Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), FaveHotel Jayapura, 3 November 2017
274
SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL PERMATA JAYAPURA
BERBASIS WEB
Haryati Suharto1 , Siti Nurhayati2
1,2,3Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Sistem Informasi, Universitas Yapis Papua
UNIYAP, Jl. Dr. Sam Ratulangi No.11 Dok V Atas, Jayapura-Papua, 99110
1haryatijutek@gmail.com, 2nurhayatist.siti21@gmail.com,
Abstrak
Di zaman sekarang ini banyak perusahaan yang mengandalkan teknologi dan informasi. Dengan adanya perkembangan teknologi dan informasi ini dapat membantu perusahaan yang salah satunya bergerak dibidang jasa yaitu perhotelan.
Dalam dunia perhotelan terdapat istilah reservasi yang berarti pemesanan. Selama ini Hotel Permata menerima reservasi via telefon, fax atau mendatangi langsung ke hotel. Oleh karena itu hotel dituntut untuk lebih meningkatkan pelayanan demi mencapai kepuasan pelanggan dalam hal reservasi.
Tugas akhir ini membangun suatu sistem informasi yang dapat dengan mudah digunakan oleh staff dan juga pelanggan dalam melakukan reservasi yaitu Sistem Informasi Reservasi Hotel Permata Jayapura Berbasis Web. Sistem ini juga dapat memberikan aktifasi kepada pelanggan yang telah melakukan pembayaran.
Kata kunci: Sistem Informasi, Reservasi, Hotel Permata Jayapura
1. Pendahuluan
Di era globalisasi saat ini, dunia teknologi dan informasi perkembangannya sangat pesat, khususnya dunia komputer. komputer saat ini merupakan kebutuhan manusia didalam melakukan berbagai kegiatannya, ditambah dengan adanya teknologi informasi yang semakin berperan dalam dunia kerja. Perekonomian dan tingginya tingkat persaingan dalam dunia bisnis membuat teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan utama bagi perusahaan agar dapat tetap bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi yang baik dapat menghasilkan informasi dengan cepat karena setiap transaksi yang terjadi dapat diproses secara langsung.
Dalam perusahaan yang bergerak dibidang jasa seperti hotel, sangat diperlukan suatu sistem yang dapat memberi kemudahan kepada orang-orang yang ingin memesan kamar hotel. Dalam dunia perhotelan terdapat istilah reservasi yang berarti pemesanan kamar. Selama ini reservasi dilakukan via telefon, fax atau calon pelanggan mendatangi langsung ke hotel tanpa melihat terlebih dahulu kondisi kamar yang nantinya akan ditempati.
Hotel Permata merupakan salah satu hotel yang terletak di Kota Jayapura. Calon pelanggan yang ingin memesan kamar harus datang langsung ke Hotel Permata atau via telefon. Jika staff front
office sedang menerima pelanggan yang ingin
melakukan reservasi, sedangkan ada pelanggan lain yang menelfon untuk melakukan reservasi juga,
maka staff front office memiliki kesulitan dalam menerima pelanggan melalui telefon. Staff front
office masih melakukan pencatatan data pelanggan
menggunakan media penyimpanan buku yaitu buku reservasi. Hotel Permata juga bekerja sama dengan hotel lain jika kuota kamar pada hotel lain telah penuh, maka pelanggan diberikan hotel alternatif yaitu Hotel Permata.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan sistem informasi reservasi secara online yang dapat mempermudah pelanggan dalam melakukan reservasi dan juga dapat mempermudah staff front office.
Penelitian yang dapat dijadikan contoh Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan, menyatakan bahwa Hotel Graha Prima Pacitan masih menggunakan metode kovensional dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya, hal tersebut masih dirasa kurang efektif dan efisien karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyajikan informasi. Masalah lain yang terdapat dalam Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan adalah pencatatan data transaksi tamu masih disimpan dalam media penyimpanan buku atau berupa kertas bukan dalam bentuk folder dan proses pemesanan kamar ditulis pada papan reservasi sehingga keamanan data belum terjamin karena terkadang hilang dan terhapus, selain itu pemeriksaan data kamar yang sedang kosong juga masih manual yakni harus mencari dibuku sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memberikan informasi yang akurat kepada tamu. Maka dibuatlah
275 sistem yang dapat memproses pemesanan kamar. Nantinya sistem diharapkan dapat mempermudah bagian front office dalam proses pengolahan data pada Hotel Graha Prima Pacitan. [2]
Rancang bangun sistem informasi reservasi sewa kamar hotel berbasis web pada hotel Gren Mandarin Pekalongan karena sistem sewa kamar yang ada di hotel Gren Mandarin masih dilakukan dengan cara melakukan pencatatan pada buku reservasi, sistem check-in, check-out, maka dari itu bagaimana mengembangkan sistem informasi reservasi online yang mudah untuk digunakan (user
friendly) dalam mengelola data-data pemesanan
yang ada. Sistem ini dibuat menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Proses pembayaran reservasi tidak langsung dilakukan melalui transfer bank, tetapi dengan ketentuan minimal uang muka 30% dan akan hangus jika pelanggan tidak membayar dua hari setelah melakukan input data reservasi. Dalam perancangan sistem baru menghasilkan halaman web yang terdiri dari halaman utama user umum, halaman reservasi kamar, halaman informasi kamar, halaman konfirmasi pembayaran, halaman feedback,
halaman about us, halaman contact us dan halaman
administrator yang terdiri dari halaman laporan
data reservasi, halaman laporan data pembayaran dan halaman laporan feedback. [6]
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Reservasi Online Berbasis Web pada Hotel Rumah Pelagan Yogyakarta. Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja (performance), informasi
(information), ekonomi (economic), pengendalian (control), efisiensi (efficiency), dan pelayanan (services). Aplikasi ini dibangun untuk memberikan
informasi melalui internet kepada para pelanggan hotel agar dapat memenuhi kebutuhan informasi menenai hotel. Diharapkan dengan adanya sistem reservasi atau pemesanan secara online, maka para pelanggan dapat melakukan pemesanan kamar kapan-pun dan dimana-pun selama terdapat jaringan internet. Sistem yang dibuat ini berfungsi sebagai perluasan dari sistem manual yang sudah berjalan dalam hal promosi dan pemberian layanan kepada pelanggan. [5]
Sistem informasi reservasi kamar Hotel berbasis web menggunakan Java Server Page (JSP) untuk Hotel Asia Solo. Dengan permasalahan reservasi yang dilakukan masih via telepon, fax dan konsumen mendatangi langsung ke hotel, sehingga konsumen tidak dapat secara langsung melihat kondisi hotel. Solusinya yaitu membuat sistem informasi reservasi hotel dengan menggunakan
Java Server Page (JSP). Dimana nantinya sistem
tersebut dapat memberikan informasi tentang Hotel Asia Solo sehingga dapat dikenal oleh masyarakat luas, dapat memudahkan admin dalam mengupdate data. Sistem dibangun dengan berbasis Graphical
User Interface (GUI), sehingga meminimalkan
kesalahan-kesalahan dalam hal penginputan data. Sistem dapat memberikan laporan-laporan yang berkaitan dengan reservasi. [4]
1.1 Sistem Informasi
Menurut Mc Leod (1995), Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.
1.2 Reservasi
Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah
Reservation yang berasal dari kata to reserve yaitu
menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum
reservation yaitu pemesanan fasilitas yang
diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya. 1.3 Hotel
Menurut Sulastiyono, Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya, dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam dihotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu.
Unified Modeling Language (UML)
Sebuah diagram yang baik sering kali membantu menyampaikan ide sebuah desain, khususnya pada saat ingin menghindari banyak detil. Diagram dapat membantu untuk memahami dan menyampaikan pemahaman sebuah sistem perangkat lunak. Dari notasi-notasi grafis yang ada, UML menjadi penting karena penggunaanya yang luas dan standarisasi dalam komunitas pengembangan perangkat lunak. Unified modeling
language (UML) adalah keluarga notasi grafis yang
didukung oleh meta-model tunggal yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek. [3]
Adapun Diagram-diagram dalam Unified
Modeling Language (UML) antara lain yaitu:
1. Use Case Diagram
Use Case Diagram merupakan pemodelan
untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan
276 sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. 2. Activity Diagram
Activity Diagram merupakan aktivitas
menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. 3. Class Diagram
Class Diagram menggambarkan struktur
sistem dari segi pendefinisian kelas -kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Diagram kelas dibuat agar pembuat program atau programmer membuat kelas-kelas sesuai rancangan di dalam diagram kelas agar antara dokumentasi perancangan dan perangkat lunak sinkron.
4. Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan
kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan
message yang dikirimkan dan diterima antar
objek. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.
2. Metode Penelitian 2.1 Alur penelitian
Alur penelitian merupakan proses dari pembuatan suatu sistem, dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Tahapan Penelitian 2.2 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dan informasi menggunakan beberapa metode yaitu:
2.3 Metode Observasi
Metode ini dilakukan secara langsung dengan mengamati objek penelitian pada Hotel Permata yang terletak di Jl. Olahraga No.3 Jayapura. Hasil dari observasi ini adalah peneliti dapat mengetahui proses pemesanan kamar.
2.4 Metode Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan sistem informasi reservasi kamar hotel, dilakukan kepada beberapa pihak Hotel Permata.
2.5 Metode Analisis
Studi pustaka yaitu teknik pengumpulan data dan informasi melalui buku-buku dan sumber tertulis lainnya yang berhubungan dengan bidang penelitian, sehingga hasilnya dapat dijadikan sebagai dasar untuk penelitian yang dilaksanakan.
Studi pustaka yang digunakan pada penelitian ini adalah karya-karya ilmiah dan buku-buku yang ada kaitannya dengan sistem informasi reservasi kamar hotel berbasis web.
2.6 Metode Perancangan
Metode perancangan yang dipakai yaitu perancangan dengan model UML (Unified
Modelling Language), karena model UML ini dapat
membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemograman berorientasi objek. [1] 2.7 Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dan juga perangkat lunak dari sebuah software komputer dilakukan secara sekuensial dan juga saling berurutan. Pada model pengembangan sistem metode waterfall, sebuah pengembangan sistem dilakukan berdasakan urutan yaitu requirements definition, system and
software design, implementation and unit testing, integration and system testing, operation and maintenance.
2.8 Metode Pengujian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu Black Box Testing. Pengujian ini terfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. 2.9 Deskripsi Singkat Hotel
Hotel Permata terletak di pusat bisnis kota Jayapura tepatnya berlokasi di kelurahan gurabesi distrik Jayapura utara kota Jayapura. Bangunan ini awalnya adalah pabrik es dan penginapan karyawan. Pemrakarsa adalah CV. SONNY BROS Jayapura. Pembangunan Hotel dimulai pada bulan April 2005 dan memakan waktu selama ± 1 tahun hingga diresmikan pada tanggal 30 April 2006. Peresmian hotel Permata dihadiri oleh direksi
277 utama adalah Ir. Taddeus Arnoldus AY sebagai pemegang saham tunggal.
Hotel Permata merupakan Hotel Melati II yang termasuk dalam golongan City Hotel dalam kota yang dibangun di atas tanah 1004,98 M2 terdiri dari 47 kamar sesuai dengan fasilitas Hotel. Lokasi Hotel Permata mudah dijangkau karena berada ditengah kota dan dapat di tempuh 7 menit dari pelabuhan Jayapura dan ± 45 menit dari bandar udara Sentani Jayapura.
2.10 Analisis Masalah
Berdasarkan hasil penelitian terdapat beberapa prosedur yang dilakukan di Hotel Permata diantaranya:
Proses reservasi
Setelah melakukan analisis terhadap prosedur yang berjalan, dapat dilihat bahwa pelanggan melakukan reservasi dengan cara menelfon ataupun mendatangi langsung ke hotel.
2.11 Hasil Analisis
Hasil analisis ini merupakan permasalahan yang terjadi yaitu :
Pelanggan melakukan reservasi melalui telefon, fax dan juga datang langsung ke hotel.
Staff memiliki kesulitan dalam menerima pelanggan melalui telefon.
3. Analisis Kebutuhan 3.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional menggambarkan tentang layanan sistem untuk memudahkan user dalam penggunaannya. Kebutuhan fungsional dari sistem yang dibuat sebagai berikut :
1. Sistem memberikan informasi tentang hotel 2. Sistem menyediakan form order yang dimana
user yang dimana user dapat melakukan reservasi
3. Sistem menyediakan form login untuk admin 4. User dapat melihat gambar dan keterangan
harga kamar
5. User dapat melihat detail pesanan 6. User dapat mencetak bukti pembayaran 7. Admin dapat menginput, mengupdate,
menghapus data pada sistem 3.2 Kebutuhan Non Fungsional
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk membangun sistem ini yaitu :
1. Processor : Intel Core i5-5200U,
up to 2.7GHz
2. Memory : 4 GB
3. Harddisk : 500 GB
Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem ini yaitu :
1. Sistem operasi : Microsoft Windows 7 2. Web Server : XAMPP
3. Database : MySQL
4. Browser : Mozilla Firefox 5. Web Design : Adobe Dreamweaver
3.3 Flowmap
Flowmap merupakan suatu proses sistem yang sedang berjalan. Dimana flowmap yang dijelaskan bahwa pengunjung datang ke hotel, resepsionis mengecek ketersediaan kamar, Jika tidak ada kamar yang kosong, maka pengunjung hanya memberikan identitas sebagai bukti adanya pengunjung.
Jika ada kamar yang kosong, resepsionis memberikan brosur yang berisikan tipe, fasilitas dan harga kamar, resepsionis juga memberikan
Form registration untuk diisi oleh pengunjung,
resepsionis juga bisa membantu mengisikan Form Registration pengunjung sebagai salah satu pelayanan dari Hotel Permata, resepsionis mulai memberi tahu kepada pengunjung tentang berapa biaya yang harus dibayar, pengunjung melakukan pembayaran sesuai pesanan, resepsionis menerima pembayaran sesuai pesanan sekaligus memberikan kunci kamar kepada pengunjung, dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Flowmap
3.4 Use case Diagram
Use Case Diagram yaitu merepresentasikan
sebuah interaksi antara actor dengan sistem, dapat dilihat pada Gambar 3.
278 Gambar 3. Use Case Diagram Manage Order
Gambar 4. Use Case Diagram Manage Inbox
3.5 Activity Diagram
Activity Diagram merupakan suatu
kegiatan-kegiatan yang ada didalam sebuah sistem, dengan adanya activity diagram kita bisa lebih mengetahui proses dari sistem tersebut, dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Activity Diagram Order
Gambar 5. Activity Diagram Manage Inbox
3.6 Class Diagram
Class Diagram menggambarkan kumpulan
kelas-kelas yang terdapat dalam sistem dan berhubungan antar kelas yang satu dengan kelas yang lainnya, dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Class Diagram
3.7 Sequence Diagram
Sequence diagram merupakan suatu
penggambaran interaksi antar objek di dalam dan sekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu, dapat dilihat pada Gambar 7.
279 Gambar 7. Sequence Diagram Order
3.8 Tampilan Halaman Halaman Utama
Halaman utama menampilkan gambar dari sisi reception, tampilan kalender, statistik pengunjung, menu-menu yang dimiliki user seperti Home, About, Artikel, Gallery, Order, Confirm, dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Halaman Utama Halaman Order
Tampilan Menu Order merupakan halaman bagi user yang ingin melakukan pemesanan kamar dengan cara menginputkan data user pada menu order. Berikut tampilan menu order.
Gambar 9. Halaman Order Halaman Login Admin
Tampilan Login admin merupakan tampilan awal dimana admin mulai membuka website, dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Halaman Utama 3.9 Perancangan Struktur Aplikasi
Perancangan struktur aplikasi Sistem Informasi Reservasi Hotel Permata Jayapura Berbasis Web adalah sebagai berikut:
Gambar 11. Perancangan Aplikasi
: User : Home : Order
1. Membuka website
2. Menampilkan Home
3. Memilih menu Order 4. Menampilkan form Order Pemesanan
5. Mengisi form Order Pemesanan 6. Klik Kirim
7. Menampilkan pop up "Message Anda telah diproses, terima kasih"
8. Klik OK 9. Menampilkan Detail Order
10. Klik SINI 11. Menampilkan Tanda Bukti Pemesanan
280 Proses Mengirim Pesan ke Email User
1. User mengisi form Confirm
Gambar 12. Halaman Confirm yang telah diisi
2. Sistem menampilkan popup
Gambar 13. Tampilan popup
3. Tampilan Kotak Masuk Admin
Pada kotak masuk admin dapat dilihat status belum dikonfirmasi, yang berarti confirm dari user telah berhasil dikirim ke inbox admin.
Gambar 14. Tampilan Kotak Masuk
4. Tampilan Detail dari Kotak Masuk Admin Didalam detail kotak masuk, admin dapat melihat bukti pembayaran yang dikirim oleh user.
Gambar 15. Tampilan Detail Kotak Masuk
5. Konfirmasi Pembayaran yang dikirim Admin ke email user
Admin mengirim konfirmasi otomatis ke
email user pada saat admin mengklik button
konfirmasi
Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), FaveHotel Jayapura, 3 November 2017
281 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasi permbahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, adapun kesimpulan yang dapat diambil dari tugas akhir ini yaitu Sistem Informasi Reservasi Hotel Permata Jayapura Berbasis Web sebagai berikut :
1. Sistem informasi reservasi hotel permata jayapura berbasis web ini dapat dengan mudah digunakan oleh staff Hotel Permata dan juga pelanggan hotel.
2. Sistem ini dapat memberikan informasi-informasi tentang hotel seperti gambar kamar, fasilitas kamar,
3. Sistem ini memberikan aktifasi kepada pelanggan yang telah melakukan pembayaran. 4. Sistem informasi reservasi hotel permata
jayapura berbasis web ini bisa menggunakan pembayaran online.
Saran
Berdasarkan hasil analisis dalam membangun Sistem Informasi Reservasi Hotel Permata Jayapura Berbasis Web masih belum sempurna dan masih ada kekurangan. Oleh karena itu, sistem reservasi ini diperlukan pengembangan lebih lanjut, adapun saran yang diberikan untuk mengembangkan sistem reservasi hotel permata ini adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan lebih lanjut diharapkan Sistem
informasi reservasi hotel permata jayapura berbasis web ini bisa menyertakan laporan data pemesan kepada pihak manajemen hotel permata.
2. Pengembangan lebih lanjut dapat juga ditambahkan aplikasi berbasis mobile.
Daftar Pustaka
[1] Henny; H, & Fanny; M, 2008, Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Jurnal Ichsan Gorontalo, Gorontalo.
[2] Kusumawardani; L, & Wardati: I; U, 2013,
Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Hotel Graha Prima Pacitan,
Pacitan.
[3] Martanti; S, 2014, Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Website Kepala Jurusan TI-D3 Pada Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang.
[4] Pratama; Arifin; Satria; Eri, 2013,
Pengembangan Sistem Informasi
Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Web
Menggunakan Metodologi Rapid
Application Development, ISSN:
2302-7339 Vol.10 No.1 2013, Garut.
[5] Wahyuningsih; S, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Reservasi
Online Berbasis Web Yogyakarta,
Yogyakarta.
[6] Wibowo; B, 2014, Rancang Bangun Sistem
Informasi Reservasi Kamar Hotel Berbasis Web (Studi Kasus Hotel Green Mandarin Pekalongan),Pekalongan.
