Modul Sistem Informasi Manajemen

(1)

Modul 1

Pengantar Sistem Informasi

Berbasis Komputer

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :

Setelah mempelajari modul ke-1, mahaiswa diharapkan mampu :

• Menjelaskan jenis-jenis sumberdaya utama yang tersedia pada suatu

organisasi/perusahaan.

• Menjelaskan pentingnya pengelolaan informasi.

• Menjelaskan perkembangan teknologi informasi (TI).

• Menunjukkan pengguna dan pelaku sistem informasi (SI).

• Menjelaskan tingkatan manajemen dan hubungannya dengan informasi;

• Menjelaskan tugas dan peran dari seorang manajer.

• Menjelaskan pengertian sistem.

• Menjelaskan perbedaan antara data dan informasi.

• Menjelaskan perkembangan SI berbasis komputer (Computer Based

Information Sistems – CBIS) dan komponen-komponennya.

• Menjelaskan pengembangan CBIS

1. MANAJEMEN INFORMASI

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu

(2)

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.

Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :

• Manusia

• Material

• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

• Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer

adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :

• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat

segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi

• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin

• Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh

(3)

informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.

Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :



Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :

• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua

terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam

wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.

• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam

kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit

television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.

• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan

lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).

• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan

oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

(4)



Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :

Trend Manajemen Data

 Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen

•

File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu 

untuk beberapa aplikasi  untuk corporate data files (diperlukan

database sistems)



Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

 Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data

•

Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan

secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

 Ditinjau dari Segi Asal Data

•

Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari

Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .

 Ditinjau dari Segi Jenis Data

•

Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga

menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau

expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital. Trend Komunikasi

(5)

•

Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat

Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi

akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer

(Communication-based information sistem).



Ditinjau dari Infrastruktur

•

Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk

Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.

(6)

Computer Networks

Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer



Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi

Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information

and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari

•

Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan

yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.

(7)

Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)

•

Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah,

yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).



Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung

•

Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan

peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer /

microprocessor (computer-based equipment)

Su

ry

ad

i M

.T

Sistem Jaringan Global

W E B S E R V E R D A T B A S E S E R V E R H u b L a s e r p r i n t e r A S C I I P r i n t e r W E B M a i n t e n a n c e D a t a b a s e M a i n t e n a n c e p ri n t e r p r i n t e r T e l e p h o n e M o d e m I N T E R / I N T R A N E T L o c a l S e rv e r T e l e p h o n e M o d e m H u b L a s e r p r i n t e r A S C I I P r i n t e r D i s t ri b u t i o n M a n a g e m e n t p r i n t e r S e rv i c e s p r i n t e r U P T P E L A Y A N A N S A T U A T A P J A R IN G A N P D E P U S A T D A T A P E M D A U S E R T e l e p h o n e M o d e m T e l e p h o n e M o d e m M a n a g e m e n t / C o n t ro l l e r T e l e p h o n e M o d e m U S E R I N S T A N S I T e l e p h o n e M o d e m L E M B A G A T e l e p h o n e M o d e m O T H E R s F a s ilita tio n S e r v i c e s p ri n t e r S e r v i c e s p r i n t e r

(8)

Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya

2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer

(9)

memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

• Manajer

• Non-manajer

•

Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.

Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :

• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.

(10)

Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan bentuk penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar 1.5 dan Gambar 1.6.

Strategic planning level

Management control level

Ope rational control level

Ope rational control level Internal_Internal

Lingkungan

(11)

Strategic planning level

Management control level

Ope rational control level

Ope rational control level Rinci_Rinci

Ringkas

Gambar 1.6. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Bentuk Penyajian Informasi

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

• Bidang fungsional keuangan (Finance

)

• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)

• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya. Gambar 1.7 memperlihatkan hubungan tersebut dalam suatu perusahaan manufaktur.

(12)

Bdg. Fungsional

Keuangan FungsionalBdg.

SDM

Bdg. Fungsional

Jasa Informasi FungsionalBdg.

Manufaktur

Bdg. Fungsional Pemasaran

Strategic planning level Strategic planning level

Management Control Level Management Control Level

Operational Control Operational Control Level

Level

Gambar 1.7.

Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) : 1. Perencanaan (Planning

)

2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing) 3. Penyusunan Staf (Staffing)

4. Pengarahan (Directing) 5. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan

(13)

sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Pada Gambar 1.8 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.

Strategic

Planning Level

Management

Control Level

Operational

Control Level

Plan

Control Organize Direct Staff Organize Staff Direct Plan Control

Direct

Staff Plan Control Organize

Gambar 1.8. hubungan tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen

Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :

• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

 Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;

 Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan

(14)

 Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar

unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.

• Informational roles (aktivitas informasi) :

 Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;

 Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada

orang lain di dalam unitnya;

 Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga

kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.

• Decisional roles (aktvitas keputusan) :

 Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang

cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;

 Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada

kejadian-kejadian tidak terduga;

 Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan

pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;

 Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam

unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :

1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.

2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan

(15)

(decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Kaitan kedua bentuk keahlian tersebut tampak pada Gambar 1.9.

L ap o ra n L ap o ra nK om p ut er K om p ut er L a p o ran L ap o ra nn o n n on k o mp u ter ko mp u te r Ele ct ro n ic m ai l El e ct ro n ic m ail L ap o ra n L ap o ra nPe rio d ik Pe ri od ik Te le ph on e Te le ph on e Penyelesaian

PenyelesaianMasalahMasalah

Media

Media TertulisTertulis Media Media LisanLisan Sumber

SumberInternal Internal SumberSumberEksternalEksternal

Ja d u al Ja d u alPe rt em ua n Pe rt em ua n R ap a t R a p at ti d ak tid a kter jad u al te rj a du a l V o ic e M ai l V o ic e M ai l R e kr e as i R e kr e as i B u s in es s M e al s B u s in es s M e al s S u ra t S u ra t& M em o & M em o

Gambar 1.9. Informasi dan dua bentuk keahlian yang mendasar

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu

1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

(16)

Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Tujuan Sistem Informasi :

Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)

3. SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

 Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus

sumberdaya.

 Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

 Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;

 Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :

a. harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan sistem ?

(17)

b. Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan terhadap suatu sistem ?

Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut dapat dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

 Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik

 Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

 Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan

pekerjaan yang rinci;

 Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;

 Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;

 Melihat keterkaitan antar unit;

 Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Data Vs Informasi

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya.

(18)

4. Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :



Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping

machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para

manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).



Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.



Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.



Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring,

facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam

menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

(19)



Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES) Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based

information sistem). Gambar 1.10 menunjukkan model CBIS.

Komputer-Based Information Sistems (CBIS) Electronic Data Processing Management Information Sistem Decision Support Sistem Office Automation Sistem Expert Information

Decision

Proble

m

(20)

Gambar 1.10. Pemecahan Masalah dengan CBIS subsistem

Information specialist :

Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

 Sistem analyst

 Database administrator

 Network specialist

 Programmer

 Operator

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer.

Databas e Adminis -trator Sistem Analys t Network Specialis t Progra m mer Opera -tor Komputer USER Information Specialist

(21)

Gambar 1.11. Rantai Komunikasi Tradisional

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta pengelolaannya.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.

End User Computing

Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (user).

Perkembangan metode ini didukung oleh :

• Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;

• Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;

(22)

Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi konsultan.

Gambar 1.12. Model End User Computing Justifikasi dan Pengembangan CBIS

Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Selanjutnya pada keadaan kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.

Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu adalah hal yang nyaris mustahil.

ISp

U

(23)

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.

Pengembangan CBIS

Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle – SLC).

Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

 Tahap Perencanaan,

 Tahap Analisis,

 Tahap Rancangan,

 Tahap Penerapan,

 Tahap Penggunaan.

Tahapan tersebut dapat digambarkan seperti nampak pada Gambar 1.13.

Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS.

(24)

Gambar 1.13. Pembangunan dan Pengembangan Sistem Model SLC

Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.

Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14.

Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem.

Fase Manajer Information Specialist

(25)

Analysis Control Sistem study

Design Control Design sistem

Implementation Control Implement sistem

Use Control Make available

Gambar 1.14. Hubungan Perana Manajer dan Spesialis Informasi

5. Ikhtisar

Informasi adalah salah satu dari 5 (lima) jenis utama suberdaya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis proses suatu organisasi atau perusahaan menjadi rumit dan kemampuan komputer berkembang.

Output komputer digunakan oleh manajer, non manajer, dan orang-orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada semua tingkatan dan dalam semua bidang fungsional. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi mereka dan memainkan peran mereka, mereka menambah keahlian komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tenatng komputer dan informasi.

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menurut satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan output. Sistem yang berhubungan dengan lingkungannya disebut sistem terbuka, seangkan sebaliknya disebut dengan sistem tertutup.

Tedapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, kemudian diubah menajdi informasi oleh pengolah informasi. Sedangkan informasi memiliki arti bagi pemakainya. Pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal dan eksternal dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Komputer pada awalnya digunakan sebagai sistem informasi akuntasi (SIA) yang merupakan bagian dari pemrosesan data (EDP), kemudian berkembang kearah pengolahan informasi (SIM). Selanjutnya berkembang sebagai sistem pendukung

(26)

pengetahuan (knowledge-based sistems). Kelima bidang aplikasi tersebut membentuk sistem informasi berbasis komputer (CBIS).

CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang bertanggungjawab atas tiap tahap siklus hidup sistem.

6. Latihan 1:

A. Pilihlah satu jawaban yang paling tepat dari empat pilihan yang

tersedia pada soal-soal berikut !

1. Sumber daya utama secara konseptual yaitu : A. Manusia

B. Uang C. Informasi D. Metode

2. Tingkatan manajemen tertinggi akan banyak membutuhkan informasi yang berasal dari :

A. Internal B. Lingkungan

C. Internal dan lingkungan D. Orang Kepercayaan

3. Tingkatan manajemen tertinggi akan banyak membutuhkan informasi dengan bentuk penyajiannya secara :

A. Ringkas B. Rinci

C. Proporsional D. Lengkap

(27)

4. Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi yang berasal dari :

A. Internal B. Lingkungan

C. Internal dan lingkungan D. Orang Kepercayaan

5. Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi dengan bentuk penyajiannya secara :

A. Ringkas B. Rinci

C. Proporsional D. Lengkap

6. Tugas dari tingkatan manajemen terendah adalah : A. Planning, Staffing, dan Organizing.

B. Controlling dan Directing.

C. Organizing, staffing dan Controlling.

D. Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling. 7. Tugas dari tingkatan manajemen menengah adalah :

A. Controlling dan Directing.

B. Planning, Staffing, dan Organizing.

C. Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling. D. Organizing, staffing dan Controlling.

8. Tugas dari tingkatan manajemen tertinggi adalah :

A. Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling. B. Organizing, staffing dan Controlling.

C. Planning, Staffing, dan Organizing. D. Controlling dan Directing.

(28)

9. Fokus awal dari sistem informasi berbasis komputer (CBIS) adalah : A. Sistem penunjang keputusan

B. Sistem informasi manajemen C. Komunikasi

D. Electronic data processing

10. Berdasarkan hubungan elemennya, sistem dibagi atas : A. Sistem fisik dan sistem konseptual

B. Sistem terbuka dan sistem tertutup C. Subsistem dan suprasistem

D. Sistem alamiah dan sistem buatan

B. Jelaskan dengan singkat dan terstruktur pertanyaan berikut !

11. Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan kegiatannya !

12. Apa yang dimaksud dengan sistem ?

13. Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan contohnya masing-masing ?!

14. Apakah Data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan ! 15. Jelaskan tugas dari seorang manajer ?

16. Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk penyajian informasi !

17. Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan berorientasi tujuan !?

(29)

18. Jelaskan tahapan pengembangan sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dengam menggunakan SLC !

19. Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang manajer ! 20. Jelaskan peranan manajer dan information specialist dalam pengembangan sistem

informasi berbasis komputer (CBIS) !

7. Daftar Referensi

[i]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th_{ed., Prentice Hall,}

New Jersey, 1998.

[ii]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems

Management in Practice, 4th_{ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.}