PORTOFOLIO APLIKASI DAN
STRATEGI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
Studi Kasus: Universitas Jenderal Achmad Yani
Disusun Oleh :
NIM:
NAMA:
JURUSAN AKUNTANSI – FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
1. PENDAHULUAN
Ruang Lingkup Pembahasan
Penulisan makalah ini meliputi pembahasan tentang : a. Profil Unjani saat ini
b. Analisis Kondisi Unjani menggunakan analisis rantai nilai
c. Strategi penerapan TI (Teknologi Informasi) untuk mendukung aktivitas, meliputi analisis kebutuhan sistem informasi; penentuan prioritas kebutuhan sistem informasi; rencana strategis penggunaan TI; penggunaan Best Practices dalam penerapan TI; Pengaanggaran; Proteksi, Privasi & Keamanan sistem informasi; pemanfaatan TI untuk kerjasama; pemanfaatan TI untuk promosi; tindak lanjut pemanfaatan TI.
Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk menganalisis strategi Sistem Informasi UNJANI, dengan menggunakan teknil analisis value chain, penentuan aplikasi portfolio, kemudian menentukan aplikasi portfolio yang mempunyai potensi tinggi untuk menghadapi persaingan, serta menetapkan strategi penerapan TI melalui 8 imperatives untuk pimpinan.
Kajian Pustaka
Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa teori mengenai metode untuk analisis kondisi organisasi, yaitu analisis rantai nilai, metode penyusunan portofolio aplikasi dan strategi penerapan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas organisasi.
Metode Analisis Kondisi Unjani Menggunakan Analisis Rantai Nilai
Kerangka kerja rantai nilai merupakan sebuah pendekatan untuk menggambarkan rangkaian aktivitas yang dijalankan organisasi untuk memberikan
nilai tambah pada produk atau jasa yang dihasilkannya. Rantai nilai dalam organisasi diperlukan untuk memahami organisasi sebagai bagian dari sebuah sistem yang besar.
1. Rantai Nilai Eksternal
proses industri. Untuk mencapai pendapatan yang tinggi dari penjualan barang dan jasa yang diproduksi, diperlukan aktivitas yang bernilai tambah untuk mengelola sumber daya. Nilai tambah aktivitas tersebut meliputi aktivitas produksi barang dan jasa secara efisien yang bertujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan. Industri harus dapat menyesuaikan antara permintaan produk/jasa dengan ketersediaan sumber daya untuk dapat mengoptimalkan pendapatan.
Menurut Porter (1985), kekuatan persaingan yang berhubungan dengan industri terdiri dari lima kekuatan, yaitu :
a. Ancaman dari kompetitor baru
b. Ancaman dari produk atau layanan pengganti c. Daya tawar pemasok
d. Daya tawar konsumen e. Persaingan antar perusahaan
Gambar 1.1 menunjukkan interaksi antara perusahaan dengan lingkungan eksternalnya.
Di dalam gambar 1.1 tersebut, terlihat hal-hal sebagai berikut:
Bagaimana memberikan nilai tambah terhadap pelanggan yang menggunakan produk/jasa melalui direct channel maupun distribution channel..
Bagaimana memberikan nilai tambah tersebut terhadap penyedian input (pemasok/supplier)
2. Rantai Nilai Internal
Rantai nilai internal adalah aktivitas yang membuat nilai tambah dalam organisasi yang berhubungan dengan aktivitas bisnis di dalam perusahaan. Tujuan analisis rantai nilai internal adalah untuk menilai dan meningkatkan kinerja perusahaan. Berdasarkan sejarahnya sistem informasi perusahaan biasanya dihasilkan dari kebutuhan organisasi pada level fungsional dan department. Kemudian sistem dan sumber daya informasi tersebut digunakan dalam proses yang dijalankan perusahaan untuk menghasilkan barang/jasa dengan tujuan memuaskan pelanggan. Pendekatan rantai nilai dibedakan menjadi dua tipe bisnis, yaitu aktivitas utama dan pendukung.
Aktivitas utama, merupakan aktivitas yang memberikan nilai tambah secara langsung pada perusahaan maupun pelanggan. Aktivitas-aktivitas tersebut juga harus
dihubungkan bersama secara efektif sehingga keseluruhan kinerja bisnis dapat dioptimalkan.
Porter mengklasifikasikan aktivitas utama ke dalam lima kelompok, yang dimulai dari suplier dan berakhir kepada pelanggan, aktivitas tersebut adalah :
Inbound Logistic, merupakan aktivitas untuk mendapatkan, menerima, menyimpan, dan menyediakan input dan sumber daya dalam kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan bisnis. Aktivitas ini meliputi rekrutmen staf, membeli material, komponen, dan service dengan subkontraktor dan peralatan.
Operation, merupakan aktivitas mentransfer input menjadi produk atau jasa yang diperlukan oleh pelanggan. Kegiatan ini meliputi membawa sumber daya dan material bersama untuk dibuat produk atau memberikan jasa.
Penjualan dan marketing, aktivitas yang menyediakan cara kepada konsumen dan customer agar mengetahui produk dan jasa yang dihasilkan dan bagaimana mereka dapat memperolehnya. Aktivitas ini meliputi bagaimana konsumen dan customer membeli dan menggunakan produk atau jasa tersebut.
Pelayanan (service), aktivitas tambahan untuk meyakinkan customer untuk mendapatkan keuntungan atau nilai lebih dari produk atau jasa yang telah dibelinya.
Aktivitas pendukung, merupakan aktivitas yang diperlukan untuk meendukung aktivitas utama dan memberikan nilai tambah secara tidak langsung.
Struktur aktivitas dari Porter berdasarkan pada industri manufaktur, namun dengan menggunakan analogi yang sama dapat di terapkan dalam industri lain misalnya jasa. Gambar 1.2 merupakan rantai nilai internal berdasarkan pendapat dari
Porter.
Penyusunan Portofolio Aplikasi
Konsep portofolio aplikasi bertujuan untuk menemukan sistem informasi yang digunakan, sedang direncanakan atau potensial di dalam organsasi, serta penilaian terhadap kontribusinya terhadap bisnis. Portofolio aplikasi dibuat dengan didasarkan pada pemahaman dan kesepakatan dari pihak manajemen tentang kontribusi yang diharapkan dari berbagai sistem informasi saat ini dan di masa mendatang dari sudut pandang strategi organisasi.
Portofolio aplikasi ini dibagi kedalam tiga komponen, yaitu aplikasi yang ada saat ini, aplikasi yang dibutuhkan dan aplikasi yang potensial.
1. Aplikasi yang ada saat ini, merupakan aplikasi yang saat ini digunakan atau sedang dikembangkan untuk diimplementasikan dalam waktu dekat ini, sekitar
6-12 bulan kedepan. Aplikasi ini harus dinilai berdasarkan kontribusinya terhadap proses bisnis yang ada, serta kinerjanya dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis di masa mendatang.
2. Aplikasi yang dibutuhkan, merupakan aplikasi yang saat ini belum ada, namun diperlukan dalam mencapai tujuan dan strategi bisnis. Dari sudut pandang perencanaan bisnis, aplikasi tersebut dapat memberikan kontribusi yang spesifik. 3. Aplikasi yang potensial, merupakan aplikasi yang kemungkinan besar dapat
bernilai di masa mendatang. Aplikasi yang mungkin bisa menghasilkan keuntungan yang relevan, baik secara startegi maupun perbaikan kinerja bisnis di masa mendatang.
Tabel 1.1 Pengelompokan Aplikasi TI
Stategic High Potential
- Aplikasi yang secara kritis
mempengaruhi strategi binis di
masa mendatang.
bukanlah sesuatu yang secara kritis
berpengaruh tterhadap kesuksesan.
Key Operational Support
1. Strategic application adalah aplikasi yang secara kritis diperlukan untuk meraih kesuksesan di masa yang akan datang. Aplikasi ini membawa perubahan kepada bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya, dengan tujuan untuk mendapatkan keunggulan yang kompetitif. Sebagai catatan, bahwa penentuan sebuah aplikasi bersifat strategis bergantung pada kontribusinya terhadap bisnis yang dijalankan organisasi, bukan pada teknologi yang digunakannya. Teknologi yang paling mutakhir tidak bisa digunakan untuk mengindikasikan bahwa aplikasi tersebut bersifat strategis. 2. Key Operational Application adalah aplikasi yang menopang kegiatan
operasional bisnis organisasi. Sebagai contoh, dalam dunia industri, aplikasi-aplikasi seperti EPOS (Electronic Point Of Sale), ATM (Automated Teller Machines). Aplikasi ini merupakan aplikasi yang sangat diperlukan dalam
menjalankan kegiatan operasional bisnis. Tanpa adanya aplikasi tersebut, bisnis tidak akan mampu bertahan.
3. Support Application adalah aplikasi yang dapat memperbaiki efisiensi bisnis dan efektifitias manajemen, tetapi tidak menopang bisnis utama dan tidak memberikan keunggulan kompetitif.
4. High Potential Application adalah aplikasi yang mungkin bisa menciptakan kesempatan untuk meraih kesuksesan di masa mendatang, walaupun saat ini hal tersebut belum dapat dilihat.
External dan Internal Value Chain yang telah dibuat, dapat digunakan sebagai
dalam kegiatan utama dan aplikasi mana yang digunakan dalam kegiatan pendukung di dalam bisnis organisasi. Aplikasi meliputi semua sistem tersentral, terdistribusi, web, end user dan basis data yang diperlukan dalam kegiatan administratif, operasional, kontrol, perencanaan dan strategis.
Dalam proses pembangunan dan implementasi untuk setiap jenis aplikasi dalam portofolio ini, ada beberapa hal kritis yang harus diperhatikan, seperti yang terdapat pada tabel di bawah ini:
Tabel 1.2. Hal Kritis yang Perlu Diperhatikan
Jenis Aplikasi Kekuatan Pengendali Kabutuhan Kritis
High Potential - Ide bisnis baru atau peluang
teknologi.
- Inisiatif individu untuk
keunggulan produk.
- Kebutuhan untuk
memperlihatkan nilai dari suatu produk.
- Evaluasi prototype secara cepat,
dan menghindari kesalahan.
- Memahami keuntungan
potensial(dan secara ekonomi)
dalam hubungannya dengan
bisnis strategi.
- Identifikasi cara terbaik untuk
menjalankannya.
Strategic - Kebutuhan pasar, tekanan
kompetisi maupun kekuatan
eksternal lainnya.
- Tujuan bisnis, faktor sukses, dan
visi untuk mencapainya.
- Menemukan keuntugan,
kemudian menyokongnya.
- Pembangunan secara cepat untuk
memenuhi tujuan bisnis dan merealisasikan keuntungan di dalam peluang yang ada.
- Sistem yang fleksibel, yang bisa
beradaptasi di masa mendatang sejalan dengan perkembangan bisnis.
Key Operational - Perbaikan kinerja dari aktivitas yang ada(kecepatan, akurasi dan ekonomis).
panjang, manajemen data secara efektif.
- Keseimbangan biaya dengan
keuntungan dan Risiko bisnis.
- Evaluasi dari kemungkinan yang
ada, dengan mempelajari tujuan bisnis.
Support - Perbaikan produktivitas/
efisiensi.
- Kebijakan secara umum
- Efektifitas penggunaan biaya
dari pendanaan TI dan sumber daya yang tersedia.
- Biaya rendah, solusi jangka
panjang, biasanya berupa paket perangkat lunak.
- Kompromi antara kebutuhan
dengan perangkat lunak yang tersedia.
- Analisis biaya dan keuntungan
Pembangunan dan implementasi sistem informasi untuk setiap jenis aplikasi dalam portofolio, harus memparhatikan kebutuhan-kebutuhan kritisnya tersebut. Dengan demikian sistem informasi yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan organisasi.
2. PROFIL UNJANI Visi & Misi
Visi dan misi UNJANI adalah sebagai berikut:
VISI
Menjadikan universitas unggulan berbasis TI di wilayah JABAR dalam waktu 10 tahun yang mampu mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan
teknologi baik nasional maupun internasional yang dikelola secara profesional dan terus bertumbuh guna menghasilkan lulusan yang berwawasan global.
MISI
1. Menjadi unit pendidikan di lingkungan YKEP (Yayasan Kartika Eka Paksi) yang mandiri dan profesional.
2. Menjadi lembaga pendidikan sebagai pelopor dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Menyelenggarakan proses belajar mengajar berdasarkan kurikulum berbasis kompetensi dan visioner.
4. Menyelenggarakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang berkesinambungan.
5. Mengembangkan sarana dan prasarana yang berbasis TI guna meningkatkan pelayanan untuk kepuasan mahasiswa dan masyarakat.
6. Memberikan kontribusi kesejahteraan kepada KBAD (Keluarga Besar Angkatan Darat).
Rencana Strategi
Rencana strategi UNJANI adalah sebagai berikut:
Universitas melakukan pengembangan mutu pendidikan melalui penetapan jurusan unggulan di setiap fakultas, kurikulum berbasis TI, kaderisasi jabatan struktural, dan peningkatan akreditasi setiap program studi yang mengarah pada persiapan kerjasama nasional dan internasional.
Budaya Organisasi
Berdasarkan hasil penelitian terdahulu tentang budaya organisasi menggunakan metode Competing Value Framework didapatkan hasil bahwa budaya organisasi UNJANI mengarah ke bentuk Clan. Yaitu organisasi yang bersifat
fleksibel, tidak ada struktur dan kontrol yang kuat. Tidak ada aturan dan prosedur yang mengikat, lebih seperti keluarga. Kriteria sukses didefinisikan sebagai pengembangan SDM, keberhasilan tim kerja, kepedulian pada sesama. Analisis ini dilengkapi dengan analisis berdasarkan kriteria sudut pandang manajemen.
Sedangkan berdasarkan metode Hofstede, didapatkan hasil sebagai berikut: Power Distance (PDI) bernilai 8,18 (rendah). Para anggota di organisasi Unjani
merasa memiliki kekuasaan yang sama, pengambilan keputusan untuk organisasi cenderung dilakukan merata di masing-masing jurusan.
Individualism (IDV) bernilai 44,55 (sedang). Masing-masing pegawai cenderung mendahulukan kepentingan pribadi walau dapat bekerja bersama-sama dalam satu kelompok demi kepentingan organisasi.
Masculinity (MAS) memiliki nilai -10,91. Hal ini berarti bahwa karakter anggota organisasi tidak maskulin, tetapi feminin. Mereka bersikap sopan, rendah hati, perhatian, sederhana, sabar dan lebih mengutamakan kualitas hidup. Namun mereka kurang tangguh dalam mengungkapkan pendapat serta kurang berjiwa kompetisi.
Long Term Orientation (LTO). LTO1 bernilai 63,59 dan LTO2 bernilai 40,91. Dilihat dari dimensi LTO1 ternyata organisasi UNJANI berorientasi ke masa depan, tekun dan hemat. Sedangkan dengan indeks LTO2 didapatkan hasil bahwa ternyata organisasi UNJANI lebih menghargai tradisi masa lampau dan saat ini,
serta selalu memenuhi kewajiban sosialnya.
3. ANALISIS KONDISI UNJANI MENGGUNAKAN RANTAI NILAI
Analisis rantai nilai dilakukan terhadap lingkungan eksternal dan internal
UNJANI.
Rantai Nilai Eksternal
Analisis rantai nilai eksternal merupakan analisis rantai nilai berdasarkan kekuatan kompetitif dari luar. Analisis ini ditekankan kepada pasokan dan permintaan, yaitu bagaimana setiap proses memberikan nilai tambah bagi pelanggan dan supplier, apakah teknologi dapat membantu memperbaiki proses, meningkatkan market share, dan mengurangi biaya untuk memuaskan permintaan. Aktivitas rantai
nilai eksternal UNJANI dibagi menjadi tiga kategori yaitu aktivitas rantai nilai customer, supplier, dan kompetitor.
Berdasarkan analisis kami, aktivitas rantai nilai internal UNJANI untuk memenangkan kompetitif, dilakukan dengan menerapkan teknologi informasi dalam suatu sistem informasi akademik. Aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dari sisi Customer
Yang dimaksud pelanggan dari UNJANI adalah mahasiswa, industri, dan mayarakat. Teknologi Informasi yang diterapkan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses yang berhubungan dengan permintaan dari pelanggan adalah sebagai
berikut :
Memberikan layanan informasi mengenai UNJANI melalui internet. Masyarakat luas dapat mengetahui UNJANI dan kegiatan-kegiatan pengabdian masyarakan yang telah dilakukan oleh UNJANI melalui internet.
Memberikan layanan tentang bursa tenaga kerja bagi industri dan mahasiswa secara online. Sedangkan dari sisi industri, layanan ini mempunyai keuntungan dapat mengumumkan rekrutmen melalui internet dan mendapatkan pelamar dengan kualitas yang baik, karena administrator layanan career di UNJANI telah menyeleksi pelamar sesuai dengan kriteria industri tersebut.
Dengan adanya jaringan internet ini, mahasiswa dapat menambah pengetahuannya melalui fasilitas browsing.
2. Dari sisi Supplier
Yang dimaksud suplier dari UNJANI adalah vendor software yang digunakan, industri TI yang mengembangkan sistem aplikasi, dan vendor perangkat keras komputer. Penerapan aplikasi yang menggunakan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan nilai tambah pada proses yang berhubungan dengan pasokan dari supplier adalah layanan contact via email dalam aplikasi website UNJANI.
Layanan ini akan mempermudah para vendor software dan hardware, perusahaan TI, dan internet service provider untuk menjangkau UNJANI, untuk
memberikan informasi mengenai software dan hardware computer. Pembelian software dan hardware melalui internet akan menekan harga, mempermudah komunikasi antara UNJANI dengan para vendor dalam hal maintenance dan troubleshooting mengenai software dan hardware yang telah digunakan UNJANI.
3. Dari sisi Kompetitor
Yang dimaksud kompetitor UNJANI adalah Universitas yang ada di Indonesia khususnya Jawa Barat. Penerapan aplikasi yang menggunakan Teknologi Informasi untuk meningkatkan nilai tambah pada proses akan meningkatkan daya saing UNJANI dalah hal fasilitas dan pengelolaan informasi UNJANI. Dengan aplikasi online, kompetitor memperoleh manfaat antara lain layanan contact via email dalam aplikasi website UNJANI.
Rantai Nilai Internal
pembuatan perangkat mengajar, kebijakan akademis, pengelolaan mahasiswa, pemasaran, logistik pengajaran dan layanan tambahan. Aktivitas utama dititikberatkan pada kegiatan akademis dan kemahasiswaan. Hal ini dikarenakan manajemen UNJANI memandang bahwa kegiatan akademis dan layanan mahasiswa merupakan hal yang sangat penting dalam mencapai kesuksesan, sesuai dengan visi dan misi UNJANI.
Sedangkan aktivitas-aktivitas seperti pengelolaan pegawai, pengembangan teknologi, penelitian dan pengabdian masyarakat, pengadaan barang/jasa, serta infrastruktur/manajemen UNJANI sebagai aktivitas pendukung. Aktivitas-aktivitas tersebut ditujukan untuk mendukung kegiatan akademis dan kemahasiswaan sebagai aktivitas utama.
Gambar 3.1 Rantai Nilai Internal UNJANI
Aktivitas Utama:
1. Pembuatan Perangkat Mengajar, meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut: a. Pembuatan silabus;
b. Satuan Acara Perkuliahan (SAP);
c. Garis Besar Program Perkuliahan (GBPP); d. Materi kuliah.
2. Kebijakan Akademis, meliputi aktivitas untuk pembuatan: a. Kurikulum;
b. Dokumen akreditasi;
c. Syarat kelulusan mata kuliah;
d. Syarat kelulusan mahasiswa;
e. Aturan-aturan akademis lainnya yang harus ditaati oleh mahasiswa.
3. Pengelolaan Mahasiswa, meliputi aktivitas-aktivitas:
a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa; b. Perwalian;
c. Pengambilan mata kuliah;
d. Pengelolaan nilai mahasiswa dan sebagainya. 4. Pemasaran, meliputi aktivitas–aktivitas sebagai berikut:
a. Penelitian minat pasar terhadap UNJANI;
b. Promosi tentang UNJANI ke calon mahasiswa, orang tua siswa, guru-guru SMA, pemerintahan lokal;
5. Logistik Pengajaran, meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a. Pembuatan jadwal kuliah dan praktikum (ruang, waktu, dosen pengajar).
b. Penyiapan ruang kelas, auditorium, laboratorium, sarana multimedia player.
c. Pengelolaan kelas dan pemrosesan informasi dan dokumen dalam proses belajar mengajar (seperti absensi mahasiswa, kesesuaian materi yang diberikan dan sebagainya)
6. Layanan tambahan yang tidak terkait dengan kegiatan akademis, tetapi bermanfaat bagi mahasiswa, seperti:
a. Asrama mahasiswa b. Perpustakaan c. Jaringan komputer d. Kantin
e. Fasilitas olahraga
f. Unit Kegiatan Mahasiswa g. Student Business Center
Aktivitas pendukung:
1. Pengelolaan pegawai, meliputi aktivitas-aktivitas yang terkait dengan:
a. Rekrutmen pegawai;
c. Penempatan pegawai dan sebagainya.
2. Pembangunan teknologi, terkait dengan usaha-usaha pembangunan dan pengembangan teknologi di dalam UNJANI, termasuk pangembangan sistem informasi.
3. Penelitian dan pengabdian masyarakat. Kegiatan penelitian digunakan untuk menciptakan dan mengembangkan pengetahuan yang baru, guna mendukung proses pembelajaran. Sedangkan kegiatan pengabdian masyarakat ditujukan untuk memberikan kontribusi dan perhatian terhadap masyarakat luas.
4. Aktivitas pengadaan, meliputi semua aktivitas pengadaan barang dan jasa untuk operasional di dalam UNJANI.
5. Infrastruktur UNJANI, meliputi aktivitas-aktivitas manajemen UNJANI, seperti
perencanaan, administrasi dan keuangan, akuntansi, kontrol, kebijakan hukum, penjaminan kualitas dan sebagainya.
4. STRATEGI PENERAPAN TI UNTUK MENDUKUNG AKTIVITAS Analisis Kebutuhan Sistem Informasi,
Aplikasi-aplikasi dalam sistem informasi yang sedang dan akan dibangun di dalam Unjani antara lain:
1. Sistem Administrasi Organisasi
Proses-proses yang dikelola di dalam Sistem Administrasi Organisasi ini adalah:
a. Akuntansi;
b. Proses pengadaan barang atau jasa; c. Manajemen sumber daya manusia; d. Penggajian;
e. Pengelolaan inventori; f. Pengelolaan arsip/surat.
g. Pengelolaan data kegiatan kemitraan dengan instansi luar. 2. Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik dikembangkan dan diimplementasikan untuk mendukung kagiatan akademis di UNJANI. Proses-proses yang dikelola dalam sistem
a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa; b. Perwalian;
c. Pengambilan dan penggantian mata kuliah mahasiswa; d. Pembayaran kuliah;
e. Pengelolaan nilai mahasiswa; f. Penyusunan jadwal kuliah; g. Pengembangan kurikulum; h. Penyusunan silabus, SAP, GBPP; i. Penyusunan materi kuliah;
j. Kontrol kegiatan pengajaran, seperti presensi dosen dan mahasiswa, materi kuliah dan sebagainya;
k. Pengelolaan data alumni 3. E-Learning
E-Learning merupakan sistem yang khusus dikembangkan untuk mendukung proses belajar mengajar tanpa adanya tatap langsung dengan dosen pengajar. Proses pembelajaran dilakukan secara On-Line. Fasilitas yang disediakan di dalam e-learning antara lain:
a. Upload dan download materi kuliah;
b. Upload dan download tugas-tugas perkuliahan; c. Forum diskusi;
d. Ujian online. e. Praktikum online.
f. Informasi nilai mahasiswa online. g. Pengumuman informasi akademik. 4. Web UNJANI
Web UNJANI ini digunakan sebagai media untuk melakukan promosi dan pengenalan UNJANI kepada masyarakat luas. Web ini berisi informasi mengenai
UNJANI, seperti visi, misi dan tujuan UNJANI, civitas akademika, fakultas dan jurusan, kurikulum, fasilitas, informasi pendaftaran mahasiswa baru, seminar, lokakarya dan kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan di UNJANI.
5. Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi perpustakaan digunakan untuk mendukung aktivitas-aktivitas di dalam perpustakaan, seperti:
b. Pengelolaan koleksi audio dan video; c. Proses peminjaman koleksi;
d. Pengelolaan data anggota perpustakaan. 6. Career Information System
Sistem menyediakan layanan mengenai: a. informasi lowongan kerja;
b. rekrutmen tenaga kerja;
c. pelatihan-pelatihan untuk persiapan memasuki dunia usaha. 7. Sistem Informasi Penerbitan
Sistem informasi penerbitan ini digunakan untuk mendukung proses penerbitan pustaka di dalam UNJANI, seperti text book, modul praktikum, jurnal
penelitian dan sebagainya. 8. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan yang digunakan di dalam UNJANI, antara lain digunakan untuk membantu dalam membuat keputusan tentang:
a. Analisis pasar, yang hasilnya digunakan dalam melakukan promosi UNJANI terhadap calon mahasiswa
b. Analisis kemajuan belajar mahasiswa, termasuk menentukan mahasiswa mana saja yang tidak layak untuk melanjutkan studi (drop out)
c. Analisis kinerja dosen dan karyawan
d. Analisis untuk pengadaan barang (procurement). e. Analisis kemajuan UNJANI
f. Analisis kurikulum
Penentuan Prioritas Kebutuhan Sistem Informasi.
Penentuan prioritas kebutuhan sistem informasi dilakukan melalui klasifikasi portofolio aplikasi. Klasifikasi dilakukan dengan melihat hasil analisis rantai nilai dan
hasil survey/wawancara dengan pihak manajemen Unjani. Aplikasi yang diprioritaskan dan harus ada adalah yang termasuk ke dalam kelompok Key Operational. Selanjutnya untuk mencapai keunggulan strategi, diperlukan
aplikasi-aplikasi yang termasuk ke dalam kelompok Strategic. Kemudian dilanjutkan dengan
Tabel 3.1. Kelompok Prioritas Aplikasi
d. Sistem informasi akademik on-line e. Sistem promosi melalui web
universitas
f. Manajemen sumber daya manusia
a. Perpustakaan on-line
b. Career Information System on-line
c. Sistem pelacakan alumni d. Analisis kemajuan Universitas
e. E-procurement
a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa
b. Perwalian mahasiwa
c. Pengambilan dan penggantian mata kuliah mahasiswa
d. Pembayaran kuliah
e. Pengelolaan nilai mahasiswa f. Penyusunan jadwal kuliah g. Penyusunan silabus, SAP, GBPP h. Penyusunan materi kuliah
i. Kontrol pengajaran
j. Analisis kemajuan belajar mahasiswa
k. Sistem informasi perpustakaan
a. Sistem informasi akuntansi
b. Proses pengadaan barang atau jasa c. Sistem penggajian;
d. Pengelolaan inventori e. Pengelolaan arsip/surat
f. Pengelolaan data kegiatan kemitraan dengan instansi luar
g. Sistem informasi penerbitan
h. Analisis kinerja dosen dan karyawan i. Analisis untuk pengadaan barang
(procurement)
Key Operational Support
Rencana Strategis Penggunaan TI.
Berdasarkan prioritas kebutuhan sistem informasi, maka aplikasi yang akan diterapkan terlebih dahulu adalah :
a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa b. Perwalian mahasiwa
e. Pengelolaan nilai mahasiswa f. Penyusunan jadwal kuliah g. Penyusunan silabus, SAP, GBPP h. Penyusunan materi kuliah
i. Kontrol pengajaran
j. Analisis kemajuan belajar mahasiswa k. Sistem informasi perpustakaan
Agar aplikasi tersebut bernilai tambah, tidak hanya sekedar otomatisasi dari proses manual, maka dilakukan integrasi aplikasi (dari a-l) melalui sistem informasi akademik secara on-line. Di dalam sistem informasi akademik tersebut termasuk aplikasi yang ada dalam kelompok strategic, yaitu :
a. E-Learning
b. Sistem informasi akademik on-line c. Sistem promosi melalui web universitas d. Manajemen sumber daya manusia
Sedangkan untuk analisis pasar dan analisis pengembangan kurikulum (dalam kelompok strategis), dibuat sistem pendukung keputusan (decision support system).
Penggunaan Best Practices dalam Penerapan TI.
Untuk keberhasilan penerapan aplikasi yang direncanakan dalam strategis penggunaan TI di atas, dilakukan bench marking dengan universitas lain yang sudah berhasil menerapkan TI untuk dapat mengetahui Best Practices dari penerapan TI di universitas lain.
Langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam melakukan benchmarking adalah :
a. Lakukan survei ke universitas yang dipilih, perhatikan dan pelajari teknik dan metode terbaik dalam melakukan penerapan TI. Selanjutnya terapkan teknik dan
metode terbaik tersebut di UNJANI.
b. Tentukan visi, misi, dan strategi serta tujuan organisasi yang dapat mendukung penerapan TI.
c. Libatkan end user dalam menentukan visi, misi, strategi, dan tujuan organisasi.
d. Susunlah satu team yang berbeda dibawah satu project manager
Penganggaran.
Dalam melakukan penganggaran untuk penerapan TI tersebut, strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Memberikan penjelasan penganggaran secara tepat kepada stakeholder b. Merancang anggaran untuk hal-hal yang berhubungan dengan strategi TI c. Merancang anggaran untuk portfolio investasi TI
d. Merancang anggaran net total value TI
e. Merencanakan anggaran untuk perusahaan dan lainnya
f. Lakukan analisis perubahan laba kotor selama beberapa tahun, akibat adanya penganggaran barang modal
g. Gunakan sumber-sumber keuangan yang terbebas dari pajak, misalnya laba ditahan
Proteksi, Privasi dan Keamanan SI.
Di dalam kegiatan proteksi privasi dan keamanan SI, dilakukan serangkaian prosedur berikut ini :
a. Adopsi praktek dan standar keamanan yang ada dan sesuai.
b. Sosialisasikan dan libatkan stakeholders tentang pengetahuan privasi dan keamanan.
c. Berilah pemahaman yang cukup kepada level eksekutif mengenai isu kebijakan informasi.
d. Rencanakanlah bentuk privasi dan keamanan sebelum pengumpulan data dan/atau pembangunan sistem.
e. Selaraskan kebijakan informasi dengan kebijakan hukum yang lain f. Dukunglah pengembangan teknologi baru.
g. Gunakan TI untuk meningkatkan privasi dan keamanan, tidak hanya sekadar
Pemanfaatan TI untuk Kerjasama.
Di dalam pemanfaatan TI untuk kerjasama, dilakukan serangkaian prosedur berikut ini :
a. Analisis posisi kompetitif dengan universitas lain dalam satu kelompok. b. Sediakan akses untuk layanan telekomunikasi
c. Tingkatkan kualitas SDM melalui pelatihan.
d. Tingkatkan efektivitas penggunaan biaya untuk pelaksanaan kegiatan akademis di universitas.
e. Perluas kekuatan yang ada melalui pemanfaatan TI.
f. Ciptakan kekuatan baru untuk mengembangkan pembelajaran di dalam universitas.
g. Fokus pada kolaborasi dengan rekanan. h. Tinjau equitas dan Risiko lainnya.
Pemanfaatan TI untuk Promosi.
Di dalam pemanfaatan TI untuk promosi, dilakukan serangkaian prosedur berikut ini :
a. Perhatikan universitas yang lain untuk mengukur dan memahami tren pendidikan. b. Tingkatkan ketertarikan mahasiswa terhadap TI dengan menyediakan informasi
dan fasilitas yang dibutuhkan.
c. Lindungi infrastruktur dari mahasiswa secara umum.
d. Membangun dan menerapkan sistem informasi akademik untuk mahasiswa. e. Siapkan infrastuktur jaringan untuk memudahkan partisipasi mahasiswa. f. Gunakan jaringan untuk berkomunikasi dengan mahasiswa.
Tindak Lanjut Pemanfaatan TI.
Sistem Informasi akademik online ini dapat dikembangkan untuk menghadapi tantangan global, sesuai dengan visi UNJANI yaitu global kampus. Pengembangan sistem akademik ini dapat berupa pengembangan aplikasi distant learning, e-learning sehingga mahasiswa UNJANI bisa mengikuti perkuliahan dari berbagai lokasi termasuk memperoleh perkuliahan dari luar kampus (luar kota/ luar negeri).
Petunjuk persiapan menghadapi era pendidikan global : a. Meningkatkan kualitas SDM dan kurikulum pendidikan.
b. Menggunakan TI untuk membantu strategi universitas di masa depan. c. Analisis kembali seluruh rantai nilai yang mendukung persiapan ini.
d. Melakukan riset dan penelitian untuk mendukung persiapan era pendidikan global.
5. KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas dapat diambil beberapa kesimpulan sebgai berikut : a. Profil Unjani saat ini dilihat dari budaya organisasi UNJANI mengarah ke budaya
clan.
b. Analisis kondisi Unjani saat ini berdasarkan analisis rantai nilai dapat disimpulkan bahwa aktivitas utama Unjani ditujukan pada kegiatan akademik dan pelayanan pada mahasiswa.
c. Berdasarkan analisis rantai nilai dan hasil survey serta wawancara dengan pihak manajemen Unjani didapatkan bahwa aplikasi sistem informasi yang diprioritaskan adalah untuk mendukung kegiatan akademik, oleh karena itu rencana penerapan TI adalah untuk pembangunan sistem informasi akademik on-line. Sedangkan untuk analisis pasar dan analisis pengembangan kurikulum (dalam kelompok strategis), dibuat sistem pendukung keputusan (decision support system).
6. DAFTAR PUSTAKA
Cameron, Kim.S; Quinn, Robert. E., 1999, Diagnosing And Changing Organizational Culture: Based On The Competing Values Framework, New Jersey: Prentice Hall.
Harvard Policy Group. Eight Imperatives – for Leaders in a Networked World : Guidelines for the 2000 Election and Beyond. John Kennedy School of Government.
L.Aiman; Smith., 2004, What Do We Know about Developing and Sustaining a Culture of Innovation L.Aiman-Smith.
Turban; McLean; Wetherbe., 2002, Information technology For Management, New York: John Wiley and Sons.
Ward, J. dan J. Peppard. Strategic Planning for Information Systems. 3rd edition. John Wiley & Sons. West Sussex : 2002.
Zielinski, W. ICT and Competitive Advantage in Higher Education : Applying Value Chain Model and Balanced Scorecard for University. Academi of
