Manual Prosedur
PEMANFAATAN
KENDARAAN OPERASIONAL
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MANUAL PROSEDUR
PEMANFAATAN
KENDARAAN OPERASIONAL
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode
Dokumen :
Revisi : 1
Tanggal : 30 April 2012 Diajukan oleh : Pembantu Dekan II
Dr.Ir. Ni Wayan Surya Wardhani, MS.
Disetujui oleh : Dekan Fakultas Ilmu Budaya
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI i
1. Tujuan 1
2. Ruang lingkup 1 3. Tanggung jawab 1
4. Definisi 2
5. Referensi 2
6. Uraian prosedur 2
PEMANFAATAN KENDARAAN OPERASIONAL
1. Tujuan
1.1 Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pemanfaatan kendaraan operasional yaitu roda empat dan roda dua agar tepat sasaran dan secara administratif terorganisir dengan baik sehingga semua prasarana dapat digunakan secara optimal dan terpelihara dengan baik.
1.2 Menunjang kelangsungan semua kegiatan Prosedur ini disusun bertujuan untuk menjaga ketertiban, keamanan dan tertib administrasi dan kearsipan barang inventaris negara.
1.3 Kendaraan operasional harus dipergunakan untuk kepentingan institusi/lembaga guna kelancaran tugas di lapangan.
2. Ruang Lingkup
Manual prosedur ini meliputi pengajuan permohonan peminjaman kendaraan operasional, penyiapan kendaraan operasional yang akan dipinjam, penjelasan aturan penggunaan, hingga pelaporan selesai pemakaian.
3. Tanggung Jawab
kendaraan dinas milik Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya.
3.2 KTU bertanggung jawab terhadap pelaksana administrasi atas penggunaan kendaraan.
3.3 Kasubag. Umum dan Perlengkapan bertanggung jawab mengkoordinasi aktivitas pemakaian kendaraan dinas.
3.4 Supir bertanggung jawab mengantarkan penumpang selamat sampai tujuan serta bertanggung jawab terhadap kelayakan, kesiapan, dan kebersihan kendaraan.
4. Definisi
4.1 Kendaraan dinas adalah kendaraan yang dimiliki oleh Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya baik roda empat maupun roda dua.
5. Referensi
5.1 Manual Mutu UB
5.2 Manual Mutu FIB
6. Uraian Prosedur
6.1 Peminjam mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan dinas ditujukan kepada Kasubag. Umum dan Perlengkapan tembusan KTU dan PD II.
tanggal peminjaman dan pengembalian yang ditandatangani oleh peminjam.
6.3 Peminjam meminta persetujuan form peminjaman kepada penanggung jawab yaitu Kasubbag umum.
6.4 Staf bagian umum / penanggung jawab kendaraan operasional menandatangani form Peminjaman kendaraan operasional.
6.5 Kepala Tata Usaha melakukan verifikasi dan persetujuan.
6.6 Kasubag. umum menunjuk driver yang akan mengemudikan kendaraan operasional.
6.7 Penanggung jawab kendaraan operasional melakukan pengarsipan form peminjaman dan menyerahkannya ke kepala sub bagian umum
6.8 Penanggung jawab kendaraan operasional menyiapkan kendaraan operasional yang akan dipinjam.
6.9 Penanggung jawab kendaraan operasional menjelaskan petunjuk pengunaan kendaraan operasional.
6.10 Peminjam mengikuti prosedur peminjaman kendaraan operasional.
6.11 Peminjam mengembalikan kendaraan operasional setelah peminjaman.
7. Bagan Alir Mulai
Peminjam Surat peminjaman
Pengajuan permohonan
pinjam
Peminjam mengisi formulir peminjaman kendaraan operasional
Persetujuan bagian umum
Peminjam meminta persetujuan form peminjaman kepada penanggung jawab yaitu bagian umum
Persetujuan peminjaman oleh penanggung jawab
Staf bagian umum / penanggung jawab kendaraan operasional lainnya menandatangani form Peminjaman kendaraan operasional
Penyiapan prasarana
Penanggung jawab kendaraan operasional menyiapkan kendaraan operasional yang akan dipinjam
Penjelasan aturan penggunaan
Staf bagian umum mengembalikan kendaraan operasional setelah peminjaman
Pengembalian kendaraan
Kendaraan kondisi bersih, rapi dan siap pakai
