Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dalam Menunjang Efektifitas Penjualan (Studi Kasus pada PT Arta Boga Cemerlang).

(1)

“Universitas Kristen Maranatha”

ABSTRACT

PT Arta Boga Cemerlang is one of consumer goods distributor company at Bandung city and the other cities which distribute Orang Tua Group products. Which the main activity of distributor company is purchasing products for resaling without production process. Sales activity is an activity which is begin main revenue for distributor company. So, this activity must be managed because the failness one activity can influence other activity. Accounting information system is a part from company infrastructure which can add company’s value. So, sales accounting information system must be managed to support the success from sales activity and reach company’s goals. With providement of information for management will more accurate and on time, so can support the effectiveness from sales activity. The one interesting topic is that sales accounting information system can support the sales effectiveness. Writer uses descriptive analysis method with study case approach in research method. And get the conclusion that the company’s sales accounting information system is good and can support the sales effectiveness with provide the usefull information for management.

(2)

ABSTRAK

PT Arta Boga Cemerlang merupakan salah satu perusahaan distributor consumers

goods di kota Bandung dan kota-kota lainnya yang mendistribusikan produk Orang

Tua Grup. Di mana kegiatan utama perusahaan distributor adalah membeli barang untuk dijual kembali tanpa melakukan proses produksi. Jadi aktivitas penjualan merupakan aktivitas yang menjadi sumber utama pendapatan bagi perusahan distributor. Oleh karena itu, aktivitas ini perlu dikelola dengan baik karena kegagalan satu aktivitas akan berdampak pula pada aktivitas yang lainnya. Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari infrastruktur perusahaan yang dapat menambah nilai. Maka sistem informasi akuntansi penjualan harus dikelola dengan baik untuk mendukung berjalannya aktivitas penjualan yang berhasil dan tercapainya tujuan perusahaan. Dengan penyediaan informasi bagi pihak manajemen yang lebih akurat dan tepat waktu, maka dapat mendukung efektivitas kegiatan penjualan perusahaan. Maka suatu hal yang menarik bahwa sistem informasi akuntansi penjualan merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang efektivitas penjualan. Penulis menggunakan metode analisis deskriptif dengan pendekatan studi kasus dalam metode penelitiannya. Dan diperoleh kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan sudah baik dan dapat menunjang efektivitas penjualan perusahaan dengan menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen.

(3)

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL………i

HALAMAN PENGESAHAN………..ii

SURAT PERNYATAN KEASLIAN SKRIPSI………...iii

KATA PENGANTAR………..iv

ABSTRACT………...vii

ABSTRAK………...viii

DAFTAR ISI………ix

DAFTAR GAMBAR………...xii

DAFTAR TABEL………xiii

DAFTAR LAMPIRAN………...xiv

BAB I PENDAHULUAN………1

1.1 Latar Belakang………1

1.2 Identifikasi Masalah………3

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian………3

1.4 Kegunaan Penelitian………4

BAB II KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS………...5

(4)

2.1.1 Pengertian Akuntansi dan Sistem Akuntansi………5

2.1.2 Informasi………....7

2.1.3 Sistem Informasi………....9

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………....10

2.1.4.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi………....12

2.1.4.2 Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi………..13

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan………...16

2.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan………..17

2.2.2 Fungsi yang Terkait Dalam Aktivitas Penjualan………19

2.2.3 Prosedur Penjualan………..20

2.2.4 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Aktivitas Penjualan………..21

2.3 Efektivitas………....24

2.3.1 Efektivitas Penjualan………...25

2.4 Sistem Pengendalian Intern………..25

2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern………...25

2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern……….27

2.4.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern………29

2.4.4 Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern………...33

2.5 Kerangka Pemikiran………..34

BAB III METODE PENELITIAN……….39

3.1 Objek Penelitian………39

(5)

3.1.2 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan………...41

3.1.3 Struktur Organisasi………...42

3.1.4 Uraian Tugas (Job Description)………..45

3.2 Metode Penelitian………54

3.3 Teknik Pengumpulan Data………..55

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN………...57

4.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan……….57

4.1.1 Fungsi yang Terkait……….57

4.1.2 Jaringan Prosedur Penjualan………59

4.1.3 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan………...61

4.1.4 Kebijakan dan Prosedur Perusahaan………63

4.1.5 Deskripsi Prosedur Penjualan………..65

4.1.6 Flowchart……….67

4.2 Efektivitas Penjualan………72

4.3 Sistem Pengendalian Intern………..76

BAB V SIMPULAN DAN SARAN………..79

5.1 Kesimpulan………...79

5.2 Saran……….82

(6)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS (CURRICULUM VITAE)

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1 Struktur Organisasi PT Arta Boga Cemerlang………44 Gambar 2 Flowchart Penjualan PT Arta Boga Cemerlang………..68

(7)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1 Tabel Perbandingan Antara Target dan Realisasi Penjualan

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Hasil Wawancara

Lampiran 2 Dokumen Surat Pesanan Langganan (SPL) Lampiran 3 Dokumen Faktur Kredit Pelanggan

Lampiran 4 Dokumen Nota Retur

(9)

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perusahaan distributor merupakan salah satu jenis dari perusahaan dagang. Perusahaan distributor adalah perusahaan yang kegiatan usahanya melakukan pembelian barang untuk dijual kembali tanpa melakukan proses produksi (mengolah atau mengubah bentuk barang) (Alam, 2001:1). Perusahaan ini didirikan dengan sasaran atau tujuan untuk menyediakan dan menyalurkan barang dan jasa yang bermanfaat bagi konsumen. Tujuan menjadi arah bagi seluruh keputusan manajemen dan membentuk kriteria pengukuran kinerja (Robbins dan Coulter, 2004:176). Dan seluruh aktivitas yang ada dalam perusahaan saling berkaitan untuk dapat mencapai tujuan perusahaan tersebut.

Karena kegagalan satu aktivitas akan berdampak pada akitivitas yang lain dan tujuan perusahaan tidak mungkin tercapai, maka manajemen perusahaan dituntut untuk dapat mengelola setiap aktivitas dalam perusahaan berjalan dengan baik. Sedangkan tercapai atau tidaknya tujuan perusahaan akan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Fungsi distribusi berawal dari produk hasil proses produksi yang dilakukan produsen dan berakhir ketika produk yang dihasilkan tersebut didistribusikan atau dijual kepada pihak yang membutuhkannya.

(10)

distributor yang tidak hanya menyediakan barang dan jasa saja pada konsumen, tetapi juga dapat memberikan pelayanan yang baik bagi konsumen sehingga mereka dapat merasa loyal pada perusahaan. Kegiatan penjualan merupakan kegiatan utama dari sebuah perusahaan distributor dan menjadi ujung tombak sumber pendapatan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi akuntansi penjualan untuk proses pengelolaannya, agar kegiatan ini dapat berjalan dengan menggunakan sumber daya yang ada dalam perusahaan lebih efektif dan efisien.

Sistem informasi akuntansi adalah bagian dari infrastruktur suatu perusahaan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi organisasi (Romney dan Steinbart, 2006:9). Sistem informasi akuntansi yang baik dan memadai akan membantu manajemen dan pemilik perusahaan dalam memberikan informasi yang akurat untuk membuat keputusan yang tepat, akurat dan cepat (Romney dan Steinbart, 2006:3). Maka dapat menjamin pula pengambilan keputusan yang tepat serta tercapainya tujuan perusahaan.

Untuk mendapatkan informasi yang akurat diperlukan upaya agar sistem informasi akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang ada perlu dianalisis apakah sudah baik atau belum dan upaya-upaya pengendalian intern perusahaan sudah memadai atau belum.

(11)

(2005:174) adalah “Hubungan antara output yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggung jawab dengan tujuannya”.

Bertitik tolak pada hal-hal tersebut, maka penulis merasa tertarik untuk melakukan suatu penelitian terhadap aktivitas penjualan pada sebuah perusahaan distributor consumers goods, yang berlokasi di kota Bandung. Maka penulis memberi judul skripsi ini : “ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS

PENJUALAN”

2. Identifikasi Masalah

Dalam penelitian yang berjudul “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dalam Menunjang Efektivitas Penjualan” ini, penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh perusahaan?

2. Sejauh manakah penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dapat menunjang efektivitas penjualan?

3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Berdasarkan masalah yang telah diidentifikasikan oleh penulis, maka maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh

(12)

2. Untuk mengetahui dan menganalisis sejauh mana penerapan sistem informasi akuntansi dapat menunjang efektivitas penjualan.

4. Kegunaan Penelitian

Adapun kegunaan dari penelitian yang dapat dikemukakan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Dengan adanya penelitian ini, penulis memiliki kesempatan untuk dapat

membandingkan antara teori mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dengan penerapannya dalam dunia praktek. Selain itu, penelitian ini digunakan untuk memenuhi kewajiban dalam penyusunan skripsi, yang merupakan prasyarat tingkat sarjana pada jurusan Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Maranatha.

(13)

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian, observasi dan wawancara yang telah dilakukan oleh penulis di PT Arta Boga Cemerlang, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan sudah memadai sehingga

dapat menunjang efektivitas penjualan. Hal ini dapat dilihat dengan tercapainya tujuan-tujuan yang hendak dicapai perusahaan dalam kegiatan penjualan yang menjadi sumber pendapatan bagi perusahaan.

2. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu faktor dalam menunjang efektivitas suatu kegiatan dalam hal ini adalah kegiatan penjualan. Di mana sistem informasi akuntansi penjualan berusaha menyediakan informasi yang akurat, berguna dan tepat waktu untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Hal ini dapat diterapkan dan dibuktikan pada perusahaan, ada beberapa hal yang mendukung tercapainya sistem informasi akuntansi yang memadai serta menunjang efektivitas penjualan yaitu : a. Pemisahan tugas

(14)

prosedur yang seharusnya dilaksanakan. Pemisahan tugas meliputi 3 fungsi yaitu fungsi otorisasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan. Maka perusahaan melakukan pemisahan tugas sebagai berikut :

• Fungsi wewenang oleh Kepala Cabang

• Fungsi penjualan oleh Sales Manager Depo atau Kepala Cabang • Fungsi akuntansi dan keuangan oleh Supervisor Operasional dan

atau K.OK (Kepala Bagian Operasional dan Keuangan) dan atau

Controller.

• Fungsi penyimpanan dan pengadaan barang oleh KaLog Depo dan

atau Logistik dan atau Kepala Cabang.

Berdasarkan uraian tersebut, perusahaan telah menetapkan struktur organisasi yang jelas sehingga pemisahan tugas fungsional tergambarkan secara jelas pula sebagai salah satu unsur pengendalian intern perusahaan. b. Dokumen dan catatan

Dokumen dan catatan yang memadai merupakan unsur yang penting serta menunjang dalam sistem pengendalian intern perusahaan. Dokumen dan catatan tersebut berfungsi sebagai penerus informasi dalam lingkungan perusahaan, selain itu harus cukup memadai untuk memberikan kepastian yang wajar bahwa seluruh aset perusahaan berada dalam pengawasan dan setiap transaksi sudah dicatat dengan benar.

Kebijakan dokumen dan catatan pada perusahaan adalah sebagai berikut : • Setiap dokumen dan catatan yang dirancang dan digunakan sudah

prenumber oleh perusahaan.

(15)

• Format faktur cukup efisien.

• Faktur yang dibuat digunakan sebagai dasar untuk pencatatan

transaksi penjualan dan pencatatan piutang. Faktur yang diterima, diverifikasi keabsahan tanda tangan penerimanya dan dikelompokkan sesuai salesman dan tanggal jatuh tempo.

c. Otorisasi yang memadai atas transaksi dan kegiatan

Setiap transaksi dan kegiatan yang ada dalam perusahaan mendapatkan otorisasi dari pihak yang berwenang dengan pemberian tanda tangan atau paraf pada dokumen atau catatan sesuai dengan posedur yang telah ditetapkan. Hal ini mendukung sistem pengendalian intern perusahaan berjalan dengan baik.

d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan sangat diperlukan untuk mencegah pencurian dan penyelewengan yang tidak semestinya dapat terjadi di perusahaan. Pengendalian fisik ini dapat dilakukan dengan stock

opname, dan sebagainya untuk melindungi dan mengamankan aktiva dan

catatan perusahaan.

5.2. Saran

Dari penelitian yang telah dilakukan di PT Arta Boga Cemerlang, penulis memberikan beberapa saran untuk beberapa pihak yaitu :

1. Pihak perusahaan

(16)

a. Karena sistem informasi akuntansi penjualan yang ada dalam perusahaan sudah memadai maka diharapkan perusahaan terus mempertahankan dan meningkatkan kualitas pengendalian yang ada, serta tindakan perbaikan bila diperlukan. Untuk peningkatan kualitas dan pengendalian perusahaan, ada beberapa cara yang dapat dilakukan :

• Memberikan pelatihan-pelatihan (training) kepada karyawan

secara bertahap untuk meningkatkan kemampuan karyawan, rasa percaya diri, loyalitas karyawan pada perusahaan, serta berorientasi pada kebutuhan konsumen.

• Melakukan rolling atau mutasi karyawan, sehingga diharapkan

hal ini dapat mengurangi tingkat kejenuhan yang mungkin dirasakan oleh karyawan-karyawan tersebut dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu, kegiatan ini dapat mencegah dan mengurangi tingkat kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

b. Perusahaan dapat lebih mengembangkan pangsa pasarnya. Upaya-upaya

yang dapat dilakukan antara lain : • Penambahan langganan baru

• Launching produk baru, untuk menggantikan

produk-produk yang kurang laku di pasaran dan untuk dapat bersaing dengan kompetitor.

• Ekspansi ke wilayah-wilayah yang belum dijangkau oleh tim

(17)

c. Untuk selalu menjaga kualitas perusahan perlu adanya pengukuran kinerja yang dilakukan pihak manajemen pada seluruh anggota perusahaan. Usaha yang dapat dilakukan yaitu dengan penetapan target-target untuk memotivasi karyawan dengan mengevaluasi kinerja sebelumnya, pembandingan dengan realisasi dapat mengetahui kinerja anggota perusahaan dan memotivasi mereka.

2. Peneliti selanjutnya

Bagi pihak-pihak yang merasa tertarik untuk meneliti topik ini secara lebih mendalam, penulis memberikan beberapa saran antara lain :

a. Peneliti selanjutnya dapat melakukan penelitian berikutnya dengan

metode penelitian lain misalnya dengan kuisioner, dengan menggunakan indikator-indikator pengukuran, serta populasi atau sampel, atau dengan cara penelitian yang lain.

b. Peneliti selanjutnya yang melakukan penelitian topik ini dengan lebih mendalam mengungkapkan faktor-faktor lain yang mendukung efektivitas penjualan perusahaan serta membahas hal-hal lain yang dapat diperluas mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dan efektivitas penjualan.

(18)

DAFTAR PUSTAKA

Alam S.. 2001. Akuntansi Jilid 2. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Anthony dan Govindarajan. 2005. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi 11. Salemba Empat, Jakarta.

Arens, Alvin. dan Loebbecke, James K.. 1984. Auditing an Integrated Approach. (Diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf). Salemba Empat, Jakarta.

Arens, Alvin. dan Loebbecke, James K.. 1993. Auditing an Integrated Appoarch. Prentice Hall International, Inc., New Jersey.

Arens, Alvin. dan Loebbecke, James K.. 2000. Auditing an Integrated Approach. 8th edition. Prentice Hall International, Inc., New Jersey.

Arta Boga Cemerlang. 2009. Diakses dari http://www.ot.co.id/artaboga.html pada tanggal 16 September 2009.

Baridwan, Zaki. 1991. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi 3. KPN, Yogyakarta.

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S., 2003. Accounting Information

System., edisi 8. (Diterjemahkan oleh: Deddy Jacobus). PT. Indeks, Jakarta.

Charles, Hongren T. 1981. Introduction to Management Accounting Chapter 1. Fifth Edition. Prentice-Hall, Inc., Englewood Cliffs, New Jersey.

Cushing, Barry E. 1992. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan. (Diterjemahkan oleh: Ruchyat Kosasih). Penerbit Erlangga, Jakarta.

Cushing, Barry E., Romney, Marshall B., dan Steinbart, Paul John. 1997. Accounting

Information System. Seventh Edition. Addison-Wesley Publishing Company,

(19)

Fuad, Faury. 2004. Pengaruh Efisiensi Biaya kualitas dalam Menunjang Efektivitas

Penjualan (Studi Kasus pada PT Pupuk Kujang), Universitas Widyatama.

Gillespie, Cecil. 1985. Accounting System Procedures and Methods. Third edition. Prentice Hall of India, New Delhi.

Haryalesmana, Devid. 2009. Pengertian dan Kegiatan Perusahaan Dagang. Diposkan 6 Juni 2009. Diakses dari http://mas-devid.blogspot.com/2009/06/pengertian-dan-kegiatan-utama.html pada tanggal 16 September 2009.

Ikatan Akuntan Indonesia. 1994. Standard Profesional Akuntan Publik, cetakan pertama. YKPN, Yogyakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik. Salemba Empat, Jakarta.

Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang. 2002. Metode Penelitian Bisnis untuk

Akuntansi dan Manajemen. Edisi 1. BPFE, Yogyakarta.

Jogiyanto. 2000. Sistem Informasi Berbasis Komputer. Edisi 2. BPFE, Yogyakarta. Jogiyanto. 2007. Metodologi Penelitian Bisnis : Salah Kaprah dan

Pengalaman-pengalaman. BPFE-Yogyakarta. Yogyakarta.

Komarudin. 1994. Pemeriksaan Manajemen dan Pengawasan Pemerintahan

Indonesia. Edisi 2. Penerbit Aksara, Jakarta.

Midjan, La dan Susanto, Azhar. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I ; Pendekatan

Manual Praktika Metode Penyusunan dan Prosedur. Edisi ke 7. Lingga Jaya,

Bandung.

Midjan, La dan Susanto, Azhar. 2003. Pendekatan Sistem Praktika : Penyusunan

Motode dan Prosedur. Edisi 8. Lingga Jaya, Bandung.

(20)

Nash, John F. dan Roberts, Martin B. 1984. Accounting Information System. First Edition. Macmillan Publishing Company, New York.

Nazir, Mohamad. 2003. Metodologi Penelitian. Gahlia Indonesia, Jakarta.

Neuner, J.W. 1984. Accounting Sistem Installation Method and Procedure. (diterjemahan Drs. R. Sumita Adikoesouma, Ed., Ec., Ak.). Tarsito, Bandung. Robbins, Stephen P., dan Coulter, Mary. 2004. Management. Edisi 7.

(Diterjemahkan oleh: Bambang Sarwiji). PT. Indeks, Jakarta.

Robbins, Stephen P.. 2006. Organizational Behavior. Edisi 10. (Diterjemahkan oleh: Drs. Benyamin Molan). PT. Indeks, Jakarta.

Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul John. 2006. Accounting Information

System. Ninth Edition. (Diterjemahkan oleh : Deny Arnos Kwary, M.Hum dan

Dewi Fitriasari, M.Si.). Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Sinaga, Marianus. 1990. Sistem Akuntansi dan Informasi. Edisi 2. Erlangga, Jakarta. Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1996.Kamus

Besar Bahasa Indonesia. Edisi 2. Balai Pustaka, Jakarta.

Widjajanto, Nogroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Wilkinson, Joseph W..1993.Accounting and Information System. Edisi 3.