LAPORAN KERJA PRAKTEK
PENERAPAN SISTEM LAYANAN KEPESERTAAN PADA APLIKASI CORE BISNIS (ACB) PT. TASPEN (PERSERO)
CABANG BANDA ACEH
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat – syarat guna menyelesaikan Kerja Praktek pada Prodi Manajemen
Fakultas Ekonomi
Di ajukan oleh : Bastian 161061620009
PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS UBUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN...i LEMBAR PERSETUJUAN...ii KATA PENGANTAR iii
DAFTAR ISI iv
DAFTAR GAMBAR v DAFTAR TABEL vi DAFTAR LAMPIRAN vii BAB I PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Rumusan Masalah 4 1.3
Maksud dan Tujuan 5 1.4
Manfaat 6 1.5
Waktu dan Tempat Pelaksanaan 6 BAB II PROFIL PERUSAHAAN 7
2.1 Sejarah Perusahaan PT. Taspen (Persero) 7
2.2 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan PT. TASPEN (Persero) 9 2.3 Struktur Organisasi di PT. TASPEN (Persero) 10
2.4
Jaringan Usaha 11 BAB III PEMBAHASAN 14
3.1
Pengertian Sistem pelayanan kepesertaan 14 3.2
Penerapan Sistem Informasi Aplikasi Core Bisnis ( ACB ) 16 BAB IV PENUTUP 22 4.1 Kesimpulan 22 4.2 Saran 24 DAFTAR PUSTAKA 25
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Nilai – Nilai Perusahaan Pt. Taspen (Persero)...9 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Pt. Taspen (Persero) Banda Aceh...10 Gambar 3.1 Sistem Aplikasi Core Bisnis (ACB)...18
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Halaman depan gedung taspen...26
Lampiran 2. Bagian pelayanan umum dan SDM...27
Lampiran 3. Pusat pelayanan (cutomer service)...28
Lampiran 4. Enrollment (perekaman data biometrik)...29
BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
PT. Taspen (Persero) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ditugaskan oleh pemerintah untuk menyelenggarakan program asuransi sosial pegawai negeri sipil dan pejabat negara, memiliki kegiatan operasional online aplikasi tabungan hari tua, aplikasi pensiun, aplikasi keuangan, aplikasi arsip, aplikasi surat menyurat yang diakses oleh user di semua kantor cabang secara online. Seiring berjalannya waktu, semakin banyak data peserta pensiun pegawai negeri sipil, data-data transaksi, beserta dokumen-dokumen peserta pensiun baik yang masih aktif dan non aktif setiap bulannya, sehingga dibutuhkan pembagian jalur link yang tepat agar dapat melayani aplikasi seperti Aplikasi Core Bisnis (ACB) untuk semua data peserta pensiun dari tahun ke tahun baik yang aktif dan non aktif.
System Aplication and Product (SAP) untuk aplikasi transaksi pembayaran angsuran pensiun atau jaminan hari tua, dan Document Management System (DMS) untuk melayani berkas-berkas atau document penting mengenai perusahaan dan peserta pensiun, dari kantor pusat secara online untuk bisa diakses oleh kantor cabang sehingga jaringan pada leased line (penyewaan jaringan) MPLS di kantor pusat tidak dibebani pada salah satu link dalam proses pengiriman data peserta, transaksi beserta dokumentasi kepensiunan dari semua kantor cabang ke pusat atau sebaliknya. Penggunaan multilink provider pada sebuah jaringan dianggap mampu menyelesaikan masalah pembagian jalur link,
dimana PT. Taspen menggunakan 2 link provider, untuk melayani Aplikasi Core Bisnis (ACB) pada jalur leased line (penyewaan jaringan) MPLS PT. Telkom, dan untuk melayani aplikasi keuangan atau transaksi dan dokumen-dokumen management pada jalur MPLS PT. LintasArta, tetapi sering waktu timbul keluhan dari user kantor cabang yaitu terputusnya salah satu link sehingga tidak dapat melakukan transmisi data peserta, transaksi beserta dokumentasi kepensiunan dari pusat ataupun sebaliknya, maka yang terjadi adalah semua device yang mempunyai gateway yang menuju jalur dari salah satu provider terputus tersebut tidak bisa mengirimkan datanya, salah satu jaringan yang sering terputus adalah jaringan PT. Telkom yang melayani data dari Aplikasi Core Bisnis (ACB) perusahaan .
PT. Taspen merupakan perusahaan yang melayani kepesertaan pensiun pegawai negeri dan pejabat negara membutuhkan pemindahan jalur internet yang sedang digunakan bila terjadi down sehingga untuk pemindahan jalur yang masih aktif butuh penanganan yang dilakukan oleh para staff IT perusahaan PT. Taspen, sehingga menghambat proses bisnis dan operasional perusahaan untuk melayani peserta pensiun.
Solusi sementara masih bisa di atasi oleh pihak provider dari salah satu link internet yang aktif untuk take over bila link yang down maka di alihkan ke link yang masih aktif, sehingga transfer data peserta, transaksi beserta dokumentasi kepensiunan yang besar dari aplikasi ACB, SAP, dan DMS di lalui oleh satu link milik LintasArta, sehingga membebani jalur link untuk melayani aplikasi SAP, dan DMS, dikarenakan seluruh aplikasi operasional perusahaan berjalan pada satu link yang aktif, akan tetapi bila terjadi kejadian ini terus
berulang dan diatasi secara manual dimana 3 pihak user di kantor pusat harus menghubungi pihak provider dan sangat merepotkan bagi user atau staff di kantor pusat untuk mengatasinya, dan bagi perusahaan sangat dirugikan oleh pihak provider karena penangan perbaikan jaringan yang memakan waktu lama dan tidak bisa ditebak sewaktu-waktu bila terjadi putus jaringan, sehingga tidak sesuai dengan layanan yang dijanjikan oleh pihak provider dimana pelanggan atau client dapat mengimplementasikan aplikasinya baik berupa aplikasi operasional perusahaan yang critical seperti ACB, SAP, dan DMS pada satu jaringan privat IP MPLS. Sehingga perusahaan ingin dan membutuhkan, bagaimana untuk menjaga kestabilan koneksi suatu jaringan perusahaan yang terhubung antara kantor pusat dan cabang menggunakaan multilink provider dimana perusahaan membutuhkan auto back-up link (failover) secara otomatis dimana pemindahan link koneksi bisa dialihkan ke link atau koneksi yang aktif pada salah satu jaringan provider secara otomatis, sehingga user tidak mengetahui bila salah satu link tiba-tiba mati atau terputus pada saat melayani peserta pensiun dan saat aplikasi operasional perusahaan berjalan pada satu link yang aktif maka data peserta, transaksi beserta dokumentasi peserta pensiun dapat didistribusikan secara seimbang tanpa membebani jalur link yang aktif ketika terjadi putus jaringan sewaktu-waktu.
Berdasarkan kebutuhan perusahaan sehingga kegunaan teknik load balancing pada saat teknik failover (auto back-up link) terjadi, karena teknik ini dapat mendistribusikan beban kerja secara merata di dua atau lebih link jaringan secara seimbang tanpa membebani salah satu link yang aktif pada saat pemindahan jalur link berpindah secara otomatis pada saat terjadi gangguan sistem yaitu putusnya jaringan dari pihak salah satu provider. Dengan 4
memperhitungkan keadaan dimana perusahaan tersebut menggunakan multilink provider yaitu dari pihak PT. Telkom (primary) melayani jalur aplikasi ACB, sedangkan PT. LintasArta (secondary) melayani jalur untuk aplikasi DMS, dan SAP, perusahaan membutuhkan pembagian link, sehingga tidak membebani salah satu link dari provider terputus, dan perusahaan menginginkan bila salah satu link terputus dari salah satu provider, sudah secara failover (auto back-up link) pada link yang masih aktif. Maka pada tugas akhir ini akan dilakukan pembuktian, apakah akan menjawab kebutuhan perusahaan tersebut untuk diterapkan failover (auto back-up link) dan load balancing dengan teknik per-packet dan apakah sangat membantu peranannya dalam mendistribuskan data peserta, transaksi beserta dokumentasi peserta pensiun pada jaringan di PT. Taspen.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan rangkaian latar belakang di atas , maka penulis merumuskan permasalahan yang akan menjadi pokok pembahasan sebagai berikut :
1. Bagaimana kebijakan umum dan sistem prosedur kepesertaan pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Banda Aceh.
2. Bagian-bagian apa saja yang terlibat dalam sistem dan prosedur kepesertaan pensiun di PT. Taspen (persero) Kantor Cabang Banda Aceh. 3. Formulir atau dokumen apa saja yang di perlukan dalam prosedur menjadi
peserta pensiunan di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Banda Aceh. 4. Bagaimana prosedur pembayaran setelah menjadi peserta pensiunan di PT.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun Maksud dari penelitian ini sebagai berikut :
1. Untuk memperoleh pengetahuan dan wawasan tentang pekerjaan layanan kepesertaan di perusahaan PT. Taspen (persero) Banda Aceh
2. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai pengaplikasian ilmu yang didapat di bangku perkuliahan terhadap dunia kerja.
3. Untuk meningkatkan keterampilan kerja dan kemampuan kerja yang praktikan miliki tentang pelayanan kepesertaan di PT. Taspen (Persero) Banda Aceh
Setelah mengetahui maksud dari kerja praktek (KP), kegiatan KP memiliki tujuan yang diharapkan dapat tercapai , antara lain :
1. Memperoleh wawasan tentang bidang kerja yang ada dilingkungan kerja nyata.
2. Menambah pengalaman kerja yang dapat berguna sebagai bekal setelah lulus kuliah.
3. Membiasakan mahasiswa terhadap budaya di dunia kerja berbeda dengan budaya pembelajaran di kelas, khususnya terdapat tekanan yang lebih tinggi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.
4. Melatih disiplin, kerja sama dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas agar menjadi lulusan yang siap terjun ke dunia kerja.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat yang dapat diambil dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah sebagai berikut.
1. Bagi Mahasiswa
a. Menambah pengetahuan tentang situasi dan kondisi di dunia kerja nyata
b. Mengaplikasikan teori yang didapat selama perkuliahan ke dalam praktek dunia kerja
2. Bagi Perusahaan
a. Memungkinkan terjalinnya hubungan yang teratur, sehat, dinamis antara instansi atau perusahaan dengan perguruan tinggi
b. Membantu meringankan kegiatan operasional instansi dalam melaksanakan pekerjaan
3. Bagi Pengguna
a. Mempermudahkan proses pembukaan blokir yang terjadi pada penerima gaji pensiun,
b. membantu para penerima pensiun dari kecurangan bahkan penipuan yang dilakukan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu pelaksaan kerja praktek ini dilaksakan 60 hari. Kerja praktek ini dimulai dari tanggal 23 september 2019 – 23 november 2019. Tempat pelaksanaan kerja praktek ini di PT. TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Banda Aceh berkedudukan di Jl. Tgk Abdullah Ujong Rimba No. 22, Kp. Baru, Kec. Baiturrahman, Kota Banda Aceh. Penulis juga melaksakan perkuliahan sesuai dengan jadwal kuliah.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan PT. Taspen (Persero)
PT. Dana Tabungan Dan Asuransi Pegawai Negeri atau PT. TASPEN (Persero) adalah suatu Badan Usaha Milik Negara yang mendapat kepercayaan dari Pemerintah untuk mengelola Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil termasuk Dana Tabungan Hari Tua (THT).
Sejarah perjalanan panjang PT. TASPEN bisa diruntut sejak masa sebelum kolonialisme Belanda. Pada tahun 1887 pemerintah Belanda menerbitkan peraturan pertama tentang pemberian pension bagi semua pegawai gubernemen yang berkebangsaan Indonesia. Peraturan mengenai pemberian dana pension (ondestand) terus diperbaiki seiring dengan kondisi pada masa-masa itu. Memasuki masa pendudukan Jepang, pegawai negeri yang diberhentukan atau pension juga diberi Onyokin atau “Uang Karunia” begitu pula semasa pasca kemerdekaan, pemerintah telah memberikan perhatian bagi kesejahteraan (pensiun) pegawai negeri.PT. TASPEN (Persero) didirikan berdasarkan hasil konderensi di Jakarta pada tanggal 25-26 Juli 2960 yang diikuti oleh seluruh kepala urusan kepegawaian dari seluruh Departemen yang ada di Indonesia.
Dalam konferensi tersebut, para peserta menyadari bahwa PNS adalah Unsur Aparatur Negara dan Abdi Masyarakat dipandang penting dalam melaksanakan tugas-tugas Pemerintahan guna tercapainya Pembangunan Nasional. Oleh karenya ketenangan dalam bekerja merupakan salah satu faktor keberhasilan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.Berkaitan dengan hal tersebut,
maka dalam konferensi telah membahas konsep perlunya dibentuk suatu badan yang dapat memberikan jaminan sosial bagi PNS beserta keluarganya. Sebagai hasil dari konferensi tersebut telah dituangkan ke dalam Keputusan Menteri Pertama RI No. 380/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960, yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri dan keluarnya disaat mengakhiri pengabdiannya kepada negara. Dan selanjutnya berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri, Peraturan Pemerintah.
Dalam perjalanannya, PN. TASPEN mengalami peningkatan kinerja yang sangat baik, karenya dipandang perlu oleh Pemerintah untuk dilakukan penyesuaian bentuk Badan Hukum, sehingga pada tanggal 18 Nopember 1970 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 749/MK/IV/11/1970 PN. TASPEN berubah menjadi PERUM TASPEN. Dan terakhir mengingat fungsi dan tugas TASPEN yang semakin strategis untuk mendukung tercapainya pembangunan nasional khususnya dunia perasurasian dan perekonomian nasional, maka berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 26/1981 tanggal 30 Juli 1981 PERUM TASPEN berubah status Badan Hukum menjadi PT. TASPEN (PERSERO) yang Kantor Pusat beralamat di Jl. Letjend, Soeprapto, Cempaka Putih, Jakarta Pusat.
Sesuai Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1981 tentang Asuransi Sosial PNS maka lingkup usaha PT TASPEN terdiri dari Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Pensiun. Program THT telah dilaksanakan sejak pendirian TASPEN. Sedangkan untuk program Pembayaran Pensiun PNS yang semula diselenggarakan oleh Ditjen Anggaran telah dialihkan kepada PT. TASPEN
(Persero) secara bertahap sejak tahun 1987 Penyelenggaraan pembayaran Program Pernsiun secara nasional dilakukan sejak tahun 1990.
2.2 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan PT. TASPEN (Persero)
Adapun yang menjadi Visi, Misi dan Nilai Perusahaan PT. TASPEN (Persero) sebagai berikut.
1. Visi
Menjadi perusahaan jaminan sosial ASN bertaraf internasional untuk kesejahteraan peserta dan mendukung pembangunan nasional secara inovatif dan berkelanjutan.
2. Misi
a. Memberikan pelayanan melebihi ekspektasi berbasis teknologi.
b. Meningkatkan manfaat dan menyediakan program yang sesuai dengan kebutuhan peserta.
c. Mengelola incestasi dengan hasil optimal bagi peserta dan berperan dalam pembangunan Nasional.
d. Mengembangkan sumber daya manusia yang berintegritas, profesional dan kompetitif.
3. Nilai Perusahaan
Gambar 2.1
2.3 Struktur Organisasi di PT. TASPEN (Persero) Cabang Banda Aceh Setiap instansi mempunyai struktur organisasi yang berbeda-beda, hal ini tergantung pada besarnya instansi tersebut, pada umumnya instansi besar selalu memiliki tenaga/staf/ahli yang akan membantu pimpinan dalam memecahkan masalah. Penyusunan struktur organisasi dalam suatu instansi merupakan salah satu bagian terpenting karena struktur tersebut akan memperlihatkan hubungan antara fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan antara satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini dapat memudahkan seseorang dalam menjalankan aktivitas sehari-hari dengan baik sesuai dengan tujuan yang telah diterapkan. Adapun struktur organisasi dari PT. TASPEN (Persero) Cabang Banda Aceh dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2
2.4 Jaringan Usaha
PT. TASPEN (Persero) sampai saat ini menyelenggarakan dua jenis program yaitu Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Program Pembayaran Pensiun.
1. Program Asuransi Pegawai Negeri Sipil dan Tabungan Hari Tua (THT) Program THT merupakan program yang telah diselenggarakan sejak berdirinya PT. TASPEN (Persero) pada tahun 1963. Sebagaimana yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1981. Program THT adalah bagian dari program pensiun PNS yang terdiri dari THT Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pension ditambah dengan THT kematian. Berdasarkan peraturan pemerintah tersebut, THT Dwiguna didefenisikan sebagai suatu jenis THT yang memberikan suatu jaminan keuangan bagi peserta pada waktu mencapai usia pension ataupun bagi ahli warisnya pada waktu peserta meninggal sebelum mencapai usia pensiun. Peserta program Tabungan Hari Tua terdiri dari:
a. Pegawai Negeri Sipil Pusat b. Pegawai Negeri Daerah Otonom
c. Pegawai beberapa Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah
d. Program Asuransi Sosial Tenaga Kerja
Untuk memberikan tingkat kesejahteraan yang lebih baik lagi, PT. TASPEN (Persero) telah mengembangkan dua program baru yaitu Tabungan Hari Tua Multiguna Sejahtera dan Tabungan Hari Tua Dwiguna Sejahtera. Program Tbungan Hari Tua Multiguna Sejahtera adalah
pengembangan dari THT Dwiguna dengan penambahan manfaat bagi peserta berupa manfaat berkala dan manfaat nilai tukar. Besarnya mandaat berkala disesuaikan dnegan kemampuan masing-masing peserta. Program ini telah diikuti oleh beberapa pegawai BUMN/BUMD. Program THT Ekaguna Sejahtera menawarkan manfaat tabungan hari tua saja kepada peserta yang ingin membatasi kewajiban iurannya. Program ini juga telah diikuti oleh beberapa pegawai BUMN/BUMD.
2. Program Pembayaran Pensiun
Sejak tahun 1987, PT. TASPEN (Persero) diberi kepercayaan untuk melaksanakan pembayaran program pensiun bagi pegawai negeri sipil dan dimulai pada tiga provinsi yaitu Bali, NTT dan NTB. Pada bulan Januari 1988, cakupan wilayah pembayaran pensiun ditambah dan diperluas di daerah Sumatera. Pada tanggal 1 April 1989, cakupan tersebut diperluas lagi ke wilayah Jawa dan Madura. Kemudian sejak bulan April 1990, PT. TASPEN (Persero) mulai menyelenggarakan pembayaran pensiun pegawai negeri sipil secara nasional. Selain kepada PNS, PT. TASPEN (Persero) juga melakukan pembayaran pensiun bagi:
a. Pensiun PNS pusat dan daerah otonom
b. Pensiun Anggota ABRI atau POLRI dan PNS Hankam c. Pensiun Pejabat Negara
d. Perintis Kemerdekaan (Veteran)
Apabila pegawai negeri sipil pusat dan daerah serta pejabat negara berhenti karena mencapai usia batas pensiun, PT TASPEN (Persero) akan membayarkan sekaligus hak tabungan hari tua dan pensiun pertamanya.
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, seorang pegawai negeri sipil akan mencapai batas usia pensiun 60 tahun (kecuali untuk pegawai yang menduduki jabatan tertentu dapat lebih dari itu), 18 bulan sebelum saat pensiun diminta mengisi dan mengoreksi Daftar Perorangan Calon Pensiun (DPCP) dan menyampaikan kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN).
Setelah menerima DPCP dan lampirannya, BAKN akan menerbitkan SK pensiun dan menyampaikan ke alamat pensiun. Kemudian tebusan SK pensiun dilampiri dengan SP4 A rangkap dua dengan pas photo dua lembar dikirim ke kantor cabang PT Taspen (Persero). Setelah menerim tebusan SK pensiun dan lampiran serta Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) yang asli dari Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara (KPKN) tentang pembayaran gaji terakhir, PT TASPEN (Persero) melaksanakan pembayaran pensiun melalui kantor bayar yang dikehendaki dengan peserta terlebih dahulu menyampaikan Surat Pemberitahuan dan Karti Identitas Pensiun (KARIP).
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Sistem pelayanan kepesertaan
Secara teoritis ada tiga fungsi utama yang harus dijalankan oleh pemerintah tanpa memandang tingkatannya, yaitu fungsi pelayanan masyarakat (public service function), fungsi pembangunan (development function), dan fungsi perlindungan (protection function). Pemberian pelayanan publik oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat sebenarnya merupakan implikasi dari fungsi aparat sebagai pelayan masyarakat. Pada instansi pemerintah orientasi bukan pada keuntungan, melainkan pada kepuasan pelanggan, khususnya kepuasan masyarakat atau nasabah sebagai pengguna jasa pelayanan publik.
Dalam mencapai tujuan tersebut, instansi pemerintah lebih memusatkan perhatiannya pada upaya untuk memberikan pelayanan pelanggan yaitu masyarakat atau nasabah sebagai pengguna jasa sebaik-baiknya.Pelayanan merupakan salah satu ujung tombak dari upaya pemuasan pelanggan dan sudah merupakan keharusan yang wajib dioptimalkan baik oleh individu maupun organisasi, karena dari bentuk pelayanan yang diberikan tercermin kualitas individu atau organisasi yang memberikan pelayanan. Pelayanan Publik menjadi sorotan utama dalam penyelenggaraan pemerintahan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pelayanan memiliki tiga makna,
1) perihal atau cara melayani;
2) usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan; 3) kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa.
Pendapat Lijan Poltak Sinambela (2008:5), “Pelayanan adalah setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik”. Definisi yang sama juga dikemukakan oleh Moenir (2014) “Pelayanan pada hakekatnya adalah serangkaian kegiatan karena itu ia merupakan proses. Sebagai proses pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan meliputi seluruh kehidupan masyarakat”. Pelayanan jika dihubungkan dengan administrasi publik dapat didefinisikan sebagai kualitas pelayanan birokrat kepada masyarakat.Pengertian pelayanan secara terinci dikemukakan oleh Gronroos yaitu: “Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen atau pelanggan”. Pelayanan berkaitan erat dengan masyarakat, sehingga pelayanan lebih dikenal dengan istilah pelayanan publik. Publik berasal dari bahasa Inggris “Public”yang berarti masyarakat umum dan negara, kata publik dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai umum, orang banyak dan ramai.Pelayanan publik sering dilihat sebagai representasi dari eksistensi birokrasi pemerintahan, oleh karena itu, bersentuhan langsung dengan tuntutan kebutuhan masyarakat.
Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, adalahKegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Pelayanan publik dikemukakan menurut Nina Rahmayanty (2013:85) adalah,“Segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan”.
3.2 Penerapan Sistem Informasi Aplikasi Core Bisnis (ACB)
Sistem Informasi Aplikasi Core Bisnis (ACB) pada PT. TASPEN (Persero) menggunakan Software dengan komplesitas yang tinggi. Software ini mampu melaksanakan berbagai fungsi yang berbeda sesuai kebutuhan data pensiun,seperti pengecekan datainfo Pensiunan maupun yang masih aktiif bekerja, Perusahaan menggunakan program ini untuk mengambil dan menyimpan data pensiun secara digital yang mampu mempercepat waktu pendataan dan pengirim data pensiun ke pusat, serta menjadikan ini sebagai kegiatan operasional lebih efektif antar nasabah/department. ACB dilakukan oleh karyawan taspen untuk mengecek data pensiunan aktif maupun tidak. Berikut batas kegiatan otentikasi yang dilakukan oleh Sistem ACB:
a. Langkah pertama yang harus dilakukan oleh peserta yaitu menyerahkan SPP Klaim Program Pensiun yang sudah lengkap sesuai persyaratan kepada petugas pelayanan klaim yaitu Customer
Service setelah melengkapi dokumen serta formulir SPP.Dept. finance & accounting akan menerima daftar gaji untuk dilakukan verifikasi . b. Petugas Layanan Klaim Menerima SPP dari peserta dan melakukan
pengecekan kepesertaan melalui aplikasi ACB atau KPE. Setelah dilakukan pengecekan SPP akan dilihat apakah SPP tersebut dapat diproses atau tidak. Jika berkas tidak lengkap maka SPP akan diserahkan ke DPP untuk dilakukan konfirmasi ke divisi pelayanan. Jika data dapat diproses maka pemeriksaan pun dilakukan apakah peserta berhak atas klaim yang diajukan. Apabila belum berhak atas pengajuannya maka SPP dikembalikan kepada peserta, lalu apabila peserta berhak atas pengajuannya maka SPP dapat diserahkan kepada petugas pelayanan klaim selanjutnya yaitu petugas peneliti keabsahan dokumen.
c. Petugas Peneliti Keabsa han Dokumen. Melakukan penelitian atas keabsahan dan kebenaran SPP yang peserta ajukan sesuai penetapan pensiun. Jika SPP tidak memenuhi syarat maka bagian ini akan mengembalikan SPP tersebut ke petugas pelayanan klaim sebelumnya yaitu customer service, namun apabila SPP memenuhi syarat maka akan diserahkan kepada petugas layanan klaim selanjutnya yaitu petugas perekam data.
d. Petugas perekam data melakukan input data berdasarkan SPP peserta dan mencetak tanda terima dan lembar penelitian. Setelah selesai menginput data dan mencetak tanda terima penelitian, tanda terima diserahkan kepada petugas layanan klaim yaitu customer service
yang kemudian akan diserahkan kepada peserta dan berkas SPP sudah dapat diserahkan kepada petugas perhitungan.
e. Petugas perhitungan melakukan perhitungan hak peserta sesuai dengan program pensiun yang peserta ajukan dan mencetak voucher atau Lembar Perhitungan Hak (LPH). namun sebelum hal itu dilakukan bagian ini juga melihat apakah peserta telah memenuhi segala kewajibannya dalam program pensiun yang peserta ajukan. Berkas dan Lembar Perhitungan Hak (LPH) dapat diserahkan kepada petugas verifikasi.
f. Petugas verifikasi melakukan verifikasi atau memeriksa kembali Lembaran Perhitungan Hak (LPH) yang telah dicetak, apabila tidak benar sesuai SPP maka akan dikembalikan kepada petugas sebelumnya untuk dilakukan perbaikan data namun apabila sudah benar maka dapat diproses ke proses selanjutnya untuk dilakukan pengesahan oleh Kepala Bidang Penetapan.
g. Kepala Bidang Penetapan menandatangani Lembar Perhitungan Hak (LPH) yang telah diperiksa, sebagai pengesahan kebenaran besarnya jumlah uang yang akan dibayarkan kepada peserta pensiun. Setelah ditandatangani dapat diserahkan kepada Kepala Bidang Pelayanan. h. Kepala Bidang Pelayanan Menandatangani Lembar Pehitungan Hak
(LPH) yang telah ditandatangani oleh Kepala Bidang Penetapan sebagai persetujuan pengesahan kebenaran besarnya jumlah uang yang akan dibayarkan kepada peserta.
Demikian penjelasan prosedur pengajuan klaim pensiun pada PT. Taspen (Persero) dari mulai penyerahan berkas atau dokumen dari peserta kepada petugas pelayanan sampai dengan dilakukan pengesahan kebenaran besarnya dana pensiun yang akan dibayarkan kepada peserta.
Aplikasi Core Bisnis (ACB) untuk semua data peserta pensiun dari tahun ke tahun baik yang aktif dan non aktif, System Aplication and Product (SAP) untuk aplikasi transaksi pembayaran angsuran pensiun atau jaminan hari tua, dan Document Management System (DMS) untuk melayani berkas-berkas atau document penting mengenai perusahaan dan peserta pensiun, dari kantor pusat secara online untuk bisa diakses oleh kantor cabang sehingga jaringan pada leased line (penyewaan jaringan) MPLS di kantor pusat tidak dibebani pada salah satu link dalam proses pengiriman data peserta, transaksi beserta dokumentasi kepensiunan dari semua kantor cabang ke pusat atau sebaliknya.
Gambar 3.1
Tabel 3.1
Langkah-Langkah input data kepesertaan
No. Gambar Keterangan
1.
Melakukan proses login sebelum menggunakan aplikasi ACB
2.
Tampilan setelah login dengan Username dan password masing masing pegawai taspen.
3. Membuka sistem ACB
informasi Data pensiunan.
4. Tabel untuk mencari data
5.
Tampilan Data Pensiunan yang sudah di input nomor Karip Pensiunan.
6.
Fitur Fitur lainnya yang ada di ACB untuk membuka detail data pensiunan.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis pada PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Banda Aceh sebagai objek penelitiannya, serta didukung dengan teori-teori yang diperoleh, maka penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut :
1) Sistem dan prosedur pengajuan klaim program pensiun dalam pelayanan yang diberikan PT. Taspen berawal dari peserta mengajukan permohonan klaim pensiun pada petugas layanan klaim sampai dengan peserta menerima pembayaran klaim dana pensiun atas pengajuan klaim yang diajukan dibagian kasir. Bagian-bagian perusahaan yang terlibat dari mulai bagian petugas layanan klaim, petugas perhitungan, dan petugas verifikasi yang bertugas memproses penyelesaian klaim. Dengan adanya sistem prosedur yang jelas bagaimana pengajuan klaim pensiun, PT. TASPEN (Persero) Cab. Banda Aceh dalam hal pelayanan masih perlu ditingkatkan kembali karena dalam pelayanannya masih kurang cepat artinya masih banyak peserta yang harus mengantri lama untuk dapat mengajukan klaim dana pensiun tersebut.
2) Dalam proses pembayaran dana pensiun pada PT. Taspen yang terlibat yaitu bagian kasir dan seksi keuangan yang merupakan bagian dari bidang keuangan bertugas melaksanakan pembayaran kepada peserta atas klaim yang telah diproses oleh bidang pelayanan. Terdapat 2 alur proses
pembayaran dana pensiun yang berbeda yaitu: alur proses pembayaran dana pensiun langsung dan alur proses pembayaran dana pensiun tidak langsung. Untuk proses pembayaran dana pensiun langsung PT. Taspen memberikan pembayaran dana pensiun kepada peserta di kantor PT.Taspen (Persero) langsung secara tunai dibagian kasir, sedangkan proses pembayaran dana pensiun tidak langsung PT. Taspen memberikan pembayaran melalui mitra kantor bayar seperti bank maupun kantor pos. Dengan adanya dua alur proses pembayaran dana pensiun yang berbeda PT. TASPEN (Persero) Cab. Banda Aceh telah memenuhi persyaratan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku atas proses pembayarannya sehingga peserta pensiun tidak mengalami kesulitan dalam mendapatkan dana pensiun tersebut
3) Sistem pengajuan klaim pensiun pada PT. Taspen (Persero) mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses pembayaran dana pensiun karena dapat memberikan kemudahan dalam menjalankan proses pembayaran dana pensiun kepada peserta yang melakukan pengajuan klaim pensiunnya dan juga untuk memberikan kepuasan kepada peserta pensiun atas pelayanan yang diberikan PT. TASPEN (Persero) dalam proses pembayaran dana pensiun tersebut.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan diatas, maka penulis dapat menyampaikan beberapa saran sebagai berikut :
a. Sebaiknya PT.Taspen (Persero) Kantor Cabang Banda Aceh khususnya dalam hal pelayanan harus lebih ditingkatkan lagi, sehingga para peserta akan lebih merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh para karyawan PT. Taspen.
b. Dalam proses pembayaran dana pensiun pada PT.TASPEN (Persero) Cab. Banda Aceh, peraturan yang berlaku atas proses pembayaran dana pensiun harus dipenuhi sesuai peraturan yang ada. Agar pada saat pembayaran dilakukan, PT.TASPEN (Persero) Banda Aceh tidak akan mengalami kesalahan pembayaran dana pensiun kepada peserta pensiun. Dikarenakan sistem pengajuan klaim pensiun sangat berperan penting dalam proses pembayaran dana pensiun, PT.TASPEN (Persero) Banda Aceh harus memenuhi segala persyaratan atas sistem dan prosedur yang berlaku dalam pengajuan klaim pensiun, agar sistem dan prosedur yang ada pada PT.TASPEN (Persero) Banda Aceh terpenuhi sesuai dengan yang berlaku sehingga proses pembayaran dana pensiun daapat di bayarkan.
DAFTAR PUSTAKA
Adhyaksa (2016). Persepsi dunia kerja terhdapat lulusan fresh graduate. Yogyakarta:Pustaka Pelajar.
Agus Dwiyanto.(2008). Mewujudkan Good Governance Melalui Pelayanan Publik.
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Atep Adya Barata. (2003). Dasar-Dasar Pelayanan Prima. Jakarta: Elex Media Kompetindo.
Clarita, oktavianus kons. 2018 “Contoh Laporan Magang” Yogyakarta: Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.Angkatan Tahun 2016.
http://www.taspen.com, diakses tanggal 10 November 2019 Pukul 09.05 WIB. http://www.hukumonline.com diakses tanggal 19 November 2019 Pukul 12.32
WIB.
http://www.id.m.wikipedia.org /wiki/taspen diakses tanggal 20 November 2019 Pukul 19.05 WIB.
http://www.academia.edu/laporan/kerja/praktek diakses tanggal 20 November 2019 Pukul 19.15 WIB.
M. N. Nasution. (2005). Total Quality Management. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Undang – Undang nomor 13 tahun 2013 ”tentang ketenagakerjaan mendefinisikan magang” pada pasal 1 ayat 11.
Zulfi Arif Ahaditya Nugraheni. Analisis Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan Publik Berdasarkan Indeks Kepuasan Masyarakat di Kantor Kecamatan Mungkid. Skripsi. Yogyakarta: UNY.
Lampiran 1.
Lampiran 2.
Lampiran 3.
Lampiran 4.
Lampiran 5. Bagian Kepesertaan
