PANDUAN AUDITOR HALAL
LP POM MUI
LEMBAGA PENGKAJIAN
PANGAN, OBAT-OBATAN DAN KOSMETIKA
MAJELIS ULAMA INDONESIA
• Msjid Istiqlal Ruang 25 Jakarta Telp. / Fax. : (021) 350 7486 / 3450928
• Jl. Lodaya II/3 Bogor 16153
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam buku kecil ini disajikan segala sesuatu mengenai Auditor Halal Lembaga Pengkajian Pangan Obat-obatan dan Kosmetika Majelis Ulama Indonesia (LP POM MUI). Istilah Auditor Halal ini mulai diperkenalkan oleh LP POM MUI sejak berdirinya lembaga ini 6 Januari 1989. Sesuai dengan namanya, Auditor Halal bertanggung jawab dalam pemeriksaan kehalalan suatu produk yang menginginkan Sertifikat Halal dari Majelis Ulama Indonesia.
Berlainan dengan auditor yang sudah kita kenal, untuk menjadi Auditor Halal harus memenuhi berbagai persyaratan diantaranya Auditor Halal harus beragama Islam. Berbagai persyaratan atau kualifikasi Auditor, Tugas dan Tanggung jawab Auditor, Kode Etik Auditor serta Hak dan Kewajiban Auditor dapat dibaca dalam tulisan berikut.
Mudah-mudahan buku ini berguna bagi Auditor Halal Pada khususnya serta pembaca pada umumnya.
Wabillahittaufiq Wal Hidayah Wassalamu’alaikum Wr.
Wb.
Bogor, Mei 2002
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
I. PENDAHULUAN 1
II. PERSYARATAN / KUALIFIKASI AUDITOR HALAL 2
III. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB AUDITOR HALAL 3
IV. KODE ETIK AUDITOR LP POM MUI 7
V. HAK DAN KEWAJIBAN AUDITOR LP POM MUI 8
I.
PENDAHULUAN
LP POM MUI yang merupakan lembaga teknis Majelis Ulama Indonesia berkewajiban untuk melaksanakan tugasnya secara professional. Salah satu tugas LP POM MUI adalah melaksanakan pemeriksaan yang dikenal dengan audit terhadap perusahaan yang mengajukan sertifikasi halal.
Untuk itu LP POM MUI menghimpun tenaga professional yang berakhlakul karimah sebagai Auditor Halal LP POM MUI. Sebelum melaksanakan tugasnya Auditor tersebut harus mengikuti pelatihan Auditor yang dilaksanakan LP POM MUI, sehingga Auditor Halal LP POM MUI merupakan tenaga professional yang terlatih, berwibawa dan senantiasa menjaga nama baik LP POM MUI.
Untuk menjaga keseragaman dalam melaksanakan audit, maka LP POM MUI membuat buku Panduan Auditor Halal LP POM MUI yang harus di ikuti oleh para Auditor Halal LP POM MUI.
II.
PERSYARATAN / KUALIFIKASI AUDITOR HALAL
Untuk melaksanakan tugas dan kewajiban seorang Auditor Halal, berikut ini adalah persyaratan-persyaratan atau kualifikasi untuk menjadi Auditor LP POM MUI.A. Umum
1. Muslim atau muslimah.
2. Mempunyai wawasan Islam yang luas dengan selalu mendahulukan kepentingan umat di atas kepentingan pribadinya.
3. Menerapkan akhlakul karimah dalam bertugas dan bersosialisasi dengan lingkungannya.
B. Pendidikan/Pelatihan
1. Minimum berpendidikan S1 (Sarjana) dari bidang-bidang yang terkait dengan Pangan, Obat-obatan dan Kosmetika.
2. Telah mengikuti dan lulus dari Pelatihan/Penataran Auditor Halal yang diselenggarakan oleh LP POM MUI.
III.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
AUDITOR HALAL
A. PRELEMINARY AUDIT
• Memeriksa formulir isian dan spesifikasi serta sertifikat halal yang digunakan.
• Merencanakan pembagian tugas masing-masing auditor serta membawa peralatan pengambilan contoh jika diperkirakan akan melakukan pengambilan contoh.
• Memeriksa kelengkapan administrasi termasuk surat tugas serta pedoman dan daftar isian pemeriksaan (audit) produk halal.
• Mempersiapkan hal-hal lain yang diperlukan seperti tiket, paspor, kartu nama, KTP dan lain-lain.
B. TAHAPAN AUDIT
1. Pertemuan Pembukaan (Enterance Meeting)
• Ketua tim memperkenalkan anggota, lembaga dan prosedur sertifikasi halal.
• Ketua tim menjelaskan Sistem Jaminan Halal yang harus diterapkan.
• Ketua tim meminta perusahaan untuk mempresentasikan tentang : * Kondisi umum perusahaan.
* Sistem Jaminan Halal yang diterapkan oleh perusahaan. * Alur proses produksi dan bagan alir.
• Melakukan diskusi dengan pihak perusahaan atas uraian-uraian dalam presentasi yang diberikan.
• Auditor meminta agar pihak perusahaan mempersiapkan daftar seluruh bahan yang ada dalam perusahaan, formula dan bukti pemesanan atau penerimaan barang yang digunakan untuk produksi.
2. Pemeriksaan Bidang Administrasi
• Memeriksa daftar bahan dan menentukan komponen kritis kehalalannya. Jika ada cek tanggal pemesanan dan pemakaian serta produsennya.
• Memeriksa lebih lanjut bahan yang kritis tersebut meliputi :
* Sertifikat halal pendukung (lembaga sertifikasi, masa berlaku sertifikat dan spesifikasinya).
* Untuk produk daging impor sertifikat halal untuk setiap pengapalan. * Spesifikasi yang menjelaskan asal usul bahan.
* Memeriksa buku pembelian dan bon pembelian barang (pemesanan/penerimaan) untuk mengetahuai ada tidaknya pembelian bahan yang tidak terdapat dalam daftar bahan terutama untuk bahan-bahan yang kritis.
* Memeriksa formula produk.
C. PEMERIKSAAN PROSES PRODUKSI 1. Industri Pengolahan dan Reatauran
• Memastikan secara ainul yaqin jalannya proses produksi mulai dari masuknya bahan sampai proses pengemasan produk jadi. Memeriksa nomer kesesuaian batch produksi dengan bahan-bahan digunakan, resep produksi dan bahan-bahan yang dilaporkan (dilampirkan) dalam formulir permohonan sertifikat halal.
• Memeriksa pengeluaran bahan yang dicurigai dari gudang ke proses produksi. Bahan tersebut harus didukung oleh bon pengeluaran (material issue voucher – MIV) yang ditanda tangani oleh petugas yang berwenang.
• Melakukan analisis kesetimbangan massa (material balance) untuk mencocokkan kesesuaian antara bahan-bahan baku dan hasil produksi akhir dengan formula yang ditetapkan terhadap perusahaan non-restauran yang memproduksi dua jenis produk (halal dan non-halal).
• Mewajibkan perusahaan untuk mengulang/mengisi formulir pendaftaran kepada LP POM MUI jika ditemukan bahan-bahan yang tidak tercantum pada formulir pendaftaran yang sedang diperiksa.
• Memeriksa kebersihan lingkungan produksi (bebas dari kemungkinan tercemar barang-barang najis/haram).
2. Rumah Potong Hewan
• Memeriksa identitas penyembelih dan menanyakan bacaan yang diucapkan sebelum menyembelih hewan.
• Jika pemotongan unggas dilakukan secara masinal maka auditor harus memeriksa bahwa petugas yang menyembelih seorang muslim.
D. PEMERIKSAAN FISIK PERSEDIAAN BAHAN 1. Pemeriksaan Gudang Persediaan Bahan
• Memeriksa seluruh bahan-bahan yang terdapat di dalam gudang.
2. Pemeriksaaan Persediaan Bahan (Physical Stock Check)
• Memeriksa kartu “stock” gudang terutama untuk bahan-bahan yang dicurigai.
• Memeriksa tanda penerimaan gudang untuk mengetahui barang masuk (tanggal penerimaan barang).
• Memeriksa kesesuaian kartu stock dengan persediaan nyata yang ada.
• Mencatat bahan-bahan yang terdapat di dalam gudang namun tidak tercantum dalam daftar/list bahan dalam kartu stock ataupun dalam pendaftaran..
• Memeriksa tercampur tidaknya penyimpanan daging halal dengan daging non-halal terutama yang tidak dikemas.
E. PEMERIKSAAN GUDANG PRODUK AKHIR 1. Penyimpanan
• Memeriksa tempat/gudang penyimpanan hasil produksi.
• Memeriksa kebersihan lingkungan produksi (bebas dari kemungkinan tercemar barang-barang najis/haram).
2. Pengiriman Barang Hasil Produksi
• Memeriksa kemungkinan tercampurnya hasil produksi dengan barang-barang haram/najis selama proses pengiriman.
F. LAPORAN HASIL AUDIT
Setelah selesai pemeriksaan, auditor membuat laporan hasil audit dengan cara mengisi Pedoman dan Daftar Isian Pemeriksaan (Audit) Produk Halal yang telah disediakan.
G. PERTEMUAN PENUTUP (EXIT MEETING)
Tim Auditor melakukan pertemuan penutup dengan pihak perusahaan setelah audit selesai dilakukan. Dalam pertemuan ini dibicarakan mengenai hasil pemeriksaan dan mendiskusikan temuan-temuan yang telah dituangkan dalam laporan hasil audit. Catatlah tanggapan-tanggapan auditee atas temuan-temuan tersebut dan mintakan tanda tangan pihak perusahaan/auditee. Auditor diperkenankan memberikan saran mengenai ingredient alternatif kepada perusahaan dan mencek/mengkoreksi kebenaran matrik bahan baku yang dibuat oleh perusahaan sebelum di tanda tangani oleh Direktur LP POM MUI.
H. SURAT MENYURAT PASCA AUDIT
1. Setelah melalui rapat auditor, semua permasalahan yang belum selesai, dikomunikasikan kepada pihak perusahaan melalui audit memorandum. Konsep audit memorandum dibuat oleh auditor untuk kemudian diketik dan dikirimkan kepada perusahaan oleh petugas sekretariat setelah ditanda tangani oleh Direktur LP POM MUI.
2. Jawaban audit memorandum selanjutnya di disposisikan oleh Direktur kepada Anggota Tenaga Ahli untuk di koordinasikan perkembangan dan penyelesaian masalah dengan Tim Auditor hingga siap dilaporkan kepada Komisi Fatwa. Tanggung jawab pasca audit sampai pembuatan Laporan Komisi Fatwa tetap berada di tangan auditor. Rapat Tenaga Ahli dapat dilakukan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap perlu.
I. PELAPORAN
1. Konsep Pelaporan
Auditor bertanggung jawab atas penyusunan konsep laporan untuk didiskusikan dalam Rapat Auditor.
Setelah selesai di musyawarahkan/ didiskusikan dalam rapat auditor dan telah mendapat keputusan untuk bias diajukan kepada Rapat Komisi Fatwa Majelis Ulama Indonesia, maka Auditor bertanggung jawab menyusun laporan akhir sesuai dengan format laporan ( terlampir). Laporan hasil audit yang ditujukan kepada Komisi Fatwa MUI ditanda tangani oleh Direktur LP POM MUI. Untuk mencegah berlarut-larutnya prosessertifikasi maka tanggapan atas Audit Memorandum dari perusahaan akan ditindak lanjuti oleh Tim Auditor bersama dengan Tenaga Ahli.
J. PENGARSIPAN (FILING)
Auditor harus menyerahkan kembali seluruh berkas setelah audit selesai kepada petugas pengarsipan sesegera mungkin (tidak boleh dibawa pulang).
IV.
KODE ETIK AUDITOR LP POM MUI
Untuk melaksanakan tugas-tugas audit, para auditor harus memiliki akhlakul karimah yang dirumuskan dalam Kode Etik Auditor sebagai berikut :
1. Melaksanakan tugas audit sebagai ibadah kepada Allah dan amanah umat yang harus dipertanggungjawabkan di dunia dan akhirat.
2. Jujur dan berani dalam mengungkapkan data dan informasi yang terkait dengan bahan-bahan yang haram, najis, syubhat sesuai dengan ilmu dan pengetahuan yang dimilikinya untuk kepentingan hasil auditing.
3. Obyektif, kritis dan transparan dalam menganalisis dan menyimpulkan temuan-temuan tanpa membuat tekanan kepada pihak perusahaan.
4. Amanah dan dapat menjaga kerahasiaan perusahaan dan tidak menyampaikannya kepada pihak lain.
5. Pandai dan menguasai bidangnya serta selalu ingin tahu perkembangan ilmu terkait.
6. Teliti dan cermat dalam memeriksa data yang diperlukan dalam rangka mencari kebenaran.
7. Tidak menerima suap.
8. Tidak menyalahgunakan hak dan wewenangnya sebagai Audtior LP POM MUI untuk kepentingan pribadi.
9. Selalu menjaga citra LP POM MUI.
Hal- hal yang belum diatur diatas, akan diatur kemudian.
V.
HAK DAN KEWAJIBAN AUDITOR LP POM MUI
Meskipun LP POM MUI adalah organisasi nirlaba dan para anggotanya yang mayoritas para auditor bekerja dengan motivasi karena Allah untuk menentramkan umat dalam mengkonsumsi barang yang halal, LP POM MUI menjamin hak para auditor sesuai dengan kemampuan yang ada. Begitu juga para auditor mempunyai kewajiban-kewajiban kepada LP POM MUI sesuai komitmen mereka waktu bergabung secara sukarela dengan LP POM MUI.
A. HAK AUDITOR
1. Para Auditor berhak bertanya dan mengetahui berbagai peraturan, kebijakan dan ketentuan strategis maupun operasional dari LP POM MUI guna meningkatkan wawasan, tanggung jawab, rasa memiliki, ukhuwah dan motivasi kerjanya.
2. Para Auditor berhak menyampaikan usul, gagasan, inovasi yang besifat perbaikan guna kebaikan dan kemajuan operasional dan administrative LP POM MUI yang disampaikan pada Rapat Auditor, pertemuan-pertemuan rutin dan non-rutin atau secara tertulis kepada Pengurus LP POM MUI. 3. Para Auditor berhak memperoleh perlakuan yang sama termasuk dalam
menggunakan sarana kantor dalam melakukan tugas LP POM MUI.
4. Sesuai ketentuan yang sudah ada atau yang akan dibuat mengacu pada kondisi keuangan LP POM MUI, para Auditor berhak untuk :
• Memperoleh fasilitas angkutan kelokasi perusahaan yang diaudit serta fasilitas penginapan dan makan, jika dalam tugas tersebut harus menginap.
• Memperoleh uang saku/harian/per diem sesuai jumlah hari bertugas.
• Memperoleh biaya transportasi jika menghadiri Rapat Auditor atau rapat-rapat lain yang diselenggarakan oleh/ditugaskan Pengurus LP POM MUI.
• Memperoleh santunan asuransi kecelakaan jika terjadi musibah waktu bertugas untuk LP POM MUI (perjalanan pergi, dilokasi, dan perjalanan kembali).
• Memperoleh bantuan lain sesuai kondisi keuangan/kebijakan Pengurus LP POM MUI.
B. KEWAJIBAN AUDITOR
1. Para Auditor berkewajiban melakukan tugasnya sesuai dengan komitmen dan kesediaannya sewaktu masuk menjadi Auditor LP POM MUI, suatu organisasi Islam nirlaba.
2. Para Auditor berkewajiban melaksanakan tugasnya sesuai dengan waktu yang disetujui untuk bertugas mengaudit sesuai hari/tanggal dan lokasi yang tercantum dalam Surat Tugas.
3. Para Auditor berkewajiban untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya secara terinci seperti termuat dalam BAB IV dari buku Panduan Audit ini. 4. Para Auditor berkewajiabn menghadiri Rapat Auditor terutama jika akan
membahas hasil yang diauditnya.
5. Para Auditor berkewajiabn turut menjaga sarana dan asset milik LP POM MUI.
6. Para Auditor berkewajiban untuk meminta izin dari tempat ia bekerja terutama jika akan bertugas ke luar kota/negeri, termasuk istri harus meminta izin kepada suami.
VI.
LAIN - LAIN
Jika diproduksi oleh flavour house yang belum pernah disertifikasi maka alternatif yang diberikan adalah diminta untuk memberikan breakdown ingredient lengkap langsung kepada LP POM MUI, disarankan untuk diaudit ke tempat produksi, disertifikasi oleh lembaga Islam terdekat yang sudah diakui atau disarankan kepada pengguna untuk menggunakan produk yang sudah bersertifikat halal.
B. AUDIT PRODUK BERAGAM
• Jika produk yang diaudit banyak dan beragam, maka tidak setiap produk harus diproduksi pada saat diaudit, cukup diwakili tiap kelompok produknya. Akan tetapi Auditor harus memeriksa formula tidak hanya pada database tapi juga di ruang produksi.
• Bila pada saat audit dilakukan perusahaan belum dapat melaksanakan proses produksi sesungguhnya, maka dapat diaudit dalam proses skala laboratorium. Namun pada waktu produksi Auditor akan melihat kembali kesesuaian proses produksi sesungguhnya dengan proses produksi skala laboratorium yang pernah dilihatnya.
C. PEMBUATAN MATRIKS BAHAN
Setiap perusahaan yang diaudit akan diminta untuk membuat matriks bahan terakhir yang telah disetujui untuk diajukan ke Rapat Komisi Fatwa. Jika tidak ada permasalahan dalam Rapat Komisi Fatwa, maka matriks ini akan disetujui oleh Direktur setelah diperiksa oleh Auditor. Matriks tersebut akan dimasukkan kedalam database dan menjadi pegangan dalam pelaksanaan sidak.
D. LAIN -LAIN
• Auditor tidak diperkenankan memberikan keputusan mengenai status kehalalan (direkomendasikan) suatu ingredient yang dipakai oleh perusahaan, kecuali
ingredient yang sudah ada keputusan LP POM MUI sebelumnya (seperti daftar yang ada dalam Jurnal Halal).
• Auditor tidak diperkenankan memberikan tanggapan (status diterima/tidak) terhadap lembaga sertifikasi halal di luar negeri kepada perusahaan, kecuali lembaga-lembaga sertifikasi halal yang telah direkomendasikan (diakui) oleh LP POM MUI.
• Perintah eksekusi pemusnahan/pengeluaran bahan-bahan tidak halal disuatu perusahaan akan dikeluarkan oleh LP POM MUI.
