KASUS UNTUK DIANALISIS KASUS KESATU
APAKAH SAYA BERHASIL BAIK ATAU GAGAL ?
Pada usia 46 tahun, Jim Roswell adalah orang yang maju atas usaha sendiri ( self made man). Walaupun ia belum pernah mendapat ijazah dari peguruan tinggi, baru-baru ini Jim dipromosikan menjadi wakil presiden dari perusahaan manufaktur yang operasinya setiap tahun menghasilkan penjualan sebesar $ 80 juta. Dalam lingkungan perusahaan ia terkenal sebagai orang yang memegang pimpinan, orang yang tidak pernah beromong-kosong, yang menyenangi orang dan anak-anak. Jim sangat aktif dalam kepramukaan, mengurusi perkumpulan baseball Little League, dan kelompok bisnis local. Ia telah berkeluarga, mempunyai seorang anak laki -laki yang sedang mengikuti kuliah, dan seorang anak perempuan yang masih ada di sekolah menengah.
Baru-baru ini Jim menderita penyakit yang ia namakan ganggauan kesehatan dalam usia menengah. Ia mengeluh sukar bernafas, sakit pinggang, tidak bisa tidur (insomnia), dan sakit kepala yang berulang-ulang dan agak parah. Dokternya tidak menemukan suatu dasar fisiologis apa pun bagi persoalannya dan mempertimbangkan untuk menyuruh Jim memeriksakan diri pada seorang psikiatris. Karir Jim terus menerus menanjak. Ia mulai bekerja pada perusahaan sejak 23 tahun yang lalu sebagai seorang perakit. Karena bekerja keras, karena kemampuannya bekerjasama dengan orang, dan karena caranya yang sungguh-sungguh mengerjakan tugas, maka ia terus-menerus dipromosikan. Dua promosinya yang terakhir mengharuskan ia pindah; mula-mula dari Miami ke Atlanta dan kemudian ke Colorado Springs. Isterinya yang sangat aktif dalam masyarakat Miami, menjadi sangat marah ketika dipindahkan ke Atlanta. Karena tanggung-jawab Jim semakin bertambah banyak, maka ia berpendapat bahwa ia harus mendelegasikan lebih banyak lagi wewenangnya. Karena beberapa bawahannya kurang terlatih baik, maka ia terpaksa membantu melaksanakan tugas mereka. Pekerjaan tambahan ini menjauhkan dia dari keluarga. Isterinya mulai sering mengalami penyakit depresi. Akhirnya, di bawah perawatan seorang dokter ia mulai mereima pengobatan anti depresi. Salah satu akibat sampingan dari pengobatan ini adalah bahwa ia selalu merasa lelah.
senang menjadi pasien tetap dari seorang psikiatris. Ia merasa bahwa selama hidupnya ia telah mengadakan penyesuaian dan sekarang ia bingung mengapa ia tidak mampu memecahkan persoalannya.
Beberapa Pertanyaan untuk Dipertimbangkan :
1) Penekan-penekan apakah dalam kehidupan Jim telah mempengaruhi pikiran, perilaku, dan hasil karyanya ? jelaskan
2) Jelaskan bagaimana penekan yang terdapat dalam pekerjaan dan dalam bukan pekerjaan telah mempengaruhi pandangan Jim mengenai dunia ini ? 3) Apakah Jim mampu memecahakan sendiri persoalannya? Mengapa?
4) Apakah Jim mengalami tekanan dalam kerjanya, jelaskan
5) Apakah Jim dapat menghindari tekanan yang ada dalam perusahaan, jelaskan. Jika ia apa yang dilakukan Jim dan jika tidak dampak apa yang ia peroleh, jelaskan.
6) Apakah Jim bisa stres dengan kondisi diatas, jelaskan.
7) Bagaimana seharusnya peran keluarga dalam kasus diatas, jelaskan
8) Apakah mengundurkan diri dalam pekerjaannya merupakan jalan terbaik baik bagi Jim, Jelaskan.
Kasus Kedua
PT. Busana (PBs) semula adalah suatu industri konveksi rumahan milik perorangan (keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan disetorkan secara konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena pakaian-pakaian jadi yang dibuatnya ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan pemiliknya memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir saja. Sebagai grosir perusahaan ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu: para pedagang tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai karyawan upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi konveksi pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan keluarganya) bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku maupun operasi penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan barang dagangan tersebut, serta pengelolaan keuangannya.
barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.
Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi memiliki ribuan pelanggan dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri) dan ke depan mempunyai prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas kegiatan yang semakin meningkat, pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok orang-orang yang terlibat di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu berdasarkan konsultasi dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah organisasi perusahaannya menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT), dan pemilik tersebut menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang bawahannya diangkat menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi yang ia yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai pemisahan tugas & fungsi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi, pemisahan tugas & fungsi dan uraian tugas (job description) bagi fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisi (seksi) sampai direksi sebagai panduan tugas bagi masing-masing fungsi. Berikut ini sebagian job description beberapa fungsi dalam perusahaan. Direksi menyusun rencana bisnis dalam corporate plan dan secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta penyesuaian berdasarkan perubahan lingkungan strategis. Selain itu direksi juga melakukan pengarahan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas bisnis yang ada secara periodik. Selain dari itu secara lebih khusus setiap direktur (yang selain tugas bersama dalam jajaran eksekutif) juga mempunyai tugas khusus fungsional menetapkan kebijakan operasional dan sistem prosedur deteksi dan menyelesaikan masalah dalam pencapaian kinerja perusahaan, membina sumber daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya, menentukan sasaran kerja, memberikan bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja.
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Manajer Produksi
misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran, pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems.
Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a. Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
b. Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan.
c. Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.
d. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya.
e. Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada.
f. Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu, peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengelolaan hutan.
g. Mengarahkan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas produksi.
2. Manajer Pemasaran
Manajer Pemasaran mengkoordinasikan para wira-niaga secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a. Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para salesman maupun kinerja penjualan perusahaan.
b. Bersama-sama dengan Divisi Produksi menyusun rencana kerja mengenai penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
c. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.
3. Divisi Keuangan & Akuntansi
Manajer Keuangan & Akuntansi membawai Kasir, Kepala Bagian Pembukuan, dan staf khusus yang bertugas mengerjakan pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a. Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.
keuangan yang auditable dan accountable sesuai dengan pedoman administrasi & Standar Akuntansi Keuangan.
c. Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan keuangan untuk kepentingan manajer dan shareholder perusahaan untuk pengambilan keputusan.
d. Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan.
e. Pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.
f. Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi dan keuangan.
g. Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.
h. Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.
Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:
a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, kemudian para salesman ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu kesempatan untuk piutang dagang telah disediakan bagi para pelanggan baru yang memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut semula tidak diatur secara jelas, melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak perusahaan menjadi perseroan terbatas, pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit kredit yang ditetapkan dan di-update secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan yang telah diterima diikuti dengan pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama pembeli itu, alamat, dan uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.
b. Petugas penjualan kemudian membuat surat perintah pengiriman barang kepada petugas gudang untuk mengirim kepada pelanggan. Salah satu copy order dikirim kepada pemegang buku, yang berdasarkan copy order tersebut menyiapkan faktur. Faktur (prenumbered), terdiri dari tiga copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk arsip akuntansi, dan satu untuk file individu per pelanggan. Faktur dikumpulkan dan pada akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku penjualan, buku besar piutang dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.
c. Pembayaran atas piutang dagang diterima langsung pemilik. Pemilik kemudian memberikan uang tunai atau pembayaran berupa cek kepada pemegang buku yang sekanjutnya menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas nama pemilik. Copy slip setoran dan/atau rekening koran bank selalu diterima diteliti oleh pemlik. Adakalanya, pemilik memeriksa buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan bulan atau tahun sebelumnya.
pelanggan untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai” dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran setelah 30 hari.
e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah dibayar dan direkam, yaiu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian disimpan ke suatu file permanen.
f. Pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku walaupun pemilik membuktikan sejumlah cek pemasok dan menandatanganinya. Pemegang buku kadang-kadang berpegang pada cek ini sebelum menyampaikannya ke luar ke pemasok yang pada umumnya mengambil cek mereka hari yang sama atau kadang-kadang suatu hari kemudian.
g. Pemilik bertanggung jawab untuk pemesanan barang. Apabila barang-barang sudah tiba di pabrik, pengirim bertanggung jawab untuk membuktikan banyaknya dan kualitas barang yang masuk itu. Ia menandatangani suatu memo pengiriman yang mempertunjukkan jumlah barang-barang yang diterima. Pengarah menjaga satu copy, dan pengirim menjaga lain. Copy pengirim kembali kepada kantor pemilik, untuk ia membuktikan nomor dan jumlahnya sesuai dengan nomor dan jumlah pesanan, dan formulir pesanan dan memo pengiriman telah disimpan bersama-sama.
h. Dengan cara yang sama, barang jadi masuk/ tiba dari pemasok telah terhitung dan suatu memo pengiriman yang yang ditandatangani menandakan banyaknya pakaian dari tiap jenis menerima. Satu copy untuk file kantor dan berguna atau sangat penting untuk pembayaran, dan satu untuk pemasok. Pemasok tidak selalu menyajikan ketika barang terhitung. Kadang-Kadang barang-barang tiba paket dosin, dan hanya banyaknya paket telah terhitung, bukan materi yang individu [itu]. [Itu] hanya ketika barang-barang telah disiapkan untuk dikirimkan kepada tujuan mereka yang mereka telah ditransfer dari kaum tua mengemasi ke orang-orang baru; masing-masing pakaian kemudian adalah secara individu menghitung. Manapun pakaian yang hilang telah diberitakan memo [itu] yang akan kemudian dikurangi dari upah pemborong [itu].
i. Lain barang-barang yang memasuki pabrik [itu] adalah kembali dari pelanggan. Ini pada umumnya diterima melalui suatu mengeposkan [jasa;layanan], dan seseorang pada As Pakaian! yang ditandatangani untuk [mereka/nya], walaupun ini pada umumnya bermaksud/arti pengirim [itu]. Pengirim menghitung pakaian [itu] menerima dan membuktikan nomor;jumlah [itu] melawan terhadap permintaan untuk suatu memo kredit. Permintaan untuk suatu format memo kredit pergi ke pemegang buku [itu], [siapa] yang kemudian siap-siap[kan] suatu memo kredit menurut banyaknya materi pengirim yang diklaim untuk mempunyai diterima.
j. Barang-Barang yang meninggalkan pabrik [itu] mencakup manapun pengiriman [order/ pesanan] buat[kan] bagi butik. Pengirim menghitung banyaknya materi untuk dikirimkan menurut suatu [order/ pesanan] menerima. Banyaknya materi telah diberitakan formulir pesanan [itu] yang pergi ke pemegang buku [itu] [siapa] yang kemudian menagih butik [itu], dan di sini siklus piutang dagang mulai.
yang bekerja kawasan penumpukan barang: tukang potong pakaian, pengirim, dan perancang [itu]. Tidak (ada) penyelia, terkecuali pemilik, siapa [yang dulu] tidak selalu tersedia, hadir.
Pertanyaan
1) Apakah struktur organiasi yang diajukan sudah dapat mengatasi masalah, jelaskan
2) Coba anda membantu untuk membenahi struktur organiasi dengan membuat struktur organiasi baru serta job discription yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
3) Buatkan prosedur kerja dalam bentuk flow chart.
