II-46 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM
PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA UNIT LAYANAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
Astrid Wahyu Adventri Wibowo1, Yusuf Priyandari2, Retno Wulan Damayanti3
1.Mahasiswa, Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, Surakarta 2.Staf Pengajar, Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, Surakarta 3.Staf Pengajar, Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, Surakarta
E-mail: astrid.w.adventri@gmail.com
Abstrak
Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkan organisasi seperti itu, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Knowledge management (KM) menjadi suatu pendekatan yang semakin banyak digunakan untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya. KM saat ini tidak hanya dikenal dalam perusahaan swasta tetapi juga pada organisasi pemerintah. Salah satu unit Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) yang belum berpartisipasi aktif dalam mengelola aset intelektualnya adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP). Penelitian ini mengkaji mengenai KM yang dapat diterapkan di ULP. Upaya untuk menyusun model KM di PBJ dilakukan untuk menstrukturkan pengetahuan-pengetahuan baru yang terbentuk sehingga dapat dikelola dengan baik dan pelaksanaan PBJ sesuai dengan prinsip pengadaan. Dalam penyusunan model KM digunakan model KM berorientasi proses bisnis menurut Strohmaier (2005) dimana proses bisnis ini mempunyai peranan penting dalam proses PBJ.
Kata kunci: manajemen pengetahuan, pengadaan barang/ jasa pemerintah PENDAHULUAN
Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkan organisasi seperti itu, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut sering kali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi (Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, 2011).
Knowledge management (KM) menjadi suatu pendekatan yang semakin banyak digunakan untuk
meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya: pengetahuan dan pengalaman yang ada. Knowledge management saat ini tidak hanya dikenal dalam perusahaan swasta (private sector) tetapi juga sudah dikenal pada organisasi pemerintah (public sector). Menurut Setiadi (2011) mengungangkapkan bahwa penerapan KM di organisasi pemerintah hampir sama dengan organisasi swasta. Perbedaannya terdapat pada tujuan akhir yang akan diraih, organisasi swasta bertujuan untuk meningkatkan profit, sedangkan organisasi pemerintah memiliki tujuan akhir untuk meningkatkan layanan publik. Dengan mempertimbangakan bahwa di lingkungan pemerintahan terdapat banyak satuan kegiatan yang berpotensi untuk dikelola dengan lebih efisien dan efektif, maka pada tahun 2011, melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, pemerintah mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk berpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi.
Salah satu unit Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) yang belum berpartisipasi aktif dalam knowledge
sharing adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP). Unit ini merupakan unit organisasi Kementrian/
Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi yang berfungsi melaksanakan PBJ yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada (Presiden Republik Indonesia, 2012). Rowland (2004) mengatakan bahwa salah satu faktor penting dalam manajemen pengetahuan adalah penciptaan dan transfer pengetahuan dalam suatu organisasi. Kedua proses tersebut memberi pengaruh terhadap kesuksesan dan daya saing sebuah organisasi. Aktivitas penciptaan dan transfer
Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-47 pengetahuan terkait waktu dan tempat adalah dua dari serangkaian proses manajemen pengetahuan yang perlu diseimbangkan (Dixon, 2000).
Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini mengkaji mengenai KM yang dapat diterapkan di unit-unit layanan PBJ. Upaya untuk menyusun model KM di PBJ dilakukan untuk menstrukturkan pengetahuan-pengetahuan baru yang terbentuk sehingga dapat dikelola dengan baik dan pelaksanaan PBJ sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan yaitu efisien, efektif, terbuka, transparan, bersaing, tidak diskriminatif dan akuntabel (Presiden Republik Indonesia, 2010).
METODE
Penyusunan model KM berorientasi proses bisnis di unit-unit layanan PBJ. Model ini dirancang berdasarkan kerangka kerja organizational knowledge process dari Strohmaier (2005), dan kemudian visualisasi model mengadaptasi dari Activity Relationship Diagram (ARD). Model disusun berdasarkan proses bisnis yang telah divisualisasikan dengan diagram IDEF0. Semua knowledge process yang ada disusun sesuai dengan urutan terjadinya masing-masing knowledge process menggunakan adaptasi ARD. Setelah itu dilakukan pengelompokkan menurut knowledge domain atas knowledge process dari masing-masing bussiness process. Sehingga diketahui suatu knowledge domain terjadi knowledge
process (creation, transfer, storage, dan application) pada bussiness process apa saja.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN a) Identifikasi Struktur Organisasi ULP
ULP merupakan unit organisasi pemerintah non struktural yang bersifat permanen, yang bertugas menyelenggarakan seluruh pelayanan PBJ pemerintah daerah secara terintegrasi dan terpadu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Susunan organisasi ULP ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, yang sekurang-kurangnya terdiri atas kepala, sekretariat, pokja, dan pejabat fungsional pengadaan ULP (Walikota Surakarta, 2012). Bagan struktur organisasi ULP Barang/Jasa Pemerintah Kota Surakarta akan ditunjukan pada gambar 1 di bawah ini.
KEPALA
PEJABAT FUNGSIONAL
PENGADAAN ULP SEKRETARIAT
SUBBAGIAN KEUANGAN SUBBAGIAN ADMINISTRASI SUBBAGIAN EVALUASI DAN PELAPORAN POKJA PENGADAAN BARANG POKJA PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI POKJA PENGADAAN JASA KONSULTASI POKJA PENGADAAN JASA LAINNYA
Gambar 1. Struktur Organisasi ULP
Sumber : Perwali Surakarta No.12 Tahun 2012 b) Identifikasi Proses Bisnis Unit PBJ
Berdasarkan Hakim (2014), pada langkah deskripsi tahapan pekerjaan terdapat kelompok yang mempunyai proses tahapan pekerjaan yang sama. Pengelompokkan tahapan pekerjaan tersebut, dijelaskan pada tabel 1 sebagai berikut.
II-48 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM
No. Tahapan Pekerjaan Nama Kelompok 1
Pengadaan Barang/Konstruksi/Jasa Lainnya Lelang Sederhana/Umum Pascakualifikasi Satu Sampul Sistem Gugur
Kelompok A
2
Pengadaan Jasa Konsultan Seleksi Sederhana/ Umum Prakualifikasi Satu Sampul Biaya Terendah/Pagu
Kelompok B 3 Pengadaan Jasa Konsultan Seleksi Umum
Prakualifikasi Dua Sampul Kualitas Dan Biaya Kelompok C
Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan membuat diagram IDEF0 tipe top-level context
diagram atau A-0 dimana memiliki input, output, mekanisme, dan kontrol pada masing-masing activity box. Kontrol yang digunakan pada pembuatan proses bisnis ini sangat banyak, maka dari itu dilakukan
klasifikasi kontrol guna menyederhanakan kontrol-kontrol yang ada. Tabel 2. Klasifikasi Kontrol No. Kode Kontrol Kategori
1 KA Peraturan Presiden dan Peraturan Pemerintah
2 KB Peraturan Kepala LKPP dan Turunannya
3 KC
Dokumen-Dokumen yang Digunakan Langsung Dalam Proses Pengadaan
4 KD Pengetahuan Tacit
Proses bisnis Kelompok A, terdiri dari 8 diagram yang sudah terdefinisi indeks node pada tabel 3. Indeks node A-0 merupakan parent diagram dari indeks node A0. Pada diagram proses bisnis Kelompok A dengan indeks node A0 terdiri atas 5 proses, yaitu persiapan pengadaan, pemasukkan penawaran, evaluasi kualifikasi, penetapan pemenang, dan sanggah. Diagram proses bisnis Kelompok A divisualisasikan pada gambar 2.
Tabel 3. Indeks Node Proses Bisnis Kelompok A Indeks Node Nama Diagram
A-0
Diagram Proses Bisnis Umum Kelompok A
A0
Diagram Proses Bisnis Kelompok A
A1 Diagram Persiapan Pengadaan A2 Diagram Pemasukkan Penawaran A24 Diagram Evaluasi Penawaran A3 Diagram Evaluasi Kualifikasi A4 Diagram Penetapan Pemenang
Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-49 1 A1 Persiapan Pengadaan 2 A2 Pemasukkan Penawaran 3 A3 Evaluasi Kualifikasi 4 A4 Penetapan Pemenang 5 A5 Sanggah Kelengkapan Rencana Pengadaan Surat Permohonan KA KBKC1, KC2 KD1, KD2, KD3, KD7, KD8, KD9 Pokja Penyedia Barang/ Jasa KA KBKC1, KC2 KD1, KD2, KD3, KD7, KD8, KD9 Pokja Penyedia Barang/ Jasa KA KB1, KB2 KC1, KC3 KD4, KD10 Pokja LPSE KA KB1, KB2, KB8 KC3, KC4 KD5 Pokja Penyedia Barang/ Jasa Walikota/ Bupati KA KB1, KB2 KC1, KC5, KC6 KD6 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Lelang Ulang/ Evaluasi Ulang
NODE: A0 TITLE: Diagram Proses Bisnis Kelompok A NO: Pokja
LPSE
Gambar 2. Diagram proses bisnis Kelompok A c) Identifikasi Siklus KM di Unit PBJ
Setelah semua proses bisnis PBJ dijabarkan melalui diagram IDEF0, selanjutnya diidentifikasi KD. KD ini mewakili daerah pengetahuan yang relevan dengan proses bisnis yang telah dibuat. Kemudian KD akan di proses (creation, transfer, storage, dan application) oleh organizational role dalam proses bisnis (Strohmaier, 2005). Identifikasi KD dijelaskan melalui tabel 4.
Tabel 4. Identifikasi KD
No. Kode Knowledge Domain Deskripsi
1 A Dokumen Pengadaan
Pengetahuan yang digunakan oleh semua pihak yang terkait dalam pelelangan. Dokumen ini akan menjadi guidelinedalam melakukan proses penawaran.
2 B Aanwijing
Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja di dalam menyampaikan penjelasan paket pekerjaan kepada penyedia barang/jasa. Pada dokumen ini memungkinkan terjadinya perubahan pada pengetahuan dokumen pengadaan.
Pengetahuan ini penting karena bukan hanya sekedar menyampaikan hal teknis, namun juga penyampaian yang benar kepada penyedia barang/ jasa.
3 C Evaluasi Dokumen Penawaran
Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi dokumen penawaran sesuai dengan dokumen pengadaan yang telah dibuat. Pengetahuan dalam evaluasi dokumen penawaran ini mencakup evaluasi kualifikasi, administrasi, teknis, dan harga. Pengetahuan ini sangat penting agar dapat melakukan evaluasi dengan cepat dan benar.
II-50 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM
4 D Evaluasi Dokumen Kualifikasi
Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi kualifikasi sesuai dengan dokumen pengadaan atau dokumen
kualifikasi yang telah dibuat. Pengetahuan dalam evaluasi kualifikasi ini mencakup evaluasi kualifikasi berdasarkan Lembar Data Kualifikasi (LDK). Pengetahuan ini sangat penting agar dapat melakukan evaluasi dengan cepat dan benar.
5 E Berita Acara Hasil Pelelangan
Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan dalam membuat laporan tentang hasil pelelangan. Pengetahuan dalam berita acara hasil pelelangan ini mencakup uraian pekerjaan, jadwal dan tahapan seleksi, peserta seleksi, pembukaan dokumen penawaran, koreksi aritmatik (jika ada), evaluasi penawaran, pembuktian kualifikasi, dan
kesimpulan dari proses pelelangan tersebut.
6 F Sanggahan
Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan untuk menjawab bantahan atau sanggahan yang diajukan oleh penyedia barang/jasa. Pengetahuan ini sangat penting agar tidak terjadi rekayasa yang mengakibatkan terjadinya persaingan yang tidak sehat; dan/atau adanya penyalahgunaan wewenang oleh ULP dan/atau Pejabat yang berwenang lainnya.
7 G Dokumen Kualifikasi
Pengetahuan yang digunakan oleh semua pihak yang terkait dalam seleksi. Dokumen ini akan menjadi guideline dalam melakukan proses evaluasi dokumen kualifikasi.
8 H Dokumen Pemilihan
Pengetahuan yang digunakan oleh semua pihak yang terkait dalam seleksi. Dokumen ini akan menjadi guideline dalam melakukan proses evaluasi dokumen kualifikasi.
9 I Sanggahan Prakualifikasi
Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan untuk menjawab bantahan atau sanggahan kualifikasi yang diajukan oleh penyedia
barang/jasa. Pengetahuan ini sangat penting agar tidak terjadi rekayasa yang mengakibatkan terjadinya persaingan yang tidak sehat; dan/atau adanya penyalahgunaan wewenang oleh ULP dan/atau Pejabat yang berwenang lainnya.
10 J Berita Acara Hasil Seleksi
Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan dalam membuat laporan tentang hasil seleksi. Pengetahuan dalam berita acara hasil seleksi ini mencakup uraian pekerjaan, jadwal dan tahapan seleksi, peserta seleksi, pembukaan dokumen penawaran, koreksi aritmatik (jika ada), evaluasi penawaran/evaluasi dokumen sampul I dan sampul II, pembuktian kualifikasi, dan kesimpulan dari proses seleksi tersebut.
11 K Evaluasi Dokumen Sampul I
Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi dokumen sampul I sesuai dengan dokumen pemilihan yang telah dibuat. Pengetahuan ini sangat penting agar dapat melakukan evaluasi dengan cepat dan benar.
Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-51 12 L Evaluasi Dokumen
Sampul II
Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi dokumen sampul II sesuai dengan dokumen pemilihan yang telah dibuat.
13 M Klarifikasi & Negosiasi
Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja dan penyedia jasa konsultansi untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi harga. Pengetahuan ini penting agar terjadi kesesuaian antara rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya, volume kegiatan dengan jenis pengeluaran, serta perbandingan biaya satuan dengan biaya yang berlaku di pasar/kewajaran biaya.
Berdasarkan hasil pengamatan, penciptaan pengetahuan yang paling sering dilakukan pokja di ULP Universitas Sebelas Maret dan ULP Kabupaten Sukoharjo adalah melakukan tukar pikiran pengalaman baru (best pratices exchange) diantara karyawan dengan demikian praktik terbaik dapat terjadi dengan mempelajarai pengalaman baru, baik yang berasal dari pengalaman pribadi maupun membandingkan dengan pihak lain.
Selanjutnya dilakukan identifikasi organizational role yang menggunakan KD serta knowledge
application dari KD tersebut. Identifikasi organizational role dari KD dijelaskan melalui tabel 5. Dari
tabel 5 diketahui bahwa, KD yang ada digunakan oleh organizational role PJ, PY, dan KU oleh karena itu knowledge transfer harus dipastikan ada di dalam proses bisnis agar tidak terjadi knowledge lost. Berikutnya, identifikasi knowledge application dari KD dijelaskan melalui tabel 6.
Tabel 5. Identifikasi Organizational Role No. KD Pengetahuan yang
Terlibat Kode Organizational Roles 1 A Dokumen Pengadaan PJ, PY Pokja, Penyedia
2 B Aanwijing PJ, PY Pokja, Penyedia
3 C Evaluasi Dokumen
Penawaran PJ Pokja
4 D Evaluasi Dokumen
Kualifikasi PJ Pokja
5 E Berita Acara Hasil
Pelelangan PJ, KU Pokja, Kepala ULP
6 F Sanggahan PJ, KU,
PY
Pokja, Kepala ULP, Penyedia 7 G Dokumen Kualifikasi PJ, PY Pokja, Penyedia 8 H Dokumen Pemilihan PJ, PY Pokja, Penyedia 9 I Sanggahan Prakualifikasi PJ, KU,
PY
Pokja, Kepala ULP, Penyedia 10 J Berita Acara Hasil Seleksi PJ, KU Pokja, Kepala ULP 11 K Evaluasi Dokumen Sampul
I PJ Pokja
12 L Evaluasi Dokumen Sampul
II PJ Pokja
II-52 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM
Tabel 6. Identifikasi Knowledge Application No. KD Pengetahuan yang
Terlibat Kegunaan Pengetahuan
1 A Dokumen Pengadaan
Untuk Aanwijzing
Untuk Memasukkan Dokumen Penawaran
Untuk Mengevaluasi Dokumen Panawaran
2 B Aanwijzing
Memasukkan Dokumen Penawaran Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
3 C Evaluasi Dokumen Penawaran
Untuk Menetapkan Pemenang Untuk Menjawab Sanggahan Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
4 D Evaluasi Dokumen Kualifikasi
Untuk Menyusun Daftar Pendek Hasil Kualifikasi
Untuk Menjawab Sanggahan Prakualifikasi
Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
5 E Berita Acara Hasil
Pelelangan Untuk Menerbitkan SPPBJ 6 F Sanggahan
Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
7 G Dokumen Kualifikasi
Untuk Evaluasi Dokumen Kualifikasi
Untuk Mengumumkan Prakualifikasi
8 H Dokumen Pemilihan
Untuk Menetapkan Pemenang Untuk Aanwijzing
Untuk Evaluasi Dokumen Sampul I Untuk Evaluasi Dokumen Sampul II 9 I Sanggahan
Prakualifikasi
Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
10 J Berita Acara Hasil
Seleksi Untuk Menerbitkan SPPBJ 11 K Evaluasi Dokumen
Sampul I
Untuk Menetapkan Peringkat Teknis
Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
12 L Evaluasi Dokumen Sampul II
Untuk Menetapkan Pemenang Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
13 M Klarifikasi & Negosiasi
Untuk Negosiasi Harga Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi
Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-53 Agar proses implementasi knowledge dapat berjalan dengan efektif, kajian mengenai KMS dapat membantu dalam hal menghubungkan informasi dari berbagai sumber dan membuatnya dapat diakses oleh organizational roles yang membutuhkan.Untuk memfasilitasi knowledge transfer antara PJ, PY, dan KU yang ada, maka dilakukan identifikasi knowledge transfer dan bentuk transfer yang ada. Tabel 7 akan menjelaskan knowledge transfer dari KD.
Tabel 7. Knowledge Transfer dari KD No. KD Pengetahuan yang
Terlibat Transfer Alternatif Bentuk 1 A Dokumen Pengadaan PJ - PJ Rapat Pengkajian Ulang
PJ - PY Aanwijzing
2 B Aanwijzing PJ - PY Penjelasan Paket Pekerjaan Secara
Online
3 C Evaluasi Dokumen
Penawaran PJ - PJ Rapat Evaluasi Penawaran 4 D Evaluasi Dokumen
Kualifikasi
PJ - PJ Rapat Evaluasi Kualifikasi
PJ - PY Pengumuman Evaluasi Kualifikasi Secara Online
5 E Berita Acara Hasil Pelelangan
PJ - PJ Rapat Hasil Pelelangan
PJ - KU Pelaporan Berita Acara Hasil Pelelangan 6 F Sanggahan
PJ - PJ Diskusi Menjawab Sanggahan PJ - KU Pelaporan Sanggahan
PY - PJ Penyampaian Sanggahan Secara Online 7 G Dokumen Kualifikasi PJ - PJ Rapat Pengkajian Ulang
PJ - PY Pengumuman Dokumen Secara Online 8 H Dokumen Pemilihan` PJ - PJ Rapat Pengkajian Ulang
PJ - PY Aanwijzing
9 I Sanggahan Prakualifikasi
PJ - PJ Diskusi Menjawab Sanggahan Prakualifikasi
PJ - KU Pelaporan Sanggahan Prakualifikasi PY - PJ Penyampaian Sanggahan Prakualifikasi
Secara Online 10 J Berita Acara Hasil Seleksi PJ - PJ Rapat Hasil Seleksi
PJ - KU Pelaporan Berita Acara Hasil Seleksi 11 K Evaluasi Dokumen Sampul
I
PJ - PJ Rapat Evaluasi Dokumen Sampul I PJ -PY Pemberitahuan/Pengumuman Peringkat
Teknis 12 L Evaluasi Dokumen Sampul
II
PJ - PJ Rapat Evaluasi Dokumen Sampul II PJ -PY Pengumuman Pemenang
13 M Klarifikasi & Negosiasi PJ - PY Diskusi dengan Pemenang Seleksi
Langkah terakhir pada identifikasi siklus KM di unit PBJ yaitu mengenai knowledge storage. Tahap ini dilakukan identifikasi file yang akan disimpan dalam proses yang melibatkan KD serta bentuk penyimpanan dokumen tersebut. Pada tabel 8 akan dijelaskan mengenai knowledge storage dari KD.
Gambar 3 menjelaskan mengenai siklus KM dari KD C yaitu pengetahuan mengenai evaluasi dokumen penawaran. Pada knowledge creation, pengetahuan yang terlibat ialah dokumen pengadaan. Pada KD ini terdapat dokumen yang tersimpan dalam bentuk soft file maupun hard file, dokumen tersebut ialah berupa berita acara evaluasi penawaran. Knowledge transfer terjadi dalam bentuk rapat evaluasi penawaran. Dan fungsi dari KD C ini ialah untuk meneapkan pemenang, pembuatan berita acara hasil pelelangan, pembuatan berita acara hasil seleksi, dan untuk menjawab sanggahan.
II-54 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM
No. KD Pengetahuan
yang Terlibat File yang Tersimpan
Bentuk Penyimpanan 1 A Dokumen
Pengadaan
Dokumen Pengadaan Soft file, Hard file Berita Acara Kaji Ulang Soft file, Hard file 2 B Aanwijing Berita Acara Penjelasan Pekerjaan Soft file, Hard file 3 C Evaluasi Dokumen
Penawaran Berita Acara Evaluasi Penawaran Soft file, Hard file 4 D Evaluasi Dokumen
Kualifikasi
Berita Acara Pembuktian
Kualifikasi Soft file, Hard file
5 E Berita Acara Hasil Pelelangan
Berita Acara Hasil Pelelangan Soft file, Hard file Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Soft file, Hard file 6 F Sanggahan Berita Acara Sanggahan Soft file, Hard file 7 G Dokumen
Kualifikasi Dokumen Kualifikasi Soft file, Hard file 8 H Dokumen
Pemilihan Dokumen Pemilihan Soft file, Hard file 9 I Sanggahan
Prakualifikasi Berita Acara Sanggahan Soft file, Hard file 10 J Berita Acara Hasil
Seleksi
Berita Acara Hasil Seleksi Soft file, Hard file Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Soft file, Hard file 11 K Evaluasi Dokumen
Sampul I Berita Acara Evaluasi Penawaran Soft file, Hard file 12 L Evaluasi Dokumen
Sampul II Berita Acara Evaluasi Penawaran Soft file, Hard file 13 M Klarifikasi &
Negosiasi
Berita Acara Klarifikasi dan
Negosiasi Soft file, Hard file
Knowledge Creation
Pengetahuan yang terlibat: 1. Dokumen Pengadaan
Knowledge Application
Digunakan untuk: 1.Menetapkan Pemenang 2. Menjawab Sanggahan 3. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
Knowledge Storage
Pengetahuan yang disimpant: 1. Softfile dan Hardfile Berita Acara Evaluasi Penawaran
Knowledge Transfer
Bentuk transfer: 1. Rapat Evaluasi Penawaran
Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran
Gambar 3. Siklus KM dari KD C d) Rancangan Model KM Berorientasi Proses Bisnis
Setelah mengetahui knowledge process dari masing-masing knowledeg domain, langkah selanjutnya ialah menyusun model KM berorientasi proses bisnis. Pemodelan ini menggunakan model identifikasi knowledge process dari Strohmaier (2005) yang divisualisasikan pada gambar 4.Setelah itu
knowledge process dari masing-masing bussiness process tadi dikelompokkan berdasarkan knowledge domain. Pengelompokkan tersebut akan digambarkan dalam gambar 5.
Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-55
Bussiness Process 1: Diagram Proses Bisnis Kelompok A
Step
Creation Transfer Storage Application
Knowledge Domain PY PJ KU PY PJ KU PY PJ KU PY PJ KU A: Dokumen Pengadaan B: Aanwijzing C: Evaluasi Dokumen Penawaran D: Evaluasi Dokumen Kualifikasi E: Berita Acara Hasil Pelelangan F: Sanggahan 1. Persiapan pengadaan A 2. Pemasukkan penawaran A A A A A A A B B B B A B C C C 3. Evaluasi kualifikasi A D D D D A B C E E E E E 4. Penetapan pemenang 5. Sanggah F F F F F F F F F F
II-56 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM
Knowledge
Domain Creation Transfer Storage Application
A PengadaanDokumen BP1S1 PJ BP1S1 PJ PJ Rapat Pengkajian Ulang BP1S1 PJ Dokumen Pengadaan & Berita
Acara Kaji Ulang (Softfile dan Hardfile) BP1S2 PJ BP1S1 PJ BP1S2 PJ PY Aanwijzing BP1S2 PY BP1S3 PJ BP1S4 PJ BP2S1 PJ PY Aanwijzing BP2S1 PY BP2S1 PJ BP2S2 PY
Gambar 5. Hasil Pemodelan Knowledge Process dari Knowledge Domain KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut. Secara umum semua proses bisnis belum mengoptimalkan semua komponen dari knowledge creation sampai dengan knowledge application. Dimulai dari knowledge creation, ditemukan bahwa pada proses bisnis kegiatan pengadaan dalam menciptakan suatu pengetahuan baru belum sepenuhnya teridentifikasi, kemudian dalam knowledge storage belum menggunakan sistem yang terstruktur dan mudah untuk diakses kembali, knowledge transfer juga belum optimal dikarenakan belum ada pendokumentasian notulen-notulen rapat secara khusus, sedangkan untuk knowledge application banyak yang belum terdefinisi sehingga pemanfaatan knowledge kurang optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Alavi, Maryam dan E. Leidner, Dorothy. 1999. Knowledge Management And Knowledge Management System: Conceptual Foundation And Research Issues, Insead Working Paper, 99/34/MKT.
Dixon-Krauss, L. 2000. A Mediation Model for Dynamic Literacy Instruction. URL http://www.mannlib.cornel.edu/ -pmd8/literacy/ Assembly html, diakses 4 Juli 2014.
Hakim, Arizal Noor. 2014. Penentuan Jumlah Pejabat Fungsional Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Berdasarkan Analisis Beban Kerja (Studi Kasus Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta), Seminar
Nasional IDEC.
Mentri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, 2011. Buku 8 - Pedoman
Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) - Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011, Jakarta:
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Setiadi, Usman. 2011. Pengantar Sosiologi, Jakarta: Kencana.
Presiden Republik Indonesia, 2012. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012
Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta: s.n.
Roland. 2004. Mitologi, (Terj. Nurhadi & Sihabul Millah), Yogyakarta:Kreasi Wacana.
Strohmaier, Markus B. 2005. B-KIDE : A Framework and a Tool for Business Process Oriented
Knowledge Infrastructure Development. Austria : Shaker Verlag.
Walikota Surakarta. 2012. Peraturan Walikota Surakarta Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Unit Layanan