SELEKSI SISTEM
I. Pendahuluan
Tahap seleksi sistem adalah tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Pekerjaan ini tidak mudah dan memerlukan pengetahuan yang cukup tinggi tentang pengetahuan perangkat keras dan perangkat lunak sistem computer. Hasil dari desain sistem adalah sistem diatas kertas. Hasil desain sistem ini belum dapat diimplementasikan. Untuk dapat di implementasikan, maka komponen-komponen sistem secara fisik perlu dimiliki. Komponen fisik sistem adalah komponen teknologi yang dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak.
II. Penyedia Teknologi
Terdapat beberapa macam penyedia teknologi ini, diantaranya adalah : 1. Pabrik Perangkat Keras
Merupakan perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri. Contoh perusahaan ini adalah IBM Corporation. Perangkat keras yang diproduksi dapat berupa perangkat keras komputer atau hanya perangkat keras peripheral, seperti misalnya printer, hard disk, plotter, mouse dan lain sebagainya.
2. Perusahaan Perangkat Lunak
Merupakan perusahaan yang khusus memproduksi perangkat lunak dan dapat berupa perangkat lunak sistem (sistem operasi atau perangkat lunak bahasa) atau perangkat lunak paket aplikasi. Microsoft Inc, Borland International, Ashton – Tate merupakan contoh dari perusahaan perangkat lunak yang terkenal untuk komputer mikro.
3. Original Equipment Manufacturer (OEM), Value Added Remarketer
(VAR) dan Independent Sales Organization (ISO)
sendiri, sedangkan ISO mmeminenambahkan nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibeli dari perusahaan perangkat lunak lainnya.
4. Rumah Sistem (system house) dan Turnkey System
Merupakan perusahaan yang bertindak seperti taylor atau tukang jahit. Rumah sistem dapat menerima pesanan berupa sistem total atau sebagian potongan sistem. Rumah sistem dapat hanya membuat perangkat lunak aplikasi saja untuk pemesan atau bersama-sama dengan perangkat kerasnya, sehingga pemesan dapat langsung menggunakan sistem yang diinginkan.
Sistem putar-kunci (turnkey system) adalah sistem yang lengkap. Dengan sistem yang lengkap, pemesan sistem dapat berlangsung memutar kuncinya dan sistem kaan langsung bekerja
5. Kontraktor Program Mandiri (independent program contractor)
Kontraktor program mandiri (independent program counter)
merupakan orang yang akan menuliskan program komputer sesuai dengan pesanan. Kontraktor program mandiri ini akan membuat perangkat lunak aplikasi yang telah dianalisis dan didesain oleh analisis sistem. Kontraktor program mandiri berfungsi sebagai programmer di luar perusahaan pemakai program.
6. Konsultan (consultant)
7. Biro Jasa (service bureaus)
Biro jasa (service bureaus) adalah perusahaan jasa yang menyediakan jasa pengolahan data untuk beberapa perusahaan langganannya. Langganan akan mengirimkan data yang ingin diproses ke tempat biro jasa. Data yang diterima oleh biro jasa akan diolah dan hasilnya akan dikirimkan balik ke langganan. Proses pengiriman data dan hasil pengolahan dilakukan secara off-line tidak on-line.
Disamping itu, terdapat biro jasa time-share service. Biro jasa ini menyediakan jasa pengolahan data secara on-line.
8. Dealer
Dealer merupakan penyedia jasa dan produk yang biasanya hanya menawarkan satu macam merk tertentu saja. Produk yang dijual oleh dealer dapat berupa produk perangkat keras atau perangkat lunak sistem atau perangkat lunak aplikasi
9. Toko Komputer
III. Keputusan Membeli, Menyewa, atau Sewa Beli
Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli (leasing) untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan pertimbangan-pertimbangan pajak. Jika membeli, maka akan dikeluarkan dana yang besar pada awal pertama kalinya, tetapi sedikit atau tidak akan dikeluarkan dana lagi untuk pembayaran berikutnya. Jika menyewa atau sewa beli akan dikeluarkan dana yang tidak terlalu besar pada awalnya, tetapi akan tetap dikeluarkan dana untuk mengangsur pembayaran berikutnya. Dengan menyewa, hak pemilikan barang masih tetap ada di pihak pemilik barang, sedang untuk sewa beli, hak pemilikan barang akan menjadi milik penyewa pada akhir periode sewa. Jika membeli, maka hak pemilikan barang sudah menjadi hak pembeli dari awal mulanya.
Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan pertimbangan – pertimbangan pajak.
1. Keuntungan sewa:
a. Membantu pemakai yang mengetahui peralatan aplikasinya tepat. b. Lebih diterima manajemen
c. Menawarkan fleksibilitas tinggi
d. Metode yang aman bagi organisasi yang tidak memiliki pengalaman tentang komputer.
e. Biaya perawatan sudah termasuk dalam biaya sewa. f. Memiliki hubungan yang lebih baik dengan vendor.
2. Kerugian sewa:
b. Biaya sewa cenderung naik untuk membayaran per periode. c. Komputer atau program baru mungkin tidak sesuai
IV. Langkah-Langkah Menyeleksi dan Memilih Sistem
Langkah – langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :
1. Memilih penyedia teknologi
Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokan dalam empat kategori sebagai berikut :
a. Perangkat keras yang sifatnya umum
b. Perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi c. Perangkat lunak yang sifatnya umum
d. Perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi
Tidak semua penyedia produk dapat memenuhi kebutuhan ini. Tabel berikut ini dapat digunakan sebagai pedoman untuk menentukan jenis penyedia produk mana yang tepat untuk masing-masing kategori
Perangkat lunak Tidak Tidak Ya Tidak
OEM, VAR, ISO Ya Mungkin Ya Tidak
Rumah Sistem dan
turnkey system Ya Ya Ya Ya
Kontraktor
program mandiri Tidak Tidak Ya Ya Biro jasa
pengolahan Ya Tidak Ya Tidak
Toko komputer Ya Ya Ya Tidak
2. Meminta proposal dari penjual
Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilh, maka analis sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih ini. Proposal ini nantinya akan digunakan sebagai suatu dasar penilaian untuk penyedia teknologi yang paling tepat. Calon pembeli meminta proposal kepada calon penjual dengan mengirimkan surat permintaan proposal (request for proposal atau RFP) atau surat permintaan lelang (request for bid).
3. Menyaring penjual
4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan
Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum melakukan ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan dan cara pemberian nilainya, supaya evaluasi ini tidak bias. Analis tingkat tertimbang merupakan teknik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal. Teknik ini menggunakan penimbang atau bobot untuk masing-masing faktor yang akan dinilai.
Misalnya :
Daya tahan merupakan faktor yang paling anda anggap penting, maka faktor daya tahan dapat diberi bobot 50%, faktor kecepatan 30%, faktor bentuk 15% dan faktor harga 5/%. Jika terdapat dua buah produk, komputer A dan komputer B, produk mana yang akan dipilih ?
Penyelesaian:
tahan
Dari hasil analisis ini tampak bahwa produk B mempunyai ranking yang lebih tinggi dari produk A, sehingga produk B merupakan produk yang dipilih, walaupun harganya lebih mahal dibandingkan dengan produk A. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di dalam mengevaluasi perangkat keras yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut : a. Ketahanan
Penilaian terhadap ketahanan suatu produk dapat dilakukan dengan cara mengetesnya dengan suatu program iterasi dalam jangka waktu proses tertentu.
b. Kecepatan proses
Penilaian ini dapat dilakukan dengan benchmark test. c. Bentuk
Cara penilaian ini adalah dengan melihat secara langsung ujud dari perangkat kerasnya.
d. Harga
Cara penilaian ini adalah dengan melihat harga yang ditawarkan dalam proposal.
e. Kompatibilitas
Merupakan kesesuaian dengan perangkat keras pembanding lainnya. Perangkat keras pembanding ini dapat berupa perangkat keras tertentu yang dijadikan sebagai standar atau perangkat keras yang sudah dimliki oleh perusahaan yang akan tetap digunakan. Cara penilaian ini adalah dengan menjalankan program aplikasi yang beroperasi dengan baik diperangkat pembanding keperangkat keras yang akan di uji.
Merupakan kemudahan dari perangkat keras untuk dikembangkan dikemudian hari. Cara penilaian ini dengan melihat dan meminta pendapat dari oranglain yang sudah menggunakan perangkat keras tersebut.
g. Pengendalian perangkat keras
Merupakan pengendalian yang sudah terpasang (built in) didalam perangkat kerasnya. Cara penilaian ini adalah dengan mencoba langsung perangkat keras untuk pengendalian yang diinginkan. h. Skedul pengiriman
Penilaian ini merupakan penilaian terhadap ketepatan pengiriman sesuai dengan skedul yang telah ditetapkan. Cara penilaian ini adalah dengan melihat pengalaman dari orang lain yang pernah membeli perangkat keras dari penjual yang sama.
i. Pendukung dan jaminan purna jual
Yang termasuk dari faktor – faktor ini sebagai berikut : - Pelatihan
- Dokumentasi manual yang lengkap - Bantuan instalasi dan operasi - Pengetesan
- Garansi
- Fasilitas penggantian selama perbaikan dan jaminan suku cadang
- Perawatan dan reparasi - Reputasi penjual - Pengalaman penjual
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan didalam mengevaluasi perangkat lunak paket aplikasi yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut :
b. Modularitas dan kemudahan dimodifikasi didapatkan rankingnya untuk tiap-tiap proposal,maka rekomendasi perlu diberikan kepada manjemen. Setelah manjemen memutuskan penjual mana yang menjadi pemenang, maka kontrak pengadaan perangkat keras atau perangkat lunak atau pembuatan perangkat lunak perlu dibuat. Tujuan kontrak untuk membuktikan siapa yang bersalah jika terjadi perselisihan atau beda pendapat dikemudian hari dan tindakan-tindakan apa saja yang harus dilakukan.
Hal-hal utama yang perlu dicantumkan dalam dokumentasi dalam kontrak adalah sebagai berikut:
a. Jaminan garansi kerja
Merupakan jaminan bahwa sistem akan bekerja sesuai dengan yang dijanjikan. Garansi ini dapat berupa warranties of chantability atau fitness for a particular purpose. Istilah jaminan dari kemampuan barang dagangan merupakan bentuk jaminan hanya terbatas pada item yang dibeli dengan kualitas umum dengan melakukan operasi fungsi-fungsi normal saja. Jaminan ini terhadap produk kompoter misalnya aladalah komputer harus dapat melakukan operasi umum seprti menambah, mengurangi, melakukan fungsi logika, dsb.
b. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak
kontrak yang menguntungkan jika terjadi hal-hal yang mengakibatkan putus kontrak. Pasal-pasal yang mengatur kegagalan kontrak memang perlu dicantumkan dalam kontrak.
Beberapa alternatif dapat terjadi yaitu:
- penjual dibebaskan dari segala kewajiabannya
- penjual mengembalikan 100% uang yang telah dibayarkan oleh pembeli dengan pembeli mengembalikan semua milik penjual
- pembeli menerima pengembalian kurang dari100% yang sudah dibayarkan dengan biaya-biaya yang sudah dikeluarkan oleh penjual dalam rangka kontrak kerja, seperti biaya perjalanan, akomodasi, instalsi, dan sebagainya yang telah diatur dalam kontrak.
c. Penalti jika terjadi kegagalan
Putus kontrak merupakan langkah yang drastis dan dapat merugikan penjual maupun pembeli atau kedua-duanya. Oleh karena itu putus kontrak biasanya sangat dihindari oleh pihak yang akan rugi. Kontrak umum mengatur ketentuan-ketentuan penalti terlebih dahulu untuk kegagalan-kegagalan sementara yang belum mengakibatkan putus kontrak. Kegagalan itu biasanya berupa keterlambatan pengiriman atau keterlambatan instalasi. Penalti-penalti yang dapat diterapkan jika terjadi kegagalan adalah:
- denda sebesar prosentase nilai kontrak - denda sebesar nilai absolut
- pembebasan dari biaya perawatan dan lain sebagainya.
Ketentuan ini juga merupakan aspek yang penting dan perlu dicantumkan dalam kontrak. Semakin besar uang yang masih dipegang oleh pembeli dan belum dibayarkan kepada penjual maka penjual akan semakin bertanggung jawab. Pembeli yang hati-hati biasanya tidak setuju jika bayar harus membayar dimuka seluruh nilai kontrak barang sebelum barang diserahkan dan dapat digunakan. Biasanya cara pembayaran ini diatur dalam bentuk termin pembayaran. Termain pertama adalah pembayaran 5% saat kontrak ditandatangani. Termin kedua sebesar 25% untuk penyerahan pertama. Termin ketiga sebesar 30% setelah instalasi selesai dilakukan san termin terakhir sebesar 40% setelah sistem dapat beroperasi sesuai dengan yang dijanjikan.
e. Pengaturan-pengaturan lain
Terdapat beberapa pengaturan lain yang perlu dicantumakan dalam pasal-pasal kontrak. Pengaturan ini diantaranya adalah sebagai berikut:
- garansi purna jual - pelatihan
- implementasi
- hak pemilikan untuk perangkat lunak
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
cicilia_el.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/45953/Seleksi+Sistem.pdf
parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/19462/H_SELECTION-x.ppt
