4. TEMUAN LAPANGAN DAN ANALISA

(1)

33

4. TEMUAN LAPANGAN DAN ANALISA

4.1. Temuan Lapangan

Selama melakukan pendampingan di perusahaan, penulis mendapatkan beberapa temuan lapangan. Hasil-hasil temuan lapangan, antara lain:

o Perusahaan terlalu fokus pada agen tisu makan yang ada di luar pulau Jawa sehingga kurang bisa mengoptimalkan pasar yang ada di kota Surabaya (kurang di follow up). Hal ini terlihat dari perusahaan hanya bekerjasama dengan 3 distributor (toko grosir) di kota Surabaya.

o Pendistribusian produk tisu makan oleh distributor yang ada di kota Surabaya kurang maksimal. Hal ini disebabkan karena ketiga distributor tersebut kurang aktif di dalam menjual produk perusahaan dan distributor tersebut tidak melakukan pemesanan produk tisu makan setiap bulan (biasanya pemesanan dilakukan setiap 2 atau 3 bulan sekali).

o Adanya produk tisu makan dengan merek lain di masing-masing distributor yang ada di kota Surabaya (distributor juga menjual produk tisu makan merek lainnya atau produk pesaing).

o Promosi yang diberikan oleh perusahaan berupa diskon yaitu untuk setiap pembelian 150 karton tisu makan akan mendapatkan diskon sebesar 15%.

o Omset perusahaan kurang dapat meningkat secara signifikan. Berdasarkan data yang diperoleh, omset penjualan perusahaan yang terjadi pada bulan Juli sampai dengan bulan September tahun 2009 cenderung stagnan.

o Perusahaan hanya mempunyai satu orang tenaga penjual (salesman), di mana tenaga penjual tersebut bertugas untuk melakukan kunjungan ke agen yang ada di luar pulau dan distributor yang ada di kota Surabaya. Hal ini menyebabkan agen-agen yang ada di luar pulau dan ketiga distributor yang ada di kota Surabaya jarang dikunjungi oleh salesman (frekuensi kunjungan tenaga penjual dalam 1 tahun hanya 1-2 kali). Disamping itu ada beberapa agen yang langsung melakukan pemesanan melalui telepon, email, chatting, dan faximile tanpa menunggu kunjungan dari salesman karena agen tersebut merupakan pelanggan lama dan sudah loyal terhadap perusahaan.

(2)

4.1.1. Data Wilayah Penjualan Perusahaan

Berikut ini adalah data wilayah penjualan pada saluran distribusi (marketing channel). Saluran distribusi tersebut berupa agen yang ada di Pulau Kalimantan, Nusa Tenggara, Sulawesi, Irian Jaya serta distributor di Kota Surabaya (Jawa Timur) pada Tahun 2009 dan ditunjukkan pada tabel 4.1) sebagai berikut:

Tabel 4.1. Wilayah Penjualan, Jumlah Agen dan Distributor Perusahaan UD. ABC Tahun 2009

P. Kalimantan Jumlah Agen

P. Nusa Tenggara

Jumlah

Agen P. Sulawesi

Jumlah Agen

1.Banjarmasin 3 1.Mataram 1 1.Menado 3

2.Balikpapan 3 2.Sumbawa 1 2.Makassar 2

3.Samarinda 2 3.Bima 2 3.Palu 2

4.Sampit 2 4.Kupang 3 4.Ambon 2

5.Ruteng 1

Total 10 Total 8 Total 9

P. Irian Jaya

Jumlah Agen

P. Jawa (Jawa Timur)

Jumlah Distributor

1.Sorong 1 1. Surabaya 3

2.Biak 1

3.Manokwari 1

Total 3 Total 3

Pada Tabel 4.1 tampak jumlah keseluruhan agen dan distributor yang dimiliki

(3)

35 4.1.2. Data Volume Penjualan Perusahaan

Berikut ini merupakan data volume penjualan (omset penjualan) terhadap agen dan distributor pada bulan Juli sampai dengan bulan September tahun 2009:

Tabel 4.2. Omset Penjualan Perusahaan UD. ABC terhadap agen di beberapa Pulau dan distributor di kota Surabaya pada

Bulan Juli 2009 Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

Total (karton) Kalimantan Banjarmasin

(2 Agen)

100 Top

50 Fanny 150

Balikpapan (3 Agen)

50 Top

50 Ressa

75 Pisces 175

Kalimantan Samarinda (2 Agen)

50 Top

75 Fanny 125

Sulawesi Menado

(2 Agen)

100 Top

50 Fantasy 150

Makassar (2 Agen)

75 Ressa

50 Fanny 125

Sulawesi Palu

(2 Agen)

50 Top

50 Pisces 100

(4)

Tabel 4.2. Omset Penjualan Perusahaan UD. ABC terhadap agen di beberapa Pulau dan distributor di Kota Surabaya pada

Bulan Juli 2009 (Sambungan) Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

Total (karton) Ambon

(1 Agen)

100 Fantasy 100

Nusa Tenggara Mataram (1 Agen)

100 Pisces 100

Sumbawa (1 Agen)

50 Fantasy 50

Bima (1Agen)

50 Fantasy 50

Kupang (2 Agen)

150 Pisces

100 Fantasy 250

Irian Jaya Sorong

(1 Agen)

50 Fanny 50

Manokwari (1 Agen)

75 Pisces 75

Jawa Timur Surabaya (2 Distributor)

50 Top

50 Fanny 100

Total keseluruhan 1600

Pada data penjualan bulan Juli (Tabel 4.2) tampak bahwa total penjualan untuk saluran distribusi agen adalah 1600 karton, dimana untuk Pulau Jawa (Jawa

(5)

37

Bulan Agustus 2009 Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

(3 Agen)

50 Top

100 Fanny

100 Fantasy 250

Balikpapan (1 Agen)

150 Ressa 150

Kalimantan Sampit (1 Agen)

75 Ressa 75

Sulawesi Menado

(2 Agen)

125 Fanny

100 Fantasy 225

Makassar (1 Agen)

75 Ressa 75

Palu (1 Agen)

100 Pisces 100

Ambon (1 Agen)

75 Ressa 75

Nusa Tenggara Bima (2 Agen)

75 Fanny

(6)

Bulan Agustus 2009 (Sambungan) Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

Total (karton)

Nusa Tenggara Bima 50 Fantasy 125

Kupang (2 Agen)

75 Ressa

50 Pisces 125

Ruteng (1 Agen)

100 Top 100

Sumbawa (1 Agen)

75 Fantasy 75

Irian Jaya Biak

(1 Agen)

50 Top 50

Manokwari (1 Agen)

75 Pisces 75

50 Fanny

50 Fantasy 100

Total Keseluruhan 1600

Pada data penjualan bulan Agustus (Tabel 4.3) tampak bahwa total penjualan untuk saluran distribusi agen adalah 1600 karton, dimana untuk Pulau Jawa (Jawa

(7)

39

Bulan September 2009 Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

(2 Agen)

75 Top

75 Fantasy 150

Balikpapan (2 Agen)

75 Top

100 Pisces 175

Kalimantan Samarinda (2 Agen)

75 Top

100 Fanny 175

Sampit (1 Agen)

50 Ressa 50

Sulawesi Makassar (1 Agen)

150 Fanny 150

Palu (1 Agen)

75 Top 75

Ambon (2 Agen)

50 Ressa

50 Fantasy 100

(8)

Bulan September 2009 (Sambungan) Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

Total (Karton) Nusa Tenggara Ruteng

(1 Agen)

50 Top 50

Bima (1 Agen)

75 Fanny 75

Kupang (2 Agen)

100 Ressa

75 Fantasy 175

Mataram (1 Agen)

75 Pisces 75

Sumbawa (1 Agen)

75 Fantasy 75

Irian Jaya Sorong

(1 Agen)

50 Fanny 50

Biak (1 Agen)

50 Top 50

50 Top

(9)

41

Bulan September 2009 (Sambungan) Pulau Nama Kota

(Jumlah Agen)

Jumlah (Karton)

Merek Tisu Makan

Total (Karton)

Jawa Timur Surabaya 75 Fantasy 125

Total keseluruhan 1550

Pada data penjualan bulan September (Tabel 4.4) tampak bahwa total penjualan untuk saluran distribusi agen adalah 1550 karton, dimana untuk Pulau Jawa (Jawa Timur) tepatnya di Kota Surabaya sebanyak 125 karton.

*) Keterangan:

o Tisu makan merek Top, Ressa, Fanny memiliki harga Rp. 1100/pak (isi @ 32 lembar), dan isi 1 dos adalah 72 pak (Foto dapat dilihat di lampiran hal 66).

o Tisu makan merek Fantasy dan Pisces memiliki harga Rp. 1000/pak (isi @ 32 lembar), dan isi 1 dos adalah 84 pak (Foto dapat dilihat di lampiran hal 66).

4.1.3. Tabel Penjualan Perusahaan di Kota Surabaya

Berikut ini adalah Tabel penjualan terhadap distributor yang ada di kota Surabaya pada Bulan Juli-September Tahun 2009:

Tabel 4.5. Omset Penjualan Perusahaan UD. ABC terhadap distributor di kota Surabaya pada Bulan Juli-September Tahun 2009

Bulan Merek Tisu

Makan

Jumlah (Karton)

Omset Penjualan (Rupiah)

Juli 2009 Top 100 Rp. 7,920,000

Agustus 2009 Fanny 50 Rp. 3,960,000

Fantasy 50 Rp. 4,200,000

(10)

Tabel 4.5. Omset Penjualan Perusahaan UD. ABC terhadap distributor di kota Surabaya pada Bulan Juli-September Tahun 2009 (Sambungan)

September 2009 Top 50 Rp. 3,960,000

Fantasy 75 Rp. 6,300,000

Total Omset Penjualan

(Rupiah) Rp. 26,340,000

Dari tabel 4.5 dapat terlihat bahwa total omset penjualan perusahaan UD. ABC selama 3 bulan yaitu dari bulan Juli s/d September 2009 adalah Rp. 26,340,000.

4.2. Analisa Temuan Lapangan

4.2.1. Perusahaan Belum Bisa Mengoptimalkan Pasar di Kota Surabaya.

Hal ini disebabkan karena perusahaan terlalu fokus pada agen tisu makan yang berada di luar pulau Jawa sehingga pasar yang ada di kota Surabaya kurang di follow up. Berdasarkan data yang didapat bahwa perusahaan UD. ABC tidak mempunyai agen penjual di kota Surabaya, tetapi hanya mempunyai 3 distributor (toko grosir) di kota Surabaya. Sebagai perbandingan volume penjualan yang diperoleh perusahaan dari agen yang ada di luar pulau dan distributor yang ada di kota Surabaya dapat ditunjukkan dengan menggunakan grafik persentase volume penjualan.

(11)

43

Berikut ini adalah grafik persentase volume penjualan antara distributor yang ada di kota Surabaya dan agen di luar pulau (luar kota Surabaya):

Surabaya 6.85%

Daerah lain di luar Kota Surabaya 93.15%

Gambar 4.1. Grafik persentase volume penjualan yang diperoleh distributor di Kota Surabaya dibandingkan dengan agen di luar pulau (selain di Kota Surabaya).

Berdasarkan grafik di atas, maka penulis dapat menghitung persentase yang diperoleh dari seluruh distributor yang ada di kota Surabaya. Perhitungan tersebut didasarkan pada data penjualan yang diperoleh penulis selama 3 bulan, yaitu pada bulan Juli, Agustus, September pada tahun 2009.

 Perhitungan persentase untuk ketiga distributor yang ada di kota Surabaya dijabarkan sebagai berikut:

A = [(B) + (C) + (D) x 100%] / 3

= [(100/1600) + (100/1600) + (125/1550) x 100%] / 3 = [(0.0625) + (0.0625) + (0.0806) x 100%] / 3

= (20.76%) / 3 A = 6.85%

*) Keterangan:

A = Rata-rata volume penjualan ketiga distributor yang ada di kota Surabaya dalam kurun waktu 3 bulan (dalam persentase)

B = (Total volume penjualan distributor di kota Surabaya / Total volume penjualan dari seluruh saluran distribusi yang ada di Indonesia pada bulan Juli 2009)  (dalam persentase).

(12)

C = (Total volume penjualan distributor di kota Surabaya / Total volume penjualan dari seluruh saluran distribusi yang ada di Indonesia pada bulan Agustus 2009)  (dalam persentase).

D = (Total volume penjualan distributor di kota Surabaya / Total volume penjualan dari seluruh saluran distribusi yang ada di Indonesia pada bulan September 2009)  (dalam persentase).

 Perhitungan persentase untuk agen yang ada di seluruh Indonesia (selain di kota Surabaya) yaitu:

X = Y - Z

= 100% - 6.85%

X = 93.15%

*) Keterangan:

X = Persentase agen yang ada di seluruh Indonesia (kecuali di kota Surabaya) Y = Jumlah total persentase (100%)

Z = Rata-rata volume penjualan ketiga distributor yang ada di kota Surabaya dalam kurun waktu 3 bulan (dalam persentase)

Dari hasil perhitungan di atas didapatkan bahwa kontribusi ketiga distributor yang ada di Surabaya sangat kecil yaitu hanya sebesar 6.85% sedangkan total penjualan pada agen yang ada di luar pulau (luar kota Surabaya) sebesar 93.15%. Dengan hasil persentase tersebut, maka potensi pasar di Surabaya masih besar (terdapat cukup banyak peluang pasar). Menurut praktisi dari Force One Selling and Distribution Consultant yaitu Bapak Yadi Budi Setiawan, jumlah rumah makan di Surabaya sekitar 6800 rumah makan, yang meliputi: warung, depot dan restoran sehingga peluang untuk mendistribusikan produk tisu di kota Surabaya masih cukup besar. Oleh sebab itu, pemilik masih bisa meningkatkan volume penjualan dan memaksimalkan profit di Kota Surabaya.

(13)

45

4.2.2. Pendistribusian Produk Oleh Distributor Kurang Maksimal.

Hal ini disebabkan karena ketiga distributor kurang aktif di dalam menjual produk perusahaan. Maksudnya yaitu distributor yang ada di Surabaya hanya menunggu kunjungan dari salesman yang akan mengambil produk tisu di tokonya sehingga hal ini tentu saja tidak efisien (membutuhkan waktu yang lama) serta dapat menimbulkan turnover (perputaran uang) yang lama. Salesman yang mengambil produk di tisu itu pun jumlahnya sedikit karena distributor tidak melakukan kontak dengan salesman tersebut. Wilayah kunjungan salesman tersebut juga relatif sempit. Hal ini terbukti dari wilayah pendistribusian produk tersebut tidak merata di seluruh wilayah (hanya di toko ritel dan pendistribusiannya hanya di Surabaya bagian timur). Hal ini terjadi karena distributor tidak fokus dalam meningkatkan sales volume produk tisu makan perusahaan UD. ABC karena ada banyak produk pesaing yang didistribusikan oleh distributor tersebut (Foto Distributor di kota Surabaya dapat dilihat di lampiran hal 68).

 Adanya produk tisu makan dengan merek lain di tiap distributor yang ada di kota Surabaya (distributor juga menjual produk tisu makan merek lain atau produk pesaing), sehingga akibatnya sales volume produk tisu makan dari perusahaan UD. ABC tidak akan meningkat dan perusahaan tidak dapat mencapai laba yang maksimal karena market share nya diambil oleh produk pesaing. Dengan adanya produk pesaing di satu tempat yang sama (distributor yang sama), maka hal ini dapat menimbulkan efek yaitu: distributor yang ada di kota Surabaya tidak melakukan pemesanan produk tisu makan setiap bulan (biasanya pemesanan dilakukan setiap 2 atau 3 bulan sekali). Dengan demikian produk tisu dari perusahaan UD. ABC tidak akan menunjukkan perkembangan yang signifikan (sales volume cenderung stagnan).

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh pemilik agar dapat meningkatkan market share untuk produk tisu makan yang ada di kota Surabaya, yaitu sebagai berikut:

(14)

A. Mempertahankan Marketing Channel

Perusahaan tetap mempertahankan marketing channel atau ketiga distributor yang ada (lihat gambar 4.2), akan tetapi perusahaan juga perlu mengefektifkan kembali kinerja distributor yang sudah ada.

Marketing channel perusahaan saat ini dapat ditunjukkan pada skema berikut:

Gambar 4.2. Skema penjualan perusahaan UD. ABC di Kota Surabaya melalui distributor (toko grosir)

B. Melakukan Promosi Penjualan (Sales Promotion).

Promosi penjualan ini mempunyai tujuan untuk memperluas dan meningkatkan volume penjualan serta memperluas pangsa pasar (market share) produk.

Selain itu promosi juga dilakukan untuk membangun loyalitas pelanggan dalam jangka panjang dan memotivasi para distributor agar dapat menjual produk perusahaan dalam kuantitas yang lebih banyak setiap bulannya sehingga omset perusahaan dapat meningkat secara signifikan.

Promosi penjualan ini meliputi:

a. Promosi berupa potongan harga.

Adanya promosi dari perusahaan berupa diskon sebesar 15% untuk setiap pembelian minimal 150 dos produk tisu makan setiap bulan.

b. Promosi berupa kerjasama dengan beberapa perusahaan (Partnership).

Promosi ini dilakukan dengan cara bekerja sama dengan beberapa perusahaan, misalnya: perusahaan minuman, seperti: Coca Cola, Pepsi Cola, Mizone, Sosro, Nescafe, dll. Perusahaan juga perlu melakukan kerjasama dengan perusahaan rokok seperti: Djarum, Sampoerna dan Gudang Garam. Kerjasama ini berupa penyediaan tempat atau kotak tisu Perusahaan

UD. ABC

Distributor Pengecer (Toko Ritel)

Konsumen akhir

(15)

47

tempat tisu makan bisa dilihat di lampiran hal 67). Di sisi lain, perusahaan yang menjadi sponsor juga mendapatkan keuntungan karena nama perusahaannya semakin dikenal oleh masyarakat dan juga dapat meningkatkan brand awareness serta image brand perusahaan tersebut.

c. Promosi berupa hadiah

Hadiah yang dimaksud di sini yaitu berupa paket wisata atau liburan untuk 2 orang kepada distributor yang dapat menjual produk tisu makan perusahaan dalam jumlah tertentu. Paket wisata yang disediakan oleh perusahaan antara lain berlibur di Bali, Jakarta, Bandung, Makassar, Lombok, dll. Perusahaan akan memberikan hadiah paket wisata ini jika distributor dapat menjual produk perusahaan dalam jumlah rata-rata 150 dos setiap bulan dan selama kurun waktu 6 bulan berturut-turut (total 900 dos tisu makan selama 6 bulan).

4.2.3. Omset Perusahaan Terhadap Distributor Kurang Dapat Meningkat Secara Signifikan.

Berdasarkan data yang diperoleh, omset penjualan perusahaan setiap bulan cenderung stagnan.Volume penjualan produk tisu makan pada bulan Juli dan Agustus 2009 sebanyak 100 dos sedangkan pada bulan September 2009 volume penjualan produk sebanyak 125 dos. Hal ini disebabkan karena perusahaan kekurangan tenaga penjual (Sales Force). Perusahaan tersebut hanya memiliki 1 orang salesman sehingga tidak semua agen yang berada di luar pulau dan distributor yang berada di kota Surabaya dapat dikunjungi setiap bulan (frekuensi kunjungan tenaga penjual dalam 1 tahun hanya 1-2 kali). Hal ini disebabkan karena pekerjaan salesman yang melebihi tugas dan tanggung jawabnya.

Agar perusahaan dapat meningkatkan omset atau volume penjualan perusahaan, maka ada 4 cara yang dapat dilakukan yaitu:

A. Mengembangkan Marketing Channel

Sehubungan dengan perusahaan yang melakukan pengembangan marketing channel, maka perusahaan dapat mencari toko atau pelanggan yang baru.

Kemudian jika sudah menemukan pelanggan yang baru, maka perusahaan

(16)

dapat membuatkan sebuah customer record card (nama, alamat, nomor telepon pelanggan baru) serta collection card. Menurut bapak Yadi Budi Setiawan selaku praktisi dari Force One Selling and Distribution Consultant sekaligus pengajar dalam program sertifikasi profesi Sales Management, cara ini dapat dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menjaga dan memelihara pelanggan yang baru sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan kontak (menghubungi) pelanggannya karena perusahaan sudah mempunyai data lengkap pelanggan tersebut.

Perusahaan dapat melakukan pengembangan marketing channel dengan cara mendistribusikan produknya secara langsung (saluran distribusi langsung) ke toko ritel (lihat gambar 4.3) sehingga pemilik dapat meningkatkan omset perusahaan.

 Pengembangan marketing channel ke toko ritel dapat ditunjukkan pada skema berikut:

Gambar 4.3. Skema penjualan perusahaan UD. ABC di Kota Surabaya langsung ke pengecer (retailer)

Gambar di atas menunjukkan skema penjualan perusahaan, dimana gambar tersebut dapat diklasifikasikan ke dalam jenis saluran distribusi berupa saluran distribusi langsung (Produsen-Pengecer-Pelanggan). Gambar tersebut disebut saluran distribusi langsung karena produsen langsung menyalurkan produk perusahaan ke toko ritel.

 Ada beberapa pertimbangan untuk proses pendistribusian langsung ke pengecer Perusahaan

UD. ABC

Pengecer (Toko Ritel)

Konsumen akhir

(17)

49

- Sales volume dari produk perusahaan meningkat dan omset perusahaan juga akan meningkat

- Profit margin (laba) yang didapatkan lebih banyak karena supply chain nya lebih sedikit (dari produsen langsung ke retailer).

- Resiko yang lebih kecil apabila ada retailer yang tidak membayar karena jumlah pengambilan setiap toko ritel lebih kecil dibandingkan dengan distributor dan agen penjual.

b. Kelemahan :

- Pemilik harus meluangkan waktunya untuk lebih mengawasi dan mengevaluasi kinerja tenaga penjualnya pada kurun waktu 6 bulan pertama.

- Biaya yang dikeluarkan lebih tinggi jika dibandingkan dengan mencari agen baru atau distributor baru. Jika perusahaan memilih strategi ini, maka perusahaan menanggung biaya operasional (uang makan untuk tenaga penjual yang baru), menggaji tenaga penjual, serta biaya yang timbul untuk memelihara pelanggan agar tetap loyal terhadap perusahaan.

B. Menambah Sebuah Armada Delivery yang Baru (mobil pick up)

Penambahan armada Delivery yang baru ini bertujuan untuk mempermudah proses pendistribusian produk (pengiriman produk tisu makan dari perusahaan ke toko ritel hingga ke tangan konsumen). Adapun biaya yang diperlukan dalam menambah armada delivery yang baru yaitu membeli mobil Isuzu Panther Pick Up Std Low Deck 2.5 M/T seharga Rp. 108,950,000 atau membeli mobil Mitsubishi L300 Pick-Up Flat Deck 2.5 M/T seharga Rp. 101,000,000.

Jenis dan harga mobil ini berupa data yang berasal dari sumber:

www.mobillaku.com (Gambar mobil dapat dilihat di lampiran halaman 69).

C. Menambah Armada Penjualan (Sales Force)

Untuk mempertahankan marketing channel yang ada (mengefektifkan kembali kinerja distributor yang ada), maka perusahaan juga bisa memilih untuk menggunakan salah satu strategi Spreading yaitu dengan menambah armada penjualan (menambah seorang tenaga penjual dan seorang sopir). Penambahan

(18)

jumlah Sales Force ini bertujuan untuk meningkatkan pangsa pasar (market share) dan meningkatkan omset penjualan.

Di dalam menambah armada penjualan, maka hal-hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan adalah:

1. Mencari seorang tenaga penjual untuk perusahaan

Menambah 1 orang tenaga penjual dengan kriteria sebagai berikut:

o Pria umur minimal 23 tahun dan maksimal 40 tahun o Pendidikan minimal SMA.

o Jujur, dapat dipercaya, ulet, komunikatif dan bertanggung jawab.

o Bersedia keliling dan tinggal di Kota Surabaya.

o Bisa mengendarai sepeda motor dan mempunyai SIM C.

2. Menetapkan deskripsi pekerjaan tenaga penjual :

o Tenaga penjual melakukan rute kunjungan di Jawa timur (khususnya di Kota Surabaya) yang telah ditentukan oleh Perusahaan. Selama kunjungan di pengecer (toko ritel) dan restoran, tenaga penjual melakukan kunjungan menjual serta kunjungan menagih piutang.

o Tenaga penjual melakukan stok barang di kantor pada saat hendak berangkat dan setelah selesai melakukan kunjungan (check lock).

o Tenaga penjual menerima faktur tagihan dan status program promosi (jika ada). Tenaga penjual dapat menagih piutang toko bersamaan dengan menawarkan produk tisu makan ketika mengunjungi toko ritel, restoran dan mini market di Kota Surabaya serta menawarkan program promosi dari perusahaan untuk mendorong penjualan.

o Setibanya tenaga penjual dikantor (setelah melakukan kunjungan), maka tenaga penjual membuat laporan kunjungan serta laporan pelunasan piutang pada perusahaan.

3. Mencari seorang sopir baru untuk perusahaan

o Pria berusia minimal 30 tahun dan maksimal 50 tahun.

o Bersedia keliling dan tinggal di Kota Surabaya.

o Jujur, ulet, dapat dipercaya dan bertanggung jawab.

(19)

51 4. Menetapkan deskripsi pekerjaan sopir :

o Memindahkan barang dari pabrik ke dalam armada delivery (mobil pick up).

o Melakukan pengiriman barang dari pabrik hingga ke tempat tujuan (retailer) dan bertanggung jawab atas barang yang dikirim dari pabrik hingga ke tempat tujuan (retailer).

5. Menetapkan sistem kompensasi perusahaan

Perusahaan memberikan sistem kompensasi untuk tenaga penjual, yaitu:

o Gaji tetap setiap bulan untuk tenaga penjual apabila tenaga penjual masuk kerja dan menghasilkan omset penjualan bagi perusahaan, adanya gaji tetap untuk sopir. Jam kerja tenaga penjual dan sopir di kota Surabaya adalah Pk.08.00-16.00 WIB.

o Perusahaan menanggung biaya operasional tenaga penjual dan sopir, seperti uang bensin untuk sepeda motor salesman, uang bensin untuk mobil pick up yang digunakan sopir dalam pengiriman barang dan uang makan harian.

o Komisi penjualan untuk tenaga penjual dan juga bonus pada bulan-bulan tertentu. Pemberian komisi penjualan dan bonus ini akan lebih memotivasi tenaga penjual dalam meningkatkan penjualan, karena kinerja tenaga penjual berpengaruh langsung pada profit margin perusahaan.

o Perusahaan dapat memberikan komisi yang ditentukan dari omset penjualan tenaga penjual, dengan syarat sebagai berikut :

a. Term Of Payment (TOP) yang telah ditetapkan perusahaan yaitu dalam jangka waktu 60 hari dari tanggal pembelian toko. Apabila toko ritel (pengecer) melakukan pelunasan hutang lebih dari 60 hari maka tenaga penjual tidak mendapatkan komisi penjualan.

b. Jika omset penjualan tenaga penjual dibawah target yang ditetapkan perusahaan, maka komisi yang diberikan adalah 0.5% dari total omset.

c. Pada mulanya, pemilik perusahaan memberi kompensasi untuk salesmannya berupa gaji tetap, uang makan dan juga komisi sebesar 1%

dari total omset setiap bulan jika berhasil memenuhi target yang ditentukan oleh Perusahaan. Tetapi sekarang selain mendapatkan

(20)

komisi, tenaga penjual juga akan mendapatkan bonus tambahan apabila berhasil mencapai target penjualan selama 4-6 bulan berturut-turut.

Perhitungan bonus sebagai berikut:

Bonus bulan ke-4 = 30% x (0.5% x omset penjualan 4 bulan) Bonus bulan ke-5 = 30% x (0.5% x omset penjualan 5 bulan) Bonus bulan ke-6 = 40% x (0.5% x omset penjualan 6 bulan)

Bonus bulan ke-6 akan diperoleh tenaga penjual apabila penjualan pada bulan ke-6 mencapai target, jika tenaga penjual tidak mencapai target pada bulan ke-6, maka bonus tersebut akan hangus. Selanjutnya apabila mencapai target pada bulan ke-6, maka bulan ke-6 akan dihitung sebagai bulan 1 dalam memperoleh bonus berikutnya (pemberian bonus dilakukan setiap jangka waktu 4 bulan). Hal ini bertujuan agar tenaga penjual termotivasi untuk terus meningkatkan volume penjualan produk perusahaan setiap bulannya.

Berikut adalah Tabel Asumsi Sistem Kompensasi dan Biaya Operasional Perusahaan (Tabel 4.6) serta Tabel Asumsi Total Pendapatan Tenaga Penjual dan Sopir Setiap Bulannya (Tabel 4.7).

Tabel 4.6. Asumsi Sistem Kompensasi dan Biaya Operasional Perusahaan

A. Sistem kompensasi :

(asumsi target penjualan tercapai = Rp 60,000,000/bulan (atau setara dengan 750 dos/bln))

1. Gaji tetap tenaga penjual/bulan 2. Gaji tetap sopir / bulan

3. Uang makan untuk sopir dan tenaga penjual @Rp. 10,000/hari 4. Komisi tenaga penjual (1% x Rp. 60,000,000)

5. Bonus bulan ke-4 (30% x 0.5% x Rp. 240,000,000) 6. Bonus bulan ke-5 (30% x 0.5% x Rp. 300,000,000) 7. Bonus bulan ke-6 (40% x 0.5% x Rp. 360,000,000)

Nominal (Rupiah)

Rp. 750,000 Rp. 750,000

Rp. 20,000 Rp. 600,000 Rp. 360,000 Rp. 450,000 Rp. 720,000

B. Biaya Operasional :

(21)

53

Tabel 4.7. Asumsi Total Pendapatan Tenaga Penjual dan Sopir Setiap Bulannya Total pendapatan tenaga penjual 1 bulan

(asumsi target Rp. 60,000,000/bulan (atau setara dengan 750 dos/bulan))

1. Gaji tetap

2. Komisi (1% x total omset), asumsi target tercapai (1% x 60,000,000)

3. Uang makan (25 hari)

4. Total pendapatan tenaga penjual

5. Total pendapatan tenaga penjual bulan ke-4 6. Total pendapatan tenaga penjual bulan ke-5 7. Total pendapatan tenaga penjual bulan ke-6

Jumlah

Rp. 750,000

Rp. 600,000 Rp. 10,000/hari Rp. 1,600,000 Rp. 1,960,000 Rp. 2,050,000 Rp. 2,320,000 Total pendapatan sopir 1 bulan

1. Gaji Tetap 2. Uang makan Total pendapatan sopir

Rp. 750,000 Rp. 250,000 Rp. 1,000,000

6. Menetapkan wilayah kunjungan tenaga penjual di kota Surabaya

Di dalam menetapkan wilayah kunjungan tenaga penjual di Kota Surabaya, penulis membagi wilayah kunjungan menjadi 5 bagian yaitu:

A. Surabaya Barat: Daerah Mayjend Sungkono, Pakuwon Trade Centre (PTC), G-Walk, Indragiri dan sekitarnya.

B. Surabaya Timur: Daerah Kenjeran, Mulyosari, Dharmahusada, dan sekitarnya.

C. Surabaya Pusat: Daerah Tunjungan, Basuki Rahmat, Tegal Sari, Pasar Kembang.

D. Surabaya Utara: Daerah Tanjung Perak, Kapasan, Kembang Jepun.

E. Surabaya Selatan: Daerah Ahmad Yani, Jagir Wonokromo, Depot di sekitar Universitas Kristen Petra (UKP).

(22)

Tabel 4.8. Pemetaan Wilayah Kunjungan Tenaga Penjual Perusahaan UD. ABC di Kota Surabaya

Wilayah Surabaya Barat

Surabaya Timur

Surabaya Pusat

Surabaya Utara

Surabaya Selatan Waktu kunjungan 5 hari 5 hari 5 hari 5 hari 5 hari

Jumlah outlet yang dikunjungi

20 toko /hari

20 toko /hari Berdasarkan Pemetaan Wilayah Kunjungan, perusahaan bisa menggunakan strategi Coverage yaitu meliputi siklus kunjungan, jadwal kunjungan dan waktu (durasi) kunjungan. Waktu kunjungan setiap wilayah adalah 5 hari setiap bulan, sedangkan siklus kunjungan tiap toko yaitu 1 kali setiap bulan dan durasi kunjungan setiap toko adalah 15 s/d 20 menit. Agar target penjualan perusahaan dapat tercapai, maka setiap toko dalam waktu 1 bulan melakukan pembelian minimal sebanyak 2 dos tisu makan. Dimana target penjualan dari 20 toko / restoran yang dikunjungi setiap harinya, minimal ada 15 toko / restoran yang melakukan pembelian (jumlah minimal effective call per wilayah yaitu 15 toko). Penulis mengambil jumlah minimal effective call sebesar 75% dari total kunjungan setiap harinya berdasarkan sumber dari buku yang berjudul “2012 Sales Supervisor Bisa Kiamat (Jika Tidak Membaca Buku Ini).” Buku ini disusun oleh Dewa Shandi dan Vence Marines. Penetapan jadwal kunjungan ini bertujuan agar tenaga penjual memiliki jadwal kunjungan yang teratur sehingga setiap wilayah yang ada di Kota Surabaya dikunjungi setiap 1 bulan sekali (setiap bulan).

Untuk memudahkan salesman dalam melakukan kunjungan di beberapa toko maupun restoran yang ada, maka penulis membuat Peta Distribusi dan Jalur Distribusi di Kota Surabaya. Berikut ini adalah Peta Distribusi Produk Tisu makan (lihat gambar 4.4) serta Jalur Distribusi di Tiap wilayah Kota Surabaya (lihat

(23)

55

Gambar 4.4. Peta Distribusi Produk Tisu makan

(24)

(25)

57 7. Menetapkan Target Penjualan

Tabel 4.9. Asumsi Target Penjualan Perusahaan UD. ABC di Kota Surabaya Wilayah Surabaya

Barat

Surabaya Timur

Surabaya Pusat

Surabaya Utara

Surabaya Selatan Waktu kunjungan 5 hari 5 hari 5 hari 5 hari 5 hari

Jumlah outlet yang dikunjungi

20 toko /hari

20 toko /hari Jumlah min outlet

yang memesan

15 toko /hari

15 toko /hari Pengambilan

outlet/bulan (dos) 2 2 2 2 2

Total volume penjualan/bulan

(dos)

150 150 150 150 150

Jadi target penjualan di seluruh wilayah Surabaya adalah 750 dos/bulan atau setara dengan nominal uang sebesar Rp. 60,000,000/bulan. Menurut praktisi dari Force One Selling and Distribution Consultant yaitu Bapak Yadi Budi Setiawan, target penjualan sebesar Rp. 60,000,000 merupakan target minimal yang harus dicapai oleh seorang salesman setiap bulan. Dari target penjualan sebanyak Rp. 60,000,000 tersebut, 1 orang tenaga penjual minimal harus dapat menjual 2 dos tisu makan untuk setiap toko / restoran yang dikunjungi dan total toko / restoran yang dikunjungi adalah 20. Agar target penjualan dapat tercapai, maka dari 20 toko tersebut, minimal ada 15 toko yang melakukan pembelian (effective call) dan masing-masing toko membeli sebanyak 2 dos/bulan.

Berikut adalah perhitungan target penjualan untuk distributor dan toko ritel yang ada di kota Surabaya :

 Perhitungan Target Penjualan dalam waktu 1 bulan di Kota Surabaya sebelum menambah jumlah Sales Force (salesman dan sopir):

(26)

W = (X + Y + Z) / 3 = (100+100+125) / 3 = 325 / 3

= 108.333

= 108 dos/bulan (pembulatan ke bawah)

*) Keterangan :

W = rata-rata penjualan tisu makan oleh distributor di kota Surabaya dalam kurun waktu 3 bulan yaitu dari bulan Juli s/d September 2009 (dalam dos)

X = Total volume penjualan tisu makan di Surabaya pada bulan Juli 2009 Y = Total volume penjualan tisu makan di Surabaya pada bulan Agustus 2009 Z = Total volume penjualan tisu makan di Surabaya pada bulan September 2009

 Perhitungan Target Penjualan dalam waktu 1 bulan di Kota Surabaya setelah menambah jumlah Sales Force (salesman dan sopir):

A = B x C x D = 15 x 2 x 25 = 750 dos/bulan

*) Keterangan :

A = Target penjualan tisu makan di kota Surabaya per bulan (dalam dos)

B = Jumlah minimal toko / restoran yang melakukan pembelian per wilayah (dalam satuan angka)

C = Kuantitas atau jumlah pengambilan minimal satu toko / restoran tiap bulan (dalam dos)

D = Waktu kunjungan selama 1 bulan untuk seluruh wilayah di kota Surabaya (dalam hari)

Total volume penjualan seluruh wilayah di kota Surabaya untuk tiap bulan adalah 750 dos. Jika perusahaan mencapai target penjualan tersebut, maka akan meningkatkan market share perusahaan di kota Surabaya, dimana sebelumnya 108 dos/bulan menjadi 750 dos/bulan. Perusahaan akan menanggung biaya

(27)

59

Berikut ini merupakan simulasi biaya dan kuantitas penjualan yang diperoleh perusahaan jika perusahaan menambah Sales Force:

Tabel 4.10. Simulasi Biaya Perusahaan Jika Menambah Sales Force

Sistem kompensasi per bulan :

1. Gaji tetap seorang tenaga penjual 2. Gaji tetap seorang sopir

3. Uang makan untuk tenaga penjual dan sopir (Rp. 10,000/hari x 2 orang x 25 hari)

4. Komisi (1% x total omset), asumsi target tercapai (1% x 60,000,000)

Rp. 750,000 Rp. 750,000

Rp. 500,000

Rp. 600,000

Biaya Operasional per bulan:

1. BBM untuk sepeda motor pulang pergi (25 hari) 2. BBM untuk mobil pick up pulang pergi (25 hari)

Total biaya keseluruhan

Rp. 250,000 Rp. 625,000 Rp. 3,475,000

Tabel 4.10 menunjukkan apabila perusahaan menambah tenaga penjual dan sopir baru, maka perusahaan akan mengeluarkan biaya sebesar Rp.3,475,000 dengan asumsi kuantitas penjualan yang diperoleh sebanyak 750 dos tisu makan per bulan.

D. Mengadakan Program Pelatihan untuk Salesman yang Baru

Agar salesman dapat meningkatkan kinerja (performance) untuk mendukung distributor yang ada di kota Surabaya dan dapat mencapai target penjualan yang ditetapkan perusahaan (mendapatkan hasil yang maksimal), maka salesman perusahaan yang baru dapat diberikan beberapa pelatihan. Pelatihan yang perlu diberikan kepada salesman ini didapatkan dari sebuah sumber berupa buku yang berjudul “2012 Sales Supervisor Bisa Kiamat (Jika Tidak

(28)

Membaca Buku Ini)”, dan buku ini disusun oleh Dewa Shandi dan Vence Marines. Program pelatihan tersebut antara lain:

1. Joint Visit

Pemilik memberikan pelatihan kepada salesman (tenaga penjual).

Pelatihan dapat dilakukan dengan cara melakukan kunjungan bersama. Di mana kunjungan bersama ini dimaksudkan untuk mengetahui dan mengukur kemampuan menjual (selling management), negosiasi dan cara kerja salesman yang baru di lapangan serta mengetahui apakah sudah sesuai dengan rute kunjungan yang ditetapkan oleh perusahaan.

2. In House Training

Pelatihan yang diberikan oleh perusahaan kepada salesman yang berguna untuk menambah ketrampilan. Contoh pelatihan in house training yaitu memberikan pelatihan product knowledge, teknik menganalisa penjualan, strategi penjualan, dan sebagainya.

3. Public Work Shop

Tujuan diadakannya Public Work Shop yaitu untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang baru bagi salesman. Prosedurnya yaitu perusahaan mengirimkan tenaga penjualnya untuk mengikuti pelatihan Public Work Shop terutama yang berhubungan dengan peningkatan penjualan.