BENTUK BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Sebelum membahas tentang bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu memahami tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan komunikasi bisnis itu sendiri.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Bussines Communications: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses
pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Menurut Djoko Purwanto ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
1. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain. 3. Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
4. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain. 5. Membuat dan mengirim surat aduan (claim ) kepada pihak lain.
6. Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain. 7. Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
8. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
a. Berbicar a dan menulis
Pada umumnya, untuk mengirim kan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan.
Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis mencakup antar lain surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.
b. Mendengar dan membaca
Komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan yang relatif lemah(kurang baik). Sebagai contoh sederhana, ketika seseorang mengikuti seminar bisnis, maka informasi yang dapat diserap dalam benak pikiran mungkin hanya setengah dari yang diucapkan (itupun masih lumayan). Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, kedua nya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi yang berarti bahwa seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah
menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar. Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok dan ide-ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik, seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.
2. Komunikasi Non verbal
1. Mengerutkan dahi untuk menunjukan seseorang sedang berpikir. 2. Berpangku tangan untuk menunjukan seseorang sedang melamun.
3. Menggelengkan kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan. 4. Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukan
bahwa tamu dilarang merokok.
5. Menganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku kerja di suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal.
Komunikasi nonverbal lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan.
3. Pentingnya komunikasi nonverbal
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran
pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim atau penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
4. Tujuan komunikasi nonverbal
Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellent In Business Comunications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan,yaitu: 1. Menyediakan/memberikan informasi.
2. Mengatura alur suatu percakapan. 3. Mengekspresikan emosi.
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya bagaimana mengayunkan tongkat golf dengan baik dan benar.
Dan menurut Poerwanto dan Zakaria Lantang Sukirno ada 2 bentuk komunikasi bisnis lagi selain komunikasi verbal dan nonverbal yaitu Komunikasi visual dan audiovisual.
Komunikasi visual merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan simbol-simbol dan atau gambar. Tujuan komunikasi visual adalah:
1. Menarik perhatian.
2. Memfokuskan pembahasan.
3. Mempercepat dan memudahkan pemahaman tentang pesan yang disampaikan.
4. Mempermudah akses masukan dari para partisipan atau penerima pesan. Komunikasi Audio visual
