1
KATA PENGANTAR
Di bawah naungan Yayasan Pendidikan Amanatul Ummah, kampus Istitut Pesantren KH. Abdu Chalim Mojokerto atau yang lazim dikenal dengan IKHAC Mojokerto, mengusung visi menjadi pusat peradaban Islam di Asia Tenggara.
Sebagai upaya menuju visi tersebut kampus IKHAC Mojokerto membuka sepuluh prodi S1 (PBA, PGMI, PIAUD, MPI, PAI, HKI, PS, Ekos, KPI, dan IQT), dua prodi S2 (MPI dan PAI), dan satu prodi S3 (PAI). Kampus IKHAC Mojokerto terus berupaya memperbaiki diri dan bertransformasi guna memberikan kualitas layanan pendidikan tinggi menuju IKHAC Mojokerto sebagai pusat peradaban Islam di wilayah Asia Tenggara pada 2030.
Berbenah dan bertransformasi adalah sebuah keniscayaan bagi kemajuan IKHAC Mojokerto. Pembenahan dan transformasi tidak hanya dalam bentuk kuantitas berupa bangunan fisik dan manajemen, melainkan juga pola pikir dan kultur yang baru. Hal ini sejalan dengan paradigma baru pengelolaan pendidikan tinggi yang dicanangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional, sebagaimana tertera dalam Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tingi (Higher Education Long Term Strategy/HELTS 2003-2010). Isi yang dijabarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tersebut memuat isuisu strategis : daya saing bangsa (nation competitiveness), kesehatan organisasi (organisational healt), otonomi dan desentralisasi (outonomy).
Salah satu unsur penting dari keniscayaan kemajuan itu adalah perlunya mengukur standar pelayanan bagi setiap jenis aktifitas publik maupun non-publik.
Untuk menghasilkan pelayanan yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan maka diperlukan rangkaian prosedur yang distandarkan. Prosedur ini dikenal dengan Standard Operating Procedure (SOP). SOP ini berisi pedoman dan uraian teknis tentang apa yang harus dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Selain uraian secara narasi, SOP ini juga dibuat dan disusun dalam satu set instruksi (flow chart) mengenai kegiatan rutin atau kegiatan yang sering dilakukan oleh unit Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM).
Pengguna buku SOP ini mungkin menemukan kekurangan dan kekurangsempurnaan di sana sini. Hal ini tentu disadari oleh penyusun, mengingat sedikitnya pengetahuan dan pengalaman dalam urusan ini. Karena itu kritik dan saran dari para pengguna sangat dibutuhkan demi kesempurnaan dan perbaikan SOP ini. Kepada semua pihak yang telah berpartisipasi, baik langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan SOP ini kami sampaikan banyak terimakasih.
Mojokerto, 06 Juni 2019 Ketua LPPM,
Muslihin, Lc. M.Fil.I
2 DAFTAR ISI
Halaman Judul . ... 0
Kata Pengantar .. ... 1
SOP Pengabdian Kepada Masyarakat (PkM) IKHAC . ... 3
A. Tujuan . ... 3
B. Ruang Lingkup . ... 3
C. Definisi . ... 3
D. Pengguna . ... 3
E. Uraian Prosedur Pelaksanaan . ... 4
1. Hibah PkM Internal IKHAC Mojokerto . ... 4
2. Hibah PkM Eksternal IKHAC Mojokerto . ... 5
3. Hibah PkM DIKTIS ... 7
4. PkM Mandiri IKHAC Mojokerto . ... 8
F. Referensi . ... 8
G. Lampiran Alur Kerja . ... 9
1. Alur Kerja Hibah PkM Internal IKHAC Mojokerto . ... 9
2. Alur Kerja Hibah PkM Eksternal IKHAC Mojokerto . ... 9
3. Alur Kerja PkM Mandiri IKHAC Mojokerto . ... 10
3
YAYASAN PENDIDIKAN AMANATUL UMMAH
INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL CHALIM MOJOKERTO LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASAYRAKAT
LPPM IKHAC MOJOKERTO
Jl. Raya Tirtowening No.17, Bendunganjati, Pacet, Mojokerto, Jawa Timur 61374
STANDAR OPERASIONAL PRSEDUR (S O P) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PkM) No Dokumen:
0119/UM.170.05.00/
05/XII/2016
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi Tanggal Implementasi
Disahkan Oleh 05 Maret 2016 06 Juni 2019 10 Juni 2019 LPPM IKHAC
A. TUJUAN
SOP Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur pelaksanaan berbagai jenis pengabdian masyarakat dengan pendekatan yang bersifat mendidik dan memberdayakan yang terpadu sesuai dengan kondisi masyarakat sasaran yang diselenggarakan oleh LPPM IKHAC Mojokerto.
B. RUANG LINGKUP
1. Prosedur Pelaksanaan PkM Dana Anggaran Pengabdian Hibah Institut Pesantren KH.
Abdul Chalim
2. Prosedur Pelaksanaan PkM Dana Kemitraan
3. Prosedur Pelaksanaan PkM Dana DIKTIS Kemenag 4. Prosedur Pelaksanaan PkM Dana Mandiri (Swadana)
C. DEFINISI
Dana Hibah adalah pemberian yang dilakukan oleh seseorang/institusi kepada pihak lain yang dilakukan ketika masih hidup dan pelaksanaan pembagiannya dilakukan pada waktu penghibah mash hidup juga.
D. PENGGUNA
1. LPPM IKHAC Mojokerto
2. Dosen di lingkungan IKHAC Mojokerto 3. Mahasiswa IKHAC Mojokerto
4 E. URAIAN PROSEDUR PELAKSANAAN
1. Hibah PkM Internal IKHAC Mojokerto
a. LPPM mensosialisasikan penyelenggaraan PkM yang didanai dari hibah internal Institut Pesantren KH. Abdul Chalim
b. Pengusul menyusun proposal PkM sesuai dengan buku Panduan PkM LPPM Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
c. Proposal diusulkan oleh individu atau kelompok (1 orang ketua dan 1-4 orang anggota (dosen/mahasiswa) dari Jurusan/Prodi di lingkungan Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
d. Besarnya anggaran untuk setiap proposal dan jumlah proposal yang didanai sesuai dengan besar dana yang dialokasikan oleh IKHAC Mojokerto dalam tahun anggaran.
e. Proposal yang diajukan dilengkapi dengan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Ketua Pelaksana dan diketahui oleh Ketua Jurusan/Prodi sejumlah 3 eksemplar f. Proposal yang masuk ke LPPM IKHAC diseleksi untuk dinilai oleh Tim LPPM
IKHAC, diajukan kepada Ketua LPPM untuk disetujui dan disahkan
g. Proposal yang lolos seleksi untuk didanai selanjutnya ditetapkan dan diberikan SK oleh LPPM IKHAC
h. Proposal yang lolos seleksi untuk didanai selanjutnya diseminarkan di LPPM IKHAC bersama kelompok lain dengan pembahas utama Tim LPPM IKHAC
i. Proposal yang telah diseminarkan, diperbarui oleh pelaksana sesuai masukan pada saat seminar ditandatangani Ketua Pelaksana, diketahui Ketua Jurusan/Prodi, dan Ketua LPPM.
j. Pelaksana menyerahkan proposal yang diperbarui sebanyak 5 eksemplar (2 eksemplar untuk LPPM, 1 eksemplar untuk Jurusan/Prodi dan selebihnya untuk pelaksana) k. Selanjutnya ketua pelaksana menandatangani kontrak pelaksanaan PkM dan menerima
surat penugasan dari LPPM IKHAC maksimal dalam waktu satu (1) minggu pasca diseminarkan
l. Pelaksana PkM menerima pencairan dana tahap satu setelah menandatangani kontrak PkM sebesar 50% dari dana bantuan dan pencairan sisanya setelah memenuhi semua kewajiban yang telah disepakati
m. Pelaksanaan program akan dipantau oleh Tim LPPM sesuai dengan jadwal yang telah disepakati
5
n. Pelaksana program PkM wajib menyampaikan progress report pada pertengahan pelaksanaan program kepada LPPM
o. Setelah Pelaksanaan PkM selesai, tim pelaksana wajib melaksanakan seminar hasil kegiatannya di LPPM sesuai jadwal yang telah ditentukan
p. Pelaksana PkM wajib menyusun laporan hasil kegiatan sesuai dengan hasil seminar dan buku panduan PkM LPPM IKHAC Mojokerto dengan ditandatangani oleh pelaksana/Ketua pelaksana, Ketua LPPM, dan Ketua Jurusan/Prodi. Laporan dilampiri Surat Keterangan dari tempat pengabdian yang menerangkan bahwa pengabdian kepada masyarakat telah dilaksanakan dengan baik dan lancar dan dilampiri laporangan keuangan.
q. Laporan hasil digandakan sebanyak minimal 5 eksemplar (2 eksemplar untuk arsip LPPM, 1 eksemplar untuk arsip Jurusan/Prodi, dan selebihnya untuk pelaksana) dalam bentuk; (a) akademik dan (b) executive summary (artikel jurnal).
r. Penyerahan arsip laporan ke Jurusan/Prodi dilakukan oleh pelaksana kegiatan
2. Hibah PkM Eksternal IKHAC Mojokerto
a. LPPM mensosialisasikan penyelenggaraan PkM yang didanai dari hibah pihak eksternal Institut Pesantren KH. Abdul Chalim
b. Pengusul menyusun proposal PkM sesuai dengan buku Panduan PkM LPPM Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
c. Proposal diusulkan oleh individu atau kelompok (1 orang ketua dan 1-4 orang anggota dosen/mahasiswa) dari Jurusan/Prodi di lingkungan Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
d. Besarnya anggaran untuk setiap proposal dan jumlah proposal yang didanai sesuai dengan besar dana yang dialokasikan oleh pihak eksternal penyandang dana.
e. Proposal yang diajukan dilengkapi dengan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Ketua Pelaksana dan diketahui oleh Ketua Jurusan/Prodi sejumlah 3 eksemplar f. Proposal yang masuk ke LPPM IKHAC diseleksi untuk dinilai oleh Tim LPPM
IKHAC, diajukan kepada Ketua LPPM untuk disetujui dan disahkan
g. Proposal yang lolos seleksi untuk didanai selanjutnya ditetapkan dan diberikan SK oleh LPPM IKHAC
h. Proposal yang lolos seleksi untuk didanai selanjutnya diseminarkan di LPPM IKHAC bersama proposal lain dengan pembahas utama Tim LPPM IKHAC
6
i. Proposal yang telah diseminarkan, diperbarui oleh pelaksana sesuai masukan pada saat seminar dan ditandatangani Ketua Pelaksana, diketahui Ketua Jurusan/Prodi, dan Ketua LPPM.
j. Pelaksana menyerahkan proposal yang diperbarui sebanyak 5 eksemplar (2 eksemplar untuk LPPM, 1 eksemplar untuk Jurusan/Prodi dan selebihnya untuk pelaksana) k. Selanjutnya ketua pelaksana menandatangani kontrak pelaksanaan PkM dan menerima
surat penugasan dari LPPM IKHAC maksimal dalam waktu satu (1) minggu pasca diseminarkan
l. Pelaksana PkM menerima pencairan dana tahap satu setelah menandatangani kontrak PkM sebesar 50% dari dana hibah pihak eksternal dan sisanya setelah menyelesaikan semua kewajiban yang telah disepakati.
m. Pelaksanaan program akan dipantau oleh Tim LPPM dan pihak penyandang dana sesuai dengan jadwal yang telah disepakati
n. Pelaksana program PkM wajib menyampaikan progress report pada pertengahan pelaksanaan program kepada LPPM dan pihak penyandang dana
o. Setelah Pelaksanaan PkM selesai, tim pelaksana wajib melaksanakan seminar hasil kegiatannya di LPPM sesuai jadwal yang telah ditentukan
p. Pelaksana PkM wajib menyusun laporan hasil kegiatan sesuai dengan hasil seminar dan buku panduan PkM LPPM IKHAC Mojokerto dengan ditandatangani oleh pelaksana/Ketua pelaksana, Ketua LPPM, pihak pemberi dana, dan Ketua Jurusan/Prodi. Laporan dilampiri Surat Keterangan dari tempat pengabdian yang menerangkan bahwa pengabdian kepada masyarakat telah dilaksanakan dengan baik dan lancar serta dilampiri laporangan keuangan.
q. Laporan hasil digandakan sebanyak minimal 5 eksemplar (2 eksemplar untuk arsip LPPM, 1 eksemplar untuk pihak penyandang dana, 1 eksemplasr untuk arsip Jurusan/Prodi, dan selebihnya untuk pelaksana) dalam bentuk; (a) akademik dan (b) executive summary (artikel jurnal).
r. Penyerahan arsip laporan ke Jurusan/Prodi dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Semenatara penyerahan arsip laporan ke pihak penyandang dana dilakukan oleh LPPM.
7 3. Hibah PkM DIKTIS
a. LPPM IKHAC mensosialisasikan penyelenggaraan hibah PkM yang didanai oleh DIKTIS
b. Dosen mendaftarkan diri melalui akun litapdimas.kemenag.go.id di menu registrasi dan melengkapi semua persyaratan
c. Dosen menyusun proposal PkM sesuai dengan buku Panduan PkM yang disusun oleh DIKTIS
d. Dosen mengusulkan proposal PkM ke DIKTIS melalui akun litapdimas.kemenag.go.id e. Dosen melaporkan dan menyerahkan 2 eksemplar poposal PkM yang diusulkan ke
DIKTIS ke LPPM IKHAC untuk dicatat dan diarsip
f. Dosen menerima pengumuman hasil seleksi proposal PkM yang diusulkan untuk mendapat dana hibah dari DIKTIS melalui akun litapdimas.kemenag.go.id
g. Dosen yang usulan proposal PkM-nya diterima, menandatangani kontrak pelaksanaan PkM dengan pihak DIKTIS
h. Selanjutnya LPPM membuatkan surat tugas bagi nama-nama dosen yang proposal PkM nya akan didanai oleh DIKTIS
i. Dosen melaksanakan kegiatan PkM sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati dengan pihak DIKTIS/ (Juknis Program Bantuan Litapdimas)
j. Laporan hasil akhir kegiatan PkM selain yang menjadi ketentuan dari DIKTIS, dosen juga menyampaikan dan menyerahkan hasil laporan akhir PkM sebanyak 2 eksemplar kepada LPPM untuk dicatat dan diarsip.
8 4. PkM Mandiri IKHAC Mojokerto
a. Dosen menyusun proposal PkM sesuai dengan buku Panduan PkM LPPM Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
b. Proposal disusun oleh individu atau kelompok (1 orang ketua dan 1-4 orang anggota dosen/mahasiswa) dari Jurusan/Prodi di lingkungan Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
c. Proposal dilengkapi dengan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Ketua Pelaksana dan diketahui oleh Ketua Jurusan/Prodi
d. Proposal disampaikan ke LPPM sebanyak 2 eksemplar dan ke Prodi/jurusan sebanyak 1 eksemplar
e. Selanjutnya pelaksana menerima surat penugasan dari LPPM IKHAC
f. Pelaksana PkM mandiri menyelenggarakan kegiatan pengabdian dengan dana mandiri g. Pelaksana program PkM mandiri menyampaikan progress report pada pertengahan
pelaksanaan kepada LPPM
h. Setelah selesai pelaksanaan PkM mandiri, pelaksana menyampaikan dan menyusun laporan hasil akhir sesuai dengan buku panduan PkM LPPM IKHAC Mojokerto dengan ditandatangani oleh pelaksana/ketua pelaksana, Ketua LPPM, dan Ketua Jurusan/Prodi.
i. Laporan dilampiri Surat Keterangan dari tempat pengabdian yang menerangkan bahwa pengabdian kepada masyarakat telah dilaksanakan dengan baik dan lancar serta dilampiri laporangan keuangan (opsional).
j. Laporan hasil PkM mandiri digandakan sebanyak minimal 5 eksemplar (2 eksemplar untuk arsip LPPM, 1 eksemplasr untuk arsip Jurusan/Prodi, dan selebihnya untuk pelaksana) dalam bentuk; (a) akademik dan (b) executive summary (artikel jurnal).
k. Penyerahan arsip laporan ke Jurusan/Prodi dilakukan oleh pelaksana kegiatan
F. REFERENSI
1. Renstra Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
2. Renstra LPPM Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
3. Dokumen hasil evaluasi dan rapat kerja Institut Pesantren KH. Abdul Chalim Mojokerto
9 G. LAMPIRAN ALUR KERJA
1. Alur Kerja Hibah PkM Internal IKHAC
2. Alur Kerja Hibah PkM Eksternal IKHAC
Sosialisasi Hibah PkM IKHAC
Pengajuan Proposal PkM
Seleksi Usulan Proposal PkM
(REVIEW)
Pengumuman hasil review proposal
Penandatanganan Kontrak &
penugasan Pencairan Dana PkM
Hibah Internal Tahap I Pelaksanaan PkM
Monitoring dan Penyerahan Laporan
Kemajuan PkM
Penyerahan Draft Laporan Kegiatan
PkM
Seminar Hasil PkM
Penyerahan Laporan Akhir PkM dan
Artikel Jurnal
Pencairan Dana PkM Hibah Internal
Tahap II
Sosialisasi Hibah PkM IKHAC
Pengajuan Proposal PkM
Seleksi Usulan Proposal PkM
(REVIEW)
Pengumuman hasil review proposal
Penandatanganan Kontrak &
penugasan Pencairan Dana PkM
Hibah Eksternal Tahap I Pelaksanaan PkM
Monitoring dan Penyerahan Laporan
Kemajuan PkM
Penyerahan Draft Laporan Kegiatan
PkM
Seminar Hasil PkM
Penyerahan Laporan Akhir PkM dan
Artikel Jurnal
Pencairan Dana PkM Hibah Internal
Tahap II
10 3. Alur Kerja PkM Mandiri IKHAC
Dosen Menyusun Proposal PkM
Mandiri
Proposal PkM Mandiri disampaikan ke LPPM dan Prodi
Dosen Menerima surat tuga PkM
mandiri
Pelaksanaan PkM mandiri Menyampaikan
progres report ke LPPM Menyusun laporan
akhir kegiatan PkM mandiri
Penyerahan Laporan Akhir PkM mandiri dan Artikel
Jurnal
