MAKALAH
MANAJEMEN PEMELIHARAAN
Disusun Oleh :
1. Emma Sherlyana Agustin 15080314020 2. Yessi Mey Widianti 15080314050 3. Septia Rizky Widya Lestari 15080314054 4. Robiandi Anggi Fanca 15080314060 5. Ayu Kemalia Try Derayati 15080314074
S1 PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
DAFTAR ISI BAB 1 PENDAHULUAN
Latar Belakang ... 1
Rumusan Masalah ... 1
BAB 2 PEMBAHASAN
Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen... 2
Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen... 3
Tujuan Pemeliharaan Dokumen ... 5
BAB 3 PENUTUP
Kesimpulan ... 7
Saran ... 7
BAB 1
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dokumen yang penting biasanya pemeliharaannya sangatlah dijaga baik dari segi keamanan dan ruang penyimpanannya. Pada saaat ini banyak sekali perusahaan yang membuka jasa pemeliharaan dokumen mulai dari yang ukuran kecil hingga yang berukuran A0.
Hal ini dapat dilakukan karena di dukung dengan kecanggihan alat yang dimilikinya yang dapat digunkan untuk menjadikan berkas dokumen menjadi bentuk digital, memang pada dasarnya pemeliharaan dokumen harus sering mendapatkan perhatian yang kusus, agar mempermudah dalam mencarinya ketika sedang dibutuhkan, mengingat sifat lupa dari manusia yang tidak dapat di tinggalkan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ?
2. Bagaimana Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ?
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen 2.1.1 Pengertian Penanganan
Penanganan adalah menyentuh, mengendalikan, mengelola, menggunakan, dll dengan tangan atau tangan, atau dengan tangan.
2.1.2 Pengertian Pemeliharaan
Pemeliharaan (maintenance) adalah kombinasi dari berbagai kegiatan yang dilakukan untuk memelihara fasilitas Produksi termasuk mesin dan alat-alat produksi lainnya atau untuk memperbaikinya sampai pada suatu kondisi yang dapat diterima.
2.1.3 Pengertian Dokumen
Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian kegiatan-kegiatan dimasa lampau.
Menurut beberapa ahli dan beberapa sumber, pengertian dokumen adalah sebagai berikut :
a. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
b. Menurut Kamus Kepegawaian dokumen adalah :
1) Semua catatatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
c. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
d. Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
2.2 Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen 2.2.1 Penanganan dokumen dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menghimpun
Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
2. Mencatat
Mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah
Mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4. Menggandakan
Menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.
6. Menyimpan
Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.
2.2.2 Pemeliharaan Dokumen
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Kelebihan Sistem Data Digital
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
2.2.3 Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
1. Biasakan menyimpan dokumen mengenai hal yang diperlukan dalam tempat khusus.
2. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman. 4. Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
6. Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.
7. Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8. Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan scanner.
2.3 Tujuan Pemeliharaan Dokumen 1. Menghindari dari kehilangan
Kehilangan sendiri merupakan hal yang tidak terduga yang biasa menimpa siapa saja, akan tetapi hal ini dapat diminimalisir dengan cara melakukan pemeliharaan dokumen secara rutin.
2. Terhindar dari bencana alam
Bencana alam merupakan suatu bencana yang bisa datang secara tiba-tiba, seperti halnya kebakaran dan banjir bandang yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
3. Memudahkan dalam mencarinya
4. Hal ini merupaka hal yang sangat di butuhkan ketika suatu dokumen sangat di butuhkan dengan cepat , dengan pemeliharaan dokumen yang baik kita bisa dengan mudah menemukannya, tanpa harus repot-repot mencarinya.
BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Penanganan dan pemeliharaan dokumen sangatlah penting bagi sebuah organisasi,instansi maupun perusahaan. Maka, dengan adanya peraturan penanganan pemeliharaan dokumen dan cara penanganan dan pemeliharaan dokumen ini dapat meningkatkan mutu suatu instansi, organisasi maupun perusahaan.
3.2 Saran
