POKOK POKOK MANAJEMEN DAN LEADERSHIP
(Ali M. Haidar)
I. PENDAHULUAN
Sayyidina Ali bin Abi Thalib ra telah memberikan pesan dan sekaligus teladan bagi kita tentang betapa pentingnya berjamaah dalam arti luas untuk memperjuangkan sebuah cita-cita. Pesan Sahabat Ali bin Abi Tahalib pada intinya dapat diartikan :
“Islam tidak akan tegak dan jaya kecuali diperjuangkan secara berjamaah atau terorganisasi. Begitu pula organisasi tidak akan solid untuk mencapai tujuan kecuali dengan adanya kepemimpinan. Dan kepemimpinan tidak akan ada artinya atau efektif tanpa ketaatan dari jamaah”.
II. PENGERTIAN MANAJEMEN
Banyak rumusan definisi atau pengertian manajemen dari para pakar ilmu manajemen, namun dari berbagai rumusan mereka dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan manajemen adalah seni mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan suatu organisasi melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating) dan pengawasan (controlling) sumberdaya yang ada dengan cara efektif dan efesien.
III. FUNGSI MANAJEMEN
1. Planning : merencanakan hal- hal yang terkait dengan :
1.1. Penetapan tujuan organisasi. Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan kebutuhan organisasi atau kelompok.
1.2. Merumuskan keadaan saat ini. Dengan diketahui kondisi obyektif saat ini, maka dapat ditentukan strategi dan kebijakan yang harus diambil.
1.3. Menyusun program kerja dan jadwal waktu pelaksanaannya.
1.4. Menyusun rencana anggaran biaya.
1.5. SOP pelaksanaan pekerjaan.
Teknis menyusun rencana kerja (serangkaian tujuan dan proses yang dapat membantu tim atau orang mencapai tujuan) adalah :
a. Menentukan pentingnya rencana kerja, yang dituangkan pada pendahuluan dan latar belakang.
b. Menentukan tujuan dan target :
1. Tujuan adalah hasil akhir yang diinginkan oleh rencana kerja.
2. Target adalah tujuan yang bersifat spesifik dan nyata. Biasanya ditulis dengan pernyataan “memenuhi”, “meningkatkan” dan
“mengukur”.
c. Rencana kerja dengan target yang SMART :
1. Spesifik : artinya terperinci. Rencana apa yang paling tepat dilakukan dan untuk manfaat siapa.
2. Measurable : artinya terukur. Apakah target itu kwantitatif dan bisa diukur.
3. Achievable : artinya bisa dicapai. Bisakah menyelesaikan dalam waktu yang ditentukan dengan sumber daya yang ada.
4. Relevant : artinya terkait kepentingan. Akankah target itu berdampak pada tujuan atau strategi yang diinginkan.
5. Time bond : artinya terikat waktu. Kapan target tercapai.
d. Cantumkan sumber daya yang dimiliki, seperti karyawan, keunggan, gedung, lingkungan dan sebagainya.
2. Organizing : pengorganisasian merupakan proses penyusunan : 2.1. Struktur organisasi yang sesuai tujuan.
2.2. Menempatkan sumber daya manusia dalam organisasi.
2.3. Memperhatikan lingkungan organisasi.
Adapun proses pengorganisasian bertujuan untuk :
a. Membagi kegiatan yang besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
b. Mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan.
c. Mempermudah manajer dalam menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi tersebut.
Bentuk-bentuk organisasi adalah :
a. Organisasi garis : mempunyai struktur organisasi yang wewenang pimpinan langsung kepada bawahan. Bawahan langsung bertanggung
jawab kepada atasan. Organisasi semacam ini diketemukan di organisasi militer.
Kebaikan bentuk organisasi garis :
o Kesatuan komando berada pada satu tangan.
o Proses pengambilan keputusan cepat.
o Jumlah pegawai sedikit dan solidaritas tinggi.
o Pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan.
Kelemahan bentuk organisasi garis :
Maju mundurnya organisasi tergantung pada satu orang.
Kecenderungan pimpinana berlaku otoriter.
Sistim kerja pada setiap individu bersifat individual.
Kesempatan kerja untuk berkembang terbatas.
b. Organisasi garis dan staff : memberikan wewenang kepada pimpinan untuk mendistribusikan komando kepada bawahan. Dalam pelaksanaan tugas, pimpinan dibantu staf. Bentuk organisasi ini banyak ditemui di instansi pemerintah dan perusahaan.
Kebaikan bentuk organisasi garis dan staff :
Cocok diterapkan dalam organisasi yang bersifat komplek.
Memungkinkan adanya spesialisasi yang berpedoman pada the right man in the right place.
Keputusan yang diambil lebih rasional karena dipikirkan lebih dari satu orang.
Adanya pembagian tugas secara lebih tegas antara pimpinan, staf dan bawahan.
Kordinasi dapat berjalan dengan baik karena setiap bidang telah memiliki petugas masing- masing.
Kelemahan bentuk organisasi garis :
- Pelaksanaan tugas sering bingung karena dimungkinkan terjadinya perintah lebih dari satu orang.
- Pegawai cenderung tidak mengenal tanggung jawab.
- Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup banyak.
- Solidaritas pegawai kurang.
3. Actuating : fungsi pengarahan adalah membuat pegawai melakukan apa yang diinginkan dan harus dilakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, kekuasaan dan keberanian pemimpin. Kegiatan kepemimpinan, misalnya komunikasi, motivasi dan disiplin perlu diintensifkan oleh atasan.
4. Controlling : tindakan seorang manajer untuk serius menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tujuan pengawasan adalah memperbaiki kesalahan, penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya yang tidak sesuai rencana. Sedangkan langkah- langkah dalam pengawasan adalah :
a. Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi.
b. Mengukur prestasi kerja.
c. Menentukan apakah prestasi kerja sudah sesuai standar atau belum.
d. Pengambilan tindakan koreksi, jika pelaksanaannya menyimpang dari standar.
Unsur-unsur manajemen :
1. Man (manusia). Sarana utama bagi setiap manajer untuk mencapai tujua n adalah manusia. Tanpa adanya manusia manajer tidak akan mungkin dapat mencapai tujuan. Manusia adalah orang yang mencapai hasil melalui kegiatan orang lain.
2. Money (uang). Untuk melakukan berbagai kegiatan perkantoran diperlukan uang. Karena uang dipergunakan untuk membayar gaji, membeli bahan peralatan. Uang sebagai sarana manajemen harus digunakan secara selektif agar tujuan organisasi tercapai dengan biaya serendah mungkin.
3. Material (bahan-bahan). Material merupakan faktor utama dalam proses pekerjaan dan oleh karena itu tanpa adanya bahan-bahan yang diperlukan, maka proses pekerjaan tidak akan dapat berjalan.
4. Methode (metode). Untuk melakukan kegiatan agar berdaya guna dan berhasil guna, manusia dihadapkan pada berbagai alternatif metode atau cara untuk melakukan pekerjaan. Oleh karena itu, metode merupakan sarana manajemen untuk mencapai tujuan.
IV. LEADERSHIP ATAU KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan adalah kemampuan dan keberanian untuk memutuskan apa yang seharusnya dilakukan maupun kemampuan dan keberanian mempengaruhi orang lain agar mau melakukan apa yang menjadi keputusannya.
Setiap organisasi membutuhkan kepemimpinan dan manajemen agar efektifitasnya optimal. Sehingga perbedaan antara manajer dan pe mimpin adalah dalam tugas dan tanggung jawabnya, yaitu :
1. Pemimpin : sebagai teladan dalam menghadapi status quo atau memulai perubahan, merumuskan visi untuk masa depan dan menjadi inspirator bagi seluruh anggotanya.
2. Manajer : untuk merumuskan rencana-rencana secara detail, menciptakan struktur organisasi yang efisien dan mengelola aktifitas.
Perbedaan antara pemimpin dan manajer :
a. Pemimpin : doing the right things, mengerjakan sesuatu yang benar.
Manajer : doing things rigght, mengerjakan sesuatu dengan benar.
b. Pemimpin : berorientasi pada inovasi.
Manajer : berorientasi pada stabilitas.
c. Pemimpin : berorientasi pada orang.
Manajer : berorientasi pada sistim dan struktur.
d. Pemimpin : menumbuhkan kepercayaan.
Manajer : mengandalkan pengawasan.
Prinsip-prinsip kepemimpinan :
1. Tentukan sasaran dan tujuan bersama anggota kelompok.
2. Bantu anggota untuk mencapai tujuan kelompok.
3. Kordinasi semua kegiatan.
4. Bantu anggota agar dapat menyesuaikan dengan kelompok.
5. Tunjukkan bahwa norientasi kita adalah kelompok bukan individu.
6. Tunjukan perhatian manusiawi.
Sumber kepemimpinan/manajemen :
- Kekuasaan atas dasar kedudukan (power of position) yang disebut legitimite powe, yaitu kekuasaan kepemimpinan yang berasal dari kedudukan formal mereka dalam manajemen.
- Kekuasaan atas dasar pribadi (power of person) yang disebut exspert power, yaitu kemampuan manajer yang berasal dari pengetahuan atau keahlian khusus.
Tipe tipe kepemimpinan.
1. Tipe otokratis, dengan ciri-ciri :
Menganggap organisasi sebagai milik pribadi.
Mengidentikkan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi.
Menganggap bawahan sebagai alat.
Tidak mau menerima saran maupun kritik.
Dalam tindakan penggerakannya sering menggunakan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan menghukum.
2. Tipe militeristik, dengan ciri-ciri :
- Sering menggunakan sistem perintah kepada bawahannya.
- Sering bergantung kepada pangkat dan jabatan.
- Senang kepada formalitas yang berlebihan.
- Menuntut disiplin yang tinggi.
- Sukar menerima saran dan kritik.
3. Tipe paternalistik, dengan ciri-ciri :
Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa.
Bersikap terlalu melindungi.
Jarang memberi kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif dan mengambil keputusan.
Jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan daya kreasi.
Sering bersikap maha tahu.
4. Tipe laissez fire, dengan ciri-ciri :
o Dalam memimpin mempunyai sikap pemisif dalam arti bahwa anggota organisasi boleh bertindak sesuai dengan keyakinan hati nuraninya asal kepentingan bersama tetap terjaga dan tujuan organisasi tetap tercapai.
o Tidak sering intervensi dalam tataran operasional.
5. Tipe demokratis, dengan ciri-ciri :
Dalam menggerakkan bawahan, berprinsip bahwa manusia adalah makhluq yang mulia.
Selalu mensingkronisasikan kepentingan organisasi dengan kepentingan pribadi bawahan.
Senang menerima saran dan kritik dari bawahan.
Selalu berusaha untuk menjadikan bawahannya lebih sukses dari padanya.
Selalu mengutamakan kerjasama dan kerja tim dalam usaha mencapai tujuan.
6. Tipe kharismatis. Hingga sampai saat ini para pakar belum berhasil menemukan sebab-sebab mengapa seorang pemimpin memiliki kharisma.
Yang dapat diketahui adalah bahwa pemimpan yang demikian memiliki daya tarik yang amat kuat dan karenanya pada umumnya mempunyai pengikut yang banyak. Karena kurangnya pengetahuan tentang sebab musabab seorang menjadi pemimpin yang kharismatis, maka sering dikatakan bahwa pemimpin yang demikian dikaruniai oleh Tuhan Yang Maha Kuasa.
Sekian, kurang lebihnya terima kasih dan mohon maaf.
Pontianak, 24 Januari 2017
