BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Tinjauan Organisasi
Bank bjb (IDX: BJBR) (dahulu dikenal dengan Bank Jabar Banten) adalah bank BUMD milik Pemerintah Provinsi Jawa Barat dan Banten yang berkantor pusat di Bandung. Bank ini didirikan pada tanggal 20 Mei 1961 dengan bentuk perseroan terbatas (PT), kemudian dalam perkembangannya berubah status menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD). Saat ini Bank BJB memiliki 63 Kantor Cabang, 311 Kantor Cabang Pembantu, 330 Kantor Kas, 1202 ATM bjb, 103 Payment Point, 4 Kantor Wilayah, dan 473 Waroeng BJB. PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten Tbk menjadi bank devisa sejak tanggal 2 Agustus 1990.
3.2 Tinjauan Sejarah Perusahaan
Pendirian Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dilatar belakangi oleh Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 33 tahun 1960 tentang penentuan perusahaan di Indonesia milik Belanda yang dinasionalisasi. Salah satu perusahaan milik Belanda yang berkedudukan di Bandung yang dinasionalisasi yaitu NV Denis (De Erste Nederlansche Indische Shareholding) yang sebelumnya perusahaan tersebut bergerak di bidang bank hipotek. Sebagai tindak lanjut dari Peraturan Pemerintah nomor 33 tahun 1960 Pemerintah Propinsi Jawa Barat dengan Akta Notaris Noezar nomor 152 tanggal 21 Maret 1961 dan nomor 184 tanggal 13 Mei 1961 dan dikukuhkan dengan Surat Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat nomor 7/GKDH/BPD/61 tanggal 20 Mei 1961, mendirikan PD Bank Karya Pembangunan dengan modal dasar untuk pertama kali berasal dari Kas Daerah sebesar Rp. 2.500.000,00.
Untuk menyempurnakan kedudukan hukum Bank Karya Pembangunan Daerah Jawa Barat, dikeluarkan Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat nomor
bidang perbankan. Selanjutnya melalui Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat nomor 1/DP-040/PD/1978 tanggal 27 Juni 1978, nama PD. Bank Karya Pembangunan Daerah Jawa Barat diubah menjadi Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat.
Pada tahun 1992 aktivitas Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat ditingkatkan menjadi Bank Umum Devisa berdasarkan Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 25/84/KEP/DIR tanggal 2 November 1992 serta berdasarkan Perda Nomor 11 Tahun 1995 mempunyai sebutan "Bank Jabar"
dengan logo baru.
Dalam rangka mengikuti perkembangan perekonomian dan perbankan, maka berdasarkan Perda Nomor 22 Tahun 1998 dan Akta Pendirian Nomor 4 Tanggal 8 April 1999 berikut Akta Perbaikan Nomor 8 Tanggal 15 April 1999 yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman RI tanggal 16 April 1999, bentuk hukum Bank Jabar diubah dari Perusahaan Daerah (PD) menjadi Perseroan Terbatas (PT).
Dalam rangka memenuhi permintaan masyarakat akan jasa layanan perbankan yang berlandaskan Syariah, maka sesuai dengan izin Bank Indonesia No. 2/ 18/DpG/DPIP tanggal 12 April 2000, sejak tanggal 15 April 2000 Bank Jabar menjadi Bank Pembangunan Daerah pertama di Indonesia yang menjalankan dual banking system, yaitu memberikan layanan perbankan dengan sistem konvensional dan dengan sistem syariah.
Berdasarkan Hasil Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPS-LB) PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat tanggal 3 Juli 2007 di Bogor, sesuai dengan Surat Keputusan Gubernur Bank Indonesia No. 9/63/KEP.GBI/2007 tanggal 26 November 2007 tentang Perubahan Izin Usaha Atas Nama PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat menjadi Izin Usaha Atas Nama PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten serta SK Direksi Nomor 1065/SK/DIR-PPN/2007 tanggal 29 November 2007 maka nama perseroan berubah menjadi PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten dengan sebutan (call name) Bank Jabar Banten.
Berdasarkan Hasil Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPS- LB) PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat & Banten Nomor 26 tanggal 21 April 2010, sesuai dengan Surat Bank Indonesia No.12/78/APBU/Bd tanggal 30 Juni 2010 perihal Rencana Perubahan Logo serta Surat Keputusan Direksi Nomor 1337/SK/DIR-PPN/2010 tanggal 5 Juli 2010, maka perseroan telah resmi berubah menjadi bank bjb.
3.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi : Menjadi 10 bank terbesar dan berkinerja baik di Indonesia.
Misi :
1) Penggerak dan Pendorong Laju Perekonomian Daerah 2) Melaksanakan Penyimpanan Uang Daerah
3) Salah satu Sumber Pendapatan Asli Daerah 3.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan fungsi-fungsi, departemen atau posisi- posisi organisasi yang digambarkan dalam kotak-kotak dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukan rantai perintah dan jalur komunikasi formal. Berikut struktur organisasi dalam proses Pengelolaan kendaraan yang ada pada Bank bjb Kantor Cabang BSD.
Kantor Bank bjb Cabang BSD Manager Operasional
Manager Pemasaran Staf Pemasaran
Kantor Cabang Pembantu Manager KCP
Kantor Kas Supervisor
Staff Vendor penanganan
kendaraan dinas
Gambar 3 1 Struktur Organisasi Pengelolaan Kendaraan Dinas
1. Kantor Cabang BSD
Kantor Cabang BSD meliputi dari dua bagian yaitu operasional dan pemasaran yang masing-masing mempunyai manajer yang berbeda yang bertugas untuk mengkontrol atas laporan yang akan diberikan oleh pihak vendor pengelola mobil dan sebagai pengambil keputusan .sementara staf pemasaran yang mempunyai tugas kadang-kadang diluar kantor mempunyai hak untuk menggunakan kendaraan operasional dengan persetujuan manajer.
2. Kantor Cabang Pembantu
Kantor cabang Pembantu adalah pengguna yang mempunyai hak untuk melakukan proses bisnis menggunakan kendaraan operasional yang di fasilitasi oleh kantor cabang.
3. Kantor Kas
Kantor Kas adalah pengguna yang mempunyai hak untuk di droping ketempat kantor sesuai dengan tempat dinas yang ditentukan sesuai surat keputusan dari cabang supervisor maupun staff kantor kas.
4. Vendor Penyedia Kendaraan Dinas
Vendor yang akan menunjuk administrator melakukan bertanggung jawab atas pengelolaan kendaraan operasional yang berjalan dengan kebutuhan operasional dan pemasaran kantor cabang, Kantor Cabang Pembantu dan Kantor Kas, serta bertanggung jawab atas pelaporan aktivitas kendaraan dinas yang telah digunakan kepada manager operasional cabang.
1.5. Uraian Prosedur
Analisa system berjalan yaitu menganalisa proses-proses yang terjadi pada pengelolaan kendaraan dinas, berikut prosedur pengelolaan kendaraan operasional :
1. Permintaan Kendaraan Operasional
Kantor Cabang melakukan permintaan kepada bagian admin untuk disediakan kendaraan operasional secara manual .
2. Konfirmasi kendaraan Operasional
Admin akan mengecek mobil yang sudah stanby untuk dipergunakan sesuai dengan permintaan dan mengkonfirmasi ketersedian kendaraan operasional tersebut ke manager operasional secara manual
3. Permintaan Tagihan Biaya Operasional kendaraan.
Setelah melakukan konfirmasi Admin memnita uang kepada Sekum kantor cabang BSD untuk pembelian bensin dan biaya operasional kendaraan operasional yang dipesan oleh manager operasional .
4. Pengembalian Kendaaan Operasional
Jika Kendaraan sudah beroperasi dan sudah selesai dalam melakukan tugas driver melakukan laporan perjalanan dan pengembalian biaya operasional tersebut dengan admin.
1.5.1 Use Case Berjalan
1.6 Analisa Usulan
1.6.1 Use Case Usulan
Gambar 3 3 Use Case Usulan Tabel 3 1 Deskripsi Use Case Log In Nama Use Case Log In
Aktor Admin, Karyawan, Manajer
Deskripsi Sistem harus bisa mengenali user yang akan mengakses data dan melakukan aktivitas
Pra-kondisi Memiliki username dan password yang sudah terdaftar di sistem
Tindakan Memasukan username dan password Post-Kondisi Dapat mengakses sistem
Tabel 3 2 Deskripsi Buat Permohonan Perjalanan Nama Use Case Buat Permohonan Perjalanan
Aktor Karyawan
Deskripsi Karyawan membuat sebuah permohonan melakukan perjalanan dengan mengisi form yang tersedia
Pra-kondisi Memiliki Plan Perjalanan dan tujuan yang akan dilampirkan Tindakan Input Form Permohonan perjalanan
Post-Kondisi Mengirim Form kepada Manajer dengan tujuan mendapatkan approval
Tabel 3 3 Deskripsi Approval Permohonan Nama Use Case Approval Permohonan
Aktor Manajer
Deskripsi Manajer menerima permohonan dari karyawan, memberikan action (Approval, Pending, Fail)
Pra-kondisi Melihat lampiran perjalanan tujuan karyawab Tindakan Mengubah status permohonan
Post-Kondisi Memberikan notifikasi konfirmasi kepada karyawan
Tabel 3 4 Deskripsi Mengembalikan Struk Perjalanan Nama Use Case Mengembalikan Struk Perjalanan
Aktor Admin
Deskripsi Admin menerima struk perjalanan dari karyawan dan sopir Pra-kondisi Menerima struk tagihan perjalanan
Tindakan Input dan Upload ke Form Tagihan
Post-Kondisi Memberikan approval terhadap dana tagihan yang terpakai
Tabel 3 5 Deskripsi Menerima Struk Perjalanan Nama Use Case Menerima Struk Perjalanan
Aktor Admin
Deskripsi Admin menerima struk perjalanan dari karyawan dan sopir
Pra-kondisi Menerima struk tagihan perjalanan Tindakan Input dan Upload ke Form Tagihan
Post-Kondisi Memberikan approval terhadap dana tagihan yang terpakai
Tabel 3 6 Deskripsi Mengatur Rute Mobil Nama Use Case Mengatur Rute Mobil
Aktor Admin
Deskripsi Admin mengatur rute mobil dan mengisi form kelengkapan sebelum sopir memakai mobil
Pra-kondisi -
Tindakan Membuat form perjalanan mobil dan menentukan sopir Post-Kondisi Data tersimpan disistem
Tabel 3 7 Deskripsi Buat Laporan Perjalanan Nama Use Case Buat Laporan Perjalanan
Aktor Manajer
Deskripsi Manajer Dapat melihat seluruh laporan perjalanan dari bawahanya
Pra-kondisi -
Tindakan Melihat data perjlanan karyawan Post-Kondisi Data tersimpan disistem
Tabel 3 8 Deskripsi Buat Laporan Keuangan Nama Use Case Buat Laporan Keuangan
Aktor Manajer
Deskripsi Manajer Dapat melihat seluruh laporan keuangan yang telah terpakai
Pra-kondisi -
Tindakan Melihat data keuangan Post-Kondisi Data tersimpan disistem
1.6.2 Activity Diagram Usulan
3.6.2.1 Activity Diagram melakukan login
Gambar 3 4Activity Login
Keterangan :
Pada gambar 3.4 Activity Login pada aktivitas ini setiap user (Admin, Karyawan, Manajer) melakukan Log In, user harus memasukan username dan password mereka untuk masuk ke dalam sistem.
3.6.2.2 Activity Diagram Melakukan Input Perjalanan Oprasional
Gambar 3 5 Activity Input Form Perjalanan Operasional
Keterangan :
Pada gambar 3.5 Activity Input Form Perjalanan Operasional dilakukan oleh admin untuk melakukan setiap aktivitas perjalanan operasional menentukan sopir dan mobil mana saja untuk melakukan pengantaran karyawan ke lokasi sesuai dengan tugas yang diberikan oleh kantor cabang.
3.6.2.3 Activity Diagram Melakukan Input Perjalanan Pemasaran
Gambar 3 6 Activity Input Permohonan Perjalanan Pemasaran
Keterangan :
Pada gambar 3.6 Activity Input Permohonan Perjalanan Pemasaran dilakukan oleh karyawan bagian pemasaran, setiap akan melakukan perjalanan dinas karyawan diwajibkan untuk menginput form perjalanan mengisi detail form tersebut untuk disimpan dan dikirmkan kepada manajer menunggu persetujuan dari manajer.
3.6.2.4 Activity Diagram Melakukan Approval Permohonan
Gambar 3 7 Activity Approval Permohonan
Keterangan :
Pada gambar 3.7 Activity Approval Permohonan dilakukan oleh manajer untuk melakukan persetujuan atau tidak setuju atas permohonan karyawan yang akan melakukan aktivitas perjalanan dinas.
3.6.2.5 Activity Diagram Melakukan Form Input Tagihan Perjalanan
Gambar 3 8 Activity Form Inputan Tagihan Perjalanan
Keterangan :
Pada gambar 3.8 Activity Form Inputan Tagihan Perjalanan dilakukan oleh admin untuk melakukan penginputan tagihan setiap perjalanan dinas operasional dan disimpan untuk dikirim kepada manajer hasil perjalanan beserta besaran tagihannya.
3.6.2.6 Activity Diagram Melakukan Reedem Tagihan Karyawan
Gambar 3 9 Activity Reedem Tagihan Karyawan
Keterangan :
Pada gambar 3.9 Activity Reedem Tagihan Karyawan dilakukan oleh admin pada saat karyawan pemasaran melakukan perjalanan dinas diluar biaya yang dikeluarkan oleh sopir terdapat biaya talangan yang dilakukan oleh karyawan tersebut untuk di reimburse pihak kantor.
1.6.3 Sequence Diagram Usulan
3.6.3.1 Sequence Melakukan Login
Gambar 3 10 Sequence Melakukan Login
Keterangan :
Setiap User harus melakukan log in dulu sebelum masuk ke halaman utama aplikasi. User memasukan username dan password di halaman login kemudian dilakukan validasi data ke database, jika benar akan masuk ke halaman utama, tapi jika salah akan dikembalikan ke halaman login dengan pesan kesalahan.
3.6.3.2 Melakukan Penginputan Form Permohonan
Gambar 3 11 Sequence Form Permohonan
Keterangan :
Karyawan pemasaran melakukan permohonan perjalanan dinas dengan cara ke menu utama kemudian pilih halaman permohonan mengisi form permohonan tersebut sesuai data yang disediakan didalam form tersebut, selanjutnya data tersebut akan masuk ke dalam tbl_permohonan.
3.6.3.3 Melakukan penginputan perjalanan operasional
Gambar 3 12 Sequence Perjalanan Penginputan Perjalanan Operasional
Keterangan :
Admin melakukan penginputan perjalanan untuk karyawan operasional sesuai dengan surat tugas yang diberikan oleh kantor cabang dengan cara ke menu utama kemudian pilih hal rute sopir kemudian pilih Form Sopir selanjutnya data tersebut akan masuk ke tbl_rute dan tbl_sopir.
3.6.3.4 Melakukan Input Penagihan
Gambar 3 13 Sequence Tagihan Perjalanan
Keterangan :
Admin melakukan penginputan tagihan perjalanan dengan cara pilih menu utama kemudian Halaman Penagihan kemudian input di form penagihan sesuai dengan biaya perjalanan tersebut, selanjutnya data tersebut akan masuk ke tbl_tagihan.
3.6.3.5 Melakukan Approval permohonan
Gambar 3 14 Sequence Approval Manager Bisnis
Keterangan :
Manajer melakukan approval permohonan karyawan dengan cara pilih menu utama kemudian pilih halaman permohonan dan mengeccek data yang diinput oleh karyawan kemudian klik data tersebut akan muncul sebuah form perjalanan karyawan manajer tinggal pilih untuk menyetujui atau tidak perjalanan tersebut, selanjutnya data tersebut akan masuk ke tbl_permohonan.
3.6.4 Class Diagram Usulan
Gambar 3 15 Class diagram Usulan
3.7 Perancangan Database
Setelah perancangan sistem dilakukan, selanjutnya adalah perancangan basis data.
Berikut ini adalah rancangan basis data yang akan dibangun : 1 Nama File : Login
Isi : Data Login User
PrimaryKey : iduser
Tabel 3 9 Field dan keterangan login
No Nama Field Tipe File Panjang Keterangan
1 iduser varchar 5
Sebagai primary key semua atribut tabel login
2 username varchar 50
Kode Nama
pengguna
3 password varchar 100 Kata kunci pengguna
4 nama varchar 75 Nama pengguna
5 status varchar 3 Status pengguna
6 tglcreated date Tanggal dibuat
2 Nama File : Perjalanan
Isi : Data Perjalanan
PrimaryKey : idperjalanan
Tabel 3 10 Field dan keterangan perjalanan
No Nama Field Tipe File Panjang Keterangan
1 idperjalanan varchar 5
Sebagai PrimaryKey atas atribut tabel perjalanan
2 iduser varchar 5 Kode nama pengguna
3 idsupir varchar 5 Kode nama supir
4 platno varchar 8 Nomor kendaraan
5 tujuan varchar 75 Tujuan perjalanan
6 tglberangkat date Tanggal berangkat
7 tglpulang date Tanggal pulang
8 tglcreated date Tanggal pembuatan
9 status varchar 3 Status pengguna
3 Nama File : file
Isi : Data uang Perjalanan PrimaryKey : idfile
Tabel 3 11 Field dan keterangan file
No Nama Field Tipe File Panjang Keterangan
1 idfile varchar 5
Sebagai PrimaryKey atas semua atribut tabel file
2 idperjalanan varchar 8 Kode perjalanan
3 file varchar 25
Sebagai bukti dokumentasi
perjalanan dengan
upload biaya
perjalanan
4 tipe varchar 75
Sebagai pembeda peruntukan
kendaraan
5 nominal int 25
Jumlah biaya yang dikeluarkan
6 tglcreated date Tanggal dibuat
4 Nama File : status
Isi : Data status approval atau reject PrimaryKey : idstatus
Tabel 3 12 Field dan keterangan status
No Nama Field Tipe File Panjang Keterangan
1 idstatus varchar 3
Sebagai PrimaryKey semua attribut tabel status
2 status varchar 25 Status pengguna
3 tglcreated date Tanggal pembuatan
5 Nama File : mobil
Isi : Data mobil dinas PrimaryKey : idmobil
Tabel 3 13 Field dan keterangan mobil
No Nama Field Tipe File Panjang Keterangan
1 Idmobil varchar 5
Sebagai PrimaryKey semua attribut tabel mobil
2 merk varchar 25 Merk kendaraan
3 jenis varchar 25 Jenis kendaraan
4 platno varchar 8 Nomor kendaraan
5 tglcreated date Tanggal pembuatan
6 Nama File : supir
Isi : Data mobil dinas PrimaryKey : idsupir
Tabel 3 14 Field dan keterangan supir
No Nama Field Tipe File Panjang Keterangan
1 idsupir varchar 5
Sebagai PrimaryKey semua attribute tabel supir
2 platno varchar 8 Nomor kendaraan
3 nama varchar 75 Nama supir
4 alamat text Alamat supir
5 jk varchar 25
Jenis kendaraan yang dipakai supir
6 tglcreated date Tanggal pembuatan
1.7 Rancangan Layar
3.8.1 Tampilan login
Login
Enter Text Enter Text [Logo Bank bjb]
Username:
Password:
Login Reset
Gambar 3 16 Tampilan Login
1.8.2 Tampilan Dashboard Admin
Gambar 3 17 Tampilan Dashboard Admin
3.8.3 Tampilan Rute Mobil
Gambar 3 18 Tampilan Rute Mobil
3.8.4 Tampilan Form Rute dan Sopir
Gambar 3 19 Tampilan Form Rute dan Sopir
3.8.5 Tampilan Dashboard Karyawan
Gambar 3 20 Tampilan Dashboard Karyawan
3.8.6 Tampilan Permohonan Karyawan
Gambar 3 21 Tampilan Permohonan Karyawan
3.8.7 Tampilan Form Tambah Permohonan
Gambar 3 22 Tampilan Form Tambah Permohonan
3.8.8 Tampilan Form Input Tagihan
Gambar 3 23 Tampilan Form Input Tagihan
3.8.9 Tampilan Dashboard Manajer
3.8.10 Tampilan Daftar Permohonan Karyawan
Gambar 3 25 Tampilan Daftar Permohonan Karyawan
