Inventory atau persediaan merupakan aset yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan. Dengan demikian perusahaan harus mengendalikan persediaan dengan baik karena persediaan merupakan salah satu bagian yang menyerap investasi terbesar. Djokopranoto, 2003 dalam Indrajit dan Djokopranoto, 2003 bahkan menyebutkan bahwa nilai investasi perusahaan dalam bentuk barang persediaan besarnya antara 25%-35% dari nilai seluruh aset. Dan pada dasarnya persediaan juga merupakan sumber daya yang menganggur (idle resources), yang berarti jika persediaan berlebih menyebabkan investasi sia-sia, akan tetapi bila tidak ada persediaan akan sulit mengantisipasi fluktuasi permintaan atau hal-hal lain yang menyebabkan terjadinya kekurangan. Kedua permasalahan tersebut sangat ekstrim, karena itu keputusan perlu dilakukan atas dasar minimalisasi biaya total dengan teknik optimasi yang dikembangkan.
Stephyna, 2003 menyebutkan bahwa sistem persediaan bisa diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memantau dan memonitor jumlah dan tingkat persediaan agar bisa menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus tersedia dan berapa besar order yang harus dilakukan. Tujuan dari sistem ini yaitu untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, kuantitas yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Dua alasan dasar diperlukannya
persediaan yaitu, pertama, secara fisik sangat kecil kemungkinan untuk menghadirkan suatu barang seketika pada saat dibutuhkan, kedua, jika dalam waktu singkat suatu barang yang dibutuhkan dapat dihadirkan, tidak ekonomis jika mendatangkan barang setiap kali dibutuhkan terlebih jika kebutuhannya berkali-kali dengan tenggang waktu tidak lama.
Masalah persediaan muncul jika diperlukan simpanan untuk memenuhi permintaan di masa mendatang selama periode waktu tertentu. Keputusan yang menyangkut “berapa banyak dan kapan harus melakukan pemesanan” merupakan hal yang khusus dalam masalah persediaan, terlebih lagi bila kebutuhan persediaan terdiri dari beberapa jenis produk atau item, dengan pemasok yang berbeda, waktu penyerahan yang tidak seragam, jumlah pesanan yang berbeda serta anggaran yang terbatas. Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut terjamin kelancarannya. Dengan demikian, perlu diusahakan keuntungan yang diperoleh lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya.
Secara teoritis, manejemen persediaan memiliki sasaran untuk mengatur berapa banyak item yang harus disediakan, kapan dan berapa banyak pembelian harus dilakukan. Cukup sederhana, tetapi dalam penerapannya, menjaga persediaan merupakan masalah yang rumit, apalagi melibatkan item yang mencapai ribuan. Sangat sulit menyelesaikan persoalan kapan dan berapa banyak yang harus dibeli. Para praktisi sering menyederhanakannya dengan membuat batasan sistem minimum-maksimum. Keputusan yang menyangkut berapa banyak dan kapan harus melakukan
pemesanan, merupakan permasalahan yang kompleks dalam masalah persediaan, terlebih lagi bila kebutuhan persediaan terdiri dari beberapa jenis item, dengan pemasok yang bervariatif, waktu penyerahan yang tidak seragam, jumlah pesanan yang berbeda serta anggaran yang terbatas.
Untuk memesan persediaan agar tetap bisa mengendalikan dan mengontrol stock di gudang dibutuhkan perhitungan dan forecast (peramalan) yang benar-benar mendekati sehingga tidak menimbulkan nilai mati terhadap barang tersebut sehingga tidak punya nilai jual, karena terlalu lama di gudang. Teknik pengendalian persediaan akan memperkirakan berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (reorder point).
Dalam pengertian diatas, jadi inventory control atau pengendalian tingkat persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persedian material dapat ditekan secara optimal. Dengan demikian, usaha yang perlu dilakukan dalam inventory control secara garis besar adalah menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi, membatasi nilai seluruh investasi, membatasi jenis dan jumlah material, serta memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada. Pengaruh dari ketidakcermatan data dalam data inventory dapat berakibat fatal bagi perusahaan, sebab jika perhitungan meleset, akan berakibat barang tertumpuk terlalu lama di gudang atau barang tidak tersedia pada waktu dibutuhkan.
B. Perumusan Masalah
PT. Indolampung Perkasa sebagai bagian dari perusahaan Sugar group Companies adalah perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan tebu yang memerlukan unit-unit kendaraan dalam proses produksinya. Unit-unit kendaraan tersebut digunakan dalam tahapan proses produksi mulai dari persiapan lahan hingga pemanenan. Salah satu departmen yang memerlukan unit kendaraan dalam kegiatan proses produksi adalah Departmen Plantation. Unit kendaraan yang biasa digunakan adalah traktor. Pada unit kendaraan tersebut dipasang kelengkapan unit atau implemen yang memiliki fungsi masing-masing. Kegiatan proses produksi yang paling banyak menggunakan kelengkapan unit (implemen) adalah persiapan lahan dan perawatan tanaman tebu yang berumur kurang dari 2 bulan (machinery maintenance).
Agar kelengkapan pada unit-unit kerja dapat bekerja optimal maka diperlukan spareparts guna perawatan kelengkapan unit (implemen), sehingga ketersediaan spareparts merupakan hal utama. Dalam hal ini, bagian perusahaan yang bertanggungjawab terhadap ketersediaan spareparts sebagai penunjang unit kerja bagi alat-alat produksi adalah Divisi Workshop, sementara warehouse berfungsi sebagai penerima barang persediaan, pencatat persediaan, penyimpan persediaan dan mengeluarkan persediaan.
Kendala yang biasa dihadapi gudang dalam masalah persediaan adalah ketepatan pergerakan barang dan menghitung rentang waktu simpan. Sehingga pada penerapannya diperlukan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan persediaan agar jumlah
dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimun atau sesuai perencanaan.
Selama ini, pengendalian persediaan sparepart yang dilakukan PT. Indolampung Perkasa juga telah menerapkan beberapa kebijakan namun juga tidak menutup kemungkinan bahwa pengendalian persediaan juga dilakukan berdasarkan pengalaman dan intuisi. Seperti aktivitas dalam penentuan waktu pemesanan dan jumlah yang akan dipesan. Dengan intuisi yang dilakukan ini tentu saja dapat berakibat terhadap ketidakoptimalan pengadaan sparepart. Beberapa item sparepart sering terjadi overstock namun juga tidak tertutup kemungkinan dengan terjadinya stockout.
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut maka penulis tertarik untuk mempelajari lebih lanjut mengenai bagaimana pelaksanaan sistem persediaan yang diterapkan di PT. Indolampung Perkasa dan pertimbangan-pertimbangan dalam menentukan jumlah ekonomis dalam setiap pesanan, menentukan pemesanan ulang, serta persediaan minimal dan maksimal yang harus dimiliki di gudang. Penulis tertarik untuk mengetahui usaha yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan kinerja sistem persediaan tersebut dengan melakukan penelitian tentang “Analisis Efisiensi Persediaan Spareparts Mata Pisau di PT. Indolampung Perkasa, Kabupaten Tulang Bawang”.
Berdasarkan pada pentingnya manajemen persediaan spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa, penelitian ini akan mengkaji permasalahan sebagai berikut:
a. Berapa biaya persediaan dengan metode EOQ (Economic Order Quantity) spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa?
b. Berapa jumlah persediaan pengaman (Safety Stock) untuk spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa?
c. Berapa titik pemesanan ulang (Reorder Point) untuk spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Mengetahui biaya persediaan dengan metode EOQ (Economic Order Quantity) spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa.
b. Mengetahui jumlah persediaan pengaman (Safety Stock) untuk spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa sehingga tidak terjadi over stock. c. Mengetahui titik pemesanan ulang (Reorder Point) untuk spareparts mata
pisau di PT. Indolampung Perkasa. D. Kegunaan Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat atau berguna:
a. Bagi peneliti, penelitian ini merupakan pemenuhan salah satu syarat untuk mencapai derajat Sarjana S-2 pada Program Studi Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Universitas Gadjah Mada.
b. Bagi perusahaan, dengan mengetahui efisiensi manajemen persediaan spareparts mata pisau di PT. Indolampung Perkasa diharapkan target persiapan lahan dan machinery-maintenance Departemen Plantation
terpenuhi. Selain itu, diharapkan Divisi Warehouse and Inventory dapat meminimalkan terjadinya stock out maupun terjadinya over stock spareparts serta menindaklanjuti dan memanfaatkan over stock spareparts yang ada seoptimal mungkin. Persediaan spareparts di gudang dengan tingkat stock out maupun over stock yang minimal berarti membantu optimalnya fungsi Divisi Workshop untuk melakukan perbaikan-perbaikan unit pendukung produksi sehingga produktivitas di PT. Indolampung Perkasa juga meningkat.
c. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi terkait dengan manajemen persediaan pada umumnya dan spareparts pada khususnya.
