Berdasarkan analisis sistem pada Bab III, maka didapatlah hasil analisis dan perancangan sistem berupa Desain Arsitektur Sistem, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan basis data (Entity Relationship Diagram), struktur tabel dan desain input output implementasi sistem.
4.1 Desain Arsitektur Sistem
Desain arsitektur sistem yang digunakan untuk Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim berbentuk two-tier. Penggunaan two-tier bermaksud untuk mempermudah pembuatan aplikasi yang dibuat secara per-modul dan mempermudah pengaturan untuk aplikasi. Untuk gambaran umum sistem secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 4.1 sebagai berikut.
Server
Switch
KPAP PPK PP PPHP BPP PPPKD
Gambar 4.1 Desain Arsitektur Sistem
Secara keseluruhan penggambaran two-tier dibagi menjadi 2 tingkat, yaitu PC client pada fase pertama dan data server pada fase kedua. Pada penggambaran two-tier dibedakan antara PC client dengan database servernya. Adapun desain two-tier dapat dilihat pada gambar 4.2 sebagai berikut.
Data Server PC Client - User Interface -Application Services - Bussiness Service - Data Service
Gambar 4.2 Desain Two-Tier
4.2 System Flow
4.2.1 System Flow Mengelola Data Master
System Flow Mengelola Data Master merupakan alur sistem dari maintenance semua data master, pada gambar diasumsikan entitas yang dapat melakukan proses maintenance ini ada 4 aktor, yaitu Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) yang dapat mengelola data pengguna (user). Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang dapat mengelola data permintaan barang jasa, data bank kegiatan dan data Kerangka Acuan Kerja (KAK). Pejabat Pengadaan (PP) yang mengelola data rekanan, dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) untuk mengelola data penerimaan barang jasa. Pada tahap ini, masing – masing entitas dapat melakukan insert dan update data baru. Untuk proses delete tidak dapat dilakukan, melainkan dapat melakukan update status terkait dengan aktif atau
tidaknya data. Adapun system flow mengelola data master dapat dilihat pada Gambar 4.3 sebagai berikut.
System Flow Mengelola Data Master
Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) / Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Pejabat Pengadaan (PP) / Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
Ph
ase
Start Data Master (User,
Permintaan B/J, Kegiatan, KAK, Rekanan,
Penerimaan B/J)
Input Data Master
Mengecek Data
Baru Memasukkan Data
Update Mengupdate Data
T
Y
Y
End T
Data Master (User, Permintaan B/J, Kegiatan, KAK, Rekanan,
Penerimaan B/J
Gambar 4.3 System Flow Mengelola Data Master
4.2.2 System Flow Pra Pengadaan
System Flow Pra Pengadaan mempunyai 2 (dua) aktor, yaitu PPK dan PP. Alur sistem dimulai saat PPK menerima Nota Dinas Permintaan Barang Jasa. PPK membuat Komitmen dengan mengecek KAK terlebih dahulu, lalu memilih Subjek Pekerjaan yang sesuai dengan KAK. Setelah itu membuat HPS dan Spesifikasi teknis yang digunakan sebagai syarat dalam penerbitan nota dinas PPK, lalu nota dinas PPK tersebut diupdate dan disimpan kemudian diberikan kepada PP.
PP menerima nota dinas PPK untuk dibuatkan jadwal pengadaan. Sebelum membuat jadwal, PP melakukan input metode pengadaan dan memerlukan acuan tanggal pelaksanaan dari KAK. Setelah itu jadwal pengadaan tersebut diupdate dan disimpan kemudian digunakan sebagai acuan dalam pembuatan dokumen pengadaan, salah satunya digunakan untuk pembuatan Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4). Adapun system flow pra pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.4, sebagai berikut :
Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pengadaan
Start
Nota Dinas Permintaan B/J Membuat Komitmen Input Permintaan B/J Subjek Pekerjaan Buat HPS dan Spektek 1 Membuat Jadwal Pengadaan Metode Pengadaan Jadwal Pengadaan Membuat SP4 1 SP4 End KAK Pengadaan Pengadaan Barang Jasa Spektek HPS Spektek Nota Dinas PPK
4.2.3 System Flow Pelaksanaan Pengadaan
System Flow Pelaksanaan Pengadaan mempunyai 3 (tiga) aktor yang terlibat yaitu Rekanan, Pejabat Pengadaan (PP), dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Alur sistem dimulai ketika Rekanan mengirimkan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi kepada PP. Kemudian PP menginputkan jenis pekerjaan yang diminati dan nilai penawaran dengan mengecek Rekanan. Setelah itu dokumen kualifikasi tersebut dievaluasi, rekanan mana yang terpilih sebagai pemenang. Apabila dokumen tersebut paling lengkap dan termurah maka dikategorikan sebagai dokumen terbaik yang terpilih sebagai pemenang lalu nilai penawaran dari pemenang akan dinego. Apabila dokumen tersebut tidak lengkap dan lebih mahal maka dikategorikan sebagai dokumen pembanding. Penawaran, status pembanding dan data dokumen pengadaan pemenang disimpan dalam masing – masing data eksternal.
Hasil negosiasi dari dokumen terpilih akan dibuatkan dokumen pengadaannya dan diberikan kepada PPK untuk dibuatkan kontrak kerja. Dalam pembuatan kontrak, PPK memilih jenis kontrak dan jenis pencairan terlebih dahulu kemudian menginputkan syarat dan lingkup pekerjaan beserta lokasi/tempat penyerahan pekerjaan kemudian update kontrak dan status pengadaan, bahwa proses pengadaan telah sampai pada pembuatan kontrak. Setelah itu kontrak kerja dicetak 4 (empat) rangkap, 1 (satu) diberikan kepada rekanan sedangkan dokumen pengadaan terpilih akan menjadi acc dokumen pengadaan. Kontrak kerja dan acc dokumen pengadaan disimpan sebagai 1 (satu) rangkaian dalam bentuk Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dokumen pengadaan. Adapun system flow pelaksanaan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.5.
Rekanan Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen Start
End Dok. Penawaran
Dok. Kualifikasi
Rekanan Input Minat dan Penawaran Pengadaan Pemilihan Pemenang Penawaran = “Termurah” Ubah Status Pembanding T Y Nego Cetak Dokumen Dok. Pengadaan Input Jenis Kontrak dan Pencairan Kontrak Membuat Kontrak Pengadaan Cetak Kontrak 1 A A Kontrak Kerja Kontrak Kerja Acc. Dok. Pengadaan Rekanan Penawaran Rincian Penawaran
Gambar 4.5 System Flow Pelaksanaan Pengadaan
4.2.4 System Flow Pencairan Pengadaan
System Flow Pencairan Pengadaan mempunyai 4 (empat) aktor yang terlibat yaitu Rekanan, PPHP, Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD) dan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD). Alur sistem dimulai ketika Rekanan mengirimkan hasil pekerjaan kepada PPHP untuk dilakukan pemeriksaan. PPHP menginputkan hasil pekerjaan dengan mengubah status item pekerjaan, setelah itu mencetak Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah Terima serta disimpan.
Berita Acara Serah Terima diserahkan kepada PPPKD untuk dibuatkan dokumen pencairan yang juga didasari dari kontrak kerja. PPPKD menginputkan
kode rekening dan jenis pencairan. Apabila kontrak kerja menyebutkan dokumen dicairkan secara Ganti Uang (GU), maka status pencairannya akan diubah. Apabila kontrak kerja menyebutkan dokumen dicairkan secara Langsung (LS), maka akan dibuatkan dokumen pencairan LS, Surat Permintaan Pencairan (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) serta diubah status pencairannya. Dokumen tersebut disimpan terpisah sebagai kesatuan SPJ dokumen LS dan diberikan kepada BPKAD. Adapun system flow pencairan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.6.
Rekanan Pejabat Peneirma Hasil Pekerjaan Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen BPKAD
Start
Hasil Pekerjaan Input Hasil Pekerjaan
Pengadaan Pemeriksaan BA. Pemeriksaan Input Kode Rekening dan Jenis Pencairan Pencairan BA. Serah Terima 1 Check Pencairan Jenis Pencairan
= “GU” Y Ubah Status T Buat SPP Buat SPM 2 Dok. Pencairan LS Dok. Pencairan LS End Barang/Jasa Lampiran Pencairan
Gambar 4.6 System Flow Pencairan Pengadaan
4.2.5 System Flow Pembukuan Pengadaan
System Flow Pembukuan Pengadaan mempunyai 2 (dua) aktor yang terlibat yaitu BPKAD dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Alur sistem
dimulai ketika BPKAD mengirimkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kepada BPP untuk diinputkan. Kemudian BPP melakukan cek pembukuan, apabila pengadaan dicairkan secara GU maka pembukuan dilakukan dengan melakukan register Buku Kas Umum (BKU) dan diupdate lalu disimpan. Apabila bukan GU maka pembukuan dilakukan dengan melakukan register SPP dan SPM lalu membuat Buku Besar Pembantu (BBP) serta disimpan dan diupdate. Adapun system flow pembukuan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.7 sebagai berikut.
BPKAD BPP Start SP2D Input SP2D dan pengambilan uang Pencairan Cek Pembukuan
Pembukuan Cetak BKU
GU Register SPP dan SPM T Register BKU Y BBP Buat BBP BKU End
Gambar 4.7 System Flow Pembukuan Pengadaan
4.2.6 System Flow Pelaporan Pengadaan
System Flow Pelaporan Pengadaan merupakan alur sistem yang ditujukan kepada Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP). Terdapat 4 (empat) aktor yang terlibat yaitu Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Kuasa Pengguna
Anggaran Pembantu (KPAP). BPP, PP dan PPK memilih kategori laporan, misal laporan pencairan pengadaan setiap triwulan, atau laporan pelaksanaan pengadaan pada periode triwulan II (dua) yang belum dicairkan atau laporan pertanggung jawaban pada periode triwulan III (tiga) yang sudah dicairkan tetapi belum dibukukan serta laporan produktifitas rekanan untuk pengadaan alat tulis kantor pada periode triwulan II (dua) yang memiliki raport terbaik. Setelah dilakukan pemilihan query kategori laporan, maka sistem akan mengambil data dari masing-masing database untuk ditampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis laporan berdasarkan query yang telah diminta tadi. Setelah itu laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada KPAP. Adapun system flow pelaporan pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.8 sebagai berikut.
Bendahara Pengeluaran Pembantu / Pejabat
Pembuat Komitmen / Pejabat Pengadaan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Start End Rekap Laporan Pencairan Pembukuan Penawaran Pengadaan KAK Rekanan Cetak Laporan menurut query jenis
laporan Laporan Pencairan Pengadaan Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pelaksanaan Pengadaan Laporan Produktifitas Rekanan
4.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan aliran data antara satu entitas dengan entitas lainnya. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada context diagram dengan data yang terjadi pada setiap proses.
4.3.1 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram. Dalam context diagram akan terlihat gambaran umum dari sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim yaitu data-data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap proses didalamnya.
Sistem ini melibatkan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD), Bendahara Pengeluaran Pembantu (BBP), Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), dan Rekanan sebagai pengguna sistem. Sistem memperoleh data-data inputan dari masing-masing entitas, serta data output yang berakhir berupa laporan-laporan untuk diserahkan kepada KPAP. Laporan – laporan yang diterima oleh KPAP antara lain Laporan Pencairan Pengadaan, Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ), Laporan Pelaksanaan Pengadaan dan Laporan Produktifitas Rekanan. Adapun gambar context diagram Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan dapat dilihat pada Gambar 4.9 sebagai berikut.
Laporan Pertanggung Jawaban
Data Jadwal
Data Pemeriksaan Laporan Produktifitas Rekanan
Laporan Pelaksanaan Pengadaan Laporan Pencairan Pengadaan
Lampiran Pencairan
Data Pilihan Laporan
Data Laporan Yang Dipilih Data Lap Yang Dipilih
BBP BKU SP2D Dok Pencairan LS Data Pencairan BA Serah Terima BA Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Kontrak Kerja Data Kontrak Dok Pengadaan
Data Komitmen Data Negosiasi
Pemilihan Penyedia Dok Penawaran Dok Kualifikasi SP4 Nota Dinas PPK Spektek HPS Dt Rekanan Dt KAK Dt Kegiatan Dt Permintaan Barang Jasa
Dt Hak Akses Pengguna
Dt Pengguna
0
SI Administrasi Pengadaan Barang Jasa + Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pengadaan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan Rekanan Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen BPKAD Bendahara Pengeluaran Pembantu
Gambar 4.9 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim
4.3.2 Diagram Berjenjang
Dalam diagram berjenjang digambarkan hirarki secara global proses-proses yang ada di dalam diagram konteks. Adapun gambar rancangan diagram berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim dapat dilihat pada gambar 4.10 sebagai berikut.
Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim
1. Catat Data Pengguna 4. Pra Pengadaan 5. Pelaksanaan Pengadaan 6. Pencairan Pengadaan 8. Pembukuan Pengadaan 1a. Memasukkan Data Pengguna 1b. Mengubah Data Pengguna 1c. Memasukkan Data Hak Akses 4a. Membuat Komitmen 4b. Membuat HPS dan Spektek 4c. Membuat Jadwal 5a. Pemilihan Pemenang 5b. Mengubah Status Pembanding 6a. Pemeriksaan 6b. Membuat Dokumen Pencairan 9. Pelaporan Pengadaan 5c. Negosiasi Pengadaan 5d. Membuat Kontrak Pengadaan 4d. Membuat SP4 6c. Mengubah Status Pencairan 6d. Membuat SPP 6e. Membuat SPM 8a. Mengecek Pembukuan 8b. Register BKU 8c. Register SPP dan SPM 9a. Buat Laporan Pencairan 9c. Buat Laporan Pelaksanaan Pengadaan 9d. Buat Laporan Produktifitas Rekanan 2. Catat Data Master PPK 3. Catat Data Rekanan 7. Catat Data Penerimaan Barang Jasa 2a. Memasukkan Data Permintaan BJ 2b. Mengubah Data Permintaan BJ 3a. Memasukkan Data Rekanan 3b. Mengubah Data Rekanan 7a. Memasukkan Data Penerimaan BJ 7b. Mengubah Data Penerimaan BJ 2c. Memasukkan Data Kegiatan 2d. Mengubah Data Kegiatan 2e. Memasukkan Data KAK 2f. Mengubah Data KAK 8d. Membuat BPP 9b. Buat Laporan Pertanggung Jawaban
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim
4.3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa
Pada konteks diagram proses sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa tersebut terdapat beberapa proses. Penjabaran dapat dilakukan dengan men-decompose diagram konteks menjadi 9 (sembilan) sub proses. DFD level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa dapat dilihat pada Gambar 4.11 sebagai berikut.
Dt Pnwr Dibaca2
Data Tgl KAK Dibaca Dt Tgl KAK Dibaca Dt_Pnwr Disimpan Data Pnwr Dibaca Dt Penwr Dibaca Update Dt Penawaran Dt Pengadaan Dibaca Nota Dinas PPK
Laporan Pertanggung Jawaban
Dt Pembukuan Dibaca Dt KAK Dibaca
Update Data Pemilihan
Data Pemenang Disimpan Update Dt Jadwal
Data Subjek Pekerjaan Dibaca
Dt Rekanan Dibaca Dt Pengadaan Disimpan
Update Data Barang Jasa
Update Dt Pembukuan GU Dt Pencairan Dibaca
Data Pengadaan Dibaca Data Jadwal
Update Dt KAK
Data TglPengadaan Dibaca Data Pengadaan Dibaca Data Rekanan Dibaca Dok Pencairan LS
Data Pencairan Dibaca
Update Pemeriksaan
Data Pilihan Laporan
Laporan Produktifitas Rekanan Laporan Pelaksanaan Pengadaan
Laporan Pencairan Pengadaan Data Laporan Yang Dipilih
Data Lap Yang Dipilih Data Pencairan Dibaca
Data Pencairan Disimpan
Update Dt Pembukuan LS
BKU BBP SP2D
Data Penerimaan Dibaca Data Penerimaan Disimpan
Data Pemeriksaan Data Pencairan Lampiran Pencairan BA Pemeriksaan BA Serah Terima Dok Pengadaan Data Kontrak Hasil Pekerjaan Update Pelaksanaan Kontrak Kerja Data Negosiasi Pemilihan Penyedia Dok Kualifikasi Dok Penawaran Data Komitmen SP4 Spektek HPS
Data Rekanan Dibaca Data Rekanan Disimpan Dt Rekanan Data KAK Dibaca
Data KAK Disimpan Data Kegiatan Dibaca Data Kegiatan Disimpan Dt KAK
Dt Kegiatan
Data Permintaan Dibaca Data Permintaan Disimpan Dt Permintaan Barang Jasa
Dt Hak Akses Pengguna Data Pengguna Dibaca Data Pengguna Disimpan Dt Pengguna Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pengadaan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan 1 Catat Data Pengguna + 1 User 2 Catat Data Master PPK + 2 Barang Jasa 3 Kegiatan 4 KAK 3 Catat Data Rekanan + 5 Rekanan Rekanan Rekanan Rekanan Pejabat Pengadaan Pejabat Pengadaa n 4 Pra Pengadaan + 6 Pengadaan Rekanan Rekanan 5 Pelaksanaan Pengadaan + 6 Pencairan Pengadaan + BPKAD Bendahara Pengeluaran Pembantu Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu 7 Catat Data Penerimaan Barang Jasa + 8 Pembukuan Pengadaan + 8 Pembukuan 9 Pelaporan Pengadaan + 7 Pencairan Pejabat Pengadaan Pejabat Pengadaan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Pejabat Pengadaan 11 Penawaran
Gambar 4.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim
4.3.4 DFD Level 1 Catat Data Pengguna
Pada proses catat data pengguna terdiri dari 3 (tiga) sub proses dimulai dari memasukkan data pengguna yang merupakan data inputan dari Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) dan disimpan pada database user. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data pengguna, dimana terdapat perubahan data dari pengguna sistem dan disimpan. Setelah itu data pengguna dibaca dan diberikan hak akses. Adapun DFD Level 1 Catat Data Pengguna dapat dilihat pada Gambar 4.12 sebagai berikut.
Dt Hak Akses Pengguna Data Pengguna Dibaca3
Data Pengguna Dibaca2
Data Pengguna Dibaca Data Pengguna Disimpan
Data Pengguna Ubah Disimpan Data Pengguna Masuk Disimpan
Dt Pengguna
Data Pengguna Ubah Data Pengguna Masuk
Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu 1 User 1 Memasukkan Data Pengguna 2 Mengubah Data Pengguna 3 Masukkan Data Hak Akses
Gambar 4.12 DFD Level 1 Catat Data Pengguna
4.3.5 DFD Level 1 Catat Data Master PPK
Pada proses catat data master PPK terdiri dari 6 (enam) sub proses dimulai dari memasukkan data permintaan barang jasa yang merupakan data inputan dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan disimpan pada database barang jasa. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data permintaan barang jasa, dimana data permintaan dibaca dari database dan diubah kemudian disimpan kembali.
Untuk inputan data kegiatan dan data KAK mengalami proses yang sama yaitu memasukkan data dan mengubah data tersebut. Dimana data masukan
tersebut dimasukkan terlebih dahulu dan disimpan pada database, kemudian jika ada perubahan data dari inputan tersebut maka dilanjutkan proses mengubah data. Dimana data dari database tersebut dibaca dan diubah kemudian disimpan kembali pada database. Adapun DFD Level 1 Catat Data Master PPK dapat dilihat pada Gambar 4.13 sebagai berikut.
Data KAK Dibaca
Data KAK Disimpan
Dt KAK Ubah Disimpan Dt KAK Masuk Disimpan
Dt KAK Ubah Dt KAK Masuk
Dt KAK
Dt Kegiatan Ubah Disimpan Dt Kegiatan Masuk Disimpan
Data Kegiatan Dibaca
Data Kegiatan Disimpan
Dt Kegiatan Ubah Dt Kegiatan Masuk
Dt Kegiatan
Data Permintaan Dibaca Dt Permintaan Ubah Disimpan
Dt Permintaan Masuk Disimpan
Data Permintaan Disimpan
Dt Permintaan Ubah Dt Permintaan Masuk
Dt Permintaan Barang Jasa Pejabat Pembuat Komitmen 2 Barang Jasa 3 Kegiatan 4 KAK 1 Memasukkan Data Permintaan Barang Jasa 2 Mengubah Data Permintaan Barang Jasa 3 Memasukkan Data Kegiatan 4 Mengubah Data Kegiatan 5 Memasukkan Data KAK 6 Mengubah Data KAK
Gambar 4.13 DFD Level 1 Catat Data Master PPK
4.3.6 DFD Level 1 Catat Data Rekanan
Pada proses catat data rekanan terdiri dari 2 (dua) sub proses dimulai dari memasukkan data rekanan yang merupakan data inputan dari Pejabat Pengadaan (PP) dan disimpan pada database rekanan. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data rekanan, dimana data rekanan dibaca dari database dan diubah kemudian disimpan kembali. Adapun DFD Level 1 Catat Data Rekanan dapat dilihat pada Gambar 4.14 sebagai berikut.
Data Rekanan Dibaca
Data Rekanan Disimpan
Dt Rekanan Ubah Disimpan Dt Rekanan Masuk Disimpan
Dt Rekanan Ubah Dt Rekanan Masuk Dt Rekanan Pejabat Pengadaan 5 Rekanan 1 Memasukkan Data Rekanan 2 Mengubah Data Rekanan
Gambar 4.14 DFD Level 1 Catat Data Rekanan
4.3.7 DFD Level 1 Pra Pengadaan
Pada proses pra pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu membuat komitmen, membuat HPS dan spektek, membuat jadwal dan membuat SP4. Proses membuat komitmen dimulai saat PPK memasukkan data komitmen dan mengecek dengan data KAK. Setelah itu PPK memasukkan data HPS dan data Spektek serta kemudian di update pada masing – masing database yaitu barang jasa dan spektek. Data komitmen dan data HPS serta data spektek tersebut akan menjadi awal dari data pengadaan yang menjadi acuan dalam pembuatan jadwal.
Proses membuat jadwal dilanjutkan setelah PP menerima nota dinas PPK dan mengecek format tahapan – tahapan proses pengadaan antara data KAK berupa acuan tanggal tahapan proses pengadaan dengan acuan tanggal yang sesuai dengan metode pengadaan pada database pengadaan. Kemudian PP memasukkan data jadwal berupa detil tanggal – tanggal untuk tahapan proses pengadaan.. Kemudian data KAK dalam database diupdate sesuai tanggal pada tahapan - tahapan proses pengadaan.
Proses membuat Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4) dilakukan dengan menyesuaikan tanggal pada jadwal pengadaan dari database
pengadaan. Adapun DFD Level 1 Pra Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.15 sebagai berikut. Nota Dinas PPK Spektek HPS Dt KAK Dibaca Update Dt Spektek Dt Pengadaan Disimpan Dt HPS Spektek Disimpan Dt_Komitmen Disimpan
Update Data Barang Jasa
Data Jadwal
Data Pengadaan Dibaca Update Dt Jadwal Data Subjek Pekerjaan Dibaca
Update Dt KAK SP4 Data Komitmen Pejabat Pengadaan Rekanan Pejabat Pembuat Komitmen 4 KAK 1 Membuat Komitmen 2 Membuat HPS dan Spektek 3 Membuat Jadwal 6 Pengadaan 4 Membuat SP4 2 Barang Jasa 10 Spektek
Gambar 4.15 DFD Level 1 Pra Pengadaan
4.3.8 DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan
Pada proses pelaksanaan pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu pemilihan pemenang, mengubah status pembanding, negosiasi pengadaan dan membuat kontrak pengadaan. Proses pemilihan pemenang dimulai saat rekanan memberikan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi. PP memasukkan data pemilihan penyedia, nilai penawaran dan minat pekerjaan dari dokumen penawaran tersebut kemudian disimpan pada database pengadaan, data penawaran dan data rincian penawaran sehingga menghasilkan data evaluasi masuk. Apabila data evaluasi dikategorikan pembanding, maka lanjut ke proses mengubah status pembanding kemudian data pembanding disimpan.
Sedangkan data evaluasi dikategorikan sebagai pemenang maka lanjut ke proses negosiasi pengadaan. PP memasukkan data negosiasi, yaitu hasil nilai negosiasi penawaran pemenang. Data tersebut disimpan sebagai data pemenang ke dalam database pengadaan dan menghasilkan dokumen pengadaan. Dokumen pengadaan tersebut diterima PPK dan dijadikan acuan untuk memasukkan data kontrak ke dalam proses membuat kontrak pengadaan. PPK memilih jenis kontrak dan jenis pencairan terlebih dahulu kemudian menginputkan syarat dan lingkup pekerjaan beserta lokasi/tempat penyerahan pekerjaan, lalu update ke dalam database kontrak dan update status pelaksanaan pengadaan ke dalam database pengadaan, bahwa proses pengadaan telah sampai pada pembuatan kontrak. Kemudian kontrak kerja tersebut diberikan kepada rekanan. Adapun DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.16 sebagai berikut.
Update Jenis Kontrak Kerja Dt Rekanan Dibaca Update Dt Penawaran Update Rincian Pnwr Dt_Pnwr Disimpan Data Kontrak
Update Data Pemilihan Pemilihan Penyedia
Data Pemenang Disimpan Data Klarifikasi Nego
Data Evaluasi Pembanding Data Evaluasi Masuk
Update Pelaksanaan Update Dt Kontrak Data Negosiasi Dok Pengadaan Dok Penawaran Dok Kualifikasi Rekanan Rekanan Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen 6 Pengadaan 1 Pemilihan Pemenang 2 Mengubah Status Pembanding 3 Negosiasi Pengadaan 4 Membuat Kontrak Pengadaan 9 Data Kontrak 11 Penawaran 12 Rincian Penawaran 5 Rekanan 13 Jenis
4.3.9 DFD Level 1 Pencairan Pengadaan
Pada proses pencairan pengadaan terdiri dari 5 (lima) sub proses, yaitu pemeriksaan, membuat dokumen pencairan, mengubah status pencairan, membuat SPP dan membuat SPM. Proses pemeriksaan dimulai saat rekanan telah selesai melaksanakan pekerjaan dengan memberikan hasil pekerjaan, kemudian PPHP melakukan pemeriksaan dengan mencocokkan item – item pekerjaan yang diambil dari data pengadaan sehingga menghasilkan berita acara pemeriksaan, berita acara serah terima dan update pemeriksaan.
Proses membuat dokumen pencairan menerima input dari PPPKD setelah menerima lampiran pencairan yaitu data pencairan. PPPKD memasukkan jenis pencairan dan kode rekening yang akan dicairkan. Apabila data pencairan Ganti Uang (GU) maka dilanjutkan ke proses mengubah status pencairan menjadi GU dan disimpan ke dalam database pencairan. Apabila data pencairan Langsung (LS) maka dilanjutkan ke proses membuat SPP dan menghasilkan data SPP berupa nilai pencairan, potongan pajak, nomor SPP dan tanggal SPP. Data SPP tersebut menjadi dasar dalam membuat SPM dan menghasilkan Dok. Pencairan LS yang diberikan kepada BPKAD untuk dicairkan. Data pencairan LS tersebut disimpan ke dalam database pencairan. Adapun DFD Level 1 Pencairan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.17.
4.3.10 DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa
Pada proses catat data penerimaan barang jasa terdiri dari 2 (dua) sub proses, yaitu memasukkan data penerimaan barang jasa dan mengubah data penerimaan barang jasa. Proses memasukkan data penerimaan barang jasa yang merupakan data inputan dari Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) dan
disimpan pada database data barang jasa. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data penerimaan barang jasa, dimana data penerimaan dibaca dari database dan diubah kemudian disimpan kembali. Adapun DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa dapat dilihat pada Gambar 4.18 sebagai berikut.
Data Pencairan Disimpan
Dt Pencairan LS Disimpan Data Pencairan Dibaca
Data SPP Dt Pencairan LS Masuk Dt Pencairan GU disimpan Lampiran Pencairan Dt Pencairan GU Masuk Jenis Pencairan Dok Pencairan LS Data Pencairan Kode Rekening Update Pemeriksaan BA Serah Terima BA Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Rekanan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen BPKAD Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen 7 Pencairan 6 Pengadaan 1 Pemeriksaan 2 Membuat Dokumen Pencairan 3 Mengubah Status Pencairan 4 Membuat SPP 5 Membuat SPM
Gambar 4.17 DFD Level 1 Pencairan Pengadaan
Data Penerimaan Dibaca
Data Penerimaan Ubah Disimpan
Data Penerimaan Disimpan Data Penerimaan Masuk Disimpan
Data Peneimaan Ubah Data Penerimaan Masuk
Data Pemeriksaan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan 2 Barang Jasa 1 Memasukkan Data Penerimaan Barang Jasa 2 Mengubah Data Penerimaan Barang Jasa
4.3.11 DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan
Pada proses pembukuan pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu mengecek pembukuan, register Buku Kas Umum (BKU), register SPP dan SPM dan membuat Buku Besar Pembantu (BBP). Keempat proses tersebut dijalankan oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Proses mengecek pembukuan dimulai saat BPKAD memberikan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) berupa nomor pengeluaran SP2D dan bukti pencairan.
BPP memasukkan data SP2D dari BPKAD dengan mencocokkan dengan data pencairan berupa nomor SPP, SPM dan status pencairan sehingga menghasilkan data pembukuan. Apabila data pembukuan GU maka BPP melakukan proses register BKU dan diupdate dalam database pembukuan. Kumpulan register BKU tersebut menghasilkan BKU, yaitu bukti laporan pertanggungjawaban (LPJ) pengadaan yang dicairkan secara GU. Apabila data pembukuan LS maka BPP melakukan register SPP SPM dan menghasilkan data register LS. Kumpulan data register LS menjadi dasar untuk membuat Buku Besar Pembantu (BBP) dan diupdate ke dalam database pembukuan. BBP merupakan bukti laporan pertanggungjawaban (LPJ) pengadaan yang dicairkan secara LS. Adapun DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.19.
4.3.12 DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan
Pada proses pelaporan pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu membuat laporan pencairan pengadaan, membuat laporan pertanggung jawaban, membuat laporan pelaksanaan pengadaan, dan membuat laporan produktifitas rekanan.
Data Register LS BBP BKU Update Dt Pembukuan LS Update Dt Pembukuan GU Dt Pencairan Dibaca Dt Pembukuan LS Dt Pembukuan GU Dt Pembukuan SP2D BPKAD Bendahara Pengeluaran Pembantu 1 Mengecek Pembukuan 2 Register BKU 3 Register SPP SPM 7 Pencairan 8 Pembukuan 4 Membuat BBP
Gambar 4.19 DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan
Proses membuat laporan pencairan pengadaan dimulai saat BPP memasukkan data laporan yang dipilih, dengan mengacu pada database data pencairan dan data pengadaan, sehingga menghasilkan laporan pencairan pengadaan yang diberikan kepada Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP). BPP memilih jenis dan periode laporan yang akan dibuat, seperti total laporan pencairan pengadaan dari triwulan I (satu) sampai triwulan III (tiga). Laporan pencairan merupakan laporan realisasi pengadaan yang berfungsi untuk melihat seberapa besar penyerapan anggaran.
Proses membuat laporan pertanggung jawaban dilanjutkan setelah menerima data periode pencairan, dengan mengacu pada database pembukuan dan penawaran sehingga menghasilkan laporan pertanggung jawaban yang diberikan kepada KPAP. Laporan tersebut berfungsi untuk melihat dokumen pembukuan SPJ sudah tertib sesuai pencairan pengadaan atau belum.
Proses membuat laporan pelaksanaan pengadaan dilanjutkan dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memasukkan data pilihan laporan yang mengacu pada database data pengadaan dan data penawaran sehingga dapat menghasilkan laporan pelaksanaan pengadaan yang akan diberikan kepada KPAP. PPK memilih periode laporan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran yang akan ditampilkan dalam laporan seperti pelaksanaan pengadaan seluruh bagian dan status pengadaan. Laporan pelaksanaan pengadaan merupakan laporan yang berfungsi untuk memantau akhir dari proses setiap pengadaan terhadap kesesuaian dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) setiap triwulan.
Proses membuat laporan produktifitas rekanan dilanjutkan saat Pejabat Pengadaan (PP) memasukkan data laporan yang dipilih, dengan mengacu pada database data rekanan, data KAK, data penawaran dan data pengadaan sehingga menghasilkan laporan produktifitas rekanan. PP memilih data rekanan seperti rekanan A sudah mengerjakan pengadaan A,B dan C dan memilih data pemeriksaan seperti lama penyelesaian pekerjaan pengadaan A, B, dan C pada rekanan A lalu diproses sehingga menghasilkan laporan tersebut yang diberikan kepada KPAP. Laporan produktifitas rekanan tersebut berfungsi untuk mengetahui rapor dari rekanan yang melaksanakan pengadaan, mulai dari kecepatan memberikan dokumen hingga keberhasilan mengerjakan pekerjaan pengadaan hingga menghasilkan barang jasa yang diminta. Adapun DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.20 sebagai berikut.
4.4 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan, dan menentukan kebutuhan - kebutuhan untuk sistem pemrosesan database.
Dt Pnwr Dibaca2 Data T gl KAK Dibaca
Dt T gl KAK Dibaca Data Pnwr Dibaca Dt Penwr Dibaca Dt Pengadaan Dibaca Periode Pencairan Dt Pembukuan Dibaca
Laporan Pertanggung Jawaban
Data T glPengadaan Dibaca
Laporan Produktifitas Rekanan Laporan Pelaksanaan Pengadaan
Data Rekanan Dibaca
Data Laporan Yang Dipilih
Data Pengadaan Dibaca
Data Pilihan Laporan
Laporan Pencairan Pengadaan Data Pencairan Dibaca
Data Lap Yang Dipilih Bendahara Pengeluaran Pembantu Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu 7 Pencairan 5 Rekanan 6 Pengadaan 1 Membuat Laporan Pencairan Pengadaan 3 Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan 4 Membuat Laporan Produktifitas Rekanan 8 Pembukuan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu 2 Membuat Laporan Pertanggung Jawaban 11 Penawaran 4 KAK 11 Penawaran
Gambar 4.20 DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan
ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim terdapat entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).
4.4.1 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang di rancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel.
Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Rancangan CDM
dari sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim terdapat tabel yang sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key seperti Gambar 4.21.
Gambar 4.21 CDM Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim
4.4.2 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM
merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM) dan tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. PDM sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim dapat dilihat pada Gambar 4.22.
Gambar 4.22 PDM Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim
4.5 Struktur Database
Berikut ini adalah rancangan struktur database yang sesuai dengan PDM di atas, seluruh tabel yang akan digunakan untuk penyimpanan data dalam aplikasi yaitu:
1. Tabel User
Primary Key : Id_User Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna aplikasi. Tabel 4.1 User
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Id_User Char 6 √
2 Kd_Pengadaan Integer - √ Pengadaan
3 Nama_User Varchar 20 4 Pass_User Varchar 30 5 Jabatan Varchar 30 6 Kode_Todo Varchar 6 7 Status_User Boolean - 2. Tabel Kegiatan
Primary Key : Kd_Kegiatan Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kegiatan. Tabel 4.2 Kegiatan
No Nama Kolom Tipe
Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 1 Kd_Kegiatan Char 6 √ 2 Nm_Kegiatan Varchar 100 3 Kd_Rekening Varchar 20 4 Nm_Rekening Varchar 50 5 Kd_Bagian Integer - 6 Bagian Varchar 30 7 Tahun_Anggaran Date - 8 Anggaran Decimal 12,2
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 9 Status_Kegiatan Boolen - 3. Tabel Spektek
Primary Key : Kd_Spektek Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data spesifikasi teknis. Tabel 4.3 Spektek
No Nama Kolom Tipe
Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 1 Kd_Spektek Char 6 √ 2 Jenis_Spektek Varchar 20 3 Uraian_Spektek1 Varchar 50 4 Uraian_Spektek2 Varchar 50 5 Uraian_Spektek3 Varchar 50 6 Uraian_Spektek4 Varchar 50 7 Uraian_Spektek5 Varchar 50 8 Uraian_Spektek6 Varchar 50 9 Status_Spektek Boolean - 4. Tabel Pembukuan
Primary Key : Kd_Pembukuan Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data pembukuan pengadaan. Tabel 4.4 Pembukuan
No Nama Kolom Tipe
Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 1 Kd_Pembukuan Char 6 √ 2 Tgl_Pembukuan Datetime - 3 No_RegBKU Integer - 4 No_RegSPPSPM Integer - 5 Status_Pembukuan Boolean -
5. Tabel Barang Jasa
Primary Key : Kd_Brgjasa Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data barang jasa. Tabel 4.5 Barang Jasa
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Brgjasa Char 6 √
2 Kd_Pengadaan Char 6 √ Pengadaan
3 Kd_Spektek Char 6 √ Spektek
4 Nm_Brgjasa Varchar 20 5 Qty_Diminta Integer - 6 Satuan Varchar 15 7 Hrg_SatDPA Decimal 12,2 8 Hrg_SatHPS Decimal 12,2 9 Hrg_SatNego Decimal 12,2 10 Qty_Diterima Integer - 11. Status_Brgjasa Booelan - 6. Tabel KAK
Primary Key : Kd_KAK Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data KAK. Tabel 4.6 KAK
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_KAK Char 6 √
2 Kd_Pengadaan Char 6 √ Pengadaan
3 Subjek_KAK Varchar 30 4 Tgl_KND Date - 5 Tgl_KAwalPilih Date - 6 Tgl_KAkhirPilih Date - 7 Tgl_KKontrak Date - 8 Tgl_KPeny Date - 9 Tgl_KPenc Date - 10 Nilai_Pekerjaan Decimal 12,2
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 11 Metode_Pengadaan Varchar 20 12 Status_KAK Booelan - 7. Tabel Pengadaan
Primary Key : Kd_Pengadaan Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data pengadaan barang jasa. Tabel 4.7 Pengadaan
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Pengadaan Char 6 √
2 Kd_Pencairan Char 6 √ Pencairan
3 Kd_Kegiatan Char 6 √ Kegiatan
4 Kd_KAK Char 6 √ KAK
5 Nm_Pekerjaan Varchar 50 6 Pagu_Anggaran Decimal 12,2 7 Hrg_HPS Decimal 12,2 8 Hrg_Pnwr Decimal 12,2 9 Hrg_Nego Decimal 12,2 10 Tgl_ND Datetime - 11 No_ND Integer - 12 Tgl_AwPilih Datetime - 13 No_AwalPilih Integer - 14 Tgl_AkPilih Datetime - 15 No_AkhirPilih Integer - 16 Tgl_Kontrak Datetime - 17 No_Kontrak Integer - 18 Tgl_Peny Datetime - 19 No_Peny Integer - 20 Status_Proses Varchar 15 21 Status_Pengadaan Booelan - 8. Tabel Penawaran
Primary Key : Id_Pnwr Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data penawaran dari rekanan. Tabel 4.8 Penawaran
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Id_Pnwr Char 6 √
2 Kd_Pengadan Char 6 √ Pengadaan
3 Status Boolean -
4 Nilai_pnwr Decimal 12,2
5 Status_Pnwr Booelan -
9. Tabel Rekanan
Primary Key : Id_Rek Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data rekanan. Tabel 4.9 Rekanan
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Id_Rek Char 6 √
2 Id_Pnwr Char 6 √ Penawaran
3 Nm_Rek Varchar 30 4 Alamat_Rek Varchar 100 5 Kota Varchar 20 6 Pemilik Varchar 30 7 Jabatan_Pemilik Varchar 20 8 No_TelpRek Number 8,0 9 No_SIUP Integer - 10 Tgl_ASIUP Date - 11 Tgl_SIUPMati Date - 12 No_TDP Integer - 13 Tgl_ATDP Date - 14 Tgl_TDPMati Date - 15 No_NPWP Varchar 15 16 Pembuat_Akta Varchar 30 17 No_Akta Integer - 18 Tgl_Akta Date - 19 KBLI1 Varchar 6 20 KBLI2 Varchar 6 21 KBLI3 Varchar 6
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 22 KBLI4 Varchar 6 23 KBLI5 Varchar 6 24 KBLI6 Varchar 6 25 S_Pendukung Varchar 100 26 Riwayat Varchar 200 27 Status_Rek Booelan -
10. Tabel Rincian Penawaran Primary Key : Id_Pnwr Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data penawaran dari rekanan. Tabel 4.10 Rincian Penawaran
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Id_BarangRincian Char 6 √ √ Barang Jasa
2 Id_Pnwr Char 6 √ Penawaran
3 Harga_SatPnwrRek Decimal 12,2
4 Status_Rincian Booelan -
11. Tabel Kontrak
Primary Key : Kd_Kontrak Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kontrak pengadaan. Tabel 4.11 Kontrak
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Kontrak Char 6 √
2 Kd_Pengadaan Char 6 √ Pengadaan
3 Jenis_Kontrak Varchar 20
4 Lokasi_Peny Varchar 15
5 Syarat_Kontrak Longtext -
6 Syarat_Tambahan Longtext -
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal 8 Syarat_Tambahan2 Longtext - 9 Syarat_Tambahan3 Longtext - 10 Status_Kontrak Booelan - 12. Tabel Pencairan
Primary Key : Kd_Pencairan Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data pencairan pengadaan. Tabel 4.12 Pencairan
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Pencairan Char 6 √
2 Kd_Pembukuan Char 6 √ Pembukuan
3 Kd_Jenis Char 6 √ Jenis
4 Tgl_SPP Datetime - 5 No_SPP Integer - 6 Tgl_SPM Datetime - 7 No_SPM Integer - 8 Tgl_SP2D Datetime - 9 No_SP2D Integer -
10 Nilai Total Decimal 12,2
11 PPN Decimal 12,2
12 PPh.22 Decimal 12,2
13 PPh.23 Decimal 12,2
14 PPh.25 Decimal 12,2
15 Nilai Cair Decimal 12,2
16 Status_Penc Booelan -
13. Tabel Jenis
Primary Key : Kd_Jenis Foreign Key : -
Tabel 4.13 Jenis
No Nama Kolom Tipe
Data
Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Jenis Char 6 √
2 Nama_Jenis Char 9
4.6 Desain Input/Output (I/O)
Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output, terdiri dari seluruh dokumen yang akan diimplementasikan oleh pengguna yang pada sistem. Berikut desain input/ output dari perancangan sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim.
4.6.1 Desain Output Laporan Pencairan Pengadaan
Tabel 4.14 merupakan desain output laporan pencairan pengadaan, untuk menampilkan data pencairan dalam periode tertentu.
Tabel 4.14 Desain Output Laporan Pencairan Pengadaan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan
pencairan pengadaan
Tabel Input PENCAIRAN, PENGADAAN
Output Laporan Pencairan Pengadaan
Tampilan
Gambar 4.23 Laporan Pencairan Pengadaan
Fungsi Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report pencairan
4.6.2 Desain Output Laporan Pertanggung Jawaban
Tabel 4.15 merupakan desain output laporan pertanggung jawaban, untuk menampilkan data pembukuan dalam periode tertentu.
Tabel 4.15 Desain Output Laporan Pertanggung Jawaban
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan
pertanggung jawaban
Tabel Input PEMBUKUAN, PENAWARAN
Output Laporan Pertanggung Jawaban
Tampilan
Gambar 4.24 Laporan Pertanggung Jawaban
Fungsi Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report pertanggung
4.6.3 Desain Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan
Tabel 4.16 merupakan desain output laporan pelaksanaan pengadaan, untuk menampilkan data pengadaan dalam periode tertentu.
Tabel 4.16 Desain Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan
pengadaan
Tabel Input PENGADAAN, PENAWARAN, KAK
Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan
Tampilan
Gambar 4.25 Laporan Pelaksanaan Pengadaan
Fungsi Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report pelaksanaan
4.6.4 Desain Output Laporan Produktifitas Rekanan
Tabel 4.17 merupakan desain output laporan produktifitas rekanan, untuk menampilkan data rapor rekanan dalam periode tertentu.
Tabel 4.17 Desain Output Laporan Produktifitas Rekanan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan
produktifitas rekanan
Tabel Input PENGADAAN, PENAWARAN, KAK dan REKANAN
Output Laporan Produktifitas Rekanan
Tampilan
Gambar 4.26 Laporan Produktifitas Rekanan
Fungsi Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report produktifitas
rekanan.
4.6.5 Desain Output Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan
Tabel 4.18 merupakan desain output nota dinas pelaksanaan pengadaan, untuk menampilkan perintah melakukan pengadaan kepada pejabat pengadaan.
Tabel 4.18 Desain Output Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol cetak ND
Tabel Input PENGADAAN
Output Nota Dinas Pengadaan
Tampilan
Gambar 4.27 Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan
Fungsi Melakukan pelaksanaan pengadaan kepada pejabat pengadaan
4.6.6 Desain Output Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Tabel 4.19 merupakan desain output harga perkiraan sendiri, untuk menampilkan acuan harga pengadaan.
Tabel 4.19 Desain Output Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol cetak HPS
Tabel Input PENGADAAN
Output HPS
Tampilan
Gambar 4.28 Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Fungsi Harga acuan pengadaan
4.6.7 Desain Output Spesifikasi Teknis
Tabel 4.20 merupakan desain output spesifikasi teknis, untuk menampilkan spesifikasi teknis permintaan barang/jasa/pekerjaan.
Tabel 4.20 Desain Output Spesifikasi Teknis
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol cetak
Spektek
Tabel Input PENGADAAN
Output Spesifikasi Teknis
Tampilan
Gambar 4.29 Spesifikasi Teknis
Fungsi Spesifikasi permintaan barang/jasa/pekerjaan
4.6.8 Desain Output Jadwal Pengadaan
Tabel 4.21 merupakan desain output jadwal pengadaan, untuk menampilkan jadwal tahapan dalam proses pengadaan.
Tabel 4.21 Desain Output Jadwal Pengadaan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol buat SP4
Tabel Input PENGADAAN
Output Jadwal Pengadaan
Tampilan
Gambar 4.30 Jadwal Pengadaan
Fungsi Menampilkan urutan / tahapan proses pengadaan
4.6.9 Desain Output Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4)
Tabel 4.22 merupakan desain output SP4, untuk menampilkan permintaan penawaran kepada rekanan.
Tabel 4.22 Desain Output SP4
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol buat SP4
Tabel Input PENGADAAN
Output SP4
Tampilan
Gambar 4.31 SP4
Fungsi Menampilkan permintaan penawaran
4.6.10 Desain Output Dokumen Pengadaan
Tabel 4.23 merupakan desain output dokumen pengadaan, untuk menampilkan dokumen pengadaan terpilih.
Tabel 4.23 Desain Output Dokumen Pengadaan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol buat SP4
Tabel Input PENGADAAN
Output Dokumen Pengadaan
Gambar 4.32 Dokumen Pengadaan
Fungsi Menampilkan Dokumen Pengadaan
4.6.11 Desain Output Kontrak Kerja
Tabel 4.24 merupakan desain output kontrak kerja, untuk menampilkan kontrak/perjanjian melaksanakan pekerjaan kepada rekanan.
Tabel 4.24 Desain Output Kontrak Kerja
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do,
Proceed pada kontrak dan menekan tombol cetak
Output Kontrak Kerja Tampilan
Gambar 4.33 Kontrak Kerja
Fungsi Menampilkan kontrak/perjanjian melaksanakan pekerjaan kepada
rekanan
4.6.12 Desain Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima
Tabel 4.25 merupakan desain output berita acara pemeriksaan dan serah terima, untuk menampilkan penerimaan dan pemeriksaan pekerjaan.
Tabel 4.25 Desain Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do,
Proceed pada Penyerahan dan menekan tombol cetak
Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK
Tampilan
Gambar 4.34 Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima
4.6.13 Desain Output Lampiran Pencairan
Tabel 4.26 merupakan desain output lampiran pencairan, untuk menampilkan lampiran dari dokumen pencairan.
Tabel 4.26 Desain Output Lampiran Pencairan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do,
Proceed pada Penyerahan dan menekan tombol cetak
Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK
Output Lampiran Pencairan
Tampilan
Gambar 4.35 Lampiran Pencairan
Fungsi Menampilkan lampiran dari dokumen pencairan
4.6.14 Desain Output Dokumen Pencairan
Tabel 4.27 merupakan desain output dokumen pencairan, untuk menampilkan dokumen pencairan pengadaan.
Tabel 4.27 Desain Output Dokumen Pencairan
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do,
Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK, PENCAIRAN
Output Dokumen Pencairan
Tampilan
Gambar 4.36 Dokumen Pencairan
Fungsi Menampilkan dokumen pencairan pengadaan
4.6.15 Desain Output Buku Kas Umum (BKU)
Tabel 4.28 merupakan desain output buku kas umum, untuk menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan dengan pencairan ganti uang.
Tabel 4.28 Desain Output Buku Kas Umum (BKU)
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Check
Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK, PENCAIRAN, PEMBUKUAN
Output Buku Kas Umum (BKU)
Tampilan
Gambar 4.37 Buku Kas Umum (BKU)
Fungsi Menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan dengan
pencairan ganti uang
4.6.15 Desain Output Buku Besar Pembantu (BBP)
Tabel 4.29 merupakan desain output buku besar pembantu, untuk menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan dengan pencairan langsung.
Tabel 4.29 Desain Output Buku Besar Pembantu (BBP)
Fungsional -
Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Check
pada Pembukuan dan menekan tombol cetak
Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK, PENCAIRAN, PEMBUKUAN
Tampilan
Gambar 4.38 Buku Besar Pembantu (BBP)
Fungsi Menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan dengan
pencairan ganti uang
4.7 Desain Interface
Pada tahap ini dilakukan perancangan interface untuk berinteraksi antar pengguna dengan sistem. Desain antarmuka ini dibuat dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visio 2013. Berikut desain interface dari perancangan sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim yang dirancang sesuai dengan kebutuhan fungsional masing-masing pengguna.
4.7.1 Desain Form Login
Gambar 4.39 merupakan desain form login agar dapat mengakses form Menu apabila login telah berhasil, berdasarkan username dan password yang telah diberikan kepada tiap pengguna. Form login berfungsi menjadi form autentikasi dan autorisasi pengguna agar dapat menggunakan sistem sesuai hak akses
masing-masing pengguna. Setelah login berhasil, maka akan muncul form menu sesuai hak akses masing-masing pengguna.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Login
Home Login Master To-do Laporan
Nama User Password
Ubah Password Ya Tidak
Simpan Masuk Keluar Password lama
Password baru
Gambar 4.39 Desain Form Login Fungsi obyek dalam desain form login ialah sebagai berikut:
Tabel 4.30 Fungsi Obyek Desain Form Login
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Nama User,
Password
Textbox Untuk mengisi nama user pengguna
login dan kata sandi dari user login sesuai dengan data pada database.
2 Ya, Tidak Radiobutton Untuk memilih salah satu diantara
pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri.
3 Simpan,
Masuk
Button Sebagai autentikasi dan autorisasi agar
dapat masuk dan menggunakan sistem.
4 Keluar Button Membatalkan proses login dan keluar
dari form login.
4.7.2 Desain Form Master Pengguna
Gambar 4.40 merupakan desain form master pengguna agar Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) dapat mengelola data master pengguna. Pengguna memasukkan data master pengguna, berdasarkan hak akses dari jabatan pengguna.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Master Pengguna
Login Master Laporan Pengguna ID User Nama User Password Jabatan Kode To-do
Status User Aktif Non Aktif
Simpan Tambah Bersih Keluar
Gambar 4.40 Desain Form Master Pengguna
Fungsi obyek dalam desain form master pengguna ialah sebagai berikut: Tabel 4.31 Fungsi Obyek Desain Form Master Pengguna
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Master
Pengguna
TabControl Membuka form master pengguna
2 ID User, Nama
User, Password, Kode To-do
Textbox Mengisi generate id_user secara
otomatis, nama user pengguna, kata sandi pengguna.
3 Jabatan Combobox Mengisi pemberian jabatan sesuai hak
akses
4 Aktif, Non
Aktif
Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data pengguna)
5 Simpan,
Tambah, Bersih
Button Menyimpan data, menambah data,
membersihkan form dari ketikan pengguna.
6 Keluar Button Keluar dari form master pengguna
4.7.3 Desain Form Master Kegiatan
Gambar 4.41 merupakan desain form master kegiatan agar PPK sebagai pengguna dapat mengelola data master kegiatan. Pengguna memasukkan data master kegiatan, berdasarkan isian formulir kegiatan.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Master Kegiatan
Login Master To-Do
Kegiatan Kd Kegiatan Nama Kegiatan Kode Rekening Nama Rekening Kode Bagian
Status Kegiatan Aktif Non Aktif
Simpan Tambah Bersih Keluar
Nama Bagian Tahun Anggaran Anggaran
Gambar 4.41 Desain Form Master Kegiatan
Fungsi obyek dalam desain form master kegiatan ialah sebagai berikut: Tabel 4.32 Fungsi Obyek Desain Form Master Kegiatan
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Master
Kegiatan
TabControl Membuka form master kegiatan
2 Kd Kegiatan, Nama Kegiatan, Kode Rekening, Nama Rekening, Tahun Anggaran, Anggaran
Textbox Mengisi generate kd_kegiatan secara
otomatis, nama kegiatan, kode rekening, nama rekening, generate nama bagian secara otomatis dari kode bagian, tahun anggaran, anggaran kegiatan.
3 Kode Bagian Combobox Memilih item data yang sudah
tersimpan sebelumnya dalam database
4 Aktif, Non
Aktif
Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan)
5 Simpan,
Tambah, Bersih
Button Menyimpan data, menambah data,
membersihkan form dari ketikan pengguna.
4.7.4 Desain Form Master Barang Jasa
Gambar 4.42 merupakan desain form master barang jasa agar PPK sebagai pengguna dapat mengelola data master barang jasa. Pengguna memasukkan data master barang jasa, berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Master Barang Jasa
Login Master To-Do
Barang Jasa
Kode Bagian Kegiatan Kode Rekening Kode Barang Jasa Nama Barang Jasa
Status Barang Jasa Aktif Non Aktif
Simpan Tambah Bersih Keluar
Qty Diminta Satuan Harga DPA
Gambar 4.42 Desain Form Master Barang Jasa
Fungsi obyek dalam desain form master barang jasa ialah sebagai berikut: Tabel 4.33 Fungsi Obyek Desain Form Master Barang Jasa
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Master Barang
Jasa
TabControl Membuka form master barang jasa
2 Kode Bagian,
Kegiatan, Kode Rekening
Combobox Memilih item data yang sudah
tersimpan sebelumnya dalam database
3 Kd Barang Jasa, Nama Barang Jasa, Qty Diminta, Satuan, Harga DPA
Textbox Mengisi generate kd_brgjasa secara
otomatis, nama barang jasa, jumlah yang diminta, satuan, harga dalam DPA.
4 Aktif, Non
Aktif
Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan)
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
5 Simpan,
Tambah, Bersih
Button Menyimpan data, menambah data,
membersihkan form dari ketikan pengguna.
6 Keluar Button Keluar dari form master barang jasa
4.7.5 Desain Form Master KAK
Gambar 4.43 merupakan desain form master KAK agar PPK sebagai pengguna dapat mengelola data KAK. Pengguna memasukkan data master KAK, berdasarkan Rencana Umum Pengadaan (RUP).
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Master Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Login Master To-Do
KAK Kode Bagian Kegiatan Kode Rekening Kode KAK Subjek KAK
Status KAK Aktif Non Aktif
Simpan Tambah Bersih Keluar
Tgl. ND
Metode Pengadaan
Tgl. AwalPilih Tgl. AkhirPilih
Tgl. Kontrak Tgl. Peny Tgl. Penc
Pagu Anggaran
Gambar 4.43 Desain Form Master KAK
Fungsi obyek dalam desain form master KAK ialah sebagai berikut: Tabel 4.34 Fungsi Obyek Desain Form Master KAK
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Master KAK TabControl Membuka form master KAK
2 Kode Bagian,
Kegiatan, Kode Rekening
Combobox Memilih item data yang sudah
tersimpan sebelumnya dalam database
3 Kd KAK,
Subjek KAK, Tgl ND, Tgl
Textbox Mengisi generate kd_KAK secara
otomatis, nama KAK, tanggal acuan nota dinas, tanggal acuan awal
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi AwalPilih, Tgl AkhirPilih, Tgl Kontrak, Tgl Peny, Tgl Penc, Pagu Anggaran, Metode Pengadaan
pemilihan, tanggal acuan akhir pemilihan, tanggal acuan kontrak, tanggal acuan penyerahan, tanggal acuan pencairan pengadaan, pagu anggaran dan metode pengerjaan pengadaan.
4 Aktif, Non
Aktif
Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan)
5 Simpan,
Tambah, Bersih
Button Menyimpan data, menambah data,
membersihkan form dari ketikan pengguna.
6 Keluar Button Keluar dari form master KAK
4.7.6 Desain Form Master Spektek
Gambar 4.44 merupakan desain form master Spektek agar PPK sebagai pengguna dapat mengelola data Spektek. Pengguna memasukkan data master Spektek dengan menyesuaikan kode barang jasa.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Master Spesifikasi Teknis Login Master To-Do
Spektek
Cari Subjek KAK
Kode Barang Jasa Kode Spektek Jenis Spektek Uraian Spektek
Status Spektek Aktif Non Aktif
Simpan
Bersih
Keluar Detil KAK
Fungsi obyek dalam desain form master Spektek ialah sebagai berikut: Tabel 4.35 Fungsi Obyek Desain Form Master Spektek
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Master
Spektek
TabControl Membuka form master spektek
2 Cari Subjek
KAK
Textbox Mengisi subjek KAK yang dicari
3 Detil KAK Button Menampilkan detil KAK
4 Proses,
Rincian Spektek
Hyperlink Menampilkan detil barang jasa sesuai
kegiatan, menampilkan rincian spektek sesuai kode barang jasa
3 Kd Barang Jasa, Kode Spektek, Jenis Spektek, Uraian Spektek
Textbox Mengisi generate kd_brgjasa secara
otomatis, generate kode spektek secara otomatis, jenis spektek, uraian
spesifikasi teknis barang jasa
4 Aktif, Non
Aktif
Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan)
5 Simpan,
Bersih
Button Menyimpan data, membersihkan form
dari ketikan pengguna.
6 Keluar Button Keluar dari form master KAK
4.7.7 Desain Form To-do
Gambar 4.45 merupakan desain form to-do agar pengguna dapat mengelola kegiatan yang harus dilakukan setiap hari. Pengguna memilih data yang akan diproses.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
To-Do
Login Master To-Do
Kode PPK01
Tanggal Kode KAK Kode Pengantar Proses
Pembuatan Komitmen
Tanggal Kadaluarsa Keterangan
Proceed Proceed
Cari Pengadaan Kode KAK
Fungsi obyek dalam desain form To-do ialah sebagai berikut: Tabel 4.36 Fungsi Obyek Desain Form To-Do
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 To-do TabControl Membuka form to-do
2 Cari
Pengadaan
Textbox Mengisi kode KAK yang akan dicari
3 Detil To-do DataGridView Menampilkan kegiatan - kegiatan yang
akan diproses
4 Proceed Hyperlink Menampilkan detil kegiatan yang akan
diproses
4.7.8 Desain Form Pembuatan Komitmen
Gambar 4.46 merupakan desain form pembuatan komitmen agar pengguna dapat melaksanakan kegiatan membuat komitmen pengadaan sesuai dengan acuan tanggal pada KAK.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
To-Do – Pembuatan Komitmen
Login Master To-Do
No Uraian Pekerjaan Qty Satuan Harga DPA Harga HPS Rp. 5.000,00 Rp. 10.000,00 Total Harga ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 Kode KAK Kode Pengadaan Pagu Anggaran
Nama Pengadaan untuk Kegiatan
Tanggal ND KAK Rincian Metode Pengadaan Jenis Spektek Jumlah PPN Total HPS
Simpan Bersih Cetak HPS Cetak Spektek Cetak ND Keluar
Gambar 4.46 Desain Form Pembuatan Komitmen
Fungsi obyek dalam desain form Pembuatan Komitmen ialah sebagai berikut: Tabel 4.37 Fungsi Obyek Desain Form Pembuatan Komitmen
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 ATK Parade –
021.5.2.2.01.001
Label Menampilkan subjek KAK dan Kode
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 2 Kode KAK, Kode Pengadaan, Pagu Anggaran, Tanggal ND KAK, Metode Pengadaan
Textbox Mengisi generate otomatis dari
database KAK
3 Rincian Hyperlink Menampilkan detil uraian pekerjaan
yang akan diproses
4 Harga HPS DataGridView Mengisi harga perkiraan sendiri
sudah termasuk biaya overhead
5 Simpan, Bersih Button Menyimpan data, membersihkan
form dari ketikan pengguna.
6 Cetak HPS,
Cetak Spektek, Cetak ND
Button Mencetak HPS, Spektek, Nota Dinas
Pelaksanaan Pengadaan
7 Keluar Button Keluar dari form pembuatan
komitmen
4.7.9 Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4
Gambar 4.47 merupakan desain form jadwal pengadaan dan buat SP4 agar pengguna dapat melaksanakan kegiatan membuat jadwal pengadaan dan SP4 sesuai dengan acuan tanggal pada KAK.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
To-Do – Jadwal Pengadaan Langsung
Login Master To-Do
ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Kode Pengadaan
Simpan Bersih Keluar
Kroscek KAK Buat SP4 Tgl. Awal ND Tgl. Awal Pemilihan Tgl. Akhir Pemilihan Tgl. Kontrak Tgl. Penyerahan Tgl. Pencairan ubah ubah ubah ubah ubah
Fungsi obyek dalam desain form jadwal pengadaan dan buat SP4 ialah sebagai berikut:
Tabel 4.38 Fungsi Obyek Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 ATK Parade –
021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000
Label Menampilkan subjek KAK, Kode
Rekening dan Pagu Anggaran
2 Kroscek KAK Button Mengisi textbox dengan generate
otomatis dari database KAK
3 Tgl. Awal ND, Tgl. Awal Pemilihan, Tgl. Akhir Pemilihan, Tgl. Kontrak, Tgl. Penyerahan, Tgl. Pencairan
Textbox Text yang terisi otomatis oleh sistem
berdasarkan database KAK
3 Ubah Hyperlink Mengisi textbox sesuai isian tanggal
yang akan diubah
4 Simpan, Bersih Button Menyimpan data, membersihkan
form dari ketikan pengguna.
6 Buat SP4 Button Mencetak SP4 kepada rekanan yang
memiliki Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) yang sesuai dengan pekerjaan
7 Keluar Button Keluar dari form pembuatan
komitmen
4.7.10 Desain Form Master Rekanan
Gambar 4.48 merupakan desain form master rekanan agar pengguna dapat mencatat data – data dari identitas dan kualifikasi dari rekanan yang akan melaksanakan pekerjaan pengadaan.
Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan
Master Rekanan
Login Master To-Do Rekanan Id Rek Nama Rekanan Alamat Kota Pemilik
Status Rekanan Aktif Non Aktif
Simpan Tambah Bersih Keluar
Jabatan No. Telp
No. SIUP Tgl. SIUP Tgl. Akhir SIUP
No. TDP Tgl. TDP Tgl. Akhir TDP No. NPWP Pembuat Akta No. Akta Tgl. Akta Kode KBLI Surat Pendukung Riwayat Pendukung
Gambar 4.48 Desain Form Master Rekanan
Fungsi obyek dalam desain form master rekanan ialah sebagai berikut: Tabel 4.39 Fungsi Obyek Desain Form Master Rekanan
No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Master Rekanan TabControl Membuka form master rekanan
2 Id Rek, Nama
Rekanan, Alamat, Kota, Pemilik, Jabatan, No. Telp, No. SIUP, Tgl. SIUP, Tgl. Akhir SIUP, No. TDP, Tgl. TDP, Tgl. Akhir TDP, No. NPWP, Pembuat Akta, No. Akta, Tgl. Akta, Kode KBLI, Surat Pendukung, Riwayat Pendukung
Textbox Mengisi generate id_rekanan secara
otomatis, nama, alamat , kota, pemilik, jabatan, nomer telpon, nomer SIUP, tanggal SIUP, tanggal berlaku SIUP, nomer TDP, tanggal TDP, tanggal berlaku TDP, nomer NPWP, nama pembuat akta, nomer akta, tanggal akta, Kode Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI), surat
