Perencanaan Struktur Organisasi Teknologi Informasi
pada Perusahaan Pengguna Akhir
Anjar Priandoyo
NOC-OSS System Support - PT Excelcomindo Pratama grhaXL Jl. Mega Kuningan Lot E4-7 No 1 Jakarta 12950 - Indonesia
Abstrak
Struktur organisasi teknologi informasi yang efektif memungkinkan perusahaan bekerja secara efektif pula. Struktur organisasi yang mengelola sumberdaya manusia sebagai aset terpenting kini menjadi fokus bagi perusahaan yang ingin terus mengembangkan dirinya menjadi lebih efisien menjawab berbagai perubahan dalam hal teknologi yang berujung pada perubahan sistem dan pola sumberdaya manusianya bekerja.
Ada banyak metode yang dapat digunakan untuk merencanakan struktur organisasi teknologi informasi. Salah satu metode yang dipakai adalah dengan melakukan penyesuaian dengan pengelolaan aset teknologi informasinya dari lingkup perencanaan, pengembangan hinggga operasional
Organisasi teknologi informasi yang efektif diharapkan mampu menjawab permasalahan seputar kegiatan teknologi informasi di tingkat perusahaan dan memberi keuntungan yang maksimal bagi sumberdaya manusianya, teknologi serta peran berbagai pihak terkait lainnya.
Kata kunci: Organisasi Teknologi Informasi, Perusahaan pengguna akhir
Pendahuluan
Tiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri mengenai bagaimana organisasi teknologi informasi (TI) miliknya dibangun. Kebijaksanaan ini bisa berasal dari internal perusahaannya seperti faktor sumber daya manusia, finansial, hingga kesesuaian dengan strategi bisnis atau pun dari eksternal perusahaan seperti shareholder ataupun pihak ketiga lainnya yang ikut menentukan jalannya perusahaan.
Sebuah perusahaan telekomunikasi misalnya akan berbeda dengan perusahaan
manufaktur atau dengan perusahaan pemasaran dalam menentukan bagaimana organisasi TI-nya berkembang. Dalam perusahaan dengan industri sejenis pun mengingat perbedaan kualitas sumberdaya manusia, berjalannya waktu, dan
pengalaman kerja mengharuskan modifikasi sesuai dengan kondisi dilapangan.
Sebenarnya tidak ada yang salah mengenai struktur yang telah ada, apalagi bila sistem
itu telah berjalan dengan baik. Namun, yang menjadi permasalahan dan yang akan terus dikaji adalah bagaimana model organisasi yang paling efektif digunakan bagi
perusahaan tersebut. Tujuan akhirnya agar senantiasa bersinergi dan responsif menyikapi perkembangan teknologi yang berjalan sangat cepat. Tulisan ini berupaya menjelaskan bagaimanakah model
organisasi TI yang efektif
Jenis perusahaan
Seperti dijelaskan diatas bahwa perbedaan jenis perusahaan tentunya akan mengubah bentuk organisasi TI-nya. Mengingat sangat beragamnya jenis perusahaan yang ada, maka tulisan ini hanya difokuskan pada perusahaan pengguna akhir.
Perusahaan pengguna akhir mengacu pada perusahaan yang memanfaatkan TI sebagai unit pendukung. Dimana inti bisnis
implementasi tapi pada bidang bisnis lain yang tidak terkait secara langsung.
Secara praktis, perusahaan telekomunikasi, manufaktur ataupun pemasaran bisa digolongkan sebagai perusahaan pengguna akhir. Sementara perusahaan
pengembangan perangkat lunak,
implementasi sistem ataupun perusahaan layanan lain yang inti bisnisnya sebagai penyedia TI tidak digolongkan dalam pengguna akhir.
Tulisan ini tidak membahas lebih jauh pada perusahaan secara umum karena akan ada perbedaan penekanan dan proporsi. Namun dikhususkan pada pengguna akhir yang memiliki karakteristik tersendiri.
Urgensi organisasi TI yang efektif
Organisasi merupakan kumpulan orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dengan struktur dan aliran keputusan tertentu. Struktur tertentu ini ditentukan oleh kebutuhan dan kondisi dilapangan.
Setiap perusahaan bisa membuat organisasi TI-nya sendiri. Namun pada prakteknya dilapangan seringkali mengalami benturan dan tumpang tindih dalam pekerjaan yang mengurangi efisiensi kerja.
Perusahaan yang menerapkan struktur organisasi TI yang efektif mampu meningkatkan efisiensi kerja sehingga menjadi lebih baik. Kerjasama tim yang ujung-ujungnya adalah moral karyawan yang lebih baik pun menjadi alasan mengapa organisasi TI yang efektif perlu
diimplementasikan pada perusahaan.
Pengelolaan teknologi informasi Organisasi TI didasari dengan bagaimana perusahaan melakukan pengelolaan aset TI-nya. Pengelolaan ini dilakukan dengan senantiasa memperhatikan besarnya biaya investasi dan resiko yang dikeluarkan setiap proses pengembangan yang dilakukan.
Investasi teknologi informasi adalah investasi yang berbiaya dan beresiko tinggi, hingga pada umumnya perusahaan tidak serta merta melakukan implementasi total pada
keseluruhan sistemnnya. Biasanya
implementasi ini dilakukan secara bertahap dengan urutan sebagai berikut:
1. Persiapan (preparation stage) 2. Pengembangan (development stage) 3. Implementasi (implementation stage) 4. Evaluasi (evaluation stage)
5. System stabil (operation stage)
Bila digambarkan dalam piramida maka akan tersusun dari perencanan (planning),
pengembangan (development/engineering) dan pengelolaan (operation).
Gambar 1. Pengelolaan teknologi informasi
Dalam tiap tahap ini sumberdaya yang terlibat tidak akan selalu sama. Perlunya proporsionalitas yang disesuaikan dengan tahapan waktu menjadikan proses
pengelolaan TI menjadi lebih efektif
Perencanaan organisasi
Dari model pengelolaan TI seperti diatas dapat langsung diturunkan model organisasi yang sesuai, dalam hal ini organisasi dibangun dengan model sebagai berikut.
Gambar 2. Perencanaan organisasi teknologi informasi
Organisasi TI yang efektif dapat melakukan pengembangan yang efektif pula.
Pengembangan yang paling mudah dilakukan adalah pengembangan terhadap sistem yang meliputi perangkat lunak dan keras. Namun pengembangan yang paling sulit adalah pengembangan terhadap sumber daya manusia (SDM).
Pengembangan SDM ini tidak serta merta seperti pengembangan perangkat keras dimana menambahkan komponen tertentu yang dapat memicu kerjanya menjadi lebih baik. Pengembangan SDM dan kompetensi didalamnya merupakan masalah yang kompleks
Struktur organisasi TI berdampak langsung pada pengembangan karir yang baik.
Trend kedepan
Perusahaan akan semakin fokus pada inti bisnisnya. Investasi pada sektor yang tidak strategis seperti penyewaan alat-alat kantor, penyewaan kendaraan operasional dan mungkin teknologi informasi sendiri perlu dikaji dengan lebih jeli
Status karyawan misalnya, ada aturan proposionalitas berapa orang yang akan ditempatkan sebagai karyawan tetap dan kontrak. Bagaimana proses pengerjaan suatu proyek TI berikut kegiatan didalamnya. Dalam hal ini perusahaan pun akan semakin efisien dalam menetapkan proporsionalitas perusahaannya.
Penutup
Perencanaan organisasi TI seperti diatas didasarkan pada suatu model yang merupakan salah satu langkah praktis dilapangan (best practices) sehingga tidak menutup kemungkinan untuk model-model yang lain. Pengembangan model-model yang lebih baik kedepan dan evaluasinya sangat menentukan model selanjutnya apa yang akan diterapkan pada perusahaan.
Akhirnya organisasi adalah kumpulan orang yang sebenarnya merupakan aset paling mahal yang dimiliki perusahaan. Pengelolaan yang baik terhadap sumber daya manusia terutama terkait dengan TI tentunya akan memberi dampak positif terhadap kinerja perusahaan.
Daftar Pustaka
Cohn, Michael D, Information technology governance, Wolf & Company, P.C., 2003
