PROSEDUR PENGURUSAN REKOD

(1)

PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

PROSEDUR PENGURUSAN REKOD NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014

PROSEDUR PENGURUSAN REKOD

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH

Roszanah Binti Kamis Pembantu Tadbir N17

Cetakkan Komputer

DISEMAK OLEH

Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakkan Komputer

DILULUSKAN OLEH

Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan

Cetakkan Komputer

(2)

Page | 2 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod 1.0 OBJEKTIF

Memastikan rekod kerajaan diurus dengan cekap dan teratur selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Dasar ini terpakai bagi pengurusan rekod meliputi pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3,Bab 4 dan Bab 5.

3.3 Perintah Am, Pekeliling Kementerian Kesihatan dan PKPA.

3.4 Undang-Undang Malaysia Akta Arkib Negara 2003

3.5 Jadual Pelupusan Rekod Perubatan Kementerian Kesihatan Malaysia 3.6 Panduan Pelupusan Rekod Awam

3.7 Panduan Pelupusan Rekod Perubatan 3.8 Panduan Pelupusan Rekod Kewangan 4.0 TERMINOLOGI

4.1 Rekod : Dokumen yang menyatakan pencapaian keputusan atau memberikan bukti aktiviti yang telah

dilaksanakan

4.2 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah 4.3 PPT : Penolong Pegawai Tadbir 4.4 PPP : Penolong Pegawai Perubatan 4.5 PT : Pembantu Tadbir

4.6 KJK : Ketua Jururawat Kesihatan 4.7 JM : Jururawat Masyarakat

4.8 PPK : Pembantu Perawatan Kesihatan 4.9 PO : Pembantu Operasi

4.10 PA : Pekerja Awam

(3)

Page | 3 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod 4.11 Ketua Bahagian

/ Ketua Unit

: Personel yang dilantik untuk mengetuai sesuatu bahagian iaitu :-

a) Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga - Pegawai Perubatan

- Jururawat

- Jururawat Masyarakat a) Bahagian Inspektorat

- Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran b) Bahagian Kesihatan Primer

- Penolong Pegawai Perubatan c) Bahagian Pengurusan - Pembantu Tadbir Kanan

(4)

Page | 4 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod 5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

5.1 TERIMAAN SURAT

5.1.1 Terima surat melalui pos dan fax atau kiriman tangan dan ambil tindakan. Buka dan cop terima serta cop tindakan

PT

5.1.2 Daftar surat didalam komputer atau Buku Daftar

“ Surat SULIT serah kepada PKD atau Penerima tanpa dibuka”

PT

5.1.3 Hantar semua surat kepada PKD untuk tindakan. Bagi yang memerlukan tindakan segera, tagging “SERTA MERTA/SEGERA” hendaklah memaklumkan kepada PKD dengan kadar segera

PT / PKD

5.1.4 PKD Semak surat dan minitkan arahan tindakan kepada pegawai yang berkaitan.

PKD

5.1.5 Semak surat yang diminitkan dan surat yang memerlukan tindakan segera hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang terlibat melalui telefon

PT

5.1.6 Surat yang telah disemak dan diminit oleh PKD diedarkan mengikut arahan untuk diambil tindakan lanjut.

PT

5.2 PENGURUSAN PENGHANTARAN SURAT

5.2.1 Terima surat-surat untuk edaran dari Unit/Bahagian PAP / PA 5.2.2 Asingkan surat dan rekod didalam buku despatch

mengikut unit

PAP / PA

5.2.3 Surat dalaman dan luar jabatan didalam daerah dihantar melalui serahan tangan dan surat luar daerah dihantar melalui pos

PAP / PA

5.2.4 Pastikan alamat penerima lengkap. jika tidak, kembalikan kepada pengirim untuk semakan semula

PAP / PA

5.2.5 Hantar surat kepada pegawai atau jabatan yang terlibat dengan secepat mungkin

PAP / PA

(5)

Page | 5 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod

5.3 PEMBUKAAN / PENDAFTARAN FAIL

5.3.1 Teliti kandungan surat / dokumen yang hendak difailkan.

Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi Fail dibuka apabila:

i. Fail yang diperlukan belum ada

ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baru

iii. Fail asal tidak dapat dikesan

iv. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baru

v. Perubahan pentadbiran sesuatu Pejabat Awam vi. Skima Klasifikasi Fail dirombak atau bertukar kepada Sistem Klasifikasi yang baru

PT / PAP

5.3.2 Buat analisa perkara / kandungan surat/ dokumen mengikut pengkelasan keselamatan terperingkat

i. Fail Putih ( Perkara Terbuka ) ii. Fail Hijau ( Perkara Sulit )

PT / PAP

5.3.3 Tentukan nama dan tajuk fail untuk fail baru. Buka kulit fail baru

i. Tebuk lubang pada kulit fail dan kertas minit ii. Tulis tajuk fail dan nombor rujukan fail iii. Masukkan tali hijau dan kertas minit

PT / PAP

5.3.4 Masukkan kandungan, catat nombor kandungan pada bahagian atas sebelah kanan surat dan minitkan lampiran pada kertas minit

PT / PAP

5.3.5 Daftarkan fail baru dalam Klasifikasi Fail Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan sediakan indeks

PT / PAP

(6)

5.4 PENGGUNAAN DAN KAWALAN FAIL

5.4.1 Fail dikeluarkan berdasarkan kepada permohonan sama ada secara lisan atau menggunakan borang permohonan fail

PT / PAP

5.4.2 Setiap fail yang dikeluarkan hendaklah ditulis didalam doket pergerakan fail terlebih dahulu. Catatkan dengan jelas singkatan nama dan jawatan dan tarikh pegawai menggunakan fail. Doket hendaklah diletakkan di rak fail disimpan untuk rujukan.

Lampiran A- Doket Fail

PT / PAP

5.4.3 Kad pinjaman fail hendaklah diletakkan di hadapan fail bagi memastikan fail hanya boleh dipinjam selama 2 minggu

Lampiran B- Kad pinjaman fail

PT / PAP

5.4.4 Bagi fail-fail yang telah selesai diambil tindakan, hendaklah dikemaskini tarikh pemulangan fail didalam Doket fail

PT / PAP

5.4.5 Memisahkan fail aktif dan fail tidak aktif di Jabatan Fail tidak aktif:

i. Segala tindakan ke atas fail telah selesai/tamat ii. Fail tidak digunakan dan dirujuk lagi

PT / PAP

5.4.6 Fail tidak aktif hendaklah ditutup dan dituliskan DITUTUP

PADA …………. Pada muka hadapan kulit PT / PAP

5.4.7 Fail ditutup dan simpan sebelum tindakan pelupusan PT / PAP

(7)

5.5 PELUPUSAN FAIL

5.5.1 Mengenalpasti samada rekod telah tamat tindakan dan telah memenuhi tempoh simpanan yang dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod

PT / PAP

5.5.2 Rekod disusun dan diikat bundle dan hendaklah disenaraikan didalam borang pelupusan

PT / PAP

5.5.3 Pegawai Rekod Jabatan hendaklah membuat penilaian ke atas setiap unit rekod bagi menentukan sama ada rekod mempunyai nilai utama untuk kepentingan jabatan.

Penilaian ini hendaklah dicatatkan dalam boring permohonan pelupusan sama ada rekod tersebut dicadang simpan atau musnah.

PT / PAP

5.5.4 Pengisian borang pelupusan rekod mengikut jenis rekod Mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003

Arkib 2/08 - Borang Pemusnahan Rekod Awam Arkib 3/08 - Borang Permohonan Rekod Elektronik Arkib 4/08 - Borang Pelupusan Rekod Kewangan

dan Perakaunan

Arkib 5/08 - Borang pelupusan fail yang tidak mempunyai jadual

Arkib 6/08 - Borang pelupusan rekod kartografi yang tidak mempunyai jadual

Arkib 7/08 - Borang pelupusan rekod seni bina yang tidak mempunyai jadual

Arkib 8/08 - Borang pelupusan rekod pandang dengar yang tidak mempunyai jadual Arkib 9/08 - Borang pelupusan rekod terbitan dan

bahan bercetak yang tidak mempunyai jadual

Arkib 10/08 - Borang pelupusan rekod elektronik yang tidak mempunyai jadual

PT / PAP

5.5.5 Kemukakan satu salinan borang permohonan bagi Pemusnahan rekod awam ke Jabatan Arkib Negara Malaysia. Bagi rekod kewangan dan perakaunan satu salinan borang hendaklah dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

5.5.6 Terima surat kebenaran pemusnahan daripada Arkib Negara. Sekiranya melibatkan rekod kewangan dan perakaunan surat kebenaran pemusnahan daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

(8)

Page | 8 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod hendaklah disertakan bersama.

5.5.7 Rekod-rekod yang diputuskan simpan hendaklah

dilaksanakan pemindahan rekod ke Arkib Negara dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran

Pemusnahan yang diterima.

Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan rekod-rekod berkenaan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang diterima.

5.5.8 Setelah rekod dimusnahkan/dipindahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada Arkib Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan.

Arkib 11/08 - Borang permohonan pemindahan rekod awam

Arkib 12/08 - Penentusahan pemusnahan rekod awam

Arkib 13/08 - Penentusahan pemusnahan rekod kewangan dan perakaunan

(9)

6.0 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( TERIMAAN SURAT )

Terima Surat / Dokumen

MULA

Hendaklah di Cop Terima dan Dicop untuk tindakan

Daftar Surat

Hantar Surat kepada PKD untuk diminitkan

PKD semak dan minitkan arahan

Edarkan Surat

Pembantu Tadbir

Pegawai

Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Semak surat , maklumkan kepada

pegawai menikut arahan PKD JIKA SURAT SULIT

(10)

Page | 10 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod 6.1 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD

(PENGURUSAN PENGHANTARAN SURAT)

Pembantu Operasi

Pembantu Operasi Terima Surat

Edaran

Asingkan surat dan rekod dalam buku despatch mengikut unit

Surat Dalaman

Edarkan Surat

Pastikan alamat pengirim lengkap

Surat Luaran Surat Pos

YA

TIDAK

Pulangkan kepada Pengirim

(11)

6.2 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PEMBUKAAN & PENDAFTARAN FAIL )

Terima Surat / Dokumen

Semak kandungan surat yang hendak difailkan samada fail telah

dibuka atau tidak

Buat analisa kandungan surat mengikut pengkelasan keselamatan

terperingkat

Tentukan nama dan tajuk fail untuk membuat fail baru

Daftar fail dan buat indeks

Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi

Pekerja Awam Pembantu Operasi Pembantu Tadbir Masukkan surat, catat nombor

kandungan dan masukkan kertas minit

(12)

6.3 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PENGGUNAAN & KAWALAN FAIL )

Terima Permohonan

Cari fail dan tulis pergerakan fail didalam doket

Letak kad pinjaman fail di bahagian hadapan fail

Kemaskini fail setelah tamat tindakan didalam doket

Fail disimpan sebelum tindakan pelupusan

Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi Semak fail-fail yang aktif atau tidak

aktif

Tutup fail yang tidak aktif

(13)

6.4 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PELUPUSAN FAIL )

Fail Tamat Tempoh

Rekod disusun mengikut tahun pelupusan

Buat penilaian fail samada rekod perlu disimpan atau musnah

Isi borang pelupusan fail

Pindah Ke Arkib

Pekerja Awam Pembantu Operasi Pembantu Tadbir

Pekerja Awam Pembantu Operasi Pembantu Tadbir Hantar ke Arkib Negara / Jabatan

Akauntan Negara / Jabatan Audit Negara

Terima Surat Kebenaran

SIMPAN MUSNAH

Buat Pelupusan

TAMAT

(14)

Page | 14 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod 7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

1 Fail Aktif Bilik Rekod Sehingga

Diperlukan

2 Fail Tutup Stor fail Pentadbiran /

Kewangan

Mengikut Jadual Pelupusan

3 Daftar Klasifikasi Fail Bilik Rekod Kekal Selamanya

4 Doket Fail Bilik Rekod Mengikut fail aktif

5 Kad Pinjaman Fail Bilik Rekod 1 tahun

6 Borang Arkib 2 hingga 13/08 Bilik Rekod Kekal Selamanya

(15)

Page | 15 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengurusan Rekod 8.0 INPUT

8.1 SUMBER MANUSIA

8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Pembantu Tadbir

8.1.3 Pegawai Yang Diberi Kuasa 8.1.4 Pembantu Operasi

8.1.5 Pekerja Awam

8.1.6 Ketua Unit / Ketua Bahagian 8.2 DATA / MAKLUMAT

8.2.1 Fail Jabatan 8.2.2 Kad-Kad 8.2.3 Borang-borang 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Mesin Perincih 8.3.3 Tali

9.0 OBJEKTIF PROSES

9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN

Memastikan rekod-rekod diselenggara dengan teratur mengikut Peraturan dan Akta Arkib Negara Malaysia 2003

9.2 OBJEKTIF SUB PROSES 9.2.1

9.2.2

Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan dari tarikh permohonan diterima dari unit-unit/Klinik Kesihatan/ Klinik Desa di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar oleh setiap unit ke unit rekod sekurang-kurangnya sekali setahun

10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 10.1 Kawalan Rekod

(16)

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan- pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO

KELUARAN

NO

PINDAAN M/S

01.03.2013 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen

Cetakkan Komputer

11.05.2013 03 01 11 Pengguguran Objektif Sub

Proses lama digantikan dengan Objektif Sub Proses yang Baru

Cetakkan Komputer

01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan /

Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah

Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan

Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.

Cetakkan Komputer

(17)

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan- pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO

KELUARAN

NO

PINDAAN M/S

14.08.2014 04 01 15 Memastikan 100%

permohonan pelupusan rekod dihantar oleh setiap unit ke unit rekod sekurang-

kurangnya sekali setahun

Cetakkan Komputer