1
DASHBOARD DAN SYSTEM WARNING LAPORAN STOK OBAT UPT PADA PERBEKALAN FARMASI PATI
Alfian Romadhon 1, Agus Winarno, M.Kom2
1,2 Sistem Informasi, Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11, Semarang, 50131, 024 3517261
E-mail : 112201104514.dinus.ac.id@gmail.com 1, sekretariat@dinus.ac.id 2
Abstrak
UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan salah satu instansi pemerintahan yang menangani bidang perbekalan obat-obatan pada Puskesmas khususnya daerah Pati. Dengan banyaknya puskesmas yang ada di Pati, maka banyak stok obat tidak terkontrol dengan baik, distribusi obat menjadi terlambat, ketersediaan obat tidak sesuai, stok obat tidak up to date, maka perlu adanya sistem mengenai laporan stok obat yang dilaporkan oleh setiap Puskesmas yang ada di Pati ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. Metode analisis data menggunakan metode prototype, perancangan sistem menggunakan DFD dan ERD, implementasi sistem menggunakan PHP dan MySQL. Dengan menggunakan aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati berbasis web dapat menjaga stabilnya stok obat tiap puskesmas, mencatat transaksi obat masuk dan obat keluar juga ketersediaan stok dan mencetak laporan- laporan yang terdiri dari laporan stok obat, laporan obat masuk dan laporan obat keluar dan dapat menampilkan stok limit obat jika stok obat kurang dari stok limit yang ditentukan.
Kata kunci :UPT Perbekalan Farmasi Pati, Stok Obat, Puskesmas, PHP, MySQL.
Abstract
UPT Perbekalan Farmasi Pati is one of the government agencies that handle the field of medicine supplies at the Puskesmas especially in Pati. With the number of puskesmas in Pati, many drug stocks are not well controlled, drug distribution becomes late, availability of drugs is not appropriate, drug stock is not up to date, it is necessary to have a system of drug stock reports reported by each Puskesmas Starch to UPT Perbekalan Farmasi Pati. Methods of data analysis using prototype method, system design using DFD and ERD, system implementation using PHP and MySQL. By using the application of dashboard and system warning report stock medicine at UPT Perbekalan Farmasi Pati can maintain stable stock of drug per puskesmas, record the transactions of drugs and drugs out also stock availability and print reports consisting of drug stock report, And outgoing drug reports and may display stock of drug limits if the drug stock is less than the specified limit stock.
Keywords: UPT Perbekalan Farmasi Pati, Stock of Drugs, Puskesmas, PHP, MySQL.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat, telah memberikan
manfaat yang besar diberbagai bidang, Saat ini perpaduan antara teknologi informasi dan teknologi sudah demikian berkembang, sehingga untuk pekerjaan
2 yang pada awalnya membutuhkan seorang ahli yang berpengalaman, kini dapat digantikan oleh sebuah mesin.
Bahkan dengan teknologi informasi dapat mengurangi jumlah tenaga kerja, jam kerja dan lain-lain, yang demikian ini sangat diharapkan dalam usaha program penghematan diberbagai bidang. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi, dengan berkembangnya ilmu teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus diimbangi dengan perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana yang memadai seperti pada Instansi Pemerintah UPT Perbekalan Farmasi Pati.
UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan salah satu instansi pemerintahan yang menangani bidang perbekalan obat-obatan pada Puskesmas khususnya daerah Pati. Instansi pemerintah ini menangani segala hal yang berhubungan dengan perbekalan obat-obatan di Pati. Dengan banyaknya puskesmas yang ada di Pati, maka banyak stok obat tidak terkontrol dengan baik, distribusi obat menjadi terlambat, ketersediaan obat tidak sesuai, stok obat tidak up to date, maka perlu adanya sistem mengenai laporan stok obat yang dilaporkan oleh setiap Puskesmas yang ada di Pati ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. Dimana tiap Puskesmas dalam memberikan laporan kondisi jumlah obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati dalam bentuk lembaran kertas yang diketik secara manual, kemudian oleh UPT Perbekalan
Farmasi Pati data tersebut dimasukkan ulang, sehingga sangat membuang tenaga dan waktu, dan juga sering terjadi data yang tidak sesuai karena kesalahan dalam penulisan yang diulang. Agar keakuratan laporan stok obat dapat berjalan dengan baik dan akurat, perlu dibuatkan suatu solusi yang lebih efisien dalam pembuatan laporan stok obat.
Oleh karena itu, penulis membuat suatu dashboard dan system warning laporan stok obat pada Puskesmas yang berisi informasi yang dibutuhkan oleh UPT Perbekalan Farmasi Pati dengan menggunakan teknologi PHP dan MySQL dan Dashboard. Dashboard merupakan sistem yang dapat menampilkan data secara visual dalam hal ini adalah stok obat. Dengan menggunakan dashboard diharapkan dapat mempermudah dan membantu penampilan data stok obat. Selain dashboard juga diperlukan adanya system warning yang berguna untuk mengetahui jika stok obat telah atau akan habis.
Berdasarkan permasalahan diatas, penulis merancang suatu aplikasi yang dapat mempermudah dan membantu penampilan data stok obat dengan judul
”Dashboard dan System Warning Laporan Stok Obat Pada Pada UPT Perbekalan Farmasi Pati”.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang maka dapat di rumuskan permasalahan yang ada yaitu bagaimana merancang aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati yang dapat diakses secara internal dalam lingkup instansi maupun eksternal diluar instansi, sehingga lebih
3 memudahkan Puskesmas dalam pengiriman data obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati.
1.3 Batasan
Batasan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Sumber data meliputi ruang lingkup jumlah stok obat yang ada di Puskesmas-Puskesmas kota Pati.
2. Data yang akan ditampilkan dalam dashboard antara lain menampilkan laporan stok obat.
3. System warning berupa peringatan bertuliskan warna merah jika obat akan habis atau telah habis.
4. Pembuatan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati menggunakan PHP dan MySQL.
1.4 Tujuan
Tujuan penelitian adalah membuat aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati yang dapat diakses secara internal dalam lingkup instansi maupun eksternal diluar instansi, sehingga lebih memudahkan Puskesmas dalam menyediakan data obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati.
2. METODE
2.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut :
1. Wawancara
Dalam metode wawancara melakukan tanya jawab dengan Bapak Slamet Riyadi,SH, MH
selaku Kepala Tata Usaha UPT Perbekalan Farmasi Pati mengenai laporan stok obat di UPT Perbekalan Farmasi Pati.
2. Observasi
Dalam metode observasi melakukan riset di UPT Perbekalan Farmasi Pati selama 1 bulan untuk melihat proses laporan stok obat di UPT Perbekalan Farmasi Pati.
3. Studi Pustaka
Dalam metode studi pustaka melakukan pengumpulan data dengan cara mempelajari literatur, laporan, maupun jurnal yang berhubungan dengan data-data pembuatan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati diantaranya jurnal yang berjudul
“Pembuatan Dashboard Berbasis Web Sebagai Sarana Evaluasi Diri Berkala Untuk Persiapan Penilaian Akreditasi Berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi” dan jurnal yang berjudul “Perancangan Sistem Dashboard Untuk Monitoring Indikator Kinerja Universitas” dan buku diantaranya buku “Metode Desain dan Analisa Sistem”, buku
“Jago PHP & MySQL Dalam Hitungan Menit”, buku
“Administrasi Database Server MySQL” dan lainnya.
2.1 Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati adalah prototype. Prototype yaitu proses interatif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan diubah dalam sistem yang bekerja (working system)
4 yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara analis dan pengguna [10].
Identifikasi Kebutuhan
Pemakai
Membuat Prototype
Menguji Prototype
Memperbaiki Prototype
Mengembangkan Versi Produk
Gambar 3.1. Metode Prototype 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisa Permasalahan
UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan salah satu instansi pemerintahan yang menangani bidang perbekalan obat-obatan pada Puskesmas khususnya daerah Pati. Instansi pemerintah ini menangani segala hal yang berhubungan dengan perbekalan obat-obatan di Pati. Dengan banyaknya puskesmas yang ada di Pati, maka banyak stok obat tidak terkontrol dengan baik, distribusi obat menjadi terlambat, ketersediaan obat tidak sesuai, stok obat tidak up to date, maka perlu adanya sistem mengenai laporan stok obat yang dilaporkan oleh setiap Puskesmas yang ada di Pati ke UPT Perbekalan Farmasi
Pati. Dimana tiap Puskesmas dalam memberikan laporan kondisi jumlah obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati dalam bentuk lembaran kertas yang diketik secara manual, kemudian oleh UPT Perbekalan Farmasi Pati data tersebut dimasukkan ulang, sehingga sangat membuang tenaga dan waktu, dan juga sering terjadi data yang tidak sesuai karena kesalahan dalam penulisan yang diulang. Agar keakuratan laporan stok obat dapat berjalan dengan baik dan akurat, perlu dibuatkan suatu solusi yang lebih efisien dalam pembuatan laporan stok obat.
3.2 Analisa Kebutuhan Data dan Informasi
1. Identifikasi Data
Data yang dibutuhkan dalam pembuatan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati meliputi data–data yang masuk dalam sistem sebagai pembentuk dari sistem yang akan berjalan antara lain sebagai berikut:
a. Data jenis obat.
b. Data obat.
c. Data merk.
d. Data puskesmas.
e. Data obat masuk.
f. Data obat keluar.
2 Identifikasi Informasi
Kebutuhan informasi berdasarkan kegiatan dalam pembuatan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan keluaran pada sistem tersebut sebagai berikut:
a. Laporan stok obat.
b. Laporan obat keluar.
c. Laporan obat masuk.
5 3.3 Diagram Konteks
0
Sistem Informasi UPT Pati
Puskesmas Pimpinan
Admin
laporan_obat_keluar Data obat_masuk
Data obat_keluar Data obat
laporan_obat_masuk laporan_stok_obat
Data_jenis_obat Data_Puskesmas
Data merk
Gambar 1 Diagram Konteks
3.4 DFD Level 0
1
Pendataan
2
T ransaksi
3
Laporan Admin
Puskesmas
Pimpinan
Obat
Puskesmas
Masuk
Keluar Merk Jenis
Data merk
Jenis Data obat_masuk
Data obat_keluar
laporan_stok_obat laporan_obat_masuk laporan_obat_keluar Data_jenis_obat
Obat
Puskesmas
Data obat
Merk
Masuk Jenis
Keluar Masuk Merk Data_puskesmas
Puskesmas Obat
Gambar 2 DFD Level 0
3.5 Entity Relationship Diagram
Puskesmas
* kdpus alamat
telp email
tglmasuk
*nomasuk **kdpus nmpus
Obat stock
** kdobat **kdpus
** kdpus
* nokeluar tglkeluar
M M
pass
Stoklim
Jenis
* kdobat
Nmobat
Harga
Merk
* Idmerk Nmmerk
** idmerk
M M Masuk
M M
jml
*id ** Kdobat
Keluar jml
*id
** Kdobat
Gambar 3 ERD
3.6 Desain Program 1. Desain Home
Home Pendataan Transaksi Laporan Logout
Dashboard System Warning
Gambar 4 Desain Home
6 2. Desain Input Puskesmas
Home Pendataan Transaksi Laporan Logout Kode Puskesmas
Simpan X99 Nama Puskesmas XXXXXXXX
Batal
Alamat XXXXXXXXXXXXXXX
Data Puskesmas
Telepon 99999999
Email XXXXXXXXX
Password XXXXX
Gambar 5 Desain Input Puskesmas
3. Desain Input Obat
Home Pendataan Transaksi Laporan Logout Obat
Simpan
X99999 XXXXXXXXX
Stok XXXX
Batal
Stok Limit XXXX
Data Obat
Gambar 6 Desain Produk
4. Desain Input Obat Keluar
Selesai No Keluar
Simpan 9999/X99/9999 Tanggal Keluar 9999-99-99
Batal
Obat XXXXXXXXXX
Data Detail Obat Keluar
Jumlah 9999
Gambar 7 Desain Input Obat Keluar
5. Desain Input Obat Masuk
Selesai No Masuk
Simpan
9999-X99-9999
Tanggal Masuk 9999-99-99
Batal Obat XXXXXXXXXXXXXXXX
Data Detail Obat Masuk
Jumlah 9999
Gambar 8 Desain Input Obat Masuk 3.7 Implementasi Program
1. Halaman Home
Gambar 9 Home
7 2. Halaman Input Puskesmas
Gambar 10 Input Puskesmas 3. Halaman Input Obat
Gambar 11 Input Obat
4. Halaman Obat Keluar
Gambar 12 Obat Keluar
5. Halaman Pendataan Produk
Gambar 13 Obat Masuk
4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian pada dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut
1. Dengan menggunakan aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat menjaga stabilnya stok obat tiap puskesmas, mencatat transaksi obat masuk dan obat keluar juga ketersediaan stok dan mencetak laporan-laporan yang terdiri dari laporan stok obat, laporan obat masuk dan laporan obat keluar.
2. Aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat menampilkan stok limit obat jika stok obat kurang dari stok limit yang ditentukan.
3. Aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat mengurangi stok obat ketika melakukan transaksi obat keluar dan menambah stok obat ketika
8 melakukan transaksi barang obat masuk.
4.2 Saran
Berikut ini saran penulis terhadap pengembangan dan penerapan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati lebih lanjut yaitu
1. Aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat ditambahkan system warning melalui email atau SMS jika stok obat kurang dari stok limit.
2. Ditambahkan fasilitas backup database tiap hari sehingga dapat mengurangi resiko kehilangan data.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Saputro, Fandi Cahyo. Anggraeni, Wiwik. Mukhlason, Ahmad.
Pembuatan Dashboard Berbasis Web Sebagai Sarana Evaluasi Diri Berkala Untuk Persiapan Penilaian Akreditasi Berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Skripsi. Institut Teknologi Sepuluh Nopember. 2012 [2] Hariyanti, Eva. Purwanti, Endah.
Perancangan Sistem Dashboard Untuk Monitoring Indikator Kinerja Universitas. Skripsi. Universitas Airlangga. 2014
[3] Pressman, Roger.S. Rekayasa Perangkat Lunak. Andi.
Yogyakarta. 2006
[4] Henderi, Rahayu S., Prasetyo, B.M.
Dashboard Information System Berbasis Key Performance Indicator. Skripsi. Jurnal CCIT.
2012
[5] Daryono. Prediksi dan Gejala Awal Tsunami. Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah Bali. 2005
[6] Jogiyanto, H.M. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. 2008
