BUKU I
LAPORAN HASIL AUDIT PENILIKAN V SISTEM VERIFIKASI LEGALITAS KAYU
Pemegang IUIPHHK dan IUI Lanjutan
PT QUALITY WORKS
Lokasi Kantor / Pabrik :
Jl. Raya Mantup Km 12,5 Lamongan
Dusun Pacung Desa Puter Kec. Kembangbahu Kab. Lamongan Provinsi Jawa Timur – Indonesia
Lembaga Sertifikasi
PT TUV Rheinland Indonesia
Januari 2020
1
KATA PENGANTAR
Melalui Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia No. P.43/Menhut-II/2014 tentang Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau Hutan Hak, pemerintah mewajibkan bagi setiap pemegang izin termasuk pemegang IUPHHK untuk dilakukan verifikasi legalitas kayu (VLK) dengan standard yang ditetapkan oleh Kementerian Kehutanan melalui Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan Nomor Perdirjen BUK No.
P.15/PHPL/PPHH/HPL-3/8/2016 tanggal 29 Desember 2016 tentang Perubahan Atas Perdirjen BUK No. P.14/PHPL/SET/4/2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) Lampiran 2.5.
tentang Standar Verifikasi Legalitas Kayu Pada Pemegang IUIPHHK Kapasitas > 6.000 M3/Tahun dan IUI Dengan Nilai Investasi > 500 Juta (di luar tanah dan bangunan).
Audit Sertifikasi SVLK yang telah ditempuh oleh PT Quality Works adalah sebagai berikut : - Audit Sertifikasi SVLK dilaksanakan pada tanggal 22 – 23 Oktober 2014.
- Audit Penilikan I dilaksanakan pada tanggal 11 – 12 Januari 2016.
- Audit Penilikan II dilaksankan pada tanggal 9 – 10 Januari 2017.
- Audit Penilikan III dilaksanakan pada tanggal 8 - 9 Januari 2018.
- Audit Penilikan IV dilaksanakan pada tanggal 16 – 17 Januari 2019
- Audit Penilikan V dilaksanakan pada tanggal 22 – 23 Januari 2020 oleh Auditor LV-LK PT TÜV Rheinland Indonesia yang beranggotakan 2 orang yang terdiri dari 1 orang Lead Auditor dan 1 orang Auditor.
Dalam melakukan verifikasi, Tim Auditor bersifat independen dan tidak mempunyai konflik kepentingan dengan perusahaan yang diverifikasi serta tidak dipengaruhi oleh pihak manapun.
Sehingga penilaian akan objektif dan dapat dipercaya dengan mengikuti sistem verifikasi legalitas kayu yang digunakan.
Laporan Hasil Pelaksanaan Verifikasi Legalitas Kayu PT Quality Works ini menjabarkan hasil pelaksanaan audit terhadap pemenuhan seluruh verifier legalitas kayu di perusahaan. Jikaber- dasarkan hasil verifikasi ditemukan ketidaksesuaian, maka auditee harus melakukan tindakan perbaikan untuk memenuhi standar legalitas kayu sesuai yang dipersyaratkan oleh Pemerintah.
Keputusan dari hasil verifikasi oleh Tim Auditor yang tertuang dalam laporan ini disampaikan kepada Pengambil Keputusan Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu, yang selanjutnya disampaikan kepada pihak Perusahaan (auditee) dalam kurun waktu 21 hari setelah kegiatan verifikasi. Laporan ini ada- lah bukti bahwa pelaksanaan verifikasi sudah dilakukan dan sebagai bahan untuk pengam-bilan keputusan.
Jakarta, 12 Februari 2020 Tim Auditor VLK
PT TUV Rheinland Indonesia,
2
DAFTAR ISI
Bab Daftar Isi Hal
Kata Pengantar 1
Daftar Isi 2
Daftar Tabel 3
Daftar Gambar 5
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 6
1.2 Maksud, Tujuan, Standar dan Sasaran Verifikasi 7
II. IDENTITAS PEMEGANG IZIN DAN LEMBAGA VERIFIKASI LEGALITAS KAYU
2.1 Identitas Pemegang Izin 9
2.2 Identitas Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu 10
III. METODOLOGI VERIFIKASI
3.1 Metode Verifikasi 12
3.2 Kriteria dan Indikator 15
3.3 Tahapan Kegiatan Penilikan Legalitas Kayu 16
IV. HASIL VERIFIKASI PENILIKAN DAN ANALISIS
4.1 Verifier Yang Tidak Diterapkan 22
4.2 Verifier Yang Diterapkan 24
V. KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan 89
5.2 Rekomendasi 91
3
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Tabel Hal
III-1 Metode Pengambilan Sampel Lokasi Multi-site. 17
IV-1 Rekapitulasi Pembelian Kayu Bulat Jati PT Quality Works Periode
Januari-Desember 2019, dari Perum Perhutani. 18
IV-2 Rekapitulasi Penerimaan Kayu Olahan (Kayu Gergajian, Veneer,
Flooring) PT Quality Works Periode Januari - Desember 2019 43 IV-3 Realisasi penerimaan kayu olahan berdasarkan jumlah dokumen
angkutan hasil hutan yang sah selama tahun 2019 44 IV-4 Kayu gergajian yang diambil sampel untuk diukur 47 IV-5 Proses Produksi dan formulir yang digunakan di PT Quality Works 48 IV-6 Laporan Produksi Kayu Gergajian PT Quality Works Periode Januari –
Desember 2019 52
IV-7 Laporan Produksi Komponen PT Quality Works Periode Januari –
Desember 2019 54
IV-8 Laporan Produksi Furniture PT Quality Works Periode Januari –
Desember 2019 54
IV-9 Perbandingan Kapasitas Ijin dan Realisasi Produksi PT Quality Works
Periode Januari – Desember 2019 55
IV-10 Rekapitulasi LMKB Kayu Bulat Periode Januari – Desember 2019 56 IV-11 Rekapitulasi LMHHOK Kayu Gergajian Periode Januari – Desember
2019 57
IV-12 Rekapitulasi LMHHOK Bahan Komponen Periode Januari – Desember
2019 58
IV-13 Rekapitulasi LMHHOK Furniture Periode Januari – Desember 2019 58 IV-14 Rekapitulasi LMHHOK Flooring Periode Januari – Desember 2019 59 IV-15 Rekapitulasi LMHHOK Veneer Periode Januari – Desember 2019 59 IV-16 Data Local Sales PT Quality Works Periode Bulan Januari – Desember
2019 60
IV-17 Jenis Produk Furniture dan Nomor HS Code yang dijual local oleh PT
Quality Works Periode Bulan Januari s.d Desember 2019 64 IV-18 Data Ekspor PT Quality Works Periode Bulan Januari – Desember 2019 65 IV-19 Jenis Produk Furniture dan Nomor HS Code yang Diekspor oleh PT
Quality Works Periode Bulan Januari s.d Desember 2019 66 IV-20 Data PPJK Periode Bulan Januari s.d. Desember 2019 67 IV-21 Negara Tujuan Ekspor PT Quality Works Periode Bulan Januari s.d. 67
4 Desember 2019
IV-22 Kesesuaian Data PEB dengan Dokumen Ekspor Lainnya 67 IV-23 Kesesuaian Data Packing List dengan Dokumen Ekspor Lainnya 68 IV-24 Kesesuaian Data Invoice dengan Dokumen Ekspor Lainnya 70 IV-25 Kesesuaian Data Bill Of Lading dengan Dokumen Ekspor Lainnya 71 IV-26 Kesesuaian Data V-Legal dengan Dokumen Ekspor Lainnya 73
IV-27 Jumlah Dokumen V-Legal Tahun 2019 74
IV-28 Susunan Pengurus P2K3 PT Quality Works 75
IV-29 Ketersediaan APAR di Pabrik PT Quality Works 78
IV-30 Summary Inventory Report Periode 1 Januari – 31 Desember 2019 79 Tabel V-1 Hasil Pemenuhan Atas Prinsip, Kriteria, Indikator dan Verifier SVLK PT
Quality Works 89
5
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Gambar Hal
4.1 Kartu GANIS PKG-J PT Quality Works 48
4.2 Flow Chart Produksi PT Quality Works 52
4.3 Penandaan Barcode pada kayu milik PT Quality Works di Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Timur cq. Perum Perhutani KBM IK Gresik
63
4.4 Beberapa contoh produk furiniture PT Quality Works 66
4.5 Gambar Tanda V legal pada dokumen Invoice 76
4.6 Gambar Tanda V legal pada dokumen Packing List 77
4.7 Denah Lokasi APAR PT Quality Works 80
4.8 Kondisi APAR 80
4.9 Penggunaan APD oleh Karyawan 81
4.10 Beberapa peralatan APD lain yang disediakan PT Quality Works 81
4.11 Ketersediaan obat dan pencatatan stok obat 82
4.12 Denah dan Jalur Evakuasi 83
4.13 Grafik dan Identifikasi Kecelakaan Kerja PT Quality Works 84 4.14 Struktur Organisasi dan Jumlah Karyawan PT Quality Works 88
6
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perdagangan produk kayu di pasar International telah mengalami perubahan paradigma menjadi perdagangan produk kayu yang ramah lingkungan dan perdagangan produk kayu yang bertanggung jawab (Responsible Wood Product Purchasing). Sejak meningkatnya issue illegal logging dan issue sertifikasi hutan di pasar international, maka mau tidak mau negara-negara yang menjadi produser produk kayu termasuk Indonesia disibukan dengan issue ini. Beberapa negara seperti Negara Eropa dan US memberlakukan bahwa produk kayu yang masuk ke negara mereka haruslah dari hutan yang dikelola secara baik (sustainable) atau paling tidak telah diverifikasi legalitasnya.
Dengan kondisi kehutanan di Indonesia saat ini masih dirasakan oleh beberapa pengusaha di bidang pengelolaan hutan cukup sulit untuk menerapkan praktek pengelolaan hutan yang lestari seperti ditetapkan dalam standard yang ada, karena beberapa alasan seperti kondisi di lapangan yang tidak mendukung dan kebijakan pemerintah yang belum kondusif serta belum adanya insentif yang memadai baik dari pasar maupun dari pemerintah, sementara tuntutan dan tekanan pasar international cukup tinggi.
Dari hambatan di atas, pilihan yang ada saat ini adalah dengan membuktikan kepada pembeli produk kayu (importir) bahwa produk kayu yang dijual (ekspor) setidaknya telah diverifikasi legalitasnya oleh lembaga independen yang kredibel. Membuktikan atau memverifikasi legalitas produk kayu itu sendiri harus dibuktikan dengan suatu verifikasi yang kredible dengan mengacu kepada suatu kriteria atau standar yang ada atau standar yang disepakati bersama dan diakui oleh pasar international.
Dalam rangka hal tersebut, untuk melaksanakan tata kelola kehutanan, penegakan hukum dan promosi perdagangan kayu legal maka dikembangkan sistem penjaminan legalitas kayu (Timber legality Assurance System) yang disebut Sistem Verifikasi Legalitas Kayu (SVLK) dengan melibatkan para pihak, baik dalam penyusunan standar verifikasi legalitas kayu maupun kelembagaannya dengan prinsip governance, credibility, dan representativeness.
Berdasarkan proses para pihak tersebut, pemerintah Indonesia telah membangun Sistem Verifikasi legalitas Kayu dengan keluarnya Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia No.
P.30/MenLHK/Setjen/PHPL.3/3/2016 tentang Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau Hutan Hak dan Peraturan Direktur Jenderal PHPL No. P.14/PHPL/SET/4/2016 Jo No. P.15/PHPL/PPHH/HPL-3/8/2016 tanggal 29 Desember 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) Lampiran 2.5. tentang Standar Verifikasi Legalitas Kayu Pada Pemegang IUIPHHK Kapasitas > 6.000 M3/Tahun dan IUI Dengan Nilai Investasi > 500 Juta (di luar tanah dan bangunan). Dengan Peraturan ini Verifikasi Legalitas Kayu pada pemegang izin dilakukan oleh Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LV-LK) yang telah diakreditasi oleh KAN (Komite Akreditasi Nasional) sesuai ISO/IEC Guide 17065:2012.
7
PT TUV Rheinland Indonesia telah diakreditasi oleh KAN sebagai Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LV-LK), dan telah mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi verifikasi legalitas kayu dengan standar tersebut di atas.
Adapun dalam melakukan verifikasi legalitas kayu tersebut mengacu kepada beberapa peraturan dan ketentuan berikut :
1. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan No. P.30/Menlhk/Setjen/PHPL.3/3/2016 tentang Penilaian Kinerja PHPL dan VLK Pada Pemegang Izin, atau Pada Hutan Hak (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 368).
2. SNI ISO 19011-2012 tentang Panduan Audit Sistem Manajemen.
3. SNI ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuai – Persyaratan untuk Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa.
4. Daftar Penunjang Lembaga Sertifikasi (DPLS) 14 Rev.0 adalah Syarat dan Aturan Tambahan Akreditasi Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu.
Dasar dilakukannya kegiatan audit Penilikan Verifikasi Legalitas Kayu terhadap PT Quality Works di Provinsi Jawa Timur oleh Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu PT. TUV Rheinland Indonesia adalah berdasarkan :
1. Surat permohonan atau pengajuan sertifikasi VLK melalui pengisian form aplikasi yang ditandatangani PT Quality Works.
2. Surat Perjanjian Kerja (Kontrak) antara PT Quality Works dengan LVLK PT. TUV Rheinland Indonesia.
1.2. Maksud, Tujuan, Standar dan Sasaran Audit Penilikan VLK 1.2.1. Maksud Audit Penilikan
Maksud dari kegiatan audit penilikan VLK ini secara umum adalah untuk melaksanakan kegiatan penilaian terhadap konsistensi penerapan dan pemenuhan verifier yang tercantum dalam Standar Verifikasi Legalitas Kayu pada pemegang IUIPHHK dan IUI lanjutan PT Quality Works di Kabupaten Lamongan Provinsi Jawa Timur sesuai dengan standar dan pedoman yang berlaku di Indonesia.
1.2.2. Tujuan Audit Penilikan
Sedangkan tujuan dari kegiatan audit Penilikan Sistem Verifikasi Legalitas Kayu di PT Quality Works adalah untuk :
1. Melakukan kegiatan pengumpulan data dan penilaian eksternal terhadap kelengkapan dokumen- dokumen perusahaan sebelum dilakukan penilaian dan verifikasi di lapangan.
2. Melakukan audit kepada organisasi / perusahaan dengan skema standar yang telah ditetapkan 1.2.3. Standar Audit Penilikan
Standar yang digunakan dalam kegiatan audit Penilikan V terhadap pemegang IUIPHHK dan IUI PT Quality Works adalah Peraturan Direktur Jenderal PHPL No. P.14/PHPL/SET/4/2016 Jo No.
8
P.15/PHPL/PPHH/HPL-3/8/2016 tanggal 29 Desember 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) Lampiran 2.5 tentang Standar Verifikasi Legalitas Kayu Pada Pemegang IUIPHHK Kapasitas > 6.000 M3/Tahun dan IUI Dengan Nilai Investasi > 500 Juta (di luar tanah dan bangunan).
1.2.4. Sasaran Audit Penilikan
Sasaran kegiatan audit Penilikan V Verifikasi Legalitas Kayu ini akan di lakukan pada pemegang IUIPHHK dan IUI Lanjutan PT Quality Works yang berlokasi di Jl. Raya Mantup Km 12,5 Lamongan Dusun Pucung Desa Puter Kec. Kembangbahu Kab. Lamongan Jawa Timur.
9
II. IDENTITAS PEMEGANG IZIN DAN LEMBAGA VLK
2.1. Identitas Pemegang Izin
1 Organisasi / Auditee : PT Quality Works
2 Lokasi : Jl. Raya Mantup Km 12,5 Lamongan Dusun Pucung Desa Puter Kec. Kembangbahu Kab.
Lamongan, Jawa Timur – Indonesia 3 Kategori Industri : Industri Primer dan Lanjutan.
4 Izin Usaha Industri : - Keputusan Kepala Badan Penanaman Modal, Nomor 938/1/IU/PMA/2017 tanggal 26 Juli 2017 - Surat Izin Usaha Industri Primer Hasil Hutan
Kayu no. P2T/29/14.02/VI/2016 Tanggal 20 Juni 2016
5 Akta pendirian perusahaan : - PT Quality Works memiliki Akta Pendirian Perusahaan No.27 tanggal 8 Mei 2012 dihadapan Notaris Sitaresmi Puspadewi Subianto SH. berkedudukan di Surabaya.
- Akta perubahan terakhir yaitu Pernyataan keputusan Para pemegang saham PT Quality Works No. 14 tanggal 29 Agustus 2017 dihadapan Notaris Helen Sisceriany Ajinata, S.H, M.Kn. berkedudukan di Gresik tentang Perubahan Tempat dan Kedudukan Perseroan dari Mojokerto berpindh ke Lamongan
6 Jenis produk : Furniture dari Kayu dan Logam, kayu gergajian 7 Jenis kayu yang digunakan : Jati
8 Kapasitas izin produksi /Terpasang : - Furniture : 26.000 set ( Setara 1.500 m3) - Kayu Gergajian : 4500 m3
9 Pemegang saham : 1. Anders Ole Norgaard : 884 saham 2. Povl B. Elskidsen : 714 saham.
3. Anita Purwaningsih : 102 saham.
10 Komisaris : Telita Johanna Snyckers Norgaard
11 Pengurus perusahaan : - Direktur Utama : Anders Ole Norgaard - Direktur : Anita Purwaningsih 12 Wakil managemen untuk SVLK : Anita Purwaningsih
13 Jumlah Karyawan : 168 Orang
10 2.2. Identitas Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu
1 Nama LV-LK : PT TÜV Rheinland Indonesia 2 Alamat : Menara Karya 10th Floor, Block X-5
Jl. HR. Rasuna Said Kav. 1-2, Jakarta Telp. 021-579 44 579
Fax. 021-579 44 575 E-mail: forestry@tuv.com 3 Akte Pendirian dan
Perubahan Terakhir
: Akta Pendirian :
No. 3 tanggal 11 September 1996 oleh Notaris Siti Mariam Muchtar Widodo SH, yang disahkan oleh Menteri Kehakiman RI tanggal 30 Oktober 1998 nomor 02-23576 HT.01.01.Th.98.
Akta Perubahan Terakhir :
Akta No. 04 tanggal 10 Agustus 2016 Notaris Anesta Chrisanti, S.H.,M.Kn.pdf
Pengesahan Menteri Menkumham RI Nomor AHU- AH.01.03-0071862 Tanggal 15 Agustus 2016
4 Pengurus LV-LK : Komisaris Utama:
Ralf Scheller Komisaris:
Andreas Hoefer
DR. Indaryati Swarna Dewi Motik, MBA Muhammad Bascharul Asana
Direktur Utama:
I Nyoman Susila Direktur:
Edmundus Wiharyono Abdul Qohar
General Manager Sustainability Assurance:
Dian S. Soeminta, S.Hut
5 Tim Auditor VLK : 1. M. Jamaluddin Al Afghoni (Lead Auditor) 2. Budi Setiawan (Auditor)
6 Pengambil Keputusan : Heni Handayani
11 Profil Tim Auditor Verifikasi Legalitas Kayu
No Nama Auditor Jabatan Kualifikasi
1 M. Jamaluddin Al Afghoni Lead Auditor a. Sarjana Pertaninan
b. Auditor : PHPL & SVLK, PHTL – LEI, ISPO.
c. Training/Pelatihan : PHPL & SVLK, ISO IRCA 9001, SFM PEFC/IFCC, ISPO.
2 Budi Setiawan Auditor a. Sarjana Kehutanan b. Auditor VLK 3 tahun c. Auditor ISO 9001:2015
d. Lulus Pelatihan auditor VLK Industri e. Lulus Pelatihan IRCA ISO 9001:2015 3 Heni Handayani, S.Hut Pengambil
Keputusan
a. Sarjana Kehutanan
b. Pengalaman kerja 3 tahun sebagai Kepala Bagian Perencanaan IUPHHK- HA
c. Lead Auditor : PHPL & SVLK, VLO, PHTL – LEI, ISPO.
d. Training/Pelatihan : PHPL & SVLK, ISO IRCA 9001, SFM PEFC/IFCC, CoC PEFC/IFCC, ISPO.
12
III. METODOLOGI VERIFIKASI
3.1. Metode Verifikasi
Metode verifikasi yang digunakan dalam kegiatan penilikan (surveillance) Verifikasi Legalitas Kayu ini mengacu pada Lampiran 2.5 Peraturan Direktur Jenderal PHPL No. P.14/PHPL/SET/4/2016 Jo No.
P.15/PHPL/PPHH/HPL-3/8/2016 tanggal 29 Desember 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) Lampiran 2.5 tentang Standar Verifikasi Legalitas Kayu Pada Pemegang IUIPHHK Kapasitas > 6.000 M3/Tahun dan IUI Dengan Nilai Investasi > 500 Juta (di luar tanah dan bangunan).
3.1.1. Metoda Penilaian Dokumen
Penilaian dokumen merupakan kegiatan untuk menghimpun, mempelajari, dan menganalisis data dan dokumen agar dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Penilaian dokumen yang akan dilakukan meliputi dokumen dan data perusahaan, terdiri dari dokumen primer dan data sekunder yang diperoleh dengan cara penelaahan berbagai dokumen-dokumen seperti dokumen Legalitas Perusahaan, dokumen yang menyangkut perijinan perusahaan, dokumen realisasi produksi dan laporan penggunaannya, laporan-laporan penelitian yan g relevan dengan kriteria dan indikator yang disyaratkan. Dokumen-dokumen yang ditelaah untuk aspek lingkungan antara lain; AMDAL, laporan UKL dan UPL dan dokumen-dokumen lain yang relevan. perencanaan, laporan pelaksanaan, laporan keuangan, form-form yang digunakan dalam proses produksi, bukti transaksi, hasil-hasil studi dan lain-lain. Dokumen-dokumen dan laporan yang akan dinilai dalam kegiatan ini meliputi dokumen yang ada di unit manajemen dalam rentang waktu 12 (dua belas) bulan terakhir.
Analisis data yang meliputi data primer dan data sekunder, Analisis data primer dan data sekunder dari proses penilaian lapangan dilakukan berdasarkan metode ilmiah yang telah baku (matematis) dan umum digunakan. Pada prinsipnya, analisis data yang dilakukan tergantung pada keoptimalan data untuk bisa menjawab suatu kriteria,indikator dan verifier, ketersediaan data, kondisi serta kendala-kendala lapangan yang dijumpai. Pada beberapa indikator, analisis data dilakukan secara diskriptif (recognaisance), distribusi frekuensi dan prosentase sehingga dapat mendukung data primer atau sekunder yang dianalisis secara matematis.
Kegiatan yang ada dalam penilaian dokumen ini juga menyangkut kegiatan seperti:
- Mempelajari dan menganalisa dokumen legalitas yang dimiliki oleh perusahaan mulai dari dokumen Akta Pendirian perusahaan sampai perubahan yang terakhir, izin usaha industri, izin gangguan, tanda daftar perusahaan, nomor pokok wajib pajak, dokumen pemantauan dan pengelolaan lingkungan, dsb.
- Mempelajari dan menganalisis dokumen ketenagakerjaan pemegang izin dan dokumen tambahan yang diperlukan.
- Mempelajari dan menganalisa semua rekaman atau catatan terkait (laporan-laporan, dsb.) yang terkait dan diperlukan pada verifikasi ini.
13 3.1.2. Metoda Verifikasi Di Lapangan
Dalam kegiatan penilikan VLK dilakukan kegiatan pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran untuk menguji kebenaran data. Hasil pengamatan akan dianalisa dengan menggunakan kriteria, indikator dan verifier verifikasi legalitas kayu, sehingga diperoleh jawabannya. Cara/metoda yang ditempuh meliputi :
1. Wawancara (wawancara responden dan wawancara informan), dengan mengajukan sejumlah pertanyaan yang dimodifikasi untuk menjawab kriteria, indikator dan verifier yang disyaratkan.
Sasaran wawancara informan adalah unit manajemen serta informan lain yang masih relevan dalam konteks penilaian kinerja unit manajemen.
2. Verifikasi dokumen adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menghimpun, mempelajari data dan dokumen pemegang izin dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang ditetapkan sesuai ketentuan.
3. Observasi lapangan adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menguji kebenaran data melalui pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran, dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan untuk dapat melihat pemenuhannya.
4. Uji petik dilapangan dengan mengambil sampling sesuai dengan yang diatur dalam Permenhut No. 09/Menhut-II/2005 dan akan disesuaikan dengan jumlah persediaan kayu yang ada saat penilaian dilakukan,memeriksa keabsahan dan kelengkapan dari dokumen yang dinilai, kemudian memeriksa dan membanding realisasi produksi dengan kapasitas produksi yang sah.
Penentuan jumlah batang kayu bulat yang akan di uji petik adalah sebagai berikut :
- Apabila jumlah batang dari satu partai kurang atau sama dengan 100 batang maka jumlah sampelnya adalah 100%
- Apabila jumlah batang dari satu partai antara 101 sampai dengan 1000 batang maka jumlah sampelnya minimal 100 batang
- Apabila jumlah batang dari satu partai lebih dari 1000 batang, maka jumlah sampelnya adalah 10%
Penentuan jumlah keping sampel sortimen yang akan di uji petik adalah sebagai berikut : - Apabila jumlah dalam partai 1 – 35 keping, maka jumlah sampelnya adalah 100%
- Apabila jumlah dalam partai 36 – 500 keping, maka jumlah sampelnya adalah 35 keping - Apabila jumlah dalam partai 501 - 1000 keping, maka jumlah sampelnya adalah 60 keping - Apabila jumlah dalam partai 1001 - 2000 keping, maka jumlah sampelnya adalah 100 keping - Apabila jumlah dalam partai 2001 - 3000 keping, maka jumlah sampelnya adalah 125 keping - Apabila jumlah dalam partai lebih dari 3000 keping, maka jumlah sampelnya adalah 5%
5. Pengamatan terhadap proses kerja dan Penilaian dokumen, yang meliputi dokumen perusahaan, dokumen Data sekunder diperoleh dengan cara penelaahan berbagai dokumen- dokumen termasuk laporan penelitian yang relevan dengan kriteria dan indikator aspek produksi,
14
SEL atau AMDAL, RKL-RPL, SOP, FAKB, LHP, berbagai laporan kegiatan, laporan penelitian, dan dokumen-dokumen lain yang relevan.
Untuk menjawab kebutuhan indikator dan verifier, proses penilaian lapangan tidak dilakukan secara terpisah pada satuan waktu dan tempat untuk setiap indikator dan verifier pada waktu dan tempat yang sama, kadang-kadang dapat dilakukan penilaian untuk lebih dari satu indikator atau verifier.
3.1.3. Lokasi Pengambilan Data, Pengamatan dan Pengukuran
Lokasi pengambilan data dilakukan di kantor dan pabrik pemegang izin PT Quality Works. Lokasi pengambilan data primer, pengamatan dan pengukuran, dilakukan di tempat-tempat tertentu yang disesuaikan dengan kriteria, indikator dan verifier yang akan diamati dan dianalis.
3.1.4. Metode Pengambilan Keputusan
Hasil analisis data dan informasi pada setiap verifier, diharapkan dapat memenuhi kebutuhan data dan informasi yang dipersyaratkan pada masing-masing verifier, sehingga dapat ditentukan norma penilaian verifier pada audit VLK.
Penentuan pengambilan keputusan atas verifier, kriteria dan indikator mengacu kepada standar verifikasi legalitas kayu yang sudah ditetapkan Lampiran 2.5. Peraturan Direktur Jenderal PHPL No.
P.14/PHPL/SET/4/2016 Jo No. P.15/PHPL/PPHH/HPL-3/8/2016 tanggal 29 Desember 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK).
Dokumen yang dipakai sebagai acuan ini tidak mutlak digunakan dalam menilai pada masing-masing indikator atau verifier, hal ini disebabkan antara lain :
1) Tidak semua indikator atau verifier mungkin ada dalam suatu UM, 2) Tidak semua indikator atau verifier terjawab sesuai dengan dokumen,
3) Pertimbangan-pertimbangan teknis dan non-teknis lain yang membuat suatu penilaian menjadi menyimpang dari Dokumen, sehingga Penilai harus berani menyimpulkan sendiri tanpa mengacu dokumen tersebut.
Tahap Pelaksanaan pengambilan keputusan hasil audit penilikan VLK akan dilaksanakan oleh tim Pengambil Keputusan. dengan tahapan seperti berikut ini :
a. Keputusan persetujuan/penolakan perpanjangan masa berlaku sertifikat PT Quality Works akan dilakukan oleh Pengambil Keputusan LV-LK berdasarkan laporan sertifikasi yang dilaksanakan oleh tim auditor. Dalam kegiatan audit sertifikasi VLK ini pengambilan keputusan akan dilakukan oleh personal yang berwenang untuk melakukan pengambilan keputusan yang berasal dari internal PT TUV Rheinland Indonesia.
b. Laporan hasil audit lengkap yang sudah dibuat oleh Tim audit VLK akan diterima oleh pengambil keputusan paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak pertemuan penutupan audit sertifikasi dilaksanakan.
15
c. Pengambil Keputusan dipastikan akan mendapatkan laporan akhir yang juga sudah memasukan keberatan atau perbaikan dari pihak auditee atas laporan audit yang dibuat oleh tim penilai lapangan dan telah diselesaikan oleh Tim adhoc.
d. Sebelum proses pengambilan keputusan, pengambil keputusan memeriksa kelengkapan dokumen laporan yang diperlukan yang mencakup :
- Laporan Penilaian VLK (Buku I) - Lampiran Laporan (Buku II) - Resume Hasil Penilaian - Rencana Audit/Audit Plan - Kontrak Penilaian
- Laporan Tinjauan Kontrak
- Dokumen-Dokumen Berita Acara yang diperlukan - Dokumen lainnya yang dianggap perlu
e. Proses pengambilan keputusan juga bila diperlukan dihadiri oleh tim audit lapangan untuk keperluan klarifikasi oleh pengambil keputusan atau Tim pengambil keputusan.
f. Keputusan hasil penilikan VLK berupa Lulus / Tidak Lulus untuk mendapatkan perpanjangan masa berlaku Sertifikat Legalitas Kayu yang telah dimiliki.
g. Penyampaian dan pembuatan laporan, pengambilan keputusan dan penyampaian hasil keputusan verifikasi selambat-lambatnya 21 (duapuluh satu) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan.
h. Laporan hasil verifikasi SVLK disajikan dalam bentuk soft copy dalam format pdf dan buku, disampaikan kepada auditee, dan Kementerian melalui Direktur Jenderal sebagai bahan pembinaan lebih lanjut
i. Pengumuman hasil keputusan verifikasi disertai dengan resume hasil verifikasi dilakukan melalui website LVLK dan website Kementrian Kehutanan atau media massa.
3.2. Kriteria dan Indikator
Kriteria dan indikator yang digunakan oleh Tim Auditor dalam melakukan Verifikasi Legalitas Kayu berdasarkan pada Perdirjen PHPL Nomor P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) yaitu Lampiran 2.5 tentang Standar Verifikasi Legalitas Kayu Pada Pemegang IUIPHHK Kapasitas > 6.000 M3/Tahun dan IUI Dengan Nilai Investasi > 500 Juta (di luar tanah dan bangunan):
16
3.3. Tahapan Kegiatan Penilikan Sertifikasi Legalitas Kayu 3.3.1. Tahap Persiapan
Pada tahap ini, Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LV-LK) melakukan persiapan-persiapan yang diperlukan sebelum pelaksanaan kegiatan verifikasi lapangan dengan mengacu kepada Prosedur Pelaksanaan Verifikasi LK Pada Pemegang IUIPHHK dan IUI (TRID-PROC-LVLK-003) yang mencakup :
a. Perekrutan tim auditor verifikasi legalitas kayu dengan mengacu kepada daftar auditor VLK PT TUV Rheinland Indonesia.
b. Persiapan logistik, perjalanan dan akomodasi dengan mempertimbangkan lokasi kegiatan verifikasi dan jumlah HOK (hari orang kerja) yang diperlukan.
c. Pengumpulan data dan informasi berkaitan dengan obyek yang akan di sertifikasi.
d. Pemberitahuan kepada IUIPHHK yang akan diverifkasi terkait dengan rencana verifikasi legalitas kayu dengan mengirimkan surat pemberitahun rencana audit VLK.
e. Pembuatan rencana audit verifikasi legalitas kayu.
3.3.2. Pelaksanaan Audit Lapangan
Tahap audit verifikasi lapangan legalitas kayu mengacu kepada Prosedur Pelaksanaan Verifikasi LK Pada Pemegang IUIPHHK dan IUI (TRID-PROC-LVLK-003) yang mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Sebelum audit di lapangan dilakukan, harus dipastikan tim audit telah menetapkan program auditnya termasuk rencana dan jadwal audit dan susunan tim audit dan ketua tim audit.
b. Rencana audit selanjutnya disampaikan kepada klien/auditee dan dipresentasikan pada pertemuan pembukaan kepada klien.
c. Penugasan dan pengaturan kerja tim audit ditetapkan dalam rencana audit.
d. Setiap anggota tim audit harus mempersiapkan daftar periksa atau chek list audit dan rencana pengambilan sampling audit untuk masing-masing aspek yang akan diauditnya.
e. Pada saat audit di lapangan harus dipastikan bahwa semua verifier dari masing-masing indikator dapat diverifikasi. Daftar periksa atau check list dapat menjadi acuan untuk pemenuhan ketercukupan masing-masing verifier.
f. Verifikasi LK pada dokumen Pemegang Lampiran 3.4. Peraturan Direktur Jenderal Perdirjen PHPL Nomor P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 Jo P.15/PHPL/PPHH/HPL.3/8/2016 tanggal 31 Agustus 2016.
g. Verifikasi dokumen, merupakan kegiatan untuk menghimpun, mempelajari, serta menganalisis data dan dokumen agar dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Verifikasi dokumen dilakukan dengan menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan pada Pemegang IUPHHK dan IUI sesuai Lampiran 2.5. Perdirjen PHPL Nomor P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 Jo P.15/PHPL/PPHH/HPL.3/8/2016 tanggal 31 Agustus 2016.
17
h. Observasi lapangan, merupakan kegiatan pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran untuk menguji kebenaran data. Hasil pengamatan lapangan akan dianalisa dengan menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan untuk dapat melihat pemenuhannya. Metode verifikasi lapangan dan dokumen mengacu kepada Perdirjen PHPL Nomor P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 Jo P.15/PHPL/PPHH/HPL.3/8/2016 tanggal 31 Agustus 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu (Lampiran 3.4 dan Lampiran 2.5).
i. Pada saat verifikasi di lapangan hal-hal lain yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
- Pertemuan Pembukaan dan dibuatkan Notulensi Pertemuan Pembukaan yang dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.
- Dalam Pertemuan pembukaan tersebut, Lead Auditor menginformasikan rencana audit, ringkasan singkat bagaimana audit akan dilaksanakan, mengkonfimasikan saluran komunikasi, memberikan kepada auditee untuk mengajukan pertanyaan atau klarifikasi. Selain itu dalam rapat pembukaan audit juga perlu diperhatikan hal-hal berikut :
a) Perkenalan peserta, termasuk ringkasan tugasnya/peranannya;
b) Konfirmasi tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit;
c) Konfirmasi jadwal audit dan pengaturan lain dengan auditi, seperti tanggal dan waktu untuk rapat penutupan, rapat interim antara tim audit dan manajemen auditi, serta perubahan yang menyusul;
d) Metode dan prosedur yang digunakan untuk melaksanakan audit, termasuk menjelaskan kepada auditi bahwa bukti audit hanya akan didasarkan pada sampel informasi yang tersedia dan oleh karena itu terdapat unsur ketidakpastian dalam audit;
e) Konfirmasi saluran komunikasi formal antara tim audit dan auditi;
f) Konfirmasi bahasa yang digunakan selama audit;
g) Konfirmasi bahwa selama audit, auditi akan selalu diberi informasi perkembangan audit;
h) Konfirmasi bahwa sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan oleh tim audit tersedia;
i) Konfirmasi hal-hal yang terkait dengan kerahasiaan;
j) Konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat, dan keamanan yang sesuai untuk tim audit;
k) Konfirmasi ketersediaan, peran dan identitas setiap pemandu;
l) Metode pelaporan, termasuk pengkategorian ketidaksesuaian;
m) Informasi tentang kondisi yang dapat menyebabkan audit diakhiri;
n) Informasi tentang sistem banding terhadap pelaksanaan dan kesimpulan audit.
j. Pengumpulan dan verifikasi informasi
- Selama audit, informasi yang sesuai dengan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit, termasuk informasi yang terkait dengan hubungan antar fungsi, kegiatan dan proses, sebaiknya
18
dikumpulkan dengan sampling yang sesuai dan sebaiknya diverifikasi. Hanya informasi yang dapat diverifikasi yang dapat menjadi bukti audit. Bukti audit sebaiknya direkam.
- Bukti audit didasarkan pada sampel informasi yang tersedia. Oleh karena itu terdapat unsur ketidakpastian dalam audit, yang sebaiknya menjadi perhatian dalam membuat kesimpulan audit.
- Metode untuk mengumpulkan informasi mencakup : a) Wawancara/diskusi
b) Verifikasi dokumen c) Observasi lapangan d) Uji petik/sensus e) Tinjauan dokumen
k. Pengambilan contoh untuk organisasi multi lokasi
Metode pengambilan contoh lokasi mengacu kepada ketentuan berikut : Tabel III-1. Metode Pengambilan Sampel Lokasi Multi-site.
Type audit Pengambilan contoh Keterangan
Audit awal ( Y = √ x ) Y = ukuran sample X = jumlah lokasi terjauh Dibulatkan ke atas Audit surveillance ( Y = 0.6 √ x ) Y = ukuran sample
X = jumlah lokasi terjauh
Dibulatkan ke atas Pengambilan contoh tidak dilakukan pada lokasi yang sama dengan audit awal
Audit resertifikasi ( Y = 0.8 √ x ) Y = ukuran sample X = jumlah lokasi terjauh Dibulatkan ke atas
Pengambilan contoh tidak dilakukan pada lokasi yang sama dengan audit awal
Apabila sertifikasi multi lokasi VLK dilakukan, maka LVLK harus memeriksa daftar keseluruhan lokasi yang dicakup oleh organisasi multi lokasi.
l. Perumusan temuan audit
- Bukti audit dievaluasi terhadap kriteria audit untuk menghasilkan temuan audit. Temuan audit dapat menunjukkan baik kesesuaian maupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit. Bila tercakup dalam tujuan audit, temuan audit dapat mengidentifikasi peluang untuk peningkatan.
- Tim audit melakukan pertemuan untuk meninjau temuan audit pada tahap yang sesuai selama audit.
19
- Kesesuaian dengan kriteria audit sebaiknya dirangkum untuk menunjukkan lokasi, fungsi atau proses yang diaudit. Bila tercakup dalam rencana audit, setiap temuan kesesuaian dan bukti pendukungnya sebaiknya juga direkam.
- Ketidaksesuaian dan bukti audit pendukungnya sebaiknya direkam. ketidaksesuaian dapat dikelompokkan. Ketidaksesuaian tersebut sebaiknya ditinjau dengan auditi untuk memperoleh kepastian bahwa bukti audit adalah akurat, dan bahwa ketidaksesuaian dipahami. Setiap upaya sebaiknya dilakukan untuk menyelesaikan setiap perbedaan pendapat perihal bukti dan / atau temuan audit, dan hal-hal yang tidak dapat disepakati sebaiknya direkam.
m. Penyiapan kesimpulan audit sebelum dilakukan pertemuan penutupan n. Pelaksanaan pertemuan penutupan
o. Merupakan pertemuan antara Tim Auditor dengan Pemegang Izin untuk memaparkan hasil kegiatan verifikasi dan mengkonfirmasi temuan-temuan di lapangan.
- Pertemuan penutupan dipimpin oleh ketua tim audit dan diselenggarakan untuk mempresentasikan temuan dan kesimpulan audit sehingga temuan dan kesimpulan tersebut dimengerti dan disetujui oleh auditi dan bila sesuai untuk menyepakati jangka waktu yang diberikan kepada auditi untuk menyampaikan rencana tindakan korektif dan pencegahan.
Peserta rapat penutupan sebaiknya termasuk auditi, dan dapat juga mencakup klien audit dan pihak lain. Bila perlu, ketua tim audit sebaiknya memberitahu auditi tentang situasi yang ditemui selama audit yang dapat mengurangi tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit.
- Dalam hal masih terdapat dokumen yang belum dapat diperlihatkan Pemegang Izin diberikan kesempatan untuk menyampaikan kekurangan dokumen selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kalender sejak pertemuan penutupan, dan bila sampai dengan batas waktu tersebut tidak dapat memperlihatkan dokumen maka dinyatakan tidak memenuhi.
- Setiap perbedaan pendapat yang terkait dengan temuan dan/atau kesimpulan audit antara Tim audit dan pemegang izin sebaiknya dibahas dan bila mungkin diselesaikan. Bila tidak dapat diselesaikan, seluruh pendapat sebaiknya direkam.
- Hasil pertemuan penutupan dituangkan dalam bentuk Notulensi Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pertemuan.
3.3.3. Pelaporan Hasil Verifikasi Lapangan
a. Tim audit VLK membuat laporan berdasarkan format acuan yang diatur dalam Lampiran 3.14.
Peraturan Direktur Jenderal Perdirjen PHPL Nomor P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 tentang Pedoman Pelaporan Pelaksanaan Verifikasi Legalitas Kayu.
b. Laporan audit VLK mencakup Buku I Laporan Audit VLK, Buku II Lampiran Laporan VLK.
c. Disajikan dalam bentuk buku dan soft copy untuk disampaikan kepada Pemegang Izin dalam waktu 21 hari kalender setelah selesainya Pertemuan Penutupan.
20
3.3.4. Pengambilan Keputusan Verifikasi Legalitas Kayu
a. Keputusan Pemberian, Kelanjutan, Pembekuan atau Pencabutan Sertifikat Legalitas Kayu (S-LK) dilakukan oleh Pengambil Keputusan LV-LK berdasarkan laporan auditor. Dalam hal tenaga tetap sebagai Pengambil Keputusan tidak kompeten, maka Pengambil Keputusan harus didampingi personil yang kompeten yang bukan dari auditor yang melakukan verifikasi.
b. Keputusan pemberian Sertifikat Legalitas Kayu diberikan jika semua verifier pada Standar Verifikasi Legalitas Kayu pada IUIPHHK dan IUI memiliki norma penilaian “Memenuhi”.
c. Dalam hal hasil verifikasi “Tidak Memenuhi”, LV-LK menyampaikan laporan hasil verifikasi kepada Pemegang Izin dan LV-LK memberi kesempatan Pemegang Izin untuk memperbaiki verifier yang “Tidak Memenuhi” dengan batas waktu selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kalender sejak Pemegang Izin menerima laporan hasil verifikasi.
d. LV-LK tidak boleh mendelegasikan kewenangan pengambilan keputusan kepada orang lain atau institusi lain untuk memberikan, memelihara, memperluas, menunda atau mencabut Sertifikat LK.
e. LV-LK memberikan keputusan Sertifikat Legalitas Kayu yang ditandatangani oleh Pengambil Keputusan kepada setiap Pemegang Izin yang telah memenuhi semua norma penilaian SVLK.
f. Pada saat kontrak Verifikasi LK sudah dilakukan, maka LV-LK memilih dan mengangkat Tim pengambil keputusan yang terdiri dari 1 orang atau bila diperlukan membuat tim pengambil keputusan yang terdiri dari maksimal 3 orang.
g. Laporan hasil audit lengkap yang sudah dibuat oleh Tim audit VLK diterima oleh pengambil keputusan atau tim pengambil keputusan paling lambat 3 hari kalender sebelum proses pengambilan keputusan dilakukan.
h. Harus dipastikan bahwa laporan audit akhir adalah laporan audit yang diserahkan kepada pengambil keputusan atau Tim pengambil keputusan sudah memasukan keberatan atau perbaikan dari pihak auditee atas laporan audit yang dibuat oleh Tim penilai lapangan dan telah diselesaikan oleh Tim adhoc.
i. Pengambil keputusan atau Ketua tim pengambil keputusan menetapkan jadwal dan rencana proses pengambilan keputusan, sedangkan tempat pengambilan keputusan bisa ditetapkan di kantor lembaga sertifikasi maupun di luar kantor.
j. Bila proses pengambilan keputusan oleh satu tim, namun tidak dapat dihadiri semua anggota tim dalam suatu pertemuan pengambilan keputusan karena suatu hal, maka Lembaga Verifikasi dapat melaksanakan prosesnya dengan teleconference atau media lain yang memungkinkan adanya pembahasan laporan hasil audit pada media tersebut seperti email, web jejaring sosial, internet chat conference, dll. sejauh rekamannya proses pengambilan keputusan dapat didokumentasikan dan dipertanggungjawabkan.
k. Sebelum proses pengambilan keputusan, pemgambil keputusan atau ketua tim pengambil keputusan memeriksa kelengkapan dokumen laporan yang diperlukan yang mencakup :
- Laporan Penilaian VLK
21 - Lampiran Laporan
- Rencana audit/audit plan - Kontrak penilaian
- Laporan Tinjauan kontrak
- Dokumen-dokumen Notulensi yang diperlukan.
- Dokumen lainnya yang dianggap perlu.
l. Proses Pengambilan keputusan juga bila diperlukan akan dihadiri oleh Tim Auditor untuk keperluan klarifikasi oleh pengambil keputusan atau Tim pengambil keputusan.
m. Keputusan untuk merekomendasikan pemberian Sertifikat Legalitas Kayu kepada perusahaan atau organisasi didasarkan pada hasil pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan atau Tim pengambil keputusan dengan hasil pada seluruh verifier “ Memenuhi “.
22
IV. HASIL VERIFIKASI PENILIKAN IV DAN ANALISIS
Verifikasi Legalitas Kayu Pada Pemegang IUIPHHK dan IUI terhadap PT Quality Works dilakukan terhadap dokumen dengan kurun waktu 12 (dua belas) bulan terakhir, dengan menggunakan standar verifikasi LK Lampiran 2.5 tentang Standar VLK Pemegang IUIPHHK Kapasitas > 6,000 M3. PT Quality Works merupakan pemegang IUIPHHK yang memiliki kapasitas kayu gergajian sebanyak 4,500 M3/tahun dan yang memiliki nilai investasi sebesar US$ 4,800,000.00 (diluar tanah dan bangunan). Dengan demikian, audit Penilikan IV di PT Quality Works dilaksanakan sesuai Peraturan Direktur Jenderal PHPL Nomor P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 Jo P.15/PHPL/PPHH/
HPL.3/8/2016 tanggal 31 Agustus 2016 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu, Lampiran 2.5. tentang Pedoman Pelaksanaan/tahun dan IUI dengan nilai investasi > 500 Juta.
Dalam pelaksanaan verifikasi apabila terdapat verifier pada standar tersebut yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan, maka verifier dimaksud termasuk dalam kategori tidak diterapkan atau tidak perlu diverifikasi lebih lanjut
4.1. Verifier Yang Tidak Diterapkan
No Prinsip / Kriteria / Indikator / Verifier Hasil Verifikasi 1 P1, K1.1, I1.1.1c.
Izin HO (izin gangguan lingkungan sekitar industri)
PT Quality works selama ini telah memiliki HO no. 503/1599/Kep/413.212/2016 tanggal 3 Mei 2016 yang berlaku selama perusahaan masih beroperasi, namun dengan adanya peraturan baru tentang penghapusan ijin gangguan (HO) sesuai Surat Keputusan Mendagri no. 19 Tahun 2017 maka izin HO tidak diperlukan lagi.
2. P1, K1.2, I1.2.2.
Panduan / Pedoman / Prosedur Pelaksanaan dan Bukti Pelaksanaan Mekanisme Uji Tuntas (due diligence) Importir.
Seluruh bahan baku PT Quality works diperoleh dari pembelian lokal, tidak ada bahan baku yang dibeli dari negara lain (melalui kegiatan impor).
3. P1, K1.3, I1.3.1.
a. Akte notaris pembentukan kelompok atau dokumen pembentukan kelompok.
PT Quality Works merupakan perusahaan perseroan terbatas dengan status PMA yang ditetapkan berdasarkan akta notaris dan sudah tercatat pada instansi yang berwenang. PT Quality Works bukan unit usaha dalam bentuk kelompok pengrajin / industri rumah tangga.
4. P1, K1.3, I1.3.1.
b. Internal Audit Anggota Kelompok.
5. P2, K2.1, 2.1.1.e
Nota dan Dokumen Keterangan (Berita Acara dari petugas kehutanan kabupaten / kota atau dari Aparat Desa /
PT Quality Works tidak melakukan pembelian dan menerima kayu bekas/hasil bongkaran untuk digunakan dalam proses produksi.
23
No Prinsip / Kriteria / Indikator / Verifier Hasil Verifikasi Kelurahan) yang dapat menjelaskan asal
usul untuk kayu bekas/hasil bongkaran, serta Deklarasi Kesesuaian Pemasok 6. P2, K2.1, 2.1.1.f
Dokumen angkutan berupa Nota untuk kayu limbah industri
PT Quality Works tidak melakukan pembelian dan menerima kayu limbah industri untuk digunakan dalam proses produksi. PT Quality Works hanya menggunakan kayu gergajian jati.
7. P2, K2.1, 2.1.1.h
Informasi terkait VLBB untuk pemasok yang belum memiliki SLK/ S-PHPL/DKP
Kebutuhan bahan baku PT Quality Works dipasok oleh supplier yang telah memiliki SLK atau diterbitkan DKP
8. P2, K2.1, 2.1.2.a
Pemberitahuan Impor Barang (PIB).
PT Quality Works tidak melakukan kegiatan impor bahan baku. Seluruh bahan baku untuk proses produksi PT Quality Works diperoleh dari pembelian lokal (dalam negeri).
9. P2, K2.1, 2.1.2.b Bill of Lading (B/L) 10. P2, K2.1, 2.1.2.c
Packing List (P/L) 11. P2, K2.1, 2.1.2.d
Invoice
12. P2, K2.1, 2.1.2.e Deklarasi Impor.
13. P2, K2.1, 2.1.2.f
Bukti pembayaran bea masuk bila terkena bea masuk
14. P2, K2.1, 2.1.2.g
Dokumen lain yang relevan (diantaranya CITES) untuk jenis kayu yang dibatasi perdagangannya
PT Quality Works menggunakan bahan baku kayu jati yang tidak termasuk jenis yang dibatasi perdagangannya.
15. P2, K2.1, 2.1.2.h
Bukti Penggunaan kayu Import
PT Quality Works tidak melakukan kegiatan impor bahan baku. Seluruh bahan baku untuk proses produksi PT Quality Works diperoleh dari pembelian lokal (dalam negeri).
16. P2, K2.1, 2.1.3.d
Hasil produksi yang berasal dari kayu lelang dipisahkan
PT Quality Works tidak menggunakan kayu lelang dalam proses produksinya.
17. P2, K2.1, 2.1.4.e
Adanya pendokumentasian bahan baku, proses dan produksi dan ekspor apabila ekspor dilakukan melalui industri jasa
PT Quality Works tidak melakukan mekanisme kontrak kerjasama untuk kegiatan ekspor dengan menggunakan jasa pihak lain. Semua hasil produksi diproduksi dan diekspor secara mandiri oleh PT Quality Works
24
No Prinsip / Kriteria / Indikator / Verifier Hasil Verifikasi 18. P3.K3.2,K3.2.1.g
Hasil verifikasi teknis (Laporan Surveyor) untuk produk yang wajib verifikasi teknis.
PT Quality Works hanya memproduksi dan menjual produk furniture. Produk yang dimaksud adalah produk industri kehutanan yang tidak termasuk wajib memenuhi kriteria teknis untuk dilakukan verifikasi teknis oleh surveyor independen.
19. P3.K3.2,K3.2.1.h
Bukti pembayaran bea keluar bila terkena bea keluar
Produk Furniture yang diekspor oleh PT Quality Works yang dibuat dari bahan baku, Mahoni dan jati tidak termasuk dalam produk kehutanan yang dikenakan bea keluar sebagai mana disebutkan dalam Lampiran III Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 27/M-DAG/PER/5/2014.
20. P3.K3.2,K3.2.1.i
Dokumen lain yang relevan (diantaranya CITES) untuk jenis kayu dibatasi perdagangannya.
Produk Furniture yang diekspor oleh PT Quality Works yang dibuat dari bahan, Mahoni dan Jati tidak termasuk dalam CITES yang tidak dibatasi perdagangannya.
4.2. Verifier Yang Diterapkan
P1. Pemegang Izin Usaha mendukung terselenggaranya perdagangan kayu sah K1.1. Unit usaha dalam bentuk :
(a) Industri memiliki izin yang sah, dan
(b) Eksportir produk olahan memiliki izin yang sah
1.1.1 Unit usaha adalah produsen yang memiliki izin yang sah
a. Akte pendirian perusahaan dan / atau perubahan terakhir
Hasil Verifikasi
Pada saat dilaksanakan audit penilikan ke lima, akte perusahaan mengalami perubahan dalam periode Januari – Desember 2019.
PT Quality Works berdiri sesuai dengan Akta Pendirian Perusahaan No.27 tanggal 8 Mei 2012 dihadapan Notaris Sitaresmi Puspadewi Subianto, SH yang berkedudukan di Surabaya.
Informasi yang tercantum dalam dokumen Akta tersebut antara lain : Jangka waktu didirikan untuk jangka waktu tidak terbatas.
Maksud dan tujuan perseroan ini adalah menjalankan usaha dalam bidang perindustrian dan perdagangan. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut melakukan kegiatan usaha sebagai berikut :
- Berusaha dalam bidang industri dan manufacturing furniture dari logam beserta acessoriesnya
25 - Memperdagangkan hasil-hasilnya.
Sesuai akta tersebut, besaran modal sebesar Rp. 5,520,000,000.- (US$ 600,000) atau 600 saham dengan nilai setiap saham Rp. 1,000,000.- dan terbagi dalam 1000 saham.
Pembagian saham :
- Anders Ole Norgaard = 300 saham - Henrik Norgaard = 300 saham Persero pengurus :
1. Direktur : Anders Ole Norgaard Komisaris
2. Komisaris : Telita Johanna Synckers Norgaard
Akta pendirian perusahaan No.27 tanggal 8 Mei 2012 masuk telah mendapat pengesahan sesuai Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI No. AHU-36917.AH.01.01Tahun 2012 tanggal 6 Juli 2012.
Copy Akte Pendirian terlampir pada Buku II Lampiran II-1
Kronologis perubahan akta perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Akta Perubahan No. 11 tanggal 31 Juli 2013
Akta Perubahan Pernyataan Keputusan para Pemegang Saham PT Quality Works No. 11 tanggal 31 Juli 2013 dihadapan Notaris Yafizar, SH berkedudukan di Tangerang.
Akta Perubahan tersebut membahas tentang persetujuan penjualan/pengalihan saham persero menjadi :
- Tn Anders Ole Norgaard = 300 saham - Tn Henrik Norgaard = 270 saham - Nn Anita Purwaningsih = 30 saham Perubahan susunan pengurus sebagai berikut : Persero pengurus :
1. Direktur : Anders Ole Norgaard 2. Komisaris : Anita Purwaningsih
Penerimaan Pemberitahuan Perubahan Data Perseroan PT Quality Works telah diterima Kementerian Hukum Dan Hak Asasi Manusia RI Direktorat Jenderal Administrasi Umum No.
AHU-AH.01.10-39907 tanggal 25 September 2013.
2. Akta Perubahan No. 03 tanggal 14 Agustus 2013
Akta Perubahan Pernyataan Keputusan Para Pemegang Saham PT Quality Works No. 03 tanggal 14 Agustus 2013 dihadapan Yafizar, SH. berkedudukan di Tangerang.
Akta Perubahan tersebut membahas tentang pasal 3 Anggaran dasar perseroan terkait maksud
26 dan tujuan yaitu :
- Menyetujui dan menegaskan kembali keputusan pemagang saham yang telah mendapat Izin Prinsip Perubahan penanaman Modal Asing oleh BKPM RI.
Maksud dan tujuan perseroan ini adalah menjalankan usaha dalam bidang perindustrian dan perdagangan.
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut melakukan kegiatan usaha sebagai berikut :
- Berusaha dalam bidang industri untuk memproduksi furniture, aksesories furniture dan komponen lainnya dari kayu dan logam.
- Memperdagangkan hasil-hasilnya
3. Akta Pernyataan Keputusan Para Pemegang saham PT Quality Works No 01 tanggal 2 Oktober 2013.
Akta Pernyataan keputusan Para pemegang saham PT Quality Works No. 01 tanggal 2 Oktober 2013 dihadapan Notaris Yafizar, SH. berkedudukan di Tangerang.
Pada Akta yang dimaksud menegaskan Akta No 3 tanggal 14 Agustus 2013 yaitu :
Akta Perubahan tersebut membahas tentang pasal 3 Anggaran dasar perseroan terkait maksud dan tujuan yaitu :
- Menyetujui dan menegaskan kembali keputusan pemegang saham yang telah mendapat Izin Prinsip Perubahan penanaman Modal Asing oleh BKPM RI.
Maksud dan tujuan perseroan ini adalah menjalankan usaha dalam bidang perindustrian dan perdagangan.
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut melakukan kegiatan usaha sebagai berikut :
- Berusaha dalam bidang industri untuk memproduksi furniture, aksesories furniture dan komponen lainnya dari kayu dan logam.
- Memperdagangkan hasil-hasilnya.
Akta No. 01 tanggal 2 Oktober 2013 telah mendapat persetujuan sesuai Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI No. AHU-61232.AH.01.02. Tahun 2013 tanggal 26 November 2013.
4. Akta Pernyataan Keputusan Pemegang saham PT Quality Works Nomor 23 Tanggal 30 Oktober 2014 dari Notaris Helen Sisceriany Ajinata, S.H, MKn. Dalam akta tersebut diputuskan:
1. Menyetujui peningkatan modal ditempatkan dan disetor para pemegang saham dalam perseroan sebesar US $200,000 (dua ratus ribu dolar Amerika Serikat).Perubahan Komposisi Modal :
a. Anders Ole Norgaard sebanyak 400 saham denngan nominal Rp.3.680.000.000 b. Henrik Norgaard sebanyak 360 saham dengan Nominal Rp.3.312.000.000 c. Anita Purwaningsih sebanyak 40 saham dengan nominal Rp.368.000.000
2. Menyetujui untuk mengubah susunan Direksi dan dewan Komisaris Perseroan dengan
