USER MANUAL EIS APPLICATION. Panduan Pengguna Aplikasi EIS Untuk PIC Unit/Fakultas. For PIC Unit/Faculty

(1)

Panduan Pengguna Aplikasi EIS

Untuk PIC Unit/Fakultas

Versi 2.0 (30 Juni 2016) https://eis.igracias.telkomuniversity.ac.id

EIS APPLICATION

For PIC Unit/Faculty

(2)

DAFTAR PERUBAHAN

Tanggal Date

Versi Version

Deskripsi Perubahan Description of Changes

Pembuat Author

30 Juni 2016 1.0 Initial document Amira Nur

Khalipah

(3)

DAFTAR ISI

DAFTAR PERUBAHAN ... 2

DAFTAR ISI ... 3

DAFTAR GAMBAR ... 4

SEKILAS TENTANG APLIKASI EIS ... 5

MEMULAI APLIKASI ... 6

ORGANIZE EVENT ... 9

EVENT DOCUMENTATION ... 13

PUBLICATION ... 14

EVENT LIST ... 146

(4)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Login ke aplikasi EIS ... 6

Gambar 2 Proses singkronisasi ... 7

Gambar 3 Tampilan beranda aplikasi EIS ... 8

Gambar 4 Tambah event ... 9

Gambar 5 Edit event ... 12

Gambar 6 Upload documentation_1 ... 13

Gambar 7 Upload documentation_2 ... 14

Gambar 8 Event publication ... 15

Gambar 9 Event List ... 156

(5)

SEKILAS TENTANG APLIKASI EIS

Untuk mendukung proses bisnis yang berjalan di Telkom University, baik unit, fakultas maupun pimpinan seringkali menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rutin maupun non rutin. Kegiatan yang rutin seperti rapat koordinasi, sidang fakultas, dan lain-lain biasanya sudah dijadwalkan fakultas sebelumnya. Kegiatan non rutin atau yang bersifat insidentil pengajuan dilakukan terlebih dahulu. Hal ini membutuhkan pencatatan penggunaan sumber daya maupun fasilitas guna menghindari overlapping penggunaan.

Saat ini proses pengajuan kegiatan, pelaksanaan dan pelaporan pasca kegiatan masih dilakukan secara manual. Proses ini menyulitkan koordinasi sumber daya dan monitoring hasil kegiatan. Pengajuan kegiatan terkait dengan izin penggunaan lokasi dan penyediaan kebutuhan fasilitas oleh logistik, undangan dan notifikasi. Pelaksanaan kegiatan terkait absensi dan pencatatan hasil kegiatan, sedangkan pelaporan pasca kegiatan terkait dokumentasi akhir dan monitoring tindak lanjut kegiatan. Oleh karena itu, diperlukan dukungan sistem informasi untuk proses pengelolaan event atau kegiatan.

Aplikasi Event Info System (EIS) adalah aplikasi yang menfasilitasi pihak terkait dalam mengelola kegiatan rutin dan non rutin serta sumber daya dan fasilitas. Aplikasi EIS digunakan oleh sekpim, logistik, dan unit penyelenggara kegiatan. Melului digitalisasi informasi ini, diharapkan kegiatan dapat terselenggara dengan lebih maksimal dan dapat menjadi evaluasi institusi dalam kegiatan selanjutnya.

(6)

MEMULAI APLIKASI

Berikut langkah-langkah untuk memulai menggunakan aplikasi EIS:

1. Akses alamat web https://eis.igracias.telkomuniversity.ac.id/. Lakukan login menggunakan akun iGracias anda.

Gambar 1 Login ke aplikasi EIS

Klik untuk melakukan login ke Aplikasi EIS

(7)

Gambar 2 Proses singkronisasi

(8)

Gambar 3 Tampilan beranda aplikasi EIS

(9)

ORGANIZE EVENT

Setelah pengguna berhasil login, pengguna akan masuk ke beranda aplikasi. Pengguna dapat langsung membuat di halaman add event tersebut, atau mengakses tab menu event, lalu pilih organize. Isikan data event secara lengkap.

Gambar 4 Tambah event

Add Event

Untuk membuat sebuah event, anda harus mengisi form secara lengkap. Berikut penjelasan dari setiap data yang harus diisi:

Event yang pernah di create atau event yang mengundang anda akan muncul di google

calendar

1 2

(10)

Nama field Kegunaan

Title Nama event yang akan dibuat Total participants Jumlah peserta yang akan diundang

Type Routine : untuk event yang bersifat rutin Non routine : untuk event yang bersifat tidak rutin

Characteristic Karakteristik dari event dikategorikan menjadi 2, yaitu eksternal dan internal.

Notulensi Event yang dibuat membutuhkan notulensi atau tidak Publikasi Publikasi terkait event, ada 3 jenis publikasi yaitu:

- Megatron, event dipublikasikan di layar besar di lingkungan Telkom University - Eksternal, event dipublikasian diluar lingkungan Telkom University

- Web Tel-u, event dipublikasikan melalui website Telkom University Start Tanggal event diadakan

Start time Waktu dimulainya event End time Waktu selesainya event

Venue Pengguna dapat memilih tempat dilaksanakannya event yang akan dibuat. List venue berhubungan dengan total participants. Venue yang tampil adalah venue dengan kuota yang dapat menampung total participants, jika kuota venue dibawah total participants, maka venue tersebut tidak akan tampil.

Additional property Peralatan tambahan yang diperlukan untuk event Request new

property

Permohonan penambahan peralatan untuk event. Request ini dapat dilakukan apabila property yang dibutuhkan tidak ada di field additional property

(11)

manual atau melakukan pencarian dengan klik tombol ‘find participants’. Sistem akan memberikan informasi nama, jabatan, dan agenda pada jam terpilih dari peserta yang akan diundangan. Pengguna dapat melakukan filter sesuai jabatan di bawah tabel. Pengguna juga dapat melakukan select all pada filter yang dipilih.

Description Deskripsi event yang akan dibuat

Location Lokasi diadakannya event yang akan dibuat Attachment File yang akan dilampirkan di undangan event

Reminder pop-up Pengingat pop up pada aplikasi apabila sudah mendekati berlangsungnya event Reminder email Pengingat melalui email apabila sudah mendekati waktu berlangsungnya event

Setelah semua field terisi secara lengkap, klik add.

Lihat Event

Pengguna dapat melihat event yang pernah dibuat dan event yang yang harus dihadiri di kalender dengan klik event tersebut di kalender seperti yang terlihat di Gambar 4 kotak nomor 2 diatas.

Edit Event

Pengguna dapat melakukan perubahan data event dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pilih event yang akan diedit atau di hapus di google calendar.

2. Lakukan perubahan data event, setelah selesai, klik save changes untuk melakukan perubahan.

(12)

3. Klik send email to event creator untuk mengirimkan email ke pembuat event.

4. Klik cancel jika tidak akan menyimpan perubahan.

Delete Event

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menghapus event yang pernah dibuat. Berikut langkah-langkah untuk melakukan delete event:

1. Sama seperti edit data, yang pertama harus dilakukan adalah memilih data yang akan dihapus di calendar dengan klik di event yang akan dihapus.

2. Akan muncul tampilan seperti yang Gambar 5 diatas.

(13)

4. Data akan terhapus setelah ada pesan ‘success deleting event’

EVENT DOCUMENTATION

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengunggah dokumentasi terkait event. Jenis file yang dapat diunggah adalah file dengan tipe *.pdf,

*.jpeg, *.png, *.docx. Berikut langkah-langkah yang untuk upload dokumentasi event:

1. Klik menu Event, pilih documentation. Akan tampil halaman sebagai berikut:

Gambar 6 Upload documentation_1

2. Di kalender, pilih event yang akan diunggah dokumentasinya dengan melakukan klik pada nama event

3. Akan muncul tampilan detil event yang dipilih, klik choose documentation untuk memilih file yang akan diunggah

Klik untuk memilih event

(14)

4. Setelah memilih file, klik finish untuk mengunggah dokumen

5. Secara otomatis, sistem akan mengirim dokumentasi ke semua participants di event tersebut. Email akan terkirim dari system@telkomuniversity.ac.id.

PUBLICATION

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk melihat dimana publikasi event tertentu. Sebuah event dapat dipublikasikan di Megatron, eksternal, dan web Tel-U. menu ini menyimpan history publikasi dari sebuah event. Berikut langkah-langkah untuk mengakses publikasi event:

1. Pilih menu Event, pilih publication

2. Sistem akan memberi tampilan sebagai berikut:

Klik untuk memilih dokumen

(15)

Berikut keterangan informasi berdasarkan kotak:

1. Informasi event

Informasi event yang diberikan adalah nama event, deskripsi, dan penyelenggara event 2. Waktu event berlangsung

3. Tempat event berlangsung

3 1 2

(16)