CONTOH-CONTOH SURAT NIAGA 1. Surat Penawaran
PT ABC ELEKTRONIK
Jl. Ketambar No. 13 Jakarta Jakarta, 20 Februari 2015
No. : 142/AE/II/2015
Perihal : Penawaran Barang Lampiran : 1 Berkas
Kepada Yth:
Toko Elektronik Sanjaya
Jl. Muhammad Jam No. 22 Banda Aceh di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat permintaan penawaran barang yang telah Anda kirimkan kepada kami, maka bersama surat ini kami menawarkan barang-barang yang tersedia pada Perusahaan Kami, berikut dengan rincian barang secara rinci, daftar harga, cara pembelian dan cara pembayarannya.
Untuk lebih jelasnya kami lampirkan beberapa lampiran sebagai penunjang penawaran kami kepada Toko Elektronik Sanjaya.
Berikut lampiran yang kami sertakan:
1. 1 Buah Modul Rincian Barang dan harganya 2. Cara Pembelian dan pembayaran
Demikian surat penawaran ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Manager Marketing
2. Surat Pemesanan
CV. INGIN MAJU
Jln. Ketapang No. 10a Banda Aceh
Aceh, 23 April 2014
Nomor : 255/IM/IV/2014
Lampiran :
-Hal : Pesanan Barang Elektronik Kepada PT. Elektronik Maju
Jln. Buntu No. 202 Jakarta
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut:
1. 22 Unit Kulkas 2. 20 Unit Mesin Cuci 3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin 5. 5 Unit AC
Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.
Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ruslan (Direktur)
3. Surat Klaim (Pengaduan)
TOKO INGIN MAJU
Jln. Ketapang No. 10a Banda Aceh 25 Maret 2015 Nomor : 35/IM/IV/2015 Kepada PT Elektronik Maju Jln. Buntu No. 202 Jakarta
Hal : Pengaduan Kerusakan Barang Lamp : 1 (satu) lembar faktur
Dengan hormat,
Barang pesanan dari Saudara yang berupa : 1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci 3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin 5. 5 Unit AC
Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.
Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih. Hormat kami,
TOKO INGIN MAJU
IKHSAN Pemilik
4. Surat Pengantar Barang/Surat Jalan
PT ADMINISTRATION CLUB STRADA
Jalan Harapan Kita No 15, Telp (332)92933 Fax (0854)65478 BANDUNG
8 April 2014 Nomor : 006/ACS/IV/2014
Lampiran : Satu Berkas Hal : Surat Jalan
Yth. Kepala Gudang PT CO2 CORPORATION TANGERANG
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengirimkan sejumlah barang sebagai berikut :
No Nama Barang Jumlah Satuan Keterangan
1.
Brosur Revo& Tiger 2000 pcs Revo 1500 pcsTiger 500 pcs 2. Sticker One Heart & Honda 2500 pcs One Heart 1000 pcs
Honda 1500 pcs
3. Kaos Honda 500 pcs
-Mohon untuk dicek dan diterima.
Supir Hormat kami, PT ADMINISTRATION CLUB STRADA
(Hendra Susilo) (Andrea Avelina) Diterima tanggal : 9 April 2014
Penerima
5. Surat Pengiriman Pembayaran
CV. INGIN JAYA Jalan Melati No. 20a
Banda Aceh
Nomor : 75/IJ/V/2015 1 Mei 2015 Kepada
PT. NIAGA MAS Jalan Mawar No. 36 Surabaya
Hal : Pengiriman Pembayaran Lampiran : Bukti Pengiriman Pembayaran Dengan hormat,
Pada tanggal 27 April 2015, kami telah menerima barang-barang pesanan kami berupa 5 Televisi dan 5 Kipas Angin dan setelah kami cek, barang tersebut dalam keadaan baik.
Sesuai dengan persetujuan, sisa pembayaran sebesar Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah) telah kami kirimkan melalui Bank Mandiri Cabang Surabaya, terlampir bukti pembayaran.
Atas perhatian dan pelayanan yang baik dari saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami CV. INGIN JAYA
Irfan Maulana Bagian Keuangan
6. Surat Tagihan
PT EDI PENI
Jalan Mawar Merah No. 165
SURAKARTA
11 Februari 2014 Nomor : 260/PN/II/2014
Lamp : 2 (dua) lembar
Hal : Penagihan Pembayaran II
Kepada
CV MAJU UTAMA
Jalan Silotumpang No. 121 Salatiga
Dengan hormat,
Menyambung surat kami tanggal 28 Januari 2014, diberitahukan bahwa kami telah mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama dengan Nomor : 248/PN/I/2014 mengenai pembayaran faktur Nomor : 69/PS/2014 sebesar Rp 2.000.000,00 (dua juta rupiah), tetapi sampai saat ini belum ada jawabannya.
Oleh sebab itu kami sangat mengharap Saudara segera melunasi faktur tersebut. Apabila Saudara belum melunasinya sampai tanggal 24 Pebruari 2014, maka kami akan menyerahkan tagihan ini kepada Bank Inkaso.
Bersama ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama beserta fakturnya. Pesanan selanjutnya akan kami layani jika Saudara telah memenuhi kewajiban untuk melunasi faktur tersebut.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami, PT EDI PENI
APRILIA SETIYA RAHARJA Direktur
Jenis – Jenis Surat Niaga
1. Surat Perkenalan
Surat ini dikirim oleh penjual ke calon pembeli yang fungsinya untuk memperkenalkan diri dan produk yang akan dijual nya.
2. Surat Permintaan Penawaran
Seperti yang sudah saya tulis sebelumnya. Surat ini dikirimkan oleh calon pembeli ke penjual, dimana isi surat nya calon pembeli meminta penjual untuk memberikan surat
penawaran tentang suatu produk yang ditawarkannya. Biasanya calon pembeli akan meminta nam produk, harga, cara pembayaran (tunai atau memakai jangka waktu) dan lama
penyerahan barang. 3. Surat Penawaran
Surat Penawaran merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Yang isi nya menyampaikan inormasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merek produk, harga, kualitas, cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain.
4. Surat Pesanan
Kalau kita sudah membuat surat penawaran, maka kita akan menunggu balasan dari sang pembeli, jika sang pembeli ingin memesan suatu produk ke pada si penjual, maka pembeli akan mengeluarkan Surat pesanan. Surat ini berisi nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya atau disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila si pembeli melakukan pembayaran melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus
dilampirkan.
Jika penjual menyetujui surat pesanan tersebut, maka penjual akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman barang, ini berguna agar pembeli tau kalau barang yang di inginkannya telah diproses dan dalam sedang perjalanan. Biasanya surat seperti ini dibuat dalam pengiriman barang secara partai besar dan jauh.
6. Surat Pengaduan
Surat yang dibuat oleh pembeli ini terjadi karena adanya masalah dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut terjadi karena produk yang dipesan tidak sesuai dengan barang yang diterima.
7. Surat Jawaban Pengaduan
Ketika penjual telah menerima surat pengaduan, maka penjual harus segera mengambil tindakan dengan menjawab surat tersebut dan meminta maaf dan meyakinkan pembeli kalau kejadian seperti itu tidak akan terulang lagi.
Dalam menulis surat Niaga ada juga hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:
Menetapkan tujuan
Menetapkan isi surat
Nama dan jenis barang
Merk dan kualitas barang
Banyak barang yang ditawar
Penetapan tata urutan isi surat
Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu
Hindari penggunaan singkatan
Di atas telah kita ketahui beberapa jenis dari surat niaga dan beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita menulis surat niaga, untuk lebih jelas nya saya akan memberikan contoh dari surat niaga.
Contoh Surat Niaga
No : 047/CV-PE/XI/2012 Jakarta, 24 November 2013 Hal : Pemberitahuan Keterlambatan Pengiriman Barang
Kepada Yth, :
Purchasing Department PT. Karya Bakti
Jl. K.L. Yos Sudarso No. 285 Makassar
Menunjuk Purchase Order No. KB-256842 atas pesanan 15 (lima belas) Unit Komputer dan 10 (sepuluh) unit Printer, kami ingin memberitahukan bahwa pesanan untuk kedua barang tersebut di atas sudah kami kirimkan ke PT. Karya Bakti via “Pengangkutan Sedang Maju” pada tanggal 20 November 2012. Namun, karena prosedur pengiriman barang di
“Pengangkutan Sedang Maju” adalah harus menunggu muat barang penuh dan baru dapat berangkat, maka barang yang kami kirimkan juga harus menunggu untuk dikirimkan. Dan diestimasikan jurusan Jakarta – Makasar dapat berangkat pada tanggal 23 November 2012. Sehubungan dengan deadline penyerahan barang yang tercantum pada Purchase Order tertanggal 25 November 2012, kami minta persetujuan dari Bapak/Ibu untuk memberikan perpanjangan waktu penyerahan barang sampai dengan 02 Desember 2012.
Demikianlah kami sampaikan, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami
Sujono Irawan CV. Panca Elektrik
