modul memberikan pelayanan kepada pelanggan

PELANGGAN INTERNAL DAN MENDENGARKAN PELANGGAN

Tujuan instruksional: Setelah selesai pembahasan materi ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami bahwa focus kepada pelanggan eksternal dapat dicapai dengan memahami pelanggan internal. Di modul ini juga diberikan pemahaman konsep bagaimana mendengarkan pelanggan.

Pendahuluan

Banyak survei yang dilakukan oleh berbagai lembaga atau perusahaan di Indonesia

menunjukkan bahwa perusahaan yang memperhatikan keinginan dan kebutuhan

pelanggannya dapat memberikan kualitas pelayanan yang lebih baik dibandingan

perusahaan lain. Kualitas pelayanan yang lebih baik inilah yang kemudian akan

berkontribusi pada tingkat kepuasan pelanggan. Jadi, hubungan “fokus pada

pelanggan - kualitas pelayanan - tingkat kepuasan” merupakan rantai yang

memang sudah terbukti secara empiris.

Tidak mungkin terjadi “fokus pada pelanggan” tanpa didahului oleh “fokus pada karyawan.” Oleh karena itu, jika kita bicara “fokus pada pelanggan” maka konteks seharusnya adalah pada “pelanggan internal dan eksternal.” Dalam hal ini

MODUL

4

MODUL

4

CUSTOMER RETENTION MARKETING

3 SKS

terkadang perusahaan lupa. Ia terlalu banyak berkonsentrasi pada pelanggan eksternal, kurang memperhatikan pelanggan internalnya.

Budaya membangun service culture pada pelanggan internal sudah seharusnya menjadi tujuan perusahaan yang ingin customer focus. Membangun service culture

ini tidak cukup hanya melalui pelatihan-pelatihan singkat, apalagi yang dilakukan sesaat menjelang adanya kontes kepuasan pelanggan.

Pada awalnya, pendekatan top down merupakan cara yang efektif dalam membangun service culture ini. Artinya, kesadaran dan contoh teladan harus datang dari pucuk pimpinan, disemaikan ke bawah dengan berbagai media penyampaian. Membangun service culture ini harus dipandang sebagai sesuatu yang stratejik sifatnya. Oleh karena itu, dorongan dari atas akan sangat efektif. Baru setelah mulai berjalan, empowerment of employees menjadi tahap berikutnya. Memberikan keleluasaan pada karyawan pada batas tertentu akan mendorong karyawan berkreasi dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan. Dari dua hal tersebut dapat disimpulkan bahwa membangun service culture bukanlah upaya instan yang akan memberikan hasil instan pula. Ini yang penting disadari.

Service culture harus dibangun dalam tubuh perusahaan secara keseluruhan. Tidak hanya pada frontliners. Banyak service provider yang mengira dengan melatih para

frontliners agar dapat memiliki budaya melayani, berarti tugasnya sudah selesai. Padahal, para fronliners ini tidak mungkin dapat melakukan tugasnya dengan baik tanpa adanya dukungan dari back office yang juga memiliki orientasi yang sama.

Membangun service culture perlu didukung dengan pola reward dan punishment

yang jelas dan memadai. Menuntut karyawan memiliki budaya melayani tanpa adanya penghargaan yang baik, tidak akan efektif. Karyawan hanya akan menjadi

mediocre, melayani seadanya dan secukupnya, karena memang kurang termotivasi. Customer focus bukanlah suatu retorika, yang hanya dicanangkan untuk mencapai tujuan sesaat. Customer focus sesungguhnya adalah nadi suatu perusahaan, yang denyutnya harus terasa terus selama perusahaan hidup dan berkembang.

Konsep Pelanggan Internal

Biasanya perusahaan memfokuskan layanan pelanggan secara eksternal. Jutaan

rupiah dialokasikan untuk kepentingan ini dengan harapan akan berhasil merayu

dan mempertahankan pelanggan. Sementara itu, hanya sedikit perhatian yang

diberikan pada layanan pelanggan secara internal. Padahal, layanan pelanggan

secara internal yang buruk berpengaruh pada kepuasan pelanggan.

Menurut Craig Harrison dalam Turning Customer Service Inside Out! How Poor Internal Customer Service: Negatively Impacts External Customers, yang penting justru mulai dari perusahaan Anda. Cepat atau lambat riak-riak efeknya

akan sampai ke pelanggan Anda.

Agar layanan kepada pelanggan berjalan dengan baik, pastikan komitmen

Perusahaan / Organisasi pada layanan pelanggan secara internal sesuai dengan

fokus perusahaan pada perhatian pelanggan eksternal.

Ketika berpikir tentang layanan pelanggan kita berpikir tentang karyawan

yang melayani pelanggan di konter atau telepon. Tapi, sebenarnya layanan

karyawan Anda melayani pelanggan internal: divisi lain, manajemen, vendor, dan konsultan?

Menurut Harrison layanan pelanggan secara internal mengacu pada layanan

yang mengarah pada bagian lain dalam perusahaan Anda. Itu juga tercermin pada

tingkat tanggapan, mutu, komunikasi, tim kerja, dan moral.

• Mutu pelayanan yang diberikan kepada pelanggan eksternal sering kali

ditentukan oleh mutu pelayanan yang saling diberikan pelanggan internal,

yaitu para karyawan, satu sama lain.

• Perusahaan diharapkan menciptakan filosofi ‘pelanggan internal’, yaitu

dengan cara setiap orang memahami bahwa mereka memiliki pelanggan

dan mendorong partisipasi karyawan dalam melakukan perbaikan

pelayanan.

• Konsep kepedulian pelanggan akan lebih dipahami apabila setiap orang di

seluruh organisasi menyadari bahwa mereka mempunyai pelanggan. Mutu

pelayanan yang ‘dipasok’ ke karyawan dalam organisasi seringkali

menentukan seberapa baik pelanggan luar dilayani (Gambar di halaman

berikut).

• Jika organisasi ingin memperbaiki mutu pelayanannya, mereka perlu

membuang perilaku ‘mereka dan kami’ yang sering dilakukan, baik oleh

manajemen maupun karyawan. Oleh karena itu, untuk mewujudkan filosofi

pelayanan organisasi perlu memahami pentingnya pelanggan internal,

perlunya berbagi informasi yang lebih besar, serta tanggap terhadap

• Idealnya, dalam setiap organisasi, masing-masing departemen melakukan

survei tentang seberapa baik mereka telah memenuhi kebutuhan pelanggan

internal. Selanjutnya, melakukan tindakan untuk memperbaiki mutu termasuk misalnya melakukan survei perilaku, menyelenggarakan lokakarya, membentuk kelompok pengarah, dan mendorong para pelopor pelayanan.

Perbaikan Proses Kerja

• Ada suatu pemahaman yang berkembang bahwa agar organisasi bisa menjadi lebih tanggap terhadap pelanggan, proses kerjanya harus menjadi ramping dan langsung.

• Banyak perusahaan melakukan perbaikan proses atau melakukan reorganisasi proses bisnisnya untuk membantu agar mereka menjadi lebih

• Suatu proses merupakan suatu rangkaian aktivitas yang menghasilkan suatu keluaran (output) bagi pelanggan (internal atau eksternal).

• Perbaikan proses kerja telah menjadi metode yang mampu memberikan fleksibilitas yang lebih banyak, pelayanan yang lebih terfokus pada pelanggan, serta menghilangkan berbagai hambatan yang ada pada setiap departemen.

• Tim perbaikan pelayanan dapat menggunakan beragam teknik untuk mengidentifikasi penyebab masalah dan mengimplementasikan perbaikan yang diperlukan.

Pemasok, Aliansi, dan Rekanan

• Dorongan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bagi para pelanggan sering kali mengubah hubungan organisasi dengan para pemasoknya. Para pemasok merupakan bagian penting dalam program mutu pelayanan. Oleh karena itu, sangat bermanfaat melibatkan mereka dalam perencanaan perbaikan pelayanan.

• Cara tersebut akan membuat para pemasok sadar terhadap program kepedulian pada pelanggan yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan sehingga mereka mengetahui standar produk serta mutu pelayanan yang juga harus mereka laksanakan.

• Sebagaimana halnya organisasi yang menjalin kerja sama dan aliansi, masing-masing pihak harus memahami kebutuhan pihak lainnya, serta menyamakan nilai-nilai yang ditawarkan.

Standar dan Piagam

• Faktor penting dalam konsistensi penyampaian pelayanan adalah penetapan standar pelayanan.

• Standar yang ‘keras’ dan standar yang ‘lunak’ harus ditetapkan. Standar yang ‘keras’ dapat dihitung, misalnya memproses 95% aplikasi dalam waktu 24 jam. Standar yang ‘lunak’ merupakan standar kualitatif, misalnya sikap ramah dan sopan kepada para pelanggan. Standar bisa juga ditetapkan berdasarkan standar lokal maupun nasional.

Kepedulian Karyawan

• Kepedulian pada karyawan sangat penting dalam menciptakan lingkungan yang sesuai untuk karyawan, agar mereka peduli pada para pelanggannya.

• Lingkungan tempat para karyawan bekerja juga mempengaruhi mutu pelayanan yang diberikan kepada para pelanggan. Jika karyawan bekerja dalam lingkungan yang ‘dingin’ dan buruk di mana informasi tidak tersedia, atau peralatan kerja di bawah standar, maka pemberian pelayanan dapat terpengaruh.

Mendengarkan Pelanggan

Langkah awal yang penting dalam mengembangkan berbagai bentuk pelayanan adalah mendapatkan umpan balik dari pelanggan. Organisasi (perusahaan) perlu mendengarkan suara pelanggan bila ingin mendapatkan pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang telah ada.

Sebaik apapun kinerja perusahaan dalam upaya untuk memuaskan pelanggannya, masih akan ada saja berbagai keluhan pelanggan. Menangani pelanggan adalah kesempatan kedua yang diberikan oleh pelanggan, jika kesempatan pertama gagal memenuhi harapan mereka.

Pemantauan terhadap Complaint dan Pujian Pelanggan

Hanya sebagian kecil pelanggan yang bersedia menyampaikan keluhan. Begitu juga dalam hal memberikan pujian. Itulah sebabnya, pengukuran terhadap keluhan dan pujian sering kali tidak tepat.

Persepsi pelanggan terhadap organisasi (perusahaan) didasari pada pengalamannya ketika berinteraksi/berhubungan dengan karyawan lini depan perusahaan. Di mata pelanggan, karyawan tersebut mewakili perusahaan. Apa pun keluhan pelanggan, umumnya ditujukan kepada mereka

Seorang pelanggan yang mengajukan keluhan sebenarnya sedang memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk melakukan sesuatu dengan baik.

Metode untuk Mendengarkan Pelanggan

Ada dua metode utama yang dapat digunakan untuk mendengarkan pelanggan dan mendapatkan umpan balik dari pelanggan, yaitu metode kualitatif dan kuantitatif:

1. Kuantitatif

 Fakta (data),

 Survey melalui telpon,

 Kuesioner yang diisi secara mandiri,

 Survey melalui surat,

 Ghost shopper/mistery guest,

 Survey melalui pihak ketiga,

 Survey on-line.

2. Kualitatif

 Opini/pendapat pelanggan,

 Kelompok pelanggan pengguna (komunitas pelanggan),

 Wawancara tatap muka (customer gathering),

 Telepon bebas pulsa,

 Forum diskusi on-line.

Metode kualitatif memberikan umpan balik dari pelanggan terhadap hal-hal dan opini yang tersembunyi serta memberikan peluang bagi organisasi untuk menggali perasaan dan kebiasaan pelanggan secara mendalam.

Metode kuantitatif membuat organisasi mampu menghitung opini pelanggan. Perlu bertindak hati-hati untuk memilih metodologi yang sesuai. Langkah terbaik adalah mengkombinasikan keragaman dari masing-masing teknik tersebut.

Penanganan Keluhan (Complaint) Pelanggan

1. Menangani secara tatap muka

 Usahakan tetap tenang (be calm down),

 Perlu diingat, bahwa keluhan dan kekecewaan pelanggan ditujukan kepada organisasi (perusahaan),

 Dengarkan keluhan pelanggan dengan rasa simpati dan usahakan untuk mempertahankan kontak mata (supaya pelanggan tidak merasa diabaikan),

 Fleksibel dan jangan menyalahkan orang lain. Menyalahkan orang lain berakibat kita dianggap melempar tanggung jawab oleh pelanggan,

 Bertanggung jawab terhadap situasi yang terjadi,

 Tawarkan kepada pelanggan jalan keluar bagi masalahnya,

 Usahakan jangan berkata “Ini merupakan kebijakan perusahaan” sebagai alasan untuk tidak merespon pelanggan.

2. Menangani melalui telpon

 Buat kebijakan penanganan keluhan pelanggan melalui telepon untuk memastikan bahwa panggilan telepon dari pelanggan segera diangkat dan ditangani secara efisien waktu,

 Berikan pelatihan kepada karyawan Call Center dengan ‘be positive’ dan ‘friendly’,

 Sebaiknya selalu dimulai dengan menyebutkan nama bagi karyawan

Call Center.

3. Menangani melalui surat (konvensional dan e-mail)

 Gunakan bahasa yang efektif dan sederhana/simple (langsung pada sasaran),

 Berikan penjelasan mengenai apa yang salah dan apa sebabnya,

 Berikan permintaan maaf (apology),

 Berikan keyakinan bahwa di masa dating hal yang sama tidak akan terulang lagi.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menangani keluhan pelanggan, sebagai berikut:

Jangan berargumentasi dengan pelanggan. The customer is always right – even when he/she is wrong.

Berikan solusi sebanyak mungkin di tahap awal.

Investasi dalam bentuk pelatihan (training) bagi karyawan lini depan. Karyawan lini depan di samping mempunyai keahlian teknis juga harus memiliki keahlian interpersonal.

Pastikan organisasi (perusahaan) telah mengalokasikan sumber daya yang cukup dalam melayani pelanggan.