28
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Sejarah PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
PT Cipta Krida Bahari (CKB logistics) beroperasi bersamaan dengan munculnya perdagangan bebas di Indonesia. Sebagai negara yang kaya akan sumber daya alam, tetapi masih kekurangan teknologi dan akses yang memadai untuk mengolahnya. Pada tanggal 9 Mei 1997, PT Cipta Krida Bahari (CKB Logisticss) didirikan sebagai badan usaha penyedia jasa pengiriman barang PT ABM Investama Tbk, untuk memudahkan pelaku usaha di Indonesia mengantarkan barang dan jasa mereka ke tempat yang dibutuhkan. Pada tahun 2010, saham milik TMT diambil alih oleh PT ABM Investama Tbk sehingga menjadi pemegang saham terbesar dari CKB Logisticss.
PT Cipta Krida Bahari (CKB Logisticss) menyediakan solusi rantai pasok untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang didukung oleh keterampilan dan pengalaman disolusi logistik untuk berbagai macam industri seperti migas, pertambangan dan konstruksi.
Berbekal standar operasional terbaik yang tersertifikasi ISO 9001:2015 dan ISO 45001:2018, PT Cipta Krida Bahari (CKB logistics) menawarkan berbagai layanan dan pilihan terpercaya mulai dari manajemen transportasi, manajemen pergudangan, pusat logistik berikat, layanan remote site/supply base, manajamen pelabuhan, pengiriman kargo industri dan dry bulk logisticss.
PT Cipta Krida Bahari (CKB logistics) dikenal dari luasnya jaringan nasional dan kemampuan dalam menjangkau area-area terpencil di
Indonesia. Dukungan PT Cipta Krida Bahari (CKB logistics) terhadap kebijakan pemerintah untuk transportasi yang lebih baik di Indonesia, kemauan menyesuaikan solusi bagi klien, budaya kewirausahaan yang mendorong PT Cipta Krida Bahari Logisticss untuk berinvestasi dan memperbanyak armada dan pusat distribusi di area-area yang terlihat berisiko, serta komitmen mendalam untuk layanan pelanggan dan sumber daya manusia.
a. Visi , Misi dan Tata Nilai VISI
“To Be The Leading Integrated Logisticss Solution Provider In Energy-Realated Industry”
MISI
1) Memaksimalkan peluang bisnis di pertambangan
2) Memaksimalkan sinergi didalam TMT Group & ABM Group 3) Mempertahankan pertumbuhan yang menguntungkan
Tata Nilai
1) Integrity (Integritas)
Senantiasa menerapkan standar etika dan moral tertinggi dengan selalu mengedepankan asas kejujuran dan keadilan dalam setiap kegiatan.
2) Continuous Development (Pengembangan Berkelanjutan)
Berkomitmen tinggi untuk senantiasa mengembangkan perusahaan berikut sumber daya manusianya.
3) Excellence (Keunggulan)
Terus berupaya mencapai standar kinerja tertinggi. 4) Proactive (Proaktif)
Selalu mencari dan mengadopsi teknik dan pendekatan baru untuk meningkatkan mutu bisnis.
5) Accountability (Tanggung Jawab)
Bertanggung jawab kepada seluruh pemangku kepentingan atas segala keputusan dan tindakan yang diambil.
6) Teamwork (Kerjasama Kelompok)
Selalu mengedepankan dan mendukung keanekaragaman tenaga kerja berdasarkan asas saling percaya dan menghormati, serta bersama-sama mencapai semua sasaran yang telah ditetapkan dengan saling berkomunikasi secara baik.
b. Peran dan Tujuan Perusahaan
Peran dan tujuan PT Cipta Krida Bahari (CKB logistics) adalah sebagai berikut:
1) Peran Perusahaan
a) Menyediakan layanan khusus manajemen transportasi kargo untuk pengiriman kargo dengan ukuran besar dan berat hingga ke lokasi-lokasi terpencil dengan akses yang cukup terbatas. b) Menyediakan layanan manajemen pergudangan baik untuk
menyimpan barang, manajemen persediaan, in house, warehousing dan solusi distribusi.
c) Menyediakan layanan logistik dan pengelolaan material terintegrasi untuk kegiatan pengeboran, eksplorasi dan produksi, khususnya kegiatan operasional di daerah terpencil baik di darat dan lepas pantai.
2) Tujuan Perusahaan
a) Membentuk armada yang kuat dan efisien untuk menciptakan pertumbuhan perusahaan yang positif.
b) Melaksanakan sistem kinerja yang tangguh dan mandiri sehingga perusahaan dapat tanggap menghadapi tantangan, masalah dan persaingan
c) Mengembangkan seluruh sumber daya perusahaan demi menghasilkan jasa layanan logistik yang berkualitas tinggi dan berdaya saing kuat.
d) Meraih keuntungan usaha yang optimal guna meningkatkan nilai perusahaan.
Bagan 4.1 Struktur Organisasi PT Cipta Krida Bahari Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
Berdasarkan bagan 4.1 diatas, tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi pada PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin adalah sebagai berikut:
a. Manager
Manager bertugas dan bertanggung jawab ke seluruh opersional PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin (CKB logistics), mengawasi kondisi internal dan eksternal perusahaan serta manager juga bertugas untuk membuat penyesuaian dan rekomendasi untuk mengoptimalkan pelayanan distribusi sparepart alat berat.
b. Leader Fleet
Leader fleet mempunyai tugas untuk mengkoordinasikan dan berkomunikasi dengan commercial tentang menggunakan armada yang dinginkan, memonitoring armada,dan membuat laporan bulanan terhadap perawatan armada.
c. Admin Fleet
Admin fleet mempunyai tugas untuk menginput data Fleet
management system, menginput data km driver, menginput SPK
apabila armada akan digunakan atau perbaikan, membuat nomor TCA dan menentukan uang jalan driver, membantu leader Fleet untuk pengaturan armada.
d. Driver
Driver mempunyai tugas untuk membuat surat jalan sebelum akan melakukan pengiriman barang kepada customer, melakukan pengiriman barang ke tempat customer, mengisi lembar SIJK , serta juga melakukan perbaikan armada ke bengkel yang telah ditunjuk oleh perusahaan.
e. Leader Operation
Leader operation mempunyai tugas untuk mengkoordinasikan bagian armada untuk siap dalam pengiriman barang, memastikan
apakah armada pengiriman sampai dengan barang terjaga dengan baik hingga sampai ketujuan, mengontrol bagian armada pengiriman saat mulai mengirim, serta juga memastikan apakah armada pengiriman sampai dengan barang terjaga dengan baik hingga sampai ketujuan. f. Commercial Group
1) Commercial Executivet (Supervisor)
Commercial Executivet (Supervisor) mempunyai tugas untuk
membuat laporan rutin untuk customer group (opportunity report,
pipeline report), melakukan visit untuk customer group, membuat
project baru dengan customer group. 2) Commercial representative (Coordinator)
Commercial representative (Coordinator) mempunyai tugas
untuk handling pengiriman rutin customer group, handling
complain customer group, membuat laporan pengiriman ke Commercial Executive.
3) Commercial Support (Staff)
Commercial Support (Staff) mempunyai tugas untuk handling
pengiriman rutin customer group, monitor pegiriman dan me-release invoice ke customer, dan juga handling complain setiap pengiriman customer group.
g. Finance
Finance mempunya tugas untuk menciptakan rekonsiliasi dengan Bank, melakukan transfer internal dan eksternal, menarik uang dari Bank lokal untuk menjalankan kegiatan rutin harian, serta juga finance bertugas untuk memantau dan menindak lanjuti penarikan uang.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas untuk biaya operasional driver pada departemen fleet PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin menggunakan cek atau sistem transfer. Artinya dalam prinsip ini, ada permintaan pengeluaran kas dimana driver mengajukan pencairan uang jalan melalui admin fleet, kemudian uang jalan tersebut dicairkan bagian finance melalui sistem MCM (Mandiri Cah
Management) dan digunakan oleh driver. Dan yang terakhir, adanya
pertanggungjawaban oleh driver setelah melakukan perjalanan pengiriman barang atas pencairan uang jalan tersebut kepada admin Fleet hingga pencatatan ke bagian finance.
1. Deskripsi kegiatan
Pengeluaran kas untuk biaya operasional driver dilakukan dengan cara,
driver mengajukan pencairan uang jalan kepada admin fleet. Kemudian
admin fleet membuat nomor TCA dan diserahkan ke bagian finance, lalu dilakukan proses pencairan uang jalan atau biaya operasional driver melalui sistem MCM (Mandiri Cah Management).
2. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen Fleet PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Commercial Sales
Dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver melalui proses pemesanan barang oleh customer di fungsi Commercial Sales yang sebelumnya customer melakukan pemesanan barang langsung ke PT Trakindo Utama, setelah itu PT Trakindo Utama konfirmasi ke fungsi commercila sales untuk proses pengiriman barang ke customer. Fungsi commercial sales bertanggung jawab untuk membandingkan konfirmasi e-mail yang diterima dari trakindo dengan konfirmasi e-mail yang diterima dari customer yang
disertai dengan surat jalan, membuat pick order (PUO), dan mengirimkan PUO ke fungsi operation.
b. Fungsi Operation
Pada sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver fungsi ini bertanggung jawab untuk menginputkan PUO (pick order) ke sistem FAST (Freight Administration and
Syacronized Trucking), menyiapkan barang dan memastikan ketersediaan barang yang ada di gudang untuk dikirimkan ke customer, membuat nomor manifest, menginputkan nomor manifest ke sistem FAST (Freight Administration and Syacronized Trucking).
c. Fungsi Driver
Fungsi driver bertanggung jawab untuk mengajukan permohonan uang jalan kepada admin fleet, membuat SIJK (Surat Izin Jalan Kendaraaan), melakukan pengisian bahan bakar armada dan melakukan pengiriman barang ke tempat customer, melakukan serah terima barang kepada customer, mengisi dan meminta otorisasi atas surat jalan kepada customer, menyerahkan nota bahan bakar beserta SIJK kepada admin Fleet setelah kembali ke kantor PT Cipta Krida Bahari sebagai bukti pertanggung jawaban bahwa driver telah melakukan pengiriman barang, menyerahkan dokumen manifest, DA (Delivery Advice), PUO (pick order), surat jalan, serta juga menyerahkan surat jalan lembar kedua kepada customer.
d. Fungsi Admin Fleet
Fungsi admin fleet bertanggung jawab membandingkan manifest dengan daftar SUJ (Standar Uang Jalan) untuk mengetahui nominal uang jalan yang akan ditransfer kepada driver, membuat nomor TCA
(Temporary Cash Advance) secara manual di excel, menginputkan
nomor TCA ke aplikasi Cash Advance, menginput nomor TCA ke website TCA dan menunggu aproval dari leader fleet dan manager,
mengirim nomor TCA ke bagian finance, menarik data daily trip by driver di website TCA, menginput SIJK berdasarkan nomor manifest ke dalam aplikasi excel, menginput daily trip beserta nominal uang jalan ke website TCA, menarik data nomor TCA dan nomor manifest di website TCA, mencetak dokumen TCA (Temporary Cash Advance) dan manifest, menyerahkan dokumen TCA, manifest, dan nota bahan bakar, serta juga mengarsipkan dokumen SIJK secara permanen berdasarkan tanggal.
e. Fungsi Leader Fleet
Fungsi leader fleet bertanggung jawab untuk membandingkan dokumen yang diterima seperti nomor TCA online yang diinput di aplikasi Cash Advance dengan nomor TCA di website TCA, serta memberikan approval pada TCA online.
f. Fungsi Manager
Fungsi manager bertanggung jawab untuk membandingkan dokumen yang diterima seperti nomor TCA online yang diinput oleh admin fleet di aplikasi Cash Advance dengan nomor TCA di website TCA, serta memberikan approval pada TCA online hingga TCA online berstatus paid approved.
g. Fungsi Finance
Fungsi finance bertanggung jawab untuk membuat list transfer uang jalan driver, menginput list transfer uang jalan driver ke sistem MCM (Mandiri Cah Management), mencatat pengeluaran biaya operasional atau uang jalan driver ke sistem Middleware, menginput pengeluaran biaya operasional atau uang jalan driver ke sistem Ramco, mengotorisasi dokumen TCA, manifest, dan nota bahan bakar yang diserahkan oleh admin fleet, mengarsip dokumen TCA, manifest, dan nota bahan bakar secara permanen berdasarkan tanggal.
3. Informasi yang diperlukan
Informasi yang diperlukan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen Fleet yaitu: a. Konfirmasi e-mail dari trakindo dan customer
b. Dokumen yang diberikan oleh customer untuk bukti pelaporan driver ke bagian operation
c. Nomor PUO (Pick Order) d. Nomor DA (Delivery Advice)
e. Kesiapan dan ketersediaan barang di gudang yang akan dikirimkan ke customer
f. Nomor manifest
g. Kesiapan driver untuk melakukan proses pengiriman barang
h. Dokumen SIJK (Surat Izin Jalan Kendaraan) yang diisi oleh driver i. Tujuan pengiriman barang oleh driver atau origin id/destination j. Nominal uang jalan driver
k. Nomor TCA (Temporary Cash Advance)
l. Status TCA online telah berubah mejadi paid approval yang sebelumnya telah di approval oleh leader fleet dan manager, sehingga uang jalan dapat diproses di sistem MCM (Mandiri Cah Management) m. Dokumen SIJK dan nota bahan bakar minyak yang diserahkan oleh
driver ke bagian admin fleet sebagai bukti telah melakukan pengiriman barang
n. Dokumen yang disiapkan sebagai persyaratan
o. Tahapan dan proses dalam pencairan uang jalan atau biaya operasional driver
4. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen Fleet adalah:
a. Surat jalan
Lembar surat jalan adalah dokumen yang dibuat oeh PT Trakindo Utama, dokumen ini berisi informasi terkait keterangan pengiriman barang, informasi penerimaan barang, dan perincian daftar barang. Dokumen ini digunakan driver dalam proses pengiriman barang dan juga sebagai bukti tanda terima barang kepada customer. Berikut lembar surat jalan seperti pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Surat Jalan
b. PUO (Pick Order)
Lembar PUO merupakan sebuah dokumen yang digunakan sebagai salah satu persyaratan dalam proses pengiriman barang. Lembar dokumen ini sangat jarang dicetak karena pada umumnya yang selalu digunakan atau diinput hanya nomor PUO tersebut.
c. DA (Delivery Advice)
Lembar DA (Delivery Advice) ini digunakan sebagai salah satu persyaratan dalam proses pengiriman barang dan dilampirkan untuk proses penagihan kepaada customer. Berikut lembar DA (Delivery
Gambar 4.2 DA (Delivery Advice) Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
d. Manifest
Lembar manifest ini digunakan dalam proses pengiriman barang. Lembar dokumen ini dibuat oleh bagian operation tepatnya di bagian
nomor DA (Delivery Advice) , nomor CN (Consignee Note), dan nomor manifest. Lembar manifest seperti pada gambar 4.3.
Gambar 4.3 Manifest
Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
e. SIJK (Surta Izin Jalan Kendaraan)
Surat izin jalan kendaraan adalah lembar dokumen yang dibuat oleh driver sebanyak tiga lembar. Lembar dokumen ini berisi informasi terkait data perjalanan driver seperti, nama driver, tanggal SIJK dan tanggal pemakaiannya, jenis armada nomor polisi armada yang digunakan driver dalam proses pengiriman barang, rute dan waktu yang ditempuh driver, nomor manifest, serta KM awal dan KM akhir yang dituliskan driver. Berikut lembar surat jalan seperti pada gambar 4.4.
Gambar 4.4 SIJK (Surat Izin Jalan Kendaraan) Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
f. Nota Bahan Bakar Minyak (BBM)
Nota bahan bakar minyak (BBM) adalah lembar dokumen yang diberikan oleh pihak SPBU atau pom bensin, dimana nota ini digunakan oleh driver untuk bukti telah melakukan pengisian bahan bakar armada dan telah melakukan pengiriman barang. Nota BBM ini diserahkan kepada bagian admin fleet setelah kembali ke kantor PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin, jika telah selesai melakukan pengiriman barang kepada customer. Berikut lembar nota bahan bakar minyak (BBM) seperti pada gambar 4.5.
Gambar 4.5 Nota BBM
Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
g. Manifest
Manifest adalah lembar dokumen yang dibuat atau di cetak oleh bagian admin fleet. Dokumen ini berisi informasi terkait dengan tanggal keberangkatan driver, nomor manifest, nomor TCA. Lembar manifest ini digunakan sebagai salah satu persyaratan pelaporan pengeluaran kas uang jalan driver. Berikut lembar manifest seperti pada gambar 4.6.
Gambar 4.6 Manifest
h. TCA (Temporary Cash Advance)
Lembar TCA (Temporary Cash Advance) adalah dokumen yang dibuat atau dicetak oleh baagian admin setelah proses penarikan data dari website. Lembar dokumen ini digunakan sebagai salah satu persyaratan pelaporan pengeluaran kas uang jalan driver. Berikut lembar TCA (Temporary Cash Advance) seperti pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 TCA (Temporary Cash Advance) Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
5. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen Fleet adalah: a. Sistem FAST ((Freight Administration and Syacronized Trucking)
Dalam pembuatan PUO itu melalui sistem FAST ((Freight
terjadi penginputan nomor PUO yang secara otomatis jika nomor PUO diinput akan membuat nomor DA. Serta nomor manifest juga diinputkan dalam sistem ini setelah dibuat dan dicetak.
b. Aplikasi Cash Advance
Apabila nomor TCA telah dibuat secara manual sebelumnya maka selanjutnya nomor TCA tersebut diinput ke dalam aplikasi Cash
Advance. Selanjutnya admin fleet melakukan submit TCA yang telah
diinput sebelumnya pada settle TCA fleet. c. Website Temporary Cash Advance (TCA)
Apabila nomor TCA sebelumnya tekah diinput ke aplikasi Cash
Advance maka selanjutnya nomor TCA tersebut diinput ke website
TCA (Temporary Cash Advance). Kemudian leader fleet dan manager memberikan approval pada nomor TCA yang diinput oleh admin fleet.
Setelah nomor TCA dan nominal uang jalan diinput ke website TCA pada saat driver telah kembali ke kantor PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin untuk proses pelaporan pengiriman barang. Serta juga dalam penarikan data nomor TCA dan nomor manifest terjadi di website TCA.
d. Sistem Mandiri Cash Management (MCM)
Apabila finance telah menerima nomor TCA dari admin fleet yang dikirimkan via e-mail, selanjutnya finance membuat list transfer. List transfer uang jalan tersebut diupload ke sistem MCM (Mandiri Cah
Management) dan diapprove oleh finance, kemudian menuggu
approval dari manager. Setelah diapprove oleh manager, maka uang jalan driver secara otomatis masuk ke rekening driver. Berikut tampilan login pada aplikasi MCM (Mandiri Cah Management) seperti paa gambar 4.8.
Gambar 4.8. Sistem MCM
Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
e. Middleware
Pencatatan yang tetrjadi di sistem Middleware ini secara otomatis oleh sistem , yaitu setelah proses admin fleet menginput nilai settlement pada TCA online dan selanjutnya manager melakukan approval di TCA online kemudian finance melakukan approval di TCA online. Maka secara otomatis data tercatat di sistem middleware. Berikut tampilan pada pencatatan di sistem Middleware seperti pada gambar 4.9.
Gambar 4.9. Pencatatan di Middleware Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
f. Sistem Ramco
Pada sistem ramco dilakukan penjurnalan atas pengeluaran uang jalan driver berdasarkan nomor TCA dan nomor manifest perjalanan driver. Berikut tampilan pada penjurnalan di sistem Ramco seperti pada gambar 4.10.
Gambar 4.10. Voucher pencatatan/penjurnalan di Sistem Ramco Sumber: PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
g. Sistem Enterprise
Apabila file daily trip telah dibuat pada aplikasi microsoft excel maka selanjutnya akan diinput ke dala sistem enterprise yang digunakan untuk mengolah data nomor manifest serta termasuk juga pelaporan keuangannya.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen Fleet adalah: a. Prosedur pemesanan barang oleh customer
Dalam prosedur ini, PT Trakindo Utama menerima pesanan barang dari customer. Setelah pihak PT Trakindo Utama dan pihak customer sepakat atas pemesanan barang tersebut, kemudian selanjutnya kedua pihak tersebut mengirim e-mail ke PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin tepatnya pada bagian Commercial Sales berupa konfirmasi bahwa PT Trakindo Utama menerima pesanan barang serta juga melampirkan surat jalan/bukti tanda terima barang. Kemudian PT Trakindo Utama memesan jasa pengiriman barang ke bagian Commercial Sales PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin.
b. Prosedur pengajuan uang jalan
Pada prosedur ini driver menerima surat jalan sebanyak dua lembar, lembar PUO satu lembar, DA sebanyak 2 lembar, dan manifest sebanyak satu lembar setelah itu mengajukan permohonan uang jalan via e-mail ke admin fleet.
Setelah admin fleet mendapat informasi terkait kesiapan driver untuk melakukan pengiriman barang, kemudian admin fleet menentukan nominal uang jalan dan uang bahan bakar driver dengan membandingkan nomor manifest dengan list standar uang jalan. Kemudian setelah menentukan nominal uang jalan tersebut admin fleet membuat nomor TCA dan menginputnya ke dalam aplikasi Cash
Advance dan website TCA. Setelah menginput nomor TCA maka leader fleet dan manager memberikan approval pada nomor TCA, selanjutnya nomor TCA yang telah di approve tersebut dikirimkan ke bagian finance via e-mail untuk proses transfer.
c. Prosedur pencairan/transfer uang jalan
Dalam prosedur ini, bagian finance menerima e-mail berupa nomor TCA dan informasi terkait keberangkatan driver. Kemudian membuat list transfer dan menginputnya ke sistem MCM (Mandiri Cah
Management) dan menunggu approval dari manager. Setelah mendapat
approval dari manager atas list transfer yang diinput ke sistem MCM (Mandiri Cah Management) maka secara otomatis uang jalan telah dibayarkan dan masuk ke rekening driver.
d. Prosedur pencatatan uang jalan
Pada prosedur ini bagian finance melakukan pencatatan pengeluaran uang jalan pada sistem Middleware. kemudian setelah finance menerima dokumen berupa nota bahan bakar, manifest dan TCA maka selanjutnya akan melakukan penjurnalan atas pengeluaran uang jalan pada sistem Ramco.
7. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal yang ada dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen Fleet, yaitu:
a. Organisasi
1) Fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi berada dalam satu fungsi yang sama, yaitu di bagian finance. Seharusnya fungsi penyimpanan kas harus dipisah dengan fungsi akuntansi untuk mencegah terjadinya manipulasi atau kecurangan dalam hal pengeluaran kas.
2) Fungsi pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi commercial sales, fungsi operation, fungsi admin fleet, fungsi leader fleet, fungsi manager, fungsi fainance, dan fungsi driver. Dalam pengeluaran kas fungsi finance adalah fungsi yang mentransfer atau mencairkan uang jalan driver.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Dalam proses transfer uang jalan driver, finance mendapat otorisasi dari manager dengan menggunakan List transfer uang jalan driver pada sistem MCM (Mandiri Cah Management)
2) Dalam pencatatan pengeluaran kas di Middleware itu didasarkan atas bukti List transfer yang diinput dan telah mendapat otorisasi dari manager
3) Penjurnalan didalam Sistem Ramco sudah berdasarkan dengan TCA dan Manifest yang telah diotorisasi oleh manajer dan dilampiri dengan bukti pendukung berupa nota bahan bakar. c. Praktik yang sehat
1) Saldo kas yang ada di PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin dilindungi oleh bagian finance sehingga terhindar dari adanya pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya
2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas dilakukan oleh sistem dan ditandai dengan approval
3) Finance akan melakukan penyesuaian uang jalan yang telah ditransfer ke rekening driver sebelumnya dengan pengeluaran driver yang sebenarnya pada saat melakukan pengiriman barang 4) Nomor TCA yang digunakan oleh finance untuk mentransfer uang
8. Bagan alir
Berikut ini adalah bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen fleet PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin:
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
DA : Delivery Advice
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
DA : Delivery Advice
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
DA : Delivery Advice
SIJK : Surat Izin Jalan Kendaraan
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
DA : Delivery Advice
SIJK : Surat Izin Jalan Kendaraan
NB : Nota BBM
Lanjutan
Keterangan:
SIJK : Surat Izin Jalan Kendaraan
NB : Nota BBM
Lanjutan
Keterangan:
NB : Nota BBM
Lanjutan
Keterangan:
SJ : Surat Jalan
PUO : Pick Order
Lanjutan
Bagan 4.2 Bagan alir Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Biaya Operasional Driver pada Departeme Fleet PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin
Sumber: diolah oleh penulis Keterangan:
NB : Nota BBM
Berdasarkan bagan alir di atas, maka sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen fleet PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin diawali dengan adanya pemesanan barang secara langsung oleh customer ke PT Trakindo Utama. Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas biaya operasional driver pada departemen fleet dimulai dari bagian commercial sales yang menerima konfirmasi e-mail dari PT Trakindo Utama dan disertai dengan surat jalan. jika pihak PT Trakindo Utama telah sepakat dengan barang yang dipesan oleh customer, maka pihak customer mengirimkan konfirmasi e-mail terkait kesepakatan pemesanan barang ke bagian commercial. Setelah menerima konfirmasi e-mail dari PT Trakindo Utama dan dari customer, maka selanjutnya bagian commercial sales membandingkan kedua e-mail tersebut. Setelah itu surat jalan yang dikirimkan oleh customer itu dicetak sebanyak dua lembar. Bagian commerial sales mebuat PUO (Pick Order) di sistem FAST (Freight Administration and Syacronized Trucking), dan selanjutnya PUO dicetak sebanyak satu lembar. Kemudian lembar PUO yang telah dicetak tersebut dikirimkan ke bagian operation via e-mail untuk proses selanjutnya.
Operation menerima lembar dokumen PUO sebanyak satu lembar via e-mail yang dikirimkan dari bagian commercial sales, setelah itu nomor PUO diinput ke sistem FAST (Freight Administration and Syacronized Trucking). Jika nomor PUO diinput ke sistem, maka secara otomatis sistem akan membuat nomor DA. Nomor DA yang dimaksud adalah kode nomor bukti pengiriman barang yang dikeluarkan oleh bagian operation atau biasa disebut nomor resi pada jasa pengiriman barang lainnya. Kemudian DA (Delivery Advice) dicetak sebanyak satu lembar. Setelah itu bagian operation memastikan ketersediaan barang yang akan dikirim dan menyiapkan barang tersebut. Bagian operation tepatnya di bagian crossdocking membuat nomor manifest. Manifest merupakan susunan dari DA (Delivery Advice) yang tujuan atau destinasinya sama akan dijadikan satu pengiriman. Dari nomor DA tersebut dapat dipilah dan disesuaikan
destination tujuannya, jika tujuannya sama maka dibuat dalam satu manifest. Setelah membuat nomor manifest lalu dicetak sebanyak satu lembar. Kemudian setelah itu nomor manifest diinput ke sistem FAST (Freight Administration and
Syacronized Trucking). Selanjutnya dokumen surat jalan, PUO (Pick Order), DA (Delivery Advice), dan manifest dikirimkan ke driver untuk diproses selanjutnya.
Driver menerima dokumen surat jalan sebanyak dua lembar, lembar PUO
(Pick Order), satu lembar, DA (Delivery Advice sebanyak 2 lembar, dan
manifest sebanyak satu lembar dari bagian operation. Setelah menerima dokumen tersebut driver mengajukan permohonan uang jalan via e-mail ke bagian admin fleet dengan menyertakan manifest untuk proses penentuan nominal uang jalan driver.
Admin fleet mendapat informasi terkait kesiapan driver untuk melakukan pengiriman barang ke tempat customer, yang sebelumnya telah ditentukan tanggal keberangkatan driver. Admin fleet juga menerima lembar manifest yang diserahkan oleh driver untuk proses menentukan jumlah uang jalan atau biaya operasional dan uang bahan bakar driver. Setelah itu admin fleet menentukan nominal uang jalan driver dan uang bahan bakar dengan cara membandingkan manifest dengan list SUJ (Standar Uang Jalan). List SUJ merupakan sebuah file acuan admin fleet dalam menentukan nominal uang jalan dan uang bahan bakar driver. Jika nominal uang jalan dan uang bahan bakar telah diketahui jumlahnya, kemudian admin fleet membuat nomor TCA secara manual di aplikasi micrososft excel. Setelah itu nomor TCA diinput ke aplikasi Cash Advance dengan menggunakan sistem SAP, jika proses penginputan sukses maka statusnya menjadi TCA waiting for approval kemudian akan muncul di history Cash Advance. Setelah menginput nomor TCA ke aplikasi cash advance maka selanjutnya nomor TCA diinputkan lagi ke Website TCA. Jika admin fleet sebelumnya login menggunakan user atasan yaitu leader fleet maka secara otomatis nomor TCA yang diinput sebelumnya akan terapprove secara otomatis,
tetapi jika menggunakan user admin fleet sendiri maka statusnya menjadi TCA
waiting approval. Kemudian setelah itu menunggu approval dari Leader fleet.
Leader fleet membandingkan nomor TCA online yang diinput oleh admin fleet, kemudian memberikan approval pada nomor TCA online. Selanjutnya menunggu approval TCA dari manager.
Selanjutnya manager membandingkan TCA online yang diinput oleh admin fleet dan telah di approval oleh leader fleet, kemudian memberikan approval pada TCA online sehingga statusnya menjadi TCA paid approve yang artinya uang jalan tersebut sudah dibayarkan, walaupun yang sebenarnya bagian finance belum melakukan proses pembayaran atau transfer uang jalan kepada driver karena menunggu approval terlebih dahulu dari manager. Setelah di approve oleh manager maka selanjutnya finance melakukan proses pembayaran atau transfer uang jalan ke rekening driver betrdasarkan nomor TCA. Setelah TCA online di approve oleh leader fleet dan manager maka admin fleet mengirimkan nomor TCA ke finance melalui e-mail.
Finance menerima e-mail pengajuan uang jalan dan uang bahan bakar dari admin fleet berupa nomor TCA beserta informasi menyangkut keberangkatan driver, setelah itu membuat list transfer uang jalan driver di aplikasi excel. Kemudian menginput list transfer uang jalan driver tersebut ke sistem MCM
(Mandiri Cash Management) lalu di approve oleh finance dan selanjutnya
menunggu approval dari manager, karena proses transfer melalui MCM itu dapat dilakukan jika manager telah melakukan approval di MCM (Mandiri Cash
Management). Setelah di approve oleh manager maka secara otomatis uang jalan
akan masuk ke rekening driver. Dan kemudian finance melakukan pencatatan pengeluaran uang jalan yang tekah ditransfer ke rekening driver pada sistem Middleware.
Uang jalan dan uang bahan bakar telah masuk ke rekening driver, maka selanjutnya driver akan melakukan pengiriman barang dengan membawa dokumen diantaranya, manifest, DA sebanyak 2 lembar, PUO, dan surat jalan
sebanyak dua lembar yang diisi secara manual pada saat proses pengiriman barang. Lembar manifest tersebut berisi informasi menyangkut nomor manifest, nomor PUO, nomor DA, nomor CN (Cousionce Note), dan nomor MPS. Lembar surat jalan akan diisi oleh driver pada saat melakukan serah terima barang dengan customer. Driver biasanya terlebih dahulu mengisi lembar SIJK (Surat Izin Jalan Kendaraan) secara manual sebanyak tiga lembar walaupun setelah driver kembali ke kantor PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin akan mengisi KM akhir armada yang digunakan. Sebelum berangkat driver melakukan pengisian bahan bakar dan kemudian setelah itu melakukan pengiriman barang ke tempat customer. Setelah driver sampai ke tempat tujuan (tempat customer) maka driver menyerahkan barang kepada customer. Selanjutnya mengisi lembar surat dan meminta otorisasi atas surat tersebut kepada customer serta memberikan surat jalan lembar kedua kepada customer sebagai bukti telah melakukan serah terima barang. Jika driver telah selesai melakukan pengiriman barang dan telah kembali ke kantor PT Cipta Krida Bahari Banjarmasin harus menyerahkan nota bahan bakar minyak beserta SIJK lembar pertama ke bagian admin fleet, SIJK lembar kedua diserahkan kepada bagian operation, dan SIJK lembar ketiga diserahkan ke bagian Crossdocking untuk diproses. Adapun untuk lembar manifest, DA, PUO, dan surat jalan lembar pertama diserahkan ke bagian operation untuk proses selanjutnya.
Setelah driver kembali ke kantor dan menyerahkan nota BBM dan SIJK lembar pertama yang berisi data perjalan driver ke admin fleet. Admin fleet menerima nota bahan bakar dan SIJK lembar pertama. Admin fleet menerima nota bahan bakar sebagai bukti bahwa driver telah melakukan pengisian bahan bakar, di dalam nota bahan bakar juga biasanya driver telah menuliskan nomor manifest secara manual dengan tujuan untuk mempermudah admin fleet dalam proses selanjutnya. Sedangkan SIJK lembar pertama yang berisi data perjalanan dari driver sebagai bukti ke admin fleet bahwa driver telah selesai melakukan pengiriman atau pengantaran barang ke tempat customer, pada lembar SIJK
driver wajib menuliskan nomor manifest perjalanannya. Untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas uang jalan tersebut dilihat dari nomor polisi armada yang digunakan dan dilihat dari kode driver. Kemudian dokumen tersebut khususnya SIJK di proses di bagian admin fleet dengan menginput SIJK berdasarkan nomor manifest perjalanannya ke aplikasi microsoft excel dengan nama file daily trip, setelah itu file daily trip tersebut diinput ke sistem enterprise. Sistem enterprise digunakan untuk mengolah data nomor manifest serta termasuk juga pelaporan keuangannnya. Setelah penginputan file daily trip sukses maka akan muncul tampilan trip id, dari penginputan file daily trip tersebut masih belum dapat dikatakan lengkap karena trip id itu harus disandingkan dengan nomor TCA dan dilakukan secara manual. kemudian menginput nomor TCA beserta nominal uang jalan driver yang telah disandingkan sebelumnya ke website TCA.
Dari nota bahan bakar tersebut dilakukan pendataan atau memilah dokumen secara manual agar dapat menentukan nomor TCA dan selanjutnya dapat di proses di sistem. Selanjutnya admin fleet menarik data berupa nomor TCA berdasarkan nama driver dan tanggal keberangkatan driver di dalam website TCA dengan file dalam bentuk excel. Setelah itu admin mencari nomor manifest berdasarkan tanggal keberangkatan dan origin/destination nya, setelah menemukan nomor manifest tersebut dilakukan penarikan data dengan cara yang sama dan dalam website yang sama pada penarikan data nomor TCA. Jika proses penarikan data tersebut telah selesai maka selanjutnya admin akan membuat dokumen TCA dan manifest yang dilakukan dengan proses schreenshoot pada website TCA. Setelah proses schreenshoot selesai, maka TCA dan manifest tesebut dicetak. Dan selanjutnya admin fleet melakukan settle TCA fleet, dalam proses settlement tersebut dilakukan dengan melihat file mentahan TCA kemudian diinput ke finance, yang pertama diinput adalah nomor TCA dan selanjutnya menginput nominal uang jalan sesuai dengan jumlah yang diberikan ke driver. Setelah itu admin melakukan pencocokan jumlah uang jalan driver
antara nominal yang sebenarnya di transfer ke rekening driver dengan pengeluaran driver yang sebenarnya. Selanjutnya jumlah uang jalan driver yang telah disettle tersebut diinput di settle TCA fleet dan melakukan submit atas uang jalan yang telah diinput dalam aplikasi Cash Advance, lalu muncul tampilan sukses dan selanjutnya di save. Kemudian akan diproses selanjutnya ke bagian finance dengan menyerahkan nota BBM, TCA dan manifest yang masing-masing berjumlah satu lembar dokumen.
Bagian operation menerima dokumen berupa surat jala lembar pertama, PUO sebanyak satu lembar, DA sebanyak dua lembar, manifest sebanyak satu lembar, dan SIJK lembar ke-3. Setelah menerima dokuemn tersebut bagian operation memberikan verifikasi pada dokumen manifest, kemudian lembar dokumen surat jalan lembar pertama, PUO, dan DA sebanyak dua lembar dikirimkan ke PT Cipta Krida Bahri pusat untuk dilampirkan pada pembuatan invoice dan proses penagian kepada customer. Proses penagihan tersebut dilakukan oleh pihak PT Cipta Krida Bahri pusat karena perusahaan cabang hanya mengumpulkan dokumen pendukung yang berupa surat jalan, PUO dan DA untuk dasar penagihannya. Setelah dokumen manifest diverifikasi maka selanjutnya akan diarsip secara permanen di bagian operation menurut tanggal.
Dari settle TCA yang telah dilakukan oleh admin fleet selanjutnya manager membandingkan uang jalan yang telah diinput sebelumnya dan memberikan approval pada settlement TCA tersebut dalam aplikasi Cash Advance dan selanjutnya akan diproses pada bagian finance.
Bagian finance menerima lembar dokumen yang telah dicetak di bagian admin fleet diantaranya menyerahkan nota BBM, TCA dan manifest yang masing-masing berjumlah satu lembar dokumen. Dan selanjutnya finance melakukan penyesuaian uang jalan yang telah ditransfer ke rekening driver sebelumnya dengan pengeluaran driver yang sebenarnya pada saat melakukan pengiriman barang. Kemudian melakukan penjurnalan atas pengeluaran uang jalan driver pada sistem Ramco. Jika dokumen telah diterima oleh finance maka
selanjutnya akan melakukan verifikasi dokumen nota BBM, manifest dan TCA. Setelah ketiga dokumen diantaranya nota BBM, manifest dan TCA (Temporary
Cash Advance) diverifikasi maka selanjutnya akan diarsip secara permanen
