AUDIT REPORT. Organization No. Scheme Audit Type Audit No. SMK SMK3 Certification 1

Sucofindo ICS FRM 3.04

AUDIT REPORT

Organization No. Scheme Audit Type Audit No.

SMK 01833 SMK3 Certification 1

Name : XL AXIATA TBK. - REGIONAL OFFICE MAKASSAR

Address : Jl. AP Pettarani No. 68, Tamamaung Sulawesi Selatan Indonesia

Audit Objectives :

Untuk membuktikan tingkat pencapaian penerapan dan pengembangan dan kinerja K3 pada PT XL AXIATA TBK. REGIONAL OFFICE MAKASSAR sesuai dengan SMK3 dan ketentuan-ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia

Audit Date(s) : 11 - 12 April 2017 Scope (Category) : Telekomunikasi1 Sector Code : Not Identified

Audit Location : XL AXIATA TBK. - REGIONAL OFFICE MAKASSAR Jl. AP Pettarani No. 68, Tamamaung

Audit Team : Bibin Jamaludin (BJ)/ATL Muhammad Jaza (MJZ)/Auditor

This audit report is based on objective evidence presented at this time and does not mean that areas

which were not reviewed or mentioned are considered satisfactory or preclude the issue of Non

Conformity Reports at a later date.

Exclusions

Applicable statutory and regulatory requirements:

SMK3 PP No.50 Tahun 2012 dan Peraturan Ketenagakerjaan

General Overview of Organization’s Management System:

1. Komitmen dan Kebijakan

Sebagai salah satu komitmen perusahaan terhadap implementasi dari Sistem Manajemen K3 adalah dengan dibuatkannya Kebijakan yang ditandatangani langsung oleh Presiden Direktur, 17 Maret 2017. Perusahaan sudah mencantumkan tanggal pada Kebijakan. Kebijakan dibuat dari kantor induk dari Jakarta dan diturunkan ke masing masing Regional Office. Kebijakan yang dibuat belum terlihat secara jelas komitmen Perusahaan terhadap pencegahan terhadap kecelakaan dan penyakit akibat kerja dimana lebih banyak menyatakan tugas karyawan.

2. Perencanaan

Perusahaan menetapkan prosedur Manajemen Risiko K3 SOP/HRGA/142 revisi 0.1, Tanggal berlaku 10 Maret 2017. Perusahaan melakukan analisa risiko dan telah membagi menjadi beberapa tingkatan kriteria bahaya dan telah menerangkan bagaimana cara pengendalian dan penyelesaiannya. Di dalam prosedur terdapat dua sistem penilaian risiko yang menggunakan Job Safety Analysis (JSA) No. SOP-FORM-111 dan Identifikasi Penanggulangan Bahaya Risiko (IBPR) SOP-FORM-099 IBPR. Perusahaan sudah membuat IBPR namun belum seluruh proses kerja dibuatkan seperti fungsi pelayanan pelanggan dan petugas administrasi kantor, terkait dengan risiko sakit punggung dan mata karena terus berinteraksi dengan monitor dan ada risiko terjatuh dari tangga utama. Pengendalian risiko yang di buat untuk kegiatana driver Fleet baru hanya sebatas pengendalian untuk pembawa kendaraan (supir) dan pengendalian untuk alat (kendaraan) belum dilakukan.

Perusahaan telah membuat sasaran dan target terkait dengan aspek K3 dan telah dilakukan kaji ulang atau evaluasi pencapaian sesuai dengan batasan waktu yang ditetapkan. Perusahaan sebaiknya membuat sasaran target untuk mencegah terjadinya penyakit akibat kerja.

3. Penerapan

Dalam Implementasinya perusahaan telah menerapkan sitem manajemen K3 dimana setiap kegiatan telah di buatkan IBPPR. Penggunaan PPE dilokasi kerja sudah memadai, tinggal pastikan setiap proses kerja dibuatkan IBPPR dan pengendaliannya disesuaikan dengan lima tahapan pengendalian (Eliminasi, Subsitusi, Engineering, Administrasi dan APD).

Untuk kegiatan perubahan baik proses kerja maupun kegiatan lainnya, perusahaan telah membuat pengelolaan dengan menggunakan JSA (Job Safety Analysis). Prosedur izin kerja telah dibuat dan di dalam implementasinya setiap izin kerja melalui program E-Work Permit. Perusahaan harus melakukan identifikasi untuk kegiatan pekerjaan yang dinyatakan memiliki risiko tinggi agar dapat dengan mudah mengidentifikasi pekerjaan yang harus di buat JSA-nya. Perusahaan harus memastikan setiap risiko yang mungkin terjadi dari suatu kegiatan telah terditeksi dari mulai jenis Barang yang digunakan, keahlian Orang yang mengerjakan tata cara pengerjaannya, alat yang digunakan apakah sudah aman, dan kondisi lingkungan di area pekerjaan akan dilakukan (BOCAL).

Identifikasi dan Evaluasi Peraturan Perundang Undangan dan Pedoman Teknis Lainnya

Perusahaan telah menetapkan penanggung jawab dalam melakukan identifikasi dan evaluasi perundangan K3 setiap satu tahun sekali yaitu Corporate Legal – Governance and Compliance. Hasil identifikasi terhadap peraturan perundangan didokumentasikan di dalam formulir Daftar Peraturan Perundangan Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang di dalamnya mencakup identifikasi kesesuaian peraturan perundangan dan statsus penaatan dari setiap aturan yang ditetapkan di peraturan perundangan K3. Prosedur internal yaitu Prosedur Identifikasi dan Pemutakhiran Regulasi dan Standar K3 (SOP/CORP/065, rev. 02, tanggal 08 Maret 2015).

Gedung Regional Office (RO) Makassar yang berlokasi di Jalan AP. Pettarani No. 68, Tamamung, Makassar,

Sucofindo ICS FRM 3.04 Sulawesi Selatan terdapat beberapa fasilitas yang memerlukan izin peralatan sesuai dengan peraturan perundangan K3. Berdasarkan tinjauan audit sudah dapat dipastikan terdapat izin untuk 1 unit genset (95 KVA), 1 rangkaian instalasi penyalir petir, 1 rangkaian instalasi alarm kebakaran (jenis smoke dan heat detector), dan 1 rangkaian instalasi rangkaian listrik di tempat kerja. Pemeriksaan rutin terhadap peralatan sudah dilaksanakan. Perusahaan sebaiknya memastikan kegiatan pemeriksaan peralatan oleh DISNAKER setempat dilaksanakan secara konsisten sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Dan sebaiknya terhadap temuan hasil pemeriksaan peralatan ditindaklanjuti dan dipantau tindakan perbaikannya.

Struktur dan Tanggung Jawab Penerapan K3

Perusahaan telah menetapkan tugas dan tanggung jawab pelaksanaan penerapan SMK3 untuk setiap kegiatan yang ada di area kerja perusahaan. Secara umum tugas dan tanggung jawab K3 di PT XL Axiata Tbk. dijelaskan di dalam dokumen Keputusan Direksi PT XL Axiata Tbk perihal Pembentukan Struktur Tim P2K3 di PT XL Axiata tertanggal 16 Juni 2015. Perusahaan juga menetapkan struktur unit K3 untuk RO Makassar tim P2K3 sebagai penanggung jawab pelaksanaan penerapan SMK3 di area kerja perusahaan.

P2K3

PT XL Axiata Tbk. telah menetapkan struktur tim P2K3 secara terpusat dan mencakup seluruh kantor regional yang ada di Indonesia terdokumentasi di dalam dokumen Keputusan Direksi PT XL Axiata Tbk. Tentang Pembentukan Struktur Tim P2K3 tertanggal 16 Juni 2015. Tim P2K3 telah mendapatkan pengesahan dari Badan Pelayanan Terpadu Satu pintu Provinsi DKI Jakarta terdokumentasi di dalam Surat Keputusan Nomor 49.11.19/31/1.836.3/2015 tertanggal 15 Oktober 2015. Ketua P2K3 adalah Chief Service Management Officer.

Sekretaris tim P2K3 perusahaan merupakan personel dengan kualifikasi dan penunjukan Ahli K3 Umum dengan nomor registrasi 16077/PK3/AJ/31/2014/P0 dengan masa berlaku sampai dengan 05 November 2017.

Untuk unit K3 yang berada di Regional Office (RO) Makassar berada di bawah Struktur K3 untuk North Regional. Sedangkan untuk rapat tim P2K3 tahun 2017 telah direncanakan di dalam dokumen Program Kerja K3 dan dilakukan secara terpusat dengan video converence. Namun berdasarkan tinjauan audit pelaksanaan rapat tim P2K3 belum dilakukan secara konsisten, dan belum dapat dipastikan rapat tim P2K3 disosialisasikan kepada setiap tenaga kerja di perusahaan.

Mengenai kegiatan tiga bulanan Unit K3 RO Makassar sudah dibuat untuk bulan Oktober-Desember 2016.

Dokumen laporan kegiatan tim P2K3 sudah dilaporkan pada 23 Februari 2017, terdokumentasi di dalam bukti tanda terima pelapiran kegiatan tim P2K3 ke Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Sulawesi Selatan.

Pastikan pelaksanaan pelaporan dilakukan secara konsisten sesuai dengan ketentuan PERMENAKER No.

PER.04/MEN/1987.

Komunikasi, Konsultasi dan Partisipasi

Kegiatan komunikasi K3 baik terhadap pihak internal dan eksternal sudah dilakukan oleh perusahaan melalui beberapa media komunikasi yang ditentukan safety induction, pelatihan, dan rapat. Sedangkan kegiatan konsultasi dan partisipasi K3 dilakukan apabila terdapat keluhan oleh tenaga kerja. Berdasarkan tinjauan audit pelaksanaan kegiatan komunikasi K3 sudah berjalan dengan baik. Pastikan kegiatan komunikasi dan konsultasi K3 dilaksanakan secara konsisten baik terhadap pihak internal dan eksternal. Prosedur internal adalah Prosedur Komunikasi dan Kosultasi K3 (SOP/HRGA/133, rev. 00, tanggal 04 Agustus 2015).

Manual SMK3

Penerapan sistem manajemen SMK3 perusahaan mengacu pada dokumen Manual Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (POL/HRGA/048, rev. 01, 30 Januari 2017). Ruang lingkup penerapan manual tersebut adalah penerapan SMK3 untuk seluruh kegiatan di lingkungan perusahaan. Manual berisi ruang lingkup sistem manajemen K3 yang diterapkan, profil dan struktur organisasi perusahaan, bisnis proses perusahaan, kebijakan, sasaran, dan proses dan pengendalian sistem manajemen (kebijakan, perencanaan, penerapan, pengukuran dan pemantauan, serta evaluasi dan perbaikan). Dokumen manual sudah menjelaskan tugas, tanggung jawab dan wewenang K3, hanya informasi mengenai tugas dan tanggung jawab K3 untuk setiap tingkat jabatan yang ada di struktur organisasi perusahaan belum dijelaskan di dalam dokumen manual.

Pengendalian Dokumen

Mekanisme pengendalian dokumen sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja telah diatur oleh perusahaan. Pengendalian yang dimaksud meliputi identifikasi, pengesahan, distribusi, serta tata cara perubahan/revisi dokumen. Dokumen sistem manajemen K3 perusahaan telah dilengkapi dengan identitas dokumen berupa judul, logo, nomor dokumen, nomor revisi, dan tanggal berlaku. Prosedur sudah mengatur tata cara perubahan dokumen atau revisi jika diperlukan. Dokumen sistem manajemen perusahaan dikendalikan dan didistribusikan dalam bentuk cetak dan elektronik (menggunakan jaringan internal perusahaan). Terdapat daftar identifikasi dokumen internal perusahaan di dalam formulir Daftar Induk Dokumen Internal. Pastikan setiap dokumen K3 yang ada di perusahaan dikendalikan sesuai dengan ketentuan yang datur di perusahaan. Prosedur internal adalah Prosedur Pengendalian Dokumen K3 (SOP/HRGA/144, rev. 01, tanggal 03 April 2017).

Terkait dokumen eksternal K3 di perusahaan sudah diatur ata cara pengendaliannya di dalam Prosedur Pengendalian Dokumen K3 (SOP/HRGA/144, rev. 01, tanggal 03 April 2017). Implementasinya terdapat hasil identifikasi dokumen eksternal yang ada di RO Makassar terdokumentasi di dalam formulir Daftar Induk Eksternal. Pastikan pengendalian dokumen eksternal K3 di perusahaan dikendalikan mulai dari identifikasi, penyimpanan, dan pengaksesannya sesuai dengan ketentuan prosedur.

Pengendalian Catatan K3

Mekanisme pengendalian catatan K3 sudah ditetapkan oleh perusahaan mulai dari identifikasi, penentuan masa simpan, dan pemusnahan catatan K3 secara umum. Pengendalian catatan K3 menjadi tanggung jawab masing-masing unit kerja yang dikepalai oleh kepala unit/supervisor. Catatan K3 yang berada di perusahaan disimpan dalam media cetak dan elektronik. Terdapat formulir Daftar Induk Catatan K3 sebagai bentuk identifikasi catatan K3 di perusahaan, formulir tersebut juga sudah mencantumkan informasi terkait media penyimpanan, masa simpan, dan jenis rekaman (internal perusahaan, umum, atau rahasia). Mengenai pengedalian catatan K3 yang bersifat rahasia sudah ditetapkan oleh perusahaan secara umum di dalam prosedur. Prosedur internal adalah Prosedur Pengendalian Catatan K3 (SOP/HRGA/138, rev. 02, tanggal 06 Maret 2017).

Penanganan Keadaan Darurat

Perusahaan telah mempunyai prosedur untuk menangani kondisi keadaan darurat dalam prosedur Kesiapan dan Tanggap Darurat SOP/HRGA/145. Di dalam prosedur telah diidentifikasi kondisi darurat seperti, Kebakaran, Ancaman Bom, Bencana Alam, dan Kecelakaan Kerja. Perusahaan harus memastikan tindakan yang spesifik untuk menangani kondisi paska terjadinya bencana baik untuk pemulihan infrastruktur dan pemulihan korban manusianya.. Perusahaan juga telah membentuk tim tanggap darurat serta memiliki kelengkapan peralatan Hydrant, APAR, Kotak P3K yang selalu diperiksa secara rutin termasuk petugasnya telah diberikan pelatihan pada 7 Maret – 09 Maret 2017 dan lisensi dari Kementerian Ketenagakerjaan sedang di urus.

Simulasi kondisi darurat belum seluruhnya dilakukan simulasi, perusahaan harus memastikan seluruh kondisi darurat yang teridentifikasi dilakukan simulasi dalam kurun waktu 3 tahun.

Perusahaan telah mempunyai perlalatan kondisi keadaan darurat seperti APAR, Kotak P3K dan Hydrant.

Perusahaan telah melakukan pemeliharaan secara rutin, setiap satu bulan satu kali untuk APAR dan Hydrant dengan menggunakan sistem SAP. Kotak obat P3K isinya sudah sesuai dengan Permenaker 15/MEN/2008.

Tim kebakaran untuk perkantoran belum dilatih dimana seharusnya perusahaan memiliki dua orang kelas d sesuai dengan KEPMEN 186/MEN/1999.

Sistem Pelaporan dan Investigasi

Perusahaan telah menetapkan prosedur pelaporan dan investigasi kecelakaan kerja SOP/HRGA/135, termasuk penentuan tim yang membuat membuat laporan dan investigasi kecelakaan tersebut yang melibatkan tim P2K3 dan personil yang meiliki kompetensi secara teknis disamping itu di dalam pedoman tersebut perusahaan telah menetapkan formulir pelaporan dan penyelidikan sesuai dengan lampiran Permenaker No.03/MEN/1998 termasuk monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil investigasinya. Untuk sistem penyelidikan diduga penyakit akibat kerja dalam menindaklanjutinya mengacu pada prosedur Pelaporan Sumber Bahaya dan Near Miss SOP/HRGA/134.

Sucofindo ICS FRM 3.04 Pengadaan Barang dan Jasa

Di dalam prosedur sudah memasukan persyaratan K3 untuk setiap pengadaan barang dan jasa. Pada Proses pekerjaan mengambil data dari SQC 08 Maret 2017 sudah membuat JSA sebagai pemantauan keselamatan kerja dan pastikan bahwa JSA yang dibuat disesuaikan dengan urutan proses kerja yang dilaksanakan.

Evaluasi vendor telah mensyaratkan aspek K3 dalam POL-FINA-011 Head Quarters Procurement Policies.

Perekrutan, Pelatihan dan Peningkatan Kompetensi Tenaga Kerja

Terkait penerimaan tenaga kerja menjadi kewenangan Kantor Pusat XL Axiata Tbk. dan kewenangan Kantor Pusat Regional sesuai dengan tingkat jabatanya. RO Makassar tidak memiliki kewenangan dalam melaksankan penerimaan tenaga kerja hanya berwenang untuk mengajukan permintaan tenaga kerja.

Sebaiknya perusahaan dalam melaksanakan penerimaan tenagga kerja memepertimbangkan secara konsisten memepertimbangkan aspek kesehatan dalam penerimaan tenaga kerja. Berdasarkan informasi yang didapatkan di area RO Makassar terdapat 41 orang tenaga kerja dengan klasifikasi pegawai tetap 27 orang dan pegawai outsourcing 14 orang.

Terkait peningkatan kompetensi K3 di PT XL Axiata Tbk. RO Makassar dilakukan melalui pelatihan. Program pelatihan di perusahaan dibuat di dalam dokumen OHSE Training Matrix. Kewenangan kegiatan pelatihan RO Makassar yaitu membuat analisa kebutuhan pelatihan dan pelaksanaan beberapa kegiatan pelatihan internal.

Setelah analisa kebutuhan di RO akan dirangkum dan dibuat program besar per tahunnya yang mencakup seluruh area di kantor pusat. Analisa kebutuhan pelatihan dibuat berdasarkan hasil tinjauan terhadap matriks kompetensi yang juga menjelaskan kompetensi K3 setiap tingkat jabatan yang ada di perusahaan dan kebutuhan pemenuhan peraturan perundangan. Evaluasi terhadap kegiatan pelatihan didokumentasikan di dalam formulir Final Training Evaluation. Disarankan untuk evaluasi kegiatan pelatihan telah dilaksanakan secara konsisten untuk setiap pelatihan K3 baik internal maupun eksternal. Contoh yang dilihat pada saat audit adalah pelatihan Sosialisasi SMK3 di North Region dan Pelatihan dan Evakuasi Bencana Gedung.

Panduan terkait pelatihan dijelaskan di dalam People Develpoment Policies (POL/HRGA/027, rev. 00, tanggal 01 Oktober 2010).

4. Pengukuran dan Evaluasi Inspeksi K3

Sebagai bentuk pemantauan terhadap berjalannya K3 di area kerja, perusahaan telah menetapkan jadwal inspeksi K3. Penanggung jawab dari pelaksanaan inspeksi K3 telah ditunjuk oleh perusahaan, sudah dapat dipastikan petugas pelaksana inspeksi telah mendapatkan pelatihan manajemen risiko, terlihat dari catatan pelatihan HIRADC Workshop tanggal 23 November 2016. Inspeksi K3 diaksanakan sudah dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang ditentukan yaitu satu minggu satu kali namun berdasarkan dokumentasi yang ada belum mencakup seluruh area kerja di perusahaan. Kegiatan pelaksanaan inspeksi dicatat di dalam formulir Checklist Inspeksi K3. Terhadap temuan inspeksi didokumentasikan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) serta sudah ditetapkan tindakan perbaikan termasuk target penyelesaian dan status pemantauannya di dalam formulir Daftar Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

Contoh yang dilihat pada saat sudit adalah kegiatan inspeksi bulan Januari - April 2017. Prosedur internal adalah Prosedur Inspeksi K3 di Network Building (SOP/HRGA/132, rev. 01, tanggal 19 Desember 2016).

Pemantauan Lingkungan Kerja

Perusahaan telah melaksanakan kegiatan pemantauan lingkungan kerja terakhir pada Desember 2015 oleh PT Sucofindo (Persero) Cabang Makassar. Kegiatan pemantauan lingkungan kerja yang dimaksud adalah kegiatan pemantauan udara di dalam ruangan (fisika dan kimia). Namun sebaiknya perusahaan melaksankaan kegiatan pemantauan lingkungan terhadap faktor biologi di area perkantoran (berdasarkan PERMENKES No. 48 Tahun 2016 pengganti KEPMENKES No. 1405 Tahun 2002), faktor ergonomi, dan faktor psikologi.

Pemantauan Kesehatan

Pemantauan kesehatan tenaga kerja dilaksanakan terakhir pada 23-27 Februari 2017. Pemeriksaan kesehatan terakhir dilaksankan oleh PT Citra Paramita Sejahtera (Laboratorium Klinik Paramita). Sudah dapat dipastikan dokter yang bertanggung jawab dalam melaksanakan pemeriksaan kesehatan telah mendapatkan penunjukkan sesuai dengan ketentuan perundangan. Mengenai pelaporan kegiatan pemeriksaan kesehatan

tenaga disarankan untuk dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang diatur di dalam PERMENAKER No.

PER.02/MEN/1980, yaitu maksimal dua bulan setelah kegiatan pemeriksaan kesehatan dilaksanakan dan menggunakan formulir yang diatur di dalam SK. DIRJEN Pembinaan Perhubungan Perburuhan dan Perlindungan Tenaga Kerja No. Kept.40/DP/1980. Sudah dapat dipastikan terhadap ketidaksesuaian sudah dapat dipastikan telah dibuat program perbaikannya.

Internal Audit

Perusahaan memiliki prosedur Intenal Audit SOP/HRGA/140 dan telah melaksanakan internal audit sesuai dengan perencanaan yang dibuat pada tanggal 28 Februari - 01 Maret 2017. Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam proses audit telah di verifikasi dan ditindaklanjuti. Pastikan untuk ketidaksesuaian yang belum selesai sesuai dengan batas waktunya telah dibuatkan PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) kembali.

5. Tinjauan Ulang dan Peningkatan oleh Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen dilakukan setiap satu tahun satu kali dan agenda pembahasan telah memenuhi lampiran I dari PP50. Perusahaan telah membuat program lanjutan untuk permasalahan yang membutuhkan tindak lanjut, hanya saja yang perlu dipastikan adalah kontrol penyelesaiannya.

Specific Overview and Analysis of Critical Point (Process and/or Product):

Effectiveness Of Management System Implementation (For Recertification / Renewal Audit):

Attachment(s)

Non Conformity Report (NCR) Scoring Table

General Sampling Report

Others: ………..

Sucofindo ICS FRM 3.04

Scheme Conclusion Signature

Audit Team Leader

Organization Representative SMK3

Sistem manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja (SMK3) yang diterapkan oleh PT XL AXIATA TBK. REGIONAL OFFICE MAKASSAR dengan alamat : Jl.

AP Pettarani No. 68, Tamamaung, Indonesia, telah memenuhi 94,57% dari kriteria-kriteria audit SMK3 pada lampiran 2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 50 tahun 2012 dengan kategori untuk tingkat Lanjutan. Untuk selanjutnya PT XL AXIATA TBK. REGIONAL OFFICE MAKASSAR yang berlokasi seperti disebutkan di atas akan direkomendasikan termasuk tingkat penilaian MEMUASKAN Dari audit SMK3 berdasar PP RI No. 50 tahun 2012 terdapat ketidaksesuaian minor sebanyak 9 (Sembilan)

Rekomendasi akan diberikan bila Perusahaan melakukan tindaklanjut atau respon terhadap semua temuan ketidaksesuaian minor yang ada minimal 2 (dua) bulan setelah laporan audit ini diterbitkan.

... ...

(Name) : Bibin .J (Name) :

(Date) : 12-04-2017 (Date) : 12-04-2017

Written response of Non conformity(s) will be submitted to Sucofindo ICS on _________________

(Applied when Non Conformity(s) identified only)

sautono: 18208 pautono: 12785 auditr eport