TUGAS AKHIR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BANK INDONESIA KANTOR
PERWAKILAN SUMATERA UTARA
OLEH :
BESTIKA LESTARI SINAGA 142103017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2017
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama : BESTIKA LESTARI SINAGA
NIM : 142103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA SUMATERA UTARA
Tanggal : Juli 2017 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Marhayanie, SE, MSi) NIP. 19580427 198503 2 002
Tanggal : Juli 2017 DEKAN
(Prof. Dr. Ramli SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama : BESTIKA LESTARI SINAGA
NIM : 142103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2017
Menyetujui
Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas Anugerah dan Karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini tepat pada waktunya dengan judul “ Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Pelaksanaan Kearsipan pada KPW Bank Indonesia Sumatera Utara ”
Tugas Akhir ini disusun untuk dapat memenuhi salah satu persyaratan untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Selama mengikuti pendidikan DIII Kesekretariatan sampai dengan proses penyelesaian Tugas Akhir, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu SH M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Marhayanie, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara 4. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan sabar sehingga penulis dapat melnyelesaikan Tugas Akhir penulis
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
7. Kepada Ibu Ely selaku pembimbing selama masa magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Sumatera Utara yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan baik, Kepada Kak Silvana Uli Sekretaris Pimpinan KPW BI Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dan bersedia menjadi Narasumber untuk memberikan data penelitian yang dibutuhkan penulis menyelesaikan tugas akhir,
8. Seluruh Staf dan Pegawai KPW BI Sumatera Utara khususnya Divisi Logistik dan Sekretariat Pengamanan dan Protokol Lt.5 yang telah memberikan informasi dan banyak membantu penulis selama masa magang
9. Kedua Orangtua penulis tercinta, Bapak B. Sinaga dan Mama P.
Manurung yang selalu memberikan doanya, fasilitas, dan dukungan untuk penulis menjadi lebih baik lagi dan lebih giat untuk belajar. Terimakasih untuk kedua Orang yang hanya saya punyai di dunia ini. Dari Bapak penulis telah mewarisi kekuatan dan kegigihan berjuang lewat Mama penulis mewarisi rasa mencintai dengan tulus. Terimakasih untuk keduanya.
10. Untuk Kelima Sahabat penulis, Christine Sumbayak, Yesika Roberia, Adriani Harahap, Lovita Natalia, dan Natalia L G yang tergabung dalam grup The Cowmels yang selama ini telah sama-sama berjuang, Terima kasih atas kebersamaan, dukungan nya selama ini berkat kalian juga penulis sampai di titik ini dan sampai jumpa kita di puncak kesuksesan 11. Kepada Willy Andriko dan Keluarga Silalahi yang telah bersedia
mengizinkan penulis untuk datang saling bertukar pikiran, dan memberikan bantuan selama mengerjakan Tugas Akhir. Terimakasihku untuk kalian.
12. Sepupu-Sepupu penulis yang cerewet Maria Mawarni dan Sarah Febiola dan selalu mengandalkan kakak sepupu nya dalam segala hal juga Keluarga Sinaga dan Keluarga Manurung yang selalu memberikan doa tiada hentinya. Kepada Opung Sinaga (alm) terimakasih sangat membantu penulis disaat kesulitan di awal perkuliahan, Opung sudah seperti Keluarga Buat Keluarga ini. Terimakasih untuk kebaikanmu.
13. Kepada HMJ yang tiada duanya HIDEAKI USU terimakasih untuk kegilaan yang kita perbuat di Sekret kesayangan tetap kompak dan jaga kebersamaan ini jangan lelah untuk tetap melanjutkan perjuangan kita teman-teman
14. Kepada Kelas A Kesekretariatan Stambuk 2014 di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atas kehebohan dan pengalaman belajar yang tak tergantikan selama masa pendidikan
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan. Karena itu penulis berharap akan Kritik dan Saran yang membangun agar dapat bermanfaat dan menambah wawasan kita.
Medan, Juli 2017
Bestika Lestari Sinaga
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
A. Sejarah Ringkas Berdirinya Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 8
B. Makna Lambang Bank Indonesia ... 9
C. Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara, Status dan Kedudukan ... 10
D. Jenis Usaha/Kegiatan Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 11
E. Visi Misi, Tujuan, Peranan dan Sasaran Strategis Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 12
1. Visi dan Misi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 12
2. Tujuan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 12
3. Peranan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 13
4. Sasaran Strategis Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 15
F. Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 16
G. Uraian Tugas Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 18
H. Kinerja Usaha Terkini ... 28
I. Rencana Kegiatan ... 28
BAB III PEMBAHASAN ... 29
A. Defenisi Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Kearsipan ... 29
1. Pengertian dan Tugas Sekretaris ... 29
2. Pengertian Tanggung Jawab Sekretaris ... 32
3. Pengertian Sistem Kearsipan ... 34
4. Jenis-Jenis Arsip ... 38
5. Tujuan penyelenggaraan Arsip ... 47
B. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Pelaksanaan Kearsipan pada
Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ... 50
1. Prosedur Pelaksanaan Kearsipan ... 57
2. Alur Kegiatan Kearsipan ... 59
3. Sistem Penyimpanan Arsip ... 62
4. Peralatan Penyimpanan Arsip ... 64
5. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ... 68
6. Faktor – Faktor Pelaksanaan Kearsipan yang Baik ... 68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 71
A. Kesimpulan ... 71
B. Saran ... 73
DAFTAR PUSTAKA ... 74
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan ... 6
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman 2.1 Lambang Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 9 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara.... 17
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Berdasarkan tugas dan peranan seorang sekretaris disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical (ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaan nya dengan efisien dan lancar.Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan.
Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan- pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan.
Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi, business secretary atau executive secretary.Sekretaris mengepalai suatu sekretariat, berfungsi sebagai pimpinan, membawahi staf-staf lainnya, bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan.Sekretaris organisasi mengetahui hal-hal yang menjadi rahasia perusahaan, yang sangat penting dijaga kerahasiannya.Menjadi sekretaris organisasi, tugas-tugas administratif dan clerical (ketatausahaan) bukanlah tugas utama yang harus dilakukan.
Tugas – tugas utama dari seorang sekretaris organisasi adalah berusaha memperoleh informasi yang diperlukan perusahaan, melakukan penyortiran dan
mengelompokkan informasi tersebut sebelum didelegasikan ke departemen lainnya dalam perusahaan, mengelola data-data atau arsip yang penggunaannya bersamaan dengan departemen-departemen lainnya dalam perusahaan dengan sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris organisasi juga bertugas memberikan penjelasan singkat tentang skema bisnis perusahaan (company profile) kepada klien-klien perusahaan (Lawalata, 2012).Pelaksanaan kearsipan
meliputi keseluruhan kegiatan yang terdiri dari kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang dibutuhkan. Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud surat- menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Arsip disini adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro- film) media komputer (pita-tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. Dalam perkembangannya dewasa ini manajemen administrasi kantor boleh dapat dikatakan, segala sesuatunya sesuai tergantung kepada bahan warkat/dokumen. Baik yang menyangkut di dunia perusahaan pemerintahan ataupun perusahaan swasta. Surat/warkat mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu proses kegiatan organisasi. Pengelolaan arsip merupakan inti dari sebuah hasil kegiatan di setiap organisasi ataupun perusahaan dan
berguna untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengeluarkan suatu kebijaksanaan.Arsip dalam suatu perusahaan atau organisasi kearsipan berarti tempat menyimpan secara tetap dan teratur warkat/surat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Dalam pelaksanaan kearsipan terdapat salah satu kegiatan kearsipan diistilahkan dengan Filling. Filling dapat diterjemahkan sebagai suatu kegiatan mulai dari;
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Ini sesuai dengan yang ada tertulis menurut Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, bab IV, pasal 9 yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip negara Republik Indonesia, terutama arsip-arsip yang berfungsi statis. Filling merupakan suatu metode yang sistematis sehingga surat-surat/warkat yang tersimpan bila dibutuhkan akan lebih mudah dan cepat untuk ditemukan kembali.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu.Cepat atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan arsip setiap benda arsip. Setelah surat, naskah, warkat, atau sejenisnya, baik yang diterima maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsip- arsip itu merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas pekerjaan dan menjaadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam
mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.Oleh karena itu dalam melakukan pelaksanaan kearsipan diperlukan pedoman dan metode yang tepat diantaranya penggunaan sistem penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan memenuhi syarat dan juga petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka permasalahan yang akan dibahas penulis dalam Tugas Akhir ini adalah
“Bagaimanakah tugas dan tanggung jawab Sekretaris dalam pelaksanaan kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dilakukan Sekretaris dalam pelaksanaan kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
a. Bagi Instansi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan
maupun sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan dan memperlancar pelaksanaan kearsipan pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara
b. Bagi Penulis
Sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi penulis dapat langsung mempraktekkan ilmu yang telah diperoleh penulis selama masa perkuliahan dengan keadaan nyata di dunia perkantoran c. Bagi Pembaca
Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penelitian lain yang melaksanakan penelitian yang sama di tempat lain pada masa mendatang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara Jalan Balai Kota No. 4 Kesawan, Medan.Penelitian berlangsung sejak tanggal 4 April sampai 28 April 2014.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan April Mei
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibag iatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan, dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Profil Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara, Visi Misi, Uraian tugas (Job Description), Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan kearsipan oleh Sekretaris
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara dan beberapa masukan yang bermanfaaat di masa mendatang.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. SejarahRingkasBerdirinya Bank Indonesia KantorPerwakilan Sumatera Utara
Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan merupakankantorCabang De Javasche Bank yang ke 11 danmulaidibukapadatanggal 30 Juli 1907 bersamaandengankantorCabangTanjungBalaidanTanjungPura yang masing- masingdibukatanggal 15 Januari 1908 dan 03 Februari 1908. Pembukaan Kantor
Cabang Medan, TanjungBalaidanTanjungPuramerupakankebutuhanuntukmenunjangkebijakanmon
eterPemerintahHindiaBelanda (atasusul De Javasche Bank) yang ketikaitumemberlakukanGuldenisasibagikeresidenanPantaiTimur Sumatera.
Denganberkembangnyakegiatan Kantor Bank Indonesia Medan danadanyapengaruhresesiduniatahun 1930-an makakantorCabangTanjungBalaidanTanjungPurapadaakhirnyatutup.
Padasaatberdirinya, kantorCabang Medan hanyamenempatisebuahbangunansementara. Untukgedung yang permanen,
ataspetunjukPemerintahdisediakansebidangtanah di dekat Esplanade
(lapanganumum) yang pembangunannyadilaksanankansebelumselesainyapolitikmoneter “Guldenisasi”
keresidenanPantaiTimur Sumatera.Untukpersiapankantor - kantor di
TanjungBalaidanTanjungPura, Kepala biro perancangHulswitdimintauntukmerancangpembangunankantorkeduatempatitu.
Rencanapembangunangedungkantor yang permanenbagikantorCabang Medan dilakukanbersamaandenganperluasantahapkedua Kantor Pusat (Jakarta Kota) padatahun 1912 danbeberapagedungkantorlainnya.Gedung-
gedunginimenunjukkanciriarsitektur yang
samamengikuticiriarsitekturEropapadazamannya.Setelah kemerdekaan, De Javasche Bank mengalami nasionalisasi dan berubah menjadi Bank Indonesia yang berfungsi sebagai Bank Sentral dan BankKomersial sesuai dengan UU Bank Sentral tahun 1953. Dengan perubahan tersebut, De Javasche Bank berubah menjadi Kantor Bank Indonesia Medan. Setelah reorganisasi Bank Indonesia pada tahun 1996, sebutan kantor Cabang berubah menjadi Kantor Bank Indonesia Medan dan berlaku sampai saat ini.
B. Makna Lambang Bank Indonesia
Makna dari warna biru pada logo BI adalah keutuhan langit dan laut kepulauan nusantara yang menyatukan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan menyiratkan kesatuan dan persatuan.
Gambar 2.1 Lambang Bank Indonesia Sumber : www.bi.go.id/id/profil-bi (2013)
Logo Bank Indonesia berakar pada logo De Javasche Bank, dan telah mengalami proses metamorfosa yang panjang serta berliku. Di Awal berdirinya, logo bank mengadaptasi logo De Javasche Bank dengan mengubah huruf J menjadi huruf I tanpa mengubah unsur lainnya. Seiring dengan perkembangan jaman dengan pertimbangan estetik dan citra bank sentral yang diembannya, logo
Bank Indonesia diubah menjadi lebih solid, tegas, dan berwibawa seperti yang kita lihat sekarang ini.
Logo De Javasche Bank yang ditampilkan bukanlah logo resmi melainkan logo-logo yang muncul pada uang-uang terbitan De Javasche Bank. Logo Bank Indonesia sampai akhir tahun 1980-an juga merupakan logo yang tampil pada uang-uang terbitan Bank Indonesia dan bukan merupakan logo resmi. Baru tiga logo sejak 1990-an yang merupakan logo resmi yang digunakan sebagai logo korporat.
C. Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia Medan, Status dan Kedudukan
Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia Medan
Sesuai dengan Undang-undang No. 23 tahun 1999 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang No. 3 tahun 2004 yaitu Pasal 5 ayat (2) : “Bank Indonesia dapat mempunyai kantor-kantor dalam dan luar wilayah Negara Republik Indonesia.”
Status dan Kedudukan Bank Indonesia
Status dan kedudukan Bank Indonesia adalah sebagai berikut : a. Sebagai Lembaga Negara yang Independen
Babak baru dalam sejarah Bank Indonesia sebagai Bank Sentral yang independen di mulai ketika sebuah Undang-undang baru, yaitu UU No. 23/1999 tentang Bank Indonesia, dinyatakan berlaku pada tanggal 17 Mei 1999. Undang- undang ini memberikan status kedudukan Kantor Bank Indonesia sebagai suatu Lembaga Negara yang independen dan bebas dari campur tangan Pemerintah ataupun pihak lainnya.
b. Sebagai Badan Hukum
Status Bank Indonesia baik sebagai badan hukum public maupun badan hukum perdata ditetapkan dengan undang-undang. Sebagai badan hukum yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sebagai badan hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas nama sendiri di dalam maupun di luar pengadilan.
D. Jenis Usaha/Kegiatan Kantor Bank Indonesia KPw Sumatera Utara Kantor Bank Indonesia Medan merupakan perpanjangan tangan dari Kantor Pusat dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Adapun tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh Kantor Bank Indonesia Medan adalah sebagai berikut :
1. Memberikan masukan kepada Kantor Pusat tentang kondisi ekonomi dan keuangan daerah di wilayah kerjanya.
2. Melaksanakan kegiatan operasional sistem pembayaran tunai atau non tunai sesuai dengan kebutuhan ekonomi daerah di wilayah kerjanya.
3. Memberikan saran kepada Pemerintah Daerah mengenai kebijakan ekonomi yang didukung penyediaan informasi berdasarkan hasil kerja yang akurat.
Usaha bank sentral dalam sistem perbankan antara lain : 1. Melaksanakan kebijakan moneter dan keuangan.
2. Memberi nasehat pada pemerintah untuk soal-soal moneter dan keuangan.
3. Melakukan pengawasan, pembinaan,dan pengaturan perbankan.
4. Sebagai banker’s bank atau lender of last resort.
5. Memelihara stabilitas moneter.
6. Melancarkan pembiayaan pembangunan ekonomi.
7. Mendorong pengembangan perbankan dan sistem keuangan yang sehat.
1. VisiMisi, Tujuan, Peranan dan Sasaran Strategis Kantor Bank Indonesia Medan
a. Visi Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia Medan mempunyai Visi yaitu Berperan aktif dalam pelaksanaan kebijakan moneter Bank Indonesia dalam mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah melalui pelaksanaan kegiatan operasional di bidang ekonomi, moneter, perbankan, sistem pembayaran secara efektif dan efisien dan peningkatan kajian ekonomi regional serta koordinasi dengan pemerintah daerah serta lembaga terkait.
b. Misi Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia Medan mempunyai Misi yaitu Mewujudkan Kantor Bank Indonesia yang dapat dipercaya melalui peningkatan perannya sebagai economic intelligence dan unit penelitian.
2. Tujuan Bank Indonesia Tujuan Bank Indonesia adalah :
a. Dalam kapasitasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia mempunyai satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Kestabilan nilai rupiah ini mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang terhadap barang dan jasa, serta kestabilan terhadap mata uang negara lain.
b. Aspek pertama tercermin pada perkembangan laju inflasi, sementara aspek kedua tercermin pada perkembangan nilai tukar rupiah terhadap mata uang negara lain. Perumusan tujuan tunggal ini dimaksudkan untuk memperjelas sasaran yang harus dicapai Bank Indonesia serta batas-batas tanggung jawabnya. Dengan demikian,
tercapai atau tidaknya tujuan Bank Indonesia ini kelak akan dapat diukur dengan mudah.
3. Peranan Bank Indonesia Di Bidang Moneter
Sebagai otoritas moneter, Bank Indonesia menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter untuk mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah.Arah kebijakan didasarkan pada sasaran laju inflasi yang ingin dicapai dengan memperhatikan berbagai sasaran ekonomi makro lainnya, baik dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang.
Implementasi kebijakan moneter ini dilakukan dengan menetapkan sasaran operasional, yaitu uang primer (base money) .Sebagaimana kita melakukan suatu pekerjaan, pasti kita membutuhkan alat untuk mempermudah terlaksananva Pekeriaan tersebut.
Demikian pula dengan Bank Indonesia. Untuk melaksanakan tugas di bidang moneter, Bank Indonesia punya alat-alat canggih yang dikenal dengan piranti moneter, Piranti moneter tersebut adalah, Operasi Pasar Terbuka, penentuan tingkat diskonto, dan penetapan cadangan wajib minimum bagi perbankan (reserve requirements).
Berkaitan dengan peranannya di bidang moneter ini, Bank Indonesia juga menentukan kebijakan nilai tukar, mengelola cadangan devisa, dan berperan sebagai lender of the last resort. Dalam melaksanakan fungsinya sebagai lender of the last resort, Bank Indonesia dapat memberikan kredit atau pembiayaan kepada bank yang mengalami kesulitan likuditas jangka pendek yang disebabkan oleh terjadinya mismatch dalam pengelolaan dana dengan tetap memperhatikan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam UU No. 23 Tahun 1999.
Peranan Bank Indonesia DalamSistemPembayaran
Selain tugasnya di bidang moneter dan perbankan, tugas Bank Indonesia lain yang tidak kalah pentingnya adalah menyelenggarakan sistem pembayaran.
Antara lain dengan jalan memperluas, memperlancar, dan mengatur lalu lintas pembayaran giral dan menyelenggarakan kliring antar bank.
Program pengembangan sistem pembayaran nasional yang telah dikembangkan, antara lain, Sistem Kliring Elektronik Jakarta (SKEJ), Penetapan Jadwal Kliring T+ 0, Bank Indonesia Layanan Informasi dan Transaksi antar Bank secara Elektronis (BI-LINE), Sistem Real Time Gross Settlement (RTGS), dan Sistem Transfer Dana dalam US dollar di Indonesia.
Bank Indonesia terus berupaya meningkatkan efisiensi sistem pembayaran nasional dan memperkuat sistem pengawasan (oversight) sistem pengawasan dengan mewujudkan perlindungan konsumen sistem pembayaran di Indonesia.
Di samping itu, terkait dengan tugasnya dalam bidang sistem pembayaran, Bank Indonesia merupakan satu-satunya lembaga yang berwenang mengeluarkan dan mengedarkan uang rupiah serta mencabut, menarik uang tersebut dari peredaran.
Peranan Bank Indonesia DalamPembinaandanPengawasanPerbankan
Hingga akhir September 2000 terdapat 153 bank umum dan 7771 Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang beroperasi di Indonesia. Sebagai pembina dan pengawas perbankan, Bank Indonesia bertindak seperti layaknya seorang “bapak”
kepada “anak”nya.
Bila ada anak yang nakal tentu seorang bapak akan berusaha memberitahu, membina bahkan kalau perlu memarahi dalam rangka menjaga si anak agar terarah. Demikian pula dalam melaksanakan tugas pembinaan dan pengawasan perbankan, tugas Bank Indonesia sebagai “Bapak” adalah mengarahkan bagaimana agar tercipta perbankan yang sehat serta bermanfaat bagi perekonomian masyarakat.
Untuk mencapai tujuan tersebut, Bank Indonesia menetapkan peraturan, memberikan dan mencabut izin atas kelembagaan atau kegiatan usaha tertentu dari bank, melaksanakan pengawasan atas bank, dan mengenakan sanksi terhadap bank sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Di bidang pengawasan, Bank Indonesia melakukan pengawasan langsung (on site
supervision) maupun tak langsung (off-site supervision).Pengawasan langsung dilakukan baik dalam bentuk pemeriksaan secara berkala maupun sewaktu-waktu bila diperlukan.Pengawas mentidak langsung dilakukan melalui penelitian, analisis, dan evaluasi terhadap laporan yang disampaikan oleh bank.Sebagai upaya membangun kembali kepercayaan masyarakat terhadap sistem keuangan dan perekonomian Indonesia setelah terjadinya krisis, Pemerintah dan Bank Indonesia telah menempuh langkah restrukturisasi perbankan yang komprehensif sejak tahun 1998.
4. Sasaran Strategis Kantor Bank Indonesia Medan Sasaran Strategis KBI Medan
1. Informasi yang berkualitas dalam rangka mendukung kebijakan Kantor pusat dan Pengembangan Ekonomi di wilayah kerja.
2. Peningkatan sistem perbankan yang sehat dalam rangka mendukung pengembangan ekonomi daerah.
3. Kelancaran dan keamanan sistem pembayaran di wilayah kerja.
4. Pengelolaan keuangan Satker secara efektif dan efisien.
5. Mengoptimalkan kajian dan penyediaan informasi ekonomi di wilayah kerja
6. Meningkatkan pengawasan bank yang efektif yang mendukung pengembangan ekonomi di wilayah kerja.
7. Meningkatkan pelayanan dan prasarana sistem pembayaran.
8. Meningkatkan komunikasi dan kerjasama yang efektif kepada stakeholders.
9. Mendukung penerapan prinsip-prinsip Good Governance.
10. Memperkuat organisasi dan mengembangkan SDM yang berkompetensi tinggi dengan dukungan Budaya Kerja yang berbasis pengetahuan.
F. Struktur Organisasi Kantor Bank Indonesia Medan
Bentuk struktur organisasi Kantor Bank Indonesia Medan adalah struktur organisasi garis dan staf. Secara struktural, Kantor Bank Indonesia Medan dipimpin oleh seorang pemimpin dengan kualifikasi pegawai Golongan VIII.
Dalam menjalankan tugasnya Pemimpin Bank Indonesia dibantu oleh seorang Deputi Pemimpin (Golongan VIII) yang mengkoordinir bidang-bidang yang ada pada Kantor Bank Indonesia Kelas I, sebagai mana Kantor Bank Indonesia Medan, terdiri dari 2 (dua) tim dan 2 (dua ) bidang yang terdiri atas beberapa seksi/kelompok, yaitu :
a. Tim Ekonomi dan Moneter b. Tim Pengawasan Bank c. Bidang Sistem Pembayaran d. Bidang Manajemen Intern
Untuk jelasnya Struktur Organisasi dapat dilihat pada Gambar berikut ini :
G. Uraian Tugas Kantor Bank Indonesia Medan 1. Pemimpin Bank Indonesia
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas-tugas pokok Kantor Bank Indonesia mencakup bidang moneter, pengawasan Bank, sistem pembayaran dan manajemen intern.
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas KKBI (Kordinator Kantor Bank Indonesia) dan Kantor Bank Indonesia yang berada dibawah koordinasinya.
c. Menyediakan informasi dan masukan/sasaran untuk Pemerintah Daerah, Perbankan dan pihak terkait dalam rangka pengembangan ekonomi daerah.
d. Mengkoordinasikan dengan pihak terkait upaya pemberdayaan sektor riil & UMKM didaerah serta mendorong pengembangan potensi ekonomi daerah.
e. Memberikan masukan kepada Kantor Pusat mengenai kondisi ekonomi dan keuangan daerah di wilayah kerjanya.
2. Deputi Pemimpin Bank Indonesia
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan tugas di bidang sistem pembayaran dan manajemen intern di Kantor Bank Indonesia.
b. Melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional kas dan atau sistem pembayaran sesuai dengan kebutuhan ekonomi di wilayah kerjanya.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang sistem pembayaran dan manajemen intern di Kantor Bank Indonesia yang berada di wilayah
koordinasinya.
d. Mengelola sumber daya internal untuk mendukung pelaksanaan tugas di Kantor Bank Indonesia.
e. Mendukung kelancaran bidang ekonomi dan perbankan di Kantor bank Indonesia.
3. Pengawas Bank Utama
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasi dan melaksanakan tugas pokok pengawasan Bank termasuk menyelesaikan masalah perizinan terkait dengan Bank Umum dan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang menjadi obyek pengawasan.
b. Memberikan arahan dalam kegiatan mediasi perbankan.
c. Melakukan kerjasama dengan instansi terkait dalam rangka investigasi terhadap dugaan tindak pidana bidang perbankan termasuk sebagai saksi ahli.
d. Memberikan bantuan atas pembinaan dan pengawasan kantor-kantor Bank yang mempunyai kantor pusat di luar wilayah kerja.
e. Melakukan kegiatan yang mendukung terciptanya pelaksanaan tugas pokok bidang pengawasan Bank yang efektif dan efisien.
4. Pengawas Bank Madya
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan, mengkoordinasi dan melaksanakan tugas pokok pengawasan Bank termasuk menyelesaikan masalah perizinan terkait
dengan Bank Umum dan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang menjadi obyek pengawasan.
b.Memberikan kegiatan dalam mediasi perbankan.
c. Melakukan kerjasama dengan instansi terkait dalam rangka investigasi terhadap dugaan tindak pidana bidang perbankan termasuk sebagai saksi ahli.
d. Memberikan bantuan atas pembinaan dan pengawasan kantor-kantor Bank yang mempunyai kantor pusat di luar wilayah kerja.
e. Melakukan kegiatan yang mendukung terciptanya pelaksanaan tugas pokok bidang pengawasan Bank yang efektif dan efisien.
5. Kepala Bagian Informasi dan Administrasi Bank Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan administrasi dalam rangka pelaksanaan pengawasan bank.
b. Membuat data yang lengkap tentang profil Bank Umum, BPR, PP (Perusahaan Pembiayaan/dedicated bank) baik secara individu maupun gabungan di wilayah kerja.
c. Menyampaikan laporan terkait dengan database perbankan nasional secara berkala ke Kantor Pusat.
d. Melakukan pendendaan atas kelambatan dan kesalahan laporan.
e. Mengirim data informasi bank di wilayah kerja ke kantor pusat.
f. Menyelesaikan permohonan izin berkaitan dengan kelembagaan dan operasional bank.
g. Mengelola anggaran kegiatan di lingkup Tim Pengawasan Bank.
6. Kepala Bidang Sistem Pembayaran
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas-tugas pokok seksi yang dibawahinya di bidang operasional kas dan system pembayaran.
b. Melakukan komunikasi intensif dengan pihak terkait untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.
c. Meningkatkan dan memelihara komitmen serta kompetensi SDM yang dibawahi untuk dapat berkinerja tinggi.
7. Seksi Layanan Nasabah
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Melakukan settlement transfer melalui BI-RTGS untuk kepentingan pemerintah dan rekening lainnya.
b. Mengelola rekening nasabah (termasuk pemerintah daerah dan lembaga lain terkait dengan Bank Indonesia)
c. Pengelolaan cek/bilyet giro.
d. Melakukan settlement penerimaan pajak dan penerimaan lainnya dari bank ke rekening pemerintah.
e. Melakukan Business Contuinity Planning (BCP).
f. Melakukan sosialisasi terkait dengan kebijakan di bidang SP.
g. Melaksanakan survey atas layanan system pembayaran.
8. Seksi Penyelenggaraan Kliring
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan Kliring lokal (warakat debet) antar bank.
b. Mengelola Data Keuangan Elektronik (DKE)
c. Menatausahakan cek/bilyet giro kosong dengan penerbitan Daftar Hitam Lokal.
d. Memonitoring Penyelenggaraan Kliring lokal Non BI.
e. Menyediakan layanan helpdesk SKNBI.
f. Melaksanakan Business Contuinity Planning (BCP).
g. Mengelola laporan hasil kegiatan SKNBI.
h. Melakukan perhitungan dan pembebanan biaya proses warkat.
9. Seksi Distribusi Uang dan Layanan Kas Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Melakukan perencanaan pelaksanaan dan evaluasi kebutuhan uang untuk wilayah kerjanya.
b. Melakukan pengelolaan uang khazanah.
c. Melakukan tindak lanjut temuan hasil selisih lebih/kurang atas hitung ulang dan laporan temuan uang palsu, serta laporan terkait dengan uang dan pengedaran uang.
d. Mensosialisasikan ciri-ciri keaslian uang dan cara memperlakukan uang.
e. Melakukan administrasi kegiatan dan anggaran operasional kas, serta pengaturan tugas kasir.
f. Menyiapkan dan melaksanakan proses penunjukan pihak ke 3 (tiga) sebagai pelaksana jasa kas.
g. Melakukan pengawasan dan pemeliharaan peralatan/sarana kas.
h. Memantau dan melaporkan pemeliharaan peralatan/sarana kerja kas.
i. Memantau penggunaan dan persediaan supplies.
j. Melakukan koordinasi dalam rangka pelaksanaan distribusi uang.
k. Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung jawaban kegiatan layanan kas.
10. Seksi Pengolahan Uang
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Memeriksa rencana pengambilan modal kerja.
b. Menerima dan mencocokan fisik uang dari pengelola khazanah dengan formulir antar kasir.
c. Mendaftarkan petugas pengolahan uang di setiap sub kelompok dalam system OAP.
d. Melakukan serah terima fisik uang sesuai modal kerja.
e. Menandatangani warkat, formulir, SP/ST, BA dan laporan atas kegiatan pengolahan uang.
f. Menyerahkan uang palsu yang ditemukan dari hasil hitung ulang.
g. Melakukan pengawasan kegiatan pengolahan uang yaitu hitung ulang dan pemusnahan uang.
h. Melakukan pengawasan kegiatan atas pemeliharaan dan perbaikan peralatan kas.
11. Peneliti Ekonomi Utama
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas pokok unit kerja yang dibawahinya agar sejalan dengan upaya pengembangan ekonomi daerah.
b. Bertanggung jawab dalam rangka menyediakan informasi dan rekomendasi kepada Pemerintah Daerah, Perbankan dan pihak terkait dalam rangka pengembangan ekonomi daerah.
c. Mengkoordinasikan upaya pemberdayaan sektor riil dan UMKM di daerah serta mendorong pengembangan potensi ekonomi daerah.
d. Mendesimenasikan hasil penelitian serta kebijakan moneter, perbankan dan system pembayaran.
e. Melakukan hubungan komunikasi secara intensif dengan stakeholders di daerah dalam rangka strategi pengembangan ekonomi daerah.
f. Mengkoordinasikan penyusunan riset/kajian serta Kajian Ekonomi Regional (KER) di wilayah koordinasinya.
12. Analis Madya Senior (Tim Pemberdayaan Sektor Riil dan UMKM) Adapun tugas-tugas pokonya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinir dan melakukan identifikasi atas hasil-hasil kajian yang potensial dalam pemberdayaan sektor riil dan UMKM.
b. Mengkoordinasikan pemberian bantuan teknis dalam bentuk pelatihan dan penyesdiaan info serta memfasilitasi proses intermiediasi perbankan dalam rangka pemberdayaan sektor riil dan UMKM.
c. Melaksanakan komunikasi hasil penelitian dalam rangka mendorong perbankan untuk melakukan pembiayaan pada sektor riil dan UMKM.
d. Mengkoordinasikan penyediaan data profil UMKM yang potensial dibiayai oleh lembaga keuangan.
e. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembebanan rekening khusus dalam rangka bantuan luar negeri.
f. Mengkoordinasikan penatausahaan KLBI termasuk perhitungan bunga dan laporan-laporan lainnya.
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengawasan dan pembinaan serta pengelolaan informasi PVA di daerah.
13. Kepala Bidang Manajemen Intern
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dan produk pokok pada seksi yang dibawahnya.
b. Melakukan komunikasi intensif dan professional dengan bidang lain untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Kantor Bank Indonesia.
c. Meningkatkan dan memelihara komitmen serta kompetensi SDM di Kantor Bank Indonesia untuk dapat berkinerja tinggi.
d. Mendukung pelaksanaan fungsi coordinator Kantor Bank Indonesia dengan bidang tugasnya.
14. Kepala Bidang SDM
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan, penempatan, pembinaan dan PHK sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh satuan kerja kantor pusat.
b. Menatausahakan data kepegawaian.
c. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan pegawai.
d. Melakukan penyelesaian pembayaran yang berkaitan dengan gaji, insentif, manfaat dan fasilitas lainnya.
e. Membuat laporan berkala yang berkaitan dengan kepegawaian kepada satuan kerja terkait di kantor pusat.
15. Kepala Seksi Logistik
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan penyusunan dan evaluasi realisasi program kerja Kantor Bank Indonesia.
b. Melaksanakan dan menatausahakan pengadaan barang dan jasa.
c. Melaksanakan penghapusan barang-barang inventaris dan kendaraan.
d. Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas, rumah istirahat dan perabotannya serta sarana lainnya.
e. Menyelesaikan tagihan listrik, air, telepon dan gas serta jasa pihak ketigalainnya.
f. Membuat laporan berkala yang berkaitan dengan logistik.
16. Kepala Seksi Sekretariat
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Memfasilitasi penyelesaian masalah yang berkaitan dengan aspek hukum.
b. Mengelola surat masuk, warkat masuk keluar serta sentral khasanah arsip.
c. Mengelola kegiatan protokoler
d. Mengawasi pengoperasian alat komunikasi masuk keluar (telepon, fax, telex) serta pemberian dan pencocokan kode rahasia telex.
e. Mengelola pengamanan gedung kantor, tata tertib kantor dan penjemputan uang, kas keliling, rumah dinas dan rumah peristirahatan lainnya.
f. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan yang berkaitna dengan tugas pengamanan.
g. Membuat laporan berkala mengenai kesekretariatan, pengamanan dan protokol.
17. Kepala Seksi Sumber Daya
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan, penempatan, pengembangan, pembinaan dan PHK pegawai termasuk THOS (tenaga honorer out sourcing)
b. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan pegawai.
c. Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan penyelesaian gaji, insentif, manfaat dan fasilitas lainnya.
d. Membuat laporan pegawai yang berkaitan dengan kepegawaian dan logistik.
e. Melakukan penyusunan dan evaluasi realisasi program kerja dan anggaran Kantor Bank Indonesia.
f. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
g. Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas dan rumah istirahat dan perabotannya serta sarana lainnya.
h. Menyelesaikan tagihan listrik, air, telepon, gas serta jasa pihak ketiga lainnya.
H. Kinerja Usaha Terkini
Kinerja usaha terkini Kantor Bank Indonesia Medan adalah meningkatkan dan mengembangkan pengelolaan sistem bank syariah khususnya di masyarakat kota Medan. Saat ini perkembangan sistem bank syariah di Kota Medan sangat maju dan pesat. Sistem bank syariah tidak berorientasi kepada laba, melainkan bagi hasil. Sehingga dari pengembangan sistem bank syariah ini dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat Kota Medan.
I. Rencana Kegiatan
Kantor Bank Indonesia Medan merupakan salah satu kantor cabang dari Kantor Pusat Bank Indonesia. Oleh sebab itu, Kantor Bank Indonesia Medan tidak mempunyai rencana kegiatan ke depan. Setiap rencana kegiatan wilayah kerja dibuat dan direncanakan oleh Kantor Pusat Bank Indonesia yang ada di Jakarta.
Sehingga, Kantor Bank Indonesia Medan hanya menjalankan rencana kegiatan yang telah dibuat oleh Kantor Pusat.
BAB III PEMBAHASAN
A. Defenisi Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Kearsipan 1. Pengertian dan Tugas Sekretaris
Sekretaris memainkan peran pendukung dalam organisasi tempat mereka bekerja untuk melakukan berbagai tugas administratif.Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Definisi dari pekerjaan ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda.Mereka biasanya bekerja di belakang meja.Sekretaris adalah dari segi asal katanya, istilah sekretaris asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia.
Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan. Dan dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
Tugas-tugas Sekretaris yaitu :
I. Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas-tugasnya yaitu :
a. Membuka surat-surat.
b. Menerima dikte pimpinan.
c. Menerima tamu.
d. Menerima telepon.
e. Menyimpan arsip atau surat.
f. Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
II. Tugas khusus Sekretaris yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:
a. Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
b. Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
c. Menyusun acara pertemuan bisnis.
III. Tugas istimewa Sekretaris yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:
a. Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
c. Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
d. Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
f. Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
IV. Tugas Sosial Sekretaris diantaranya meliputi:
a. Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
b. Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
V. Tugas Keuangan Sekretaris yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:
a. Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya:
penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dan lainnya.
b. Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
c. Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
d. Dan sebagainya.
VI. Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:
a. Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c. Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
VII. Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:
a. Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
b. Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
c. Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
e. Dan masih banyak lagi.
VIII. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas ini menekankan sekretaris untuk mengorganisir berbagai pertemuan tersebut.
2. Pengertian Tanggung Jawab Sekretaris
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari yaitu :
a. Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif dan terorganisir.
b. Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
c. Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
d. Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal- hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini.Jadi sekretaris harus bertindak hati- hati dan bertanggung jawab.
3. Pengertian Sistem Kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip".Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.Kata arsip dalam bahasa
Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan 3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen- dokumen dan sebagainya.
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :
a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga- lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979 arsip adalah :
1. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan 2. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau
dokumen
3. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Kearsipanadalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,pengumpulan,pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan sertapenyimpanan warkat menurut sistem tertentu.Saat dibutuhkan dapat dengan
cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
a. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
e. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya f. Sebagai alat pengingat
g. Sebagai alat penyimpanan warkat
h. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
i. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
j. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.Filling/kearsipan adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut arsip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi;
Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat- warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
4. Jenis-Jenis Arsip
Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi :
a. Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh karena itu,
warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
b. Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas).Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secaratertib, misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.
c. Useful record (warkat yang berguna, yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya. Contoh, surat-surat kantor/dinas pada umunya.
d. Essensial record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Oleh karena itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian. Contohnya, undangan rapat dan lain-lainnya.
Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis. Misalnya : surat dina, akta, dan lain-lainnya
b. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, ukiran, pahatan seperti peta, relief, poster, dan sebagainya.
Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung didalamnya. arsip/warkat jenis ini dapat berupa:
a. Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods)
c. Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
d. Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.
e. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.
A. Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut.
Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
1. Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagai inti organisasi lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
2. Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
B. Berasal dari instansi pemerintah/swasta;
1. Arsip primer, merupakan arsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau tindasan
2. Arsip Sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan
Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanaan ketatausahaan dalam ruang lingkup adminitrasi Negara.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi :
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.
2) Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.
3) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelngaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelnggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen atau arsip yaitu : a. Sistem Sentralisasi
Yaitu semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.Unit bawahan yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.Kelebihannya :
1. Mencegah duplikasi.
2. Layanan yang lebih baik.
3. Menghemat waktu, ruangan, peralatan dan alat tulis kantor.
4. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.
5. Pelayanan dokumen dibawah satu atap.
Kerugiannya :
1. Kesulitan fisik.
2. Kebocoran informasi.
3. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.
4. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Sistem Desentralisasi
Yaitu menyerahkan pengolahan dan penyimpanan dokumen pada masing- masing unit.
Kelebihannya :
1. Dekat dengan pemakai sehingga dapat langsung diawasi dan si pemakai dapat langsung memakainya.
2. Sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
3. Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas.
Kerugiannya :
1. Pengawasan sulit dilakukan karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian.
2. Duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor.
3. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
c. Sistem Kombinasi
Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh semua unit disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan arsip yang bersifat khusus disimpan dimasing-masing unit.
Selanjutnya Ada lima sistem tata cara mengarsip surat, yaitu :
1. Sistem Abjad, adalah suatu sistem unutk menyusun arsip dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun arsip tersebut dibagi 4 golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.
2. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan, koresponden dan sebagainya.
3. Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan arsip dimana surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.
4. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
5. Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan arsip atau surat-surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut.
Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Diantara kelima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat kecuali bagi sistem kronologis.
Tata Cara dan Tujuan Penyusutan Arsip
Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan.
Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi kegiatan penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyu-sutan termasuk pemindahan, pemusnahan, serta penyerahan ke Arsip nasional pusat dan ke Arsip nasional Daerah. Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi (lembaga-lembaga Negara, badan-badan pemerintah) tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Ada arsip-arsip yang mempunyai nilai sementara kurang dari satu tahun, 1 tahun, 2 tahun, 3 tahun dan seterusnya sampai dengan arsip yang mempunyai nilai abadi. Disamping itu ada Arsip-arsip yang tidak perlu di simpan, setelah di baca atau habis nilai pakainya terus di buang atau dimusnahkan.
Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi di kenal baik isi semaupun bentuknya .
Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan apabila di simpan terus-menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip tersebut membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang maupun untuk masa yang akan datang.
Dari berbagai kegiatan penyelamatan arsip yang telah diurutkan di atas, penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi.Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegiatan.Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam peraktek pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif dan berbeda-beda pada setiap organisasi (Lembaga Negara, Badan Pemerintahan) maka peraturan Pemerintah tersebut dibuat untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan. Dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai guna ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah ke giatan pengamanan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing;
