AGENDA RAPAT DAN NOTULEN

(1)

AGENDA RAPAT DAN NOTULEN

Halaman 20-1 – 20-15

KOMITE ETIK PENELITIAN KESEHATAN

FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS PADJADJARAN

BANDUNG

(2)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-2 DAFTAR ISI No Hal DAFTAR ISI..………... 20-2 1. TUJUAN..……….………..………... 20-3 2. RUANG LINGKUP.………….………...……..…... 20-3 3. PENANGGUNGJAWAB………..……….…………...…..…... 20-3 4. ALUR KEGIATAN…..……….………….………..…... 20-3 5. RINCIAN KEGIATAN………..……….………..…... 20-4 5.1 Sebelum Rapat..……….………..…...………..……..…….……... 20-4 5.2 Selama Rapat……….…..………... 20-6 5.3 Pemungutan Suara (Voting)….….………..………..……….………….…... 20-7 5.4 Setelah Rapat……….………... 20-7 5.5 Persiapan Pembuatan Notulen dan Format Keputusan..………...….………... 20-7 6. LAMPIRAN...………...……….………... 20-10 7. PUSTAKA...……….………..…….………... 20-10

(3)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-3

1. TUJUAN

Tujuan prosedur ini adalah untuk menentukan proses administrasi dan melakukan persiapan, telaah, pengesahan serta distribusi agenda pertemuan, pengambilan keputusan, kegiatan, undangan dan surat pemberitahuan tentang pertemuan-pertemuan di KEPK-FK Unpad.

2. RUANG LINGKUP

POB ini digunakan untuk proses administrasi yang berkaitan dengan persiapan agenda untuk semua rapat rutin KEPK-FK Unpad dan dibagi ke dalam 3 (tiga) tahap, yaitu sebelum, selama dan setelah rapat.

3. PENANGGUNG JAWAB

Sekretariat KEPK-FK Unpad bertanggung jawab untuk mempersiapkan agenda rapat KEPK-FK Unpad dan menjamin kualitas serta validitas dari notulen setelah rapat berakhir. Pimpinan rapat harus menelaah dan mengesahkan agenda serta notulen yang dikirimkan kepadanya.

4. ALUR KEGIATAN

No Kegiatan Penanggungjawab

1 Sebelum Rapat Sekretariat KEPK-FK Unpad

2 Selama Rapat Sekretariat, Anggota dan Ketua KEPK-FK Unpad

3 Pemungutan Suara Anggota dan Ketua Sidang Anggota KEPK-FK Unpad/Ketua Sidang (tanpa konflik kepentingan)

4 Setelah Rapat Sekretariat KEPK-FK Unpad/Ketua sidang

(4)

5. RINCIAN KEGIATAN

5.1. Sebelum Rapat

5.1.1 Pengecekan kelengkapan formulir Staf sekretariat melakukan:

 Telaah kelengkapan pemohon baru.

 Telaah formulir kelengkapan dokumen yang diajukan. Apabila belum lengkap staf sekretariat menghubungi pemohon untuk menyampaikan hal tersebut.

5.1.2 Pertimbangkan jalur telaah protokol yang tepat.

Gunakan kriteria dan prosedur seperti tertera pada POB dalam memutuskan jalur penelaahan.

 POB/07 untuk telaah yang dipercepat

 POB/08 untuk telaah awal dari protokol yang diajukan  POB/10 untuk telaah dari protokol yang diajukan ulang  POB/11 untuk telaah dari protokol yang diamandemen  POB/12 untuk telaah lanjutan dari protokol penelitian  POB/13 untuk telaah Laporan Akhir

 POB/16 untuk telaah protokol yang dihentikan 5.1.3 Penugasan penelaah protokol

 Sebelumnya ditugaskan sekurang-kurangnya 2 orang penelaah awal protokol (untuk telaah aspek ilmiah dan etik)

 Penelaah menyiapkan ringkasan singkat protokol, termasuk pernyataan kegunaan, parameter evaluasi, metodologi protokol dan menelaah naskah persetujuan setelah penjelasan (PSP), termasuk formulir PSP. Penunjukkan penelaah harus berdasarkan ketentuan yang tertera pada POB/08 dan POB/11.

5.1.4 Persiapan Agenda Rapat

(5)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-5 diterima, dapat ditentukan pada waktu rapat yang berikutnya, atau satu minggu setelah dokumen diterima.

 Rencanakan rapat khusus (tambahan) KEPK-FK Unpad untuk melakukan telaah protokol. Konsultasikan dengan Ketua KEPK-FK Unpad untuk jadwal rapat.

 Persiapkan agenda rapat sesuai dengan format pada lampiran. Jadwalkan telaah protokol dalam agenda berdasarkan urutan (first-come first-serve), termasuk adanya permintaan khusus untuk dibahas (request to appeal) setelah ada surat menyurat dari pemohon.

 Menyiapkan undangan rapat untuk penelaah dan anggota KEPK-FKUnpad. Diberikan waktu kurang lebih dua minggu untuk proses telaahan. Tentukan tanggal pengembalian tanggapan.

 Lampirkan formulir penilaian protokol (lihat POB/07), berkas protokol, formulir tanggapan dan agenda rapat.

 Tuliskan nomor urut protokol pada form pengusulan.

 Tanda-tangani berkas usulan yang diajukan pada kolom penyelesaian di setiap jenis formulir usulan (lihat POB/06)

 Siapkan berkas yang akan dikirim.

 Catat nama penelaah pada dokumen data induk atau di dokumen telaahan protokol.

5.1.5 Pengiriman berkas protokol kepada anggota KEPK-FK Unpad

 Perhatikan prosedur untuk menjaga kerahasiaan dokumen KEPK-FK Unpad (POB/24) waktu menyiapkan dan mengirim dokumen.

 Bagikan fotokopi berkas protokol kepada penelaah yang telah ditunjuk dengan e-mail, fax atau surat dua minggu sebelum rapat.

 Simpan arsip pengiriman dokumen pada School-Bag dokumen.

 Periksa apakah pengiriman protokol telah diterima oleh yang berhak menerima (melalui e-mail, telpon, fax, atau surat).

(6)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-6 5.1.6 Persiapan Rapat

 Siapkan ruangan untuk rapat pada hari dan jam yang telah ditetapkan.  Pastikan bahwa ruangan, peralatan dan fasilitas dalan keadaan bersih dan

siap dipakai. 5.2 Selama Rapat

 Tanyakan masalah konflik kepentingan kepada anggota dan catat dalamnotulen adanya konflik dengan protokol tertentu dan alasannya.

 KEPK-FK Unpad memperbolehkan peneliti, manajer proyek, sponsor dsb, untuk mengikuti rapat terkait dengan penelitian mereka.

 Atas kebijaksanaan Pimpinan Rapat, tamu (peserta) dapat hadir sebagai pengamat.

 Pengamat dapat berasal dari klien potensial, mahasiswa dsb.

 Pengamat diminta untuk menandatangani pernyataan kerahasiaan (confidentiality agreement).

 Sekretariat melaporkan notulen rapat sebelumnya dan menyampaikan agenda rapat sekarang untuk dibahas.

 Sekretariat mencatat hasil diskusi dan keputusan yang diambil selama rapat.  Pimpinan menyampaikan kepada anggota dan peserta rapat tentang tata

tertib selama rapat.

 Rapat mengikuti alur agenda yang ditetapkan, tetapi Pimpinan dapat mengubah/menyesuaikan dengan situasi.

 Proses persetujuan dimulai sejak salah satu penelaah memberikan laporan singkat tentang hasil telaahan dan pengamatan terhadap usulan penelitian.  Bila penelaah tidak dapat hadir dalam rapat, petugas sekretariat atau anggota

KEPK-FK Unpad dapat menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan penelitian tersebut dengan cara membaca komentar dan hasil evaluasi dari penelaah.

(7)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-7 tentang penelitian tersebut dilaksanakan saat itu juga.

 Peneliti diperbolehkan menyampaikan komentar singkat tentang proyek tersebut dan menjawab pertanyaan dari anggota KEPK-FK Unpad bila ada. 5.3 Pemungutan suara (Voting)

 Pengambilan keputusan sedapat mungkin melalui musyawarah untuk mufakat, tetapi dapat dilakukan Voting jika musyawarah tidak menghasilkan mufakat

 Untuk menghindari adanya kepentingan pribadi, hanya anggota rapat yang netral terhadap penelitian/sponsor penelitian yang boleh mengikuti voting.  Voting dilakukan setelah pengamat, penyaji makalah, anggota rapat yang

memiliki kepentingan keluar dari ruangan rapat.

 Pimpinan rapat menentukan jumlah anggota rapat memenuhi atau tidak untuk dilaksanakan voting.

 Anggota rapat membuat mosi (usulan) langkah yang akan diambil terhadap protokol atau isu untuk diskusi.

 Bila mosi sudah disetujui, maka dilakukan voting.

 Mosi dilakukan apabila dikehendaki oleh hampir semua anggota. 5.4 Setelah Rapat

 Setelah rapat selesai, satu kopi dari notulen diberikan kepada penanggung jawab administrasi untuk pemeriksaan dan penelaahan. Ketua atau Sekretaris KEPK-FK Unpad setelah menelaah, menandatangani dan memberikan tanggal pada notulen.

 Notulen disampaikan kepada Pimpinan untuk disahkan. Pimpinan menyetujui notulen dengan membubuhkan tandatangan dan tanggal.

 Staf administrasi mengarsipkan notulen sesuai dengan prosedur pengarsipan yang berlaku.

5.5 Persiapan Pembuatan Notulen dan Format Keputusan 5.5.1 Penyusunan Notulen Rapat dan Format Keputusan

(8)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-8  Gunakan format seperti tertera pada lampiran (02/20) untuk penulisan

notulen.

 Dibuat ringkasan hasil diskusi dan keputusan setiap rapat, singkat dan mudah dibaca.

 Ringkasan tersebut harus mencakup semua materi rapat.

 Diperiksa kembali ejaan, tatabahasa dan cara penulisan notulen.  Notulen diselesaikan paling lambat dua minggu setelah rapat. 5.5.2 Isi dari Notulen Rapat KEPK-FK Unpad

 Notulen rapat berisi antara lain: (tidak hanya terbatas pada)  Nama pembuat notulen

 Tempat diselenggarakan rapat (kota, negara)  Tanggal rapat

 Peserta rapat (termasuk tamu)  Agenda rapat

 Pemimpin rapat

 Penetapan kuorum (oleh pimpinan rapat)

 Persyaratan setiap usulan protokol penelitian ataupun kegiatan yang dimintakan persetujuan.:

 Nama Sponsor

 Nomor, tanggal, versi Protokol (bila mungkin); Nama Peneliti  Periklanan

 Nama anggota/tim yang menyampaikan materi penelitian  Diskusi yang dianggap perlu oleh Pimpinan rapat

 Jumlah anggota yang setuju/tidak setuju/atau abstain dalam voting; jumlah anggota yang abstain dan alasan abstain;

 Catatan dalam surat persetujuan bagi peneliti terhadap perubahan-perubahan yang diminta oleh rapat; penetapan waktu penelaahan selanjutnya

(9)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-9  Persyaratan untuk setiap penelitian atau aktivitas yang dimintakan

percepatan (Expedited review)  Nama Sponsor

 Nomor Protokol, apabila diperlukan  Nama peneliti

 Daftar permohonan penelaahan cepat yang disetujui dan dampaknya.

 Persyaratan untuk permintaan laporan penelaahan selanjutnya  Nama Sponsor

 Indikasi dari ketetapan forum untuk melanjutkan, menghentikan penelitian atau kerugian dari penelitian tersebut.

 Daftar rekomendasi atau tindak lanjut yang perlu dilakukan oleh peneliti, bila diperlukan.

 Persyaratan untuk pemberitahuan tentang kejadian yang merugikan dan laporan akhir.

 Nama Sponsor

 Kegiatan yang dianggap tepat menurut pertimbangan forum  Persyaratan untuk penghentian persetujuan

 Nama Sponsor

 Nomor Protokol, apabila diperlukan  Nama peneliti; sebab dihentikan. 5.5.3 Pengesahan Notulen dan Keputusan

 Periksa kebenaran dan kelengkapan notulen.

(10)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-10 tanggal pada notulen dari rapat KEPK-FK Unpad dan formulir kesimpulan.

5.5.4 Pengisian Notulen.

 Simpan notulen asli dan kesimpulan yang sudah ditandatangani pada arsip KEPK-FK Unpad untuk protokol terkait.

 Simpan semua surat menyurat pada arsip yang tepat.

 Simpan fotokopi surat persetujuan dalam arsip notulen untuk memberikan informasi kepada anggota mengenai persetujuan telaah dipercepat.

 Catat permohonan yang diajukan didalam notulen rapat. 5.5.5 Pengiriman Notulen dan Kesimpulan Rapat

 Kirimkan kopi notulen dan kesimpulan kepada pemohon dengan pos atau cara lain untuk arsip mereka.

 Kirimkan notulen yang sudah disetujui kepada anggota KEPK-FK Unpad.

 Kirimkan kesimpulan rapat KEPK-FK Unpad atas permohonan kepada yang bersangkutan secara tertulis.

 Catat tanggal penerimaan dan pengiriman.

6. LAMPIRAN

LAMPIRAN1 FL/01-20 Agenda Rapat KEPK-FK Unpad LAMPIRAN2 FL/02-20 Form notulen rapat KEPK-FK Unpad

7. PUSTAKA

a. Forum For Ethical Review Committees In Asia & The WesternPacific, SOP Handbook For Ethics Committees

b. World Health Organization, Operational Guidelines for EthicsCommittees that Review Biomedical Research, 2000.

c. International Conference on Harmonization, Guidelines on GoodClinical Practice (ICH GCP) 1996

(11)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-11 LAMPIRAN 1

FL/01-20 FORMAT STANDAR AGENDA RAPAT KEPK-FK UNPAD

AGENDARAPAT KEPK-FK UNPAD

NOMOR TANGGAL

JENIS RAPAT TEMPAT/WAKTU

1.

PROTOKOL YANG TELAH DISETUJUI: [sebutkan jumlah protocol]

[Sebutkan nama-nama Peneliti Utama]

2.

TOPIK PROTOKOL YANG HARUS DIREVIEW DI RAPAT FULL-BOARD : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

PENELITI REVIEWERS SPONSOR

3. PROTOKOL YANG DIAJUKAN KEMBALI (PERBAIKAN) : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

PENELITI REVIEWERS SPONSOR KEPUTUSAN

4. PROTOKOL AMANDEMEN : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

5. CONTINUING REVIEW : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

6. PROGRESS REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

(12)

7. SAE REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

8. SITE VISIT / MONITORING REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

9. FINAL REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

(13)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-13 LAMPIRAN 2

FL/02-20

FORMAT STANDAR NOTULEN RAPAT KEPK-FK UNPAD AGENDARAPAT KEPK-FK UNPAD

NOMOR TANGGAL

JENIS RAPAT TEMPAT/WAKTU

3.

PROTOKOL YANG TELAH DISETUJUI: [sebutkan jumlah protocol]

[Sebutkan nama-nama Peneliti Utama]

4.

TOPIK PROTOKOL YANG HARUS DIREVIEW DI RAPAT FULL-BOARD : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

PENELITI REVIEWERS SPONSOR

Hasil Review Awal Topik Methodology 1. Study design 2. Samples (size,how toacquire,excl usion &inclusion criteria) 3. Site 4. Time of research Diskusi: Kesimpulan: Ethical issues 1. Vurnerable subjects 2. Voluntary 3. Risk& benefit 4. Confidentiality 5. Compensation 6. Withdrawal

(14)

POB KEPK-FK UNPAD 2014 Halaman 20-14 criteria 7. Emergency care ICF : 1. Complete Information 2. Language &Comprehensio n 3. Voluntariness Other issues: 1. Compliance with Regulations 2. Budget 3. Material transferetc Kesimpulan : Keputusan:

11. PROTOKOL YANG DIAJUKAN KEMBALI (PERBAIKAN) : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

12. PROTOKOL AMANDEMEN : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

13. CONTINUING REVIEW : [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

(15)

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

15. SAE REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

Ringkasan Diskusi Kesimpulan

Keputusan

16. SITE VISIT / MONITORING REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA

17. FINAL REPORT: [sebutkan jumlah protocol]

NO

NOMOR

PROTOKOL JUDUL

NAMA