Perancangan Sistem Informasi Manajemen Dokumen Kepegawaian di SMP Negeri 1 Ambarawa
Bambang Sudjatmiko Cahyo Kusumo
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana; (0298) 321212
Jl. Dr. O. Notohamidjojo No. 1 – 10, Blotongan, Kec. Sidorejo, Kota Salatiga 50715
Email : Bambangsudjatmiko72@gmail.com Riwayat artikel:
Recieved: Revised: Accepted:
Abstract
Employee document management is an information system that must be owned by State Junior High School 1 Ambarawa in order to store employee document data. The process of storing document data is currently stored in an administrative employee's computer drive. This will make it difficult to manage documents because there is no categorization of the type of document and the name of the owner of the document. In this study, a website- based information system will be built using a codeigniter framework, namely a personnel document management information system that is very effective in managing employee data and employee documents.
Keywords : employees, document management, SMPN 1, CodeIgniter.
Abstrak
Manajemen dokumen kepegawain merupakan sistem informasi yang harus dimiliki Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Ambarawa guna menyimpan data dokumen pegawai.
Proses penyimpanan data dokumen saat ini disimpan dalam suatu drive computer pegawai administrasi. Hal tersebut akan membuat kesulitan dalam pengelolan dokumen karena tidak ada pengkategorian jenis dokumen dan nama pemilik dokumen. Pada penelitian ini akan dibangun sebuah sistem informasi berbasis website menggunakan framework codeigniter yaitu sistem infomasi manajemen dokumen kepegawaian yang sangat efektif dalam pengelolaan data pegawai beserta dokumen pegawai.
Kata Kunci : Kepegawaian, manajemen dokumen, SMPN 1, CodeIgniter
2 Pendahuluan
SMPN 1 Ambarawa berada di Kecamatan Ambarawa, Kabupaten Semarang, Provinsi Jawa Tengah. Sekolah ini memiliki jumlah murid mencapai 789, didukung dengan 24 kelas yang terdiri dari kelas 7 dengan ruang A-H, kelas 8 dengan ruang A-H dan kelas 9 dengan ruang A – H. SMPN 1 Ambarawa memiliki total pegawai mencapai 60 orang yang terdiri dari guru, pegawai administrasi, pegawai keamanan dan pegawai kebersihan. Dengan melihat data jumlah murid hingga jumlah pegawai yang berada di SMPN 1 Ambarawa diperlukan pengelolaan organisasi yang berkualitas sesuai dengan slogan sekolah tersebut yaitu :
“Terciptanya Warga Sekolah yang Religius, Berkualitas, Berwawasan IPTEK, Berkarakter Kebangsaan, Peduli Lingkungan dan Berbudaya”. Salah satu temuan hasil observasi di SMPN 1 Ambarawa mengenai pengelolaan dokumen yang telah diupayakan dalam bentuk digital, tetapi dokumen kepegawaian SMPN 1 Ambarawa disimpan dalam suatu drive computer pegawai administrasi. Hal tersebut akan membuat kesulitan dalam pengelolaan dokumen karena tidak ada pengkategorian jenis dokumen dan nama pemilik dokumen. Pada penelitian “Design and Implementation of an Electronic Document Management System”, diteliti oleh Arkan Mahmood dan Ibrahim Taner Okumus pada tahun 2017 menuliskan bahwa negara berkembang selain menggunakan sistem manajemen kertas, negara berkembang menggunakan sistem dokumentasi elektronik (website, e-mail, dan paket database) yang disimpan di workstation dan server[1]. Berdasarkan temuan hasil observasi dan pencarian sumber penelitian yang menyangkut pengelolaan dokumen elektronik, maka di rancanglah sebuah sistem informasi manjemen dokumen berbasis website menggunakan framework codeigniter. Perancangan sistem informasi manajemen dokumen kepegawaian merupakan sebuah penelitian untuk dapat menjawab permasalahan manajemen dokumen kepegawaian SMPN 1 Ambarawa, yang bertujuan untuk memberikan kemudahan pengelolaan dokumen dan informasi sesuai dengan yang diharapkan.
Kajian Pustaka
Penelitian tentang Pengelolaan Sistem Kearsipan Elektronik Sebagai Determinan Produktivitas Kerja Pegawai di Kecamatan Solokuro Kabupaten Lamongan oleh Sahidi pada tahu 2017. Pembahasan dalam penelitian tersebut tentang seberapa produktif pegawai dengan program filing berbasis elektronik di Kecamatan Solokuro. Dengan subjek penelitian pegawai Kecamatan Solokuro.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan sistem pengarsipan elektronik dapat menyimpan dokumen lebih aman dan mengurangi kerusakan atau keaslian arsip dan karyawan dalam mencari dokumen yang telah diarsipkan lebih mudah dan lebih cepat. Sistem kearsipan elektronik dibuat dengan menggunakan php native[2].
Penelitian yang lain tentang Peningkatan Mutu Akreditasi Perguruan Tinggi Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik oleh Fuadz Hasyim dan Andi Wijaya pada tahun 2019. Pembahasan dalam penelitian tersebut tentang permasalahan yang didapatkan pada saat melakukan pengajuan akreditasi adalah
3
sulitnya melakukan inventarisasi bukti dokumen akreditasi perguruan tinggi (Universitas Nurul Jadid Probolinggo/UNUJA), dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik berbasis web dapat menjadi solusi permasalahan tersebut. Kesimpulan dari penelitian tersebut dilakukan pengujian sistem kepada 50 user didapatkan hasil 90% responden pada fungsionalitas sistem dan 74%
responden pada kegunaan sistem[3].
Berdasarkan dari penelitian pertama dan kedua, kemudian membandingkan dengan penelitian yang akan dibuat. Penelitian pertama memiliki kesamaan tujuan. Tetapi terdapat perbedaan yang sangat mencolok yaitu pada tempat studi kasus penelitian dan konten yang akan dibuat dan framework. Konten dari penelitian ini akan mencangkup seluruh profil pegawai dari SMPN 1 Ambarawa beserta berkas dokumen profesi, riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, dan semua yang menyangkup profil tersebut. Pada penelitian kedua terdapat kesamaan pada tujuan yang berguna untuk pengelolaan dokumen digital dan framework. Perbedaan yaitu tempat studi kasus, masalah yang dibahas tentang akreditasi sebuah perguruan tinggi yang mempunyai perbedaan struktur data.
Pembuatan sistem informasi pada penelitian ini menggunakan framework Codeigniter. Codeigniter ialah sebuah kerangka kerja pemrograman PHP yang powerful dan memiliki sebuah sistem yang small footprint, Codeigniter dibangun untuk para pengembang website system yang membutuhkan toolkit sederhana serta elegan dalam membuat website system ber-fitur lengkap[4]. kelebihan dari framework codeigniter jika dibandingkan dengan framework lain adalah sebagai berikut :
1. Kerangka kerja yang open source, sebuah kerangka kerja pemrograman website yang mudah secara gratis didapatkan.
2. Kerangka kerja yang memiliki ukuran kecil (small footprint), CI memiliki file sebesar 2mb.
3. Kerangka kerja yang memiliki fitur keamanan yang kuat terhadap serangan CSRF dan XSS[5].
4. Kerangka kerja dengan solusi bahasa pemrograman PHP yang sederhana, dimana sudah terdapat didalamnya struktur tipe MVC (Model, View, Control) guna mengatur tampilan website, dan Mengontrol basisdata[6].
Metode Penelitian
Metode penelitian yang akan dilakukan dalam perancangan sistem informasi manajemen dokumen kepegawaian SMPN 1 Ambarawa, menggunakan metode waterfall. Kelebihan dari metode waterfall adalah tahapan proses dalam pembuatan sebuah sistem sangat terstruktur, akan membuat sebuah software yang dibuat akan tetap terjaga kualitasnya sejak awal[7]. Dari segi kebutuhan data dapat disiapkan sejak awal dan perencanaannya akan lebih matang. Tahapan dari metode waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.
4
Gambar 1 Tahapan Penelitian
Berikut adalah penjelasan tahapan penelitian gambar 1 : Analisis kebutuhan, pada tahap ini dilakukan proses pengenalan sebuah bentuk perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan user. Perancangan aplikasi, pada tahap ini membuat sebuah model sistem dalam bentuk UML (Unified Modeling Language) untuk menggambarkan kebutuhan user (requirement), desain, serta menggambarkan arsitektur pada aplikasi yang akan dibuat. Pembuatan aplikasi, pada tahap ini akan dibangun sebuah aplikasi dengan bahasa pemrograman php sesuai dengan UML (Unified Modeling Language) kebutuhan user dengan menggunakan framework codeigniter[8]. Pengujian, pada tahap ini dilakukan pengujian aplikasi dengan tujuan apakah aplikasi sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan user. Jika ada kesalahan dalam aplikasi (error system) akan segera diperbaiki.
Tahapan selanjutnya adalah maintenance, tahapan ini adalah akhir dari metode waterfall pada tahapan ini akan dilakakukan sebuah pengembangan aplikasi sesuai dengan kebutuhan user[9].
5
Gambar 2 Use Case Diagram
Use Case Diagram digunakan untuk mengetahui fungsi yang ada di dalam sebuah sistem dan actor yang berhak menggunakan fungsi pada sistem tersebut[10].
Pada gambar dua dijelaskan terdapat beberapa fungsi pada sistem manajemen dokumen kepegawaian terdiri dari unggah dan unduh dokumen, manajemen master data kepegawaian, grafik data kepegawaian, dan profil pegawai. Kemudian dari actor/user yang menggunakan sistem adalah pegawai bagian administrasi SMPN 1 Ambarawa yang bertanggung jawab penuh pada proses dan aturan pada sistem tersebut serta bertanggung jawab memonitoring pengelolaan dokumen personal yang telah di unggah oleh pegawai administrasi SMPN 1 Ambarawa.
6
Gambar 3 Activity diagram sebagai Admin
Gambar 3 digambarkan proses admin pada sistem. Admin akan melewati proses verifikasi akun (login), setelah proses verifikasi selesai admin dapat memilih konten yang telah tersaji pada sistem. Menu pada sistem tersebut terbagi menjadi tiga yaitu menu data utama, menu data statistic dan menu master data. Menu data utama terdiri dari konten dosen, konten guru dan konten tenaga kependidikan.
Menu data statistic terdiri dari konten dosen, konten guru dan konten tenaga kependidikan. Menu master data terdiri dari konten golongan/jabatan fungsional, konten unit/kelas, dan konten lain-lain. Kemudian fungsi create, read, update dan delete menjadi fungsi utama dalam seluruh proses aktifitas user admin.
7
Gambar 4 Activity diagram User
Gambar 4 merupakan pejelasan dari proses user pada sistem manajemen dokumen kepegawaian. User terdiri dari dosen, guru dan tenaga kependidikan.
User akan melewati proses verifikasi (login) untuk masuk dalam sistem. Konten yang tersaji pada user adalah melihat data pegawai dan melihat data profil pegawai.
Fungsi yang berjalan pada user hanya read dan download data yang telah di unggah oleh admin.
Gambar 5 Design interface manajemen dokumen kepegawaian
Gambar 5 menjelaskan tentang desain tampilan admin yang akan dibuat pada sistem manajemen dokumen kepegawain SMPN 1 Ambarawa. Dalam desain header tampilan admin terdiri dari logo SMPN 1 Ambarawa yang berada pada sudut kiri atas. Kemudian beberapa menu yaitu data utama, statistic dan master data.
Pada menu data utama terdiri dari konten dosen, konten guru dan tenaga kependidikan. Pada menu statistic terdiri dari konten dosen, guru dan tenaga
8
kependidikan. Pada menu master data terdiri konten golongan/jabatan fungsional, unit/kelas dan lain-lain. Kemudian pada tampilan body tersaji jumlah data pegawai dosen, guru dan tenaga kependidikan.
Hasil dan Pembahasan
Hasil dari perancangan sistem informasi manajemen dokumen kepegawaian di SMPN 1 Ambarawa adalah sebuah website. Berikut adalah pembahasan website manajemen dokumen kepegawaian.
Kode program 1. Controller create data pegawai
1. public function getDefaultValues(){return [ 2. 'NIP' => '',
3. 'KTP' => '', 4. 'namaLengkap' => '', 5. 'pendidikanTerakhir' => '', 6. 'gelarDepan' => '', 7. 'gelarBelakang' => '', 8. 'tempatLahir' => '', 9. 'tanggalLahir' => '', 10. 'idStatusPegawai' => '', 11. 'jenisKelamin' => 'L', 12. 'telpon' => '', 13. 'email' => '', 14. 'bidangIlmu' => '', 15. 'kepakaran' => '', 16. 'idAgama' => '', 17. 'foto' => '',];
Kode program 1. Controller create data pegawai merupakan source code menambahkan data baru pegawai. Fungsi getDefaultValues dipanggil oleh model pegawai untuk menambahkan data pegawai dalam database pegawai. Data array yang akan dimasukan pada database adalah NIP, KTP, nama lengkap, pendidikan terakhir, gelar depan, gelar belakang, tempat lahir, tanggal lahir, status pegawai, jenis kelmin, telpon, email, bidang ilmu, kepakaran, agama dan foto.
Kode program 2. Controller update data pegawai
1. $validate = $this->pegawaimodel->
2. validate();
3. if (!$validate) {
4. $mainView = 'pegawai/form';
5. $heading = 'Pegawai > Edit';
6. $formAction = "pegawai/edit/$ID";
7. $buttonText = 'Update';
8. $this->load->view('template', compact(
9. 'mainView', 10. 'heading', 11. 'formAction', 12. 'input',
13. 'buttonText', 'profilePath' 14. ));
9
Kode program 2. Controller update data pegawai merupakan source code merubah data pegawai. Fungsi validate pada model pegawai adalah fungsi data tabel pegawai yang ada di database. Akan muncul form isian data pegawai sesuai ID pegawai yang ada dalam kolom tabel (sesuai dengan yang akan dirubah).
Kode program 3. Controller user data pegawai
1. $riwayatpendidikanlist = $this->pegawaimodel->getRiwayatPendidikan($ID);
2. $riwayatgolonganlist = $this->pegawaimodel->getRiwayatGolongan($ID);
3. $riwayatjabatanlist = $this->pegawaimodel->getRiwayatJabatan($ID);
4. $riwayatSkPegawailist = $this->pegawaimodel->getRiwayatSkPegawai($ID);
5. $tunjanganAnaklist = $this->pegawaimodel->getTunjanganAnak($ID);
6. $riwayatunitlist = $this->pegawaimodel->getRiwayatUnit($ID);
7. $sertifikatKompetensilist = $this->pegawaimodel->getSertifikatKompetensi($ID);
8. $riwayatjafalist = $this->pegawaimodel->getRiwayatJafa($ID);
9. $pendukunglist = $this->pegawaimodel->getPendukung($ID);
10. $mainView = 'pegawai/detail';
11. $heading = 'Pegawai > Detail';
12. $formAction = "pegawai/detail/$ID";
13. $buttonText = 'Update';
14. $uploadingDirectory = $this->uploadingDirectory;
15. $this->load->view('template', compact(
16. 'mainView', 17. 'heading', 18. 'formAction', 19. 'dataPegawai', 20. 'riwayatpendidikanlist', 21. 'riwayatgolonganlist', 22. 'riwayatjabatanlist', 23. 'riwayatSkPegawailist', 24. 'tunjanganAnaklist', 25. 'riwayatunitlist', 26. 'sertifikatKompetensilist', 27. 'riwayatjafalist', 28. 'pendukunglist', 29. 'buttonText', 30. 'profilePath', 31. 'uploadingDirectory'));
Kode program 3. Controller user data pegawai menjelaskan fungsi pegawai model memanggil banyak fungsi guna menampilkan data lengkap pada tabel di database pegawai. Fungsi yang dipanggil antara lain ; value data pegawai, Riwayat pendidikan, Riwayat golongan, Riwayat jabatan, Riwayat SK pegawai, tunjangan anak, Riwayat unit, sertifikat kompetensi, Riwayat jafa, pendukung dan upload direktori.
Kode program 4. Controller statistik jumlah pegawai
1. public function jumlahPegawai(){
2. $heading = 'Statistik Jumlah Pegawai';
3. $results = $this->statistikmodel->getJumlahPegawai();
4. for($i=0;$i<sizeof($results);$i++){
5. $jenis[] = (string) $results[$i]->jenis;
6. $jumlah[] = (float) $results[$i]->jumlah; }
10
Kode program 4. Controller statistik jumlah pegawai merupakan controller yang dipanggil oleh model statistik untuk menampikan data diagram pada laman statistik. Menggunakan for i++ karena data yang akan tampil lebih dari 1.
Menggunakan float yang berguna menampilkan jumlah data pegawai dengan tipe data decimal.
Kode program 5. Model data pegawai
1. $this->pegawaimodel->setPerPage($perPage);
2. $pegawailist = $this->
3. Pegawaimodel-
>paginateUnit($page,$perPage,$seachedText,$filterStatus,$filterUnit);
4. if (!$pegawailist) {message('error', 'Tidak ada data!'); } 5. $totalRow = $this->pegawaimodel->
6. countAllData($seachedText,$filterStatus,$filterUnit);
7. $pagination = $this->pegawaimodel->makePaginationLink (site_url('pegawai'),2,
8. $totalRow, 9. $perPage
Kode program 5. Model data pegawai merupakan source coding yang hasilnya tertampil pada gambar 6. Tampilan manajemen data kepegawaian. Baris 1 sampai 4 dijelaskan bahwa fungsi list pegawai didalam kelas model pegawai dipanggil untuk mendeklarasikan data pegawai pada view laman data pegawai, jika terjadi masalah pada sistem informasi akan muncul peringatan error dan jika data pegawai tidak masuk akan muncul pesan tidak ada data. Baris 5 sampai 6 merupakan sebah model pegawai yang dibuat untuk filter data yang muncul pada tampilan view data pegawai yang menampilkan data jumlah. Baris 7 sampai 9 mendeklarasikan tentang link tampilan lengkap data pegawai pada kolom ke 2 data pegawai.
Kode program 6. Model create data pegawai
1. public function create(){
2. $input = (object) $this->input->post(null, true);
3. if (!$_POST) { $input = $this->pegawaimodel->getDefaultValues();
4. $input = (object) $input;}
Kode program 6. Model create data pegawai merupakan source code untuk menambahkan data pegawai. Baris 1-4 fungsi getDefaultValues pada controller dipanggil untuk menarik data tabel pegawai pada fungsi create pegawai dalam model pegawai.
Kode program 7. Model delete data pegawai
1. public function delete() {
2. $ID = $this->input->post('ID', true);
3. $pegawai = $this->pegawaimodel->find($ID);
4. if (!$pegawai) {
5. flashMessage('error', 'Data tidak ditemukan!');
6. redirect('pegawai', 'refresh');}
11
7. $delete = $this->pegawaimodel->delete($NIP);
8. if (!$delete) {
9. flashMessage('error', 'Data gagal dihapus!');}
10. else {flashMessage('success', 'Data berhasil dihapus.');}
11. redirect('pegawai', 'refresh');}
Kode program 7. Model delete data pegawai merupakan source code untuk menghapus data pegawai. Fungsi delete didalam model pegawai mendeklarasikan ID pegawai yang dipanggil pada laman maupun pada kolom pencaraian, ID yang dipanggil adalah ID yang sudah tersimpan pada tabel pegawai, jika ID yang dipanggil pada kolom pencarian tidak ada maka akan muncul pesan data tidak ditemukan dan jika ID tidak ada akan mucul pesan error. ID pegawai tersebut digunakan untuk menghapus data pegawai, jika data berhasil dihapus akan muncul pesan sukses dan data berhasil dihapus.
Kode program 8. Model update data pegawai
1. public function update($ID, $data){
2. $this->db->where("$this->table.ID", $ID);
3. return $this->db->update($this->table, $data);}
Kode program 8. Model update data pegawai merupakan source code untuk merubah data pegawai. Fungsi update didalam model pegawai memanggil ID pegawai untuk melakukan pembaharuan ID sesuai dengan request ID user.
Kode program 9. Model upload data dokumen pegawai
1. function upload() {
2. $IDPegawaiSent = $this->input->post('IDPegawaiSent', true);
3. $paramaterSent = $this->input->post('paramaterSent', true);
4. if($paramaterSent != ''){
5. $paramaterSent = '?' . $paramaterSent;}
Kode program 9. Model upload data dokumen pegawai merupakan source code untuk mengunggah data dokumen digital pegawai. Fungsi unggah didalam model pegawai, fungsi tersebut memanggil ID pegawai sebagai kunci untuk mengunggah berkas dokumen digital.
Kode program 10. Model user pegawai
1. const TABLENAME = 'tpegawai';
2. const JENIS_PEGAWAI = 'Pegawai';
3. class PegawaiModel extends MY_Model{
4. public $tableName = TABLENAME;
5. protected $table = TABLENAME;
12
Kode program 10. Model user pegawai merupakan model pegawai yang ada didalam controller yang dipanggil untuk menarik data tabel pegawai sesuai dengan aturan hak akses pada my model.
Kode program 11. Model statistic jumlah pegawai
1. public function getJumlahPegawai(){
2. $sql ="select case when jenisPegawai='Dosen' then 'Pendidik-Dosen' ".
3. " when jenisPegawai='Guru' then 'Pendidik-Guru' else 'Tenaga Kependidikan' end as jenis, ".
4. " count(a.id) as jumlah from tPegawai a, tStatusPegawai b where a.idStatusPegawai=b.ID ".
5. " and (statusPegawai = 'Kontrak' or statusPegawai = 'Tetap' or statusPegawai = 'Cuti') group by jenisPegawai";
6. $query = $this->db->query($sql);
Kode program 11. Model statistic jumlah pegawai merupakan view dari tools statistik. Fungsi get jumlah pegawai yang dipanggil didalam controller mempunyai fungsi untuk memanggil database pegawai, kemudian query count digunakan untuk menghitung jumlah pegawai sesuai dengan jenis pegawai (dosen, guru dan tenaga kependidikan).
Gambar 6. Tampilan manajemen data kepegawaian
Pada gambar 6. Tampilan manajemen data kepegawaian merupakan sebuah view dari manajemen data kepegawaian. Hanya admin yang mempunyai hak akses untuk masuk pada laman tersebut. Terdapat 2 tombol yang sangat membantu admin dalam mengelola data, tombol tambah berguna untuk menambahkan data pegawai baru dan tombol filter berguna untuk menyaring data pegawai sesuai dengan status kepegaiwaannya (aktif, tidak aktif, kontrak, tetap, cuti, pensiun, skorsing dan meninggal). Pada form tabel data pegawai terdapat tombol detail pegawai, edit dan hapus. Tombol detail pegawai berguna untuk melihat detail data pegawai dan menambahkan data dokumen pegawai, tombol edit berguna untuk merubah data pegawai dan tombol hapus berguna untuk menghapus data pegawai.
13
Gambar 7. Form tambah data kepegawaian
Pada gambar 7. Form tambah data kepegawaian merupakan view dari proses penambahan data kepegawaian. Hanya admin yang mempunyai hak akses untuk menambah data baru. Inputan data pada form antara lain NIP, NIK KTP, nama pegawai, pendidikan terakhir, gelar depan, gelar belakang, tempat lahir, tanggal lahir, status pegawai (kontrak, tetap, cuti, pensiun, skorsing dan meninggal), jenis kelamin, telepon, email, bidang ilmu, kepakaran dan agama (islam, kristen, katolik, hindu dan budha).
Gambar 8. Data detail pegawai
14
Pada gambar 8. Data detail pegawai merupakan view dari data dokumen dan biodata diri pegawai. Hanya admin yang mempuyai hak akses untuk merubah data tersebut. Pada laman ini admin dituntut untuk mengelola (mengunggah) seluruh berkas berkas dokumen digital pegawai, berkas digital terdiri dari riwayat pendidikan, riwayat golongan, riwayat jabatan, riwayat SK pegawai, tunjangan anak, riwayat kelas, sertifikat kompetensi, dan pendukung.
Gambar 9. Tampilan user pegawai
Gambar 9. Tampilan user pegawai merupakan view dari data user pegawai.
Konsep dari user pegawai adalah user hanya berhak melihat (data profil pegawai) dan mengunduh (dokumen digital) yang diunggah oleh admin. Data profil pegawai antara lain ; NIP, nama lengkap, gelar depan, gelar belakang, tempat lahir, tanggal lahir, status pegawai, jenis kelamin, telepon, email, bidang ilmu, kepakaran.
Dokumen digital yang dapat diunduh antara lain; Riwayat pendidikan, Riwayat golongan, Riwayat jabatan, Riwayat SK pegawai, tunjangan anak, Riwayat unit, sertifikat kompetensi dan pendukung.
Berdasarkan hasil angket pengujian sistem informasi kepegawaian oleh SMP Negeri 1 Ambarawa digunakan untuk menarik sebuah kesimpulan dari
15
penelitian ini. Pertanyaan pada angket berjumlah 10, menggunakan skala linkert dengan nilai 1 sampai 4 (nilai 1 = Tidak baik, Nilai 2 = kurang baik, nilai 3 = baik, dan nilai 4 = sangat baik) digunakan untuk menilai setiap pertanyaan berikut : 1. Tampilan sistem informasi manajemen data dokumen kepegawaian
2. Kemudahan pengoperasian sistem informasi data dokumen kepegawaian 3. Kecepatan akses sistem informasi data dokumen kepegawaian
4. Kelengkapan informasi yang disajikan pada sistem informasi
5. Fitur yang memadai pada sistem informasi data dokumen kepegawaian 6. Apakah aplikasi ini dapat memudahkan pengguna ?
7. Ketepatan fungsi tombol dengan tujuan menu yang diinginkan 8. Kesesuian sistem informasi manajemen data dokumen kepegawaian 9. Kemudahan dalam melakukan inputan data pada sistem informasi 10. Kenyamanan mengunakan system informasi secara keseluruhan
berikut adalah rumus yang digunakan untuk mencari persentasi dari setiap pertanyaan pada hasil penilaian angket yang telah dilakukan :
Rumus : Y= P x 100 Q x R
Keterangan : Y = Nilai persentase
P = Banyaknya jumlah responden Q = Jumlah responden
R = Nilai persentase
Tabel 1. Hasil persentase angket penilaian sistem informasi
RESPONDEN TB KB B SB TOTAL TB% KB% B% SB%
1 1 2 4 3 10
0.67
% 10.67 % 55.33 % 33.33 %
2 0 2 5 3 10
3 0 1 6 3 10
4 0 1 6 3 10
5 0 1 6 3 10
6 0 0 7 3 10
16
7 0 0 7 3 10
8 0 0 8 2 10
9 0 0 8 2 10
10 0 0 9 1 10
11 0 1 6 3 10
12 0 2 5 3 10
13 0 2 3 5 10
14 0 2 2 6 10
15 0 2 1 7 150
JUMLAH 1 16 38 50 150
Tabel 1. Hasil persentase angket penilaian sistem informasi dinilai oleh 15 orang responden terdiri dari 5 tenaga kependidikan, 8 guru dan 2 dosen di SMPN 1 Ambarawa. Pada tabel tersebut memberikan penjelasan bahwa hanya 0,67 % memberikan penilaian tidak baik, 10,67% memberikan penilaian kurang baik, 55,33% memberikan penilaian baik dan 33,33% memberkan penilaian sangat baik.
Apabila ditarik kesimpulan dari tabel penilaian tersebut, 88,66% memberikan nilai baik dan sangat baik.
Simpulan
Sistem informasi manajemen dokumen kepegawaian pada SMPN 1 Ambarawa dapat disimpulkan sudah memenuhi harapan dari pengelola manajemen dokumen kepegawaian di SMPN 1 Ambarawa, didukung bukti dengan melakukan pengujian menggunakan angket penilaian sistem informasi, yang mendapatkan hasil 88,66% memberikan penilaian baik dan sangat baik. Teknologi Framework codeigniter yang digunakan dalam sistem informasi tersebut sangatlah mendukung dalam kinerja sistem dan pengolahan data sistem, yang didukung bukti dari tabel hasil persentase angket penilaian sistem informasi. Harapan untuk pengembangan sistem berikutnya adalah untuk memberikan keamanan sistem informasi (tidak sekedar password hak akses pada setiap actor sistem) dan sistem informasi manajemen dokumen kepegawaian dapat menjadi online.
17 Daftar Pustaka
[1] A. Mahmood and I. T. Okumus, “Design and Implementation of an Electronic Document Management,” MAKÜ-Uyg. Bil. Derg., vol. 1, no. 1, pp. 9–17, 2017.
[2] Sahidi, I. Yunita, and N. Farida, “MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK DI UD . SOCIAL AGENCY BARU AMBARUKMO YOGYAKARTA Sahidi Irva Yunita Nur Farida PENDAHULUAN Setiap lembaga , perusahaan maupun organisasi dalam kegiatan sehari-hari tentu saja menghasilkan dokumen . Dokumen-dokumen tersebut perl,” J. Ilmu Perpust. dan Inf., vol. 2, no. 2, pp. 243–
260, 2017.
[3] F. Hasyim and A. Wijaya, “Peningkatan Mutu Akreditasi Perguruan Tinggi Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (Electronic Document Management System),” NJCA (Nusantara J. Comput. Its Appl., vol. 4, no. 2, p. 79, 2019, doi: 10.36564/njca.v4i2.127.
[4] “Coding Mudah dengan CodeIgniter, JQuery, Bootstrap, dan Datatable - Heru
Sulistiono, S.Kom., M.Kom. - Google Books.”
https://books.google.co.id/books?hl=en&lr=&id=WpJuDwAAQBAJ&oi=fnd&pg
=PP1&dq=jurnal+tentang+codeigniter&ots=QNWPbN6XY3&sig=nx_rOb1pp0T qBMlShvnGKsItJnw&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false (accessed Oct. 09, 2021).
[5] “CodeIgniter Web Framework.” https://www.codeigniter.com/ (accessed Oct. 09, 2021).
[6] G. Paolone, M. Marinelli, R. Paesani, and P. Di Felice, “Automatic code generation of mvc web applications,” Computers, vol. 9, no. 3, pp. 1–29, 2020, doi:
10.3390/computers9030056.
[7] A. A. Wahid, “Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi,”
J. Ilmu-ilmu Inform. dan Manaj. STMIK, no. November, pp. 1–5, 2020, [Online].
Available:
https://www.researchgate.net/profile/Aceng_Wahid/publication/346397070_Anali sis_Metode_Waterfall_Untuk_Pengembangan_Sistem_Informasi/links/5fbfa9109 2851c933f5d76b6/Analisis-Metode-Waterfall-Untuk-Pengembangan-Sistem- Informasi.pdf.
[8] A. Hendini, “Pemodelan Uml Sistem Informasi Monitoring Penjualan Dan Stok Barang,” J. Khatulistiwa Inform., vol. 2, no. 9, pp. 107–116, 2016, doi:
10.1017/CBO9781107415324.004.
[9] G. Wiro Sasmito, “Penerapan metode Waterfall pada desain sistem informasi geografis industri kabupaten Tegal,” J. Inform. Pengemb. IT, vol. 2, no. 1, pp. 6–
12, 2017.
[10] M. Kembali and S. Pandang, “Pengelolaan Arsip Di Era Digital :,” vol. 1, no. 1, pp.
1–11, 2017.
