Bab V (Proses Rapat)

(1)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

1 / 16

BAB V

PROSES RAPAT

Proses Persiapan Rapat Komisaris

Komisaris

Corporate Secretary

Direksi

Mulai

1. Meminta Unit Kerja di bawah koordinasinya untuk menyiapkan materi rapat.

2. Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat

Menyerahkan materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat yang telah ditandatngani kepada

Coporate Secretary.

Menerima materi rapat dari Coporate Secretary untuk

dikoreksi.

Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/

hard copy).

Menerima Formulir Usulan Agenda Rapat dan Materi Rapat yang telah

ditandatangani oleh Direksi.

Membuat draft Undangan Rapat.

Menyerahkan draft Undangan Rapat dan Materi Rapat yang diajukan oleh Direksi kepada Sekretaris Komisaris untuk mendapat persetujuan dari Komisaris.

Serahkan Materi Rapat ke Direksi untuk dikoreksi.

Terima Undangan Rapat Dewan Komisaris yang telah ditandatngani

Komisaris Utama.

Kirim Undangan Rapat dan Materi Rapat ke seluruh peserta rapat.

Mengirimkan dan meminta Komisaris untuk menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat.

Menerima Surat Penunjukkan Notulis Rapat dari Komisaris.

Selesai

Menerima draft Undangan Rapat dan Materi Rapat dari Coporate Secretary.

Memeriksa jadwal rapat dan mereview materi rapat.

Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/hard copy).

Menerima dan menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat.

Menyerahkan Surat Penunjukkan Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Coporate

Secretary.

Ya Tidak

(2)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

2 / 16

Risalah Rapat Komisaris

Anggota Dewan Komisaris

Corporate Secretary

Mulai

Membuat Risalah Rapat dan mengirimkan Risalah Rapat ke Dewan Komisaris untuk mendapat

persetujuan

Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat

Terima Risalah Rapat yang telah ditandatangi oleh Ketua Rapat dan

salah seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk

Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke seluruh anggota Dewan Komisaris

 Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari seluruh anggota Dewan Komisaris (bila ada) dan merevisi Risalah Rapat

 Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya terhadap hasil revisi Risalah Rapat

 Mengirimkan Risalah Rapat yang telah direvisi kepada seluruh anggota Dewan Komisaris

Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)

Simpan Risalah Rapat asli

(softcopy & hardcopy)

Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya yang berwenang menandatangani Risalah Rapat menerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate

Secretary

Setuju ?

Kembalikan ke Corporate Secretary

untuk dikoreksi

Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate

Secretary untuk diproses selanjutnya

Menerima dan mereview salinan Risalah Rapat

Mengirimkan tanggapan terhadap Risalah Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak

tanggal pengiriman Risalah Rapat oleh Corporate Secretary)

Simpan salinan Risalah Rapat

Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi dari Corporate Secretary

(3)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

3 / 16

Proses Persiapan Rapat Direksi

Corporate Secretary

Direksi

Unit Kerja di bawah Koordinasi

Direksi

Mulai

Meminta Unit Kerja untuk menyiapkan materi rapat *) Menyiapkan materi rapat

Menerima dan mereview materi rapat dari Unit

Kerja

Setuju ? Meminta persetujuan/

tanda tangan Direksi atas materi rapat

Menerima materi rapat dari Direksi untuk

dikoreksi

Kembalikan ke Unit Kerja untuk

dikoreksi

Menandatangani materi rapat

 Mengisi dan

menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat

 Menyerahkan Formulir Usulan Agenda Rapat dan materi rapat kepada Corporate Secretary

Menerima undangan rapat untuk disetujui

Menerima materi rapat dan Formulir Usulan Agenda

Rapat dari Direksi

 Membuat Undangan Rapat

 Meminta Direktur Utama/ Pengganti menandatangani Undangan Rapat

A

Tidak Ya

(4)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

4 / 16

Proses Persiapan Rapat Direksi

Corporate Secretary

Direksi

Unit Kerja di bawah Koordinasi

Direksi

Menerima undangan rapat dan materi rapat dari Corporate Secretary dan materi rapat dari

Corporate Secretary

Menerima undangan rapat yang telah ditandatangani Direktur Utama/Pengganti

Mengirimkan undangan rapat dan materi rapat ke seluruh

Direksi dan peserta rapat lainnya disertai tanda terima

Mengirimkan dan meminta Direksi untuk menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat

(5)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

5 / 16

Risalah Rapat Direksi

Direksi

Corporate Secretary

Mulai

Membuat risalah rapat dan mengirimkan draft risalah

rapat tersebut ke seluruh anggota Direksi dan peserta rapat

lainnya untuk mendapat persetujuan

Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat

Menerima risalah rapat yang telah ditandatangani oleh

seluruh peserta rapat

Mengirimkan salinan risalah rapat ke seluruh peserta rapat

Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil

rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)

Simpan risalah

rapat asli (

hard

copy & soft

copy)

Menerima dan mereview draft risalah rapat dari

Corporate Secretary

Setuju ?

Kembalikan ke Corporate

Secretary untuk dikoreksi

dan dirangkum (bila

terdapat beberapa

masukan dari beberapa

Direksi)

Menandatangani risalah

rapat dan mengembalikan

ke Corporate Secretary

untuk diproses

selanjutnya

Menerima risalah rapat dari Corporate Secretary

Simpan salinan

risalah rapat

(6)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

6 / 16

Proses Persiapan Rapat Komite

Komite Audit/Pemantau Risiko/

Remunerasi dan Nominasi

Corporate Secretary

Pengaju Rapat (Ketua/Anggota

Komite)

Mulai

Menyampaikan permintaan

untuk dilakukan Rapat

Komite (Audit/Pemantau

Risiko/Remunerasi dan

Nominasi)

Mengisi dan

menandatangani

Formulir Usulan

Agenda Rapat

Menyerahkan formulir

usulan Agenda Rapat

yang telah ditandatangani

oleh Komisaris kepada

Corporate Secretary

Menerima permintaan rapat

Komite dari pengaju rapat

Mempersiapkan materi rapat

Menerima permintaan materi rapat

Mengirimkan materi rapat kepada

Corporate Secretary sesuai dengan

permintaan

Ketua Komite menerima draft

undangan rapat

Membuat draft undangan rapat dan

meminta persetujuan Ketua

Komite

Menerima materi rapat dari

Komite

Meminta materi rapat dari Komite

Menerima Formulir usulan

Agenda Rapat dari pengaju rapat

(7)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

7 / 16

Proses Persiapan Rapat Komite

Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi

dan Nominasi

Corporate Secretary

Pengaju Rapat (Ketua/Anggota

Komite)

Terima Undangan Rapat Komite yang telah ditandatangani oleh

Ketua Komite

Kirim Undangan Rapat dan Materi

Rapat ke seluruh peserta rapat Terima pemberitahuan Undangan rapat dan Materi Rapat Terima pemberitahuan

undangan rapat dan Materi Rapat

A

Ya Tidak

Menandatangani surat undangan dan menyerahkan surat undangan ke Corporate

Secretary untuk diproses selanjutnya Ketua Komite

Setuju ?

Kembalikan ke Corporate Secretary untuk

dikoreksi

(8)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

8 / 16

Risalah Rapat Komite

Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi

Corporate Secretary

Mulai

Membuat Risalah Rapat dan

megirimkan Risalah Rapat ke

Ketua Komite

Menerima dan melakukan koreksi

terhadap Risalah Rapat

Menerima Risalah Rapat yang

telah ditandatangani oleh Ketua

Komite

Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke

seluruh anggota Komite



Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat

dari seluruh anggota anggota Komite



Meminta persetujuan kembali kepada Ketua

Komite

Ketua Komitemenerima dan mereview Risalah

Rapat dari Corporate Secretary

Setuju ?

Kembalikan ke

Corporate Secretary

untuk dikoreksi

Menandatangani risalah rapat dan

m e n g e m b a l i k a n k e C o r p o r a t e

S e c r e t a r y u n t u k d i p r o s e s

selanjutnya

Anggota Komite menerima salinan Risalah

Rapat

Anggota Komite memberikan tanggapan

terhadap Risalah Rapat (bila ada

maksimum 10 hari sejak tanggal

pengiriman salinan Risalah Rapat oleh

Corporate Secretary

Simpan salinan

Risalah Rapat

Menerima Risalah Rapat yang telah

direvisi dari Corporate Secretary

(9)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

9 / 16

Proses Persiapan Rapat Direksi Bersama Komisaris

Corporate Secretary

Direksi

Komisaris

Mulai

Menyiapkan materi rapat

Menerima dan mereview

materi rapat

Setuju ?

Meminta persetujuan/

tanda tangan Direksi atas

materi rapat

Menerima materi rapat

untuk dikoreksi

Kembalikan

untuk dikoreksi

Menandatangani

materi rapat



Mengisi dan

menandatangani Formulir

Usulan Agenda Rapat



Menyerahkan Formulir

Usulan Agenda Rapat dan

materi rapat kepada

Corporate Secretary

Menerima Undangan

Rapat Dan Materi Rapat

Menerima materi rapat dan

Formulir Usulan Agenda

Rapat dari Direksi



Membuat Undangan Rapat



Mengirim Undangan Rapat

dan Materi Rapat

Tidak

Ya

Menerima Undangan

Rapat Dan Materi Rapat

Membuat Surat

Penunjukan Notulis Rapat

Menyetujui Surat

Penunjukan Notulis Rapat

Menerima Surat

Penunjukan Notulis Rapat

(10)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

10 / 16

Risalah Rapat Direksi Bersama Komisaris

Corporate Secretary

Direksi

Komisaris

Mulai

Membuat Draft Risalah Rapat dan

mengirimkannya ke semua

Direksi dan Komisaris

Menerima Draft Risalah Rapat

dikoreksi

Mengirimkan salinan Risalah yang telah

ditandatangani Peserta Rapat ke semua

peserta rapat

Dalam hal Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan

alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat

Membuat Risalah Rapat dan

mengirimkanya ke semua

Direksi dan Komisaris

Menandatangani Risalah

R a p a t d a n m e n g i r i m k a n

kepada Corporate Secreatary

Menandatangani Risalah

(11)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

11 / 16

Lampiran 1

Formulir Usulan Agenda Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite/Direksi Bersama Ko

**misaris……*)**

Hari / Tanggal

: ____________________________________________________

Agenda Rapat

: ____________________________________________________

Jenis Agenda

: Prensentasi Persetujuan

Pembicara

: ____________________________________________________

No

Agenda

Lama Presentasi

Pembicara

Jakarta………..

Menyetujui,

( ... )

Komisaris/Direktur/Anggota Komite.

(12)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

12 / 16

Lampiran 2

**Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris.….*)**

Kepada :

Dari :

Hari / Tanggal :

Perihal : Rapat Komisaris/Direksi/Komite / Direksi Bersama Komisaris ………..

=====================================================================

Kepada Yth : Seluruh Komisaris/Direksi/Anggota Komite,

Dengan ini kami mengundang Bapak untuk hadir pada rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi

Bersama Komisaris yang akan diadakan pada :

Hari / Tanggal :

Jam :

Tempat :

Agenda :

No

Agenda

Lama presentasi

Pembicara

Jakarta,……….

(...)

Komisaris Utama/Direktur Utama/Ketua Komite

(13)

PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat

13 / 16

Lampiran 3

**Pembatalan Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris .….*)**

Kepada : Corporate Secretary

Dari :

Hari /Tanggal :

Perihal :

Pembatalan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris ……*)

Dengan ini kami membatalkan rencana Rapat Komisaris/Direksi/Komite/

Direksi Bersama

Komisaris ……*)

yang akan diadakan pada :

Hari/Tanggal :

Jam :

Tempat :

Agenda :

Alasan :

Jakarta………

Pemohon Pembatalan,

(...)

Komisaris/Direktur/Anggota Komite

(14)