STUDI KELAYAKAN PROPOSAL SISTEM
DEWI RAHMAWATI (12650054) FITHROTIN MAULIDIYAH (12650059)
SOFIATUSSOLIHA (12650124)
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG
ANALISIS KELAYAKAN DAN PROPOSAL SISTEM
Dalam dunia bisnis saat ini, tampak semakin jelas bahwa analis harus belajar untuk berfikir sepert halnya manajer bisnis. Aplikasi computer dikembangkan pada tahap record. Lebih dari pada sebelumnya, manajemen mengharapkan sistem informasi menghasilkan manfaat lebih. Informasi adalah modal utama yang harus ditetapkan, sebagaimana halnya pemasaran harus menetapkan produk baru dan bagian produksi menetapkan gedung atau peralatan baru. Analis sistem semakin diharapkan untuk membantu menjawab pertanyaan berikut:
1. Apakah investasi akan menghasilkan keuntungan?
2. Apakah ada investasi lain yang menghasilkan lebih besar daripada pengeluaran?
ANALISIS KELAYAKAN-PENDEKATAN CREEPING COMMITMENT
Gambar diatas menunjukkan ttk periksa kelayakan selama fase analisis sistem pada siklus hidup kita. Titk periksa tersebut ditampilkan dengan bentuk berlian. Berlian tersebut mengindikasikan bahwa penilaian ulang kelayakan dan tnjauan manajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase sebelumnya (sebelum fase berikutnya). Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada setap ttk periksa, dengan mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.
Ide untuk pembatalan proyek seringkali sulit untuk dilakukan. Biasanya untuk melakukan pembenaran dilakukan dengan cara melanjutkan proyek berdasarkan waktu dan uang yang telah dipergunakan. Namun dalam prinsip dasar manajemen adalah jangan pernah menghambur-hamburkan uang untuk sesuatu yang merugikan. Memutuskan untuk membatalkan tdak berart menganggap biaya yang telah dikeluarkan tdak pentng. Biaya pada akhirnya harus direkoveri jika investasi tersebut dianggap berhasil.
ANALISIS SISTEM-TITIK PERIKSA DEFINISI LINGKUP
ANALISIS SISTEM - TITIK PERIKSA ANALISIS MASALAH
Titk periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis persoalan yang lebih detail pada sistem terbaru. Analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya pengembangan dan keuntungan yang akan diperoleh dari sistem baru. Nilai minimum pemecahan masalah setara dengan biaya persoalan tersebut. Diharapkan sistem yang lebih baik akaan dapat melakukan hal yang lebih baik daripada itu. Akan tetapi sistem tersebut harus mengembalikan nilai minimum ini.
Biaya pengembangan pada ttk ini hanyalah angka perkiraan. Analis belum mendefinisikan seluruh persyaratan pengguna atau menetapkan solusi desain untuk persyaratan tersebut. Jika biaya yang diperkirakan meningkat secara signifikan dari fase penyelidikan awal ke fase analisis persoalan, aka kemungkinan penyebabnya adalah lingkup. Lingkup memiliki kecenderungan untuk meningkat dalam banyak proyek.
DESAIN SISTEM-TITIK PERIKSA ANALISIS KEPUTUSAN
Fase analisis keputusan menyatakan aktfitas analisis kelayakan utaman karena fase tersebut memetakan salah satu dari banyak kemungkinan implementasi sebagai target untuk desain sistem. Persoalan dan persyaratan sebaiknya dikenali mulai sekarang. Selama fase analisis keputusan, solusi alternatve didefinisikan dalam konteks metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya.
Daftar berikut menyatakan rentang pilihan umum yang dapat dievaluasi oleh analis:
1. Membiarkan sistem yang sudah ada.
2. Atur kembali proses bisnis (manual), bukan proses yang berbasis computer. 3. Meningkatkan proses computer yang telah ada.
4. Membeli aplikasi terpaket.
5. Mendesain dan membangun sistem berbasis computer yang baru.
Sesudah menentukan pilihan-pilihan ini, masing-masing dianalisis untuk mengetahui kelayakan operasional, teknis, jadwal, dan ekonomisnya. Suatu alternatve direkomendasikan pada pemilik sistem untuk mendapat persetujuan dan sebagai desain umum dan detail.
EMPAT PENGUJIAN KELAYAKAN
Sebagian besar analis setuju bahwa ada empat kategori pengujian kelayakan:
1. Operatonal feasibility/kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut. 2. Technical feasibility/kelayakan teknis adalah ukuran kepraktsan solusi teknis tertentu dan
kesediaan sumber dan pakar teknis.
4. Economic feasibility/kelayakan ekonomis adalah ukuran efektvitas biaya sebuah proyek atau solusinya.
Kriteria kelayakan teknis dan operasional mengukur kelayakan persoalan atau solusinya. Kelayakan operasional adalah people-oriented sedangkan kelayakan teknis adalah computer-oriented
KELAYAKAN OPERASIONAL
Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertmbangkan, yaitu:
1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah (solusi) itu?
APAKAH MASALAH ITU CUKUP BERHARGA UNTUK DISELESAIKAN, ATAU AKANKAH SOLUSI ITU BERMANFAAT UNTUK MENYELESAIKAN SUATU MASALAH?
PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis tngkat kepentngan suatu masalah atau efektvitas suatu solusi. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada persoalan ini:
1. Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput dan waktu respon yang cukup)
2. Informaton (Apakah sistem menyediakan informasi terhormat yang tepat waktu, saling berkaitan, akurat, dan berguna bagi pengguna akhir dan manajer)
3. Economy (Apakah sistem itu menawarkan tngkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis)
4. Control (Apakah sistem itu menawarkan control yang memadai untuk mengatasi penipuan dan penggelapan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan informasi
5. Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu, aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan semacamnya?)
6. Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal pada siapa saja yang menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat dikembangkan?)
BAGAIMANA PENDAPAT PENGGUNA AKHIR DARI MANAJEMEN MENGENAI MASALAH (SOLUSI) ITU? Sangat pentng untuk tdak hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapaat bekerja tetapi juga mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena adanya perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan berikut ditujukan pada hal tersebut:
1. Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya dalam sistem yang baru?
4. Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir? Dapatkah atau akankah pengguna akhir dan manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan itu?
Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan polits terhadap penyelesaian persoalan atau solusinya.
ANALISIS KEGUNAAN
Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap siklus hidup selanjutnya, usability analys/analisis kegunaan sering dilakukan dengan prototype sistem yang dapat bekerja dari sistem yang diajukan. Ini merupakan pengujian antar muka pengguna sistem.
Ada tujuan atau kriteria tertentu yang disepakat para pakar untuk mengukur kegunaan antar muka, antar lain :
1. Kemudahan untuk dipelajari – berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melath seseorang agar dapat bekerja pada level yang diinginkan.
2. Kemudahan untuk digunakan – seberapa mudah seorang pengguna dapat melakukan suatu aktfitas dengan cepat dan akurat.
3. Kepuasan – seberapa puas seorang pengguna terhadap suatu antarmuka dan apakah pengguna lebih menyukai nya dari pada tpe yang telah ada.
KELAYAKAN TEKNIS
Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tdak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada hal yang prakts dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tga maslaah pokok.
a. Apakah teknologi atau solusi yag diajukan cukup prakts? b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai? c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
APAKAH TEKNOLOGI ATAU SOLUSI YANG DIAJUKAN CUKUP PRAKTIS?
Teknologi untuk tap solusi yang terdefinisi biasanya tersedia. Beberapa perusahaan suka menggunakan teknologi state-of-the-art, tetapi sebagian besar perusahaan lebih suka menggunakan teknologi yang matang dan teruji. Teknologi yang matang memiliki dasar pengguna yang lebih besar sehingga kita dapat memperoleh nasihat yang berkaitan dengan persoalan dan peningkatan.
APAKAH SAAT INI KITA TELAH MEMPUNYAI TEKNOLOGI YANG MEMADAI?
bisakah kita mendapatkan teknologi tersebut? Teknologi itu mungkin prakts dan tersedia dan kita membutuhkannya. Tetapi mungkin kita tdak mampu untuk menjangkaunya. Sekalipun argumentasi ini terbentur pada kelayakan ekonomis, hal ini sebenarnya merupakan kelayakan teknis. Jika kita tdak dapat menjangkau teknologi tersebut, maka alternatve yang membutuhkan teknologi itu tdak prakts dan secara teknis tdak layak.
APAKAH KITA MEMPUNYAI PAKAR TEKNIS YANG MEMADAI?
Pertmbangan kelayakaan teknis ini sering dilupakan selama analisis kelayakan. Sekalipun sebuah perusahaan memiliki teknologinya, tdak berart ia memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan teknologi itu secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki DBMS. Akan tetapi, analis dan programmer yang tersedia untuk proyek tersebut mungkin tdak cukup mengenal DBMS untuk dapat mengaplikasikannya dengan tepat. Kurva pembelajaran ini akan mempengaruhi kelayakan teknis suatu proyek, khususnya mempengaruhi jadwal.
KELAYAKAN JADWAL
Beberapa proyek diawali denga tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan daripada perintah, maka analis dapat mengajuka jadwal alternatve. Lebih baik (kecuali jika tenggat waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat, dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tdak berguna yang penuh kesalahan. Melewat tenggat waktu merupakan hal yang problemats, namun mengembangkan sistem yang tdak memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan maana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.
KELAYAKAN EKONOMIS
Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara prakts tdak mungkin diperkirakan pada tahap itu, karna persyaratan pengguna akhir dan solusi teknis alternatve belum diidentfikasi. Akan tetapi, segera setelah persyaratan dan solusi spesifik diidentfikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan keuntungan tap alternatve tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.
TEKNIK ANALISIS COST BENEFIT
BERAPA BANYAK BIAYA YANG DIBUTUHKAN SISTEM TERSEBUT?
Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori. Ada biaya yang dihubungkan dengan pengembangkan sistem, dan ada biaya yang digabungkan dengan pengoperasian sistem. Biaya pertama dapat diperkirakan dari permulaan proyekdan seharusnya diperbaiki pada akhir tap fase proyek. Biaya kedua dapat diperkirakan hanya sesudah solusi berbasis computer yang spesifik telah didefinisikan.
Biaya pengembangan sistem informasi dapat digolongkan menurut fase terjadinya. Biaya pengembangan sistem biasanya merupakan biaya satu kali, yang tdak akan berulang sesudah proyek selesai. Banyak organisasi memiliki kategori biaya standar yang harus dievaluasi. Jika kategori tersebut tdak tersedia, maka daftar berikut ini bisa membantu:
1. Biaya personil – gaji analis sistem, programmer, konsultan, personil entri data, operator computer, sekretaris, dan semacamnya.
2. Penggunaan computer – pemrograman, pengujian, konversi, word processing, pemeliharaaan kamus proyek, dan semacamnya.
3. Pelathan – jika personil computer atau pengguna akhir harus dilath, maka pelathan memerlukan pengeluaran.
4. Biaya persediaa, duplikasi, dan perlengkapan.
5. Biaya tap peralatan dan perangkat lunak computer baru.
Biaya operasi sistem sepanjang sistem tersebut berfungsi dapat digolongkan sebagai biaya tetap dan biaya tdak tetap.
Fixed Cost/biaya tetap terjadi pada jarak waktu teratur tetapi pada tarif yang relatve tetap. Contoh biaya operasi tetap antara lain:
1. Pembayaran sewa dan pembayaran lisensi perangkat lunak. 2. Gaji rata-rata operator sistem operasi dan personil pendukung.
Variable Cost/biaya variable terjadi sesuai dengan porsi beberapa factor kegunaan. Contoh nya antara lain:
1. Biaya pemakaian computer 2. Persedian
3. Biaya overhead rata-rata
APA MANFAAT YANG DISEDIAKAN SISTEM?
Tangible Benefit/Keuntungan Nyata adalah keuntungan yang dapat dengan mudah diukur. Keuntungan nyata biasanya diukur dalam konteks penyimpanan bulanan atau tahunan atau berdasarkan profit bagi perusahaan. Sebagai kemungkinan lain, keuntungan nyata dapat diukur dalam konteks penghematan atau profit unit biaya.
akan menjadi tdak layak. Jika keuntungan tdak dapat diukur, maka sangat sulit untuk menerima validitas analisis cost-benefit yang didasarkan pada data yang tdak lengkap. Beberapa analis memperdebatkan eksistensi keuntungan tak nyata ini. Mereka memperdebatkan bahwa semua keuntungan dapat diukur; beberapa keuntungan lebih sulit diukur dari pada yang lainnya. Contoh dari keuntungan tdak nyata adalah peningkatan niat baik pelanggan.
APAKAH SISTEM YANG DIUSULKAN COST-EFFECTIVE?
Ada tga teknik popular untuk memperkirakan kelayakan ekonomis, disebut juga cost-effectveness: analisis payback, return on investment, dan net present value.
Pilihan teknis seharusnya mempertmbangkan audiens yang akan menggunakannya. Sebenarnya, semua manajer yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis sangat mengenal ketga teknik tersebut. Sebuah konsep yang seharusnya dapat diaplikasikan pada tap teknik tersebut adalah penyesuaian biaya dan keuntungan untuk merefleksikan nilai waktu terhadap uang.
NILAI WAKTU TERHADAP UANG
Sebuah konsep yang digunakan oleh ketga teknik tersebut adalaah nilai waktu terhadap uang. Satu dolar saat ini bernilai lebih dari satu dolar pada satu tahun mendatang. Anda dapat menanamkan dolar saat ini, dan dengan bunga yang ters meningkat, anda akan memiliki lebih dari satu dolar setahun mendatang.
Beberapa biaya sistem akan berkembang sesudah implementasi. Selain itu, semua keuntungan sistem baru akan berkembang di masa depan. Sebelum analisis cost- benefit, biaya tersebut harus dikonversi ke nilai dolar saat ini.
Misalkan kita akan merealisasikan keuntungan $20.000 dua tahun mendatang. Berapakah nilai dolar saat ini untuk keuntungan $20.000 itu? Jika return on investments saat ini sekitar 10 % maka investasi $16.528 saat ini akan kembali pada kita $20.000 dalam dua tahun.
Karena suatu proyek lebih sering dibandingkan dengan proyeek lain yang memiliki waktu hidup berbeda, maka teknik analisis tme-value telah menjadi metode cost-benefit yang lebih disukai bagi sebagian besar manajer. Dengan biaya dan keuntungan tme-adjustng, anda dapat meningkatkan teknik cost-benefit berikut.
PAYBACK ANALYS
Payback analys merupakan metode yang sederhana dan popular dalam menentukan bagaimana dan kapan sebuah investasi akan balik modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum keuntungan mulai bertambah, maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk melampaui biaya. Sesudah implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos operasi tambahan yang harus diperoleh kembali.
Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem informasi yang akan dikembangkan dengan biaya $418.040. biaya operasi bersih yang diperkirakan untuk tap enam tahun mendatang juga ditunjukkan dalam table. Juga ditunjukkan keuntungan bersih yang diperkirakan selama enam tahun operasi yang sama. Berapa payback period-nya?
Pertama, kita menentukan biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang (yaitu, menetapkan nilai tersebut ke nilai dolar saat ini). Dengan cara: nilai dolar saat ini pada tahun n tergantung pada discount rate. Discount rate adalah presentase serupa dengan tngkat suku bunga yang anda peroleh pada tabungan anda. Pada banyak kasus discount rate untuk bisnis adalah opportunity cost untuk menanamkan modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan berinvestasi di pasar saham, dll. Kemungkinan lain, discount rate dapat menggambarkan apa yang dianggap oleh perusahaan sebagai return on investment yang dapat diterima.
Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh kita adalah 12 persen. Nilai saat ini disebut present value, untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan rumus berikut:
PVn=1/(1+i)n
PVn merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini dan I adalah discount rate. Oleh karena itu,
present value dolar dua tahun dari sekarang adalah:
PV2=1/(1+0,12)2=0.797
Pada gambar sebelumnya, perhatkan bahwa kita telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada contoh ke present value. Perhatkan pula bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000. present value dolar oada tahun 0 adalah $1. Dengan kata lain, jika anda memiliki satu dolar saat ini, maka dolar tersebut bernilai tepat $1.
Perhatkan biaya dan keuntungan seumur hidup kumulatf. Biaya seumur hidup secara berangsur-angsur meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya operasi. Tetapi perhatkan juga keuntungan seumur hidup bertambaah pada tngkat yang lebih cepat. Keuntungan seumur hidup akan melampaui biaya seumur hidup antara tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya dan keuntungan tme-adjusted seumur hidup kumulatf, kita dapat memperkirakan bahwa break-even point akan menjadi kira-kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai dioperasikan.
ANALISIS RETURN-ON-INVESTMENT
Teknik analisis return-on-investment (ROI) membandingkan keuntungan seumur hidup pada solusi atau proyek otomats. ROI untuk solusi atau proyek adalah tngkat prosentase yang mengukur hubungan antara jumlah yang di dapat kembali bisnis tersebut dari sebuah investasi dan jumlah yang diinvestasikan. ROI seumur hidup untuk solusi atau proyek potensial dihitung sbb:
ROI Seumur hidup=(Keuntungan seumur hidup terestimasi-Biaya seumur hidup terestimasi)/Biaya
seumur hidup terestimasi
Solusi yang menawarkan ROI tertnggi merupakan solusi yang terbaik. Akan tetapi sebagaimana halnya dengan analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI minimum yang dapat diterima untuk semua investasi. Jika tdak ada solusi alternatve yang memenuhi standar minimum maka tdak ada alternatve yang layak secara ekonomis. Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung ROI tanpa melakukan tme-adjustng.
NET PRESENT VALUE
Net Present Value pada alernatf investasi dianggap sebagai teknik cost-benefit yang lebih disukai oleh banyak manager terutama yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis. Pada awalnya pebisnis menentukan biaya dan keuntungan tap tahun pada umur-hidup sistem. Pebisnis juga perlu menetapkan semua biaya dan keuntungan ke nilai dolar.
Gambar diatas mengilustrasikan teknik net present value. Biaya digambarkan sebagai aliran kas negatve, sedangkan keuntungan digambarkan dengan aliran kas positf. Kitaa telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada contoh kita ke present value. Perlu diingat lagi bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000 atau $1.
ANALISIS KELAYAKAN SISTEM KANDIDAT
Selama fase analisis keputusan dalam analisis sistem, analisis sistem mengidentfikasikan solusi sistem kandidat kemudian menganalisis solusi itu untuk mengetahui kelayakannya. Kita telah membahas kriteria dan teknik analisis. Pada bagian ini, kita mengevaluasi sepasang teknik dokumentasi yang dapat sangat meningkatkan perbandingan dan perbedaan solusi sistem kandidat. Keduanya menggunakan format matriks. Kegunaan matriks ini adalah untuk menggambarkan kandidat dan rekomendasi pada manajemen.
MATRIKS SISTEM KANDIDAT
Matriks pertama memungkinkan kita membandingkan sistem kandidat pada basis beberapa karakteristk. Candidate Systems Matrix atau Matriks Sistem Kandidat mendokumentasikan kemiripan dan perbedaan antara sistem kandidat; akan tetapi tdak menawarkan analisis.
Kolom matriks menggambarkan solusi kandidat. Analis yang berpengalaman selalu mempertmbangkan banyak pilihan implementasi. Paling tdak satu diantara pilihan tersebut adalah sistem yang sudah ada karena berfungsi sebagai dasar untuk membandingkan alternatve tersebut.
Baris pada matriks menggambarkan karakteristk yang membedakan kandidat. Untuk memenuhi kebutuhan buku ini, kita mendasarkan beberapa karakteristk pada blok pembangun sistem informasi. Pembagian nya adalah sebagai berikut:
1. Stakeholder – mengidentfikasi bagaimana sistem berinteraksi dengan orang lain dan sistem yang lain
2. Pengetahuan – mengidentfikasi bagaimana penyimpanan data akan diimplementasikan dan bagaimana output akan dihasilkan.
3. Proses – mengidentfikasi bagaimana proses bisnis manual akan dimodifikasi, bagaimana proses computer akan diimplementasikan. Untuk selanjutnya, kita memiliki sejumlah pilihan, termasuk proses online versus batch dan perangkat lunak terpaket versus built-in-house.
4. Komunikasi – mengidentfikasi bagaimana proses dan data akan disalurkan. Kita dapat mempertmbaangkan beberapa alternatve – misalnya, solusi sentralisasi versus desentralisasi versus terdistribusi versus kerjasama (client/server).
TEMPLATE MATRIKS SISTEM KANDIDAT
Nama Kandidat 1 Nama Kandidat 2 Nama Kandidat 3
Stakeholder
Proses
Komunikasi
Sel pada dokumen matriks apapun karakteristknya membantu pembaca untuk memahami perbedaan antara pilihan-pilihan itu. Gambar diatas mengilustrasikan struktur dasar matriks itu.
Sebelum mempertmbangkan beberapa solusi, kita harus mempertmbangkan beberapa batasan pada solusi tersebut. Batasan solusi menyesuaikan dengan bentuk keputusan arsitektural untuk menyertakan urutan dan konsistensi pada aplikasi. Misalnya, arsitektur teknologi mungkin membatasi solusi pada relatonal database atau jaringan client/server.
Ada beberapa pendekatan untuk mengidentfikasi solusi kandidat, antara lain:
1. Mengenali ide dan opini pengguna – di seluruh proyek sistem, pengguna daapat menyarankan solusi yang manual atau technology-related. Saran mereka perlu dipertmbangkan.
2. Mengkonsultasikan standar metodologi dan arsitektur – banyak metodologi organisasi dan standar arsitektur yang menunjukkan bagaimana pemilihan solusi teknologi dan teknologi apa yang digunakan.
3. Brainstorming solusi yang mungkin – brainstorming merupakan teknik yang efektf untuk mengidentfikasi solusi yang mungkin. Terutama jika dikerjakan menggunakan pendekatan atau kerangka kerja terorganisisr sepert blok pembangun IS atau karakteristk IS lain.
4. Mencari referensi – analis seharusnya mengumpulkan ide dan opini dari orang lain dan organisasi lain yang telah mengimplementasikan sistem serupa.
5. Membaca jurnal dan majalah yang sesuai – semua literatr dapaat menampilkan iklan dan artkel yang berhubungan dengan strategi otomats, keberhasilan, kegagaln, dan teknologi.
Kombinasi pendekatan di atas dapat digunakan secara mandiri oleh anggota tm pengembang untuk mendapatkan sejumlah solusi siste alternatve.
Karakteristik Kandidat 1 Kandidat2 Kandidat 3
Keuntungan
Matriks kedua ini melengkaapi matriks sistem kandidat dengan sebuah anaalisis dan peringkat sistem kandidat. Ini dinamakan feasibility aanaalysis matrix/matriks analisis kelayakan. Kolom matriks yang berhubungan dengan solusi kandidat sama dengan yang ditunjukkan dalam matriks sistem kandidat. Baris ditambahkan untuk mendeskripsikan solusi umum dan peringkat kaandidat. Format umumnya adalah sebagai berikut:
Deskripsi Nama Kandidat 1 Nama Kandidat 2 Nama Kandidat 3
Kelayakan Operasional
Kelayakan teknis
Kelayakan Jadwal
Kelayakan ekonomis
Peringkat
Sel yang berisi penilaian kelayakan dituliskan untuk tap kandidat. Tiap baris dapat diberi peringkat atau nilai untuk tap standar (misalnya, untuk kelayakan operasional, kandidat dapat dirangking 1, 2, 3, dst.) Setelah penetapan peringkat atau penilaian semua kandidat pada tap standar, maka peringkat atau nilai akhir dicatat pada baris terakhir. Tidak semua kriteria kelayakan setara tngkat kepentngannya. Sehingga, sebelum menetapkan peringkat terakhir, kandidat yang tdak layak menurut salah satu standar tersebut dapat dihapus. Pada kenyataannya hal ini tdak sering terjadi.
PROPOSAL SISTEM
bisnis resmi dan membuat presentasi bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun alternatfnya.
LAPORAN TERTULIS
Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk berkomunikasi dengan pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadang-kadang laporan sepert itu diperlukan, tapi lebih sering tdak. Jika seorang manager menerima laporan teknis setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sabil lalu tetapi tdak membaca keseluruhan. Dan anda dapat memastkan bahwa laporan ini tda akan dipelajari secara mendetail. PANJANG LAPORAN TERTULIS
Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan: 1. Untuk level eksekutf manajer – satu atau dua halaman 2. Untuk level manajer menengah – tga sampai lima halaman
3. Untuk level manajer supervisor – kurang dari 10 halaman 4. Untuk level personil level pegawai – kurag dari 50 halaman
Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub laporan untuk manajer yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini biasanya termasuk bagian awal dalam suatu laporan dan meringkas laporan itu dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi.
SUSUNAN LAPORAN TERTULIS
Ada sebuah pola umum untuk mengelola beberapa laporan. Tiap laporan terdiri dari laporan utama dan tambahan. Elemen utama menggaambarkan informasi actual yang akan disampaikan dalam laporan tersebut. Karena elemen utama menyertakan informasi actual, maka semua laporan juga terdiri dari elemen tambahan. Elemen tambahan mengemas laporan itu sehingga pembaca dapat dengan mudah mengidentfikasi laporan dan elemen utamanya. Elemen tambahan juga menambahkan polesan professional pada laporan tersebut.
Elemen utama laporan tertulis dapat diatur dalam salah satu dari dua format, yaitu factual dan administratve. Format factual adalah format tradisional yang paling cocok untuk pembaca yang tertarik pada fakta, detail dan kesimpulan. Format ini tdak sesuai bagi sebagian besar manajer dan eksekutf. Format administratve merupakan format modern dan beroientasi hasil, yang disukai oleh sebagian besar manajer dan eksekutf. Format ini dirancang bagi pembaca yang menyukai hasil, bukan fakta. Format ini pada awalnya menggambarkan kesimpulan atau rekomendasi.
Format Faktual Format Administratif
II. Metode Dan Prosedur III. Fakta Dan Rinciannya
IV. Diskusi Analisis Fakta Dan Rinciannya V. Rekomendasi
VI. Kesimpulan
VIII. Kesimpulan Dan Rekomendasi
IX. Ringkasan Diskusi Fakta Dan Rinciannya
X. Metode Dan Prosedur XI. Kesimpulan Akhir
XII. Lampiran Dengan Fakta Dan Detail
Kedua format menyatakan beberapa elemen umum. Pendahuluan harus menyertakan empat komponen, tujuan laporan, keterangan masalah, lingkup proyek dan narasi penjelasan isi laporan. Bagian Metode dan Prosedur memberi penjelasan singkat bagaimana informasi itu disajikan dalam sebuah laporan yang sedang dikembangkan. Bagian fakta mendeskripsikan tpe data factual yang disajikan. Kesimpulan seharusnya meringkas secara singkat laporan itu, menguji keterangan masalahnya, menelusuri, dan merekomendasikan.
ELEMEN TAMBAHAN LAPORAN TERTULIS
Surat Pengiriman Jenis Halaman Daftar Isi
Daftar Gambar, Islustrasi, dan Tabel Abstrak Ringkasan Khusus
(Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administratve-digambarkan pada bagian laporan ini)
Lampiran
Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket padaa laporan dan hubungannya dengan elemen utama. Sebagian dari elemen ini adalah self-explanatory. Tidak ada laporan yang didistribusikan tanpa surat pengiriman pada penerima. Surat pengiriman memberi keterangan mengenai tpe kegiatan apa yang dibutuhkan dalam laporan tersebut.
Abstrak atau ringkasan eksekutf merupakan ringkasan satu ataau dua halaman dari keseluruhan laporan. Hal ini membantu pembaca untuk memutuskan apakaah laporan itu berisi informasi yang mereka ketahui. Sebagian besar manajer akan membacanya, kemungkinan melewatkan fakta dan detail lampiran.
Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatkan untuk menulis laporan resmi:
1. Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya mengalir secara lancer dari satu paragraph ke paragraph selanjutnya. Struktur paragraph yang lemah biasanya dapat dilacak dengan melihaat kekuraangan pada uraaiannya.
2. Kalimat seharusnya tdak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat seharusnya tdak lebih dari 20 kata.
3. Tuliskan dalam tata bahasa aktf. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu banyak kata dan membosankan jika digunakan terus-menerus.
4. Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tdak berguna.
PRESENTASI FORMAL
Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem, seorang analis sistem sering membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal merupakan presentasi khusus yang digunakan untuk menjual gagassan baru dan memperoleh persetujuan daari adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan kritk, menetapkan tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan pengembangan. Dalam banyak kasus, presentasi resmi mungkin menetapkan atau menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis. Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan respon yang spontan. Audiens dapat merespon presenter, yang dapat menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa tubuh untuk menyampaikan pesan yang tdak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan presentasi adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu banyak kata yang diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara.
PERSIAPAN UNTUK PRESENTASI FORMAL
Garis besar dan alokasi waktu untuk presentasi lisan adalah sebagai berikut: I. Pengenalan (seperenam dari total waktu yang tersedia)
A. Keterangan Masalah.
B. Pekerjaan yang diselesaikan sampai dengan saat itu. II. Bagian Presentasi (dua-pertga dari total waktu yang tersedia)
A. Ringkasan masalah dan baatasan yang ada B. Deskripsi ringkasan dari sistem yang diajukan C. Analisis kelayakan
III. Pertanyaan dan kekhawatran audiens (waktu disini tdak termasuk dalam waktu yang dialokasikan untuk presentasi dan kesimpulan; tergantung pada siapa saja yang mengajukan pertanyaan dan menyuarakan kepentngannya.)
IV. Kesimpulan (seperenam total waktu yang tersedia) A. Ringkasan Proposal
B. Ajakan untuk tndakan (permintaaan otoritas yang anda butuhkan untuk melanjutkan pengembangan sistem.
PETUNJUK UNTUK BANTUAN VISUAL
MELAKSANAKAN PRESENTASI FORMAL
Untuk meningkatkan presentasi actual anda dapat melakukan haal-hal berikut: a. Berpakaian secara professional
b. Hindari penggunaan kata “saya” saat membuat presentasi, gunakan kata “kami/kita” c. Jagalah kontak mata dengan kelompok dan rasa percaya diri
d. Waspada dengan sikap anda, jangan terlalu banyak gerak tangan, melangkah, dll.
Kadang-kadang saat anda presentasi, beberapa audiens mungkin tdak mendengarkan. Saran berikut ini mungkin berguna agar orang tetap mau memperhatkan:
a. Berhent berbicara sejenak.
c. Cobaalah sedikit humor
d. Gunakan alat bantu e. Ubah nada suara anda
f. Lakukan sesuatu yang tdak terduga.
Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami menyarankan beberapa petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan:
a. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius
b. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada seluruh audiens c. Ringkaskan jawaban anda
d. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tap pertanyaan
e. Jujur, jika anda tdak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah mengada-ada maupun berbohong.
MENINDAKLANJUTI PRESENTASI FORMAL
Sangat pentng untuk menindaklanjut presentasi formal karena kata-kata yang diucapkan dan bantuan visual yang mengesankan dalam suatu presentasi tdak akan diingat selamanya. Karena alas an ini, sebagian besar presentasi diikut dengan laporan tertulis sehingga audiens maendapatkan salinan informasi yang telak dikomunikasikan secara lebih permanen.
DAFTAR PUSTAKA
