ADMINISTRASI FARMASI
Jilid III ( untuk kelas III )
Cetakan Pertama
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001
KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Departemen Kesehatan RI
Badan Pengembangan Dan Pemberdayaan
Sumber Daya Manusia Kesehatan
Pusdiknakes
2004
375. 615 1 Ind. a
ADMINISTRASI FARMASI
Jilid III ( untuk kelas III )
Cetakan Pertama
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001
KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Tim Penyusun :
1. Thomas Joko Nugroho, S.Pd. 2. Soemanto, BBA
Tim Pembahas / Editor :
1. Drs. H. Amir Hamzah 2. Wahyu Wira Adimadja 3. Sultan Kurnia, SE., S.Sos. 4. Yayan Setiawan, SE. 5. Susanti Sofas, S.Si., Apt.*)
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan petunjukNya, bahwa buku pegangan untuk siswa Sekolah Menengah Farmasi telah dapat disusun kembali. Penyusunan kembali ini dikarenakan telah berlakunya kurikulum baru yakni Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001.
Kami sangat menghargai usaha Tim Penyusun buku pegangan ini yang dikoordinir oleh Sekretariat Bersama Sekolah Menengah Farmasi Se Indonesia dan telah melibatkan seluruh unsur SMF Se Indonesia.
Kita harapkan buku ini sangat bermanfaat bagi siswa peserta didik, guru / tenaga pendidik di sekolah dalam upaya peningkatan pengetahuan dan keterampilannya, untuk nantinya akan diabdikan dalam pelayanan masyarakat di bidang farmasi khususnya dan dibidang kesehatan umumnya.
Akhirnya untuk penyempurnaan cetakan selanjutnya kami harapkan adanya saran perbaikan dan kritik dari semua pembaca.
PENGANTAR DARI SEKBER
Cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang farmasi telah diikuti dengan perombakan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 1987 dengan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001. Dalam kurikulum baru ini telah diperjelas kompetensi seorang Asisten Apoteker berdampingan dengan peran tenaga farmasi lainnya.
Buku Administrasi Farmasi ini disusun kembali untuk disesuaikan dengan Garis – Garis Besar Program Pengajaran Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001 disertai dengan harapan akan menjadi buku pegangan yang sangat bermanfaat bagi siswa Sekolah Menengah Farmasi.
Perlu kita sadari bahwa buku ini adalah buku pegangan bagi murid dalam menerima pelajaran, dan tentu saja buku pegangan untuk guru adalah juga beberapa referensi lainnya sehingga diharapkan para guru dapat memperbaiki kesalahan – kesalahan seperti kesalahan redaksional atau kesalahan cetak. Untuk itu kami sangat mengharapkan masukan – masukan untuk penyempurnaan buku ini.
Kami sangat berterima kasih kepada Tim Penyusun, Tim Pembahas dan Editor yang telah bekerja keras sehingga buku ini dapat terbit pada waktunya.
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ii
Pengantar Dari Sekber Daftar Isi
iii iv BAB I : ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI
A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK) B. Pengelolaan Obat di Puskesmas
C. Administrasi Perbekalan Farmasi di Apotik
1 12 20
BAB II : INVENTORY CONTROL 23
BAB III : KEPEMIMPINAN A. Defenisi Kepemimpinan
B. Pendekatan – Pendekatan Studi Kepemimpinan
27 27
BAB IV : PERHITUNGAN HARGA POKOK A. Harga Pokok Perdagangan
B. Harga Pokok Produksi
35 40
BAB V : MENGHITUNG NILAI PERSEDIAAN AKHIR A. Metode Pisik / Periodik
B. Metode Perpetual / Permanen / Terus Menerus
C. Penilaian Persediaan Akhir Memakai Metode Taksiran / Kira – Kira
D. Penilaian Persediaan Akhir Memakai Metode Nilai Terendah
46 49 53
BAB I
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI
A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK)
1. Definisi Gudang Farmasi
Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan
barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk,
dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten / kodya yang bersangkutan.
2. Kedudukan Gudang Farmasi
Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya.
3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi
Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada : (a) Beban kerja
(b) Jumlah kefarmasian (c) Institusi kesehatan
(d) Jumlah penduduk yang dilayani (e) Jumlah proyek yang dilaksanakan
(f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah.
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B
Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
Kepala Gudang Farmasi Kab./Kodya
Ur. Tata Usaha
Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi
Kepala Gudang Farmasi Kab./Kodya
Petugas Tata Usaha
Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi
Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan, kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga.
Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-tugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
4. Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya.
5. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya :
(a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(b) Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(c) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan.
(d) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi dengan unit – unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II, Kandep Trans, PHB Cabang.
6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Aspek Pengelolaan Obat meliputi :
(a) Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang telah ditetapkan.
(b) Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian, pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat.
(c) Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran dan pengiriman obat.
(d) Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.
Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.
7. Dokumen – dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut :
a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber anggaran)
b) Dokumen pada saat pengadaan barang.
Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat Formulir VI : Buku harian penerimaan obat
Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat c) Dokumen pada saat penyimpanan barang.
Formulir VIII : Kartu stok Formulir IX : Kartu stok induk d) Dokumen pada saat distribusi obat.
Formulir X : Kartu rencana distribusi Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat
Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)
Formulir XIII : Form surat kiriman obat e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
Formulir XIV : Laporan mutasi obat Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi
Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran
Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian
obat untuk dihapus.
8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK
Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi : (a) Perencanaan (b) Pengadaan (c) Penyimpanan (d) Distribusi (e) Pencatatan (f) Penggunaan (g) Penghapusan obat
(a) Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan pengadaan obat meliputi :
(1) Tahap persiapan yang meliputi :
i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll.
ii. Penyiapan dan pengumpulam data :
- Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB
- Menyusun data 10 penyakit terbesar
- Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat GFK dan Puskesmas
- Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan - Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat
inpres tahun lalu)
(2) Tahap pelaksanaan meliputi :
i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu methode rata – rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun.
Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan menggunakan methode konsumsi adalah :
Jumlah kebutuhan obat 1 tahun = 12 x pemakaian rata – rata / bulan (x) + persentase kenaikan kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu (6 bulan pemakaian) = 20,4 kali
Catatan :
Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing – masing daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis)
ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus :
a = b + c + d – e – f
a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april – maret ) c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d = Rancangan stok akhir
e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret ) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata – rata / bulan di tambah stok penyangga
Contoh soal :
Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu = 6 bulan serta rata – rata pemakaian obat tiap bulan x.
Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung : Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x
Rata – rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000 b = 1/1 s/d 1/4 = 3 bulan = 3x c = 20,4 d = 6 x e = 8 x f = 3 x Maka a = b + c + d – e – f = 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x
= 40,4 x
= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000 = Rp. 12.120.000
Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000 iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia
di Dati II. Kegiatan yang dilakukan : (1) Melakukan analisis ABC – VEN
Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah penyerapan dana, yang terdiri dari :
- Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 % - Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 % - Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %
Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga 100 %.
VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan, yaitu :
V = Very Essential E = Essential N = Non Essential
(2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia
(3) Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar
iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan : (1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing – masing obat per sumber
anggaran
(2) Menghhitung presentase belanja untuk masing – masing obat terhadap masing – masing sumber anggaran
(3) Menghitung presentase angaran masing – masing obat terhadap total anggaran dari semua sumber.
(b) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam pengadaan barang : (1) Pemilihan metode pengadaan
(2) Pemilihan pemasok
(3) Pemantauan status pesanan
(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat
Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu : Pelelangan umum
Pemilihan langsung
Pembelian / pengadaan langsung
Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat : Penyusunan rencana pemasukan obat Penerimaan obat
Pemeriksaan mutu obat
Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat Pencatatan harian penerimaan obat
Pengisian formulir realisasi pengadaan obat
(c) Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat :
(1) Memelihara mutu obat
(2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab (3) Menjaga kelangsungan persediaan
(4) Memudahkan pencarian dan pengawasan Kegiatan Penyimpanan Obat :
(1) Pengaturan tata ruang
Pertimbangan dalam menentukan tata ruang adalah : - Kemudahan bergerak arus barang
- Sirkulasi udara yang baik
- Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet
- Kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau zat yang mudah terbakar
(2) Penyusunan stock obat
Pengaturan stock obat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut : - Penerapan prinsip FIFO dalam penyimpanan dan pengeluaran barang
- Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam lemari terkunci, vaksin dalam lemari pendingin, alkohol dan zat –zat yang mudah terbakar dalam ruang terpisah.
- Obat yang mempunyai batas kadaluwarsa disimpan dan dikeluarkan terlebih dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya.
- Pallet digunakan untuk menyimpan obat dalam kemasan besar
- Obat berbentuk syrup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling bawah
- Cantumkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi.
(3) Pencatatan stock obat
Fungsi pencatatan kartu stock : - Untuk mencatat mutasi obat
- Alat bantu untuk menyusun laporan, prencanaan pengadaan, distribusi, pengendalian persediaan dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik dalam tempat penyimpanan
(4) Pengamanan mutu obat
Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan karena faktor fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptis, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.
Tanda – tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut : Tablet : - terjadi perubahan warna, bau atau rasa
- kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda – benda asing, jadi bubuk dan lembab
- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat
Kapsul : - perubahan warna isi kapsul
- kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya
Tablet salut : - pecah – pecah, terjadi perubahan warna - basah dan lengket satu dengan yang lainnya
- kaleng atau botol rusak, sehingga menimbulkan kelainan fisik
Cairan : - menjadi keruh atau timbul endapat - konsistensi berubah
- warna atau rasa berubah
- botol – botol plastik rusak atau bocor
Salep : - warna berubah
- pot atau tube rusak atau bocor - bau berubah
Injeksi : - kebocoran wadah (vial, ampul)
- terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
- larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan
- warna larutan berubah
Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah : - Dikumpulkan dan disimpan terpisah
- Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku - Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku
(d) Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat – obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit – unit pelayanan kesehatan. Tujuan distribusi adalah :
(1) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan
(2) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan
(3) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan.
Kegiatan Distribusi :
Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum diunit pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Perencanaan distribusi.
2) Penetapan frekwensi pengiriman obat.
3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat.
Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan kesehatan (untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)
Kegiatan distribusi khusus di Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya dilakukan sebagai berikut :
1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya menyusun rencana distribusi obat untuk masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari Provinsi atau Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II. Gudang Farmasi Kabupaten /Kotamadya bekerja sama dengan penanggung jawab program, mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-masing program.
2. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II.
3. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Dati II.
4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas.
Tata cara pendistribusian obat
1. Gudang Farmasi Daerah Tingkat II (Gudang Farmasi) melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjaya sesuai dengan kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-Unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari Gudang Farmasi ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan kepala Puskesmas yang membawahinya.
4. Tata cara pengiriman obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan pengiriman obat dilakukan oleh Gudang Farmasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila puskesmas / RS mengatur sendiri pengambilan obat dari Gudang Farmasi. 5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas atau rumah sakit harus disertai
dengan dokumen penyerahan/pengiriman obat.
6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obat yang akan dikirim, maka perlu dilakukan periksaan terhadap:
- kualitas atau kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan
- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat.
7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu stok dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
Pencatatan pendistribusian obat; meliputi pencatatan dalam: 1. Kartu Rencana Distribusi
2. Buku harian pengeluaran obat
3. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) 4. Surat kiriman obat
(e) Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit.
Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran / penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK.
1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan Obat.
a. Kartu Rencana Distribusi.
b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.
Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan Gudang Farmasi.
Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi dibagi dengan total kebutuhan stok optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan.
Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas Gudang Farmasi dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk memberikan umpan balik kepada sumber dana obat agar mempercepat pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui.
Jika ternyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas Gudang Farmasi harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh UPK.
Tingkat kecukupan sisa stok obat di Gudang Farmasi dalam mendukung rencana distribusi harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II setempat.
2. Laporan Pengelolaan Obat.
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II, maka Gudang Farmasi memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan.
Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari : Laporan Mutasi Obat.
Laporan Kegiatan Distribusi.
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran. Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.
(f) Penggunaan
Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan fungsi pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian obat. Aspek penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, meliputi hal-hal sebagai berikut :
Pengendalian kecukupan suplai. Jaminan mutu obat.
Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas. Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.
Penggunaan obat secara rasional
Penggunaan obat yang tepat sesuai pedoman / standar terapi akan dapat menunjang optimasi penggunaan dana, meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan kesehatan. Ketepatan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan perlu didukung antara lain dengan tersedianya obat yang tepat jenis dan jumlahnya serta mutu yang baik.
Penggunaan obat dikatakan tepat / rasional, jika obat yang diberikan memenuhi kriteria di bawah ini :
1. sesuai standar terapi yang ditetapkan untuk diagnosa yang di tegakkan. 2. tersedia pada saat dibutuhkan.
3. diberikan dengan dosis yang tepat.
4. cara pemberian dengan interval waktu pemberiaan yang tepat. 5. lama pemberiaan tepat.
6. harus efektif, aman dan mutu terjamin.
Dari keenam kriteria tersebut, maka criteria ketersediaan obat (butir 2) dan jaminan mutu (butir 6) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat yang akan mendukung aspek medik dari pemberiaan obat oleh penulis resep (butir 1, 3, 4 dan 5)
Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional
Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional antara lain adalah :
1. Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi yang telah ditetapkan.
2. Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang tepat.
3. Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi akan berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengobatan yang diperlukan.
4. Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obat-obat berdasarkan pilihan pasien sendiri.
5. Sistem perencanaan dan pengelolahan obat yang lemah juga akan mendorong terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional. Salah satu contoh adalah terbatasnya jumlah obat yang tersedia sehingga peresepan obat hanya didasarkan pada jenis obat yang ada dalam persediaan.
Dampak ketik rasionalan penggunaan obat terhadap suplai obat.
Dari sudut penyediaan obat, dampak ketidak rasionalan penggunaan obat dapat
berakibat pada :
- Kualitas data penyakit akibat dari penetapan diagnosa yang keliru.
- Kualitas data konsumsi yang akan dijadikan dasar bagi perencanaan kebutuhan obat.
- Pengadaan obat yang tidak cost effective, karena kurang mendukung pola morbiditas.
- Pemborosan biaya.
Peran Gudang Farmasi dalam peningkatan penggunaan rasional
Gudang Farmasi dapat berperan dalam meningkatkan penggunaan obat secara rasional melalui :
1. Perencaan obat terpadu di Dati II.
Perencanaan pengadaan obat yang didasarkan pada hasil analisis/evaluasi atas data pola penyakit dan data penggunaan di UPK yang diolah oleh Gudang Farmasi dan usulan dari unit pelayanan kesehatan dan unit kerja terkait lainnya dalam rangka penyusunan rancangan pengadaan obat di setiap Daerah Tingkat II diharapkan dapat menghasilkan penyediaan obat sesuai kebutuhan di unit pelayanan kesehatan .
2. Distribusi obat.
Pendistribusian obat secara tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu akan sangat membantu upaya peningkatan secara rasional dimana peresepan obat dapat di laksanakan berdasarkan pada kebutuhan, tidak didasarkan pada obat yang tersedia.
3. Informasi dini atas pola penggunaan obat di unit pelanan kesehatan.
Berdasarkan evaluasi/analisis data penggunaan obat yang disampaikan melalui LPLPO/LB2, Gudang Farmasi dapat memberikan informasi kepada Puskesmas mengenai pola penggunaan obat di masing-masing Puskesmas. Informasi dapat diberikan secara selektif sesuai prioritas, misalnya :
- pola penggunaan antibiotika antar Puskesmas.
- perbandingan penggunaan antibiotika dengan jumlah kunjungan kasus. - perbandingan penggunaan jenis antibiotika dengan jenis penyakit. - tingkat penggunaan obat suntik.
Informasi inidisampaikan oleh kepala Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya melalui Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II pada acara pertemuan bulanan antara Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II dengan dokter Puskesmas atau disampaikan langsung kepada masing – masing unit pelayanan kesehatan. Dengan penyampaian informasi ini secara berkala dan berkelanjutan diharapkan penggunaan obat yang lebih tepat di Puskesmas akan dapat di tingkatkan. Dari kegiatan-kegiatan di atas diharapkan petugas Puskesmas akan dapat :
Mengenal dan mengidentifikasi berbagai masalah penggunaan obat yang tidak tepat.
Memahami berbagai dampak ketidak tepatan penggunaan obat.
Mengenal dan memahami berbagai factor yang berpengaruh terhadap terjadinya penggunaan obat yang tidak tepat.
(g) Penghapusan Obat
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berikut :
1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang diurusnya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atas barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3. Menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan
Cara-cara Penghapusan :
Bupati/Walikota KDH Tk.II mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat. Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan Pemusnahan Obat.
Penghapusan dengan cara Pemusnahan.
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan
tugas-tugas antara lain :
Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di bidang AMDAL.
Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan.
Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang disetujui.
Membuat Berita Acara Pemusnahan.
Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota KDH Tingkat II setempat.
2. Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Bupati / Walikota KDH
Tingkat II setempat melaporkan kepada Gubernur KDH Tingkat I, tentang pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu :
Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Kepala Dinas Kesehatan Dati II. Berita Acara Pemusnahan.
B. Pengelolaan Obat di Puskesmas
1. Sasaran pokok pencatatan, pengolahan dan pelaporan obat di puskesmas :
Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu
Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang lebih tinggi
2. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub unit pelayanan kesehatan :
Kartu stock obat
Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPI.PO ) Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat Buku catatan harian penerimaan resep
Laporan obat rusak / Daluarsa Surat pernyataan obat hilang
3. Tugas dan wewenang
a) Kepala Puskesmas
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan di Puskesmas.
Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan
Mengajukan permintaan obat kepada Kadinkes Dati II / Ka GFK setempat. Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kadinkes Dati II
setempat
Melaporkan semua obat yang hilang, rusak, daluarsa dan obat yang tidak dibutuhkan kepada Kadinkes Dati II / GFK setempat.
Mengembalikan obat – obatan yang tidak dibutuhkan, rusak dan daluarsa kepada Kadinkes Tk II / GFK.
b). Petugas Gudang Obat Puskesmas
Menerima, menyimpan, memelihara obat yang ada di gudang membuat catatan mutasi obat yang keluar maupun yang masuk gudang tobat Puskesmas dalam kartu stok.
Mempersiapkan data penerimaan dan pemakaian obat
Mengkompilasi data pemakaian dan sisa obat dari masing – masing sub unit Mempersiapkan laporan pemakaian dan permintaan obat
Menerima, menyimpan dan memelihara LPLPO yang sudah diisi. Melayani permintaan obat oleh kamar obat dan Puskesmas Pembantu
Menerima dan mengumpulkan obat rusak / daluarsa dari gudang simpanannya, kamar obat dan Puskesmas Pembantu
Mempersiapkan laporan obat hilang, rusak dan daluarsa
Melaporkan obat yang tidak dipakai, hilang, rusak dan daluarsa kepada Kepala Puskesmas
Menyimpan kartu stok selama 10 tahun c). Petugas Kamar Obat Puskesmas
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan mutasi obat yang diterima maupun yang dipakai oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat
Memberi tanda “ UMUM “ pada resep – resep untuk pasien umum
Memberi tanda “ PHB “ pada resep – resep untuk peserta PHB Asuransi Kesehatan.
Memberi tanda “ Gratis “ pada resep – resep untuk pasien yang tidak membayar biaya pelayanan.
Memelihara dan menyimpan resep obat secara tertib ( untuk bukti pengeluaran obat kepada pasien )
Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat dan jumlah penerimaan resep ( umum, PHB dan gratis )
Membuat laporan dan secara berkala mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat.
Melayani permintaan obat untuk keperluan Kamar Suntik, Puskesmas Keliling dan Posyandu
Menyimpan dan memelihara obat yang ada di Kamar Obat.
d). Petugas Kamar Suntik
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun yang diterimanya dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat.
Setiap awal bulan (atau jika stok hampir habis) mempersiapkan data pemakaian obat dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat.
Menyimpan obat yang ada di Kamar Suntik dengan baik / pada tempat yang sesuai.
Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat.
e). Petugas Obat Puskesmas Pembantu
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pengeluaran Obat.
Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat, sisa stok dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat.
Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat.
Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat.
f). Petugas Lapangan Puskesmas Keliling / Posyandu
Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan, mengajukan permintaan obat yang diperlukan kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat
Mencatat pemakaian dan sisa obat
Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat
Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa obat kepada Kepala Puskesmas.
4. Kartu Stok
a). Fungsi Kartu Stok
Sebagai sumber informasi tentang mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau daluarsa)
Sebagai sumber data untuk menyusun LPLPO ( Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat )
Sebagai dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara secara tertib selama 10 tahun.
b). Kegiatan yang dilakukan :
Letakkan kartu stok bersama obat bersangkutan pada lokasi penyimpanan Pencatatan dilakukan secara rutin dar hari ke hari
Setiap terjadi mutasi obat langsung dicatat dalam kartu stok
Setiap ditemukan obat rusak / daluarsa atau hilang langsung dicatat di kartu stok
Pada setiap akhir bulan jumlahkan penerimaan dan pengeluaran obat c). Manfaat informasi di dalam kartu stok
Informasi di dalam kartu stok digunakan untuk : Pengisian formulir LPL.PO
Mengendalikan neraca pemasukan dan pengeluaran obat d). Format kartu stok :
KARTU STOK GUDANG OBAT PUSKESMAS Nama Obat : ……….. Satuan : ……….. Satuan Kemasan : ……….. No. Kode : ………... Puskesmas : ………. Kecamatan : ………. Kab/Kodya : ………. Tgl No. Dokumen Dari / Kepada Penerimaan Pengeluaran Tgl Kadaluarsa Sisa Stok Paraf Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
5. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
a). Pihak – pihak yang menggunakan LPL.PO Gudang obat Puskesmas
Kamar obat Kamar suntik Puskesmas pembantu Puekesmas keliling Posyandu b). Fungsi LPL.PO
Laporan pemakaian obat bulanan Lembar permintaan obat
Laporan kunjungan resep
Dokumen bukti pengeluaran obat / sumber informasi Dokumen bukt penerimaan obat / sumber informasi Sumber informasi untuk perencanaan
Sarana untuk monitoring dan evaluasi persediaan dan penggunaan obat
Sumber informasi untuk melakukan supervisi dan pembinaan (hasil pengolahan LPLPO)
Sarana untuk meningkatkan kepatuhan petugas dalammenyampaikan laporan pemakaian obat
c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Catat semua mutasi obat yang terjadi ( penerimaan, pengeluaran, obat rusak dan lain – lain ). Pada kartu stok secara rutin, tertib dan tepat waktu
Kompilasi data obat dari masing – masing Sub Unit ( dari LPL.PO Sub Unit ) Laksanakan pengisian LPL.PO dengan memanfaatkan data dari kartu stok
gudang obat puskesmas dan data hasil kompilasi laporan dari setiap Sub Unit. d). Sumber data pengisian LPLPO :
Kartu stok
Buku catatan harian penerimaan resep e). Manfaat informasi LPLPO :
Mengendalikan tingkat stok di masing – masing Unit / Sub Unit Pelayanan Kesehatan
Perencanaan distribusi Perencanaan kebutuhan obat Memantau pola penggunaan obat
Format LPLPO
LAPORAN PEMAKAIAN dan LEMBAR PERMINTAAN OBAT PUSKESMAS PUSKESMAS : ...
KECAMATAN : ... PELAPORAN BULAN / PERIODE : ... DOKUMEN NO : ... KODYA : ... PERMINTAAN BULAN / PERIODE : ... GFK : ...
PUSKESMAS : ... No. Nama Obat Satuan Stok
Awal Peneri- maan Perse- diaan Pema-kaian Sisa Stok Stok Opt. 1 PHB A Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Air Raksa Dental use Btl 2 Aminofilin inj. 24mg/ml–10 ml Amp 3 Aminofilin Tablet 10 mg Tab 4 Amitriptilin HCl tabb. Salut 25 mg Tab 5 Amoksisilin Kaps. 250 mg Kaps 6 Amoksisilin dry Syr. 125mg/5ml Btl 7 Ampisilina Kaplet 500 mg Kapl 8 Ampisilina dry Syr. 125 mg/ml Btl 9 Antalgin Tabl. 500 mg Tab 10 Antasida DOEN tabl. kombinasi Tab
Jumlah kunjungan resep Umum PHB Jumlah
Bayar Tidak Bayar
Mengetahui / menyetujui Yang menyerahkan Yang meminta Kepala Dinkes II Kepala GFK Pimpinan Puskesmas
( ……… ) ( ………. ) ( ………. )
6. Buku Catatan harian Penerimaan dan Pemakaian Obat
a). Pihak – pihak yang menggunakan Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :
Kamar Obat Kamar Suntik
Puskesmas Pembantu Puskesmas Keliling Posyandu
b). Fungsi Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat : Mencatat penerimaan dan pemakaian obat
Sumber data untuk menyusun laporan bulanan menggunakan format LPL.PO c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Sediakan sebuah buku tulis ukuran folio dengan tebal 100 halaman dan buat lajur seperti contoh dibawah ini.
Catat nama obat yang tersedia. Untuk satu jenis obat disediakan 1 – 2 halaman. Laksanakan pencatatan atas penerimaan dan pemakaian obat.
Setiap akhir bulan jumlahkan seluruh penerimaan dan pemakaian obat dalam satu bulan.
d). Format Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat : Nama Obat : ...
TGL / TH PENERIMAAN PEMAKAIAN SISA KET 1/7 – 93 . . . dst s/d 31/7 – 93 Jumlah e). Manfaat :
Untuk pengisian format LPLPO Sub Unit PK.
7. Laporan Obat rusak dan atau Daluarsa
a) Pihak – pihak yang menggunakan laporan obat rusak dan atau daluarsa : Kepala Puskesmaa
Petugas Pengelola Obat b). Kegiatan yang harus dilakukan :
Mengumpulkan obat – obatan yang rusak dan atau daluarsa
Catat jenis dan jumlah obat yang rusak / daluarsa tersebut pada formulir laporan obat rusak / daluarsa seperti terlampir.
Catat jumlah obat yang rusak / daluarsa pada kartu stok pada kolom pengeluaran.
Isi format laporan.
Kirimkan obat yang rusak / daluarsa bersama – sama laporan ke Dinas Kesehatan Dati II
c). Manfaat informasi laporan Obat rusak dan atau daluarsa :
Untuk memperbarui catatan mutasi obat dalam kartu stok pada satuan kerja yang melaporkan dan yang menerima kembali obat rusak / daluarsa.
Untuk mengetahui persediaan obat yang betul – betul dapat dipakai Sebagai informasi awal untuk menelusuri penyebab kerusakan obat
d). Contoh Format Laporan Obat Rusak dan atau Daluarsa.
Laporan Obat Rusak / Daluarsa
No Jenis Obat No. Batch / No. Lot
Tgl Daluarsa Jumlah Keterangan
1 2 3 4 5 6
1 Ampisilin 500mg Dp 10012356 01 – 6 – 92 100 Kaplet Daluarsa 2 Tiamin HCl 50mg Thm 11757 700 Tablet Rusak Yang menerima Melaporkan / Menyerahkan Obat
( ……… ) ( ………)
8. Surat Pernyataan Obat Hilang
a). Pihak yang menggunakan : Kepala Puskesmas Petugas Pengelola
b. Pihak yang menyimpan untuk diproses lebih lanjut : Lembar pertama untuk Dinas Kesehatan Dati II
Lembar kedua untuk Gdang Farmasi Kabupaten / Kodya Lembar ketiga untuk Arsip Puskesmas
c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Mempersiapkan Surat Pernyataan Obat Hilang sesuai dengan petunjuk berikut. Menyusun daftar obat jadi yang hilang seperti format terlampir.
d). Fungsi :
Sebagai bahan laporan kepada Kepala Dinas Kesehatan Dati II e). Manfaat informasi Surat Pernyataan Obat Hilang :
Masukan untuk langkah – langkah pengamanan f). Format Surat Pernyataan Obat Hilang :
Puskesmas : (1)__________________ Pemerintah Daerah Tk II.
(2) ____________________________
Surat Pernyataan Obat Hilang
Pada hari ini, tanggal (3) _________ bulan (4) ________, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala Puskesmas (6) ___________________ Daerah Tingkat II Kabupaten / Kotamadya (7) _______________ telah memeriksa dan memastikan adanya kejadian obat hilang di lokasi (8) ___________________ yang termasuk dalam wilayah kerja Puskesmas (9) __________ bersama – sama dengan petugas pengelola obat bersangkutan.
Jenis dan jumlah obat yang hilang dinyatakan pada lampiran surat pernyataan ini.
Kejadian tersebut timbul sebagai akibat dari (10)____________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Demikian surat pernyataan ini disusun, agar dapat dipergunakan seperlunya.
Petugas Pengelola Obat Kepala Puskesmas (11) ________________ (12) ______________
g). Lampiran Daftar Obat Hilang
LAMPIRAN DAFTAR OBAT HILANG Lokasi : ( a ) ………. Tanggal : ( b ) ………
No. Nama Obat No. Batch / No. Lot
Jumlah Keterangan
9. Alur Pelaporan Pemakaian Obat dan Permintaan Obat sbb :
a). Skema Alur Pemakaian dan Permintaan Obat :
LPLPO LPLPO
LPLPO LPLPO LPLPO
= jalur pelaporan = jalur distribusi obat
b). Waktu Pembuatan Laporan
Secara periodik setiap Unit dan Sub Unit Pelayanan Kesehatan harus membuat laporan obat dengan menggunakan form LPLPO (Puskesmas, kamar obat, kamar suntik, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Posyandu)
Dinkes Dati II / GFK
Puskesmas (Gudang Obat)
Kamar Obat Pustu
Pusling Posyandu Kamar Suntik LPLPO
10. Pengawasan Obat di Puskesmas
a). Tugas Pengawasan
Salah satu tugas dan wewenang Kepala Puskesmas wajib melaksanakan pengawasan melekat terhadap obat – obatan yang diterima, disimpan dan didistribusikan dan yang digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b). Maksud dan tujuan pengawasan
Mencegah secara dini terjadinya penyimpangan atau ketidak cocokan antara obat yang diterima, disimpan dan dikeluarkan di Puskesmas dengan dokumen pendukungnya tanpa menunggu pelaksanaan stok opname pada akhir bulan atau akhir tahun.
c. Informasi yang diperoleh dari pengawasan di Puskesmas
Kepastian bahwa seluruh obat baik jenis maupun jumlahnya yang diterima dari gudang farmasi kabupaten dan yang dikeluarkan ke Sub Unit telah tercatat pada kartu stok.
Kepastian bahwa penyimpanan obat di gudang Puskesmas sesuai dengan tata cara / aturan penyimpanan obat serta secara fisik jumlahnya sama dengan jumlah pada kartu stok.
d). Ruang lingkup pengawasan obat di Puskesmas Kegiatan penerimaan dan penyimpanan obat Distribusi dan penyerahan obat
Penggunaan obat – obatan akhir Sub Unit 4 PK
C. Administrasi Perbekalan Farmasi di Apotik
1. Definisi Apotik ( PP 25 Th. 1980 )
Apotik adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat.
2. Tugas dan fungsi Apotik
(a) Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan
(b) Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat
(c) Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
3. Pengelolaan Apotik
Pengelolaan apotik dibidang pelayanan kefarmasian meliputi :
(a) Pembuatan, pengolahan, paracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat.
(b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan dibidang farmasi lainnya.
(c) Informasi mengenai perbekalan kesehatan dibidang farmasi
4. Perbekalan Farmasi
Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotik meliputi : (a) Obat
(b) Bahan Obat
(c) Obat asli Indonesia (d) Bahan obat asli Indonesia (e) Alat kesehatan
5. Aliran Barang Masuk
a). Prosedur pembelian (1) Tahap persiapan
Perencanan dan penentuan perbekalan farmasi yang akan dibeli baik nama barang dan banyaknya berdasarkan buku defecta yang berasal dari data penjualan bebas, bagian peracikan maupun kartu stok yang ada digudang. Dokumen yang diperlukan adalah daftar kebutuhan obat yang harus dibeli. Mencari dan menemukan penyalur masing – masing obat yang dilengkapi
nama, alamat, nomor telepon penyalur ; daftar harga obat masing – masing penyalur ; penentuan waktu dan frekuensi pembelian
Mengadakan perundingan dengan beberapa penyalur untuk merundingkan persyaratan jenis, mutu barang yang diperlukan ; persyaratan harga dan potongan – potongan yang diperoleh ; persyaratan pengiriman barang ; persyaratan waktu pembayaran.
(2) Tahap pemesanan :
Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur, gudang dan arsip pembelian.
(3) Tahap penerimaan :
Barang yang diterima harus diperiksa oleh petugas gudang bila perlu disaksikan oleh petugas pembelian dengan melakukan pemeriksaan sbb :
Mencocokkan surat pengiriman barang, faktur dengan surat pemesanan barang
Mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang – barang yang nyata – nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah serta pemeriksaan terhadap kadaluarsa
(4) Tahap penyimpanan barang :
Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku harian penerimaan barang
Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya :
- Narkotika, disimpan di lemari terkunci - Serum, vaksin di lemari pendingin
- Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri (5) Pencatatan dokumen / faktur pembelian barang
Mengumpulkan faktur / bon pembelian barang
Mencatat dalam jurnal pembelian untuk semua faktur atau pembelian kredit Mencatat dalam jurnal pengeluaran kas, untuk semua pembelian barang
secara kontan
Membuat posting ke buku besar pembantu dan buku besar umum
6. Aliran Barang Keluar
Prosedur penjualan :
a) Penjualan obat bebas, alkes dan lain - lain :
(1) Setiap pembelian obat bebas diberikan tanda bukti transaksi penjualan berupa bon atau kwitansi penjualan rangkap 3 dan diberi nomor, tanggal, nama barang, banyak harga satuan dan jumlah.
(2) Bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar pada kasir sejumlah bon / kwitansi. Tembusan 1 dipegang sbagai arsip kasir setelah diberi stempel lunas.
(3) Asli dan tembusan 2 diserahlan kepada pelayan apotik untuk pengambilan barang; setelah tembusan 2 dan asli diberi tanda barang telah diambil. Tembusan 2 sebagai arsip pelayan apotik yang menyerahkan barang.
(4) Bon yanga sli dan obat – obat bebas diserahkan kepada pasien. b) Penjualan obat dengan resep dokter :
(1) Resep yang diterima dari pasien diberi harga sambil mengontrol ketersediaan obat dan diserahkan pada pasien lagi
(2) Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta diberi nomor urut R/ dan catat nama, umur, alamat yang lengkap di belakang resep
(3) Resep yang sudah lunas diserahkan kepada asisten apoteker yang bertugas untuk :
Menghitung komposisi obat Menyiapkan etiket
Menyiapkan obat / bahan baku obat
Meracik obat sesuai ketentuan yang berlaku Pengemasan obat yang sudah selesai diracik
(4) Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali Resep obat yang sesuai dengan nama pasien
Komposisi obat dan perhitungan dosis Kelengkapan bahan obat yang sudah diracik
(5) Penyerahan obat oleh petugas yang ditentukan dengan kontrol yang ketat antara nomor dan nama pasien harus sesuai.
(6) Paraf pasien yang telah memintan / mengambil obat tersebut.
(7) Resep yang sudah dikerjakan dilampirkan dengan kalkulasi perhitungan harga pokok obat + laba + uang R/ (rangkap 2)
(8) Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun
BAB II
INVENTORY CONTROL (PENGENDALIAN PERSEDIAAN)
Tujuan Inventory Control adalah untuk menciptakan keseimbangan antara besarnya persediaan dengan besarnya permintaan dari sekelompok barang. Prinsip keseimbangan adalah lengkap tetapi yang perlu saja dan jumlahnya cukup (tidak berlebihan atau tidak kekurangan).
Besar kecilnya volume persediaan didasarkan pada : 1. Kecepatan bergerak atau perputaran
Barang yang mempunyai kecepatan bergeraknya cepat (turn over tinggi) disediakan lebih banyak (product fast moving = persediannya banyak). Sedang barang yang mempunyai turn over rendah, disediakan lebih sedikit (product slow moving =
disediakan sedikit .
2. Lokasi Apotek / P.B.F.
Apotik di pulau jawa, persediaan cukup disediakan untuk 1 bulan. Diluar pulau Jawa, persediaan barang disediakan untuk 1 ½ - 2 bulan omzet.
3. Kebutuhan perbulan
Pembelian berdasarkan kebutuhan perbulan diartikan pengadaan barang sebesar harga pokok, atau Cost Of Goods Sold ( C.G.S )
Contohnya :
Misalnya omzet rata – rata perbulan = Rp. 100.000.000,- Laba bruto rata – rata dipungut 23% dari omzet
Maka harga pokoknya = 77% x Rp. 100.000.000 atau = Rp. 77.000.000,- Jenis keseimbangan :
Pengadaan barang berdasarkan 2 jenis keseimbangan, yaitu :
1. Keseimbangan secara total adalah : keseimbangan antara seluruh permintaan
dengan seluruh persediaan atau antara seluruh pembelian dengan seluruh penjualan secara proporsional.
Misalnya : omzet perbulan 100 juta, laba bruto yang dipungut = 25% Maka harga pokok = 75% = Rp. 75 juta
Jadi jumlah pembelian supaya seimbang dengan penjulana ( omzet ) = Rp. 75 juta a. Keseimbangan komposisi / proporsional : adalah keseimbangan antara sekelompok
produk, yaitu antara kelompok produk yang fast moving dan kelompok produk yang slow moving.
Misalnya : omzet = Rp. 100 juta, COG = Rp. 75 juta, laba 25% ( hanya pokok ) Produk yang fast moving menghasilkan omzet 80% dari seluruh omzet dan yang slow moving menghasilkan 20%.
Maka : persediaan barang dari kedua kelompok ini harus proporsional seimbang. Yaitu : 80% x Rp. 75 juta + Rp. 60 juta, untuk produk fast moving
20% x 75 juta = Rp. 15 juta, untuk produk slow moving Soal tentang Pengadaan barang secara seimbang :
Omzet rata – rata suatu pabrik = 100 juta
Terdiri dari : Penjualan dengan resep dokter = Rp. 75 juta Penjualan ke dokter rumah sakit = Rp. 20 juta Penjualan bebas = Rp. 5 juta
Laba yang diinginkan untuk :
Penjualan dengan resep dokter = 25% Penjualan ke dokter rumah sakit = 10% Penjualan bebas = 20%
Masing – masing dari omzet penjualan Ditanya :
a. Berapakah total laba dan persen laba total b. Berapakah harga pokok
c. Berapa jumlah pembelian bulan berikutnya agar terjadi keseimbangan 1. Penjualan dengan R/ dr = Rp. 75 juta
2. Penjualan ke dr RS = Rp. 20 juta 2. Penjualan bebas = Rp. 5 juta Jawab : a. Laba = omzet – HP HP = % HP x omzet % omzet
Laba untuk obat dengan resep dari dokter : = Rp. 75.000.000 - 100 x 75.000.000 = Rp. 15.000.000,000 125
Laba untuk obat dengan resep dari rumah sakit : = Rp. 20.000.000 - 100 x 20.000.000 = Rp. 1.818.181,818 110
Laba untuk obat
bebas : = Rp. 5.000.000 - 100 x 5.000.000 = Rp. 833.33,330 120 + Total Laba : = Rp. 17.651.515,150
b. HP = Total omzet – total laba = 100.000.000 – 17.651.515,15 = 82.348.484,85
% laba = Total laba
x 100 % Total HP = 17.651.515,150 x 100 % = 21,435 % 82.348.484,85 c. Perbandingan omzet = 75 : 20 : 5 = 15 : 4 : 1
Jumlah obat dengan resep dokter yang harus dibeli bulan berikutnya adalah : 15
x 82.348.484,85 = Rp. 61.761.363,64 20
Jumlah obat dengan resep dokter dari rumah sakit yang harus dibeli bulan berikutnya adalah :
4
x 82.348.484,85 = Rp. 16.469.696,97 20
Jumlah obat dengan penjualan bebas yang harus dibeli bulan berikutnya adalah : 1
x 82.348.484,85 = Rp.4.117.424,243 20
Faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam menetapkan kebijaksanaan pembelian barang :
1. Kriteria Supplier dipilih atas dasar : Harga yang kompetitif
Pelayanan yang cepat
Masa kredit yang menguntungkan 2. Waktu
Waktu pemesanan barang adalah pada saat persediaan berada pada keadaan Re Order Point. Re Order Point adalah saat / titik pemesanan kembali, yakni bila
persediaan barang pada kondisi Buffer Stock. Buffer Stock adalah jumlah persediaan yang harus ada dalam gudang untuk menjaga jangan sampai kehabisan barang selama terjadi pemesanan barang.
Lead Time atau waktu tunggu yaitu waktu yang diperlukan mulai saat pemesanan barang sampai barang datang.
3. Lokasi
(a) Lokasi persediaan barang Di ruang racikan Di ruang gudang
Pemesanan mulai dilaksanakan bila digudang sudah habis dengan catatan di ruang racikan cukup tersedia selama pemesanan kembali.
(b) Lokasi Apotik :
Apotik berada di kota besar Apotik berada di luar kota
Apotik berada di luar kota yang tanggung letak / lokasi aporik terhadap supplier sangat mempengaruhi waktu tunggu ( Lead Time )
4. Volume dan frekwensi pembelian
Makin kecil volume pembelian, makin tinggi frekuensi pembelian Makin besar volume pembelian, makin jarang frekuensi pembelian Akibat kecilnya volume pembelian :
(a) Tingginya frekuensi pembelian
(b) Tingginya frekuensi pemeriksaan dan pengaturan barang (c) Tingginya frekuensi menerima barang
(d) Tingginya frekuensi kegiatan pencatatan penerimaan dan pembayaran barang
Akibat dari besarnya volume pembelian : (a) Memerlukan ruang cukup besar
(b) Memerlukan finansial / kapital yang besar (c) Menimbulkan resiko kerusakan barang (d) Memerlukan buffer stock yang cukup besar
Gambar : Pesanan / pembelian sebesar kebutuhan 4 minggu :
V4 VM VM
= posisi persediaan
VM = Volume maksimal pembelian R = Re Order point V3 V2 V1 R R Safety stock M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4
BAB III
KEPEMIMPINAN
A. Defenisi Kepemimpinan
Menurut James AF. Stoner, kepemimpinan managerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan – kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut :
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain, bawahan atau pengikut. Kesediaan mereka untuk menerima pengarahan dari pemimpin.
2. Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Para pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan berbagai kegiatan para anggota kelompok, tetapi para anggota kelompok tidak dapat mengarahkan kegiatan – kegiatan pemimpin secara langsung.
3. Selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut, pemimpin dapat juga mempergunakan pengaruh. Dengan kata lain, para pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan apa yang harus dilakukan tetapi juga dapat mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya.
B. Pendekatan – Pendekatan Studi Kepemimpinan
Klasifikasi Pendekatan Studi Kepemimpinan ada tiga ( 3 ), yaitu : 1. Pendekatan – pendekatan kesifatan
2. Pendekatan – pendekatan perilaku
3. Pendekatan – pendekatan situasional (contingency)
1. Pendekatan Kesifatan
Pendekatan kesifatan memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat – sifat yang tampak. Pada teoritis kesifatan adalah kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan. Mereka percaya, bahwa para pemimpin memiliki ciri – ciri atau sifat – sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya.
Berbagai studi pembandingan sifat – sifat pemimpin dan bukan pemimpin, sering menemukan bahwa pemimpin cenderung lebih tinggi, mempunyai tingkat kecerdasan yang lebih tinggi, lebih ramah dan lebih percaya diri dari pada yang lain dan mempunyai kebutuhan akan kekuasaan lebih besar. Tetapi kombinasi sifat – sifat tertentu, akan membedakan antara pemimpin atau calon pemimpin dari pengikut belum pernah ditemukan. Sehingga timbul anggapan para peneliti sifat – sifat kepemimpinan, bahwa pemimpin dilahirkan, bukan dibuat, atau seseorang itu dilahirkan membawa atau tidak membawa sifat – sifat yang diperlukan bagi seorang pemimpin.
Sifat – sifat tertentu yang tampaknya penting untuk kepemimpinan yang effektif menurut Edwin Ghiselli :
Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas (Supervisory Ability) atau pelaksanaan fungsi – fungsi dasar manajemen, terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaan orang lain.
Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, mencakup percarian tanggung jawab dan keinginan sukses
Ketegasan (Decisiveness), atau kemampuan untuk membuat keputusan – keputusan dan memecahkan masalah – masalah dengan cakap dan tepat Kepercayaan diri, atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan
untuk menghadapi masalah
Inisiatif atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara – cara baru atau inovasi
Syarat – syarat kepemimpinan yang ditentukan oleh Angkatan Bersenjata RI adalah : (a) Syarat – syarat minimal yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin menurut
standar ABRI adalah :
Watak yang baik ( karakter, budi dan moral ) Intelegensia yang tinggi
Kesiapan lahir dan bathin (b) Syarat – syarat lain yang diperlukan :
Sadar akan tanggung jawab
Mempunyai sifat – sifat kepemimpinan yang menonjol
Membimbing diri dengan azas – azas dan prinsip – prinsip kepemimpinan Melaksanakan kegiatan – kegiatan dan perintah – perintah dengan penuh
tanggung jawab ( correct ) serta mampu membimbing anak buahnya dengan baik dan mengemblengnya menjadi satu kesatuan yang efektif
Mengenal anak buahnya, memahami sepenuhnya akan sifat dan tingkah laku masing – masing dalam segala macam keadaan, suasana dan pengaruh. Paham akan cara bagaimana seharusnya mengukur dan menilai
kepemimpinannya.
2. Pendekatan Perilaku Pemimpin
Pendekatan kedua bermaksud mengidentifikasi perilaku – perilaku (behaviours) pribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan effektif. Pendekatan mencoba untuk menentukan apa yang dilakukan pemimpin effektif, bagaimana mereka mendelegasikan tugas, bagaimana mereka berkomunikasi dengan dan memotivasi bawahan mereka, bagaimana mereka menjalankan tugas – tugas, dan sebagainya.
Tidak seperti sifat – sifat, bagaimanapun juga perilaku dapat dipelajari atau dikembangkan, sehingga individu – individu dapat dilatih dengan perilaku – perilaku kepemimpinan yang tepat agar mampu memimpin lebih effektif.
Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek perilaku kepemimpinan yaitu : fungsi – fungsi dan gaya – gaya kepemimpinan.
(a) Fungsi – fungsi kepemimpinan
Aspek pertama pendekatan perilaku kepemimpinan menekankan pada fungsi – fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar kelompok berjalan dengan effektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama :
Fungsi – fungsi yang berhubungan dengan tugas (task related) atau pemecahan masalah fungsi pertama menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi dan pendapat.
Fungsi – fungsi pemeliharaan kelompok (Group maintenance) atau sosial. Fungsi kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar. Persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat atau sebagainya.
(b) Gaya – gaya kepemimpinan
Para peneliti telah mengidentifikasi dua gaya kepemimpinan, yaitu : Gaya dengan orientasi tugas (task oriented )
Manager berorientasi tugas mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkannya. Manager dengan gaya kepemimpinan ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.
Gaya dengan orientasi karyawan
Manager berorientasi karyawan mencoba untuk lebih memotivasi bawahan dibanding mengawasi mereka . Mereka mendorong para anggota kelompok untuk melaksanakan tugas – tugas dengan memberikan kesempatan bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubungan – hubungan saling mempercayai dan menghormati dengan para anggota kelompok.
Salah satu Teori dan Penelitian Kepemimpinan dengan pendekatan Perilaku adalah Mc. Gregor atau Douglas Mc. Gregor, bahwa strategi kepemimpinan dipengaruhi
anggapan – anggapan seseorang pemimpin tentang sifat dasar manusia. Sebagai hasil
pengalamannya menjadi konsultan, Mc.Gregor menyimpulkan dua kumpulan anggapan yang saling berlawanan yang dibuat oleh para manajer dalam industri.
Anggapan – anggapan teori X :
Rata – rata pembawaan manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan dan akan menghindarinya bila mungkin.
Bila mungkin karakteristik manusia tersebut orang harus dipaksa, diawasi, diarahkan atau diancam dengan hukuman agar mereka menjalankan tugas untuk mencapai tujuan - tujuan organisasi.
Rata – rata manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisi relatif kecil dan menginginkan keamanan / jaminan hidup diatas segalanya.
Anggapan – anggapan teori Y :
Penggunaan usaha phisik dan mental dalam bekerja adalah kodrat manusia seperti bermain atau beristirahat.
Pengawasan dan ancaman hukuman eksternal bukanlah satu – satunya cara untuk mengarahkan usaha pencapaian tujuan organisasi. Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah disetujuinya.
Keterikatan pada tujuan merupakan fungsi dari penghargaan yang berhubungan dengan prestasi mereka.
Rata – rata manusia dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk menerima tetapi mencari tanggung jawab.
Ada kapasitas besar untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah – masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karyawan.
Potensi intelektual rata – rata manusia hanya digunakan sebagian saja dalam kondisi kehidupan industri modern.
Kisi – kisi manajerial dari Blake dan Mounton
Kisi – kisi manajerial (Managerial grid) yang dikembangkan oleh Robert Blake dan Jane Monton juga berkenan dengan orientasi manajer pada tugas (produksi) dan karyawan (orang) serta kombinasi antara kedua ekstrim.
Gambar :
Menunjukkan suatu kisi – kisi atau jaringan dengan sumbu horizontal perhatian terhadap produksi dan sumber vertikal perhatian terhadap karyawan.
Manajer 1.1 pada sudut kiri bawah :
Dalam kisi – kisi digambarkan sebagai seorang manager yang Turun Tahta, perhatian rendah terhadap karyawan maupun terhadap produksi / tugas. Ini adalah bentuk ekstrim dari gaya manajemen Laissez Faire.
Manager 1.9 :
Mempergunakan kepemimpinan santai, serba mengizinkan, dengan tekanan pada pemeliharaan keuangan dan kepuasan karyawan. Manajer tipe ini cenderung menghindari ketegangan dalam pelaksanaan pekerjaan, dengan perhatian terhadap karyawan yang tinggi tetapi perhatian terhadap produksi rendah.
