Panduan Surat-menyurat, Dokumentasi, dan Pengarsipan STMIK Amik Riau

(1)

Lampiran SK Ketua STMIK Amik Riau No 655/A/STMIK Amik Riau/XI/2016 tentang Penetapan Panduan Surat-Menyurat, Dokumentasi, dan Pengarsipan STMIK Amik Riau

Panduan Surat-menyurat, Dokumentasi, dan Pengarsipan STMIK Amik Riau

I. Pendahuluan

Untuk mewujudkan Visi 2030, yakni “Menjadi Perguruan Tinggi Komputer Unggul di Sumatera pada 2030”, manajemen STMIK Amik Riau harus menerapkan budaya mutu pada seluruh kegiatan tata kelola dan operasional, baik yang bersifat akademik maupun nonakademik, mulai dari manajemen puncak hingga manajemen bawah.

Budaya mutu adalah budaya dokumentasi, yakni mencatat atau mendokumentasikan semua kegiatan yang dilakukan, diikuti dengan kegiatan pengarsipan terhadap dokumen tersebut. Sistem pengarsipan harus dirancang sebaik mungkin sehingga penelusuran terhadap dokumen bisa dilakukan secara efektif dan efisien.

Panduan Surat-menyurat, Dokumentasi, dan Pengarsipan STMIK Amik Riau ini dibuat sebagai petunjuk pelaksanaan bagi seluruh pegawai struktural STMIK Amik Riau dalam hal surat-menyurat kedinasan, mendokumentasikan kegiatan, dan melakukan pengarsipan terhadap dokumen.

II. Prinsip Pendokumentasian STMIK Amik Riau

Prinsip pendokumentasian di lingkungan STMIK Amik Riau adalah menyeluruh (komprehensif). Tugas mendokumentasikan adalah sebuah rangkaian pencatatan terhadap sebuah kegiatan mulai dari hulu (prakegiatan) hingga hilir (paskakegiatan), yang dicontohkan pada tabel di bawah ini: Tabel 1

Rangkaian proses kegiatan penetapan visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian unit kerja di lingkungan STMIK Amik Riau dan dokumentasi yang dihasilkan:

Tahapan Kegiatan Hasil Dokumentasi (Dokumen)

Prakegiatan Pembentukan Tim Perumus SK Ketua tentang Penetapan Tim Perumus Proses

kegiatan

Tim Perumus menyelenggarakan rapat-rapat dan kegiatan

 Surat dinas undangan rapat;  Notulensi rapat;

 Surat dinas undangan kegiatan;  Berita acara/laporan kegiatan;

 Surat dinas laporan hasil kepada Ketua Penetapan visi, misi, tujuan,

sasaran, dan strategi pencapaian

SK Ketua tentang Penetapan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, dan Strategi Pencapaian Paskakegiatan Sosialisasi visi, misi, tujuan,

sasaran, dan strategi pencapaian

 Surat dinas undangan pertemuan sosialisasi;

 Notulensi/berita acara pertemuan sosialisasi;

(2)

Pengukuran efektivitas

sosialisasi/tingkat pemahaman stakeholder dan sivitas akademika

Laporan kegiatan survey tingkat pemahaman stakeholder dan sivitas akademika

III. Jenis Dokumen

Hasil kegiatan dokumentasi adalah dokumen yang harus diarsipkan pada sistem arsip unit kerja yang dikelola oleh unit kerja dan/atau sistem arsip pusat STMIK Amik Riau yang dikelola oleh Bagian Arsip dan Manajemen Data. Dokumen tersebut adalah:

A. Surat-menyurat Kedinasan

Surat dinas merupakan dokumen yang harus diarsipkan, baik surat dinas yang berasal dari/ditujukan kepada pihak eksternal maupun surat dinas di dalam organisasi. Karena itu, kegiatan surat-menyurat kedinasan perlu diatur dan dikelola dengan baik dan benar. 1. Surat Dinas dari Pihak Eksternal (surat masuk)

Surat dinas dari pihak ekternal ditujukan kepada Ketua dan Ketua mendelegasikan (memberikan disposisi) kepada pejabat struktural/jajaran di bawahnya untuk melakukan tindak lanjut.

2. Surat Dinas yang Ditujukan Kepada Pihak Eksternal (surat keluar)

a. Surat dinas yang ditujukan kepada institusi eksternal ditetapkan sebagai berikut:  Surat yang mewakili institusi ditandatangani oleh Ketua atau pembantu ketua (PK)

yang telah mendapatkan pendelegasian dari Ketua/atas nama Ketua;  Surat yang mewakili unit kerja ditandatangani oleh kepala unit kerja setelah

mendapatkan pendelegasian dari Ketua; dan

 Unit kerja yang berwenang menerbitkan surat keluar adalah Lembaga, Badan, Jurusan, Laboratorium, Perpustakaan, BAUK, dan Bagian Humas dan Promosi. b. Surat dinas yang ditujukan kepada pihak eksternal non-institusi ditetapkan sebagai

berikut:

 Surat yang mewakili institusi ditandatangani oleh Ketua atau PK yang telah mendapatkan pendelegasian dari Ketua/atas nama Ketua;

 Surat yang mewakili unit kerja ditandatangani oleh kepala unit kerja; dan  Unit kerja yang berwenang menerbitkan surat keluar adalah Lembaga, Badan,

(3)

3. Surat Dinas di Dalam Organisasi

Surat dinas di dalam organisasi terdiri atas:

a. Surat dinas intraunit kerja di lingkungan STMIK Amik Riau, yakni surat dinas yang diterbitkan kepala unit kerja kepada bawahan/stafnya; dan

b. Surat dinas antarunit kerja di lingkungan STMIK Amik Riau, yakni surat dinas yang diterbitkan kepala unit kerja yang ditujukan kepada unit kerja lainnya di lingkungan STMIK Amik Riau.

Pejabat struktural yang berwenang menerbitkan surat dinas intra/antarunit kerja di lingkungan STMIK Amik Riau ditetapkan sebagai berikut:

No Pejabat Mewakili Unit Kerja Pengarsipan

1 Ketua Ketua Arsip Pusat

2 PK I PK I Arsip Unit Kerja

3 PK II PK II Arsip Unit Kerja

4 PK III PK III Arsip Unit Kerja

5 Kepala Lembaga/Badan Lembaga/Badan Arsip Unit Kerja

6 Ketua Jurusan Jurusan Arsip Unit Kerja

7 Kepala Laboratorium Laboratorium Arsip Unit Kerja 8 Kepala Perpustakaan Perpustakaan Arsip Unit Kerja

9 Kepala Bagian Bagian Arsip Unit Kerja

10 Ketua Panitia/Tim/Pokja Panitia/Tim/Pokja Arsip Unit Kerja

4. Nomor, Kop, dan Cap Surat Dinas

Setiap surat dinas yang diterbitkan di lingkungan STMIK Amik Riau memiliki nomor, kop, dan cap surat dengan format sebagai berikut:

No Pejabat Format Nomor Surat Kop dan Cap Surat

1 Ketua 123/A/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi

2 PK I 123/B-01/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi

3 PK II 123/B-02/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi

4 PK III 123/B-03/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 5 Kepala LPPM 123/C-01/STMIK Amik Riau/I/2016 LPPM 6 Kepala LPKK 123/C-02/STMIK Amik Riau/I/2016 LPKK 7 Kepala BPM 123/D-01/STMIK Amik Riau/I/2016 BPM 8 Ketua Jur. TI 123/E-01/STMIK Amik Riau/I/2016 Jur. TI 9 Ketua Jur. MI 123/E-02/STMIK Amik Riau/I/2016 Jur. MI 10 Kepala Laboratorium 123/F-01/STMIK Amik Riau/I/2016 Laboratorium 11 Kepala Perpustakaan 123/F-02/STMIK Amik Riau/I/2016 Perpustakaan 12 Kepala BAAK 123/G-01/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 13 Kepala BAUK 123/G-02/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 14 Kabag Sistem Informasi 123/G-03/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 15 Kabag Jaringan 123/G-04/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 16 Kabag PDPT 123/G-05/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi

(4)

17 Kabag Arsip dan Manajemen Data

123/G-06/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 18 Kabag Humas dan

Promosi

123/G-07/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 19 Ketua Panitia PMB 123/H-01/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 20 Ketua Panitia PKKMB 123/H-02/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 21 Ketua Panitia UAS 123/H-03/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi 22 Ketua Panitia Wisuda 123/H-04/STMIK Amik Riau/I/2016 Institusi

Format Nomor Surat:

123/A/STMIK Amik Riau/I/2016

Nomor Urut Surat

Tahun

Bulan (dlm angka Romawi)

Kode unit kerja yang diwakili oleh surat, sbb: Kode Unit Kerja

A Ketua B PK C Lembaga D Badan E Jurusan F UPT G Bagian H Panitia/Tim/Pokja

(5)

5. Tempat, Tanggal, dan Header Surat

Tempat, tanggal, dan header surat ditetapkan sebagai berikut:

Pekanbaru, (Tanggal)

Nomor :

Sifat :

Lampiran : Perihal :

6. Paraf dan Tembusan a. Paraf

Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, surat dinas diparaf oleh minimal satu pejabat struktural terkait di bawahnya.

b. Tembusan

Setiap surat dinas ditembuskan kepada:

 Atasan langsung secara struktural dalam hal surat ditujukan bukan kepada atasan langsung secara struktural;

 Arsip Unik Kerja dan/atau Arsip Pusat STMIK Amik Riau; dan

 Ketua Yayasan Komputasi Riau untuk surat dinas Ketua jika dirasa perlu.

CATATAN:

Dokumen Surat Keputusan Ketua STMIK Amik Riau mengikuti ketentuan yang diatur dalam panduan ini kecuali butir 5.

B. Notulensi Rapat

Notulensi Rapat atau berita acara rapat adalah dokumen catatan kegiatan rapat yang diselenggarakan di lingkungan STMIK Amik Riau, dengan ketentuan sebagai berikut:

N o

Jenis Rapat Peserta Rapat Dokumen yang Diterbitkan Pejabat yang menerbitkan Pengarsipan 1 Rapat Koordinasi Unit Kerja staf dan/atau bawahan kepala unit kerja Notulensi Rapat Kepala Unit Kerja sebagai pemimpin rapat Arsip Unit Kerja 2 Rapat Koordinasi Bidang  Kajur  Kabag Notulensi Rapat PK sebagai pemimpin rapat Arsip Unit Kerja (PK)

(6)

3 Rapat Bidang  PK  Kajur  Kabag Notulensi Rapat Ketua sebagai pemimpin rapat Arsip Pusat 4 Rapat Pimpinan  PK  Kepala Lembaga/Badan  Kajur Notulensi Rapat Ketua sebagai pemimpin rapat Arsip Pusat 5 Rapat Koordinasi Ketua  PK  Kepala Lembaga/Badan  Kajur  Kabag Notulensi Rapat Ketua sebagai pemimpin rapat Arsip Pusat

6 Rapat Umum Seluruh pegawai STMIK Amik Riau

Notulensi Rapat

Ketua sebagai pemimpin rapat

Arsip Pusat

7 Rapat Senat Anggota Senat Notulensi Rapat Ketua Senat sebagai pemimpin rapat Arsip Senat 8 Rapat Panitia/Tim/Pok-ja Anggota Panitia/Tim/Pokja Notulensi Rapat Ketua Panitia/Tim/Pok ja sebagai pemimpin rapat Arsip Panitia/Tim/ Pokja

Notulensi Rapat diarsipkan pada Arsip Unit Kerja/Senat/Panitia/Tim/Pokja. Pada akhir semester atau setelah berakhirnya tugas kepanitiaan/tim/pokja, seluruh notulensi rapat pada Arsip Unit Kerja/Senat/Panitia/Tim/Pokja dijilid berdasarkan urutan tanggal pelaksanaan rapat dan disetor ke Arsip Pusat STMIK Amik Riau.

Format Notulensi Rapat ditetapkan sebagai berikut: (halaman berikutnya)

(7)

Jenis Rapat : Unit Kerja : Tanggal Pelaksanaan : Ruangan Rapat : Perihal : Hasil Rapat/ Keputusan :

Peserta Rapat Nama/Jabatan: Tanda Tangan:

Pemimpin Rapat

Nama Jabatan

(8)

C. Laporan dan Berita Acara Kegiatan

Kegiatan kolegial (bersama) di lingkungan STMIK Amik Riau wajib didokumentasikan dengan ketentuan sebagai berikut:

Jenis Kegiatan Dokumen yang Diterbitkan Pejabat yang Menerbitkan Pejabat yang Mengesahkan Pengarsipan Kegiatan yang diselenggarakan oleh unit kerja atau panitia/tim

Laporan Kegiatan atau Berita Acara Kegiatan

Kepala Unit Kerja atau Ketua Panitia/tim  Ketua (Laporan Kegiatan)  Kepala Unit Kerja/Ketua Panitia/Tim (Berita Acara)  Arsip Pusat  Arsip Unit Kerja/Pani-tia/Tim 1. Laporan Kegiatan

Setiap Laporan Kegiatan diserahkan kepada Ketua setelah mendapatkan pengesahan pertanggung jawaban keuangan dari PK II. Selanjutnya, Ketua akan mengesahkan Laporan Kegiatan dan menyerahkannya kepada Ketua Yayasan Komputasi Riau dengan tembusan ke Arsip Pusat STMIK Amik Riau dan Arsip Unit Kerja/Panitia/Tim pelaksana kegiatan.

Format Laporan Kegiatan ditetapkan sebagai berikut: a. Cover

1) Mencantumkan Semester Ajaran untuk kegiatan yang bersifat akademik. Contoh: Semester Genap, Tahun Ajaran 2015/2016

2) Mencantumkan Semester Anggaran untuk kegiatan yang bersifat nonakademik. Contoh: Semester II, Tahun Anggaran 2015/2016

b. Isi, mencakup:

1) Latar belakang/pendahuluan yang menjelaskan alasan diselenggarakannya kegiatan; 2) Tujuan dan sasaran yang terukur dari penyelenggaraan kegiatan. Tujuan dan sasaran

harus memiliki keterkaitan dengan sasaran pada Renstra STMIK Amik Riau yang berlaku;

3) Jadwal acara kegiatan; 4) Daftar peserta kegiatan;

5) Proses kegiatan berupa narasi yang menggambarkan jalannya kegiatan dan diperkuat dengan data/tabel dan foto;

6) Hasil dan kesimpulan dari kegiatan; 7) Rekomendasi kepada Ketua; dan

8) Pertanggungjawaban keuangan yang dibuktikan dengan kuitansi pembayaran dan disahkan oleh PK II.

(9)

CATATAN:

 Panduan ini tidak berlaku untuk kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat (PPM) dan kegiatan dari hibah eksternal.

 Laporan Kegiatan PPM mengacu pada panduan yang diterbitkan LPPM.

 Laporan Kegiatan dari hibah eksternal mengacu pada panduan yang diterbitkan oleh pemberi hibah dan disahkan oleh Ketua.

2. Berita Acara Kegiatan

Berita Acara Kegiatan diterbitkan untuk sebuah kegiatan (nonrapat) yang skalanya lebih kecil. Format Berita Acara Kegiatan ditentukan oleh unit kerja atau panitia/tim pelaksana kegiatan. Isi Berita Acara Kegiatan mencakup:

a. Nama Kegiatan; b. Unit Kerja;

c. Tanggal Pelaksanaan; d. Ruangan/Lokasi; e. Peserta/Para Pihak; dan

f. Foto-foto kegiatan jika dianggap perlu.

Pengarsipan dokumen Berita Acara Kegiatan ditetapkan sebagai berikut:

a. Untuk kegiatan rutin akademik dan nonakademik diarsipkan pada Arsip Unit Kerja. Pada akhir semester, seluruh dokumen Berita Acara Kegiatan pada Arsip Unit Kerja dijilid berdasarkan urutan tanggal pelaksanaan kegiatan dan disetor ke Arsip Pusat STMIK Amik Riau.

b. Untuk kegiatan yang merupakan bagian dari rangkaian kegiatan kepanitiaan/tim diarsipkan pada Arsip Panitia/Tim untuk dilampirkan pada Laporan Kegiatan setelah berakhirnya seluruh rangkaian kegiatan kepanitiaan/tim.

D. Laporan Program Kerja

Program kerja adalah kegiatan pengembangan yang dilakukan oleh unit kerja sebagai realisasi dari rencana kerja (atau rencana operasional) yang anggarannya bersumber dari Yayasan Komputasi Riau. Laporan Program Kerja diserahkan kepada Ketua oleh unit kerja pengguna anggaran pada akhir semester anggaran setelah mendapatan pengesahan pertanggungjawaban keuangan dari PK II.

Format Laporan Program Kerja ditetapkan sebagai berikut: 1. Cover

Judul pada cover ditulis seperti contoh berikut dengan mencantumkan semester anggaran: Laporan Program Kerja

Jurusan Teknik Informatika

(10)

2. Isi, mencakup:

a. Latar belakang/pendahuluan yang menjelaskan secara umum alasan

diselenggarakannya berbagai program kerja oleh unit kerja dan keterkaitannya dengan renstra institusi/unit kerja;

b. Laporan per program kerja, yang mencakup:

1) Tujuan dan sasaran yang terukur dari program kerja. Tujuan dan sasaran harus memiliki keterkaitan dengan renstra institusi/unit kerja;

2) Jadwal, daftar peserta, dan proses (narasi yang diperkuat data/tabel dan foto); 3) Hasil, kesimpulan, dan rekomendasi kepada Ketua; dan

4) Pertanggungjawaban keuangan yang dibuktikan dengan kuitansi pembayaran c. Kesimpulan secara keseluruhan; dan

d. Lembar pengesahan pertanggung jawaban keuangan (rekapitulasi penggunaan anggaran) yang ditandatangani oleh PK II

E. Berita Acara Serah Terima

Berita Acara Serah Terima diterbitkan untuk setiap kegiatan serah terima barang di lingkungan STMIK Amik Riau. Format Berita Acara Serah Terima ditentukan oleh unit kerja /panitia/tim/pi-hak pelaksana kegiatan serah terima. Isi Berita Acara Serah Terima mencakup:

a. Nama kegiatan serah terima; b. Unit Kerja;

c. Tanggal pelaksanaan; d. Ruangan/lokasi; e. Peserta/para pihak;

f. Objek serah terima dan kondisinya; dan g. Foto-foto kegiatan serah terima.

Pengarsipan dokumen Berita Acara Serah Terima ditetapkan sebagai berikut:

a. Untuk kegiatan serah terima antarinstitusi diarsipkan pada Arsip Pusat STMIK Amik Riau. b. Untuk kegiatan serah terima barang inventaris antarunit kerja di lingkungan STMIK Amik Riau diarsipkan pada Arsip Inventaris (Sistem Informasi Inventaris) yang dikelola BAUK. c. Untuk kegiatan serah terima barang noninventaris yang memiliki skala unit kerja diarsipkan

pada Arsip Unit Kerja. Pada akhir semester, seluruh dokumen Berita Acara Serah Terima pada Arsip Unit Kerja dijilid berdasarkan urutan tanggal pelaksanaan kegiatan dan disetor ke Arsip Pusat STMIK Amik Riau.

d. Untuk kegiatan serah terima yang merupakan bagian dari rangkaian kegiatan kepanitia-an/tim diarsipkan pada Arsip Panitia/Tim untuk dilampirkan pada Laporan Kegiatan setelah berakhirnya seluruh rangkaian kegiatan kepanitiaan/tim.

(11)

F. MoU dan PKS

Dokumen MoU/NK (Memorandum of Understanding/Nota Kesepahaman) dan MoA/PKS (Memorandum of Agreement/Perjanjian Kerja Sama) diarsipkan pada Arsip Pusat STMIK Amik Riau.

G. Dokumen Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Sistem Penilaian Kinerja Pegawai STMIK Amik Riau terdiri atas dua kelompok: 1. Sistem Penilaian Kinerja Dosen, terdiri atas:

a. Sistem Penilaian Kinerja Dosen Bidang Pengajaran, yang diselenggarakan oleh Jurusan; dan

b. Sistem Penilaian Kinerja Dosen Bidang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM), yang diselenggarakan oleh LPPM.

2. Sistem Penilaian Kinerja Struktural, yang diselenggarakan oleh BAUK.

Penilaian kinerja dilakukan setiap akhir semester dan hasilnya dilaporkan kepada Ketua. Ketua akan mendelegasikan kepada Jurusan, LPPM, dan PK II untuk melakukan pembinaan

berdasarkan hasil penilaian.

Format Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai yang diserahkan kepada Ketua ditetapkan sebagai berikut: (halaman berikutnya)

(12)

Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai STMIK Amik Riau

Kelompok : Dosen/Struktural

Bidang (bagi kelompok dosen) : Pengajaran/PPM Semester, Tahun Ajaran : Genap, 2015/2016

No Nama NIK Nilai Akhir Kategori

1 (diurutkan dari nilai tertinggi) 5 kategori:

 Sangat Baik  Baik  Cukup  Kurang  Sangat Kurang 2 3 Hari, Tanggal Mengetahui: Kepala Unit Kerja Penyelengara Penilaian

Pembantu Ketua I/II

(bagi unit kerja penyelenggara penilaian yang berada di bawah PK)

Nama_____________________ Jabatan

Seluruh dokumen kegiatan penyelenggaraan sistem penilaian diarsipkan pada Arsip Unit Kerja penyelenggara penilaian (atau sistem informasi penilaian yang dimiliki unit kerja penyelenggara penilaian). Sementara dokumen Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai yang disampaikan kepada Ketua diarsipkan pada Arsip Pusat STMIK Amik Riau dan Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg/Rekam Jejak Pegawai) yang dikelola oleh BAUK.

H. Dokumen/Berkas Penyelenggaraan Kegiatan Akademik Mahasiswa

Seluruh dokumen/berkas yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan akademik mahasiswa diarsipkan pada arsip unit kerja terkait sebagai dokumen pendukung terhadap pelaporan data akademik mahasiswa.

(13)

IV. Sistem Pengarsipan STMIK Amik Riau

Seluruh dokumen otentik disimpan pada sistem pengarsipan STMIK Amik Riau. Sistem pengarsipan STMIK Amik Riau terdiri atas 2 tingkat:

1. Arsip Unit Kerja

Arsip Unit Kerja dikelola oleh unit kerja (Lembaga/Badan, Jurusan, dan Bagian). Arsip Unit Kerja menyimpan dokumen aktif, yakni dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan unit kerja.

2. Arsip Pusat STMIK Amik Riau

Arsip Pusat STMIK Amik Riau dikelola oleh Bagian Arsip dan Manajemen Data STMIK Amik Riau menggunakan Sistem Informasi Arsip dan Dokumen (SIAD). Arsip Pusat menyimpan dokumen-dokumen:

a. Dokumen aktif yang telah menjadi inaktif (untuk jenis dokumen tertentu yang diatur dalam buku panduan ini);

b. Dokumen yang diterbitkan Ketua (dokumen aktif dan/atau dokumen statis); c. Dokumen yang diserahkan kepada Ketua; dan/atau

d. Dokumen Institusi, yakni dokumen yang bernilai/berskala institusi (dokumen aktif dan/atau dokumen statis).

Berikut gambar pengelolaan dokumen pada sistem pengarsipan STMIK Amik Riau:

(14)

# Dokumen

701/A/STMIK Amik/XII/2015

Judul:

SOP Listing Dokumen dan Arsip # Versi

1.1

Perumus:

Bagian Arsip dan Manajemen Data

Tanggal: Berlaku mulai:

2015

Reviewer: Tanggal:

Rujukan: Disahkan: Ketua STMIK Amik Riau TTD

Johar Aref, S.Sos., MM

Tanggal:

I. Sasaran:

• Listing dokumen/arsip ke dalam Sistem Informasi Arsdok.

• Uploading PDF/image dokumen/arsip ke dalam Sistem Arsip dan Manajemen Data. • Filing hardcopy dokumen/arsip ke Ruang Arsip.

II. Tujuan:

Berjalannya sistem pengarsipan dan dokumentasi yang rapi, efektif dan efisien. III. Ruang Lingkup:

Dosen dan karyawan STMIK Amik Riau IV. Penanggung Jawab:

Pembantu Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan V. Pelaksana:

 BAUK

 Bagian Arsip dan Manajemen Data VI. Referensi dan Definisi:

 Sistem Informasi (Sisfo) Arsdok, yakni sistem informasi pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan STMIK Amik Riau.

 Form Input Data Arsip (AMD-IDA-01)

 ID Listing merupakan koordinat posisi hardcopy arsip/dokumen dalam Ruang Arsip.

 Format ID Listing/koordinat sebagai berikut: WWXXYYZZ (W: Lemari, X: Rak, Y: File Box/Binder, Z: Lidah).

 Lidah adalah Post-it kecil berisi koordinat ZZ yang ditempel pada pojok kiri atas halaman pertama/cover hardcopy arsip/dokumen.

(15)

VII. Prosedur:

Pelaksana Kegiatan Referensi

Dokumen Dosen/karyawan 1. Menyerahkan arsip/dokumen yang akan

di-listing kepada Staf Adm. Umum atau Staf Bagian Arsip dan Manajemen Data.

-

Staf Adm. Umum/Staf Bagian Arsip dan Manajemen Data

2. Mencatat koordinat/ID Listing yang tersedia di Ruang Arsip.

-

3. Melakukan input arsip/dokumen ke Sisfo Arsdok. Catatan:

Jika tidak menemukan jenis dokumen atau kategori yang tersedia, cancel input dan konsultasikan kepada Kabag Arsip dan Manajemen Data untuk membuat kategori baru.

Sisfo Arsdok > Form Input Data Arsip (AMD-IDA-01)

4. Scan arsip/dokumen ke format PDF single file. Catatan: Untuk dokumen yang dijilid, lakukan scan sbb:

- Cover (mandatory)

- Beberapa halaman yang dianggap penting (optional)

5. Upload file PDF atau file image (JPG) ke Sisfo Arsdok berdasarkan ID Listing yang telah di-input.

Sisfo Arsdok > Form Input Data Arsip (AMD-IDA-01) Staf Adm. Umum/Staf

Bagian Arsip dan Manajemen Data

6. Memasang Lidah pada hardcopy arsip/dokumen otentik

7. Filling hardcopy arsip/dokumen otentik ke Ruang Arsip menurut koordinat/ID Listing yang telah di-input.

Catatan:

Saat meninggalkan Ruang Arsip, pastikan dalam keadaan terkunci.

8. Melaporkan kepada dosen/karyawan yang bersangkutan bahwa arsip/dokumen telah di-listing dengan menginformasikan nomor ID Listing.

(16)

Form Input Data Arsip (AMD-IDA-01)

3. Delisting Dokumen

Delisting dokumen adalah pencabutan dan pemusnahan dokumen dari sistem pengarsipan STMIK Amik Riau, baik sistem pengarsipan unit kerja maupun sistem pengarsipan pusat. Delisting dilakukan terhadap dokumen yang telah habis masa berlaku (telah berusia lebih dari lima tahun). Delisting tidak dilakukan terhadap Dokumen Institusi. Pemusnahan dokumen dilakukan dengan mengisi Formulir Berita Acara Pemusnahan Berkas (PK2-BPB-02).

(17)

PK2-BPB-02

Formulir Berita Acara Pemusnahan Berkas/Dokumen

No Nama Berkas/Dokumen Tanggal Terbit Kuantitas

Dimusnahkan sebagai berikut:

Hari/tanggal pemusnahan : ___________________________________________ Cara pemusnahan : ___________________________________________ Lokasi pemusnahan : ___________________________________________ Unit Kerja yang memusnahkan : ___________________________________________

Kepala Unit Kerja Petugas pemusnahan:

Saksi:

(Mengetahui) Pembantu Ketua II

Catatan:

Formulir disimpan oleh unit kerja yang memusnahkan sebagai tanda bukti

Ditetapkan di Pekanbaru Pada tanggal 6 September 2016 Ketua STMIK Amik Riau

TTD

Johar Arief, S.Sos., MM NIDN: 1023037505