• Tidak ada hasil yang ditemukan

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH"

Copied!
11
0
0

Teks penuh

(1)

II-46 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA UNIT LAYANAN

PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

Astrid Wahyu Adventri Wibowo1, Yusuf Priyandari2, Retno Wulan Damayanti3

1.Mahasiswa, Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, Surakarta 2.Staf Pengajar, Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, Surakarta 3.Staf Pengajar, Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, Surakarta

E-mail: astrid.w.adventri@gmail.com

Abstrak

Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkan organisasi seperti itu, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Knowledge management (KM) menjadi suatu pendekatan yang semakin banyak digunakan untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya. KM saat ini tidak hanya dikenal dalam perusahaan swasta tetapi juga pada organisasi pemerintah. Salah satu unit Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) yang belum berpartisipasi aktif dalam mengelola aset intelektualnya adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP). Penelitian ini mengkaji mengenai KM yang dapat diterapkan di ULP. Upaya untuk menyusun model KM di PBJ dilakukan untuk menstrukturkan pengetahuan-pengetahuan baru yang terbentuk sehingga dapat dikelola dengan baik dan pelaksanaan PBJ sesuai dengan prinsip pengadaan. Dalam penyusunan model KM digunakan model KM berorientasi proses bisnis menurut Strohmaier (2005) dimana proses bisnis ini mempunyai peranan penting dalam proses PBJ.

Kata kunci: manajemen pengetahuan, pengadaan barang/ jasa pemerintah PENDAHULUAN

Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkan organisasi seperti itu, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut sering kali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi (Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, 2011).

Knowledge management (KM) menjadi suatu pendekatan yang semakin banyak digunakan untuk

meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya: pengetahuan dan pengalaman yang ada. Knowledge management saat ini tidak hanya dikenal dalam perusahaan swasta (private sector) tetapi juga sudah dikenal pada organisasi pemerintah (public sector). Menurut Setiadi (2011) mengungangkapkan bahwa penerapan KM di organisasi pemerintah hampir sama dengan organisasi swasta. Perbedaannya terdapat pada tujuan akhir yang akan diraih, organisasi swasta bertujuan untuk meningkatkan profit, sedangkan organisasi pemerintah memiliki tujuan akhir untuk meningkatkan layanan publik. Dengan mempertimbangakan bahwa di lingkungan pemerintahan terdapat banyak satuan kegiatan yang berpotensi untuk dikelola dengan lebih efisien dan efektif, maka pada tahun 2011, melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, pemerintah mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk berpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi.

Salah satu unit Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) yang belum berpartisipasi aktif dalam knowledge

sharing adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP). Unit ini merupakan unit organisasi Kementrian/

Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi yang berfungsi melaksanakan PBJ yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada (Presiden Republik Indonesia, 2012). Rowland (2004) mengatakan bahwa salah satu faktor penting dalam manajemen pengetahuan adalah penciptaan dan transfer pengetahuan dalam suatu organisasi. Kedua proses tersebut memberi pengaruh terhadap kesuksesan dan daya saing sebuah organisasi. Aktivitas penciptaan dan transfer

(2)

Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-47 pengetahuan terkait waktu dan tempat adalah dua dari serangkaian proses manajemen pengetahuan yang perlu diseimbangkan (Dixon, 2000).

Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini mengkaji mengenai KM yang dapat diterapkan di unit-unit layanan PBJ. Upaya untuk menyusun model KM di PBJ dilakukan untuk menstrukturkan pengetahuan-pengetahuan baru yang terbentuk sehingga dapat dikelola dengan baik dan pelaksanaan PBJ sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan yaitu efisien, efektif, terbuka, transparan, bersaing, tidak diskriminatif dan akuntabel (Presiden Republik Indonesia, 2010).

METODE

Penyusunan model KM berorientasi proses bisnis di unit-unit layanan PBJ. Model ini dirancang berdasarkan kerangka kerja organizational knowledge process dari Strohmaier (2005), dan kemudian visualisasi model mengadaptasi dari Activity Relationship Diagram (ARD). Model disusun berdasarkan proses bisnis yang telah divisualisasikan dengan diagram IDEF0. Semua knowledge process yang ada disusun sesuai dengan urutan terjadinya masing-masing knowledge process menggunakan adaptasi ARD. Setelah itu dilakukan pengelompokkan menurut knowledge domain atas knowledge process dari masing-masing bussiness process. Sehingga diketahui suatu knowledge domain terjadi knowledge

process (creation, transfer, storage, dan application) pada bussiness process apa saja.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN a) Identifikasi Struktur Organisasi ULP

ULP merupakan unit organisasi pemerintah non struktural yang bersifat permanen, yang bertugas menyelenggarakan seluruh pelayanan PBJ pemerintah daerah secara terintegrasi dan terpadu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Susunan organisasi ULP ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, yang sekurang-kurangnya terdiri atas kepala, sekretariat, pokja, dan pejabat fungsional pengadaan ULP (Walikota Surakarta, 2012). Bagan struktur organisasi ULP Barang/Jasa Pemerintah Kota Surakarta akan ditunjukan pada gambar 1 di bawah ini.

KEPALA

PEJABAT FUNGSIONAL

PENGADAAN ULP SEKRETARIAT

SUBBAGIAN KEUANGAN SUBBAGIAN ADMINISTRASI SUBBAGIAN EVALUASI DAN PELAPORAN POKJA PENGADAAN BARANG POKJA PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI POKJA PENGADAAN JASA KONSULTASI POKJA PENGADAAN JASA LAINNYA

Gambar 1. Struktur Organisasi ULP

Sumber : Perwali Surakarta No.12 Tahun 2012 b) Identifikasi Proses Bisnis Unit PBJ

Berdasarkan Hakim (2014), pada langkah deskripsi tahapan pekerjaan terdapat kelompok yang mempunyai proses tahapan pekerjaan yang sama. Pengelompokkan tahapan pekerjaan tersebut, dijelaskan pada tabel 1 sebagai berikut.

(3)

II-48 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM

No. Tahapan Pekerjaan Nama Kelompok 1

Pengadaan Barang/Konstruksi/Jasa Lainnya Lelang Sederhana/Umum Pascakualifikasi Satu Sampul Sistem Gugur

Kelompok A

2

Pengadaan Jasa Konsultan Seleksi Sederhana/ Umum Prakualifikasi Satu Sampul Biaya Terendah/Pagu

Kelompok B 3 Pengadaan Jasa Konsultan Seleksi Umum

Prakualifikasi Dua Sampul Kualitas Dan Biaya Kelompok C

Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan membuat diagram IDEF0 tipe top-level context

diagram atau A-0 dimana memiliki input, output, mekanisme, dan kontrol pada masing-masing activity box. Kontrol yang digunakan pada pembuatan proses bisnis ini sangat banyak, maka dari itu dilakukan

klasifikasi kontrol guna menyederhanakan kontrol-kontrol yang ada. Tabel 2. Klasifikasi Kontrol No. Kode Kontrol Kategori

1 KA Peraturan Presiden dan Peraturan Pemerintah

2 KB Peraturan Kepala LKPP dan Turunannya

3 KC

Dokumen-Dokumen yang Digunakan Langsung Dalam Proses Pengadaan

4 KD Pengetahuan Tacit

Proses bisnis Kelompok A, terdiri dari 8 diagram yang sudah terdefinisi indeks node pada tabel 3. Indeks node A-0 merupakan parent diagram dari indeks node A0. Pada diagram proses bisnis Kelompok A dengan indeks node A0 terdiri atas 5 proses, yaitu persiapan pengadaan, pemasukkan penawaran, evaluasi kualifikasi, penetapan pemenang, dan sanggah. Diagram proses bisnis Kelompok A divisualisasikan pada gambar 2.

Tabel 3. Indeks Node Proses Bisnis Kelompok A Indeks Node Nama Diagram

A-0

Diagram Proses Bisnis Umum Kelompok A

A0

Diagram Proses Bisnis Kelompok A

A1 Diagram Persiapan Pengadaan A2 Diagram Pemasukkan Penawaran A24 Diagram Evaluasi Penawaran A3 Diagram Evaluasi Kualifikasi A4 Diagram Penetapan Pemenang

(4)

Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-49 1 A1 Persiapan Pengadaan 2 A2 Pemasukkan Penawaran 3 A3 Evaluasi Kualifikasi 4 A4 Penetapan Pemenang 5 A5 Sanggah Kelengkapan Rencana Pengadaan Surat Permohonan KA KBKC1, KC2 KD1, KD2, KD3, KD7, KD8, KD9 Pokja Penyedia Barang/ Jasa KA KBKC1, KC2 KD1, KD2, KD3, KD7, KD8, KD9 Pokja Penyedia Barang/ Jasa KA KB1, KB2 KC1, KC3 KD4, KD10 Pokja LPSE KA KB1, KB2, KB8 KC3, KC4 KD5 Pokja Penyedia Barang/ Jasa Walikota/ Bupati KA KB1, KB2 KC1, KC5, KC6 KD6 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Lelang Ulang/ Evaluasi Ulang

NODE: A0 TITLE: Diagram Proses Bisnis Kelompok A NO: Pokja

LPSE

Gambar 2. Diagram proses bisnis Kelompok A c) Identifikasi Siklus KM di Unit PBJ

Setelah semua proses bisnis PBJ dijabarkan melalui diagram IDEF0, selanjutnya diidentifikasi KD. KD ini mewakili daerah pengetahuan yang relevan dengan proses bisnis yang telah dibuat. Kemudian KD akan di proses (creation, transfer, storage, dan application) oleh organizational role dalam proses bisnis (Strohmaier, 2005). Identifikasi KD dijelaskan melalui tabel 4.

Tabel 4. Identifikasi KD

No. Kode Knowledge Domain Deskripsi

1 A Dokumen Pengadaan

Pengetahuan yang digunakan oleh semua pihak yang terkait dalam pelelangan. Dokumen ini akan menjadi guidelinedalam melakukan proses penawaran.

2 B Aanwijing

Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja di dalam menyampaikan penjelasan paket pekerjaan kepada penyedia barang/jasa. Pada dokumen ini memungkinkan terjadinya perubahan pada pengetahuan dokumen pengadaan.

Pengetahuan ini penting karena bukan hanya sekedar menyampaikan hal teknis, namun juga penyampaian yang benar kepada penyedia barang/ jasa.

3 C Evaluasi Dokumen Penawaran

Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi dokumen penawaran sesuai dengan dokumen pengadaan yang telah dibuat. Pengetahuan dalam evaluasi dokumen penawaran ini mencakup evaluasi kualifikasi, administrasi, teknis, dan harga. Pengetahuan ini sangat penting agar dapat melakukan evaluasi dengan cepat dan benar.

(5)

II-50 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM

4 D Evaluasi Dokumen Kualifikasi

Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi kualifikasi sesuai dengan dokumen pengadaan atau dokumen

kualifikasi yang telah dibuat. Pengetahuan dalam evaluasi kualifikasi ini mencakup evaluasi kualifikasi berdasarkan Lembar Data Kualifikasi (LDK). Pengetahuan ini sangat penting agar dapat melakukan evaluasi dengan cepat dan benar.

5 E Berita Acara Hasil Pelelangan

Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan dalam membuat laporan tentang hasil pelelangan. Pengetahuan dalam berita acara hasil pelelangan ini mencakup uraian pekerjaan, jadwal dan tahapan seleksi, peserta seleksi, pembukaan dokumen penawaran, koreksi aritmatik (jika ada), evaluasi penawaran, pembuktian kualifikasi, dan

kesimpulan dari proses pelelangan tersebut.

6 F Sanggahan

Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan untuk menjawab bantahan atau sanggahan yang diajukan oleh penyedia barang/jasa. Pengetahuan ini sangat penting agar tidak terjadi rekayasa yang mengakibatkan terjadinya persaingan yang tidak sehat; dan/atau adanya penyalahgunaan wewenang oleh ULP dan/atau Pejabat yang berwenang lainnya.

7 G Dokumen Kualifikasi

Pengetahuan yang digunakan oleh semua pihak yang terkait dalam seleksi. Dokumen ini akan menjadi guideline dalam melakukan proses evaluasi dokumen kualifikasi.

8 H Dokumen Pemilihan

Pengetahuan yang digunakan oleh semua pihak yang terkait dalam seleksi. Dokumen ini akan menjadi guideline dalam melakukan proses evaluasi dokumen kualifikasi.

9 I Sanggahan Prakualifikasi

Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan untuk menjawab bantahan atau sanggahan kualifikasi yang diajukan oleh penyedia

barang/jasa. Pengetahuan ini sangat penting agar tidak terjadi rekayasa yang mengakibatkan terjadinya persaingan yang tidak sehat; dan/atau adanya penyalahgunaan wewenang oleh ULP dan/atau Pejabat yang berwenang lainnya.

10 J Berita Acara Hasil Seleksi

Pengetahuan atau pengalaman yang digunakan dalam membuat laporan tentang hasil seleksi. Pengetahuan dalam berita acara hasil seleksi ini mencakup uraian pekerjaan, jadwal dan tahapan seleksi, peserta seleksi, pembukaan dokumen penawaran, koreksi aritmatik (jika ada), evaluasi penawaran/evaluasi dokumen sampul I dan sampul II, pembuktian kualifikasi, dan kesimpulan dari proses seleksi tersebut.

11 K Evaluasi Dokumen Sampul I

Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi dokumen sampul I sesuai dengan dokumen pemilihan yang telah dibuat. Pengetahuan ini sangat penting agar dapat melakukan evaluasi dengan cepat dan benar.

(6)

Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-51 12 L Evaluasi Dokumen

Sampul II

Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja untuk mengevaluasi dokumen sampul II sesuai dengan dokumen pemilihan yang telah dibuat.

13 M Klarifikasi & Negosiasi

Pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki oleh panitia pokja dan penyedia jasa konsultansi untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi harga. Pengetahuan ini penting agar terjadi kesesuaian antara rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya, volume kegiatan dengan jenis pengeluaran, serta perbandingan biaya satuan dengan biaya yang berlaku di pasar/kewajaran biaya.

Berdasarkan hasil pengamatan, penciptaan pengetahuan yang paling sering dilakukan pokja di ULP Universitas Sebelas Maret dan ULP Kabupaten Sukoharjo adalah melakukan tukar pikiran pengalaman baru (best pratices exchange) diantara karyawan dengan demikian praktik terbaik dapat terjadi dengan mempelajarai pengalaman baru, baik yang berasal dari pengalaman pribadi maupun membandingkan dengan pihak lain.

Selanjutnya dilakukan identifikasi organizational role yang menggunakan KD serta knowledge

application dari KD tersebut. Identifikasi organizational role dari KD dijelaskan melalui tabel 5. Dari

tabel 5 diketahui bahwa, KD yang ada digunakan oleh organizational role PJ, PY, dan KU oleh karena itu knowledge transfer harus dipastikan ada di dalam proses bisnis agar tidak terjadi knowledge lost. Berikutnya, identifikasi knowledge application dari KD dijelaskan melalui tabel 6.

Tabel 5. Identifikasi Organizational Role No. KD Pengetahuan yang

Terlibat Kode Organizational Roles 1 A Dokumen Pengadaan PJ, PY Pokja, Penyedia

2 B Aanwijing PJ, PY Pokja, Penyedia

3 C Evaluasi Dokumen

Penawaran PJ Pokja

4 D Evaluasi Dokumen

Kualifikasi PJ Pokja

5 E Berita Acara Hasil

Pelelangan PJ, KU Pokja, Kepala ULP

6 F Sanggahan PJ, KU,

PY

Pokja, Kepala ULP, Penyedia 7 G Dokumen Kualifikasi PJ, PY Pokja, Penyedia 8 H Dokumen Pemilihan PJ, PY Pokja, Penyedia 9 I Sanggahan Prakualifikasi PJ, KU,

PY

Pokja, Kepala ULP, Penyedia 10 J Berita Acara Hasil Seleksi PJ, KU Pokja, Kepala ULP 11 K Evaluasi Dokumen Sampul

I PJ Pokja

12 L Evaluasi Dokumen Sampul

II PJ Pokja

(7)

II-52 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM

Tabel 6. Identifikasi Knowledge Application No. KD Pengetahuan yang

Terlibat Kegunaan Pengetahuan

1 A Dokumen Pengadaan

Untuk Aanwijzing

Untuk Memasukkan Dokumen Penawaran

Untuk Mengevaluasi Dokumen Panawaran

2 B Aanwijzing

Memasukkan Dokumen Penawaran Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan

Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

3 C Evaluasi Dokumen Penawaran

Untuk Menetapkan Pemenang Untuk Menjawab Sanggahan Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan

4 D Evaluasi Dokumen Kualifikasi

Untuk Menyusun Daftar Pendek Hasil Kualifikasi

Untuk Menjawab Sanggahan Prakualifikasi

Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan

Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

5 E Berita Acara Hasil

Pelelangan Untuk Menerbitkan SPPBJ 6 F Sanggahan

Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan

Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

7 G Dokumen Kualifikasi

Untuk Evaluasi Dokumen Kualifikasi

Untuk Mengumumkan Prakualifikasi

8 H Dokumen Pemilihan

Untuk Menetapkan Pemenang Untuk Aanwijzing

Untuk Evaluasi Dokumen Sampul I Untuk Evaluasi Dokumen Sampul II 9 I Sanggahan

Prakualifikasi

Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

10 J Berita Acara Hasil

Seleksi Untuk Menerbitkan SPPBJ 11 K Evaluasi Dokumen

Sampul I

Untuk Menetapkan Peringkat Teknis

Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

12 L Evaluasi Dokumen Sampul II

Untuk Menetapkan Pemenang Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

13 M Klarifikasi & Negosiasi

Untuk Negosiasi Harga Pembuatan Berita Acara Hasil Seleksi

(8)

Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-53 Agar proses implementasi knowledge dapat berjalan dengan efektif, kajian mengenai KMS dapat membantu dalam hal menghubungkan informasi dari berbagai sumber dan membuatnya dapat diakses oleh organizational roles yang membutuhkan.Untuk memfasilitasi knowledge transfer antara PJ, PY, dan KU yang ada, maka dilakukan identifikasi knowledge transfer dan bentuk transfer yang ada. Tabel 7 akan menjelaskan knowledge transfer dari KD.

Tabel 7. Knowledge Transfer dari KD No. KD Pengetahuan yang

Terlibat Transfer Alternatif Bentuk 1 A Dokumen Pengadaan PJ - PJ Rapat Pengkajian Ulang

PJ - PY Aanwijzing

2 B Aanwijzing PJ - PY Penjelasan Paket Pekerjaan Secara

Online

3 C Evaluasi Dokumen

Penawaran PJ - PJ Rapat Evaluasi Penawaran 4 D Evaluasi Dokumen

Kualifikasi

PJ - PJ Rapat Evaluasi Kualifikasi

PJ - PY Pengumuman Evaluasi Kualifikasi Secara Online

5 E Berita Acara Hasil Pelelangan

PJ - PJ Rapat Hasil Pelelangan

PJ - KU Pelaporan Berita Acara Hasil Pelelangan 6 F Sanggahan

PJ - PJ Diskusi Menjawab Sanggahan PJ - KU Pelaporan Sanggahan

PY - PJ Penyampaian Sanggahan Secara Online 7 G Dokumen Kualifikasi PJ - PJ Rapat Pengkajian Ulang

PJ - PY Pengumuman Dokumen Secara Online 8 H Dokumen Pemilihan` PJ - PJ Rapat Pengkajian Ulang

PJ - PY Aanwijzing

9 I Sanggahan Prakualifikasi

PJ - PJ Diskusi Menjawab Sanggahan Prakualifikasi

PJ - KU Pelaporan Sanggahan Prakualifikasi PY - PJ Penyampaian Sanggahan Prakualifikasi

Secara Online 10 J Berita Acara Hasil Seleksi PJ - PJ Rapat Hasil Seleksi

PJ - KU Pelaporan Berita Acara Hasil Seleksi 11 K Evaluasi Dokumen Sampul

I

PJ - PJ Rapat Evaluasi Dokumen Sampul I PJ -PY Pemberitahuan/Pengumuman Peringkat

Teknis 12 L Evaluasi Dokumen Sampul

II

PJ - PJ Rapat Evaluasi Dokumen Sampul II PJ -PY Pengumuman Pemenang

13 M Klarifikasi & Negosiasi PJ - PY Diskusi dengan Pemenang Seleksi

Langkah terakhir pada identifikasi siklus KM di unit PBJ yaitu mengenai knowledge storage. Tahap ini dilakukan identifikasi file yang akan disimpan dalam proses yang melibatkan KD serta bentuk penyimpanan dokumen tersebut. Pada tabel 8 akan dijelaskan mengenai knowledge storage dari KD.

Gambar 3 menjelaskan mengenai siklus KM dari KD C yaitu pengetahuan mengenai evaluasi dokumen penawaran. Pada knowledge creation, pengetahuan yang terlibat ialah dokumen pengadaan. Pada KD ini terdapat dokumen yang tersimpan dalam bentuk soft file maupun hard file, dokumen tersebut ialah berupa berita acara evaluasi penawaran. Knowledge transfer terjadi dalam bentuk rapat evaluasi penawaran. Dan fungsi dari KD C ini ialah untuk meneapkan pemenang, pembuatan berita acara hasil pelelangan, pembuatan berita acara hasil seleksi, dan untuk menjawab sanggahan.

(9)

II-54 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM

No. KD Pengetahuan

yang Terlibat File yang Tersimpan

Bentuk Penyimpanan 1 A Dokumen

Pengadaan

Dokumen Pengadaan Soft file, Hard file Berita Acara Kaji Ulang Soft file, Hard file 2 B Aanwijing Berita Acara Penjelasan Pekerjaan Soft file, Hard file 3 C Evaluasi Dokumen

Penawaran Berita Acara Evaluasi Penawaran Soft file, Hard file 4 D Evaluasi Dokumen

Kualifikasi

Berita Acara Pembuktian

Kualifikasi Soft file, Hard file

5 E Berita Acara Hasil Pelelangan

Berita Acara Hasil Pelelangan Soft file, Hard file Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Soft file, Hard file 6 F Sanggahan Berita Acara Sanggahan Soft file, Hard file 7 G Dokumen

Kualifikasi Dokumen Kualifikasi Soft file, Hard file 8 H Dokumen

Pemilihan Dokumen Pemilihan Soft file, Hard file 9 I Sanggahan

Prakualifikasi Berita Acara Sanggahan Soft file, Hard file 10 J Berita Acara Hasil

Seleksi

Berita Acara Hasil Seleksi Soft file, Hard file Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Soft file, Hard file 11 K Evaluasi Dokumen

Sampul I Berita Acara Evaluasi Penawaran Soft file, Hard file 12 L Evaluasi Dokumen

Sampul II Berita Acara Evaluasi Penawaran Soft file, Hard file 13 M Klarifikasi &

Negosiasi

Berita Acara Klarifikasi dan

Negosiasi Soft file, Hard file

Knowledge Creation

Pengetahuan yang terlibat: 1. Dokumen Pengadaan

Knowledge Application

Digunakan untuk: 1.Menetapkan Pemenang 2. Menjawab Sanggahan 3. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan

Knowledge Storage

Pengetahuan yang disimpant: 1. Softfile dan Hardfile Berita Acara Evaluasi Penawaran

Knowledge Transfer

Bentuk transfer: 1. Rapat Evaluasi Penawaran

Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran Pengetahuan Mengenai Evaluasi Dokumen Penawaran

Gambar 3. Siklus KM dari KD C d) Rancangan Model KM Berorientasi Proses Bisnis

Setelah mengetahui knowledge process dari masing-masing knowledeg domain, langkah selanjutnya ialah menyusun model KM berorientasi proses bisnis. Pemodelan ini menggunakan model identifikasi knowledge process dari Strohmaier (2005) yang divisualisasikan pada gambar 4.Setelah itu

knowledge process dari masing-masing bussiness process tadi dikelompokkan berdasarkan knowledge domain. Pengelompokkan tersebut akan digambarkan dalam gambar 5.

(10)

Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM II-55

Bussiness Process 1: Diagram Proses Bisnis Kelompok A

Step

Creation Transfer Storage Application

Knowledge Domain PY PJ KU PY PJ KU PY PJ KU PY PJ KU A: Dokumen Pengadaan B: Aanwijzing C: Evaluasi Dokumen Penawaran D: Evaluasi Dokumen Kualifikasi E: Berita Acara Hasil Pelelangan F: Sanggahan 1. Persiapan pengadaan A 2. Pemasukkan penawaran A A A A A A A B B B B A B C C C 3. Evaluasi kualifikasi A D D D D A B C E E E E E 4. Penetapan pemenang 5. Sanggah F F F F F F F F F F

(11)

II-56 Proceeding Seminar Nasional Teknik & Manajemen Industri 2015 | UMM

Knowledge

Domain Creation Transfer Storage Application

A PengadaanDokumen BP1S1 PJ BP1S1 PJ PJ Rapat Pengkajian Ulang BP1S1 PJ Dokumen Pengadaan & Berita

Acara Kaji Ulang (Softfile dan Hardfile) BP1S2 PJ BP1S1 PJ BP1S2 PJ PY Aanwijzing BP1S2 PY BP1S3 PJ BP1S4 PJ BP2S1 PJ PY Aanwijzing BP2S1 PY BP2S1 PJ BP2S2 PY

Gambar 5. Hasil Pemodelan Knowledge Process dari Knowledge Domain KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut. Secara umum semua proses bisnis belum mengoptimalkan semua komponen dari knowledge creation sampai dengan knowledge application. Dimulai dari knowledge creation, ditemukan bahwa pada proses bisnis kegiatan pengadaan dalam menciptakan suatu pengetahuan baru belum sepenuhnya teridentifikasi, kemudian dalam knowledge storage belum menggunakan sistem yang terstruktur dan mudah untuk diakses kembali, knowledge transfer juga belum optimal dikarenakan belum ada pendokumentasian notulen-notulen rapat secara khusus, sedangkan untuk knowledge application banyak yang belum terdefinisi sehingga pemanfaatan knowledge kurang optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Alavi, Maryam dan E. Leidner, Dorothy. 1999. Knowledge Management And Knowledge Management System: Conceptual Foundation And Research Issues, Insead Working Paper, 99/34/MKT.

Dixon-Krauss, L. 2000. A Mediation Model for Dynamic Literacy Instruction. URL http://www.mannlib.cornel.edu/ -pmd8/literacy/ Assembly html, diakses 4 Juli 2014.

Hakim, Arizal Noor. 2014. Penentuan Jumlah Pejabat Fungsional Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Berdasarkan Analisis Beban Kerja (Studi Kasus Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta), Seminar

Nasional IDEC.

Mentri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, 2011. Buku 8 - Pedoman

Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) - Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011, Jakarta:

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Setiadi, Usman. 2011. Pengantar Sosiologi, Jakarta: Kencana.

Presiden Republik Indonesia, 2012. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012

Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta: s.n.

Roland. 2004. Mitologi, (Terj. Nurhadi & Sihabul Millah), Yogyakarta:Kreasi Wacana.

Strohmaier, Markus B. 2005. B-KIDE : A Framework and a Tool for Business Process Oriented

Knowledge Infrastructure Development. Austria : Shaker Verlag.

Walikota Surakarta. 2012. Peraturan Walikota Surakarta Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Unit Layanan

Gambar

Gambar 1. Struktur Organisasi ULP
Tabel 2. Klasifikasi Kontrol  No.  Kode Kontrol  Kategori
Gambar 2. Diagram proses bisnis Kelompok A
Tabel 5. Identifikasi Organizational Role  No.  KD  Pengetahuan yang
+5

Referensi

Dokumen terkait

secara efisien untuk untuk mencapai target yang terbaik..  Meningkatkan

 rambutnya yang kusut tidak terurus.  sebahagian rambutnya menutupi

Selama ini masyarakat memanfaatkan cacing tanah ini hanya sebagai pakan temak, pupuk ataupun umpan memancing, Padahal cacing tanah jenis Lumbricus rubellus ini memiliki

Data Cancel Out Matched, yaitu data transaksi penerimaan negara yang dinyatakan batal (reversal atau tidak diakui) namun terdapat pada data yang diterima dari KPPN; Untuk

Selain itu dengan menggunakan rekomendasi pengendalian internal menurut COSO yang terdiri dari lima elemen yaitu, lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas

penerjemahan di jurusan Pendidikan Bahasa Inggris IKIP PGRI Madiun; (2) Bagaimanakah jenis-jenis penerjemahan yang diajarkan di jurusan Pendidikan Bahasa Inggris;

Kompleks olahraga Werguwetan di Kudus merupakan satu-satunya fasilitas olahgara di bawah Pemda Kudus, hal ini menimbulkan keadaan yang memperihatinkan di bidang keolahragaan

Sehingga dengan adanya Perencanaan Kembali Obyek Wisata Pantai Purwahamba Indah Kabupaten Tegal diharapkan dapat lebih memberikan daya tarik yang lebih dibandingkan dengan