Tema: 8 (Pengabdian Kepada Masyarakat)
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Jenderal Soedirman
slamet.rosyadi@unsoed.ac.id
ABSTRAK
Tujuan kegiatan pengembangan kapasitas pengelolaan arsip adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan bagi para perangkat desa dalam pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Metode yang digunakan adalah dengan memberikan pendidikan dan pelatihan (diklat) selama satu hari kemudian pendampingan terhadap para perangkat desa. Setelah diberikan diklat, dilakukan pengukuran pengetahuan dan keterampilan terhadap para peserta. Hasil menunjukkan bahwa tingkat pemahaman Perangkat Desa Pandak tentang pengelolaan arsip masih cukup rendah walaupun telah mengikuti pelatihan serta menerima fasilitas penunjang berupa filling kabinet dan guide. Meski demikian, hasil juga menunjukkan bahwa ada lima unsur pengetahuan hasil post test yang memiliki kenaikan persentase dari hasil pre test sebelumnya diantaranya adalah (1) Pengetahuan tentang definisi Penyimpanan, (2) Pengetahuan tentang Jenis Sistem Pengarsipan, (3) Pengetahuan tentang Guide, (4) pengetahuan tentang Pedoman Penata Berkas dan (5) Pengetahuan tentang Pedoman Pola Klarifikasi Arsip. Penurunan pemahaman pengetahuan juga terjadi untuk lima unsur yang meliputi (1) Pengetahuan tentang Peralatan Kearsipan, (2) Pengetahuan tentang Klasifikasi Arsip, (3) Pengetahuan tentang Folder, (4) Pengetahuan tentang Unit Pengolah Arsip serta (5) Pengetahuan tentang Pedoman Pengurusan Surat. Kelima unsur pengetahuan penting terkait pengelolaan kearsipan justru masih banyak tidak dipahami oleh para perangkat desa. Demikian pula, praktik pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan belum sepenuhnya dilaksanakan. Hal tersebut menunjukkan bahwa tingkat kesadaran dan kepedulian Perangkat Desa Pandak masih rendah terhadap pengelolaan arsip.
Kata kunci: kapasitas pengelolaan arsip, perangkat desa, Desa Pandak
ABSTRACT
Clarification Patterns. The decline in understanding of knowledge also occurs for the five elements that include (1) Knowledge of Archival Equipment, (2) Knowledge of Archive Classification, (3) Knowledge of Folders, (4) Knowledge of the Archive Processing Unit as well as (5) Knowledge of Guidelines for Handling Letters . The five key knowledge elements related to archival management are still not widely understood by village officials. Similarly, archive management practices that are in accordance with the rules have not been fully implemented. This shows that the awareness and awareness of Pandak Village Devices is still low on the management of the archives.
Key words: archive management capacity, village administrators, Pandak Village
PENDAHULUAN
Perkembangan dunia kearsipan di Indonesia hingga saat ini terus mengalami peningkatan.
Dahulu arsip hanya dimaknai sebagai tumpukan kertas hasil kegiatan yang sudah tidak terpakai dan
disimpan sekedarnya. Seiring perubahan zaman, arsip bertransformasi dalam berbagai bentuk
media simpan termasuk arsip elektronik. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah
membangun suatu Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) untuk memberikan informasi
autentik serta utuh mengenai arsip sebagai bentuk tulang punggung manajemen penyelenggaraan
negara. Pada pelaksanaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) juga membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang berfungsi
meningkatkan akses mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, meningkatkan kemanfaatan arsip
bagi kesejahteraan masyarakat dan meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan
(Sumber: Perka ANRI No. 4 Tahun 2013 tentang Logo dan Slogan Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional).
Hampir semua lembaga pemerintah berpotensi menjadi simpul Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN). Hal tersebut menandakan bahwa keberadaan arsip berperan sangat penting bagi
segala aspek di lingkup lembaga pemerintah, tidak terkecuali Pemerintahan Desa sekalipun. Arsip
merupakan jawaban sekaligus perangkat utama untuk meningkatan kapasitas pemerintah desa
terutama dalam meningkatkan akuntabilitas kepada publik atas tujuan penyelenggaraan instansi
pemerintah desa (Nuryani, 2016).
Salah satu desa di Kabupaten Banyumas yang masih lemah dalam kapasitas pengelolaan
arsip adalah Desa Pandak. Secara administrasi, Desa Pandak termasuk wilayah Kecamatan
Baturaden. Jarak dari Ibukota Kecamatan Baturaden berjarak ±3 km. Jumlah penduduk Desa
Pandak menurut data sekunder monografi desa tahun 2007 berjumlah 5.076 jiwa terdiri dari
penduduk laki-laki sebanyak 2.522 jiwa dan perempuan sebanyak 2.554 jiwa. Sedangkan jumlah
perangkat desa sebanyak 9 orang dengan komposisi menurut pendidikan sebagai berikut: 7 orang
berpendidikan SLTA dan 2 orang berpendidikan SLTP. Menurut studi Rosyadi (2016:13)
mengemukakan bahwa minimnya keterlibatan perangkat desa pada program pelatihan keahlian.
keahlian perangkat desa. Tidak berbeda jauh seperti yang disampaikan oleh Asrori dan
Supratiawan (2014) mencatat dua penyebab lemahnya kapasitas Pemerintah Desa atas pengelolaan
data potensi desa yakni (1) tingkat kemampuan perangkat desa belum memadai dan belum dibekali
pendidikan serta pelatihan yang relevan, (2) kurangnya perhatian Pemerintah Daerah/ Pusat untuk
memfasilitasi program peningkatan kemampuan perangkat desa dalam pengelolaan data potensi
desa. Padahal menurut The Liang Gie (2004), keberadaan arsip sangat penting bagi organisasi
mengingat artisp adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Hasil pra-survey ke pemerintah Desa Pandak menemukan bahwa pengelolaan arsip juga
masih ditemukan kurang memadai. Secara kuantitas, jumlah staf pengelola arsip masih memadai.
Namun, para staf tersebut belum pernah mendapatkan pelatihan mengenai pengelolaan arsip.
Berpijak dari fakta tersebut, kegiatan pengabdian ditujukan untuk memberikan penguatan
kemampuan pengelolaan arsip untuk peningkatan kualitas penyelenggaran administrasi pemerintah
desa dan pelayanan publik.
METODE PENELITIAN
Dalam rangka pengembangan sumber daya perangkat desa, pengembangan kapasitas
pengelolaan arsip dilakukan dengan metode pendidikan dan pelatihan (diklat). Metode On The Job
Traning diterapkan dalam kegiatan diklat pengelolaan arsip bagi perangkat desa. Menurut Dessler
(2010:296), metode On the Job Training menempatkan semua peserta pelatihan dalam konteks
tempat kerja yang sebenarnya. Hal ini akan memberikan keuntungan kepada peserta karena mereka
akan termotivasi untuk mengikuti pelatihan dengan baik. Kegiatan diklat dilakukan di Kantor
Pemerintah Desa Pandak pada Jumat, 28 Juli 2017 dari jam 08.00-12.00 yang terbagi atas materi
teori dan regulasi pengelolaan arsip kemudian dilanjutkan dengan praktik penataan arsip. Untuk
mengukur tingkat keberhasilan diklat, metode pre-test dan post-test sesuai materi diklat diberikan
kepada peserta. Setelah kegiatan diklat, tim memberikan melakukan pendampingan untuk
memonitor kendala-kendala praktik pengelolaan arsip.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1.
Pengetahuan tentang PP Nomor 28 Tahun 2012 mengenai definisi Penyimpanan
Hasil pre-test menunjukkan bahwa hampir sebagaian Perangkat Desa Pandak
sebanyak 50% masih belum memahami PP Nomor 28 Tahun 2012 mengenai definisi
penyimpanan, sedangkan 50% lainnya sudah paham tentang definisi penyimpanan sesuai
Setelah diberikan pelatihan, hasil post test menunjukkan bahwa pengetahuan
tentang PP Nomor 28 Tahun 2012 mengenai definisi Penyimpanan meningkat 25%.
Hampir sebagaian Perangkat Desa Pandak sebanyak 75% sudah memahami PP Nomor 28
Tahun 2012 mengenai definisi penyimpanan, sedangkan 25% lainnya belum paham
tentang definisi penyimpanan sesuai PP Nomor 28 Tahun 2012.
2.
Pengetahuan tentang Jenis Sistem Pengarsipan
Terdapat 88% Perangkat Desa Pandak belum mengetahui macam-macam sistem
pengarsipan, sedangkan 12% nya telah mengetahui mengenai seluk-beluk jenis sistem
pengarsipan.
Pengetahuan tentang jenis sistem pengarsipan mengalami peningkatan sebesar 30%
setelah diberikan pelatihan. Terdapat 58% Perangkat Desa Pandak yang belum memahami
macam-macam sistem pengarsipan, sedangkan 42% Perangkat cukup paham mengenai
seluk-beluk jenis sistem pengarsipan.
3.
Pengetahuan tentang Peralatan Kearsipan
Pemahaman Perangkat Desa Pandak mengenai peralatan kearsipan sebesar 100%,
hal ini berarti seluruh Perangkat Desa Pandak telah mengetahui jenis-jenis alat kearsipan.
Namun demikian, setelah diberi pelatihan,
pemahaman Perangkat Desa Pandak
mengenai peralatan kearsipan justru mengalami penurunan
sebesar 13%. Terdapat
87% Perangkat Desa Pandak sudah memahami jenis-jenis alat kearsipan, namun ada 13%
perangkat yang belum paham tentang peralatan kearsipan.
4.
Pengetahuan tentang Guide
Sebanyak 75% Perangkat Desa Pandak telah mengetahui tentang Guide, yaitu
lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau sekat/ pemisah
dalam penyimpanan arsip. Adapun Perangkat Desa Pandak yang belum mengetahui
tentang Guide sebanyak 25%. Setelah diberikan pelatihan, hasil menunjukkan bahwa
sebanyak 87% Perangkat Desa Pandak telah paham tentang Guide, yaitu lembaran kertas
tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau sekat/ pemisah dalam
penyimpanan arsip. Adapun Perangkat Desa Pandak yang belum paham tentang fungsi
Guide sebanyak 13%. Persentase pengetahuan tentang Guide tersebut mengalami
peningkatan sebesar 12% dari hasil pre test.
5.
Pengetahuan tentang Klasifikasi Arsip
Sebanyak 50% Perangkat Desa Pandak telah mengetahui tentang klarifikasi arsip,
post test menunjukkan bahwa sebanyak 62% Perangkat Desa Pandak telah memahami
tentang klarifikasi arsip, sedangkan 38% lagi masih belum memahami betul mengenai
klarifikasi klarifikasi arsip. Persentase pengetahuan tentang klasifikasi arsip tersebut
mengalami peningkatan 12% dari hasil pre test sebelumnya.
6.
Pengetahuan tentang Folder
Sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 87% telah mengetahui tentang
Folder, yaitu tempat untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas atau plastik. Adapun
Perangkat Desa Pandak yang belum mengetahui tentang folder sebanyak 13%.
Hasil post test pengetahuan tentang folder Perangkat Desa Pandak justru
mengalami penurunan. Sebanyak 62% Perangkat Desa Pandak telah memahami tentang
Folder, namun persentase tersebut menurun dari sebelumnya sebesar 87%. Adapun
Perangkat Desa Pandak yang masih belum paham mengenai folder meningkat menjadi
38%.
7.
Pengetahuan tentang Unit Pengelola Arsip
Hampir sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 88% tidak mengetahui
tentang unit pengolah arsip, yaitu bagian dari instansi yang melaksanakan tugas dan fungsi
tertentu serta mengolah arsip aktif. Adapun persentase Perangkat Desa Pandak yang
mengetahui mengenai unit pengolah arsip hanya 12% saja. Namun demikian, hasil post test
justru menunjukkan bahwa seluruh Perangkat Desa Pandak sebesar 100% tidak memahami
tentang unit pengolah arsip, yaitu bagian dari instansi yang melaksanakan tugas dan fungsi
tertentu serta mengolah arsip aktif. Hasil post test ini justru mengalami penurunan dari
persentase sebelumnya sebesar 12% perangkat yang paham mengenai unit pengolah arsip.
8.
Pengetahuan tentang Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2009
mengenai Pedoman Penata Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Banyumas
Sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 75% tidak mengetahui tentang Pedoman
Penata Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas sebagaimana diatur dalam
Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2009, sedangkan 25% Perangkat Desa Pandak telah
mengetahui tentang pedoman penata berkas. Namun demikian, setelah dilakukan post test hasil
menunjukkan bahwa sebagian Perangkat Desa Pandak sebesar 50% tidak memahami tentang
Pedoman Penata Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas sebagaimana diatur
dalam Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2009, sedangkan 50% Perangkat Desa Pandak
telah memahami tentang pedoman penata berkas. Persentase perangkat yang tidak paham Pedoman
9.
Pengetahuan tentang Peraturan Bupati Banyumas Nomor 190 Tahun 2005
mengenai Pedoman Pola Klarifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Banyumas
Hanya terdapat 37% Perangkat Desa Pandak yang mengetahui tentang Pedoman
Pola Klarifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas sebagaimana
diatur dalam Peraturan Bupati Banyumas Nomor 190 Tahun 2005. Sebagian besar
Perangkat Desa Pandak sebanyak 63% tidak mengetahui pedoman pola klarifikasi arsip.
Hasil post test menunjukkan bahwa pengetahuan Perangkat Desa Pandak tentang
Pedoman Pola Klarifikasi Arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Banyumas
Nomor 190 Tahun 2005 mengalami peningkatan menjadi 78% dari sebelumnya. Terdapat
penurunan persentase Perangkat Desa Pandak yang tidak paham pedoman pola klarifikasi
menjadi 22%.
10.
Pengetahuan tentang Peraturan Bupati Banyumas Nomor 41 Tahun 2009
mengenai Pedoman Pengurusan Surat dilingkungan Pemerintah Kabupaten
Banyumas
Hampir sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 63% tidak mengetahui
tentang Pedoman Pengurusan Surat dilingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas
sebagaimana diatur dalam Nomor 41 Tahun 2009. Adapun Perangkat Desa Pandak yang
telah memahami pedoman pengurusan surat hanya sebesar 37%.
Hasil post test ini termasuk buruk, karena sebesar 100% Perangkat Desa Pandak
tidak paham tentang Pedoman Pengurusan Surat dilingkungan Pemerintah Kabupaten
Banyumas sebagaimana diatur dalam Nomor 41 Tahun 2009. Persentase tersebut justru
menurun setelah diberikan pelatihan.
KESIMPULAN
Secara garis besar tingkat pemahaman Perangkat Desa Pandak terkait pengetahuan
pengelolaan arsip masih cukup rendah, meskipun telah dilaksanakan pelatihan serta pemberian
bantuan fasilitas penunjang berupa filling kabinet dan guide. Terdapat lima point pengetahuan hasil
post test yang memiliki kenaikan persentase dari hasil pre test sebelumnya diantaranya
Pengetahuan tentang definisi Penyimpanan, Pengetahuan tentang Jenis Sistem Pengarsipan,
Pengetahuan tentang Guide, Pengetahuan tentang Pedoman Penata Berkas dan Pengetahuan
tentang Pedoman Pola Klarifikasi Arsip.
Penurunan pemahaman pengetahuan juga terjadi untuk lima point meliputi Pengetahuan
Pengetahuan tentang Unit Pengolah Arsip serta Pengetahuan tentang Pedoman Pengurusan Surat.
Kelima point pengetahuan penting terkait pengelolaan kearsipan justru masih banyak tidak
dipahami oleh para perangkat desa. Hal tersebut menunjukkan bahwa tingkat kesadaran dan
kepedulian Perangkat Desa Pandak masih rendah terhadap pengelolaan arsip.
UCAPAN TERIMA KASIH
Tim pengabdian Fisip UNSOED mengucapkan terima kasih kepada LPPM
UNSOED atas fasilitas pendanaan kegiatan pengembangan kapasitas pengelolaan arsip
bagi perangkat desa. Demikian pula kepada Kepala Desa Pandak Bapak Rasito dan para
perangkatnya tim berterima kasih atas kesediaannya menjadi lokasi kegiatan pengabdian
pada masyarakat. Terima kasih juga disampaikan kepada Zaula Rizqi Atika, S.Sos., M.Si.
yang telah membantu pelaksanaan kegiatan.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2013. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2013 Tentang Logo dan Slogan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
Asrori dan Supratiawan, A. 2014. Kemampuan Perangkat Desa Dalam Menyusun Profil Potensi Desa. Jurnal Bina Praja 6 (4) : 283-29.
Dessler, G. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi ke-10 Jilid 1). PT Indeks. Jakarta.
Gie, T.L. 2004. Administrasi Perkantoran Modern. Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi. Yogyakarta.
Nuryani, A.N. 2016. Arsip sebagai Akuntabilitas Instansi, Perlu Dikelola! Makalah. Diakses dari http://bpad.jogjaprov.go.id/article/news/site/download/arsip-menjaga-akuntabilitas-instansi-48.
