
disediakan untuk bisnis. Hampir setengah dari perusahaan yang diteliti (Ross et al., 2006 dalam Brown
(2009: 572)) berada dalam tahap 2.
[16]
1. Business Silos: perusahaan-perusahaan berusaha memaksimalkan unit bisnis individual atau kebutuhan fungsional.
2. Standardized Technology: perusahaan-perusahaan mencari kemungkinan efisiensi teknologi informasi melalui pelayanan terbagi dan rasionalisasi aplikasi, menghasilkan standarisasi teknologi informasi perusahaan.
3. Optimized Core: perusahaan-perusahaan mengimplementasikan proses enterprise-wide perusahaan dan data dengan sistem dan proses yang terhubung dengan kuat.
4. Business Modularity: perusahaan-perusahaan mencari fleksibilitas global dengan melonggarkan komponen proses bisnis yang berbasis teknologi informasi, yang mana memungkinkan perbedaan
lokal tetapi masih mempertahankan standar-standar enterprise-wide.
The Strategic Information System Plan
Rencana stratejik adalah suatu pernyataan dari tujuan utama dan inisiatif dari yang harus diselesaikan oleh organisasi sistem informasi dan para manajer bisnis dalam kurun waktu tertentu untuk memungkinkan visi informasi dan arsitektur teknologi informasi, dan sejalan dengan rencana stratejik untuk bisnis secara keseluruhan.
Proses Perencanaan Stratejik Sistem Informasi
Empat langkah dasar pengembangan rencana stratejik sistem informasi:
1. Penetapan tujuan atau sasaran
2. Pelaksanaan analisis eksternal
3. Pelaksanaan analisis internal
4. Inisiatif pelaksanaan strategi.
Analisis eksternal dan internal dapat dilakukan dengan menggunakan metode analisis SWOT (strengths
– kekuatan, weaknesses – kelemahan, opportunities – peluang, threats – ancaman). Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor dari dalam (internal). Peluang dan ancaman merupakan faktor dari luar (eksternal). Setiap inisiatif pelaksanaan strategi merepresentasikan hal penting dan beberapa dapat menciptakan keharusan untuk melakukan investasi, serta menimbulkan pengeluaran. Hal-hal tersebut dapat meningkatkan peran teknologi informasi dalam perusahaan. Berikut adalah alternatif yang dapat
digunakan dalam menyusun agenda strategi (Brown et al., 2009: 575):
1. Mengelola pengembangan dan operasional arsitektur jaringan dan keamanan sesuai dengan
kebutuhan bisnis dan pelanggan internal.
2. Membantu departemen-departemen mengembangkan rencana informasi individual, memanfaatkan
keahlian dan pengetahuan departemen pelayanan jasa dan sistem.
3. Menciptakan dan mempertahankan daftar ringkas perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat
dimanfaatkan secara efisien dalam jaringan yang dirancang untuk memenuhi keperluan pengguna akhir.
4. Berkoordinasi dengan departemen-departemen lain dalam mengevaluasi dan merancang
telekomunikasi dan sistem komunikasi data yang memenuhi kebutuhan stratejik dan operasional perusahaan.
5. Menyediakan dan memperbarui penggunaan data eksternal secara tahunan yang mana secara
stratejik dapat membantu perusahaan.
6. Mendorong partisipasi aktif klien dalam pemanfaatan jaringan melalui program dan sesi pelatihan
yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengambilan keputusan secara keseluruhan.
7. Merestrukturisasi pelayanan informasi dan sistem organisasi departemen agar menyelesaikan misi
dari departemen dengan lebih baik.
8. Mengembangkan jadwal terstruktur dan pengurangan sistem aplikasi yang belum dikerjakan.
9. Merumuskan proses standarisasi tertulis untuk pengembangan aplikasi.
Peran Manajer Sistem Teknologi Informasi
Manajer sistem teknologi informasi memimpin dan mengelola organisasi sistem teknologi informasi. Pada awal masa perkembangan teknologi informasi, para manajer sistem teknologi informasi berorientasi pada masalah teknis dan teknologi, serta fokus pada efisiensi. Saat ini, para manajer sistem teknologi informasi sebaiknya memiliki pengetahuan bisnis secara umum, berorientasi pada manusia dan penekanan pada lingkungan bisnis yang kompetitif (Jogiyanto, 2009: 21). Beberapa perusahaan besar memiliki Chief Information Officer (CIO). Fungsi dari CIO adalah sebagai perantara antara Chief Executive Officer (CEO) dengan manajer sistem teknologi informasi.
[17]
Penggunaan Teknologi Informasi untuk Implementasi Strategi Kompetitif
Penggunaan teknologi informasi yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan strategi kompetitif (O' Brien, 1996: 405):
Biaya yang lebih rendah:
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk mengurangi biaya proses bisnis.
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk menurunkan biaya pelanggan dan suplier.
Diferensiasi:
◦ Pembangunan fitur-fitur teknologi informasi baru untuk mendiferensiasi produk dan
pelayanan.
◦ Penggunaan fitur-fitur teknologi informasi untuk mengurangi keunggulan diferensiasi pesaing.
◦ Penggunaan fitur-fitur teknologi informasi untuk fokus terhadap produk dan pelayanan pada
ceruk pasar yang dipilih.
Inovasi:
◦ Penciptaan produk dan pelayanan termasuk fitur teknologi informasi.
◦ Perubahan radikal terhadap proses bisnis dengan teknologi informasi.
◦ Pengembangan pasar baru yang unik atau ceruk pasar dengan bantuan teknologi informasi.
Menaikkan pertumbuhan:
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk mengelola ekspansi bisnis regional dan global.
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk diversifikasi dan integrasi ke produk dan pelayanan lain.
Pengembangan persekutuan:
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk menciptakan organisasi virtual dari rekanan bisnis.
◦ Pengembangan sistem informasi antar organisasi yang menciptakan hubungan bisnis stratejik
dengan para pelanggan, para suplier, para subkontraktor, dan pihak-pihak lainnya.
Peningkatan kualitas dan efisiensi:
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas produk dan pelayanan secara
dramatis.
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk membuat perbaikan berkelanjutan terhadap efisiensi
dari proses bisnis.
◦ Penggunaan teknologi informasi untuk mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk
pengembangan, produksi, dan pengiriman produk dan pelayanan.
Pembangunan platform teknologi informasi:
◦ Peningkatan investasi dalam sistem informasi sumber daya manusia, perangkat keras,
perangkat lunak, dan jaringan dari penggunaan operasional ke aplikasi stratejik.
◦ Pembangunan basis informasi stratejik dari pengumpulan, dan analisis data internal dan
eksternal oleh teknologi informasi.
Strategi-strategi lain:
◦ Penggunaan sistem informasi antar organisasi untuk menciptakan biaya pergantian yang
mengunci para pelanggan dan para suplier.
◦ Penggunaan investasi dalam teknologi informasi untuk membangun hambatan masuk terhadap
industri dari luar.
◦ Penggunaan komponen-komponen teknologi informasi untuk membuat subtitusi dari
persaingan produk menjadi tidak menarik.
KESIMPULAN
1. Pemanfaatan dan pengembangan teknologi informasi, serta peran aktif dari para pemangku
kepentingan dapat mengoptimalkan nilai optimal dari proyek dan portofolio jasa.
2. Diperlukan keterampilan konseptual manajer puncak dalam perencanaan, pengendalian, dan
pengarahan.
3. Perencanaan sumber daya informasi dimulai dari penilaian bisnis, penilaian penggunaan informasi
dan manajemen. Setelah itu penentuan visi, pembuatan rencana bisnis (stratejik) dilanjutkan dengan rencana dan anggaran operasional sistem informasi.
4. Tingkat kedewasaan arsitektur teknologi informasi akan menentukan nilai bisnis stratejik.
5. Penggunaan teknologi informasi merupakan implementasi strategi kompetitif dalam bisnis.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Brown, Carol V., Daniel W. DeHayes, Jeffrey A. Hoffer, E. Wainright Martin, William C. Perkins (2009). Managing Information Technology 6th Edition, Pearson Prentice Hall.
[18]
[2] Cobit 4.1 (2007), IT Governance Institute.
[3] Daft, Richard L. (2010). Era Baru Manajemen Edisi 9, Salemba Empat.
[4] H.M., Jogiyanto (2009). Sistem Teknologi Informasi Edisi 3, Penerbit Andi.
