Pendahuluan
Tentang Accurate
Accurate diciptakan oleh Putra/Putri Bangsa Indonesia yang berdiri di bawah bendera PT. CIPTA PIRANTI SEJAHTERA, lebih dikenal dengan sebutan CPSSoft, yang berlokasi di Jakarta. Accurate merupakan software pertama yang dikembangkan oleh CPSSoft. Dalam mengembangkan software, CPSSoft selalu menggunakan prinsip dasar 3M, yaitu Murah, Massal, dan ber-Manfaat.
Pertama kali diluncurkan untuk kalangan umum pada bulan November 1999, dengan memanfaatkan event pameran komputer terbesar di Indonesia setiap tahun yaitu Indocomtech 1999 yang diselenggarakan di JHCC, Jakarta. Versi yang diluncurkan pada waktu itu adalah versi 1.0, dengan nama Accurate2000 Accounting Software. Accurate versi perdana tersebut diluncurkan dengan angka 2000 di belakang nama Accurate karena waktu itu software tersebut dikembangkan sudah Y2K Ready, dan target pasarnya adalah pengusaha kecil- menengah yang terganggu dengan millenium bug tapi belum menemukan solusi yang tepat, karena pada waktu itu, software yang Y2K Ready harganya cenderung belum terjangkau oleh pengusaha kecil.
Pada waktu pameran tersebut, CPSSoft mendapat banyak sekali masukan yang berharga dari para user ataupun calon usernya. Berkat masukan dari user dan mengikuti perkembangan dunia usaha di Indonesia Accurate selalu membenah diri dan menyesuaikan dengan perkembangan tersebut. Hingga sekarang telah direlease versi 3.0. Pemunculan versi 3.0 ini tentunya memberikan beberapa kemudahan baru bagi user dalam menerapkan sistem akuntansinya kedalam Accurate.
Software Paket
Kali pertama dibuat Accurate mengkonsentrasikan pembuatan software paket.
Kelebihan software paket adalah harga bisa relatif murah dikarenakan banyak penggunanya. Sedangkan jika membuat software tailormade maka biaya development atas software tersebut ditanggung oleh satu perusahaan atau satu
11
holding company. Jarang perusahaan yang mampu untuk membuat software tailor made ini dikarenakan harganya yang sangat mahal dan waktunya lama.
Sebagai perumpamaan kalau kita ingin membeli baju. Biasanya menjelang lebaran orang-orang sibuk mencari baju baru. Dulu sebelum ada pabrik konveksi dan supermarket (mall) sebulan menjelang lebaran semua penjahit selalu rame.
Prosedurnya adalah kita beli kain dulu, datang ke tukang jahit, badan kita diukur, lalu tukang jahit melakukan pekerjaannya selama seminggu bahkan lebih jika yang pesanan banyak. Selama seminggu itu pula kita menunggu dengan hasil yang “belum jelas”. Maksud belum jelas yaitu kita tidak tahu persis bagaimana nantinya baju itu selesai. Setelah seminggu kita datang ke tukang jahit dan mengambil baju pesanan tersebut, lalu kita coba. Jika tukang jahitnya pengalaman dan profesional maka baju itu akan pas dipakai, tapi jika kurang profesional maka baju itu mungkin tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Mungkin kekecilan, kebesaran, jahitannya kurang bagus dan lainnya. Harga untuk membayar tukang jahit itupun mahal. Gambaran diatas adalah jika kita membeli software (baju) dengan tailor made (tukang jahit).
Perkembangan jaman sudah mulai berubah, dimana ukuran sebagian besar orang sama. Jika orang yang mempunyai ukuran badan normal, saat ingin membeli baju tidak usah ke tukang jahit, tetapi langsung ke mall. Disana tersedia berbagai macam baju siap pakai dengan berbagai ukuran dan jenisnya. Kita langsung coba, dan kita sudah pasti tahu baju yang akan dibeli nantinya seperti apa. Setelah cocok langsung dibayar dan dapat langsung dipakai saat itu juga. Tentunya harganya relatif murah dibandingkan dengan membeli kain lalu jahitin di tukang jahit. Kalau diamati perkembangan bisnis tukang jahit jarang ada yang sampai besar. Berbeda dengan pabrik konveksi dan mall. Tailor made biasanya dilakukan oleh perusahaan besar “berduit” dan mempunyai sistem yang tidak sama atau ada keunikan tersendiri dengan perusahaan umum lainnya.
Beberapa modul yang dikemas dalam satu paket terdiri dari :
Sales / Account Receivable
Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, Sales Return, Customer Receipts
Purchases / Account Payable
Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Purchase Return, Vendor Payment
Item & Inventory
Item, Warehouse, Inventory Adjustment, Item Price Adjustment, Grouping, Item Transfer & Job Costing
General Ledger
Company Information, Company Preference, Journal Voucher, General Ledger
Cash & Bank
Other Deposits, Other Payments, Bank Transfer, Reconcile, Bank Book
Fixed Assets
Fiscal Fixed Assets Type, Fixed Assets Types, Fixed Assets List
Manufacturing (untuk versi Pro)
Direct Labot, Factory Overhead, Product Categories, Bill of Material, Production Order, Production Activity.
Keunggulan Accurate :
Hampir semua software paket mempunyai karakteristik dan prosedur yang sama, karena yang dibuat berdasarkan hal yang sama yaitu kegiatan dan transaksi perusahaan dihasilkan laporan keuangan perusahaan. Berikut ini adalah alasan mengapa anda pilih Accurate sebagai software akunting anda dibandingkan dengan software paket lainnya :
Client Server Technology
Multi User dengan 3 tingkat kewenangan (Create, Edit dan Report) Multi Currency dengan menghitung otomatis realize & unrealize gain/loss
Multi Unit dengan tiga tingkat perhitungan unit setiap barang Multi Warehouse
Multi Discount (Discount Item, Discount Invoice & Discount Payments) Project & Departement
Real time processing dengan Backward & Forward transaction Fungsi merubah tampilan menu dalam bahasa Indonesia atau Inggris Perubahan Desain template setiap voucher dan invoice
Report yang dapat di customize (designer) sendiri oleh user jika memahami proses report dengan Fast Report
Digit transaksi sampai dengan 15 digit dan dua desimal 920 triliun (920.000.000.000.000,00)
Keakuratan perhitungan qty barang sampai dengan 4 desimal
Bisa custom financial statement dengan berabagai macam pengelom- pokan untuk type Balance Sheet dan Income Statement.
Fasilitas Grouping didalam item yaitu mengelompokkan beberapa barang dalam satu kelompok barang baru dengan tanpa proses penggabungan
Fasilitas Job Costing yaitu mengelompokkan barang dalam satu
kelompok barang baru dengan proses penggabungan dan dengan nilai cost yang baru
dan masih banyak beberapa kemudahan yang akan anda temukan nantinya.
Client Server
Pada awal tahun 1980-an, hampir semua aplikasi database berjalan pada perangkat komputer stand alone. Kalau ada yang ingin menjalankan aplikasi, mereka harus pergi ke komputer dimana aplikasi itu berada dan menjalankannya hanya dari sana (tempat komputer berada).
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer, demikian juga perkembangan database mengikutinya. Pada pertengahan tahun 1980, aplikasi database berevolusi menjadi multi user. Jadi anda tidak perlu harus pergi ketempat komputer berada, anda dapat melakukan input data dimana saja dikomputer yang terhubung dengan jaringan (intranet, LAN, Internet). Bersama dengan database yang tersimpan di file server sehingga semua orang dalam jaringan bisa menjalankan aplikasi yang sama. Sekaligus juga bisa memastikan data untuk semua pengguna sinkron karena hanya ada satu copy database yang tersimpan di fileserver.
Dari sudut pandang aplikasi, file database yang berada di fileserver seakan-akan adalah berada dihardisk lokal. Jika salah satu komputer pengguna memerlukan, misalnya ingin mencari data barang berupa TELEVISI AA, maka aplikasi akan mencari diindex file. Berdasarkan informasi yang didapatkan dari index kemudian aplikasi akan ditunjuk ketempat dimana informasi mengenai TELEVISI AA bisa didapatkan. Kalau berdasarkan index tidak dapatkan data TELEVISI AA, maka aplikasi akan melakukan pencarian sekuensial (membaca record demi record). Hal tersebut bukan saja lambat, tetapi membebani jaringan dengan network traffic yang besar. Sampai pada tahun 1990-an ukuran database yang bertambah besar dan jaringan komputer yang semakin besar mulai me- revolusi aplikasi database multi user ber-migrasi ke mode client/server. Dari persfektif diatas aplikasi tidak bisa langsung melihat file database, hanya server database-nya saja yang dapat melakukannya. Aplikasi mengerjakan tugas jauh lebih sedikit karena tidak perlu meng-index database. Proses aplikasi terbagi dua, antara server database dan PC lokal sebagai client.
Aplikasi database dalam lingkungan client/server kalau dibandingkan dengan PC dalam jaringan LAN, dimana PC dalam jaringan LAN merequest file dari file server sementara aplikasi client/server me-request data dari server database.
Sisi client berupa aplikasi berjalan di PC lokal, sedangkan sisi server berjalan diserver database. Masing-masing aktif menjalankan fungsi masing-masing.
Mengapa Client/Server ?
Berikut alasan-alasan bagus mengapa Accurate mengadopsi teknologi client/server :
Fleksibilitas
Dibandingkan dengan model desktop database terdahulu yang memaksa anda menggunakan tools tertentu untuk jenis database tertentu pula.
Lingkungan client/server memungkinkan anda untuk memilih beragam tools yang sesuai untuk memberikan solusi yang diperlukan. Jika anda memerlukan aplikasi yang komplit, anda bisa menggunakan Delphi, Visual Basic atau berbagai macam tools yang mendukung server database. Anda bisa menggunakan tools itu tanpa harus membuang database anda yang lama. Accurate dibuat dari bahasa program Delphi.
Mengurangi Traffic Network
Salah satu komponen yang paling mahal dalam sistem jaringan adalah bandwidth. Semakin banyak user didalam satu jaringan seiring dengan bertambah besarnya database, usaha untuk melindungi dan memaintain bandwidth semakin rumit. Sekelompok besar user yang kebetulan bersama- sama melakukan pencarian dari database yang besar melalui jaringan bisa membuat sistem jaringan tersebut HANG. Migrasi ke lingkungan client/server akan mengurangi beban jaringan karena PC client hanya mengirimkan request for data sementara server hanya mengirimkan jawaban yang diperlukan saja, jadi bukan keseluruhan file database yang dikirimkan.
Kapasitas
Ukuran maksimum sebuah table paradox adalah 256 MB. Sebuah table dalam database client/server dinyatakan dalam satuan GB, bukan lagi MB.
Perbandingannya 1 GB = 1024 MB.
Kecepatan
Dengan tabel yang besar, perbedaan kecepatan pencarian data akan semakin signifikan. Contoh : untuk sebuah pencarian menggunakan Paradox pada sistem file server yang membutuhkan waktu 2 menit hanya membutuhkan waktu kurang dari 20 detik menggunakan aplikasi berbasis client/server.
Skalabilitas
Kebanyakan server database bisa berjalan dimultiple platform (Novell, SCO UNIX, VAX, Sun, Linux, Windows NT) sehingga anda bisa menambah server seiring dengan peningkatan kebutuhan di masa mendatang.
Integritas dan Keamanan
Salah satu tanggung jawab departemen MIS/EDP adalah melindungi assets perusahaan. Dalam hal ini data dari kehilangan atau dipergunakan oleh orang yang tidak berhak. Adalah sangat sulit dilakukan kalau ada data tersebut berada di PC lokal masing-masing.
Dilain pihak, pengguna (end user) ingin menggunakan tools yang familiar dengan mereka. Client/server memungkinkan kedua belah pihak (MIS dan end user) memenuhi apa yang diinginkan. End User bisa menggunakan tools yang disukai untuk membaca data, sementara MIS bisa melakukan backup keseluruhan data dari satu tempat, sekaligus membatasi siapa yang boleh membaca, siapa yang boleh mengubah data.
Bisa di Program
Server database bisa diprogram. Anda disa menuliskan aturan bisnis dan memprogram di server database sehingga sebuah aturan yang bersifat umum tidak perlu dituliskan kembali disetiap aplikasi yang dibuat.
Transaction Control
Kemampuan server database meng-update beberapa tabel sekaligus dan memastikan semuanya sukses terupdate merupakan faktor yang kritis bagi aplikasi database yang kompleks. Kalau ada salah satu tabel yang gagal di- update, maka semua yang sudah tercatat dari transaksi terakhir harus dibatalkan dan dikembalikan ke posisi semula. Hanya server database yang mempunyai kemampuan seperti itu.
Borland Delphi 6.0
Dari pertama kali Accurate di develop sudah menggunakan bahasa program Borland Delphi. Versi 3.0 dibuat dari Borland Delphi versi 6.0 dimana diversi tersebut memberikan banyak kemudahan dalam membuat program dibandingkan dengan versi sebelumnya.
Firebird ?
Dari berbagai pilihan Accurate versi 3.0 memutuskan menggunakan Firebird.
Satu-satunya server database yang bisa dijalankan dalam berbagai operating system yang paling populer saat ini, Windows NT, Windows 2000, UNIX dan LINUX. Untuk lingkungan yang lebih kecil, Firebird bisa dijalankan di PC yang berjalan sendiri saja dengan Windows 98, Windows NT, maupun Windows 2000. Firebird juga mempunyai kebijaksanaan OPEN SOURCE, yang berarti user boleh menginstall dan mempergunakan database server Interbase secara cuma-cuma.
Fast Report ?
Dari berbagai pilihan Accurate versi 3.0 memutuskan menggunakan Fast Report dalam desain reportnya. Fasilitas Report Open Source yang diberikan oleh Borland Delphi. Hal demikian itulah yang menyebabkan harga jual accurate dapat ditekan sampai semurah mungkin.
Multi Currency [Multi Mata Uang]
Software yang mempunyai fasilitas Multi Currency banyak diburu masyarakat Indonesia setelah Indonesia terkena krisis ekonomi yang mengharuskan mencatat transaksi dalam mata uang yang tepat, dan dapat diketahui berapa laba/rugi selisih kurs yang ditimbulkan.
Selain untuk mengetahui berapa saldo kas, piutang, dan utang dalam mata uang aslinya juga perlu diketahui berapa saldo kas, piutang dan utang tersebut jika di standarisasikan dengan mata uang laporan keuangan perusahaan.
Accurate memberikan solusi untuk hal tersebut yaitu dengan menghitung otomatis :
Realize Gain/Loss Foreign Exchange
Selisih kurs yang diakibatkan dari transaksi real yang benar-benar sudah terjadi perbedaan kursnya pada saat pertama muncul dan pada perubahan transaksi tersebut.
Unrealize Gain/Loss Foreign Exchange
Selisih kurs yang diakibatkan oleh proses tutup buku bulanan maupun tahunan, dimana setiap akhir periode harus disusun laporan keuangan khususnya Balance Sheet. Balance Sheet melaporkan posisi keuangan perusahaan per tanggal disajikannya laporan tersebut, sehingga jika ada assets atau liability yang bukan dalam mata uang base currency harus dikurskan pada tanggal neraca. Oleh sebab itu ada perubahan nilai kurs pada awal periode sebelumnya dengan kurs pada akhir periode bersangkutan. Laba/Rugi atas selisih kurs inilah yang dinamakan dengan Unrealize Gain/Loss Foreign Exchange yaitu laba/rugi yang bersifat semu.
Untuk menghitung proses ini anda tinggal melakukan proses Periodic | Period End untuk bulan yang bersangkutan.
Ada 3 type account yang tetap dicatat dalam mata uang asli (foreign currency/valuta asing) juga sudah distandarisasikan dengan mata uang laporan (base currency) yaitu : Cash Bank, Account Receivable (Customer) dan Account Payable (Vendor). Setiap terjadi perubahan terhadap account ini selalu ditanyakan kurs yang berlaku.
