7 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Prosedur (Procedures)
2.1.1 Pengertian Prosedur (Procedures)
Menurut Allen dalam Solihin (2009:71) Prosedur (procedures), merupakan, “metode atau cara yang baku untuk melaksanakan pekerjaan tertentu”.
Menurut George R.Terry dalam Umam (2014:151):
“likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, usually performed by more than one person. Which constitute an establish and accepted way of carrying on an majoe of office activity” (prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktivitas kantor).
Sedangkan menurut Moekijat dalam Nuraida (2008: 35) prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa dan siapa yang melakukannya.
Berdasarkan teori yang telah dikemukakan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan metode atau cara yang ditentukan dalam melaksanakan pekerjaaan atau aktivitas dalam sebuah kantor.
Menurut Winardi dalam Solihin (2009:147) mengemukakan sejumlah hal yang perlu diperhatikan pada perumusan prosedur secara sistematik, yaitu:
a. Prosedur harus konsisten dengan pernyataan kebijaksanaan dan sasaran yang ditetapkan;
b. Prosedur operasional standar
c. Semua prosedur dalam organisasi harus terintegrasi secara lengkap dan dikoordinasikan melalui sistem informasi yang tepat;
d. Orang-orang yang melaksanakan prosedur harus memliki buku panduan; e. Untuk menghadapi perubahan lingkungan, prosedur harus cukup luwes; f. Prosedur harus mencerminkan arah tindakan alternative dan tidak boleh
dibatasi sedemikian rupa;
g. Prosedur merupakan teknik-teknik pengkoordinasian yang baik.
2.2 Pengadaan (Procurement)
2.2.1 Pengertian Pengadaan (Procurement)
Menurut Siahaya (2013:1) pengadaan adalah “upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan yang dilakukan berdasarkan pemikiran yang logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai metode dan proses pengadaan barang dan jasa yang baku.”
Menurut Febriawati (2013: 90) pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan dan disetujui (anggarannya) dalam fungsi sebelumnya.
Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 (2011:2) pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah “kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.”
Menurut Martono (2015:30) pengadaan barang adalah “biasa disebut dengan bagian purchasing/procurement. Hal yang membedakan purchasing dan procurement adalah fungsinya. Purchasing (pembelian) membeli barang-barang kebutuhan organisasi, sedangkan procurement
(pengadaan) tidak hanya membeli, namun juga menyewa, menukar dan meminjam barang-barang untuk kebutuhan organisasi. Meskipun demikian, keduanya memiliki fungsi, pekerjaan, dan tujuan yang hampir sama, yaitu menyediakan barang-barang kebutuhan (sebagai input, atau menyediakan bahan mentah, barang setengah jadi, maupun barang inventory yang berfungsi sebagai peralatan pemeliharaan) untuk mendukung kelancaran proses operasi di perusahaan.”
Berdasarkan teori diatas maka dapat disimpulkan bahwa, pengadaan merupakan suatu upaya atau kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan barang/jasa, dimulai dari proses perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk mendukung kelancaran proses operasi di perusahaan.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah: 1) Pembelian 2) Penyewaan 3) Peminjaman 4) Pemberian (hibah) 5) Penukaran 6) Pembuatan 7) Perbaikan
2.2.2 Pengertian Manajemen Pengadaan
Menurut Siahaya (2013:4) manajemen pengadaan adalah:
“Procurement management is that part of supply chain management that systematic and strategic process of procuring goods and services from the
source to the destination on right quality, quantity, cost and delivery, source and location to meet customers’ requirements.”
“Manajemen pengadaan adalah bagian dari supply chain management yang secara sistematik dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang sampai dengan tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber dan tempat, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.”
2.2.3 Objek Pengadaan
Menurut Siahaya (2013:5) objek kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa, demikian lazim disebut Pengadaan Barang dan Jasa:
1. Barang
Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi dan peralatan. Secara garis besar, barang dibagi menjadi dua jenis yaitu barang operasi (konsumsi dan produksi) dan barang modal.
1) Barang konsumsi adalah barang hasil akhir produksi yang langsung digunakan, seperti makanan, minuman, obat-obatan dan suku-cadang. 2) Barang produksi adalah barang yang diperlukan untuk proses produksi,
seperti bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi.
3) Barang modal adalah barang yang dapat dipakai beberapa kali dan mengalami penyusustan, seperti peralatan, kendaraan dan rumah.
2. Jasa
Jasa adalah layanan pekerjaan yang mencakup jasa konstruksi, jasa konsultasi dan jasa lainnya.
a. Jasa konstruksi yaitu layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi dan wujud fisik lainnya, seperti membangun jembatan, gedung, instalasi, jalan dan rekayasa (engineering).
b. Jasa konsultasi yaitu layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa pengawasan konstruksi, dan jasa pelayanan profesi untuk mencapai sasaran tertentu yang berbentuk piranti lunak yang disusun berdasarkan kerangka acuan kerja, seperti konsultasi proyek dan teknis.
c. Jasa lainnya yaitu segala pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa konstruksi, konsultasi dan pemasokan barang, seperti penyewaan, pemeliharaan dan inspeksi.
2.2.4 Prinsip Pengadaan (Procurement Principle)
Menurut Siahaya (2013:11) dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sejak perencanaan harus menerapkan prinsip pengadaan:
a. Efektif
Sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan.
b. Efisien
Diusahakan dengan menggunakan dana, daya dan fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran dalam waktu singkat dan dapat dipertanggungjawabkan serta memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya.
c. Kompetitif
Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memnuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Transparan
Semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administrative termasuk tata cara evaluasi, hasil evaluasi dan penetapan pemenang harus besifat terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang berminat. e. Adil
Tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua penyedia barang dan jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu.
f. Bertanggung jawab
Mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prisip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai.
g. Berpihak kepada produk dalam negeri
Mendukung dan menumbuhkembangkan kemampuan nasional untuk lebih mampu bersaing ditingkat nasional, regional dan internasional. h. Berwawasan lingkungan
Mendukung dan mengembangkan kegiatan dengan memperhatikan kemampuan dan dampak lingkungan.
2.2.5 Permintaan Pengadaan (Procurement Requisition) a. Jenis Permintaan Pengadaan
Menurut Siahaya (2013:26) adapun jenis dalam permintaan pengadaan meliputi:
1) Standard requisition
Formulir permintaan standar yang memuat kebutuhan barang dan jasa: (what, how many, when).
2) Electronic requisition
Permintaan kebutuhan secara elektronik (on line) 3) Bill of material (BOM)
Daftar kebutuhan material yang berisikan semua informasi material dan komponen yang dibutuhkan untuk tujuan produksi dan pelaksanaan proyek.
4) System Generated Requisition
Berdasarkan kebutuhan material dalam sistem pelaksanaan pekerjaan secara terintegrasi mulai dari perencanaan, rencana
kebutuhan material, produksi, sampai dengan penjualan dan penyelesaian pekerjaan.
5) Traveling Requisition (permintaan berdasarkan catatan)
Stock card memuat catatan tentang jumlah yang diterima, jenis barang, sumber pengadaan, kemudian dilengkapi oleh pemakai dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu diperlukan.
6) Stock Review dan Control
Berdasarkan data pemakaian lalu dan formula penentuan kebutuhan.
b. Data informasi kebutuhan
Menurut Siahaya (2013:27) informasi utama yang diperlukan dalam formulir permintaan adalah:
1) Departemen pemakai 2) Tanggal permintaan 3) Jumlah 4) Deskripsi/spesifikasi 5) Tanggal dibutuhkan 6) Estimasi harga
7) Referensi sumber pengadaan 8) Rekening pembebanan biaya 9) Tempat penyerahan
2.2.6 Permintaan Penawaran
Menurut Siahaya (2013:40) permintaan penawaran dapat meliputi: a. Permintaan penawaran harga (Request for quotation)/RFQ
Permintaan untuk memperoleh harga, spesifikasi (kualitas), waktu suplai dan persyaratan tertentu.
b. Permintaan Kualifikasi (Request For Qualification/ REq)
Permintaan untuk mendapatkan pemasok yang kompeten dan mempunyai kualifikasi yang sesuai untuk memenuhi standar kualitas. c. Permintaan informasi (Request for information/ RFI)
Permintaan untuk memperoleh informasi tentang situasi pasar dan kemampuan pemasok.
d. Permintaan proposal (Request For Proposals/RFP)
Permintaan ini dipergunakan apabila pemakai tidak mempunyai informasi pasti tentang spesifikasi dan proses pembuatan suatu produk. Pemasok akan memberikan informasi.
