28
Lokasi penelitian ini di PT Inspired Sinar Abadi yaitu perusahaan yang bergerak pada sektor industri ritel dan distribusi. Penelitian dilakukan di kantor PT Inspired Sinar Abadi di Jl. Kendalsari No. 6 Kec. Lowokwaru Kota Malang.
Perusahaan ini menarik diteliti karena ditinjau dari penelitian terdahulu dengan perusahaan yang sejenis, sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini masih terdapat permasalahan. Permasalahan-permasalahan itu adalah dokumen daftar gaji dan upah karyawan yang masih belum bisa mendukung upaya pengendalian internal, adanya perangkapan fungsi pembuat daftar gaji atau upah dengan fungsi pembayaran gaji atau upah yang dilakukan oleh bagian keuangan, dan tidak adanya nomor urut ataupun keterangan yang mendukung dalam dokumen tersebut (Qudus et al., 2015). Tidak adanya pemisahan tugas yang menangani aktivitas penggajian dan pengawasan kinerja karyawan (Rosalina, 2012). Lalu belum adanya pemisahan fungsi khususnya posisi kepala accounting, tidak adanya pengawas untuk mengawasi karyawan pada saat memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu, dan masih adanya perangkapan fungsi pembuat daftar gaji yang menjadi satu dengan dengan fungsi akuntansi (Purnomo et al., 2012). Maka dari itu kita perlu mengkaji lebih lanjut terkait dengan sistem informasi penggajian dan pengupahan.
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data penelitian yang diperoleh dari kantor PT Inspired Sinar Abadi lalu diuraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan-permasalahan serta memberikan solusi atau penyelesaian terkait dengan permasalahan tersebut.
C. Jenis dan Sumber Data
Adapun jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
1. Data Primer
Pada penelitian ini, data primer bersumber dari hasil wawancara dengan narasumber yaitu manager personalia. Data hasil wawancara berupa jawaban-jawaban dari pertanyaan tentang job description setiap divisi, fungsi yang terkait, catatan akuntansi yang digunakan seperti jurnal dan buku besar, dan prosedur sistem penggajian dan pengupahan.
2. Data Sekunder
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder bukan merupakan data yang digunakan oleh pengelolanya, data sekunder adalah data yang ada pada perusahaan, dokumen itu berupa struktur organisasi, dokumen-dokumen seperti rekap absensi, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, dan slip gaji karyawan.
D. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik yang digunakan dalam pengumpulan data pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Wawancara
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data dengan melakukan studi pendahuluan untuk menemukan sebuah permasalahan yang harus diteliti juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari narasumber yang lebih mendalam. Dalam penelitian ini dilaksanakan wawancara secara langsung dengan manager personalia PT Inspired Sinar Abadi yang bernama Kuncoro Restu Prabowo. Adapun yang ditanyakan saat pelaksanaaan wawancara yaitu job description setiap divisi, fungsi yang terkait, catatan akuntansi yang digunakan seperti jurnal dan buku besar, dan prosedur sistem penggajian dan pengupahan.
2. Dokumentasi
Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data pada penelitian ini adalah teknik dokumentasi. Pada penelitian ini dilakukan dengan cara memfoto dokumen struktur organisasi, dokumen-dokumen seperti rekap absensi, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, dan slip gaji karyawan.
E. Teknik Analisis Data
Analisis data dalam penelitian ini menggunakan analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis yang berbentuk uraian kata-kata atau laporan yang dikumpulkan kemudian menganalisis kondisi obyek penelitian dengan
menggunakan tinjauan pustaka yang ada dan pikiran yang logis untuk mendapat suatu kesimpulan.
Adapun tahapan analisis data sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dengan mendeskripsikan :
1. Menganalisis input sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan. Informasi yang bermanfaat harus memiliki karakteristik relevan, reliabel, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami, dapat diverifikasi dan dapat diakses. Sebelum mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, kita perlu memahami terlebih dahulu bagaimana fungsi yang terlibat.
Selanjutnya kita dapat menentukan jenis data dan prosedur yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan menghasilkan informasi. Pada siklus sumber daya manusia/penggajian, aktivitas utamanya adalah memperkerjakan karyawan, pelatihan, penugasan pekerjaan, kompensasi, evaluasi kinerja, dan mengeluarkan karyawan. Kompensasi karyawan merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem penggajian juga mengalokasikan upah tenaga kerja ke beberapa produk dan departemen untuk digunakan sebagai penentuan harga produk dan kombinasi keputusan.
Sistem penggajian harus didesain untuk mematuhi regulasi pemerintah baik pajak maupun praktik ketenagakerjaan. Selain itu dibutuhkan pengendalian yang memadai dan tersedia untuk mencegah ancaman :
a. Kelebihan dalam pembayaran pegawai karena data waktu kehadiran yang tidak valid, dan
b. Membayar cek gaji ke pegawai fiktif
Maka diperlukan pemisahan tugas yang tepat untuk meminimalkan ancaman tersebut. Secara spesifik dengan membuat fungsi-fungsi berikut ini yang dijalankan oleh individu yang berbeda :
a. Mengotorisasi dan membuat perubahan terhadap file induk penggajian untuk kegiatan-kegiatan seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
b. Mencatat dan memverifikasi waktu kerja pegawai.
c. Menyiapkan cek gaji.
d. Mendistribusikan cek gaji.
e. Merekonsiliasi rekening bank penggajian.
2. Menganalisis proses sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan. Ada 4 unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yaitu :
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2) Fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi,
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingakan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Menganalisis output sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan. Jika data yang dimasukkan ke dalam sistem tidak akurat dan tidak valid maka output yang dihasilkan juga akan demikian. Maka dibutuhkan informasi yang bermanfaat yang harus memiliki karakteristik relevan, reliabel, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami, dapat diverifikasi dan dapat diakses.
a. Relevan berarti mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki ekspektasi sebelumnya.
b. Reliabel berarti bebas dari kesalahan atau bias, menyajikan kejadian atau aktivitas organisasi secara akurat.
c. Lengkap berarti tidak, menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian atau aktivitas yang diukur.
d. Tepat waktu berarti diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil keputusan dalam mengambil keputusan
e. Dapat dipahami berarti disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan jelas.
f. Dapat diverifikasi berarti dua orang yang independen dan berpengetahuan di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama.
g. Dapat diakses berarti tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.
Selain itu juga dibutuhkan pengendalian yang memadai dan tersedia untuk mencegah ancaman-ancaman.
