PENGEMBANGAN SISTEM E-DISPOSITION DINAS KEBUDAYAAN, PARIWISATA PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA PANGKALPINANG MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE

(1)

PENGEMBANGAN SISTEM E-DISPOSITION DINAS KEBUDAYAAN, PARIWISATA PEMUDA DAN OLAHRAGA

KOTA PANGKALPINANG MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE

SKRIPSI

Diajukan untuk melengkapi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana komputer

Oleh :

DINDA RANDINA ABIMAYU 1622500113

PROGAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT SAIN DAN BISNIS (ISB) ATMA LUHUR

PANGKALPINANG

2020

(2)

PENGEMBANGAN SISTEM E-DISPOSITION DINAS KEBUDAYAAN, PARIWISATA PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA PANGKALPINANG

MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE

SKRIPSI

DINDA RANDINA ABIMAYU 1622500113

PROGAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT SAIN DAN BISNIS (ISB) ATMA LUHUR

PANGKALPINANG 2020

(3)

(4)

(5)

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat dan karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi yang merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan program studi strata satu (S1) pada Jurusan Sistem Informasi ISB ATMA LUHUR.

Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih jauh dari sempurna.

Karena itu, kritik dan saran akan senantiasa penulis terima dengan senang hati.

Dengan segala keterbatasan, penulis menyadari pula bahwa laporan skripsi ini takkan terwujud tanpa bantuan, bimbingan, dan dorongan dari berbagai pihak.

Untuk itu, dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Allah SWT yang telah menciptakan dan memberikan kehidupan di dunia 2. Kedua orang tua, ayahanda tersayang Sukirno, ibunda tercinta Titin Zuniar

dan yang telah mendukung penulis baik spirit maupun materi.

3. Saudara kandungku, Dhimas Ady Prasetyo, ST.

4. Bapak Drs. Djaetun Hs yang telah mendirikan Atma Luhur.

5. Bapak Dr. Husni Teja Sukmana, S.T., M.Sc, selaku Rektor ISB Atma Luhur.

6. Bapak Ellya Helmud, M.Kom, selaku Dekan FTI ISB Atma Luhur.

7. Bapak Okkita Rizan, M. Kom Selaku Kaprodi Sistem Informasi.

8. Ibu Melati Suci Mayasari, S.Kom, M.Kom selaku dosen pembimbing.

9. Ibu Ernani Selaku pembimbing lapangan.

10. Untuk semua dosen yang telah memberikan pengetahuan yang sangat bermanfaat selama masa perkuliahan.

11. Diva Reza, yang telah membantu dan memberikan semangat dalam penyelesaian skripsi ini.

12. Sahabat seperjuangan eca, geby, yuna, dela, novia, sindina, moti.

13. Sahabat Erin, nalia, tita, siski yang telah memberikan dukungan.

14. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu memberikan dukungan.

(6)

Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas kebaikan dan selalu mencurahkan hidayah serta taufikNya, Amin.

Pangkalpinang, Juli 2020

Penulis

(7)

ABSTRACTION

Technological developments demand to follow technological development, as well as agencies will modernize administration such as the development of the E- disposition system of the Office of Culture, Youth Tourism and Sports in Pangkalpinang City aims to help the main tasks and functions in the process of the disposition process of the letter in the implementation of the tasks contained in the disposition sheet and implemented in software, which was previously still manual so that it becomes an obstacle in the disposition of letters, where letters that require disposition from the leadership often need time to get disposition because of the absence of the leadership in the office resulting in increased time to get a response from the leadership in the contents of the letter concerned in the dissemination and inputting the results of the disposition. So in the preparation of the E-disposition system at the Department of Culture, Youth Tourism and Sports in Pangkalpinang City using the Prototype model and object-oriented programming (OOP) models using PHP, MYSQL, and Website-based programming languages. The result of the development of this system is the prototype of the dissemination of a letter to the Department of Culture, Youth Tourism and Sports in the software so that it can facilitate the completion of the task and acceptance of the results of the task in disposition.

Keywords: Disposition, system, service, letter

(8)

ABSTRAKSI

Perkembangan teknologi informasi menuntut untuk terus mengikuti perkembangan teknologi, begitu juga dengan instansi akan melakukan modernisasi administrasi seperti Pengembangan sistem E-disposition Dinas Kebudayaan, Pariwisata Pemuda dan Olahraga Kota Pangkalpinang bertujuan untuk membantu tugas pokok dan fungsi pada sistem proses disposisi surat dalam pelaksanan tugas yang tertuang pada lembar disposisi dan terimplementasikanya dalam perangkat lunak, yang sebelumnya masih manual sehingga menjadi kendala dalam disposisi surat, dimana surat-surat yang membutuhkan disposisi dari pimpinan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan disposisi karena ketidakberadaan pimpinan di kantor yang berakibat bertambah panjangnya waktu untuk mendapatkan tanggapan dari pimpinan dalam isi surat yang bersangkutan dalam pendisposisian dan penginputan hasil dari disposisi tersebut. Maka dalam penyusunan sistem E-disposition pada Dinas Kebudayaan, Pariwisata Pemuda dan Olahraga Kota Pangkalpinang ini menggunakan model Prototype dan pemodelan pemograman berorientasi objek (PBO) menggunakan tools bahasa pemograman PHP, MYSQL, dan berbasis Website. Hasil dari pengembangan sistem ini terbangunya prototype pendisposisian surat ke Dinas Kebudayaan, Pariwisata Pemuda dan Olahraga dalam perangkat lunak sehingga dapat memudahkan dalam penyelesaian tugas dan penerimaan hasil dari tugas dalam disposisi.

Kata kunci : Disposisi, sistem, dinas, surat

(9)

DAFTAR ISI

Halaman

COVER ... i

LEMBAR PERNYATAAN ... ii

LEMBAR PENGESAHAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

ABSTRACTION ... vi

ABSTRAKSI ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR SIMBOL ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xxi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 2

1.4.1 Manfaat Penelitian ... 2

1.4.2 Tujuan Penelitian ... 3

1.5 Sistematika Penulisan Laporan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Sistem Informasi ... 5

2.1.1 Pengertian Sistem ... 5

2.1.2 Pengertian Informasi ... 5

2.1.3 Komponen – komponen Sistem informasi ... 5

2.2 Pengertian Surat ... 6

2.2.1 Jenis-jenis Surat ... 6

2.2.2 Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar ... 6

(10)

2.2.3 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 7

2.3 Pengertian Disposisi ... 8

2.4 Model Pengembangan Sistem ... 8

2.4.1 Model prototype ... 8

2.4.2 Tahap-tahap proses pengembangan dalam model prototype ... 9

2.4.3 Kelebihan dan kekurangan prototyping ... 9

2.5 Metodologi Berorientasi Objek ... 10

2.6 UML (Unified Modelling Language) ... 11

2.7 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 18

2.8 LRS (Logical Record Strutured) ... 18

2.9 Web Server ... 19

2.10 Tinjauan Penelitian Terdahulu BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Model pengembangan system ... 23

3.1.1 Pengumpulan Data ... 23

3.1.2 Membangun Prototyping ... 24

3.1.3 Evaluasi Prototyping ... 24

3.1.4 Pengkodean Sistem ... 24

3.2 Metode Pengembangan Sistem ... 25

3.3 Alat bantu pengembangan Sistem ... 25

BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Tinjauan Organisasi ... 26

4.1.1 Sejarah Organisasi... 26

4.1.2 Visi dan Misi Organisasi ... 27

4.1.3 Struktur Organisasi ... 27

4.1.4 Tugas dan Wewenang di Struktur Organisasi ... 27

4.2 Analisa Proses ... 38

4.2.1 Proses bisnis ... 38

(11)

4.2.2 Activity Diagram ... 39

4.3 Analisa Dokumen ... 42

4.3.1 Analisa Dokumen Masukkan ... 42

4.3.2 Analisa Dokumen Keluaran ... 43

4.4 Perancangan sistem yang dibutuhkan ... 44

4.4.1 Indentifikasi Kebutuhan ... 44

4.4.2 Package Diagram ... 46

4.4.3 Use Case Diagram ... 47

4.4.4 Deskripsi Use Case ... 48

4.4.5 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 53

4.4.6 ERD Transformasi LRS ... 54

4.4.7 LRS (Logical Record Strutured) ... 55

4.4.8 Tabel Relasi... 56

4.4.9 Tabel Spesifikasi Data ... 58

4.5 Rancangan Dokumen Usulan ... 63

4.5.1 Rancangan Dokumen Usulan Masukkan ... 63

4.5.2 Rancangan Dokumen Usulan Keluaran ... 64

4.6 Bagian Stuktur Tampilan Layar ... 66

4.7 Rancangan Layar ... 67

4.8 Sequence Diagram ... 84

4.9 Class Diagram ... 94

4.10 Deployment Diagram ... 95

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan... 96

5.2 Saran ... 96

DAFTAR PUSAKA LAMPIRAN

(12)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 : Model Prototype... 9

Gambar 4.1 : Sturktur Organisasi ... 27

Gambar 4.2 : Activity diagram surat masuk ... 39

Gambar 4.3 : Activity diagram pengisian form disposisi ... 39

Gambar 4.4 : Activity Diagram Proses Laporan Surat Keluar ... 40

Gambar 4.5 : Activity Diagram Proses Laporan Surat Masuk ... 40

Gambar 4.6 : Activity Diagram Proses Surat Balasan ... 41

Gambar 4.7 : Activity Diagram Proses Surat Tugas ... 41

Gambar 4.8 : Package Diagram ... 46

Gambar 4.9 : Use Case Diagram Kadin ... 47

Gambar 4.10 : Use Case Diagram Kabid ... 47

Gambar 4.11 : Use Case Diagram Admin TU ... 48

Gambar 4.12 : ERD (Entity Relationship Diagram) ... 53

Gambar 4.13 : ERD transformasi LRS ... 54

Gambar 4.14 : LRS (Logical Relational Structure) ... 55

Gambar 4.15 : Bagian Struktur Tampilan Layar ... 66

Gambar 4.16 : Rancangan layar login (Admin TU) ... 67

Gambar 4.17 : Rancangan layar halaman awal (Admin TU) ... 67

Gambar 4.18 : Rancangan layar tambah instansi ... 68

Gambar 4.19 : Rancangan layar edit instansi ... 68

Gambar 4.20 : Rancangan layar tampilan instansi ... 69

Gambar 4.21 : Rancangan layar tambah bagian... 69

Gambar 4.22 : Rancangan layar edit bagian ... 70

Gambar 4.23 : Rancangan layar tampilan bagian ... 70

Gambar 4.24 : Rancangan layar tambah jabatan ... 71

Gambar 4.25 : Rancangan layar edit jabatan ... 71

Gambar 4.26 : Rancangan layar tampilan jabatan ... 72

Gambar 4.27 : Rancangan layar tambah pegawai ... 72

Gambar 4.28 : Rancangan layar edit pegawai ... 73

(13)

Gambar 4.29 : Rancangan layar tampilan pegawai ... 73

Gambar 4.30 : Rancangan layar tambah surat masuk ... 74

Gambar 4.31 : Rancangan layar tampilan surat masuk ... 74

Gambar 4.32 : Rancangan layar Login (Kadin) ... 75

Gambar 4.33 : Rancangan layar halaman awal (Kadin) ... 75

Gambar 4.34 : Rancangan layar tambah diposisi ... 76

Gambar 4.35 : Rancangan layar detail disposisi ... 76

Gambar 4.36 : Rancangan layar tampilan Disposisi ... 77

Gambar 4.37 : Rancangan layar cetak laporan surat balasan ... 77

Gambar 4.38 : Rancangan layar tampilan laporan surat balasan ... 78

Gambar 4.39 : Rancangan layar login (Kabid) ... 78

Gambar 4.40 : Rancangan layar halaman utama (Kabid) ... 79

Gambar 4.41 : Rancangan layar lihat disposisi ... 79

Gambar 4.42 : Rancangan layar detail lihat disposisi ... 80

Gambar 4.43 : Rancangan layar tambah surat balasan ... 80

Gambar 4.44 : Rancangan layar cetak surat balasan ... 81

Gambar 4.45 : Rancangan layar tambah surat tugas ... 82

Gambar 4.46 : Rancangan layar cetak surat tugas ... 83

Gambar 4.47 : Sequence Diagram Login (Admin TU) ... 84

Gambar 4.48 : sequence diagram entry instansi ... 85

Gambar 4.49 : Sequence Diagram entry bagian ... 86

Gambar 4.50 : sequence diagram entry jabatan ... 87

Gambar 4.51 : Sequence diagram entry pegawai ... 88

Gambar 4.52 : Sequence Diagram Entry Surat Masuk ... 89

Gambar 4.53 : Sequence Diagram Login (Kadin) ... 89

Gambar 4.54 : Sequence Diagram Entry Disposisi ... 90

Gambar 4.55 : Sequence Diagram Cetak Laporan Surat Balasan ... 90

Gambar 4.56 : Sequence Diagram Login (Kabid) ... 91

Gambar 4.57 : Sequence Diagram Lihat Disposisi ... 91

Gambar 4.58 : Sequence Diagram Cetak Surat Tugas ... 92

Gambar 4.59 : Sequence Diagram Cetak Surat Balasan ... 93

(14)

Gambar 4.60 : Class Diagram ... 94 Gambar 4.61 : Deployment Diagram ... 95

(15)

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 : Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 20

Tabel 4.1 : Tabel Master Instansi ... 56

Tabel 4.2 : Tabel Master Pegawai ... 56

Tabel 4.3 : Tabel Master Jabatan ... 56

Tabel 4.4 : Tabel Master Bagian ... 56

Tabel 4.5 : Tabel Transaksi Surat Masuk... 56

Tabel 4.6 : Tabel Transaksi Disposisi ... 57

Tabel 4.7 : Tabel Transaksi Surat Balasan ... 57

Tabel 4.8 : Tabel Transaksi Surat Tugas ... 57

Tabel 4.9 : Tabel Detail Ada ... 57

Tabel 4.10 : Tabel Detail Tugaskan ... 57

Tabel 4.11 : Tabel Spesifikasi Basis Data Instansi ... 58

Tabel 4.12 : Tabel Spesifikasi Basis Data Pegawai ... 58

Tabel 4.13 : Tabel Spesifikasi Basis Data Jabatan ... 59

Tabel 4.14 : Tabel Spesifikasi Basis Data Bagian ... 59

Tabel 4.15 : Tabel Spesifikasi Basis Data Surat Masuk ... 60

Tabel 4.16 : Tabel Spesifikasi Basis Data Disposisi ... 60

Tabel 4.17 : Tabel Spesifikasi Basis Data Surat Balasan... 61

Tabel 4.18 : Tabel Spesifikasi Basis Data Surat Tugas ... 62

Tabel 4.19 : Tabel Spesifikasi Basis Data Ada ... 62

Tabel 4.20 : Tabel Spesifikasi Basis Data Tugaskan ... 63

(16)

DAFTAR SIMBOL

Daftar Simbol Activity Diagram

Gambar Nama Keterangan

Status Awal/Initial

Sebuah awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal

Aktivitas /Activity

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja

Percabangan /Decition

Asosiasi percabangan dimana lebih dari satu aktivitas digabungkan menjadi satu

Penggabungan /Join

Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu aktivitas lebih ddari satu

Status Akhir /Final

Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status satu

Swimline

Merupakan organisasi basis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi

Daftar Simbol Use Case Diagram

(17)

Actor

Orang proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari actor adalah gambar orang,

biasanya dinyatakan

menggunakan kata benda di awal frase nama actor

Usecase

Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesar antar unit atau actor biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case

Asosiasi /Asosiation

Komunikasi antara actor dan use case yang berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi dengan actor

Ekstensi /Extend

Relasi use case tambahan ke sebuahuse case dinama use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walaupun tanpa use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use cace yang di tambahkan

Generalisasi/

Generalizaton

Hubungan generalisasi dan spelsialisasi (umum-khusus) antara dua buah use case dimanan fungsi yang satu adalah fungsi

(18)

yang lebih umum dari lainya

Menggunakan/

Include

Relasi use case tambahan ke sebuah use case dinama usecase yang ditambahkan memerlukan use case untuk menjalankan fungsional atau sebagai syarat use case ini

Daftar Simbol Package Diagram

Package

Package merupakan sebuah bungkusan dari satu atau lebih komponen

Import

Suatu dependency yang

mengindikasikan ini tujuan paket secara ummum yang ditambahkan kedalam sumber paket

Access Suatu dependency yang

ngindikasikasikan tujuan paket secara umum yang bisa digunakan pada sumber paket

Daftar Simbol Deployment Digram

Package

Package merupakan sebuah bungkusan dari satu atau lebih komponen

(19)

Node

Node biase mengacu pada perangkat keras (hardware), perangkat lunak yang tidak dibuat sendri (software), jika di dalam node disertakan komponen yang lebih di definisikan sebelumnya pada diagram komponen

Kebergantung an /Dependency

Kebergantungan atau dependency atau kebergantungan atau node, arah panah node yang dipakai Link Menggunkan relasi antar node

Daftar Simbol Sequence Diagram

Actor

Objek entity, antarmuka yang saling berinteraksi

Interface Atau Boundary

Object

Sebuah objek yang menjadi penghubung user dengan sistem

Control Object

Mengkoordinasi perilaku sistem dan dinamika dari suatu sistem menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu sistem

Entity Object

Suatu objek berisi informasi kegiatan yang berkaitan yang tetap dan disimpan kedalam suatu database

Message To Self

Menggunakan pesan hubungan antar objek yang menunjukan

(20)

kejadian yang terjadi Object

Message

Menggambarkan pesan hubungan objek itu sendiri yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi

Lifeline

Garis titik-titik yang berhubungan dengan objek, sepanjang lifeline terdapat activation

Activation

Mewakili sebuah eksekusi operasi objek, panjang kotak ini berbanding lurus dengan durasi aktifasi sebuah operasi

Daftar Simbol Class Diagram

Generaliziaton

Hubungan dinama objek

anak(descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasanya objek induk (ancestor)

Nary Association

Upaya untuk menghindari asosiasi yang lebih menjadi 2 objek

Class

Himpunan dari objek-objek yang berbagi astribut sert operasi yang sama

(21)

Collaboration

Deskripsi dari urutas aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilak suatu hasil yang terukur bagi sebuah actor

Realiazation Operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek

Dependency

Hubungan dinama perubahan yang terjadi pada suatu sistem mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padan elemen yang tidak mandiri

Association Yang menhubungkan antara objek satu dengan objek yang lain

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A-1 : Surat Masuk... 97

Lampiran A-2 : Form Disposisi ... 98

Lampiran B-1 : Laporan Surat Keluar ... 99

Lampiran B-2 : Laporan Surat Masuk ... 10

Lampiran B-3 : Surat Balasan ... 101

Lampiran B-4 : Surat Tugas ... 102

Lampiran C-1 : Dokumen Usulan Masukan Surat Masuk ... 103

Lampiran C-2 : Dokumen Usulan Masukan Disposisi ... 103

Lampiran D-1 : Dokumen Usulan Keluaran Surat Balasan ... 104